Plan de acción para promover un servicio de información

Documento reservado
UNDP/COL/73/012
Informe técnico n? 1
COLOMBIA
Desarrollo Científico y Tecnológico
Información y Documentación
Plan de acción para
promover un servicio de
informaciói.agropecuaria
por A. Fernandez
N? de Serie: FMR/SC/STI/75/228 (UNDP)
Programa
de las Naciones Unidas
para el Desarrollo
Organización de las Naciones Unidas
para la Educación, la Ciencia y la
Cultura
París, Octubre de 1975
COLOMBIA
Plan de acción para
promover un servicio de
información agropecuaria
por A. Fernandez
Informe preparado para el
Gobierno de Colombia
por la Organización de las
Naciones Unidas para la Educación,
la Ciencia y la Cultura (Unesco)
en su calidad de organismo de
ejecución del
Programa de las Naciones Unidas
para el Desarrollo ( P N U D )
Informe técnico n? 1
U N D P / C O L / 7 3 / 0 1 2 (Fernandez)
FMR/SC/STI/75/228 (UNDP)
27 de Octubre de 1975
©Unesco 1975
Printed in France
SIGLAS U T I L I Z A D A S
AGRINDEX
• Producto bibliográfico del Sistema Internacional A G R I S
AGRINTER
• Sistema Interamericano o de Información para las Ciencias Agropecuarias. IICA-CIDIA,
Turrialba, Costa Rica.
AGRIS
• Sistema Internacional de Información de las Ciencias Agropecuarias. F A O - R o m a
BAC
• Biblioteca Agropecuaria Colombiana. Instituto Colombiano Agropecuario. I C A - C O L O M B I A
Tibaitatá.
BANC
• Biblioteca Agropecuaria Nacional Colombiana (hoy B A C )
CIAT
• Centro Internacional de Agricultura Tropical. Palmiro - Cali - Colombia
COLCIENCIAS
• Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos especiales "Francisco José de
Caldas". Bogotá - Colombia.
FAO
• Organización de las Naciones Unidas para la agricultura y la alimentación. R O M A
ICA
• Instituto Colombiano Agropecuario. Bogotá - Colombia
IICA
• Instituto Interamericano de Ciencias Agrícolas de la O E A . San José - C O S T A R I C A
IICA-CIDIA
• Centro Interamericano de Documentación e Información Agrícola. Instituto Interamericano
de Ciencias Agrícolas de la O E A . Turrialba - Costa Rica.
S.N.I.
• Sistema Nacional de información. C O L C I E N C I A S . Bogotá - Colombia
SNICA
• Sub-Sistema Nacional de Información en Ciencias Agropecuarias. B A C - Tibaitatá - Colombia
UNESCO
• Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. París.
RESUMEN
Por sugerencia del Gobierno de Colombia a la U N E S C O , se realizó el presente estudio, con el
fin de evaluar y proponer un plan de acción que posibilite la promoción y puesta en marcha del "Subsistema Nacional de Información en Ciencias Agropecuarias" en Colombia y que formará parte integrante del Sistema Nacional de Información (S.N.I.) a cargo de C O L C I E N C I A S (ver 2 - 3 - 4 ) .
Se efectúa un estudio de las fuentes existentes y sus capacidades de acción para integrar y fortalecer el Sub-Sistema Nacional de Información en Ciencias Agropecuarias (S.N.I.C.A.) c o m o así sus
aspectos técnicos, organizativos y financieros.
D e dicho estudio se aconseja la ayuda tanto de U N E S C O c o m o de C O L C I E N C I A S para que
en un plazo relativamente breve se inicien algunas de las actividades primordiales del S.N.I.C.A. y se
solicite a las autoridades gubernamentales responsables del Centro Coordinador seleccionado -la Biblioteca Agropecuaria Colombiana del Instituto Colombiano Agropecuario ( B A C - ICA)- a fin de dar
la jerarquía que corresponde a dicha Biblioteca, dentro de su estructura funcional, c o m o así los presupuestos, personal y lugares físicos necesarios para cumplir eficazmente con las misiones y funciones
que le serán adjudicadas.
Si bien se recomienda que tanto U N E S C O c o m o C O L C I E N C I A S presten ayuda económica para el funcionamiento del S N I C A - B A C con el propósito de implementar equipos, colecciones, etc., a
su vez el I C A y los organismos que compondrán el S N I C A deberán asegurar su continuidad y crear la
infraestructura necesaria que garantice el mantenimiento y aumento de sus servicios.
El S N I C A estará compuesto por un número reducido de centros cooperantes, de reconocido
valor nacionales.
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Proponer se seleccione en cada uno de ellos los campos principales de interés agrícola de la
región, tratando que estos reúnan toda la información y bibliografía mundiales sobre dichos perfiles,
poniendo especial énfasis en no duplicar esfuerzos, ya que del intercambio de sus propios relevamientos surgirán las bondades y efectividad del Sistema.
Así todos aportarán al Núcleo Coordinador y éste tendrá a su vez la responsabilidad de garantizar su rápida transferencia a los otros integrantes.
Se sugiere que para el buen funcionamiento del S N I C A y de las unidades que lo compondrán
se adopten procedimientos comunes de organización de servicios incluyendo: misiones y funciones, reglamentos, diseños de formularios, etc.
Se propone establecer contactos con organismos oficiales o privados que posibiliten el uso de
ciertos servicios de comunicación - c o m o el télex- con el fin de poder disponer de ellos dentro de convenios especiales y poder brindar al S N I C A un medio de comunicación ágil y seguro sin producir gastos adicionales al Sistema. Al respecto, C O L C I E N C I A S posee diseños de convenios que pueden ser estudiados para aplicar en este caso (ver además anexo 7).
Al comprobar la escasez de profesionales bibliotecarios y de documentalistas agrícolas en alguno de los grupos que conformarán el S N I C A , se recomienda la realización, a breve plazo, de entrenamiento de personal de la B A C -si es posible en servicio- y de los núcleos cooperantes a fin de que estos se interioricen y asimilen las condiciones necesarias para su desempeño dentro del Sistema.
Al comprobar que no existe u n estudio o relevamiento de las necesidades de los usuarios agrícolas -salvo casos m u y especiales y localizados- se aconseja que dentro del año 1975 se proyecte u n "Seminario Nacional de Información Científica Agrícola", donde sean invitados a participar Docentes, Investigadores, Profesionales y Técnicos del sector y la información científicas, responsables de centros de
documentación agrícola de Colombia y, si fuera posible, del extranjero, responsables de Centros, Sistemas nacionales o redes mundiales de información agrícola y, principalmente, funcionarios responsables
de toma de decisiones del sector agropecuario a nivel gubernamental (Ver anexo 5).
Se seleccionará a profesionales destacados en cada uno de estos sectores para proponerles la preparación de trabajos serios que reflejen sus necesidades y cuyas evaluaciones y recomendaciones oficiales serán tomadas en cuenta para crear prioridades en la iniciación de los servicios del S N I C A .
El responsable de este informe permaneció en Bogotá, Palmira, Cali y Medellín desde el 6 de marzo al
I o de abril de 1975 realizando visitas, entrevistas, reuniendo opiniones y material que dieron c o m o resultado la presentación de este Informe.
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AGRADECIMIENTO
Deseo expresar aquí mi agradecimiento por la ayuda y comprensión recibidas por parte de
COLCIENCIAS, UNESCO, BAC, PNUD.
M i especial agradecimiento por el asesoramiento y colaboración recibidas de la Experta Principal del Proyecto C O L / 7 3 / 0 1 2 Dra. Betty Johnson de Vodanovic, quien hizo posible la finalización
de este Informe en tan corto plazo.
Al Dr. Octavio Rojas, Director de la División de C O L C I E N C I A S y a su eficiente personal, por
todo lo que ellos han puesto de sí para facilitar m i misión.
A la Directora de la Biblioteca Agropecuaria Colombiana B A C , Srta. Melva Hernández, por su
espíritu de colaboración y facilidades de acceso a las fuentes de información, c o m o así también a su
capacitado personal.
Al Dr. Marcelo Robert por todas las atenciones y facilidades recibidas durante mis consultas.
Deseo agradecer, asimismo, a los funcionarios que facilitaron mi misión en Cali y Medellín,
Dr. Fernando Monge del C I A T , Sra. Melva Aristizabal de la Universidad de Antioquía y Sra. Martha
Lía Ochoa de Ortiz de la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín, a la Dra. Marina Restrepo de G ó m e z , Marta Valencia y N . Velázquez de la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la
Universidad de Antioquía de Medellín.
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1. SUGERENCIAS
1.1.
1.1.1.
A UNESCO Y COLCIENCIAS
Que COLCIENCIAS e ICA estudien un proyecto que permita reforzar financieramente
durante 2 años la B A C para posibilitar el comienzo de servicio a los usuarios del SNICA.
Esta acción se estima necesaria dada las condiciones actuales de colecciones, presupuesto,
etc. de la B A C .
1.1.2.
Que a través del Proyecto COL/73/012 se ayude al SNICA a obtener asistencia profesional
exterior, que posibilite su puesta en marcha y facilidades de adiestramiento necesarias para
el personal que deberá tomar responsabilidades en el mismo, pudiendo obtenerse esta capacitación en los lugares de origen o en el extranjero (ver anexo N ° 12).
1.1.3.
