Norma Fundamental - Guía para la Elaboración de Documentos

FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL
NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
TIPO DE PROCESO:
NOMBRE DEL PROCESO:
GU-37-01
FECHA: Sep. 01 de 2008
VERSION: 0.00
DE APOYO
GESTION DE CALIDAD
NORMA FUNDAMENTAL
GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
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ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
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FECHA: Sep. 01 de 2008
VERSION: 0.00
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
0.00
FECHA
Septiembre 01 de
2008
Elaboró
Cargo: Especialista en Organización y
DESCRIPCION
Versión inicial con motivo de la implementación del
Sistema de Gestión Integrado MECI - CALIDAD
Revisó
Métodos
Cargo: Jefe Oficina de Control Interno
Nombre: Jorge Jiménez Rueda
Nombre: William Sabogal Marine
Firma
Firma:
Área de Servicios Legales y de Apoyo
Aprobó
Cargo: Presidente
Nombre: Luz Esperanza Rojas
Jiménez
Firma:
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TABLA DE CONTENIDO
CAP.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
TEMA
DESCRIPCION
OBJETIVO
ALCANCE
POLITICAS
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
DEFINICIONES
BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACION
PROCESO PARA LA ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS
CIRCULARES NORMATIVAS
CODIFICACION DE DOCUMENTOS
FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS
MANUALES Y GUIAS
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
ADMINISTRACION Y DIVULGACION DE DOCUMENTOS
CONTROLES
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PAG.
4
4
4
4
5
6
7
7
9
10
11
16
19
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1. DESCRIPCION
La presente guía señala las políticas, los lineamientos metodológicos y la estructura
documental de la FEN, que todos los funcionarios deben observar para la elaboración de los
documentos oficiales que conforman dicha estructura.
2. OBJETIVO
El propósito de la guía es el de dotar a la entidad de una herramienta metodológica con
criterios estandarizados para elaborar y controlar toda la documentación que conforma la
estructura documental de la FEN con el fin de que los mismos sean uniformes en su
presentación y contenido para facilitar su consulta y control.
3. ALCANCE
Esta guía está dirigida a todos los funcionarios que participan en la elaboración y aprobación
de la documentación institucional y aplica para todos los documentos que conforman la
estructura documental del “Sistema Integrado de Gestión” MECI – CALIDAD y que se
encuentran registrados en los listados maestros de documentos y registros.
4. POLITICAS
La entidad debe mantener un total control sobre los documentos internos, su codificación,
versiones vigentes, y el uso de metodologías apropiadas y uniformes de los mismos.
Todo documento interno debe estar asociado a uno de los procesos definidos en el Mapa de
Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la FEN.
Todo documento debe indicar el cargo y la firma de quien lo elaboró, revisó y aprobó y debe
ser administrado por el responsable del Sistema de Gestión de Calidad de la FEN.
Los Manuales y las Guías deben ser adoptados mediante una Circular Normativa firmada por
el Representante Legal.
Salvo los documentos publicados en la página Web, los documentos de la FEN tienen
carácter de confidencialidad, son de uso exclusivo para las actividades de la institución y su
manejo se rige por la “Guía sobre confidencialidad y Manejo de la Información” y la
declaración de confidencialidad de la información realizada por cada funcionario.
El presente documento debe ser divulgado a todos los funcionarios de la entidad y se
constituye en una herramienta permanente de consulta que los responsables deben utilizar
para la documentación de cada uno de los documentos concernientes a su proceso.
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5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD
La estructura documental de la entidad está conformada de la siguiente manera:
PR
MA
PD
GU
FR
MAPA DE PROCESOS
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para realizar
la transformación de entradas o insumos en resultados o productos y servicios que se
entregan a otros procesos o clientes de la FEN.
Manual: Documento integral de un proceso que responde a los requisitos exigidos por un
organismo de inspección, vigilancia y control o un cliente de la FEN, con respecto a un
proceso, modelo referencial o sistema de gestión.
