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EFECTIVO
2011
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SE ESTUDIA LA CUENTA DE CAJA EN LA QUE SE REGISTRA EL
EFECTIVO PROPIEDAD DE UNA ORGANIZACIÓN, ASI COMO EL
FONDO DE CAJA CHICA PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS
MENORES QUE SE REALIZAN. LA CUENTA DE BANCOS
REPRESENTA SIN DUDA UNA DE LAS CUENTAS RELEVANTES
EN SU MANEJO SE ABORDAN LOS PUNTOS PARA ELABORAR
UNA CONCILIACION BANCARIA A PARTIR DEL ESTADO DE
CUENTA QUE ENVIA EL BANCO.
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30/09/2011
EFECTIVO
1.3 Caja y bancos.
Es la suma de dinero en efectivo y
Uno
de
los
elementos
que
depósitos realizados en cuentas de
se
cheques que la entidad apertura en
presentan en el balance general es el
una o varias instituciones bancarias,
activo circulante dentro del cual se
como parte del ciclo propio de sus
localizan las cuentas de caja y
operaciones.
bancos, son las primeras cuentas que
se encuentran en la clasificación por
su fácil disponibilidad del efectivo,
Los términos Ingresos y Entradas
propiedad de la entidad.
generalmente
tienen
significado, pero en la
el
mismo
Contabilidad
Ingreso significa un incremento al
1.1 Caja.
patrimonio de la entidad, bien que se
Esta cuenta controla el dinero en
produzca en bienes tangibles, como
efectivo que entra y sale de las
el dinero en efectivo o simplemente
entidades y el saldo representa el
en bienes intangibles, como el caso
dinero propiedad de la empresa.
de los derechos que se adquieren
para cobrar o recibir un servicio a
futuro.
Por lo tanto la entrada constituye un
aumento a los bienes tangibles de la
entidad, pudiendo representar o no
1.2 Bancos.
un incremento a su patrimonio. Se
La cuenta registra los aumentos y
concluye que puede existir:
disminuciones que en cuentas de
cheques
o
depósitos
bancarios
2.1 Ingresos sin entrada.
realizan las empresas por concepto
Una venta de mercancía a crédito. El
de sus operaciones practicadas y que
patrimonio o capital social de la
son de su propiedad.
entidad se ve incrementado por el
1
EFECTIVO
ingreso que representa la utilidad
generada en la transacción. No se ha
producido
una
entrada,
pues
la
entidad no recibió efectivo alguno,
solo el derecho a cobrar el valor de la
operación.
2.2 Entrada sin ingreso.
El cobro a un cliente por una venta de
mercancías a crédito. La recepción
A diferencia de la igualdad que estos
de efectivo en la caja constituye una
términos tienen en el lenguaje común,
entrada, pues se trata de un bien
la contabilidad considera significados
tangible
diferentes.
que
disponibilidad
de
incrementa
la
dinero.
No
decremento
Egreso
al
constituye
patrimonio
de
un
la
representa un Ingreso, porque no
entidad, bien que se produzca por la
aumenta el patrimonio de la entidad
disminución de bienes tangibles como
por el hecho de cobrar. El Capital ya
el dinero en efectivo, o bien por la
se había incrementado cuando se
adquisición
efectuó la venta.
deban cumplirse a futuro.
2.3 Entrada simultánea al ingreso.
La salida por su parte, constituye una
Una venta de mercancía al contado.
disminución a los bienes tangibles de
Al mismo tiempo que se produce un
la entidad y puede representar o no
ingreso por la utilidad generada por la
un decremento a su patrimonio. Bajo
venta, se produce una entrada, en
estas bases, es posible concluir que
virtud de que la disponibilidad en
pueden existir:
efectivo
de
la
entidad
se
de
compromisos
que
ve
aumentada por el dinero cobrado de
3.1 Egreso sin salida.
inmediato.
Una compra de mercancías a crédito.
