PUC /Parametros

SIIGO
ESTANDAR PUNTO NET
PROCESO DE CAPACITACION
PUC, PARÁMETROS INVENTARIOS,
DEFINICION DE DOCUMENTOS,
SALDOS INICIALES Y ENTRADA DE
COMPROBANTES
3
Documento: Manual Sesión 3 de Siigo.NET
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de Informática y Gestión S.A.
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Edición Autorizada por Informática y
Gestión S.A.
Impreso y Hecho en Colombia
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................ 4
1. DEFINICIÓN DE PLAN UNICO DE CUENTAS.................................... 5
1.1. NIVELES DE CLASIFICACIÓN............................................................ 5
1.2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MÓDULOS.............................. 7
1.3. CARACTERISTICAS ESPECIALES........................................................ 8
2. INVENTARIO ............................................................................... 12
2.1 CLASIFICACION DE INVENTARIOS ..................................................... 12
2.1.1. Apertura De Líneas Y Grupos ..................................................... 13
2.1.2. Clasificación Por Líneas De Producto ............................................ 14
2.1.3. Apertura De Líneas.................................................................. 14
2.1.4. Apertura de Grupos. ................................................................ 15
2.1.5 Apertura de Marcas .................................................................. 24
2.1.6 Apertura Unidad de Medida ........................................................ 25
2.1.7 Apertura de Factor de Conversión ................................................ 27
2.2. CATÁLOGO DE PRODUCTOS ............................................................ 29
3. ADMINISTRACION DE PRECIOS................................................... 39
3.1. ASIGNACION DE LISTAS DE PRECIOS................................................ 39
3.2 INCREMENTO Y DECREMENTO DE LISTA DE PRECIOS ...................... 41
3.2.1. Incremento Porcentual ............................................................ 43
3.2.2. Incremento Por Valor ............................................................... 44
3.2.3. Decremento Porcentual ............................................................ 46
3.2.4. Decremento Por Valor .............................................................. 47
3.3. RENTABILIDAD ............................................................................ 48
3.4. COPIA LISTA DE PRECIOS .............................................................. 51
4. DEFINICION DE DOCUMENTOS ................................................... 54
4.1. DOCUMENTOS............................................................................. 55
4.2. Documento Tipo L - OTROS............................................................. 57
5. SALDOS INICIALES ..................................................................... 62
5.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE................................................... 63
5.2 SALDOS INICIALES CARTERA ........................................................... 68
5.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO....................................................... 72
5.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES ............................................... 75
5.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES . 79
6. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES ........... 80
6.1 CONSULTA DE COMPROBANTES ........................................................ 80
Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo
de Contabilidad.................................................................................. 80
6.2. SELECCIÓN DE ESTADOS ............................................................... 82
6.3 Funciones que se pueden ejecutar desde Entrada de Comprobantes ........... 87
6.3.1 Visualizar un Documento existente ............................................... 87
6.3.2 Crear un Documento Nuevo........................................................ 87
6.3.3 Recontabilizar un Documento...................................................... 90
6.3.4 Anular un Documento ............................................................... 91
6.3.5 Anular en Bloque ..................................................................... 91
6.3.6 Eliminar un Documento ............................................................. 92
6.3.7 Eliminar en Bloque ................................................................... 92
TALLER ........................................................................................... 94
3
NTRODUCCIÓN
En esta sesión se continuará con la incorporación de los parámetros iniciales del
sistema, los cuales deben quedar muy bien definidos ya que son la base para
obtener posteriormente unos resultados óptimos en el proceso de información del
sistema.
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1. DEFINICIÓN DE PLAN UNICO DE CUENTAS
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad
– Administración de Cuentas Contables – Apertura de Cuentas
Contables.
Menú tipo proceso
Contabilidad – Parámetros – Apertura de Cuentas Contables.
El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases,
grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos,
Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación, Cuentas de Orden y Orden
por Contra, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación,
según decreto 2650 de 1993 o de acuerdo a la selección realizada en la instalación
de la empresa.
RECUERDE: Al marcar la opción Mantiene el PUC, el sistema presenta
por defecto las siguientes alternativas de Plan de Cuentas en el
momento de instalar la empresa:




Plan
Plan
Plan
Plan
para empresas del Sector Solidario (Cooperativas)
para Entidades Prestadoras de Salud
de Empresas de Servicios o Comerciales
de Entidades Oficiales
El Catálogo de cuentas en SIIGO PUNTO NET representa el eje principal de la
información de todos los módulos que lo componen, ya que define:



Niveles de Clasificación
Enlaces Contabilidad - Otros Módulos
Características Especiales
1.1. NIVELES DE CLASIFICACIÓN
5
Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las
cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La
definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen
según decreto 2650 de 1993, (5 Niveles).
