SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO

PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE INVESTIGACION
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO MÉDICO
Código:
PR-SIT-02
Fecha: JUN 15
Rev. 04
Hoja: 1 de 7
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO MÉDICO
Puesto
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Ingeniero Biomédico
(Coordinador de Gestión)
Subdirector de Investigación Tecnológica
Director de Investigación
Firma
F02-SGC-01 Rev.2
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-02
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Fecha: JUN 15
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO MÉDICO
Rev. 04
Hoja: 2 de 7
1. Propósito
Elaborar las estrategias y logística de vigilancia para optimizar el uso y aprovechamiento de los equipos
médicos del Instituto Nacional de Rehabilitación, susceptibles de recibir mantenimiento correctivo, con el
fin de reducir los tiempos fuera de servicio.
2. Alcance
A las áreas que demandan del servicio de mantenimiento del equipo médico, Departamento de Ingeniería
Biomédica y la Subdirección de Investigación Tecnológica.
3. Responsabilidades
• Jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica: elaborar y dar seguimiento a la logística del servicio
correspondiente.
• Jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica: supervisar el cumplimiento de los mantenimientos
externos al equipo médico del Instituto Nacional de Rehabilitación.
• Coordinadores de Ingeniería Biomédica, Ingenieros Biomédicos y Técnicos Biomédicos: llevar a
cabo las reparaciones de equipo.
• Área Usuaria: brindar las facilidades de acceso al personal del área de Ingeniería Biomédica de la
Subdirección de Investigación Tecnológica, solo y únicamente para evaluar y/o supervisar la funcionalidad
del equipo médico bajo su resguardo.
• Subdirector de Investigación Tecnológica: autorizar la solicitud de requisición de refacciones y/o servicio
de mantenimiento externo.
• Director de Administración y el Subdirector de Compras y Suministros: otorgar las autorizaciones
presupuestales necesarias para la compra de refacciones o insumos requeridos para los servicios de
mantenimiento de los equipos y para los servicios de mantenimiento externo requeridos.
4. Políticas de operación y normas.
• Toda solicitud de mantenimiento debe ser soportada por la orden de servicio.
• La entrega de un trabajo debe ser revisada y validada antes de firmar como resuelta la solicitud.
• La orden de servicio debe estar firmada por el área usuaria de recibido y con el Vo. Bo. del trabajo
realizado.
• No se autorizará el pago del servicio si no está debidamente requisitada la orden de servicio.
• Todos los servicios externos deben ser supervisados por los Ingenieros del Departamento de Ingeniería
Biomédica.
• En caso de calibraciones de los equipos médicos, se solicitará la certificación de los equipos con que se
calibran
para
que
cumplan
con
la
norma
en
los
casos
que
se
requiere.
F02-SGC-01 Rev.2
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-02
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Fecha: JUN 15
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO MÉDICO
Rev. 04
Hoja: 3 de 7
5. Descripción del procedimiento:
N°
1
2
3
RESPONSABLE
Orden de Servicio de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-05) y entrega el
Laboratorio /
Coordinador del área equipo al área de Ingeniería Biomédica.
o personal solicitante
4
5
ACTIVIDAD
Jefe de Servicio / de Solicita vía telefónica al Departamento de Ingeniería Biomédica, la revisión del
equipo biomédico.
Laboratorio /
Coordinador del área o
personal solicitante
Verifica en sitio que el equipo no funciona y requiere de reparación.
Abre Orden de Servicio de Equipo Biomédico
Coordinador, Ingeniero (F01-PR-SIT-05)
Biomédico, Técnico
Biomédico
¿Procede?
No: Pasa a la actividad 22
Si: Continua
Jefe de Servicio / de En caso de que el equipo médico salga del área usuaria, recibe copia de la
Coordinador,
Ingeniero Biomédico,
Técnico Biomédico
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Todo equipo con una falla, no solventable de forma inmediata, deberá
ser inhabilitado físicamente por Ingeniería Biomédica; le colocará una
etiqueta roja, la cual significa que el equipo está en proceso de
mantenimiento correctivo, todo esto con el fin de evitar daños a los
pacientes y usuarios del mismo.
Evalúa equipo y analiza
¿El equipo cuenta con contrato?
Si: Pasa a la actividad 13
No: Continua
¿Necesita de servicio externo?
No: Pasa a la actividad 15
Si: Continua
MANTENIMIENTO EXTERNO
7
8
Jefe de Departamento Solicita a la Subdirección de Investigación Tecnológica el servicio externo
de Ingeniería
(Oficio de Solicitud de Servicio Externo).