Continuar la asistencia al SNICA como parte integrante del S.N.I. por parte de COLCIENCIAS,
revisando y evaluando las actividades del primero y reduciendo, en lo posible, gastos adicionales provenientes de contrataciones de personal del exterior.
1.1.4.
Que COLCIENCIAS coordine las tareas de formación de equipos para el estudio de preparación de un "Régimen de Trabajo" a ser utilizado por todos los componentes del Sistema,
considerando al mismo tiempo la responsabilidad de organizar y dirigir los cursos de capacitación tanto para usuarios como para personal en estrecho contacto con el núcleo central
coordinador B A C .
1.1.5.
Con elfinde poder evaluar las necesidades de los usuarios en el campo de las ciencias agropecuarias, COLCIENCIAS deberá programar bajo su dirección un "Seminario nacional de
información científica agrícola" que se llevará a cabo de ser ello posible en la sede del núcleo
coordinador B A C en Tibaitatá y considerando los siguientes puntos para el temario tentativo.
• EXPERIENCIAS A NIVELES NACIONALES O UNIVERSALES EN LA ORGANIZACIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN AGRÍCOLA
.
NECESIDADES DEL DOCENTE UNIVERSITARIO Y DE POST-GRADO EN EL C A M PO AGROPECUARIO
.
LOS PROFESIONALES Y SUS NECESIDADES DE INFORMACIÓN
• NECESIDADES DE LOS INVESTIGADORES. NIVELES Y DESCRIPCIÓN DE PERFILES DE INVESTIGACIÓN
.
.
NECESIDAD DE ADIESTRAMIENTO DE LOS USUARIOS
REDES CONTINENTALES Y MUNDIALES DE INFORMACIÓN CIENTÍFICA EN G E NERAL Y AGROPECUARIA EN PARTICULAR.
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•
CONOCIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
.
DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN COLOMBIA
. ETC.
Deberán ser invitados a participar y presentar trabajos destacadas figuras dentro de la:
DOCENCIA
INVESTIGACIÓN AGRÍCOLA Y CIENTÍFICA EN GENERAL
PROFESIONALES
TÉCNICO DEL SECTOR Y LA INFORMACIÓN AGRÍCOLA
FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES DEL CAMPO AGROPECUARIO
DIRECTIVOS DE LA BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA
RESPONSABLES DE SERVICIOS DE DOCUMENTACIÓN AGRÍCOLA A NIVELES
NACIONALES E INTERNACIONALES
BIBLIOTECARIOS
USUARIOS EN GENERAL
Este Seminario deberá contar, además de COLCIENCIAS, con el auspicio del:
.
INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO (ICA)
.
UNESCO
.
CONSEJO DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES COLOMBIANAS
.
MINISTERIO DE AGRICULTURA
.
INSTITUTO INTERAMERICANO DE CIENCIAS AGRÍCOLAS DE LA OEA (IICA)
.
CENTRO INTERNACIONAL DE AGRICULTURA TROPICAL (CIAT)
. FAO
. ETC.
Deberían ser partícipes del mismo; además:
INCORA
INDERENA
IDEMA
Fed. Nac. de Cafeteros de Colombia
Banco Cafetero
Banco Ganadero
CAR
Almacenes generales de Inagro
Caja Agraria
CEIMA
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El Seminario debería llevarse a cabo lo m á s rápido posible a fin de poder evaluar a través
de él las necesidades de los participantes, la que servirá de base para la organización o replanteamiento de lo proyectado dentro del marco del S N I C A .
(ver propuesta de C O L C I E N C I A S anexo N ° 5)
1.1.6.
A d e m á s , se debería encarar que en una de las recomendaciones del Seminario se proponga
un acuerdo interinstitucional que permita a través del orden gubernamental (decreto u otro
instrumento de fuerza legal) la institucionalización del S N I C A , c o m o ha sucedido con el decreto N ° 702 del 20 de abril de 1974 en el cual se establece el Sub-Sistema Nacional de Información de la Salud, (ver anexo N ° 8).
Contando con esa valiosa herramienta de trabajo (que garantizaría el buen funcionamiento
del Sistema) el I C A podría -con toda seguridad- establecer convenios suficientemente valiosos y de beneficios recíprocos entre instituciones oficiales y privadas que tengan intereses
afines en el c a m p o agropecuario.
1.1.7.
Q u e C O L C I E N C I A S inicie, de la forma más inmediata posible, algunos servicios del program a del S N I C A a través de la B A C . Se sugiere seleccionar aquellos en los que no sea necesario efectuar por el m o m e n t o gastos adicionales pero que sí darán resultados positivos a los
usuarios y, por ende, confianza en éstos, demostrando al m i s m o tiempo a los superiores las
ventajas y beneficios futuros que brindará la red.
Los servicios que podrían ser prioritarios serían:
.
SERVICIO DE HOJAS DE CONTENIDO
.
BIBLIOGRAFÍAS ANALÍTICAS CORTAS
• PRÉSTAMO Y CORREO INTERBIBLIOTECARIO
1.2.
1.2.1.
.
SERVICIOS REPROGRAFICOS
.
ADIESTRAMIENTO DE USUARIOS Y PERSONAL
APOYO O RESPONSABILIDADES DEL GOBIERNO COLOMBIANO
Se recomienda la aprobación en forma oficial de la creación y funcionamiento del S N I C A .
Las bases están ampliamente documentadas entre los años 1971 al 74. E n todos los casos
la responsabilidad para actuar c o m o Núcleo Central Coordinador le fue asignada a la B A C ,
en estrecha colaboración con C O L C I E N C I A S c o m o responsable del SNI (ver 10 - 1 1 - 1 2 y
13 de la bibliografía y párrafo 1.1.6.)
1.2.2.
E n el m i s m o deberán darse las reglamentaciones que regulen la forma de operación del sistema, su estructura y obligaciones a que deberán ajustarse los productos de información agrícola del país.
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1.2.3.
El estudio por parte del I C A de la jerarquización de la B A C -dándole el carácter de principal responsable del S N I C A - , con el fin de depender y tener contacto directo, en lo posible, con la autoridad superior en el área de investigación o planeamiento del ICA, quienes tendrán a su vez c o m o subordinados a los principales usuarios del sistema (anexo 17).
1.2.4.
El I C A deberá estudiar la asignación de los fondos anuales necesarios para el buen funcionamiento del núcleo principal coordinador del S N I C A , la B A C , con el fin de evitar interrupciones en las colecciones, suspensión de servicios, escasez de personal, etc.
C o n respecto al personal, deberá tomarse m u y en cuenta que, c o m o consecuencia del buen
funcionamiento de los servicios, éstos aumentarán y, por lo tanto, la dotación de personal
deberá ser reforzada.
Así el I C A dará a la B A C la responsabilidad y el valor que corresponden, redundando a posteriori en beneficio de las labores de investigación que encara el gobierno nacional en el sector de las ciencias agrarias.
1.2.5.
Q u e el I C A proporcione el espacio físico o nuevos locales de acuerdo a las necesidades de
funcionamiento que necesitará la' red nacional, considerando que las existentes, además de
ser extremadamente escasas, carecen de funcionalidad, con problemas gravísimos -especialmente en el tráfico de usuarios- lo que hace inseguro el control de los valiosos materiales bibliográficos y documentales que están bajo su custodia. Así también se producen molestias
a los profesionales, ya que éstos -en su gran mayoría- permanecen en lugares comunes de estudio con personal que trabaja simultáneamente con equipos de dactilografía, (ver anexo 15
y Bibliografía 6).
1.2.6.
Q u e bajo el auspicio de C O L C I E N C I A S y el apoyo del ICA la B A C inicie (para beneficio de
los usuarios) los siguientes servicios, que se describen también en el punto 1.1.7.:
• SERVICIOS DE HOJAS DE CONTENIDO
.
BIBLIOGRAFÍAS ANALÍTICAS CORTAS
• PRÉSTAMO Y CORREO INTERBIBLIOTECARIO
1.2.7.
.
SERVICIOS REPROGRAFICOS
.
ADIESTRAMIENTO DE USUARIOS Y PERSONAL
Q u e la B A C diagrame u n folleto explicativo que demuestre a sus usuarios cuáles serán los servicios del S N I C A ¿Qué es, qué hace y qué ofrece el S N I C A ? Se darán allí explicaciones y requisitos mínimos para la utilización de sus caudales documentales, solicitando además que los
usuarios den su opinión o sugerencias que amplíen o mejoren las realizaciones del S N I C A .
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2. A MANERA DE INTRODUCCIÓN
2.1.
Del estudio llevado a cabo y de las visitas efectuadas se puede decir que es m u c h o el tiempo
en que el tema de creación del S N I C A viene analizándose, pero igualmente debemos reconocer que es en el área de las ciencias agropecuarias donde más aportes se han volcado. Prueba
de ello son los documentos elaborados y analizados (véanse anexos y bibliografías). La capacidad de funcionamiento y prestigio de la B A C fueron analizados con bastante anterioridad
a la creación del Sistema Nacional de Información (S.N.I.). C o n todo, y a pesar del tiempo
transcurrido, son m u y pocos los servicios o realizaciones efectuadas. N o entraremos aquí en
detalle de cuáles fueron sus causas, aunque suponemos que ellas son consecuencia de problemas de tipo económico.
N o p o d e m o s pensar que exista u n Sub-Sistema c o m o el S N I C A sino nace o parte de la premisa fundamental de "dar servicios".