A continuación mostraremos un ejemplo
NIVEL
CODIGO
DESCRIPCION
GRUPO
11
Disponible
CUENTA
1110
Bancos
SUBCUENTA
111005
Moneda Nacional
AUXILIAR
11100501
Banco de Bogota
SUBAUXILIAR
1110050101
Cuenta Corriente No 14524545
Hasta el nivel de Subcuenta se mantiene un paralelo con el decreto 2650, en cuanto
a los códigos y la descripción, si en la instalación de la empresa se indicó Mantiene el
P.U.C. SI.
A partir del 01 de enero de 2009, todas las IPSPRIVADAS, deben cambiar el PUC
Siigo.Net permitir tener desagregado el Plan Único de cuentas a 14 dígitos (7Niveles)
con el fin de cumplir con lo establecido en la Resolución 724 de 2008 “Por la cual se
emite el Plan Único de Cuentas para las Entidades Promotoras de Salud,
Instituciones Prestadoras de Salud y Entidades que Administran Planes Adicionales
de Salud y Servicios de Ambulancia por Demanda.”,
6
Se le adiciono al catalogo de cuentas 2 niveles más titulados Categoría y
Subcategoría. Estos niveles funcionan exactamente igual que los auxiliares o
subauxiliares.
1.2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MÓDULOS
A través del Plan Único de Cuentas es posible establecer enlaces del el módulo de
contabilidad con los demás módulos de SIIGO, y de su correcta definición dependerá
el buen manejo del programa en forma integrada y la obtención de informes.
Los campos que definen estos enlaces son:
Inventarios – Activos. Esta marcación no se habilita desde la creación de las
cuentas, ya que el sistema lo hace automáticamente al utilizarlas en la creación de
las tablas de inventarios y activos fijos.
Disponible. Este campo se marca si se tiene el módulo de Gerente, para que el
movimiento de la cuenta se vea reflejado en el Informe de Flujo de Caja.
7
Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es
obtener listados en los módulos de Cartera y Proveedores, lo cual aplica siempre y
cuando se tengan los módulos instalados.
Maneja Tercero. El efecto de marcar una cuenta como Si terceros es que en la
causación o contabilización del movimiento el valor se acumula a nivel de cada
tercero que sea asignado en el registro.
La marcación de una cuenta como Maneja Retención tiene efecto en la emisión de
los certificados de retención y las bases para los mismos, ya que en la parte final del
registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda crear auxiliares a la
cuenta por cada concepto de retención.
Centros de Costos. La marcación de una cuenta a nivel de centro de costos
permite obtener reportes e informes financieros por cada uno. Si el objetivo
es obtener un Estado de Resultados por cada centro de costos se debe asignar esta
marcación a todas las cuentas de resultados, o si se quiere obtener un Balance
General, deben ser marcadas todas las cuentas que lo constituyen, como Centro de
costos.
1.3. CARACTERISTICAS ESPECIALES
Ajustable. Corresponde a la marcación que se le deben asignar a las cuentas que
son ajustables por inflación. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los
siguientes criterios:
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Paag. Aplica para todas las compañías que ajustan al paag (porcentaje
acumulado año gravable).
Acuerdo. Esta marcación se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje
diferente, generalmente aplica para empresas del estado.
Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por
inflación.
Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente solicita la
cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida.
Moneda Extranjera / Ajuste Ext. : Se debe hacer la asignación de este campo si
se trabaja con moneda extranjera, la marcación se debe realizar a cada una de las
cuentas que se quieran ver reflejadas en dic ha moneda, Si se asigna este campo, se
debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en
cambio.
Cuenta Alterna: Este campo está dado para poder llevar un paralelo entre en Plan
Único de Cuentas. Y otro plan de cuentas u otros códigos con los cuales se tengan
que presentar informes en otro país.
Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde
(Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden y Orden por Contra.) y su
naturaleza (Debito y Crédito).
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Esta marcación es usada por uno de los procesos más importantes del programa que
es el cierre de año definitivo, pues al realizar el cierre definitivo es una característica
dejar las cuentas de ingreso y gastos en ceros y para que el programa pueda
identificar estas cuentas es necesaria esta marcación, la característica de la
naturaleza de la cuenta como es Debito o Crédito tiene efecto sobre el informe de
ejecución del presupuesto.