Biomédica
Subdirector de
Revisa solicitud y avala
Investigación
Tecnológica
F02-SGC-01 Rev.2
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-02
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Fecha: JUN 15
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO MÉDICO
N°
RESPONSABLE
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12
13
14
Subdirector de
Investigación
Tecnológica
Rev. 04
Hoja: 4 de 7
ACTIVIDAD
Solicita cotización a proveedores de acuerdo a las Políticas, Bases y
lineamientos para la Adquisición y Arrendamiento de de Bienes Muebles y
Servicios.
¿Es posible la reparación?
Si: Evalúa el costo beneficio para la reparación del equipo biomédico.
No: Pasa al actividad 32
Envía oficio para trámite para la autorización del presupuesto del servicio
externo por evento a la Dirección de Administración.
¿Procede?
Si: Recibe Formato de Reserva Presupuestal (F01-PR-SRF-10) del servicio y
autoriza la realización del servicio.
No: Regresa a la actividad 6
Gira instrucciones al Jefe de Departamento de Ingeniería Biomédica para la
coordinación y supervisión del servicio externo (Oficio).
Jefe de Departamento Solicita al proveedor la reparación del equipo. (Oficio Autorización de
servicio o de acuerdo al contrato)
de Ingeniería
Biomédica
Supervisa la realización del servicio externo y verifica su
aceptación.
Coordinador, Ingeniero
¿Procede de conformidad con la reparación?
Biomédico, Técnico
Si: Pasa a la actividad No. 22
Biomédico
No: Informa al proveedor
los motivos por los que no se acepta
el servicio y solicita corrija las fallas detectadas.
MANTENIMIENTO INTERNO
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Revisa si el equipo biomédico requiere de refacciones.
Coordinador, Ingeniero
¿Procede?
Biomédico, Técnico
Si: Verifica existencia de refacciones.
Biomédico
No: Pasa a la actividad 21
¿Encuentra refacciones en el mercado?
Si: Elabora Requisición de Compra (F01-PR-SCS-05)
No: Pasa a la actividad 33
Jefe de Departamento Recibe y firma la Requisición de Compra (F01-PR-SCS-05).
Turna a la Subdirección de Investigación Tecnológica.
de Ingeniería
Biomédica
Recibe, da visto bueno y turna la Requisición de Compra
Subdirector de
Investigación
(F01-PR-SCS-05)
a la Subdirección
de Compras
y
Tecnológica
Suministros.
VER
PROCEDIMIENTO
DE
ADQUISICIÓNES
DE
Jefe de Departamento SUBDIRECCIÓN COMPRAS Y SUMINISTROS
de Ingeniería
¿Procede la compra de la refacción?
Biomédica
Si: Continua
No: Regresa a la Actividad No. 15
F02-SGC-01 Rev.2
LA
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-02
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Fecha: JUN 15
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO MÉDICO
N°
ACTIVIDAD
Recibe refacción con la Solicitud de Abasto (F02-PR-SCS-05) y turna a
la persona asignada
Coordinador,
Ingeniero Biomédico,
Técnico Biomédico
Realiza la reparación del equipo biomédico y requisita la Orden de Servicio de
Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-05).
22
Entrega el equipo al área usuaria.
Recibe el equipo y verifica su óptimo funcionamiento.
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Hoja: 5 de 7
RESPONSABLE
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Rev. 04
Jefe de Servicio / de
¿Procede?
Laboratorio /
Si: firma de conformidad la Orden de Servicio de Equipo Biomédico
Coordinador del área o
(F01-PR-SIT-05)
personal solicitante
No: Regresa a la actividad No. 21 si es interno y 13 si es externo.
Jefe de
Recibe Orden de Servicio de Equipo Biomédico F01-PR-SIT-05 con firma
Departamento de
de conformidad del área usuaria y archiva.
Ingeniería Biomédica
Si fue servicio externo, turna la copia de la Orden de Servicio de Equipo
Biomédico F01-PR-SIT-05 a la asistente de la Subdirección de Investigación
Tecnológica y archiva original.
Asistente de la
Recibe copia de la Orden de Servicio de Equipo Biomédico F01-PR-SIT-05
Subdirección de
y revisa el cumplimiento del servicio externo de acuerdo a especificaciones
Investigación
del servicio autorizado.
Tecnológica
Recibe la factura por parte del proveedor.
¿Procede?
No: Si se trata de documentación mal requisitada, se regresará al proveedor
para su corrección y si es por un mantenimiento inadecuado se regresará al
Jefe del Departamento de Ingeniería Biomédica para resolver la inconformidad.
Si: Turna a la Subdirección de Investigación Tecnológica.
Subdirector de
Revisa, da visto bueno a la factura y turna a su asistente.
Investigación
Tecnológica
Asistente de la
Entrega documentos al proveedor para tramitar el pago.