Los documentos revisados a la fecha dan poca o ninguna importancia a este ítem, lo que podría entorpecer o eliminar la participación de Colombia en programas internacionales o regionales tales c o m o A G R I S y A G R I N T E R , coordinados respectivamente por F A O e IICA.
El consultor reconoce el esfuerzo realizado hasta el presente por personal responsable de la
B A C , pero es indudable que deben ampliarse o distribuirse las responsabilidades en el conjunto
total de instituciones participantes del S N I C A .
2.2.
Si bien se notó en m u c h o s casos la alta capacidad del personal, en otros en cambio fue dado
observar la falta de entrenamiento o capacitación para desempeñarse con técnicas m á s o m e nos actualizadas o modernas -no digamos automatizadas- con relación a la organización bibliotecaria.
E n varios de los centros visitados se detectó u n alto nivel profesional de sus integrantes. E n otros, en cambio, se notó falta de capacitación por cuyo motivo será necesario estimularlos
con becas o participación en cursos de adiestramiento. Podrá decirse entonces que estos -según el interés demostrado- serán elementos sumamente valiosos y activos dentro del S N I C A .
Deberá crearse una atmósfera de incentivación y de responsabilidad dentro del personal que
prestará servicios dentro del S N I C A para que éste resulte u n servicio que prestigie n o sólo a
las entidades agrícolas que lo c o m p o n e n sino, además, a Colombia.
2.3.
Consideramos fundamental que antes de "pedir" habría que "dar". Por ello es que se hace
necesario proponer, de inmediato, cuáles deberán ser las prioridades fundamentales para que
el servicio comience a funcionar.
El potencial económico de ciertas instituciones no-gubernamentales a las cuales se puede invitar a participar del S N I C A con aportes c o m o los llevados a cabo en abril de 1970 con la
firma del Convenio de instalación de la B A C , podrían servir de base para la vitalización y
puesta en marcha de la red. (ver anexo N ° 11).
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Las entrevistas realizadas con altos ejecutivos responsables del sector de la investigación,
planeamientos y comunicaciones agropecuarias a nivel gubernamental (ICA) demostraron
el alto espíritu de colaboración que desean dar al S N I C A por intermedio de su B A C . Reconforta además, el haber comprobado el alto grado de conocimiento de las necesidades
actuales de información para su personal científico y técnico. Todos son concientes de los
beneficios que reportará una red c o m o la propuesta.
Las dudas expresadas, así c o m o las observadas por quien esto escribe referidas, en términos
generales, a los problemas de los cambios constantes de funcionarios y a los escasos recursos
de que se disponen para el mantenimiento de servicios c o m o el S N I C A .
Debería, por lo tanto, tomarse m u y en cuenta esta observación y tratar por todos los medios
de crear las condiciones mínimas de garantía y seguridad de utilización de los fondos que se
obtengan, tanto del gobierno nacional c o m o de los participantes del S N I C A . Sin este requisito la red no podría cumplir con los objetivos que le han sido asignados y además no dispondrá de los elementos necesarios para otorgar un buen servicio.
C O L C I E N C I A S , por intermedio del S.N.I., debe considerar aportes de ayuda exterior para
el S N I C A ya que éste es parte del Sistema Nacional de Información.
A d e m á s de gestionar ayuda extranjera, deberá apoyar directamente los servicios del S N I C A
con sus fondos regulares (ver 1.1.7. y I.2.6.).
El estudio de los antecedentes del S N I C A , el conocimiento que tenía el suscripto por haber
participado en programas de colaboración, información y documentación agropecuarias en
el continente, hacen posible aseverar que es m u c h o el tiempo transcurrido desde que se inició
esta idea y relativamente poco lo que se ha alcanzado a concretar, por razones ajenas a los
funcionarios responsables (ver 1.1.2., 1.1.4. y 1.1.5.).
A pesar de ello, muchas de las sugerencias propuestas en el pasado tienen aún vigencia y tal/ ;
vez lo mejor que se puede hacer es proponer la revisión de los antiguos postulados; analizar
todo desde diferentes puntos de vistas y poder dar ya servicios directos a los usuarios (2.1.).
Debido a lo breve de la misión que se m e encomendara, más los problemas de tipo laboral
que se presentaron en este período en la institución coordinadora, n o fue posible hacer u n
diagnóstico más acabado de los elementos existentes y necesarios en la Biblioteca del I C A
en Tibaitatá a fin de organizar servicios básicos. D e las conversaciones y entrevistas sostenidas con los responsables de éstos, se desprende que en ellos existen un germen, pero que será necesario pensar en una capacitación adecuada que les permita ser más eficientes en su
desempeño dentro del S N I C A (ver 1.1.2. y 1.1.4.).
14
3. PLAN DE TRABAJO Y DIAGNOSTICO DE LA EVALUACIÓN
3.1.
Efectuar un estudio de los documentos existentes y de la situación de los servicios de documentación e información Agrícolas en Colombia.
3.2.
Estudiar la factibilidad de puesta en marcha del plan del S N I C A .
3.3.
Efectuar las observaciones necesarias que permitan eliminar o agregar servicios o funciones
al plan inicial de creación del S N I C A , tomando en cuenta el período transcurrido desde su
proposición (ver anexo 10 y Bibliografía 10).
3.4.
Realizar sugerencias al proyecto, considerando las formas de apoyo que debieran brindársele para vigorizar al S N I C A , ya sea a nivel nacional c o m o internacional.
3.5.
Se detectaron, al hacer las evaluaciones en los institutos, desniveles considerables. Desde la
existencia de u n centro altamente capacitado en personal, lugar físico y colecciones (que
cumplen eficazmente con las 3 premisas de u n verdadero centro de documentación: R E U N I R , O R D E N A R Y D I F U N D I R la información de su interés) a otros donde, no precisamente por falta de entusiasmo de sus componentes, se carece de las más elementales herramientas para el trabajo bibliográfico y documental.
Se comprobó en algunos institutos de enseñanza superior la carencia total de labores de investigación dentro de sus planes de trabajo.
Existen otros que, si bien cuentan con colecciones respetables, sus servicios n o son difundidos por escasez de personal. Las colecciones se encuentran agrupadas con otras disciplinas,
lo que dificulta su utilización.
3.6.
Se observó la necesidad de crear en forma permanente, a niveles de post-grado, cursos breves -incluyendo entrenamiento en servicio- (búsquedas bibliográficas especializadas) para
profesionales en el c a m p o de las ciencias agropecuarias, con el fin de que éstos, una vez adiestrados, puedan satisfacer sus propias necesidades bibliográficas y documentales.
3.6.1.
Al respecto sería interesante proponer que el I C A -por intermedio de su Dirección de
Planeamiento - División Educación-, estudie la posibilidad de incorporar en forma permanente y en todos los cursos del Programa de estudios para Graduados U N - I C A , "Cursos sobre manejo de la bibliografía y documentación agropecuarias" con una duración
. n o menor a 10 horas de dictado m á s sus correspondientes trabajos prácticos, los que se
llevarían a cabo en la propia biblioteca coordinadora o en otra que, por su especialidad,
se preste mejor para esta tarea.
El dictado de esos cursos deberá ser encomendado a profesionales bibliotecarios o documentalistas con amplios antecedentes y capacidad para que sean verdaderamente útiles
al futuro graduado (ver bibliografía 8).
15
3.6.2.
La existencia en Colombia, para los próximos dos años, del Proyecto C O L / 7 3 / 0 1 2 de
apoyo a la infraestructura del Sistema Nacional de Información deberá utilizarse plenamente en lo que respecta a la contratación de consultores con experiencia en estos
dictados, para que colaboren durante el primer período en que se dicten, estando a su
cargo la fijación de metodologías, preparación de programas, medios audiovisuales, m a terial para el trabajo, etc.
3.6.3.
Crear en el graduado la conciencia que en base a esta capacitación podrá tener fácil acceso a todos los niveles de la información y documentación agropecuarias, su buen uso
y, por ende, su actualización y perfeccionamiento.
3.7.
Se estudiaron los recursos existentes en la B A C c o m o núcleo principal del Sistema, con el
fin de evaluar su capacidad y aconsejar una distribución o reubicación en sectores donde
puedan desarrollar m á s y mejores actividades.
3.8.
Si bien se p u d o comprobar en parte falta de conocimiento de los beneficios que podrá dar
el S N I C A a nivel de usuario, debería pensarse en forma prioritaria, y así lo deseo destacar,
que se inicie una campaña de esclarecimiento y concientización con el fin de poder dar una
imagen real de lo que significará la implantación o iniciación de u n sistema c o m o el aquí
descripto. Sistema que creemos estará en pleno desarrollo al cabo de varios y difíciles años
pero que, una vez puesto en funcionamiento y detectadas sus ventajas, serán muchas las satisfacciones que reportará.
Esto lo podrán apreciar, sin lugar a dudas, los propios usuarios y también los responsables
de las tomas de decisiones a nivel gubernamental.
3.9.
Aparte de las ventajas de contar con u n Sistema de Información en esta materia, es importante recalcar que sin él se producirá u n serio retardo en el desarrollo del sector agropecuario, reconocido c o m o uno de los m á s importantes en el avance de la tecnología del país.
3.10.
Se apreció -salvo casos m u y especiales- la falta casi total de intercambio documental con el
extranjero. La investigación agrícola nacional produce sólo u n pequeño porcentaje de trabajos -comparados con la producción mundial- y necesita pues contar con la casi totalidad
de los trabajos científicos en ese nivel.