Procedimiento: Documento que describe en forma detallada la operatividad de un proceso o
parte de éste a través de la relación secuencial de cada una de sus actividades. Identifica los
responsables de la ejecución de cada actividad, la documentación requerida (anexos y
formatos) y los sistemas o procesos informativos asociados.
Guía: Documento que indica en forma descriptiva cómo se realiza una actividad específica
dentro de un proceso o procedimiento. Las guías pueden ser internas o externas.
Formato o registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas; el registro puede ser físico o electrónico.
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6. DEFINICIONES
Actividad: Conjunto de tareas u operaciones que en su conjunto componen un
procedimiento.
Caracterización de un documento: Documento que explica las partes y características más
relevantes de un documento.
Cliente: Persona natural o jurídica que recibe un producto o servicio. Puede ser interno o
externo.
Diagrama: Representación gráfica y secuencial de las actividades de un procedimiento.
Documento controlado: Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual
debe ser adecuadamente identificado y controlado en cuanto a los cambios realizados y su
distribución, para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes.
Documento no controlado: Documento distribuido con fines informativos a todas las partes
interesadas.
Documento obsoleto: Documento correspondiente a una versión no vigente de una copia
controlada mantenido con fines históricos, debidamente identificado.
Formato: Es aquel diseño impreso o en Office que puede ser modificado por el responsable
de un proceso y que se encuentra controlado por código y número de versión.
Lineamiento: Directriz definida por una instancia administrativa que orienta, delimita o regula
la actuación en uno o varios procesos de la FEN.
Normatividad: Es toda la documentación emitida y aprobada por el Estado, por algún
Organismo de Inspección, Vigilancia y Control o por la misma entidad relativa a estándares,
requisitos o criterios de operación y que se encuentra contenida en Leyes, Decretos,
Resoluciones, Estatutos, Políticas, Circulares, Manuales, Caracterizaciones de Procesos,
Procedimientos o Guías, entre otros.
Política: Conjunto de doctrinas, lineamientos y declaraciones de prácticas orientadas a
establecer el marco de las actuaciones dentro de una entidad, un proceso o una actividad.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. Un proveedor
puede ser interno o externo a la entidad.
Registro: Es aquel que pertenece a la estructura de un aplicativo (Ej., Ticket de Porfin) y que
no puede ser modificado por el dueño de un proceso, sus modificaciones se controlan por la
versión del aplicativo.
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7. BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACION
 Conforman la memoria Institucional.
 Constituyen una herramienta de dirección, administración, inducción, capacitación y
control.
 Facilitan la evaluación de la eficiencia de los procesos y su permanente mejoramiento.
 Permiten la continuidad en la ejecución de un proceso sin importar quién la ejecute.
 Facilitan las actividades de supervisión y control.
 Son una fuente formal y permanente de consulta sobre la información y orientación
respecto de las políticas, objetivos, actividades y pasos que se deben observar para
ejecutar adecuadamente un proceso.
 Contribuyen, como elementos de control, a asegurar el mantenimiento y mejoramiento de
los sistemas de control interno, de riesgos, de gestión de calidad y del plan de continuidad
de la entidad.
8. PROCESO PARA LA ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS
8.1. INVESTIGACION Y RECOLECCION DE INFORMACION
Es la etapa que permite en forma previa obtener toda la información tanto interna como
externa relacionada con el documento que se va a elaborar, el cual debe integrar aspectos
como objetivos, definiciones, alcance, marco legal, área (s) y cargo (s) responsables, puntos
de control, riesgos, herramientas tecnológicas, documentación y su destino final entre otros.
Entre las fuentes documentales básicas se encuentran, las leyes, reglamentos, decretos,
acuerdos, circulares y todo documento relacionado con un tema en particular al interior y al
exterior de la entidad.
Los usuarios involucrados en el tema a desarrollar deben considerarse como las fuentes
primarias de información, por lo que se recomienda el empleo de las técnicas de entrevista,
cuestionario y diagrama de flujo de la situación actual. Se sugiere que la información sobre
autoridad, organización y políticas se obtenga de los Jefes o responsables del proceso y que
la información detallada sobre procedimientos y la operación se obtenga de cada funcionario
que participe en el proceso.