Subdirección de
VER PROCEDIMIENTO PR-SRF-10 (RECEPCION, VALIDACIÓN Y PAGO DE
Investigación
LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO)
Tecnológica
SOLICITUD DE DICTAMEN TECNICO PARA EQUIPO BIOMEDICO
Jefe de Servicio / de Solicita mediante Memorando al Departamento de Ingeniería Biomédica el
Laboratorio /
Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02) para la reubicación,
Coordinador del área o retiro o baja del equipo.
personal solicitante
Jefe de
Recibe solicitud y asigna a un ingeniero para la revisión del equipo biomédico en
Departamento de
cuestión.
Ingeniería Biomédica
F02-SGC-01 Rev.2
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-02
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Fecha: JUN 15
Rev. 04
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO MÉDICO
N°
RESPONSABLE
32
Coordinador o
Ingeniero Biomédico
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35
36
Jefe de
Departamento de
Ingeniería Biomédica
Subdirector de
Investigación
Tecnológica
Coordinador de
Gestión
37
38
39
Hoja: 6 de 7
ACTIVIDAD
Revisa el equipo y verifica su funcionamiento.
Elabora el Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02), recopila
firma del área solicitante y entrega al Jefe de Ingeniería Biomédica.
Revisa, firma Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02) y
entrega a la Subdirección de Investigación Tecnológica.
Recibe Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02), firma y
turna al Coordinador de Gestión para su control.
Valida y controla la relación de Dictámenes Técnicos de Equipo Biomédico.
Verifica funcionalidad del sistema, genera reporte y regresa al jefe de
Departamento de Ingeniería Biomédica.
Recibe Dictamen Técnico para Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-02) y entrega
al área solicitante.
Jefe de
Departamento de
Ingeniería Biomédica
Jefe de Servicio / de Recibe original del Dictamen Técnico para Equipo Biomédico (F01-PR-SITLaboratorio /
02) para los efectos que el área usuaria requiera y firma de recibido en copia
Coordinador del área o del Departamento de Ingeniería Biomédica
personal solicitante
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TERMINA PROCEDIMIENTO
6. Documentos de referencia:
DOCUMENTO
CODIGO
NMX-CC-9001-IMNC-2008 ISO 9001:2008 Sistemas de
Gestión
de la Calidad-Requisitos
Manual de Gestión de la Calidad
Control de Documentos y Registros
Manual de organización del Instituto Nacional de
Rehabilitación
Guía Técnica para la elaboración de manuales de
procedimientos
Normatividad emitida por la Secretaría de Salud y la
Secretaría
del Medio Ambiente y Recursos Naturales.
N/A
F02-SGC-01 Rev.2
MGC-DG-01
PR-SGC-01
MO-DG-01
No aplica
No aplica
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-02
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Fecha: JUN 15
Rev. 04
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPO MÉDICO
REGISTRO
Orden de Servicio
Equipo Biomédico
de
Solicitud
de
Servicio
Externo
Autorización servicio a
proveedor
Formato
de
Reserva
Presupuestal
Requisición de compra
Solicitud de abasto
Dictamen Técnico Para
Equipo Biomédico
TIEMPO DE
RESPONSABLE DE
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
5 años
Jefes de departamento de
Ingeniería Biomédica y
Desarrollo Tecnológico
2 años
Subdirector de Investigación
Tecnológica
Subdirector de Investigación
2 años
Tecnológica
Jefe del Departamento de
5 años
Control e Integración
Presupuestal
Jefe del Departamento de
Almacenes y Control de
2 años
Inventario
Jefe del Departamento de
Almacenes y Control de
5 años
Inventario
Jefe de Departamento de
5 años
Activo Fijo
Hoja: 7 de 7
CODIGO
F01-PR-SIT-05
Número de oficio
No aplica
F01-PR-SRF-10
F01-PR-SCS-05
F02-PR-SCS-05
F01-PR-SIT-02
7. Glosario
Orden de Servicio de Equipo Biomédico.- Es un formato de control donde se integran los datos del
equipo, se describe el servicio solicitado por el área usuaria, falla encontrada, reparación realizada,
refacciones utilizadas, quien realizó el servicio y observaciones.
Sistema de Administración de Equipo Médico.- Es un programa de computadora, el cual
maneja la base de datos del equipo médico, en esta se generan las órdenes de servicio,
dictámenes de baja, solicitudes de servicio externo, reportes, etc.
8. Control de cambios
Revisión
02
03
04
Descripción del cambio
Se integra al procedimiento, la solicitud del Dictamen
Técnico para Equipo Biomédico para el retiro, reubicación o
baja de equipo. Cambio de nombre para englobar a todos
los equipos que atiende la Subdirección de Investigación
Tecnológica. Se actualiza para mayor claridad del
procedimiento.
Se agrega actividad para identificar que el equipo médico
está inhabilitado por encontrarse en mantenimiento
correctivo.
Actualización de la imagen institucional
F02-SGC-01 Rev.2
Fecha
Junio 2011
Octubre 2011
JUN 15