Sabemos de los problemas económicos, tan comunes en nuestros países latinoamericanos,
pero pensando en términos de reciprocidad, esto puede ser solucionado en parte.
3.10.1.
D e b e verse la posibilidad de estudiar y establecer convenios de reciprocidad con centros
de documentación del país, continente o universales para la obtención de documentos o
información bibliográfica especializada, evitando con ello problemas económicos o de otra índole.
Alguno de los servicios que brinda C O L C I E N C I A S en estos m o m e n t o s puede ser u n ejemplo de ello (Ver anexos 13 y 14).
16
3.11.
Es de destacar que, debido a la geografía de Colombia, sus centros de investigación están
apartados de los centros importantes de información agrícola. Las tareas tendientes a solucionar las necesidades de los usuarios del Sistema, debieran planificarse en base a sistemas de comunicación rápidos y seguros.
3.12.
Para poder solucionar parte de este problema, habría que considerar m u y especialmente
el aporte que pudieran brindar empresas gubernamentales o privadas que posibiliten la utilización de ciertos servicios de comunicación rápidos con los que cuentan en sus organizaciones (télex, empresas aéreas, etc.).
3.13.
Debe garantizarse al usuario el acceso a la información y documentación agrícolas mundiales a fin de mantener su calidad profesional y conseguir así su total confianza y apoyo.
3.14.
Se estudió la factibilidad existente para que la B A C , al ser depositaría de toda la bibliografía agrícola colombiana, esté en condiciones de mantener la "Bibliografía Colombiana en
Ciencias Agropecuarias". Así también, considerando los beneficios futuros, para que ésta
forme parte de los insumos de entrada al Sistema Interamericano de Información en las
Ciencias Agropecuarias - A G R I N T E R cuyo grupo coordinador es el IICA - CIDIA y del "
"Sistema Internacional de Información en Ciencias Agropecuarias A G R I S " cuyo núcleo
responsable es la F A O en R o m a (ver anexo N ° 6 y bibliografía 9) para poder atender los
pedidos de los usuarios del S N I C A sin erogaciones significativas o adicionales.
3.15.
Es necesario crear dentro de la B A C los departamentos, secciones o mecanismos que hagan
posible -con cierta independencia- el prestar servicios no sólo a los integrantes del ICA sino
también a todos los componentes del S N I C A Los aspectos de funcionamiento interno deberían estar comprendidos en el estudio de grupos preliminares que elaborarán el ^Manual
de Procedimientos" que se usará dentro del Sistema.
3.16.
Todas las propuestas y evaluaciones aquí expresadas deberían tomarse por etapas, considerando que la instalación y puesta en marcha del S N I C A no podrá ser total. Por ello, es conveniente estudiar la puesta en funcionamiento de alguna de ellas que, sin necesidad de cambios estructurales o de refuerzos presupuestarios, ya puedan brindarse.
3.17.
Las apreciaciones aquí vertidas por el suscripto se recogieron a través de visitas y entrevistas
conforme al plan de actividades elaborado por C O L C I E N C I A S en consulta y a través del Experto Principal del Programa C O L / 7 3 / 0 1 2 Dra. Betty Johnson de Vodanovic (ver anexo N °
15 y bibliografía 2)
17
4.-
4.1.
VENTAJAS PARA COLOMBIA EN LA CONFORMACIÓN DE UN SUB-SISTEMA NACIONAL
DE INFORMACIÓN EN CIENCIAS AGROPECUARIAS
El consultor ha quedado verdaderamente impresionado por el alto espíritu de comprensión
acerca del problema de creación y puesta en marcha del S N I C A . Así también del deseo de
vincularse al resto de instituciones u organismos nacionales e internacionales que actúan dentro de este perfil de las ciencias agropecuarias expresado por los altos funcionarios del ICA
(Anexo N ° 17).
Se da gran apoyo a las investigaciones, existen controles de las investigaciones en marcha dentro del organismo central coordinador de ellas ICA. Sin embargo, debo confesar que el nivel
que se le ha dado o se le pretende dar a la B A C n o es el más adecuado.
4.2.
Los altos directivos en el sector agropecuario del I C A deberían estudiar la situación existente
para dar amplio apoyo a todas las labores de investigación agropecuaria, incluyendo la jerarquía que corresponde cuando se trate de evaluar y seleccionar fondos para la B A C c o m o N ú cleo coordinador del S N I C A .
L o contrario sería desarrollar investigaciones sin tener conocimiento previo de trabajos similares sobre el m i s m o perfil a nivel mundial y, por supuesto, la baja calidad de los trabajos a
encarar en vías de desarrollo.
N o puede concebirse u n organismo de investigación que se considere de alto nivel, si su organización carece de apoyo y jerarquización a las labores bibliográficas y documentales de su
Biblioteca o centro de documentación.
4.3.
Por ello el gobierno de estas instituciones deberá facilitar a sus profesionales el acceso a la
información agrícola general, para apoyar así la política y prioridades de gobierno en sus
necesidades de desarrollo y aumento de la producción, con los servicios nacionales existentes o recurriendo a los internacionales.
4.4.
Mantener en forma permanente la calidad de sus servicios documentales e informativos y estimular su utilización.
C o m o consecuencia, aumento de la producción y calidad de sus investigaciones.
4.5.
Si consideramos que la producción bibliográfica agrícola mundial es de una gran magnitud
y son tan rápidos los cambios que se producen en las técnicas agropecuarias, el no estar al
día desactualizará y disminuirá en forma notable la calidad del profesional, invistiendo presupuestos que n o darán ningún tipo de beneficio al país.
18
5.5.1.
DE LA ORGANIZACIÓN DE LA BAC
La creación de la B A C existe desde abril de 1970 por convenio suscripto por el Sr. Ministro de Agricultura en representación del más alto estamento gubernamental del sector agrícola y entidades gubernamentales y no gubernamentales que así lo decidieron (ver anexo
N O 11).
5.2.
Al realizarse la creación de la B A C se pensó que ésta sería, en parte, la s u m a del aporte de
las 13 instituciones firmantes, y que se comprometían a dar apoyo y respaldar los objetivos allí trazados. Sin embargo, es evidente que la sola existencia de un documento c o m o el
citado n o avala la realización de las funciones y finalidades detalladas en el documento, razones por otra parte ajenas al personal que se desempeñaba y desempeña en dicha biblioteca.
5.3.
Es así c o m o la B A C es actualmente n o la s u m a de instituciones que formarían su infraestructura, sino simplemente la Biblioteca institucional del I C A en Tibaitatá con las misiones y funciones normales y necesarias para atender las necesidades de toda institución de su género.
N a d a m á s lejos del ánimo de esta consultoría que revisar antiguos conceptos. Creemos m á s
bien favorable la idea de dar el n o m b r e de B A C a la Biblioteca Central del I C A en Tibaitatá
asumiendo a la vez las funciones de núcleo central coordinador del S N I C A .
5.4.
Por dicho motivo, el poder recomendar o sugerir la iniciación o reactivación de algunas de
sus actividades es parte de la misión que se m e ha encomendado.
5.5.
Entiendo que el S N I C A - c o m o bien está definido en los documentos existentes- es una parte integral y activa, o por lo m e n o s así debiera serlo, del Sistema Nacional de Información
SNI. Por ello, teniendo una unidad principal y coordinadora, -la B A C - , debe ser ésta la responsable de aunar voluntades que proporcionen el marco ideal para realizaciones que serán
de beneficios comunes.
Por esto es que hablamos de cooperación, n o sólo pensando en los niveles de gobierno sino
lo que es m á s importante aún, con aquellas del sector privado o internacional, sin pensar
que éstas se prestan por disposiciones rígidas de gobierno, sino por entender que es o será
una obra c o m ú n e igualitaria que reportará grandes ventajas a todos los componentes de la
familia agropecuaria.
5.6.
Los recursos individuales deberán ser sumados y puestos al servicio de todos los que, de una
u otra forma, necesitan nutrirse de la potencialidad bibliográfica y documental agrícola en
general. Consideramos recursos individuales a los potenciales h u m a n o s , de organización, informativos, documentales, etc. con los cuales podrá desempeñarse el S N I C A .
19
Por ello es que el S N I C A deberá proporcionar:
— Servicios generales
Préstamo y correo interbibliotecario
— Servicios técnicos
• Adquisiciones cooperativas
•
Normalización de los procesos técnicos
• Centralización de la información para el Catálogo Colectivo de Publicaciones
Periódicas Nacionales
• Canje
— Servicios de información
• Bibliografías analíticas especializadas - Servicio de Preguntas y Respuestas
• Bibliografía colombiana en ciencias agropecuarias
• Directivos e Instituciones de Investigación Agropecuaria
•
Recursos h u m a n o s en Institutos de Investigación Agropecuaria
•
Directorios de Instituciones de Enseñanza Superior Agropecuaria donde se realicen tareas de investigación.
•
Investigaciones agropecuarias nacionales en progreso
• Servicios reprográficos
• Hojas de contenido
— Servicios de apoyo
•
Adiestramiento en servicio de bibliotecarios que participarán en el S N I C A .
• Cursos a nivel de post-grado sobre Manejo de fuentes Bibliográficas y Documentales.
Cualquier otro servicio que se considere necesario, una vez que se establezcan los mínim o s aquí señalados.
