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Contabilidad electrónica
Por dónde comenzar
M.I. y L.C. Ma. Guadalupe León Chávez
En las reglas i.2.8.6., i.2.8.7. y
i.2.8.8. y del Anexo 24 publicadas
en la Segunda Modificación a la
Resolución Miscelánea Fiscal 2014
(RMF-14), para dar cumplimiento
a las fracciones iii y iV del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), se describe lo que
los contribuyentes deberían reportar en relación con la contabilidad
electrónica. Recordemos que el 19
de agosto se publicaron modificaciones a dichas reglas en la Tercera Modificación a la RMF­14.
Seguramente después de leer
las citadas reglas y anexo es difícil
decidir por dónde comenzar y
cómo traducir éstas a los procesos
internos de la compañía, se presentan aquí una serie de pasos
que permitirán facilitar la implementación de los reportes.
Registros contables
Se debe tomar en cuenta que la
información que se presente debe
ser preparada con detenimiento,
para evitar que las autoridades
fiscales determinen preliquidaciones por errores involuntarios en la
presentación, en el caso de que realicen revisiones electrónicas de conformidad con el artículo 53-B del CFF, o bien, cualquier clase de cruces.
Por otro lado, el artículo 33, apartado B, fracción i, del Reglamento
del Código Fiscal de la Federación (RCFF) establece que los registros
o asientos contables deberán ser analíticos y efectuarse en el mes
en que se realicen las operaciones, actos o actividades, a más tardar
dentro de los cinco días siguientes a la realización de la actividad;
sin embargo, mediante la regla i.2.8.9. se menciona que se podrá
efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realizan las
actividades respectivas.
Los cinco días resultaban excesivamente cortos y es una ventaja
tener la facilidad de un mes; sin embargo, aun este plazo podría resultar que no fuera suficiente si no se tiene una disciplina para la preparación de la información contable, el área de contabilidad será
clave para poder incorporar todas las observaciones en sus rutinas
de cierre y convertirse en ello, en rutinas. Lo ideal sería que se efectuara antes del día 17, que es cuando se hacen las declaraciones
mensuales para que coincida lo reportado en ellas con la contabilidad.
Como parte de los registros contables necesarios para la presentación de las cifras están los siguientes:
a) Conversión a niF: para las compañías que reportan a sus corporativos en Generally Accepted Accounting Principles (USGAAP, por
sus siglas en inglés) o International Financial Reporting Standards
(iFRS, por sus siglas en inglés), la mayoría de las veces hacen la
conversión de sus estados financieros a las Normas de Información
Financiera (NiF) de forma anual, la regla i.2.8.6. de la Tercera Modificación a la RMF­14 da la facilidad de reportar la contabilidad en
el marco contable que aplique el contribuyente; sin embargo, dependiendo de la compañía el reconocimiento de ingresos y gastos difiere entre una norma y otra, recordemos que los impuestos en México
se pagan con base en las disposiciones fiscales pero se acercan
más a las normas locales NiF, lo recomendable es hacerlo de forma
integrante de la Comisión de Especialistas Fiscales del Colegio de Contadores Públicos de México. Doctorando de la Universidad Anáhuac del Sur. Directora de impuestos de LATCAN, en industria farmacéutica.
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mensual para que la contabilidad esté actualizada y las cifras de las declaraciones env i a d a s c oinc idan c on las
balanzas enviadas.
b) Reclasificaciones de presentación: normalmente cuando se
presentan los estados financieros, o bien, cuando se presenta
el dictamen fiscal, hay ciertas
reclasificaciones que se hacen
fuera de la contabilidad, porque
no son un ajuste que modifique la utilidad o pérdida del
ejercicio, sino que se hacen
para clasificar los números. Con
la obligación de reportar la
contabilidad, éstas se habrán
de registrar como una póliza en
la contabilidad, para que coincidan con las declaraciones
fiscales presentadas y se puedan reportar de acuerdo con el
código agrupador del catálogo
de cuentas proporcionado por
el Servicio de Administración
Tributaria (SAT) y evitar posibles
discrepancias. Se debería de:
• Realizar un inventario de los
ajustes para la presentación
de NIF y las reclasificaciones de presentación tomando en cuenta los realizados
en los estados financieros del
año anterior.
• Elaborar una lista de ajustes
y reclasificaciones y establecer la frecuencia con que
son requeridos y los responsables.
• Hacer un calendario para que
el área de contabilidad los
registre durante el proceso
de cierre de mes.