Los documentos deben tener un responsable de su elaboración, un responsable de su
revisión y un responsable de su aprobación.
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8.2. ANALISIS
Es la etapa más importante ya que debe garantizar la consistencia entre principios,
elementos y objetivos.
La etapa de análisis debe permitir: Primero el conocimiento de los antecedentes del tema a
tratar en el documento y su evolución en la entidad para posibilitar acciones de mejora,
segundo, conocer la articulación y correspondencia en aspectos de atribuciones, objetivos,
estructura y ubicación organizacional, políticas, normas, competencias, funciones,
actividades y procedimientos dentro del proceso, puestos y cargas de trabajo frente a
volúmenes operacionales actuales y esperados, tramos de inspección y control para mitigar
los riesgos, ambiente de trabajo y relaciones con otros procesos y/o procedimientos y
tercero, el análisis como tal debe permitir sortear preguntas como:
Qué actividades se realizan?
Para qué se realizan?
Quién la realiza?
Cómo la realiza?
Cuándo se realiza?
Dónde se realiza?
Con qué se realiza?
Finalidad de la actividad
Órgano o puesto de trabajo
Explicación del método de trabajo utilizado
Identifica horas, tiempos, demoras,
Ubicación física y organizacional Y
Insumos, equipos, información y demás medios necesarios
8.3. REDACCION
Es la acción mediante la cual se transforma y traduce la información, ideas y actividades
recolectadas en un documento y se presentan en forma ordenada, secuencial y
perfectamente entendible para terceros.
Después del análisis de dicha información se procede al registro de la misma en la
integración del documento observando los contenidos que se explican en esta guía.
La redacción debe hacerse en un lenguaje sencillo y solo se utilizarán términos técnicos,
cuando así se requiera o cuando los usuarios sean conocedores de los mismos.
La redacción debe basarse en tres (3) puntos básicos:
Concisión:
Utilizar palabras breves, oraciones concisas y párrafos cortos y precisos
Sencillez:
El lenguaje debe ser sencillo, fácil de interpretar, no utilizar palabras muy
elaboradas.
Firmeza:
Emplear palabras que denoten cosas que el lector pueda ver, incluir
explicaciones claras y convincentes, tratar el tema con confianza y naturalidad.
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9. CIRCULARES NORMATIVAS
La Circular Normativa es el documento oficial mediante el cual la FEN expide los manuales y
guías que reglamentan a su interior las normas e instrucciones necesarias para su adecuado
funcionamiento; tienen el carácter de obligatorio cumplimiento y utilizan un formato único
para su expedición.
Las Circulares Normativas difunden normas internas así como Leyes, Decretos, Circulares y
todo tipo de norma expedida por los Órganos competentes del Gobierno Nacional y en
especial por los Organismos de inspección, vigilancia y Control.
Contenido de las Circulares Normativas:
Título: Contiene número y fecha de expedición de la circular, el cual es asignado por el área
de Servicios Legales y de Apoyo.
Encabezado:
PARA:
Indica las áreas o personas a las cuales va dirigida la circular, aunque siempre
deben ser de conocimiento de todos los funcionarios.
De:
Siempre serán expedidas por la Presidencia
TEMA:
Asunto principal que se está reglamentando
VIGENCIA: Fecha a partir de la cual se adopta la circular
Circulares que deroga: Indica el número y fecha de la circular que esta derogando. Nunca
se derogarán circulares parcialmente para evitar la proliferación de normas.
Cuerpo: Contiene el texto principal de la circular, el cual puede ser de una o varias páginas.
Únicamente llevará encabezado la primera página
Procedimiento para la elaboración y emisión: Cuando se requiera la expedición o
actualización de una norma, el responsable del proceso elabora el proyecto de circular y
solicita, si es necesario, el concurso del área de Organización y tecnología y el concepto y
verificación del área legal.