20
6. CONFORMACIÓN DEL SUB-SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN EN CIENCIAS
AGROPECUARIAS
6.1.
Según los trabajos elaborados, la estructura del S N I C A deberá ser flexible, e n el sentido
de que cada c o m p o n e n t e realice sus propios programas, siempre y c u a n d o suministre la
información de las actividades que realiza al Centro Coordinador, con el objeto de permitir la integración d e sus c o m p o n e n t e s . L a estructura que se adopte debe ser de acuerd o con los fines y funciones que persigue el Sistema Nacional de Información S N I (ver
bibliografía 2 y 3).
El S N I C A trata de ser una red coordinadora, que permita el desarrollo d e programas individuales a las bibliotecas y servicios de documentación c u a n d o ello sea necesario, pero
designando u n Centro coordinador d e m a n e r a tal que las líneas d e integración lleven siempre a la unidad central.
L a estructura del S N I C A estará conformada por: (ver bibliografía 3 )
— A s a m b l e a General de todos los participantes
— El Centro Coordinador (Secretario Permanente del Consejo Consultivo)
— Consejo Consultivo (integrado por siete miembros)
3 delegados del sector universitario
1 delegado por el ICA( Secretaria permanente)
1 delegado por el IICA-CIRA
1 delegado por C O L C I E N C I A S
1 delegado de la Caja Agraria
El presidente del Consejo Consultivo pertenecerá a cualquiera de las instituciones que conform a n el S N I C A .
6.2.
El S N I C A estará c o n f o r m a d o inicialmente por las instituciones representadas d e la Primera
R e u n i ó n Nacional d e Bibliotecas y Servicios de D o c u m e n t a c i ó n Agropecuarios.
6.3.
Las funciones del Consejo Consultivo serán:
a)
Actuar c o m o grupo consultivo encargado d e asesorar al S N I C A e n todo lo relacionado
a su propio desarrollo y planeamiento dentro del m a r c o del S N I .
b)
Estudiar y recomendar las políticas relacionadas con los servicios que debe aportar al
S N I y los que deben ofrecerse a los c o m p o n e n t e s del Sub-Sistema.
c)
Buscar y proponer formas de financiamiento para los programas del S N I C A (ver a n e x o
NO 18).
21
6.4.
Funciones del Centro Coordinador
a)
Servir de eslabón coordinador para la transferencia de la información agropecuaria,
poniendo en contacto a personas y organizaciones que tienen necesidad de información agropecuaria con las fuentes que poseen la información deseada.
b)
Proveer toda la información agropecuaria que requiera el S N I
c)
Informar al S N I sobre las actividades que se cumplen en las bibliotecas y servicios de
documentación agropecuaria.
ch)
Establecer una red cooperativa entre las bibliotecas universitarias de entidades oficiales, de la empresa privada (Agro-industriales y comerciales) y otras organizaciones que
tengan interés en programas del agro en Colombia.
d)
Almacenar toda la información que se produce en el S N I C A , y preparar registros que
permitan su rápida localización.
e)
Elaborar formas que permitan agilizar los servicios de información
Funciones de los componentes del S N I C A
a)
Enviar información producida al Centro Coordinador
b)
Elaborar y participar en programas cooperativos, tales c o m o :
- Repertorios bibliográficos
- Préstamo interbibliotecario
- Servicios reprográficos
- Normalización de procesos
- Guías que faciliten el acceso a la información
(ver bibliografía 2).
6.5.
C o n todo ello se sugiere que al realizarse el "Seminario Nacional de Información en Ciencias
Agropecuarias" bajo la organización de C O L C I E N C I A S se analicen y actualicen estas propuestas aunque considero que esto n o es específico de m i consultoría.
6.6.
Sería deseable que los núcleos integrantes del S N I C A tomen, c o m o deber primordial, el asegurar la actualización de sus colecciones -sobre todo las de publicaciones periódicas- para poder
estar así seguros de ofrecer el buen servicio que el sistema requerirá.
6.7.
Cada uno de los componentes del SNICA deberá preocuparse por poseer personal destacado
que esté en condiciones de producir bibliografías especializadas breves extraídas de sus propias colecciones y contar con equipos básicos que puedan satisfacer las necesidades propias
derivadas de estas consultorías.
22
6.8.
El I C A deberá estudiar la forma m á s viable para que, dentro de la B A C sea creado un sistem a de "Cuenta Especial Biblioteca" con el fin de dar servicios arancelados y permitir que
se efectúen las recaudaciones respectivas de acuerdo a las leyes contables vigentes en Colombia.
Las sumas provenientes de estos servicios, que serán productos de la B A C para atender el
S N I C A (ej. producción de bibliografías especializadas breves, fotocopias, microfilms, traducciones, publicaciones, etc.) servirán c o m o infraestructura para asegurar y dar permanente servicio al S N I C A .
6.9.
Este punto deberá ser reglamentado, pues si bien consideramos que los servicios que presta
o debe prestar una institución c o m o el ICA por intermedio de la B A C deberían ser "sin
cargo" este sistema traerá aparejado la deformación del m i s m o y la falta de seriedad y responsabilidad en las cantidades a solicitar.
A nivel universal, y por propia experiencia, podría asegurar que cuando un servicio es suministrado, gratuitamente éste no es apreciado en su real dimensión y, lo que es peor aún, se
recibe tal número de pedidos que el servicio se desvirtúa y va camino del fracaso.
23
7. ACTIVIDADES DEL NÚCLEO CENTRAL COORDINADOR - BAC
7.1.
Colaborar en el registro de todas las investigaciones en curso que dentro del sector agropecuario se lleven a cabo, tanto a nivel oficial c o m o privado dentro de Colombia. Serán exceptuadas aquellas consideradas reservadas o de interés para la defensa nacional. Consideramos
que este programa ya se realiza en C O L C I E N C I A S en convenios con instituciones responsables de diversos sectores.
7.2.
Mantener al día u n Directorio de Instituciones de Investigación Agrícola del país y de la Zona Andina, lo m á s completa posible, a fin de conocer sus actividades y considerar la colaboración recíproca que podría derivarse de ella. Debería consultarse a la Representación oficial
del IICA en Lima - Perú, para comprobar la existencia de este directorio a nivel andino.
7.3.
Mantener u n registro permanente de los recursos h u m a n o s existentes en estas instituciones,
incluyendo perfiles de investigación de sus integrantes. Si bien el levantamiento deberá ser
simple, será necesario registrar además del nombre, su grado académico o de post-grado,
Cargo que desempeña, especialidad y perfiles de investigación en que está abocado.
7.4.
Mantener relaciones permanentes y n o esporádicas -se entiende para los fines de esta relación,
el esfuerzo que deberá realizar la institución para ofrecer y solicitar servicios importantes al
desarrollo del S N I C A - con Centros extranjeros especializados e instituciones de educación superior agropecuaria nacionales y extranjeras a fin de establecer lazos de intercambio y cooperación, especialmente si en ello se llevan a cabo tareas de investigación.
Se hace necesario también, -siempre que ello fuera factible- llevar u n registro de los recursos
h u m a n o s exteriores dentro del sector agropecuario que será de s u m o valor a las labores de información del sistema. Este puede llevarse en colaboración con otras instituciones c o m o F A O ,
IICA u otras instituciones latinoamericanas.
7.5.
El núcleo central coordinador será la sede -salvo resolución en contrario- del Consejo Consultivo de S N I C A (ver 6.1. y 6.3.).
7.6.
Llevar a cabo actividades de adiestramiento en coordinación con C O L C I E N C I A S a dos niveles:
— para personal destacado dentro de las unidades del S N I C A
— para profesionales usuarios del sistema
C o n ello se logrará u n mejor aprovechamiento de los recursos h u m a n o s y documentales que
conform aran el S N I C A (ver 5.7.).
Se detectaron núcleos importantes que conformarán el sistema y otros que deberían tomarse
en cuenta para su futura incorporación, haciéndose necesario que de las recomendaciones
del "Seminario Nacional de Información en Ciencias Agropecuarias" (ver R e s u m e n y 1.1.5.).
surja el grupo de trabajo que produzca los reglamentos de funcionamiento imprescindibles
para que el S N I C A cumpla adecuadamente con sus misiones y responsabilidades.
24
Por todo lo aquí estudiado se S U G I E R E :
a)
Q u e la B A C , de acuerdo a los antecedentes existentes desde 1 9 7 0 (ver anexo 18) sea
designada oficialmente Núcleo Coordinador del S N I C A , con las funciones que en otra parte de este informe se le asignan (ver 6.4.).
b)
Deberá organizar sus servicios y los del S N I C A con el fin de integrarse y ser partícipe
activo ante los sistemas A G R I N T E R y por ende ante el Sistema Internacional de Información en las Ciencias Agropecuarias A G R I S .
Los insumos elaborados por estos dos sistemas serán, a n o dudarlo, aportes s u m a m e n te valiosos para el S N I C A y todos los usuarios que recurrirán a sus servicios.
Será el Núcleo Coordinador y por lo tanto responsable de difundir información a sus
núcleos o usuarios.
c)
La B A C deberá abocarse a la tarea de poseer el "Catálogo de publicaciones periódicas
científicas y técnicas" en poder de bibliotecas científicas y técnicas de Colombia, por
ser éste u n elemento indispensable dentro de los objetivos del S N I C A (ver Proyecto
C O L / 7 3 / 0 1 2 en lo referente a colaboración con I C F E S ) .
ch)
Tratará además -al margen de éste- de obtener otros Catálogos Colectivos de publicaciones periódicas de países del continente con los cuales se pueda contar para la utilización de sus caudales bibliográficos, dentro de convenios recíprocos de información
o reprográficos.
