CLASE DE RIESGO RIESGO CAUSA CONSECUENCIA

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
MAPA DE RIESGOS
MACROPROCESO: EXTENSIÓN
PROCESO: DESARROLLO DE LAS MODALIDADES DE EXTENSIÓN
NIVEL:CENTRAL
SEDE: BOGOTÁ
CLASE DE RIESGO
CUMPLIMIENTO
RIESGO
Inadecuada planeación en el
desarrollo de los proyectos de
Extensión a nivel de aspectos
Técnicos, administrativos, y
financieros.
CAUSA
Falta identificar claramente el
alcance de las actividades de
extensión e interiorización de la
normativa aplicable
CONSECUENCIA
Incumplimiento del Acuerdo 036 y las
normas que de el se deriven, lo cual
puede derivar en la ausencia de
recursos para el apoyo al fomento de
la extensión
Probabilidad
Posible (3)
Impacto
Mayor (4)
CALIFICACION
Descripción Tipo de
RIESGO
Impacto
INHERENTE
INSTITUCIONAL
Si el hecho llegara a
presentarse, tendría
altas consecuencias
o efectos sobre la
entidad
Código:: U-FT.15.001.009
Versión:2.0
Página:1 de 1
CONTROL EXISTENTE
Control Legal: ACUERDO 036 DE
2009, Por el cual se reglamenta la
Extensión en la Universidad Nacional
de Colombia"
RESOLUCIÓN RG 009 DE 2011 Por
la cual se establece la estructura y
se reglamenta el funcionamiento del
Fondo Nacional de Extensión
Solidaria de la Universidad Nacional
de Colombia
RESOLUCIÓN RG 007 DE 2011 Por
la cual se establece la estructura y
se reglamenta el funcionamiento del
Fondo de Riesgos para la Extensión
de la Universidad Nacional de
Colombia
Estado del Control
CALIFICACION
OPCIÓN DE
RIESGO RESIGUAL MANEJO
ACCIONES (ACTIVIDADES, FECHAS,
RESPONSABLE)
Implementar controles en el sistema HERMES.
Para efectuar seguimiento a las transferencias
por medio de la elaboración de un instrumento
de distribución de costos indirectos y de
solicitud de excepción de transferencias
Realizar seguimiento y evaluación.
DEB Junio de 2015
Presentar propuesta para estandarizar los
tiempos para la realización de transferencias.
Realizar seguimiento y evaluación.
DEB - FACULTADES
Junio de 2015
Definido,
documentado,
implementado y
socializado
Extrema
(E)
Moderada
(M)
REDUCIR
Control Operativo: Instructivo 0002
de 20111 de la Rectoría
"Instrucciones para la aplicación del
acuerdo 036 de 2009"
Coordinar capacitaciones para los encargados
de la gestión de proyectos de Extensión en las
Facultades/Institutos, en temas de planeación
financiera, empleando los módulos HERMES
aplicables.
DEB
Junio de 2015
Hacer un informe de evaluación al sistema
HERMES en torno a la planeación, generar
estrategias de mejora si se requieren
Control Operativo: Implementación
de módulos HERMES para los
procedimientos Educación Continua
y Servicios Académicos.
TECNOLÓGICO
Deficiencias en la implementación
del Sistema de Información
HERMES en lo referente a las
actividades de Extensión en los
módulos de formulación,
formalización y ejecución.
Fallas en el diseño de la plataforma
y falta de capacidad del sistema para
responder a la demanda del registro
de información de las modalidades Pérdida de confiabilidad, integridad y
disponibilidad de la información de
de extensión.
proyectos de extensión, Reprocesos,
Desconfianza de la gestión de los
niveles centrales
Falta de planes de continuidad del
sistema para afrontar contingencias
Desconocimiento de las normas
expedidas en materia de extensión
en la Universidad
Falta de claridad y errada
interpretación para la aplicación de
las normas vigentes de la función de
extensión
ESTRATÉGICO
Posible (3)
Mayor (4)
INSTITUCIONAL
Si el hecho llegara a
presentarse, tendría
altas consecuencias
o efectos sobre la
entidad
Definido,
documentado,
implementado y
socializado
DEB
Mayo de 2015
Control Operativo: Mesa de
Servicios.
Definido,
documentado,
implementado,
socializado
Extrema
(E)
Moderada
(M)
REDUCIR
Control Operativo: Copias de
seguridad
Capacitar sobre la normatividad de Extensión
al personal vinculado a los procesos de
Extensión.
Realizar seguimiento y evaluación.
DEB - Junio de 2015
Inaplicabilidad de las normas
vigentes en materia de extensión que
implica el incumplimiento del marco
normativo establecido
Diseñar e implementar un protocolo con las
funciones normativas para los Directores de
proyecto antes de iniciar un proyecto.
Realizar seguimiento y evaluación.
DEB - FACULTAD
Junio de 2015
Identificar las principales temáticas que a nivel
de Facultad generan inquietudes normativas e
interpretativas, consolidándolas para el diseño
e implementación de un plan de trabajo que
permita avanzar.
Realizar seguimiento y evaluación.
DEB - FACULTAD
Junio de 2015
Incorrecta aplicación de las normas
vigentes en materia de extensión, que
afecta el debido cumplimiento del
marco normativo establecido
Falta de claridad en el marco
normativo aplicable para la función
de extensión en la Universidad
Nacional de Colombia
Efectuar seguimiento periódico al
funcionamiento del sistema HERMES:
Seguimiento a la respuesta oportuna de las
fallas, Envío de observaciones y sugerencias
para mejorar la operatividad del sistema y
Socializar los medios de solicitud de ajustes o
fallas. Establecer mecanismos de
identificación de fallas más comunes
DEB
Junio de 2015
Posible (3)
Mayor (4)
INSTITUCIONAL
Si el hecho llegara a
presentarse, tendría
altas consecuencias
o efectos sobre la
entidad
Extrema
(E)
Control Legal: Socialización y
seguimiento a la Normatividad.
Asesoría y acompañamiento de las
instancias competentes en la sede
Auditorías Internas
Definido,
documentado,
implementado y
socializado
Alta (A)
REDUCIR
Inexistencia normativa sobre
Vacíos normativos que impiden el
aspectos que inciden en el desarrollo adecuado desarrollo de la extensión
de la función de extensión
o la duplicidad de trámites
Identificar las principales temáticas que a nivel
de Facultad generan inquietudes y no se
contemplan en el actual marco normativo,
consolidándolas para el diseño e
implementación de un plan de trabajo que
permita avanzar.
Realizar seguimiento y evaluación.
DEB - FACULTAD
Junio de 2015
Expedición de normas que regulan la
Ineficacia y afectación a la
extensión sin procesos previos que
legitimidad de las normas que se
permitan la participación de la
expiden en materia de extensión
comunidad universitaria
Impulsar la consolidación de aportes efectivos
para el mejoramiento del marco normativo de
la extensión universitaria, vinculando la
comunidad universitaria de la Sede.
Realizar seguimiento y evaluación.
DEB
Junio de 2015
Fecha de Actualización: Junio de 2014
Revisado y aprobado por: Director de Extensión