Posteriormente el área de Organización y Tecnología verifica la circular y su consistencia con
las normas y procedimientos, determina si anula alguna circular anterior, registrando tal
novedad en el campo correspondiente y estampa el número consecutivo y la fecha.
Consultas y firma: La parte final de toda circular debe indicar que área se encargará de
absolver las consultas y asesorar a los usuarios. La firma siempre será del Representante
Legal quién inícialará cada página cuando conste de más de una.
Control e índice de circulares: Es responsabilidad del área de Organización y Tecnología
llevar el control y el índice de Circulares, así mismo de conservar el archivo de circulares
originales y de publicarlas en el Intranet en la Carpeta de publicaciones Oficiales.
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10. CODIFICACION DE DOCUMENTOS
La codificación de documentos de la FEN se encuentra fundamentada en el Mapa de
Procesos definido en la entidad.
La codificación es alfanumérica y está conformada de la siguiente manera:
Tipo de documento
Tipo de proceso
Proceso
Alfabético, dos dígitos
Numérico, un dígito
Numérico, un dígito
Consecutivo del
Documento
Estratégico
Planeación
Estratégica
1
Gestión Financiera
2
Captaciones
Colocaciones
Negocios
Fiduciarios
Garantías
Banca de Inversión
Tesorería
Jurídico
Admón. de
Personal
Servicios
Administrativos
Tecnología
Financieros y
Contables
Admón. de Riesgos
Gestión de Calidad
Control interno
Monitoreo y Mejora
1
2
Numérico, dos dígitos
Manual
MA
Ficha de
caracterización
de procesos
Procedimiento
Guía
PD
GU
Formato
FR
1
PR
Misional
De apoyo
De control
2
3
4
XX
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
7
1
2
Ejemplos:
Guía No. 1 para la elaboración de documentos del proceso de apoyo de
Gestión de Calidad
Manual No. 1 – Tesorería, del proceso misional Tesorería
Manual No. 5 – Archivo, del proceso de apoyo de Servicios Administrativos
Ficha de caracterización proceso Control Interno
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GU-37-01
MA-26-01
MA-33-05
PR-41-01
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VERSION: 0.00
11. FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS (FR-37-01)
Corresponde a la descripción general de cada uno de los procesos definidos en el Mapa de
Procesos de la entidad. Está conformada por la hojas de: Caracterización del Proceso,
Indicadores, Normograma y Formatos y Registros, las cuales deben ser firmadas por quien
elaboró, revisó y aprobó. La aprobación siempre debe ser del responsable del proceso.
CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROCESO
TIPO
FECHA
MISIONAL
1
DE
1
CARGO RESPONSABLE
OBJETIVO:
NOMBRE
Version
CODIGO
ALCANCE:
PROVEEDOR
PAGINA
MEDIOS TECNOLOGICOS UTILIZADOS:
5
ENTRADA
4
ETAPA
ACTIVIDAD
3
SALIDA (PRODUCTO O
SERVICIO) 1
CLIENTE 2
P
H
PRINCIPALES CONTROLES:
V
DOCUMENTOS
ASOCIADOS:
Documentos Asociados
Ver
hoja
de
INDICADORES: Ver hoja de indicadores y Matriz de
Indicadores
NORMATIVIDAD
Normograma
APLICABLE:
Ver
Hoja
de
A
RIESGOS Y CONTROLES: Ver Mapa de Riesgos
Elaboró
Revisó
Aprobó
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La ficha tiene un encabezado conformado por el tipo, nombre y código del Proceso, versión
de la ficha, fecha, página, cargo responsable (s) del proceso, objetivo, alcance y relación de
los medios tecnológicos utilizados
La descripción contiene varias columnas que deben diligenciarse en el siguiente orden:
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FECHA: Sep. 01 de 2008
VERSION: 0.00
1. Salida: Producto o servicio
2. Cliente: (interno o externo)
3. Actividad: La cual debe ser descrita en infinitivo y en forma concreta y se encuentra
calificada en las etapas: Planear, hacer, verificar y actuar (Ciclo PHVA)
4. Entrada
5. Proveedor
La ficha de caracterización de procesos contiene las siguientes hojas anexas concernientes
al proceso correspondiente:
11.1 INDICADORES
Por cada proceso se deben definir unos indicadores que permitan medir y analizar la forma
en que se está ejecutando el proceso y los resultados obtenidos.