25
8. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LA BAC COMO NÚCLEO CENTRAL COORDINADOR
8.1.
Proveer la información agropecuaria necesaria o que se le solicite al S N I C A , ya sea en forma
directa a sus núcleos integrantes, usuarios o las que requiera el Sistema Nacional de Información SNI.
8.2.
Constitución y mantenimiento de grupos de trabajo necesarios para el estudio y adopción de
pautas, procedimientos, formas, etc. de las actividades que deberán desarrollar los componentes del Sistema.
Tratar en lo posible que los trabajos de grupo den c o m o resultado un Manual de funcionamiento y procedimientos del S N I C A con el fin de que sirva c o m o modelo a todos los integrantes
de éste y dentro del SNI.
8.3.
8.4.
Asesorar los programas de los miembros participantes del S N I C A .
Presentar y desarrollar planes para el funcionamiento efectivo del sistema, a los miembros del
Consejo Consultivo y entidades que lo conforman - C O L C I E N C I A S - ICA - IICA - I C F E S y
CAJA AGRARIA 8.5.
Se responsabilizará del mantenimiento de sus propias colecciones y las de sus componentes,
llevando registros centralizados, a fin de detectar posibles claros, bajas o altas de éstas.
8.6.
Responsabilizarse en brindar servicios de información y documentación de acuerdo al punto
8.1., aprovechando al m á x i m o las ventajas que reportan los servicios de préstamo y correo
interbibliotecario, reprográficos, bibliografías especializadas, comunicaciones, etc.
8.7.
Adiestramiento en servicio y cursos a usuarios de la información agrícola en coordinación con
C O L C I E N C I A S (ver 7.6.).
8.8.
Asumir la responsabilidad de las ediciones, de materiales bibliográficos o herramientas que produzca el S N I C A .
8.9.
Realizar evaluaciones periódicas sobre la marcha del Sub-Sistema tratando de sugerir las modificaciones o mejoras dentro de sus servicios.
8.10.
Representar al S N I C A en todas las actividades relacionadas con éste, tanto a niveles nacionales
c o m o internacionales.
8.11.
Mantener la Secretaría Ejecutiva Permanente del Consejo Consultivo del S N I C A .
8.12.
Presentar informes periódicos sobre la marcha de los programas del S N I C A , dando estadísticas
y recomendaciones surgidas.
26
Hasta aquí las tareas y funciones propias de la B A C a ser desarrolladas por sí misma. Otras
consideradas necesarias para el buen servicio deberán ser estudiadas cuidadosamente junto
con otras instituciones nacionales, ya sea para integrarlas a su propio plan de trabajo o en
colaboración, dentro del país, para u n mejor servicio en el S N I C A .
9. C U A L E S S E R Á N L O S S E R V I C I O S D E L S N I C A
Al dar las pautas de lo que debe ser el S N I C A (párrafo 6) se pone énfasis en el aprovechamiento
total de los recursos humanos y documentales que permita alcanzar fines y beneficios comunes
para todos sus usuarios.
Todo lo aquí analizado y presentado, no pretende ser una directiva, sino mejor una serie de sugerencias que puedan motivar a los ejecutivos o responsables de su puesta en marcha, para su estudio
y aclaraciones ya que en su aplicación deberán tomarse m u y en cuenta la conformación de sus investigadores usuarios y especialmente sus métodos de trabajo e idiosincracia dentro del país o región.
9.1.
SERVICIOS
E n primer término se presenta una descripción de servicios que podríamos considerar elementos prioritarios y fundamentales para poner en funcionamiento el S N I C A y sin cuyas obtenciones difícilmente podrán cumplirse los objetivos propuestos al Sistema.
9.1.1.
C A T A L O G O C O L E C T I V O . Considerando que ya está en su etapa final el "Catálogo
Colectivo de publicaciones periódicas científicas y técnicas de Colombia" (ver Proyecto C O L / 7 3 / 0 1 2 ) , responsabilidad asumida por I C F E S , es necesario apoyar en u n
todo su terminación y obtención ya que sin esa valiosa herramienta de trabajo las labores de localización de los materiales solicitados al S N I C A serán extremadamente
dificultosas.
Son incalculables los beneficios que reportará esta herramienta cuando vea la luz, reflejada en la economía de divisas c o m o consecuencia de la eliminación de colecciones
duplicadas, suspensión de nuevas suscripciones, etc.
9.1.2.
H O J A S D E C O N T E N I D O . La difusión de "hojas de contenido" de publicaciones periódicas localizadas en unidades componentes del S N I C A reportará grandes beneficios.
La difusión de las hojas de contenido deberá producirse regularmente y dentro de períodos de tiempo fijo, para dar a este servicio seriedad y aceptación por parte de los usuarios.
Para que el servicio sea completo es necesario que las unidades receptoras de estas hojas cuenten con los formularios especiales existentes para tal fin en el SNI y en C O L C I E N C I A S (ver anexo N ° 14).
C o n ellos, los usuarios podrán solicitar fotocopias de los artículos localizados al núcleo
coordinador o a la unidad que reciba la colección de referencia.
Si bien este servicio será en un principio distribuido de institución a institución, deberá considerarse la posibilidad futura de poder contar con los perfiles de investigación
que se desarrollan en cada sector, a fin de proceder a enviar hojas sólo de aquellas publicaciones periódicas que contienen materiales bibliográficos relacionados con el perfil.
28
9.1.3.
A D Q U I S I C I O N E S . El proceso de adquisiciones es bastante engorroso si consideramos
especialmente al relacionado con las publicaciones periódicas. Falta de presupuestos
en los m o m e n t o s de las renovaciones, problemas burocráticos, de cambio de moneda,
de giros, etc. Son los principales motivos de la falta de actualización de las colecciones
en la mayoría de las instituciones de investigación agrícola, no sólo en Colombia sino
en toda Latinoamérica. C o n el fin de solucionar en parte este tipo de problema y conocer c ó m o debería encararse, es aconsejable que se planee un cursillo especial de corta
duración aprovechando la experiencia observada en uno de los núcleos que componen
el sistema: el Centro Internacional de Agricultura Tropical (CIAT) en Palmira.
Sería m u y viable que este instituto tome la responsabilidad de su organización, que, a
no dudar, no sólo logrará una normalización de procedimiento sino que además dará
mayor seguridad y economía a la institución.
Se recomendaría efectuar las consultas a los m á s altos niveles contables del ICA a fin
de contemplar la posibilidad de destinar fondos que posibiliten la suscripción de sus
publicaciones periódicas por períodos de 2 o 3 años. El abaratamiento y reducción de
trámites administrativos y contables es obvio.
9.1.4.
C A T Á L O G O S D E L I B R O S . Los catálogos de libros, que en casi todos los documentos
donde se habla del S N I C A figura c o m o una actividad prioritaria, deberán ser estudiados
m u y profundamente.
El suscripto desea dejar bien claro que, gracias a la experiencia acumulada al respecto,
tratándose de obras pertenecientes al c a m p o de las ciencias aplicadas -en este caso las agronómicas- son de un volumen tal y pierden actualidad tan rápidamente que podría decirse, sin lugar a dudas, que cuando u n libro ve la luz, ya casi se encuentra obsoleto.
Quedan exceptuados aquí, por supuesto, los relacionados con materias taxonómicas, sociales o de otro tipo.
El gran porcentaje de los trabajos científicos agropecuarios son editados en publicaciones periódicas por las ventajas de su periodicidad y regularidad y rapidez en su aparición.
Por ello es que deseo efectuar la observación respectiva y lo dejo para el estudio de los
responsables del Sistema.
9.1.5.
P R É S T A M O I N T E R B I B L I O T E C A R I O . Las ventajas de contar con un buen servicio de
préstamo y correo interbibliotecario son obvias.
N o se puede concebir un sistema de información y documentación que se base en los recursos documentales de una sola institución. El sistema - c o m o se dice en otra parte de
este informe- debe ser la suma de los recursos bibliográficos de los componentes del S N I C A .
29
Si bien debe utilizarse con muchas reservas y ofrecer al prestatario todas las garantías
necesarias para el cuidado de sus colecciones, ello ha sido estudiado m u y detenidamente por C O L C I E N C I A S y el grupo de trabajo de la Asociación de Bibliotecarios Colombianos A S C O L B I , que elaboró lo que considero es una valiosa herramienta de trabajo,
el "Reglamento Colombiano de Préstamo ínter bibliotecario" (anexo N ° 16).
A d e m á s existen en el m i s m o no sólo las reglamentaciones a que deberán ajustarse las
instituciones sino también los formularios que se utilizarán.
ENVIÓ DE MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS SOLICITADOS A LOS NÚCLEOS.
Se sugiere que, con respecto a los pedidos que surgirán de los usuarios -en su mayoría
fotocopias- y que deberán remitirse a puntos distantes del territorio nacional, C O L C I E N C I A S c o m o responsable del SNI establezca contactos con directivos de las e m presas aéreas colombianas a fin de expresarles los objetivos del Sistema y la necesidad
de que los técnicos agrícolas colombianos puedan tener los materiales bibliográficos
y documentales a su alcance por un medio rápido y económico. Justificar los beneficios que ello reportará al país, reflejado en u n mayor aumento de producción y por
ende u n mejor standard de vida, etc.
