oficio 220-125638 - Superintendencia de Sociedades

OFICIO 220-125638 DEL 13 DE AGOSTO DE 2014
Ref: Radicación 2014-01-308777 DEL 11 DE AGOSTO DE 2014
EJERCICIO, LIMITACIONES Y ALCANCE DEL DERECHO DE INSPECIÓN
Me refiero a su escrito radicado en esta entidad con el número citado en la referencia,
mediante el cual formula esta oficina la siguiente consulta:
“Por medio de la presente solicito me corroboren que alcance tienen los socios para
realizar su derecho de inspección teniendo en cuenta los siguientes ítems: En nuestros
estatutos se aprobó así
“ART. 25°. DERECHO DE INSPECCION- El derecho de inspección podrá ser ejercido por
los socios durante todo el año. En particular, los socios tendrán acceso a la totalidad de la
información de naturaleza financiera, contable, legal y comercial relacionada con el
funcionamiento de la sociedad, así como a las cifras correspondientes a la remuneración
de los administradores sociales. En desarrollo de esta prerrogativa, los socios podrán
solicitar toda la información que consideren relevante para pronunciarse, con
conocimiento de causa, acerca de las determinaciones sometidas a consideración del
máximo órgano social, así como para el adecuado ejercicio de los derechos inherentes a
las cuotas de que son titulares.
Los administradores deberán suministrarles a los socios, en forma inmediata, la totalidad
de la información solicitada para el ejercicio de su derecho de inspección. La junta de
socios podrá reglamentar los términos, condiciones y horarios en que dicho derecho
podrá ser ejercido.
“1 ¿podemos por medio de una reunión extraordinaria con la Junta directiva fijar días,
horarios y condiciones para el derecho de inspección?
“2 El socio que hace el derecho de inspección nombro un representante, pero siempre
vienen los dos a ejercer este derecho es permitido dos o más personas?
“3. Me solicitan que envié a diario a un correo electrónico los saldos de los movimientos
de los bancos esta información la puedo entregar por este medio, debo estar autorizado?
“4. Me solicitan envié copias de diversos documentos de la compañía por correo
electrónico puedo atender a esto?, la junta directiva me debe autorizar?.
“5. El socio que realiza el derecho de inspección obra como gerente en una empresa con
el mismo objeto social, puedo entregar información de clientes, proveedores entre otros?
Hay algún artículo que me proteja de entregar esta información para el uso indebido de la
misma.
“6. El socio solicita la información de inspección a cualquier funcionario que labore en la
compañía en la ejemplo al director comercial: el informe de ventas, al jefe de compras:
inventarios y cuentas por pagar y así sucesivamente, este derecho se puede realizar con
todo el personal de la empresa o únicamente se direcciona con el administrador?”.
En cuanto al tema planteado en su consulta relacionado con los alcances del derecho de
inspección este despacho se permite citar las opiniones que en reiterados
pronunciamientos ha expresado acerca del ejercicio del derecho de Inspección.
Respecto a los cuestionamientos formulados en los puntos 1° y 2° de la consulta que
hacen alusión con la posibilidad de que la junta directiva fije días, y horarios y condiciones
para que los socios ejerzan el derecho de inspección en una sociedad de responsabilidad
limitada, como la posibilidad de que el socio ejerza este derecho por sí o por medio de un
representante, este despacho se permite citar el OFICIO SL-04424 del 7 de abril de 1988,
pronunciamiento que decanta de manera clara y precisa la forma de realizar sobre estos
aspectos el ejercicio del derecho de inspección, así:
“a) Puede ejercerse en cualquier tiempo, esto es, que el socio pueda examinar los
documentos señalados en la norma en el momento que él determine siempre y cuando
ello no implique una carga adicional para la sociedad.
“b) El socio puede ejercer este derecho directamente o por un representante, lo cual
significa que es al titular del derecho a quien le corresponde la facultad de determinar si
hace uso del mismo y en caso afirmativo si lo ejerce directamente o si designa un
representante para al fin.
“c) El derecho de inspección se ejerce mediante el examen de la contabilidad, los libros
de registro de socios y de actas, y en general de todos los documentos de la sociedad con
la cual la materia objeto del derecho referido es amplia y por disposición, es amplia por
disposición legal.
“De lo anterior puede concluirse entonces que el derecho de inspección no es susceptible
de ser desconocido o limitado estatutariamente, pues claro al tenor literal de la norma
legal invocada al establecer tal derecho sin sujeción a circunstancia alguna y más bien,
por el contrario, consagra expresamente la libertad para el socio de escoger el momento
de su ejercicio, así como es suya la decisión de señalar si lo hace personalmente o por
conducto de un representante y en este último caso, la de indicar quien habrá de
representarlo. Esta regulación, si bien es cierto es amplia en su concepción, está acorde
con la naturaleza jurídica de este tipo societario al cual no se le puede negar el carácter
de intuitu personae que reviste ciertos aspectos de sus régimen.
“Así las cosas, debe responderse a su tercera inquietud que aun cuando al sociedad
tenga revisor fiscal, es legalmente posible que el socio designe a un representante para
que en su nombre ejerza permanentemente el derecho en cuestión, pero hay que hacer la
salvedad de que, como quedó visto, tal derecho recae sobre la contabilidad de la
sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de
la sociedad, según lo prescribe el citado artículo 369, de manera que el derecho aludido
implica en términos generales el de revisar todos los libros y documentos de la compañía
pero no el de fiscalizar propia y directamente, las actividades, operaciones o negocios del
ente societario.