FORMATO DE INDICADORES POR PROCESO
CAPTACIONES
PROCESO:
OBJETIVO DEL INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDA: Pesos,
Unidades, %
FORMULA
META Y PERIODO
VALORES
RESPONSABLE
MEDICION
TENDENCIA: Estable, al alza, a la
baja
FRECUENCIA DEL REPORTE:
Mes, Trimestre, Semestre, Año
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
DE
AGOSTO
LA
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
PROYECTADO
EJECUTADO
NIVEL DE CUMPLIMIENTO %
GRAFICA
RESPONSABLE
ANALISIS
DEL
ANALISIS
DE
RESULTADOS
LOS
COMPROMISO DE MEJORA
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FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL
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FECHA: Sep. 01 de 2008
VERSION: 0.00
Los indicadores deben contener:












Proceso, nombre y objetivo del indicador
Meta y período
Formula
Unidad de medida: Pesos, unidades, porcentaje, etc.
Frecuencia del reporte: Mensual, trimestral, semestral, anual
Tendencia del indicador: Estable, al alza o, a la baja
Responsable de la medición
Valores: Proyectado, ejecutado y nivel de cumplimiento
Gráfica del indicador
Responsable del análisis
Análisis de los resultados y
Compromiso de mejora de ser necesario
11.2 MATRIZ DE INDICADORES
Establece el resumen de todos los indicadores de cada uno de los procesos de la entidad,
indicando:
 La clase de indicador: Eficiencia, eficacia o efectividad
 El enfoque: Objetivo estratégico o objetivo de calidad
 La perspectiva: Si está dirigido al cliente, al proceso, a un resultado financiero u otro.
11.3 NORMOGRAMA
Relaciona las políticas y normas bajo las cuales se ejecuta el proceso.
Contiene la siguiente información
 Nombre y código del proceso
 Origen de la norma (Directiva Presidencial, Acta de Junta Directiva, Ley, Decreto,
Resolución, etc.)
 Número de la Directiva, Ley, Decreto, Resolución.
 Año de expedición.
 Descripción de la política o la norma. (Ej.: Ley laboral. Ley de contratación pública)
 Entidad o estamento que la emitió: Presidencia de la República, Congreso,
Superintendencia Financiera, Presidencia de la entidad, etc.
Las normas externas más importantes se ubicaran en el archivo electrónico de Red: Público,
publicaciones oficiales y deben ser administradas por el responsable del proceso jurídico y el
dueño de cada proceso quienes deben ingresar las nuevas disposiciones y retirar aquellas
que pierdan su vigencia. Las Políticas generales se encuentran en las actas de Junta
Directiva y el Plan estratégico y las de cada proceso en cada uno de los manuales.
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FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL
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FECHA: Sep. 01 de 2008
VERSION: 0.00
NORMOGRAMA
CODIGO:
PROCESO
POLITICAS Y NORMAS INTERNAS
ORIGEN: Directiva Presid. Acta Junta,
Plan estratégico
NUMERO
AÑO
DESCRIPCION
EMITIDO
POR:
Junta
Directiva,
Presidencia
NORMAS EXTERNAS
TIPO: Ley. Decreto, Resolución
NUMERO
AÑO
DESCRIPCION
EMITIDO
POR:
Congreso,
Superfinanciera,
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11.4. FORMATOS Y REGISTROS
En esta ficha se registran los documentos que respaldan la ejecución de cada proceso y
cuya versión vigente se encuentra disponible bien sea por impresión o por publicación en la
red.
Todos los formatos deben contener el logo de la FEN en la parte superior izquierda, el código
en la parte inferior derecha y la versión debajo del código alineado también a la derecha.