Solicitar, por lo tanto, poder transportar sin cargo sobres conteniendo fotocopias o
documentos con la aclaración correspondiente "Para uso exclusivo de investigación -sin fines comerciales" c o m o ejemplo y que estos sean llamados "sin cargo" y depositados en la terminal respectiva de la compañía aérea que prestará este valioso servicio
al país.
La institución solicitante se compromete al retiro de dichos materiales, una vez recibida la comunicación por parte del núcleo productor de la misma.
Existen antecedentes al respecto dentro de nuestro continente que han hecho factible
esta incalculable colaboración.
P R O C E D I M I E N T O S TÉCNICOS - SU N O R M A L I Z A C I Ó N
En el punto 1.1.4. se recomienda que COLCIENCIAS coordine las tareas de formación
de grupos de trabajo que se aboquen al estudio y preparación de un "Régimen de Trabajo" que pueda ser utilizado por todos los componentes del SNICA.
A modo de sugerencia y por si pudiera servir como contribución, se da un bosquejo de
los puntos que habría que estudiar y desarrollar.
1.
Misiones y funciones
1.1.
Dirección
1.2.
Departamento de Procesos Técnicos
1.2.1.
Catalogación y Clasificación
1.2.2.
Hemeroteca y Canje
1.2.3.
Aseisoramiento Bibliográfico y Bibliografías especializadas.
30
1.2.4.
Bibliografía Colombiana Agropecuaria
1.2.5.
Préstamo y correo interbibliotecario
1.3.
Departamento de Servicios Públicos
1.3.1.
Sala de lectura y referencia
1.3.2.
Préstamo general
1.4.
Departamento de Reprografía
1.5.
Departamento de Impresiones y publicaciones
1.6.
Departamento biblioteconómico
1.6.1.
Adquisiciones
1.6.2.
Secretaría y Administración
Organización funcional
Régimen de trabajo (forma de los procedimientos a realizarse)
3.1.
Inventario
3.2.
Catalogación
3.3.
Clasificación
3.4.
Referencia y préstamo
3.5.
Préstamos y correo interbibliotecario
3.5.1.
Reglamentos
3.6.
Selección bibliográfica
3.7.
Asesoramiento bibliográfico
3.8.
Publicaciones periódicas
3.9.
Laboratorio de reprografía
Reglamento - form a de efectuar los pedidos - Aranceles
3.10.
Sección Impresiones y Publicaciones
Reglamento
3.11.
"Cuenta Especial Biblioteca" (siempre que se pueda crear)
3.12.
Bibliografías especializadas y bibliografía nacional colombiana
3.13.
Bibliografía colombiana Agropecuaria
Convenios (que deberán diagramarse para los servicios que serán necesarios).
Formularios a usar en las distintas secciones de este Régimen de Trabajo.
31
9.2.
TRADUCCIONES
El S N I C A deberá considerar que un gran porcentaje de la bibliografía agropecuaria solicitada
no existe en el país.
La mayoría de estas carencias se debe a que éstas aparecen en publicaciones periódicas cuyos
idiomas -no comunes- no están al alcance del investigador c o m ú n . Por ello es que no son solicitadas por sus posibles usuarios ni tampoco son consideradas por las instituciones, a pesar de
que muchas de ellas están editadas en idiomas no comunes y, de acuerdo a normas internacionales sugeridas por U N E S C O , incluyen un resumen en otro idioma diferente al original, generalmente inglés.
Al respecto se recomienda que el S N I C A utilice los servicios que para este propósito deberán
organizar I C F E S y C O L C I E N C I A S partiendo de un registro de traductores especializados por
áreas del conocimiento confeccionado por el primero.
Existen antecedentes en algunos países de nuestro continente, donde este servicio ha sido organizado con sus consiguientes beneficios.
Deberán mantenerse vinculaciones con otros centros similares con el fin de poder intercambiar
sus productos y que puedan resultar de interés, c o m o así también proceder al envío a la
U N E S C O de las traducciones realizadas en Colombia para su publicación en el I N D E X
TRANSLATION.
32
10. COMUNICACIONES
E n lo que se refiere a los métodos o sistemas más accesibles y rápidos para atender las necesidades de los usuarios del S N I C A , debe pensarse en seleccionar sistemas que además de ser
económicos ofrezcan seguridad.
N o debemos descartar aquí, -pues son los que están en estos momentos m á s al alcance de los
núcleos que conforman el sistema- al teléfono, correspondencia, mensajería, etc.
A título aclaratorio debo dejar aquí expresa constancia que he podido comprobar que el núcleo coordinador del S N I C A no posee en estos momentos ningún aparato telefónico dentro
de la B A C para atender las mínimas necesidades del servicio.
Debe pensarse en poder utilizar el sistema télex para beneficio de aquellos que desarrollan sus
labores en lugares apartados dentro del país, y que son mayoría.
Si bien en estos momentos el Sistema no podría permitirse el lujo de costear la instalación
para uso propio de u n equipo de télex, no debe descartarse por ello su obtención a través de
otros medios.
Existen instituciones gubernamentales y privadas que cuentan para sus propias necesidades con
equipos de este tipo y que pensando en u n bien c o m ú n , podrían ser facilitados -por convenios
especiales- en los que intervenga en ello C O L C I E N C I A S , para poder recibir mensajes y emitir
respuestas en caso de necesidad dentro del S N I C A .
C o m o ejemplo podría destacar el que el suscripto posee en Argentina, elaborado por convenio
entre la Facultad de Agronomía de la Universidad de Buenos Aires y la Bolsa de Cereales de
Buenos Aires (ver anexo N ° 7).
33
11.
11.1
PERSONAL
D e las visitas efectuadas y entrevistas, se pudo deducir que en el c a m p o de la información
y documentación agropecuaria en Colombia, el personal existente, en términos generales,
está bien capacitado para desempeñarse dentro del S N I C A .
Se pudieron detectar algunos desniveles en este sentido dentro de los núcleos que lo conformarían, sugiriendo por ello que las instituciones participantes, especialmente ICA y
C O L C I E N C I A S estudien en el lapso de duración del proyecto C O L / 7 3 / 0 1 2 de aquí a 1976,
la organización de cursos o adiestramiento en servicio y misiones de corto tiempo de duración.
11.2.
Considero m u y positivo el sistema de "adiestramiento en servicio". El personal seleccionado
por C O L C I E N C I A S o ICA podría ser recibido en alguno de las bibliotecas o centros de información y documentación agrícola de Latinoamérica, de reconocido prestigio.
Por supuesto que estos desniveles no perjudicarán la puesta en marcha del S N I C A e iniciación
de sus servicios, pero debe tenerse en cuenta lo indicado en los puntos anteriores.
11.3.
Debe reforzarse el personal, sobre todo dentro del Núcleo coordinador (ver 1.2.4.) considerando el volumen que tomará el S N I C A una vez que sus usuarios comprueben sus bondades y beneficios.
11.4.
Si consideramos que existen, la función de dirección del SNI en Colciencias, la de Dirección
de la B A C , y la coordinadora ejecutiva del S N I C A , estimo que no es necesario nuevo personal
en estos niveles.
11.5.
Los expertos extranjeros que participan de este programa podrán ser consultados por correspondencia o efectuar visitas periódicas a fin de evaluar las acciones desarrolladas y proponer
nuevas pautas al S N I C A y realizar cursos breves de adiestramiento.
11.6.
C o n relación al servicio de "Bibliografías especializadas cortas" se hace necesario contar con
personal profesional de corto tiempo (aproximadamente de dos (2) horas diarias, Ings. Agróns.
Drs. en Medicina Veterinaria, etc.) dentro del núcleo coordinador o eventualmente en alguno
de los núcleos importantes del Sistema. Este personal seleccionado deberá estar capacitado en
el "uso y manejo de las fuentes bibliográficas universales" y poseer conocimiento de los servicios de información y documentación agropecuaria existentes a nivel nacional e internacional.
Sus recursos humanos dentro de la investigación c o m o el detectar sus correspondientes perfiles de trabajo, ayudarán enormemente en sus labores profesionales.
34
12.
ADIESTRAMIENTO
Para que la red funcione adecuadamente se hace necesario acelerar un plan de capacitación
o adiestramiento a cargo de C O L C I E N C I A S e ICA y donde deberían tomarse las siguientes
ideas:
• Usuarios de la información agrícola a niveles de investigadores y técnicos especializados.
• Cursos a nivel de post-grado para participantes de los cursos regulares de post-grado de la U N - ICA, sobre uso y manejo de la bibliografía y documentación agrícola, dando amplio conocimiento, además, de las técnicas bibliotecológicas que permitan a posteriori organizar sus propias colecciones.
Dentro de estos cursos se sugiere el complemento de dictar curso sobre "Redacción técnica" a fin de que estos puedan conocer en profundidad las nociones fundamentales para preparación de sus propios trabajos.
• Cursos de adiestramiento en servicio para bibliotecarios o auxiliares, con el fin de
crear un nivel común acorde con el desarrollo que deberá tener el S N I C A .
• Cursos de corta duración a nivel nacional para permitir que los profesionales bibliotecarios se actualicen acerca de las más modernas técnicas de:
— Organización de servicios:
Hemeroteca
Canje
Servicios bibliográficos y documentales
Catalogación y Clasificación
Referencia
Préstamos
Reprografía
Estadística bibliotecaria.
