Oficio 220-088375 Del 27 de Septiembre de 2012

Oficio 220-088375 Del 27 de Septiembre de 2012
Ref.:
Radicación 2012- 01- 226448
Destrucción de los documentos y soportes contables a la luz de la Ley 962/05. (Se transcribe
oficio).
Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula las siguientes consultas.
“ 1. Cuál es el procedimiento establecido para destruir los documentos y soportes contables que se han
conservado por el periodo determinado por la ley 962 de 2005, artículo 28, es decir, por más de diez años.
2. Cuáles son las normas vigentes que regulan la destrucción de documentos y soportes contables que se
hayan conservado por más de diez años” .
Sobre el particular, teniendo en cuenta que el tema en consulta ha sido objeto de múltiples
pronunciamientos, los que de manera permanente pueden ser consultados en la página de Internet de la
Entidad, a continuación transcribo apartes del Oficio 220- 069768 de 6 de diciembre de 2005, oportunidad
en la que se analizó la Ley 527 de 1.999 o ley de comercio electrónico y la Ley 962 de 2005, sobre
racionalización de trámites y procedimientos administrativos, frente a las disposiciones que sobre la
conservación de libros y papeles del comerciante se encontraba prevista en el Código de Comercio y en el
Decreto 2649 de 1993, que reglamenta la contabilidad en Colombia.
En esa oportunidad la Entidad expresó lo siguiente:
“ (… .)
Consecuente con lo expuesto y frente a la manera de documentar la información contable, es pertinente
formular unas breves conclusiones acerca de la evolución normativa sobre la materia.
(… .)
- En el año 1.999, se expidió la citada ley 527, cuyo artículo 12 estableció, que cuando la ley requiera que
ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho,
siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
“ 1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado,
enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información
generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del
mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el
envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que
garantice su reproducción exacta” . (Resaltado fuera del texto)
En ese sentido la norma citada determina las condiciones que deben cumplir los documentos, registros, o
informaciones que de acuerdo con la ley deban ser conservados, los cuales han de ser, igualmente,
cumplidos para efectos de conservar los libros y papeles del comerciante que se lleven en cualquier medio
electrónico. Por ende es claro que los libros y papeles del comerciante pueden ser conservados a través
de medios electrónicos, siempre y cuando se observen a cabalidad las condiciones establecidas en el
artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
- Con la ley 962 del año en curso (2005) y por virtud de lo dispuesto en su artículo 28, fue derogado el
artículo 60 del código citado y con éste el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, en la medida en que se
modificó el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable,
reduciendo éste de veinte a diez años, con la posibilidad de utilizar para el efecto a elección del comerciante
su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción.
Efectuadas las consideraciones anteriores, procede dar respuesta a las inquietudes por Usted planteadas,
así:
1.
Se pregunta… . si con base en la Ley 962 de 2.005 “ debe entenderse que a partir de la vigencia
de dicha ley ya no se requiere legalmente tener registrados los libros de contabilidad ante la Cámara de
Comercio y si a partir de la nueva disposición es licito que el comerciante destruya directamente toda la
información en papel incluidos los libros oficiales.
Sobre el particular hay que tener en cuenta lo expresado en relación con los medios previstos en la ley
para documentar la información contable, de donde claramente se desprende como lo precisó este
Despacho en el oficio antes citado, que la legislación mercantil exige adelantar la contabilidad en libros
físicos donde la misma se consigna de manera manual o impresa y es en relación con este medio que
desde sus orígenes se ha consagrado la necesidad del registro, por la seguridad que proporciona… ..; de
ahí que el código de comercio expresamente dispone en su artículo 28 Numeral 7 que los libros de
contabilidad deben inscribirse en el registro mercantil, al igual que los demás libros de comercio a los que
explícitamente se refiere la ley. (Téngase en cuenta que el referido numeral se encuentra modificado por
el artículo 175 del Dec- Ley 0019 de 2012).
Esta disposición como tal no fue materia de modificación o reforma en la citada ley 962, ni expresa ni
implícitamente, y mucho menos fue objeto de derogación, pues en concepto de este Despacho, ninguna
de sus disposiciones se refieren a ella de manera directa, ni ninguna de ellas resultan contrarias a lo allí
regulado. Si bien como ya se vio, el artículo 28 de la mencionada ley alude a requisitos o condiciones
aplicables a los libros y papeles del comerciante, ellos están referidos exclusivamente a cuando los mismos
se conserven en medios técnicos, magnéticos o electrónicos, requisitos o condiciones que hacen relación
a la necesidad de que tales medios garanticen su reproducción exacta, amén de que del contexto de la
señalada norma, resulta claro que su objeto regulatorio lo constituye esencialmente el término en que
deben conservarse tales libros, lo cual era materia de una disposición distinta del código de comercio,
como lo es el ya citado artículo 60.
En conclusión, es dable responder que la ley 962 en manera alguna comportó la supresión del requisito
relacionado con el registro de los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio. De la misma se
derivan otras consecuencias como bien explica el Concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005 proferido
por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuya apreciación comparte este Despacho.
“ … a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el
artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados
por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o
comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o
en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de
tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de
1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del
comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través
del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos
documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el
medio electrónico en el que se hubieren reproducido.” (Subraya fuera del texto)
2.
