Bogotá D - Superintendencia de Sociedades

220-21631 del 2 de mayo de 2002
Ref. Reserva Documental-Estados Financieros
Aviso recibo de sus comunicaciones radicadas bajo Nos. 2002-01-043652 y 2002-01-045199 del 16 y 17 de abril
del presente año, mediante las cuales solicita que se le confirme si es cierta su apreciación, según la cual "toda la
información financiera y contable, incluidos los estados financieros, sus notas y el dictamen respectivo, que recibe la
Superintendencia de Sociedades de las empresas sometidas a su inspección y vigilancia, de las sucursales de
sociedades extranjeras, y de otras sociedades que la envían en cumplimiento del derecho de inspección y control, es
confidencial, y en consecuencia, solo puede ser divulgada por orden judicial o de autoridad competente"; solicitud
que apoya en una serie de razones, que se han tenido en cuenta para atender su petición.
Para justificar su apreciación aduce entre otros, que los artículos 15 de la C.P. y 61 del C. de Cio, hablan sobre
reserva de los documentos y papeles del comerciante, sin efectuar distinción alguna y por eso no le sería dado a
esta Entidad distinguir entre cuales tienen reserva y cuales no, para concluir categóricamente que no puede la
Superintendencia permitir a terceros el acceso a la información financiera que obre en su poder. Adicionalmente
manifiesta que el artículo 41 de la Ley 222 de 1995 autoriza a las Cámaras de Comercio, a expedir copia de los
estados financieros de propósito general, sus notas y el dictamen que depositen las sociedades de su domicilio, pero
no autoriza para tal efecto a esta Superintendencia; no obstante lo cual en algunas publicaciones sobre empresas
colombianas, se establece como fuente a esta Entidad, lo que a su juicio comporta falta a la reserva documental
Para comenzar, debe hacerse énfasis que contrario a su apreciación, los estados financieros que reposan en esta
superintendencia no están sujetos a reserva, excepción hecha de sus correspondientes anexos, como
reiteradamente lo ha sostenido la entidad en los diversos pronunciamientos que dan cuenta de los estudios
efectuados sobre el tema, dentro de los cuales merece particular mención el emitido mediante Oficio 220-58369 del
4 de noviembre de 1997, que en sus escritos se cita, aunque haciendo de su contenido una ligera interpretación.
Si bien basta una lectura detenida del concepto citado para entender los argumentos de orden legal que sustentan
el criterio de este Despacho, resulta oportuno para los fines de su inquietud realizar algunas precisiones.
-Es perfectamente claro para el Despacho que el artículo 15 de la Constitución Política reconoce a todas las
personas (naturales y jurídicas) el derecho a su intimidad y de la reserva sobre libros y papeles privados y advierte
que solamente para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse "la presentación de
libros de contabilidad y demás documentos privados" en los términos que señala la ley. A su vez, se tiene que los
artículos 61 y siguientes del Código de Comercio, al contemplar la reserva de los libros y papeles del comerciante,
advierten que no pueden examinarse por personas diferentes de sus propietarios o por personas autorizadas para
ello, con lo cual debe entenderse que el objeto de esta previsión más que los libros en si mismos, es la información
que en ellos reposa, es decir los datos.
-En ejercicio de las facultades expresamente otorgadas por el ordenamiento constitucional y legal, esta Entidad
puede penetrar el velo corporativo de las personas jurídicas y acceder a información, aún reservada, lo que le
permite entre otros obtener datos privados de las sociedades que son objeto de su inspección, vigilancia y/o control,
información que no por eso se convierte en pública y sobre la que lógicamente debe mantener reserva.
-Por su parte es claro también que el artículo 12 de la Ley 57 de 1985, establece que cualquier persona puede
acudir a las oficinas públicas, entendiendo por éstas las señaladas en el artículo 14 de la citada Ley, para consultar
y a su vez solicitar que se le expidan copias de los documentos que reposan en ellas siempre que no tengan
carácter reservado; como reiterada jurisprudencia lo ha señalado, el derecho que tiene cualquier persona de
solicitar a las entidades documentos, no es solo respecto de los emanados por ella, sino que va aparejado
igualmente el derecho de acceder a los que sean allegados por sus administrados, cual es el caso de los estados
financieros de las empresas del sector real.
-Igual propósito consulta el precepto contenido en el artículo 74 de la Constitución Política, según el cual "Todas las
personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley".
Consecuente con lo anterior es apenas obvio, que a esta entidad en ejercicio de sus funciones, le asiste no sólo la
facultad, sino el deber de conciliar y velar tanto por la garantía del derecho a la información establecido en favor de
los particulares, como por el manejo de los documentos amparados por la reserva que la Constitución y las leyes les
reconoce excepcionalmente a los documentos del comerciante, lo que explica que deba rigurosamente discriminar la
información de que es depositaria, como directa responsable que es de la misma, máxime si se tiene en cuenta que
para negarse a entregar copia de los documentos que le sean solicitados, tiene que motivar su decisión e invocar las
normas en que se base su negativa.
-En lo que concierne específicamente a los estados financieros, ha sido y en esta oportunidad ratifica esta entidad
su criterio, en el sentido de que no cabe predicar en forma exacta que los mismos estén amparados por una reserva
de orden legal ni menos constitucional, que impida que puedan ser conocidos por los particulares, o que le impida a
la Superintendencia suministrar información de carácter general con base en ellos, en razón a las consideraciones
que, entre otros, están ampliamente expuestas en el oficio al que hizo antes alusión.
Frente a su opinión cabe aclarar que el argumento de la entidad para sustentar su criterio, no se reduce solo al
hecho de que los artículos 34 y 41 de la Ley 222 de 1995 hayan establecido para todas las sociedades la obligación
de difundir y dar publicidad de los estados financieros, pues aun antes de la expedición de la referida Ley, la
hermenéutica de las normas constitucionales, mercantiles y contables, llevaba ya a concluir, que entonces tampoco
existía disposición alguna que catalogara los balances de las sociedades mercantiles como documentos sujetos a
reserva o que prohibiera el derecho a ser examinados por el público en general.
En efecto, la excepción que consagra el artículo 61 del Código de Comercio cobija taxativamente los libros y papeles
del comerciante, mas no los estados financieros, que son el medio principal para suministrar información contable a
quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico, en los términos del Decreto 2649 de 1993; otra
cosa son los documentos que correspondan y sean tomados de los referidos libros y papeles que obren en poder de
esta entidad en virtud de la inspección y vigilancia que la misma ejerce, los cuales ahí sí, por la reserva legal que
los ampara, no son susceptibles de ser examinados o de entregarse copia de ellos, como es el caso de los anexos,
que contienen información directamente tomada de los libros, en los cuales está vertida la discriminación efectiva
de las cuentas y registros sobre los movimientos económicos del comerciante, amén de que se trata de información
que la sociedad no está obligada a revelar sino en la medida en que le sea requerida por la entidad en desarrollo de
sus atribuciones.