Catálogo de cuentas
De acuerdo con la regla i.2.8.7. de
la RMF-14, el Catálogo de cuentas
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se debe enviar por una sola vez
en el primer envío y cada vez que
el catálogo sea modificado. El SAT
proporcionó unos códigos agrupadores dentro del Anexo 24 de la
RMF­14, donde se deberá clasificar
el catálogo de cuentas del contribuyente:
con la agrupación se tendrán
que realizar reclasificaciones, que
se recomienda adicionar a la
lista de ajustes sugerida anteriormente para tener un control
de los mismos cada cierre, dentro de estos códigos se pueden
tener por ejemplo:
a) idioma del catálogo: se debe
revisar que haya una traducción de las cuentas en español
y que la que exista sea correcta con la descripción de la
cuenta.
b) Modificaciones del Catálogo
de cuentas: de acuerdo con la
disposición, se entiende que se
presentará el catálogo cada que
sea modificado. Las modificaciones más comunes podrían
ser el aumento de cuentas, para
lo cual lo recomendable es
establecer un control mensual
en donde se comparen las
cuentas reportadas de un mes
a otro, para poder identificarlas.
c) Agrupación: la agrupación se
requiere al menos a nivel cuenta de mayor y subcuenta de
primer nivel; sin embargo, en
algunas compañías los catálogos de cuentas tienen más de
dos niveles, siendo así, podría
ser que las cuentas del catálogo no coincidan una a una con
los códigos agrupadores.
En donde la agrupación resulta sencilla es cuando tenemos varias cuentas del contribuyente que corresponden a un
solo código agrupador, por otro
lado, donde se dificulta es cuando se tiene en el catálogo del
contribuyente una sola cuenta
y se tienen dos o más códigos
agrupadores en donde se debe
dividir el importe de una sola
cuenta. En este caso, la división
de la cuenta se tiene sólo al
nivel del papel de trabajo y no
de la cuenta. Para poder cumplir
• Partes relacionadas: éstas se
requieren separadas en seis
códigos diferentes, en clientes,
documentos por cobrar, y cuentas por cobrar en la parte del
activo y, por otro lado, en el pasivo en proveedores, cuentas
por pagar a corto plazo y acreedores diversos.
• impuestos a favor: se deben
separar los saldos a favor de
impuestos en impuesto al valor
agregado (iVA), impuesto sobre la renta (iSR), impuesto
empresarial a tasa única (iETU),
impuesto a los depósitos en
efectivo (iDE), impuesto al activo (iMPAC), y otros.
• Pagos provisionales de isr:
se debe agrupar en un código
separado los pagos provisionales de iSR, los cuales podrían
estar registrados en una cuenta netos de la provisión.
• impuestos acreditables pagados e impuestos acreditables por pagar: se debe
reportar en un código independiente el iVA y el impuesto
especial sobre producción y
servicios (iEPS), separando el
pagado del pendiente de pago
en el activo.
• impuestos trasladados, impuestos trasladados cobrados y no cobrados: en esta
parte se deben dividir el iVA y
el iEPS en cobrados y no cobrados, si no se cuenta con una
cuenta por separado se debería
dividir, en donde resulta poco
claro es que se debería reportar
en el código de iVA e iEPS
Hay algunas cuentas que hay en la contabilidad pero que no
están en el catálogo del SAT, para ellos se sugiere considerar la
más parecida y razonable de los códigos agrupadores existentes,
por ejemplo:
• otras estimaciones de activo: sólo hay una cuenta para la
estimación de cuentas incobrables, no existen códigos para otras
provisiones, por ejemplo, las de devoluciones se podría reportar
en otros activos circulantes.
• impuestos diferidos: sólo está la clasificación de los impuestos
diferidos en el activo, por lo que se entendería que si el contribuyente tiene impuestos diferidos pasivos deberá registrarlos como
otros pasivos circulantes.
Otras consideraciones:
• Ventas: se solicita una separación de las ventas por tasa de 0%,
16% (general) o exentas, lo más difícil para algunos contribuyentes
será la subdivisión en contado y crédito, si no se tienen separadas
en la contabilidad de esa forma. Respecto de la separación de crédito y contado se entiende que en el desenvolvimiento de las relaciones comerciales la condición de crédito y contado puede cambiar
para una operación; sin embargo, se entendería que lo que se debe
reportar es lo que se pactó en el momento de la venta. No hay un
código específico para los servicios, por lo que lo más recomendable es reportarlos como venta separándolos por tasa y no como
otros ingresos.