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FECHA: Sep. 01 de 2008
VERSION: 0.00
FORMATOS Y REGISTROS
PROCESO
TIPO:
CODIGO
Impreso,
Electrónico
VER
SION
RESPONSABLE
TIEMPO
CONSERVACION
Elaborar Revisar Aprobar
GESTION
UBICACIÓN: CARGO
NOMBRE DEL FORMATO
Contabilidad,
carpeta
público,
aplicativo , etc..
(En años)
ARCHIVO
DISPONIBILIDAD
FINAL(Despues
de
Archivo)
:
Eliminar,
conervación Histórica
0,00
Elaboró
Aprobó
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VS-0.00
La ficha contiene las siguientes columnas:






Nombre y código del Proceso
Código del formato
Tipo: Impreso o electrónico
Versión: Si es la versión original, la uno. dos, etc.
Nombre del formato
Ubicación: Física o electrónica de los registros diligenciados (archivo, carpeta,
aplicativo, etc.).
 Responsable de su elaboración, revisión y aprobación
 Tiempo de conservación: Años en archivo de gestión y años en archivo de la entidad.
Disposición Final: Transcurrido el tiempo de conservación, si es destrucción o conservación
histórica.
El tiempo de conservación y la disposición final de todos los formatos está definido en la
Tabla de Retención documental de la FEN.
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FECHA: Sep. 01 de 2008
VERSION: 0.00
12. MANUALES Y GUIAS
12.1. ESTRUCTURA METODOLOGICA
Los manuales y guías deben tener la siguiente estructura:
Encabezado de página: Esta conformado por:
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Logotipo de la entidad, alineado a la izquierda.
Nombre de la entidad: Arial, negrita tamaño 16
Nombre del documento: Arial Negrita tamaño 12
Código del documento: Arial negrita tamaño 16
Versión y fecha: Arial, negrita y normal tamaño 12
Pie de página: Inicia con dos rayas horizontales combinadas una gruesa y otra delgada
como marco inferior.
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El nombre del área encargada de la administración y control de documentos alineado a
la izquierda en Arial 8
El número de la página automático y la totalidad de las páginas del documento alineado
a la derecha en Arial 8
Portada: Está conformada por
Tipo de Proceso:
Nombre del Procesos:
Nombre del Documento:
Ciudad y fecha:
Fecha anterior versión:
12
Alineado a la izquierda en mayúscula, negrita y Arial 12
Alineado a la izquierda en mayúscula, negrita y Arial 12
Centrado en mayúscula, negrita y Arial 16
Alineado a la izquierda en minúscula y Arial 12
Cuando aplica alineado a la derecha en negrita y minúscula y Arial
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FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL
NORMA FUNDAMENTAL - GUIA PARA LA
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
TIPO DE PROCESO:
NOMBRE DEL PROCESO:
GU-37-01
FECHA: Sep. 01 de 2008
VERSION: 0.00
DE APOYO
GESTION DE CALIDAD
GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Bogotá D.C. marzo 15 de 2008
Fecha anterior versión:
Formato de cada página: La página llevará como formato la siguiente presentación:
Márgenes Los márgenes serán los siguientes:
Superior:
Inferior:
0.7 cm.
2.0 cm.
Izquierdo:
Derecho:
2.5 cm.
1.5 cm.
Tipo de letra: Siempre será en Arial tamaño 12. Los capítulos y subcapítulos se
enunciaran en negrita y mayúscula, los demás subtítulos en Negrita y minúscula.
Para facilitar la comprensión se podrá utilizar letra cursiva, subrayados o resaltados en
mayúscula.
Índice ó Tabla de Contenido: Debe mencionarse a manera de capítulos ordenados en
forma lógica, secuencial y técnica.
Debe llevar como encabezado los siguientes subtítulos:
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CAP.
TEMA
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PAG.
Los temas principales de los capítulos se escriben en mayúsculas sostenidas y los subtemas
en Minúsculas.
Control de cambios: Es una hoja que va a continuación de la portada y contiene el número
de la versión, la fecha de la modificación, la descripción del cambio y la firma de quién
elaboró, reviso y aprobó dicha versión.