Característica: Este campo se marca si se tiene el módulo de Auditor, para que el
movimiento de la cuenta se vea reflejado en los informes de Auditoría de Impuestos.
Tipo de Impuesto: Esta marcación no se habilita desde la creación de las cuentas,
ya que el sistema lo hace automáticamente al utilizarlas en la definición de
documentos. Su efecto se ve reflejado en la impresión de Libros oficiales como el
Libro de Ventas.
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Base de Iva: El sistema marca como Gravado los movimientos realizados con los
documentos Factura de venta, Nota de Devolución en Ventas, Nota Crédito y Nota
Debito, la cual se ve reflejada por entrada de Comprobantes.
Afecta Nomina: Este campo se marca si se tiene el módulo de Nomina o Recursos
Humanos, para que el movimiento de la cuenta se vea reflejado en los acumulados
de Nomina.
Cuenta de Bancos: En la presente ventana, se define la información de los bancos
que la empresa tenga cuenta(s) a su nombre. Se debe digitar la siguiente
Información:
11
Identificación del Banco: Es el Número de identificación del Banco (NIT). Debe
Ser creado previamente por la opción Contabilidad – Administración de Terceros –
Apertura como tipo de tercero Otros.
Sucursal: Se indica el código de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la
Opción Apertura de Terceros, indicando que maneja sucursales, proceso que se
presentará más adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creación del
tercero (Banco) no se marcó la opción Maneja Sucursales, no habilitará la opción
sucursal en esta ventana.
Consecutivo Cheque Inicial – Consecutivo Cheque Final: A partir de esta nueva
versión, se incluye en la ventana Datos para Bancos los nuevos campos llamados
¨Consecutivo Inicial del cheque¨ y ¨Consecutivo Final del cheque¨. En esta opción se
indica el rango de cheques que la cuenta de banco utilizara. Este campo se verá
reflejado en la elaboración del Comprobante y es obligatorio en la creación de
cuentas contables marcadas como “cuentas de Banco”.
Con la implementación del manejo de consecutivo de Cheques. Al generar el
documento tipo “G” utilizando la cuenta marcada como Banco va utilizar un
consecutivo de cheques. El sistema va permitir modificar el consecutivo del cheque
que tiene asignado en la cuenta donde va mostrar un error provider
indicando “Consecutivo Fuera del Rango”, pero el sistema NO permite
contabilizar Si se utiliza un consecutivo ya guardado en otro documento el sistema
va generar un error Provider
indicando “Consecutivo Ya fue usado en otro
Comprobante” y no permite contabilizar el documento.
2. INVENTARIO
Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso
normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o
que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.
2.1 CLASIFICACION DE INVENTARIOS
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Para realizar la clasificación y organización de los inventarios, es importante tener en
cuenta ciertas variables que se recomiendan manejar para que los informes generen
la información que se quiere analizar, para una posterior toma de decisiones. Para
esto se ha definido la apertura de Líneas y Grupos o apertura de Tablas de
Inventario.
2.1.1. Apertura De Líneas Y Grupos
Con el fin de clasificar los inventarios, consultar y relacionar las cuentas que
determinan el movimiento se ha diseñado esta opción, la cual permite crear hasta
(999) líneas de producto, por grupo hasta (9999) y por cada grupo definir (999999)
diferentes productos, permitiendo clasificar los inventarios de lo más general a lo
más específico. De acuerdo a lo anterior, la explicación de cada nivel es:
 LINEA: Es la clasificación más general de los inventarios; y es la que va a
reunir y organizar todo bajo un criterio.
 GRUPO: Es la segunda clasificación de los inventarios y divide, bajo otro
criterio las líneas.
 CODIGO: En este nivel se establece la codificación del producto específico.
Es importante determinar si la clasificación que se está dando corresponde a,
productos (materias primas, productos en proceso o terminados), de consumo o
Servicios; ya que dependiendo de su marcación, los resultados serán los que da la
valorización a la contabilidad.
A continuación se presenta un ejemplo:
CLASIFICACION
PRODUCTO
SERVICIO
CONSUMO
LINEA
GRUPO
MADERAS
CAMAS
CEDRO
CAMA ISABELINA
TELEVISORES
SERVICIOS
SONY
MANT. DE
ELECTRODOMEST.
PAPELERIA
BIENES DE
CONSUMO
CODIGO DE
PRODUCTO
Lamina de cedro
Cama isabelina
elegante
Sony 40” ultraplano
Mant. y Rep. De
electrodomésticos.