El patrimonio o Capital de la entidad
se ve reducido por el egreso que
2
EFECTIVO
representa el costo incurrido de la
transacción. Sin embargo, no se ha
No es recomendable que el efectivo
producido una salida, pues la entidad
recibido por la entidad permanezca
no desembolsó efectivo alguno, por
físicamente en ella. Existen razones
ahora sólo la obligación de liquidar el
de seguridad y control que hacen
valor de la operación.
recomendable la apertura de una o
varias cuentas de cheques en un
3.2 Salida sin Egreso.
banco para que en ellos se depositen
El pago que se le efectúa a un
las entradas de efectivo y a través del
proveedor
propio banco se efectúen los pagos.
por
una
compra
de
mercancía a crédito. La disminución
de efectivo en la caja constituye una
Existen gastos menores, que por los
salida, pues se trata de un bien
importes
pequeños
tangible que reduce la disponibilidad
apropiado
para
de dinero. No representa un egreso,
individuales por cada uno de ellos,
porque no disminuye el patrimonio de
por ello la necesidad de que las
la entidad por el hecho de efectuar el
entidades
pago.
disponibilidades
El
capital
ya
se
había
no
expedir
cuenten
con
en
resulta
cheques
pequeñas
efectivo,
las
disminuido cuando se consumó la
cuales reciben el nombre de Fondos
compra.
de caja o caja chica.
3.3 Salida simultánea al Egreso.
El fondo de caja se establece a partir
Una
al
de la expedición de un cheque para
contado. Al mismo tiempo que se
este fin específico, retirándose la
produce un Egreso por el costo
cantidad estimada para cubrir los
incurrido
gastos
compra
al
de
mercancía
efectuar
la
compra
(Decremento al patrimonio de la
menores
de
un
periodo
determinado.
entidad), se produce una Salida, la
disponibilidad
del
efectivo
de
la
Los desembolsos efectuados por el
entidad se ve disminuida por el dinero
egreso deben justificarse
pagado de inmediato.
un vale, recibos o facturas para
3
mediante
EFECTIVO
comprobar los gastos, al agotarse el
se establece un fondo variable de
fondo, sirven de base para solicitar el
caja, en los cuales el ciclo fondo-
reembolso del fondo de manera
gasto-reembolso
periódica; el cual se realiza mediante
periodos de tiempo muchos más
la expedición de un cheque por el
cortos y con cantidades diferentes.
se
repite
en
importe que se está comprobando,
con esta cantidad se reinicia el ciclo.
Los fondos de caja pueden ser fijos y
variables.
Eventualmente
la
contar
divisas
con
entidad
puede
en
sus
disponibilidades en efectivo en caja o
4.1 Fondo fijo de caja.
bancos, ya sea por hacer aceptado
Es aquel en el que se determina una
pagos en moneda diferente a la
cantidad que permanece estable por
nacional o sencillamente por efectuar
periodos más o menos amplios. Es
compras
posible modificar su monto cuando
en
el
extranjero.
(Importaciones). En el momento de
las necesidades de la entidad así lo
presentar
determinen.
balance
la
información
general
o
en
el
estado
de
situación financiera, se tiene que
verificar el tipo de cambio vigente de
la moneda que se trate y convertirlo a
la moneda nacional.
4.2 Fondo variable de caja.
Cuando el monto de los pagos
menores varía considerablemente de
un día a otro o de una semana a otra,
4
EFECTIVO
1. Se evitan los riesgos que
Es el convenio celebrado entre una
implica guardar el dinero en
Institución de Crédito y otra entidad,
efectivo en la caja de la
para que ésta expida órdenes de
entidad, como es el caso de
pago que cubrirá la primera, sobre
los robos o extravíos.
disposiciones de efectivo previamente
depositadas
por
la
2. Los
entidad
pagos
mediante
expedidora.
efectuados
cheque
son
por
la
controlados
administración de la entidad,
evitándose con ello el pago de
conceptos no autorizados.
Los depósitos se documentan en
mediante fichas de depósito que
La apertura de la cuenta de cheques
elaboran los bancos y los retiros o
permite a las entidades establecer
pagos quedan asentados en los
relaciones con las Instituciones de
propios cheques que se emitieron.