No ajeno a lo anterior también, y a los cuestionamientos planteados este despacho en
Oficio 220-022071 del 13 de abril de 2010, expreso lo siguiente:
(…)
“1) Del análisis del artículo 369 del Código de Comercio, se concluye que los socios
pueden ejercitar el derecho de inspección en cualquier tiempo, lo que debe entenderse
como el derecho para examinar los documentos señalados en la norma mencionada en el
momento en que el asociado determine.
En cuanto al tiempo para ejercer tal derecho, el aludido pronunciamiento SL-34509- ha
expresado que el uso del derecho de inspección se ejerce sin restricción alguna “… en
razón a que puede ser ejercido en cualquier época o momento, no estando circunscrito a
ningún período o lapso determinado como ocurre en el caso de las sociedades anónimas”
.
“2) También se ha concluido que el socio puede ejercer este derecho directamente o por
un representante, lo cual significa que es el titular del derecho a quien le corresponde
determinar si hace uso del mismo personalmente o, por el contrario, designa una persona
para tal fin.
…
“3) como consecuencia de lo antes expuesto, no es posible para los administradores de
un ente societario limitar el ejercicio del derecho, ni aún estatutariamente, pues como
quedó expresado tal derecho puede ejercerse en cualquier momento.
No obstante, en torno a las limitaciones a tal derecho, esta Entidad, con fundamento en el
artículo 48 de la Ley 222 de 1995, mediante oficio 220-23843 del 25 de marzo de 1999 ha
expresado que “ Este derecho no tiene carácter absoluto e ilimitado, pues de un lado,
no puede convertirse en un obstáculo permanente que llegue a entorpecer la buena
marcha de la empresa, y de otro, porque, en ningún caso este derecho se extenderá a
documentos que versan sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que
de ser divulgados pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad”.
“4) No es dable para los administradores objetar al representante designado por el
asociado para que a su nombre examine los libros y documentos que por ley tiene
derecho y menos aún oponerse argumentando falta de idoneidad u capacidad para el
efecto.
“5) Tal como se indicó anteriormente, si bien el ejercicio del derecho de inspección
no puede limitarse en el tiempo, tampoco puede convertirse en un obstáculo para la
buena marcha de la empresa, luego bien podría la sociedad determinar para ese
propósito un lugar, en aras a evitar a que se altere excurso normal de su actividad, si se
tiene en cuenta que los libro y documentes a inspeccionar son los señalados en el citado
artículo 369, no así sobre las actividades, operaciones y negocios del ente social.
“6) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, cuando los
administradores impidan el ejercicio del derecho de inspección incurrirán en casual de
remoción, medida que hará efectiva la entidad que ejerza inspección, vigilancia o control
sobre el ente jurídico, si el órgano competente para ello se abstiene de hacerlo, lo que no
impide que se impongan las sanciones que de carácter pecuniario autoriza la ley para
quienes violen las disposiciones legales o estatutarias o incumplan las órdenes impartidas
por el Despacho (numeral 29, artículo 2 del Decreto 1080 de 1996).”
Así mismo, en cuanto a los puntos 3, 4, 5, y 6 de la consulta, referentes con el envió de
datos por correo electrónico de los saldos de los movimientos de los bancos, como la
expedición de copias de los diversos documentos, o secretos industriales y de datos que
de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad, como el de solicitar
informes a empleados o funcionarios que laboren en la compañía, este despacho se
permite citar el oficio 220-28593 del 13 de junio de 2002, en el cual se fijó los
parámetros acerca del alcance y el lugar donde debe practicarse la mencionada
prerrogativa, como sus limitaciones a la luz del artículo 48 de la Ley 222 de 1995, así:
(…)
“La Superintendencia refiriéndose al derecho de inspección y lo que él pueda conllevar ha
expresado que “Este derecho desde luego no tiene carácter de absoluto, como quiere que
no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contera la buena marcha de
la empresa ( por lo que resulta viable su reglamentación), como tampoco según las voces
del artículo 48 de la ley 222 de 1995, a documentos que versen sobre secretos
industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimentos de la
sociedad (…). La libertad del asociado, según las voces del artículo 369, es la de
examinar, vocablo éste, que no tiene una connotación diferente de la que de
escudriñar, con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de
una simple inspección; esto es, que el asociado no puede con base en la norma en
comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto; sacar
fotocopias y exigirlas, supera el derecho allí consagrado….” lo cual no obsta, como
también se expuso en la misma oportunidad “ para que en un momento dado la junta de
socios, máximo órgano social, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor
de los asociados, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en el ejercicio
del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar a la
administración as fotocopias que a bien tenga”. (Negrilla y subraya fuera de texto).
“En este orden de ideas, tenemos entonces que si bien los asociados gozan del derecho
de inspección que de manera expresa les concede la ley, es claro que no por ello puede
excederse en sus ejercicio, en cuanto se refiere a lesionar los derechos de otros, como
tampoco puede so pretexto de llevar a cabo sus ejercicio, poner en peligro el
funcionamiento de la empresa, y en consecuencia, cualquier acceso a determinados
documentos o fotocopias de los mismos queda sometido a la voluntad de los asociados
oficio 220-81029 del 31-08-1999, oficio 220-28593 del 13-06-200.”
Finalmente, a la luz de la prescripción contenida en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995,
el ejercicio del derecho de inspección se realiza en las oficinas de la administración
que funcionen en el domicilio de principal de la sociedad y no se extendiendo a ninguna
otra oficina ni funcionario o empleados y únicamente sobre los libros y papeles de la
sociedad con las restricciones anotadas tal y como quedó precisado.
En los anteriores términos, se ha dado contestación a su consulta, en los plazos de ley,
no sin antes advertirle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en
el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.