Resmas tamaño
carta
La apertura de líneas y grupos también se denomina tablas de inventario y es
importante que antes de iniciar a crear las tablas sepamos como se pueden clasificar
de acuerdo al tipo, por “producto, consumo o servicio.”
Producto: Permite controlar cantidades de inventario y valorizarlo, se utiliza para
tablas de Materia Prima, Producto en proceso, Producto Terminado y/o Productos no
Manufacturados por la empresa.
Consumo, el sistema permite controlar el stock de inventario de los productos de
consumo interno, como es la papelería pero no permite su venta.
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Servicio, el sistema NO controla cantidades de inventario, debido a la naturaleza
intangible de los servicios.
2.1.2. Clasificación Por Líneas De Producto
Si la empresa es productiva y comercializadora, se pueden hacer diferentes
clasificaciones dependiendo del inventario que se esté manejando. Ejemplo:
Del código de la línea numero 1 al código de línea numero 99, se clasificará la
materia prima y del código de línea numero 100 al código de línea 199 el producto
terminado. Del código de línea número 200 al código 299 se clasificarán las
mercancías no fabricadas por la empresa. Del código de línea 300 a 399, los
servicios y por ultimo del código de línea 400 en adelante los bienes de consumo que
sean necesarios.
En todas las tablas es necesario digitar cuentas de inventarios, costos, ventas,
devoluciones, ajustes por inflación y la cuenta de corrección monetaria.
2.1.3. Apertura De Líneas.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura de Líneas
Menú tipo proceso
Inventarios – Parámetros – Catálogos - Apertura de Líneas
Esta opción permite ingresar en el sistema, las líneas en las cuales se podrá asociar
un producto. Esta corresponde a la clasificación más general de un producto.
Al ingresar a esta opción aparecerá la Consulta de las líneas que han sido ingresadas
al sistema.
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En esta pantalla también se puede buscar una línea por medio de buscador (campo
Código), ya sea por medio del botón o ingresando el código de la misma.
Para crear una nueva Línea puede pulsar el botón de la barra de herramientas
NUEVO
o pulsar CTRL+N donde se deberá
información a capturar para las líneas corresponde a la siguiente:
digitar:
La
Código (3 dígitos)
Descripción. (texto)
2.1.4. Apertura de Grupos.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura de Grupos
Menú tipo proceso
Inventarios – Parámetros – Catálogos - Apertura de Grupos
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Esta opción permite ingresar al sistema, los grupos correspondientes a la segunda
clasificación de los productos, ya que la primera c lasificación corresponde a las
líneas.
Al ingresar a esta opción, el sistema mostrará la Consulta de Grupos que han sido
ingresados en el sistema.
En esta pantalla, para buscar un registro determinado, se deberá seleccionar una
línea previamente definida en el sistema y un grupo ya existente para cargar la
información asociado a este conjunto de criterios.
Si se desea crear un nuevo grupo, se debe seleccionar una línea, la cual, ya debió
haber sido parametrizada en el sistema, se debe pulsar el botón de la barra de
herramientas NUEVO
o pulsar CTRL+N donde se deberá digitar,
e ingresar un nuevo grupo, con la siguiente información:
Grupo (4 dígitos)
Descripción del Grupo (texto)
Se deben establecer las siguientes Cuentas (Previamente parametrizadas):
Cuenta de Inventario: Al parametrizar esta cuenta como de Inventarios, y al
guardarse la información, esta quedara marcada como cuenta de Inventarios. (Esto
se podrá verificar en el catalogo de Cuentas) Si en este campo, se selecciona una
cuenta diferente a una de Inventarios aparecerá el siguiente mensaje:
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Posterior a este mensaje, la cuenta que inicialmente se ingreso será borrada del
campo.
Cuenta de Costos: La cuenta ha seleccionar debe tener como marcación Cuenta de
Costos. Al seleccionar una cuenta no valida para este campo aparecerá el siguiente
mensaje:
Este mensaje dependerá de las marcaciones que posee la cuenta seleccionada para
el campo. Otro posible mensaje para este campo es el siguiente:
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Cuenta de Venta: Esta cuenta deberá esta marcada como de Ventas.