VERSION
0.00
FECHA
Abril 09 de 2008
DESCRIPCION
Versión inicial con motivo de la implementación del
Sistema de Gestión de Calidad
Elaboró
Cargo:
Firma
Revisó
Cargo:
Firma:
Aprobó
Cargo:
Firma:
Anexos: Se adjuntarán en la parte final del documento. Cuando el manual o la guía lleven
muchos anexos se podrá registrar un capítulo de anexos, asignándole un sub-capítulo a cada
anexo. Ejemplo
Cap. 12
Anexos.
12.1. Anexo 1
12.2. Anexo 2
12.2. CONTENIDO
Los manuales y guías deben tener como mínimo el siguiente contenido:
Descripción: Corresponde a una introducción general que indica al lector en qué consiste
el documento.
Estructura Organizacional: Para el caso de manuales, se menciona cual es la estructura
organizacional de la entidad para atender el proceso correspondiente.
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Objetivo: Debe indicar cuál es el objetivo del documento que se presenta enfocado hacia el
cliente.
El objetivo de los documentos que conforman la estructura documental es el de dotar a la
entidad de la documentación institucional de cada uno de sus procesos con una metodología
propia, que permita conocer el funcionamiento e integración de sus productos y servicios y
que faciliten realizar una mejora continua en el Sistema de Gestión de Calidad, integrando la
documentación con los sistemas de administración de riesgos, de control y de mejoramiento
continuo.
Políticas: Se deben relacionar cuales son las políticas o directrices generales de la entidad
relacionadas con el proceso en el caso de un manual o con el tema específico en el caso de
ser una guía.
Alcance: El alcance define y delimita el propósito y contenido del documento con el fin de
evitar expectativas respecto a objetivos o temas que no se contemplan.
Definiciones y abreviaturas: De ser necesario, en los documentos se puede incluir un
capítulo de definiciones en el cual se describa el significado de las palabras o actividades
que se deben aclarar para que el lector al encontrarlas en el documento comprenda
claramente su significado.
También se deben presentar las abreviaturas a utilizar con el fin de simplificar la extensión de
los textos. Ejemplo: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la
Financiación del Terrorismo” - SARLAFT.
Otros contenidos: De ser necesario y con el fin de responder a los requisitos exigidos por
organismos de inspección, vigilancia y control o por una norma interna o externa para la
ejecución del proceso además de los ítems mencionados anteriormente se podrán incluir
otros capítulos como;






Normas
Reportes
Medios tecnológicos utilizados
Divulgación y capacitación
Plan de Contingencia del proceso y
Anexos
13. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se encuentran conformados por la ficha de actividades y por el diagrama.
13.1. FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
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Corresponde a la descripción detallada y secuencial de cada una de las actividades que se
ejecutan en el proceso.
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
CODIGO:
PROCEDIMIENTO
VERSION:
OBJETIVO:
FECHA:
RESPONSABLE:
ALCANCE:
Tipo de Actividad:
No.
ENTRADAS
Act.
1 OPERACIÓN
2 VERIFICACION
Tipo
RESPONSABLE
DESCRIPCION ACTIVIDAD
Act.
3. DECISION
SALIDAS
4. ARCHIVO
COMENTARIOS
1. ACTIVIDAD UNO
0
0
Elaboró
Inicio
Revisó
Aprobó
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El encabezado contiene la siguiente información:







Tipo de Proceso
Proceso
Procedimiento
Fecha
Versión
Inicio
Terminación
La descripción de las actividades contiene las siguientes columnas:
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




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Número de la actividad.
Entradas
Código Responsable que corresponde al código del área
Cargo Responsable
Tipo de actividad: Se escribe el número del tipo de actividad a la que corresponda:
1. operación, 2. control, 3. decisión o 4. archivo
Descripción de la actividad
Salidas
Normas



13.2. DIAGRAMA
Corresponde a la representación gráfica de la ficha de actividades, la cual indica el área y/o
cargo que la ejecuta, la actividad como tal y los documentos que intervienen, bien sea porque
se reciban, se produzcan o se entreguen a un archivo o a un área determinada.