— Organización de unidades de información para usuarios.
— Organización de servicios de suministro de bibliografía nacional
agrícola para incorporar a los sistemas internacionales de información.
— Organización de sistemas biblioteconómicos (Contables y administrativos).
35
13. EQUIPOS Y MATERIALES
13.1
Los equipos que deberán adquirirse para el S N I C A , lo serán de tal manera que puedan
comenzar a dar servicio en forma inmediata. Se tratará por todos los medios que, una
vez resuelto el problema del material que será adquirido para dar servicios, se seleccione al personal que estará a cargo de ellos y las firmas adjudicatarias brinden entrenamiento en servicio con sus propios equipos.
13.2
Antes de decidir la compra de equipos de reproducción deberán analizarse detenidamente sus ventajas e inconvenientes. Garantizar servicios de mantenimiento serios y
rápidos, c o m o así lo relacionado a materiales de consumo y repuestos.
13.3
Deberá calcularse -dentro del programa de ayuda de dos años- (ver 1.1.1.) que se solicita dentro del Proyecto C O L / 7 3 / 0 1 2 parte de los fondos necesarios para la adquisición de materiales que permitan la utilización de estos equipos y la prestación de los
servicios programados.
13.4
Se considera c o m o una buena medida de responsabilidad por ambas partes -Proyecto
C O L / 7 3 / 0 1 2 e ICA- que los gastos sean asumidos por partes iguales.
13.5.
Pudo comprobarse solamente en un núcleo del sistema la existencia de un departamento reprográfíco de excelente calidad y con toda la línea necesaria para dar servicio rápido y permanente a sus usuarios.
E n cambio pudo comprobarse en el Núcleo coordinador la carencia total de equipos reprográficos necesarios para la puesta en marcha del S N I C A .
Por ello es que se sugiere la adquisición de los siguientes equipos, salvo que de un inventario que se lleve a cabo dentro del ICA puedan detectarse elementos similares que puedan ser utilizados dentro de cualquiera de las unidades del S N I C A .
La B A C necesitaría contar, por ser Núcleo coordinador, con lo siguiente:
1 Equipo de fotocopiado directo sobre cualquier tipo de papel (no emulsionado) que reúna las siguientes condiciones:
•
Copiado en papel c o m ú n
• Para utilizar dentro de las normas de corriente eléctrica existentes en
Colombia.
• Preferentemente adquisición del equipo. N o arrendamiento.
• Garantía de la firma ganadora por un m í n i m o de 1.000.000 (un millón)
de copias, en donde deberá incluirse en la cotización cambio de los repuestos necesarios para esta producción
• N o se incluirá el material para su uso (papel, polvos dispersantes, limpiadores, etc.).
36
1 Equipo de toma de microfilm para reproducciones de hasta 50 x 60.
3 Máquinas de escribir a base de monoelementos tipo I B M 72 para tareas
propias de los servicios técnicos de la B A C .
37
14.
14.1
FINANCIACIÓN
Se estimó que el Proyecto C O L / 7 3 / 0 1 2 asistirá durante dos años la puesta en marcha
del S N I C A a través de entrenamiento o capacitación de personal o consultores de corto tiempo.
14.2
Los expertos extranjeros vendrán solamente por misiones breves, especialmente para
análisis del desarrollo del sistema, para cursos de adiestramiento, c o m o así también
para la puesta en marcha de servicios específicos (ver 11.5). Esto puede estar a cargo
del Proyecto C O L / 7 3 / 0 1 2 y de los convenios existentes con el IICA.
14.3
Lasfluctuacionesactuales con respecto a cotizaciones en moneda colombiana hacen
m u y difícil poder hacer una estimación aproximada principalmente en el rubro "equipos y materiales" pero el suscripto considera que la suma de 30.000 dólares podría
cubrir dicho equipamiento.
14.4
Deberá considerarse la conveniencia de que el I C A asigne dentro de su presupuesto
anual la cifra aproximada de 20.000 dólares para el mantenimiento de sus colecciones
básicas dentro de la B A C (colección de publicaciones periódicas, textos, etc.).
14.5
N o se hacen otras estimaciones, c o m o son alquileres, gastos postales, etc., por entender
que el I C A c o m o grupo coordinador del S N I C A y las unidades que conformarán éste
se harán responsables de asumir tales erogaciones.
38
15.
ANEXOS
1.-
Informe de avances del Sub-Sistema Nacional de Información en Ciencias Agropecuarias.
2.-
Sub-Sistema Nacional de Información en Ciencias Agropecuarias - SNICA. Informe presentado a la
V o Mesa Redonda del A G R I N T E R , Turrialba, Costa Rica. 1974.
3.-
Plan para la estructuración y fortalecimiento del Sub-Sistema Nacional de Información en Ciencias
Agropecuarias (Propuesta preliminar - Bogotá - Enero 1974).
4.-
Documento para el proyecto "Análisis y evaluación del Sub-Sistema Nacional de Información en Ciencias Agropecuarias y Solicitud de apoyo para la coordinación del SNICA". Bogotá, marzo 1974.
5.-
"Seminario Nacional de Información Científica Agrícola" "Información para él desarrollo agropecuario"
6.-
"Seminario sobre metodología del A G R I N T E R - Memorando"
7.-
Convenio Facultad de Agronomía - Universidad de Buenos Aires - Bolsa de Cereales de Buenos Aires
sobre uso de operación de un servicio de información agrícola por telex (012 - 1423 SIAG)
8.-
Copia Decreto N ° 702 - Sub-Sistema Nacional de Información de la Salud.
9.-
Fotografía del plano de la planta física de la Biblioteca Agropecuaria Colombiana, tal c o m o se encuen-
10.-
Colombia. Instituto colombiano agropecuario. Biblioteca Agropecuaria de Colombia. Sub-Sistema Na-
tra actualmente.
cional en Ciencias Agrícolas. Bogotá, 1972.
11.-
Convenio suscripto por el Ministerio de Agricultura de Colombia y 13 instituciones para la instalación
12.-
Acuerdo entre el Instituto Interamericano de Ciencias Agrícolas de la O E A (IICA); el Instituto Colom-
de la Biblioteca Colombiana Agropecuaria - B A C . 1970.
biano Agropecuario (ICA); y el Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas (COLCIENCIAS) para reforzar las acciones de la B A C (a la fecha sin firmar).
13.-
Colombia. Colciencias. División documentación. Servicio de preguntas y respuestas.
14.-
Colombia. Colciencias. División documentación. Servicio de reprografía.
15.-
Programa tentativo de actividades del consultor de corto plazo Sr. Angel Fernández (Proyecto C O L / 7 3 /
16.-
Colombia. Colciencias. Sistema nacional de información. Reglamento colombiano de préstamo inter-
/012) sobre Información en Ciencias Agropecuarias. Marzo 1975.
bibliotecario. Elaborado con la colaboración de la Asociación Colombiana de Bibliotecarios - A S C O L B I
Bogotá 1974.
+
17.-
M e m o sobre entrevista a Personal Directivo del ICA.
18.-
Consejo Consultivo del S N I C A - Reunión 19 - Enero - 1973.
No se publican en este informe los anexos arriba mencionados de los cualos se
pueden obtener copias mediante solicitud a la División de Documentación de
COLCIENCIAS, Ap. aereo 29828, Bogotá, D.E. Colombia.
39
16.
BIBLIOGRAFÍA
1. G A L E A N O , H E C T O R . - Las comunicaciones del sector agropecuario. (Propuesta para
su organización).
2. C O L O M B I A . Ministerio de Educación Nacional. Departamento Nacional. Plan nacional
de asistencia técnica. Sector Educación. Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo. U N E S C O . Desarrollo científico y tecnológico. Información y documentación.
COL/73/012/A/01/13.
3. C O L C I E N C I A S - ICA - Estructura, convenio y plan de trabajos para el Sistema Nacional
de Información en Ciencias Agropecuarias (Presentado a la Reunión Nacional de Bibliotecas y Servicios de Documentación Agropecuaria, Bogotá, 21-22, julio - 1972).
4. Colombia. C O L C I E N C I A S . Sistema Nacional de documentación e información científica
y técnica (Serie: Información institucional, N ° 4) Bogotá Cs.f J
5. C A R A V E L L I , Angelina; M A L U G A N I , María Dolores y G A L E A N O , Héctor M . Creación
de un sistema nacional de bibliotecas y documentación agraria para Colombia. Inform e final. Bogotá, Instituto Colombiano Agropecuario, 1970.
6. Colombia. Instituto colombiano agropecuario. Edificio para la biblioteca agraria nacional
de Colombia. B A N C . CBogotá, s.f J .
7. Colombia. C O L C I E N C I A S . Estudio del sistema científico y tecnológico de Colombia. U nidad de estudio del sistema científico y tecnológico de Colombia. Bogotá, 1974. 2 v.
Contiene: v.l; Investigación en 110 entidades colombianas. Proyectos en ejecución;
v.2, Descripción de 110 entidades.
8. Colombia. Instituto colombiano agropecuario. Dirección de planeamiento. División de
educación. El plan de estudios para graduados U N - I C A en febrero de 1975. Bogotá, 1975.
9. Instituto Interamericano de Ciencias Agrícolas de la O E A . Centro interamericano de documentación e información agrícola. IICA - CIDIA A G R I N T E R . Bases para su establecimiento. Turrialba - Costa Rica, 1973.
,10