Cuenta Devolución: Esta cuenta no deberá poseer movimiento, para poder ser
marcada como cuenta de Devolución. De lo contrario, aparecerá el siguiente
mensaje:
Cuenta a llevar Ajuste: Esta cuenta no debe tener movimiento asociado para
poder realizar su marcación. Si la cuenta posee movimiento aparecerá el siguiente
mensaje:
Cuenta Contrapartida: Esta cuento no debe estar marcada como una cuenta de
Inventarios, además no deberá estar marcada como Ajustable, de Detalle y/o de
Activos Fijos.
Tipo de Grupo: Se deberá seleccionar un tipo de grupo, existen 3 grupos por los
cuales se puede agrupar un producto, según algunas especificaciones:
Consumo: Este grupo es usado para incluir los bienes que hacen
parte del consumo de la compañía, tales como la papelería

Producto: Tales como Materia Prima, Productos en proceso,
terminados ó mercancía no fabricada por la empresa.

Servicio: Son aquello productos a los que no se les controlara saldos
de inventario.

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Actividad: Se deberá seleccionar la actividad del ICA que será gravado el grupo,
Primaria o Secundaria las cuales están parametrizadas en el Registro de Control
de la empresa.
Actividades Económicas: La última pregunta que genera el sistema en la creación
de las Tablas de Inventarios hace referencia a la actividad económica de la empresa
(1 – Primaria y 2 – Secundaria). Este campo se debe diligenciar para que el sistema
pueda identificar qué actividad de ICA debe utilizar en el momento de una venta de
los productos que dependen de ella.
Las cuentas utilizadas en las tablas de inventario serán marcadas automáticamente
por el sistema en el campo Inventario en la apertura de cuentas contables.
LINEAS DE MATERIA PRIMA
La siguiente gráfica muestra un ejemplo de una tabla de materias primas con su
clasificación y respectivas cuentas contables.
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LINEAS DE PRODUCTO TERMINADO
Al igual que en la pantalla anterior, una tabla de producto terminado se clasifica
como Producto en el Tipo de línea y debe llevar las cuentas correspondientes, de
acuerdo al PUC.
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LINEAS DE MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
La siguiente gráfica muestra un ejemplo de una Tabla de Mercancías no Fabricadas
por la empresa, con su respectiva marcación de producto y las cuentas contables de
acuerdo al PUC.
CLASIFICACION POR LINEAS DE SERVICIOS
Al clasificar una línea de servicio debemos tener en cuenta que no controlara saldos
de inventarios, a pesar del siguiente mensaje que se genera al catalogar una línea
como Servicios, se deben diligenciar los campos de cuentas contables
correspondientes.
En este caso se deben parametrizar Cuenta de inventario, Cuenta de Ajustes y
Cuenta de Contrapartida
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CLASIFICACION POR LINEAS DE BIENES DE CONSUMO
Este tipo de líneas, es utilizado para incluir los bienes que hacen parte del consumo
de la compañía, como: Papelería, Elementos de aseo, etc.
RECUERDE: Siempre que se tengan productos gravados y exentos asociados a una
misma línea, deberán crearse líneas diferentes para PRODUCTOS GRAVADOS y
líneas diferentes para PRODUCTOS EXENTOS, para que contablemente el movimiento
quede cargado a las cuentas respectivas.
En todas las tablas es necesario digitar cuentas de inventarios, costos, ventas,
devoluciones, ajustes por inflación y la cuenta de corrección monetaria. En el caso
específico de aquellas empresas que no realicen ajustes por inflación, deben digitar
de igual manera las cuentas de ajustes, y no correr el proceso de Ajustes por
Inflación, para que no sean afectadas contablemente.
DIFERENCIA EN CUENTAS
En la siguiente tabla se encuentra un ejemplo de las cuentas utilizadas para cada
caso, en los diferentes campos que pide el sistema:
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NOMBRE DE LA CUENTA
INVENTARIO
COSTO DE INVENTARIO
INGRESOS
DEVOLUCIONES
AJUSTES POR INFLACIÓN
CONTRAPARTIDA
PRODUCTO
143505
613505
413505
417505
143599
470510
CONSUMO
171020
519530
420505
420505
171099
470525
SERVICIO
141805
615590
415590
417505
141899
470510
 En la tabla de producto se manejan las que comúnmente nos indica el PUC.
 En la tabla de consumo se utilizan cuentas del gasto, pero realmente la que se
necesita en la parte contable es la cuenta de inventario y devoluciones, las
demás no las mueve internamente pero las solicita para la creación de la tabla.
 En la tabla de servicios, se debe crear una cuenta de inventarios que no tenga
relación con las reales, debe ser una provisional y una cuenta de ingresos que
relacione los dineros recibidos por servicios.