Los diagramas deben llevar como encabezado el logotipo de la empresa, el nombre del
proceso y el código. En el pie de página debe llevar el número de página.
Las formas utilizadas son:
FORMA
0
CODIGO
0
DESCRIPCION
Se usa para indicar el inicio y el final de un
procedimiento
Proceso
1
1
Actividad
2
2
Control
3
3
Decisión. Toda decisión debe tener como mínimo dos
salidas que generalmente responden a la pregunta con
un sí o un no.
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Documento: Se registra su nombre y cuando se utilizan
copias puede indicarse el número de ellas: 0= Original
1= 1a Copia 2= 2ª. Copia y así sucesivamente.
Ticket de
Operación
Forma de conector de páginas, en el centro se debe
indicar el número de página que se conecta.
3
Conector en una misma página: Se escribe el número
de la página en que se encuentra
2
Flechas de continuidad del proceso que indican la
secuencia de una actividad a otra
4
4
Archivo
APLICATIVO: Se escribe el nombre
PORFIN
CONECTOR A OTROS PROCESOS
14. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Corresponde a Reglamentos, normas, instructivos o procedimientos que para el
adecuado funcionamiento de la entidad se deben observar además de las normas exigidas
por la Ley y por los organismos de inspección, vigilancia y control.
Estos documentos deben ser relacionados en la ficha de caracterización de procesos y se
pueden conservar en medio físico o magnético.
El control, administración y mantenimiento de los documentos externos corresponde al
responsable de cada proceso y se registra en el Normograma de cada Proceso.
Documentos correspondientes y asociados al objeto social: Los documentos
correspondientes tanto a clientes, proveedores y entidades relacionadas tienen un
tratamiento especial de acuerdo con las normas establecidas por los organismos de
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inspección, vigilancia y control y por la Ley y deben ser tratados como se haya definido en
cada proceso y conservarse de acuerdo con las normas que sobre archivo se encuentran
estipuladas en la guía de archivo y en los períodos establecidos en la Tabla de Retención
documental de la entidad.
15. ADMINISTRACION Y DIVULGACION DE DOCUMENTOS
Con el fin de asegurar que se cuenta con la edición vigente y con el fin de facilitar la consulta
por parte de todos los funcionarios de la entidad, se ha elaborado un “Listado maestro de
Documentos” que contiene el registro de todos los documentos que conforman la estructura
documental de la FEN.
El listado está organizado de acuerdo con el Mapa de Procesos de la Entidad y consta de las
siguientes columnas en las cuales se identifica el código y nombre del documento y su
versión:






Manuales (Código, nombre, versión y fecha)
Caracterización del Proceso (código, versión y fecha)
Procedimientos (Código, nombre, versión y fecha)
Guías (Código, nombre, versión y fecha)
Formatos (Código, nombre, versión y fecha y
Documentos Externos (Fuente, nombre, versión y fecha)
Documentos Físicos: Los documentos físicos con las firmas originales son conservados por
el Coordinador de Organización y Tecnología del Área de Servicios Legales y de Apoyo.
Documentos en medio magnético: Se conservarán en la red en la carpeta de
publicaciones oficiales, carpeta que se encuentra organizada de acuerdo con el mapa de
procesos de la entidad.
Divulgación: Todo documento que conforma la “Estructura Documental” de la FEN es
publicado en forma inmediata en la Carpeta de Red P/PUBLICACIONES OFICIALES, en la
cual también se encuentra el Listado Maestro de Documentos. La carpeta de publicaciones
oficiales es administrada por el área de Servicios Legales y de apoyo,
16. CONTROLES
La Oficina de Control Interno se encargará de verificar la correcta emisión de las normas y la
oportuna divulgación de las mismas así como el cumplimiento de las instrucciones impartidas
en la presente guía, sin prejuicio de la responsabilidad de cada Jefe de área o responsable
de Proceso de responder integralmente por la documentación de su proceso.
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