Crédito,
de
las
cuales
pueden
derivarse financiamientos, cobranzas
Mensualmente el banco expide un
de clientes, compra-venta de divisas,
estado de cuenta que envía al
traspasos de saldos, etc.
domicilio de la entidad con la que
celebro un contrato.
Cada transacción por medio del
En el estado de cuenta se reportan
banco, implica un movimiento en la
los depósitos y pagos efectuados en
contabilidad tanto de la entidad, como
el
del banco mismo.
periodo,
así
como
el
saldo
disponible.
Con cierta frecuencia ocurre que en
6.1 ventajas.
este tipo de cuentas que se pueden
Las cuentas de cheques ofrecen las
calificar
siguientes ventajas:
recíprocos,
5
como
los
de
movimientos
saldos
sean
EFECTIVO
diferentes,
presentándose
la
necesidad de conocer las diferencias
y las causas que originaron las
mismas
dichas
diferencias
se
detectan al comparar el saldo de la
cuenta o subcuenta del banco en la
contabilidad de la entidad con el
saldo que reporta el banco en un
estado de cuenta que sean de la
La conciliación Bancaria se compone
misma fecha.
de dos etapas: La determinación de
la diferencia entre los saldos y la
Las diferencias deben investigarse y
realización
cuando sean atribuibles a la entidad,
conformidad con cada etapa, es
se
posible
deben
efectuar
los
ajustes
necesarios en la contabilidad, con el
de
reconocer
ajustes.
dos
De
tipos
de
conciliaciones: aritmética y contable.
fin de que la información financiera
que se expresa en el renglón de caja
7.1 Conciliación aritmética:
y bancos, sea coincidente con la
Compara el saldo de la cuenta de
realidad.
cheques con el saldo de la otra,
mediante la determinación de las
El procedimiento que se sigue para
diferencias y el concepto de las
determinar las diferencias entre los
mismas.
saldos de las cuentas de la entidad y
el banco, así como para identificar las
Consiste en "ligar" o conectar, en
partidas que merecen un ajuste en la
forma numérica, los saldos, utilizando
contabilidad,
las diferencias encontradas, partiendo
se
le
denomina
del saldo de la empresa para llegar al
conciliación bancaria.
saldo del banco o viceversa.
7.2 Conciliación contable:
Identifica las partidas en conciliación
que
6
ameritan
un
ajuste
en
la
EFECTIVO
contabilidad para hacerla coincidir
7.4 Aspectos a considerarse en la
con la realidad.
elaboración
de
la
conciliación
bancaria.
7.3 Diferencias en la conciliación.
Las
causas
provocan
cuentas
más
comunes
diferencias
del
entre
banco
y
Se debe revisar lo siguiente para
que
aplicar el procedimiento adecuado en
las
de
la elaboración de la conciliación
la
bancaria:
organización son:
 Verificación de la conciliación
 Falta de aviso de la parte que
del mes anterior.
origino la transacción.
 Revisar
 Aviso extemporáneo de las
operaciones
efectuado
que
se
por una
corrección
hayan
de
las
Pólizas
que
de
fueron
elaboradas y aplicadas en los
las
libros.
partes.
 Recopilación de documentos
 Cuando
los
valores
que
comprobatorios para elaborar
amparan las transacciones se
la conciliación actual.
reciben o se hacen efectivos
 Relación
con posterioridad al cierre de
la cuenta.
partes
 Relación
por
el
numérico
en
de
cheques
en
tránsito del mes anterior.
asiento
efectuado.
 Diferencia
depósitos
tránsito del mes anterior.
 Inconformidad de alguna de
las
de
Las empresas manejan un libro
auxiliar de bancos en el cual registra
en
el
originado
cálculo
cada uno de los movimientos hechos
por
en una cuenta bancaria, como son los
discrepancia en la aplicación
de criterios.
7
depósitos,
rendimientos,
emitidos,
cheques
cheques
cancelados,
EFECTIVO
comisiones, etc. Este libro sirve de
base para la revisión del estado de
cuenta
y
elaboración
de
la
conciliación bancaria mensual.
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