• Gastos: la parte más compleja y en la que se debe prestar especial
atención es la agrupación de las cuentas del costo de ventas, gastos de
ventas y de administración, hay que entender cómo está configurado el
sistema contable, porque hay algunos sistemas contables que no están
divididos en simples cuentas, que se puedan corresponder una a una
con el catálogo del SAT.
A manera de ejemplo, de lo anterior se pueden considerar los gastos de viaje que supongamos están registrados en la cuenta 500002
del catálogo de cuentas, y que esta cuenta agrupa en una parte
a los gastos de manufactura que forma parte del costo de ventas
por personal de las áreas de Producción, a los gastos de venta, por
el personal de Ventas y a los gastos de administración por
el personal administrativo que
viajó, con lo cual una simple
agrupación de una cuenta
completa de la balanza de comprobación al catálogo del SAT
no sería posible.
Para poder agruparlo se
tendrían que tomar en cuenta
las cuentas contables, centros
de costos, áreas funcionales,
elementos del costo y del gasto,
es con todos estos componentes que una compañía puede
llegar al importe de las agrupaciones solicitadas, lo cual podría
significar tener que reportar la
contabilidad al SAT por centro
de costos.
Otra consideración en la
parte de gastos es que se proponen las clasificaciones por
gastos generales, de venta y de
administración, y los únicos
gastos que tienen apertura son
los gastos generales, se podría
entender que si el contribuyente no tiene gastos generales no
debería realizar la apertura por
tipo de gasto.
• Gastos no deducibles: hay
un código de gastos no deducibles dentro de los gastos
generales y a su vez otro código de gastos no deducibles
por separado; sin embargo, no
está claro si dentro de los
gastos generales se deberán
agrupar los gastos no deducibles de la operación y en el
otro código los otros gastos
no deducibles, y si en los
gastos de ventas y de administración existen gastos no deducibles como se deberían
mostrar.
Cualquiera que sea el criterio
que se decida seguir, se entendería que la autoridad pretende
tener por separado los gastos
no deducibles, para ello se debe
considerar que la agrupación
para los contribuyentes que
Artículos
trasladados, si existen los códigos del iVA e iEPS cobrados y no
cobrados.
• impuestos y derechos por pagar: se solicitan los impuestos por
pagar por tipo de impuesto divididos en iVA, iEPS, iSR, la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU),
iETU, impuestos estatales y municipales y otros impuestos por pagar.
• impuestos retenidos: al igual que el inciso anterior se debe revisar
si se tiene separado por tipo de impuesto retenido.
• Capital: se pide una distinción en un código diferente si es utilidad
o pérdida del ejercicio, así como también de la utilidad o pérdida del
ejercicio de años anteriores, estos conceptos normalmente se registran en una sola cuenta.
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tienen cuentas en donde en la misma se registran
gastos deducibles y no deducibles, para poder
separarlos se deberán registrar reclasificaciones
todos los meses, se propone colocarlos en la lista
de ajustes.
• Utilidad o pérdida en venta de activo fijo: para
la pérdida se solicita separada en seis tipos de
activo, normalmente se tiene en una sola cuenta
en la balanza de comprobación, si es así se tendría
que separar, por otro lado, la utilidad no tiene un
código agrupador específico, se entiende que se
deberá reportar en otros ingresos.
• Depreciación de activos fijos: al igual que el
inciso anterior se deberá reportarse por tipo de
activo.
• Cuentas de orden: para la cuenta de capital de
aportación (Cuca) y la cuenta de utilidad fiscal neta
(Cufin), se deberán presentar los saldos en cuentas de orden actualizados, aun cuando la balanza
se presente mensual, dichas actualizaciones deberían hacerse de acuerdo con la Ley del impuesto sobre la Renta (LiSR) que con relación a la
Cufin el artículo 77 indica que el saldo de la Cufin
se actualizará al último día del ejercicio, o bien,
cuando se distribuyan o perciban dividendos o
utilidades. Respecto de la Cuca, el artículo 78 de
la LiSR menciona que la Cuca se deberá actualizar
por el periodo comprendido desde el mes en que
se efectuó la última actualización y hasta el mes
del cierre del ejercicio que se trate, por lo cual deberá actualizarse anualmente, o bien, a la fecha
de la aportación o reembolso de capital si es que
hubiere.