La inquietud… . si es posible que con fundamento en la ley 962 pueda despojarse desde ya de
toda información superior a diez años, indistintamente del medio o forma en que se encuentre.
En este aspecto debe reiterarse que con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la ya varias
veces nombrada Ley 962, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que
imponía la necesidad de conservar permanentemente los libros y papeles del comerciante, aun cuando
con la posibilidad de que después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que
garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que
contemplaba la norma. En tal virtud, la obligación legal de conservar los libros y papeles se redujo a los
diez años, de tal manera que a partir de la entrada en vigencia de la referida ley ya no es preciso mantener
la información contable, por más de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento
o comprobante, de tal forma que sería lícito la destrucción de aquellos libros, que contengan información
más allá de los indicados diez años.
(… .)
5.
Por último… . si la utilización “ de medios magnéticos para conservar los libros y papeles del
comerciante está avalada desde la ley 527 de 1.999, o debe entenderse que esta regulación aplica desde
la vigencia de la Ley 962 de 2.005” .
Sobre este tema y como ya fue explicado en las consideraciones formuladas antes, la posibilidad de utilizar
medios técnicos adecuados para la conservación de los libros y papeles del comerciante, en estricto sentido
existe desde la entrada en vigencia del código de comercio actual y no desde las leyes citadas.
Lo que a juicio de este Despacho se ha dado con la expedición de la ley 962 citada, además de la
reducción del término de conservación de los libros y papeles del comerciante, se repite, es la
supresión de los procedimientos establecidos para la reproducción y destrucción de libros y
papeles del comerciante, que debían adelantarse con la intervención de un funcionario de la
cámara de comercio respectiva, apreciación que es también coincidente con la expresada por la
Superintendencia de Industria en el concepto aludido, en el que ese Organismo señaló:
“ Así las cosas, por virtud de lo señalado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y papeles
del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años, contados
a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a
elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción exacta.
En consecuencia, los comerciantes no tendrán que contar con un funcionario de la cámara de
comercio de su domicilio para realizar la reproducción en medio técnico, magnético o
electrónico de sus libros y papeles y los jefes de registro mercantil no están obligados a
certificar la exactitud de las reproducciones que se realicen.” (Destacados nuestros).
De la argumentación expuesta se concluye, en orden a las inquietudes planteadas, que la norma vigente
en materia de destrucción de documentos y soportes contables es la contenida en el artículo 28 de la Ley
962 Cit., al paso que la misma deroga el procedimiento que preveía el artículo 60 del Código de Comercio
y el artículo 134 del Decreto 2649 también citado, respecto de la presencia de un funcionario de la Cámara
de Comercio en la diligencia para la destrucción de los libros y papeles del comerciante y la certifica ción
sobre la exactitud del procedimiento utilizado para su reproducción.
Sumado a lo expuesto, resultan pertinentes algunas consideraciones expresadas por la Corte
Constitucional, sentencia C- 832 de 11 de octubre de 2006, M. P. Dr. Jaime Córdoba Treviño, que al
examinar la demanda por violación al principio de unidad de materia, entre otros, contra el texto del
artículo 28 de la Ley 962 de 2005, declaró su exequibilidad expresando lo siguiente:
“ (… .)
18. Con el fin de racionalizar los trámites para el ejercicio de actividades privadas, el artículo 28
estudiado unifica y disminuye el término de conservación de los libros y papeles del
comerciante. En efecto, al unificar y reducir el plazo de conservación de los papeles y documentos a 10
años, se simplifican y disminuyen los requisitos propios del ejercicio de esta actividad. Ciertamente, como
lo señalan las distintas intervenciones, esta norma “ reduce, limita o simplifica” la obligación de quienes
deben llevar estos documentos y el derecho de la administración a exigir su exhibición. Al respecto debe
anotarse que uno de los efectos de la norma estudiada es que la administración o los particulares
que como las cámaras de comercio cumplen funciones públicas frente a los comerciantes, pierden la
facultad de exigir la exhibición de tales documentos una vez vencido el nuevo plazo establecido.
En segundo lugar, la posibilidad que se confiere al comerciante o a quien ejerza actividades
comerciales de conservar, a su elección, en cualquier medio, -papel o en otro medio técnico,
magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta-, los papeles o documentos en
que se soporte la práctica comercial, también cumple el objetivo de “ racionalizar” las exigencias de
la administración frente a las actividades comerciales. En este sentido, la norma mencionada flexibiliza y
facilita el cumplimiento de una obligación de los particulares, exigible por la administración o por las
cámaras de comercio.
En esta medida, parece claro que la disposición aclara, flexibiliza y disminuye requisitos y
procedimientos que debían adelantar los comerciantes o quienes ejercieran las funciones de
comercio. Con ello, la materia regulada en la norma que se estudia resulta tener una conexidad teleológica
con la materia de la Ley 962 de 2005, pues vencido el plazo mencionado los comerciantes podrán
destruir los documentos de que trata la norma sin que tengan que cumplir requisito alguno y
sin que la administración pueda exigirles tales documentos.
(… .)” . (Destacados fuera del texto original).
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos
son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet
de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y
Contables publicados por la Entidad.