Balanza de comprobación
En las reglas publicadas se solicita enviar el archivo
para las personas físicas a más tardar el 27 del mes
inmediato posterior, y para personas morales el 25,
y para el cierre del ejercicio el 22 y 20 de abril del
ejercicio inmediato posterior, respectivamente.
Para los envíos de julio a diciembre de 2014, se
estableció mediante el Artículo Décimo Tercero Transitorio de la Tercera Modificación a la RMF­14, que
las personas morales podrán hacer entrega de la
información correspondiente de julio de 2014 a diciembre de 2014 en enero de 2015. Para personas
morales no se especifica el día máximo de entrega,
se deberá entender que el día 31. Respecto de 2015,
deberán ser enviadas a más tardar el 25 y el 27 del
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mes inmediato posterior para personas físicas y
morales respectivamente.
Una vez hecha la agrupación del catálogo de
cuentas, la balanza de comprobación no debería
representar ninguna complicación. A pesar de eso,
se recomienda antes del envío de la balanza de
comprobación al SAT, establecer un proceso de revisión de los números, para validar que las cifras
presentadas hagan sentido, se revisen las cuentas de
impuestos a cargo, a favor, de las ventas y los ingresos
por tasa, del iEPS e iVA e impuestos retenidos, etcétera, para que estén cruzados con las declaraciones mensuales.
Pólizas
El archivo de pólizas deberá ser preparado por el
contribuyente; sin embargo, sólo será entregado a
solicitud de la autoridad dentro del ejercicio de las
facultades de comprobación, o bien, cuando se efectúen compensaciones o devoluciones de saldos a
favor. Se estableció mediante el Artículo Décimo
Tercero Transitorio de la Segunda RMF, que el archivo denominado pólizas sólo será solicitado por la
autoridad a partir de 2015, y el mismo artículo de
la Tercera Modificación a la RMF­14 señala que sólo
será solicitado respecto de la información generada
en 2015, por lo cual se entiende que los contribuyentes se encuentran relevados de tener dicha información disponible para los meses de 2014.
Los requerimientos de este archivo de pólizas
está fundamentado en el artículo 33, letra B, fracción
iii del RCFF, el cual establece que los registros o
asientos contables deben permitir la identificación de
cada operación, acto o actividad y sus características,
relacionándolas con los folios o con la documentación
comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse
el pago.
Los puntos importantes a considerar de la entrega
de los archivos póliza son:
• División de las pólizas en ingresos, egresos y
diario: hay sistemas contables que tienen más de
50 tipos de pólizas, los cuales se tendrán que clasificar dentro de los tres tipos de póliza que solicita
el SAT.
• tipo de cambio: para las pólizas de operaciones
que están realizadas en moneda extranjera, se
deberá de colocar el tipo de cambio con el que
se realizó la operación.
del cheque.
• Transferencia: para las pólizas
de egreso que implican una
transferencia bancaria, además
de reportar lo indicado para el
cheque en el punto anterior, se
deberá reportar el banco y
cuenta destino, igual que en el
si es la cuenta CL ABE, la
longitud de los campos es suCLABE, se recomienda colocarla.
• Comprobantes: lo más arduo,
de acuerdo con la Segunda
tenía este reporte era la llamada clave UUID, que es el número folio único de 36 dígitos que
está dentro del comprobante
tribuyentes cuentan con los
archivos XML como parte de la
contabilidad y se encuentran
archivados y disponibles para
poder consultarlos; sin embargo, hoy en día muy pocos contribuyentes utilizan los XML para
ser leídos y contabilizados automáticamente por su sistema
contable. En adición a que
puede ser que estos archivos
sean generados y manejados
por sistemas satélite a la contabilidad y que esto haga difícil
tener los datos solicitados
dentro de las pólizas.
Artículos
• Cheque: para las pólizas de
egreso que representen pagos
con cheque se deberá reportar
el banco y la cuenta origen de
la cuenta de la cual se giró el
cheque, en este sentido, no se
re es el número de cuenta
CLABE interbacaria o el número de cuenta, la longitud de los
campos es suficiente para
colocar la cuenta CLABE, se
recomienda colocarla; asimismo, se requiere el nombre y el
Registro Federal de Contribu-
a la RMF-14 se da la facilidad
de que en caso de que no se
asignado a los comprobantes
fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá a través de un
reporte auxiliar relacionar
Dicho “reporte auxiliar” hasta hoy
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sería emitido de forma libre y la única condición es que
ayude a relacionar los folios fiscales con las pólizas, lo
cual tampoco es tarea fácil, como veremos a continuación.
Dentro de la diversidad de archivos XML que
tienen folios hasta hoy se tienen:
• Facturación por ventas, servicios y otros ingresos: el flujo de emisión de facturas de venta para
algunos contribuyentes es que los datos para emitirlas provienen del sistema contable y la facturación
se realiza en sistemas satélite proporcionados por
los PAC. Estos sistemas generan los comprobantes
de conformidad con los requisitos legales y fiscales,
y cada operación tiene un número interno que identifica cada registro contable con cada comprobante.
Se deberá revisar si se tiene también el número de
folio único. Lo anterior es lo que serviría de base para
crear el reporte auxiliar, si se optara por que el folio
aparezca directamente en las pólizas se tendría que
establecer una interface de regreso al sistema contable para colocar dentro de la póliza el número de
folio único.
• Facturación de proveedores y de gastos de
viaje: cuando se reciben las facturas de proveedores éstas se validan y se guardan, la mayoría
de los contribuyentes colocan dentro de la contabilidad un número de factura que identifica el
comprobante con el registro contable; sin embargo,
no se tiene el número de folio único, se tendría que
buscar la forma de colocarlo de manera automática, debido a que es un folio de 36 dígitos y hacerlo de forma manual resultaría en tiempos adicionales de captura, o bien, en posibles errores.
Respecto a los gastos de viaje, algunos contribuyentes realizan sus registros mediante una interface
entre un sistema satélite y su sistema contable, algunas veces mediante registros contables agrupados,
en este caso y con la finalidad de tener el folio único
en las pólizas, se tendría que cambiar el sistema de
interface y enviar una línea del registro contable por
cada comprobante fiscal, en el caso de los contribuyentes que realizan los registros de sus pólizas
manuales tendrían que registrar al igual que los
anteriores una línea por cada comprobante, para
ambos casos se multiplicarían significativamente el
número de registros contables.
Los dos anteriores si se decidieran manejar con
reportes auxiliares si pensamos en una compañía
con cientos o miles de operaciones resulta complicado relacionar los folios de los XML recibidos con
el número póliza que los registra en la contabilidad,
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habría que hacer algún desarrollo de sistema para
poder relacionarlos. Lo que sí aliviaría esta opción
es que no se modificaría la forma en que se hace
la contabilidad.
• recibos de nóminas: en el caso de recibos de
nóminas, al igual que en los casos anteriores
cuando la nómina se procesa en un sistema satélite, en la mayoría de los casos se envía un registro contable global automático o, en el caso de que
se elabore un registro contable manual también
es global, en ambos casos para poder identificar
el número de folio del comprobante fiscal se tendría
que hacer un registro contable por cada recibo de
nómina.
En el caso especial de la nómina el adicionar
el RFC del beneficiario, que en este caso sería el
empleado en cada registro contable, causaría un
problema con la confidencialidad de la información,
ya que cualquier usuario del sistema contable que
consultara la cuenta de salarios y conociera el
RFC podría conocer el sueldo de cualquier empleado, por lo que la mejor opción para este caso
es el reporte auxiliar el cual no sería complicado
amarrar contra los registros contables.
Como se comentó al inicio, para dar cumplimiento
con estas disposiciones, se requiere tener una rutina
establecida de registros contables, así como de establecer qué ajustes y reclasificaciones se requieren para
agrupar con los códigos proporcionados por el SAT.
Además, los contribuyentes deberán evaluar el
costo que tendrán que asumir para preparar los
archivos XML, que hasta antes de la expedición de
la RMF, ninguno estaba obligado a producir, y el
gasto adicional en modificar el sistema contable,
crear reportes auxiliares, o bien, contratar recursos
adicionales para tener los datos solicitados para el
archivo de pólizas en caso de que lo requieran, algunos por el volumen de operaciones tendrán incluso que invertir en servidores y sistemas de almacenamiento y proceso de información que les permitan
manejar los archivos enormes que tendrán que ser
generados.
Esta iniciativa por parte de las autoridades fiscales
podría parecer ambiciosa; sin embargo, utilizado de
una forma positiva ayudará a que se establezca
transparencia en la preparación de la información
financiera que da lugar al pago de impuestos, fue
sumamente atinado por parte de ellos otorgar más
tiempo a los contribuyentes para cumplir con esta
obligación, debido al costo y nivel de detalle requerido en los reportes.