2.1.5 Apertura de Marcas
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura de Marcas
Menú tipo proceso
Inventarios – Parámetros – Catálogos - Apertura de Marcas
Esta opción, permite ingresar diferentes marcas, las cuales serán usadas en la
parametrización del producto. Al seleccionar esta opción, aparecerá la consulta de
marcas.
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Una marca se puede buscar por medio de los filtros de la grilla, o por medio del
buscador en el tab de Información. Al seleccionar un registro de la grilla, se cargaran
los datos en el tab de Información.
Se debe ingresar la siguiente información:
Código: Es un campo Alfanumérico de 9 dígitos.
Descripción: Corresponde a la descripción de la Marca.
2.1.6 Apertura Unidad de Medida
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura Unidad de Medida
Menú tipo proceso
Inventarios – Parámetros – Catálogos - Apertura Unidad de Medida
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Esta opción permite ingresar las diferentes unidades de medidas que deberán ser
establecidas para los productos, utilizado para las impresiones de documentos e
informes. Al seleccionar esta opción aparecerá la consulta de Unidades de Medida.
Una Unidad de Medida, se puede buscar por medio de los filtros del grid, o por medio
del buscador en el tab de Información. Al seleccionar un registro de la grilla, se
cargaran los datos en el tab de Información.
26
Se debe ingresar la siguiente información:
Código: Es un campo Alfanumérico de 9 dígitos
Descripción: Corresponde a una descripción para la unidad de medida
Unidades EDI: Información o codificación requerida para el Intercambio
Electrónico de Datos PRICAT.
Es importante tener en cuenta, que de la correcta Parametrización depende el buen
funcionamiento del factor de Conversión, por lo cual se sugiere que la identificación
de las unidades de medida, en este caso el Código, a pesar de permitir caracteres
numéricos, se defina una sigla que la identifique. Ejm. UND, KLG, MTS
2.1.7 Apertura de Factor de Conversión
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura Factor de Conversión
Menú tipo proceso
Inventarios – Parámetros – Catálogos - Apertura Factor de Conversión
Esta opción permite ingresar los factores de conversión que serán, usados
posteriormente en la creación del producto, solo se permiten crear 5 factores de
conversión. Al seleccionar esta opción aparecerá la consulta de los factores de
conversión creados en el sistema.
27
Un factor de conversión, se puede buscar por medio de los filtros del grid, o por
medio del buscador en el tab de Información. Al seleccionar un registro de la grilla,
se cargaran los datos en el tab de Información.
Se debe ingresar la siguiente información:
Código: Campo Alfanumérico de 2 dígitos
Unidad Base: Corresponde a la unidad base que se quiere convertir
(Previamente parametrizado en el sistema)
Unidad Convertida: Corresponde a la unidad convertida(Previamente
parametrizado en el sistema)
Tipo Operador: Corresponde a la operación que se realizar entre la unidad
base y la unidad convertida.
Factor: El valor del factor por el que será realizada la conversión
Observación: Descripción detallada de la unidad de medida creada.
28
2.2. CATÁLOGO DE PRODUCTOS
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura de Productos
Menú tipo proceso
Inventarios – Parámetros – Catálogos - Apertura de Productos
En el catálogo de productos se definen los productos que físicamente la compañía
comercializa o las materias primas que hacen parte de la producción. Para crear un
producto existe la opción Apertura de productos en el módulo de Inventarios.
Por medio de esta opción se podrá realizar la búsqueda de un producto en particular,
por medio de los filtros que contiene la grilla.
Un producto se puede cargar al tab de información, por medio del doble clic en el
registro seleccionado. También podrá buscarse un registro en el tab de información,
seleccionado los campos: Línea, Grupo y producto.
El catálogo de productos tiene las siguientes características:
 Código del producto: Es un consecutivo que se adiciona a las líneas y grupos
de inventario. Es el código de identificación del producto, que consta de 13
dígitos correspondientes a 3 caracteres de la línea, 4 del grupo y 6 del código de
producto.
 Descripción del producto: Es el nombre del respectivo producto con el cual se
va a identificar dentro del inventario. Este campo es alfanumérico, de 50
Caracteres.
 Referencia de fábrica: Es una de las formas de identificación que tienen las
compañías para diferenciar de los demás productos. Esta referencia al igual que
la descripción es alfanumérica lo cual me permite incluir números y letras, nunca
se debe asignar la misma Referencia a varios productos, siempre debe ser
diferente, debido a que es una identificación única por Producto.
29
 Producto / Servicio / Consumo: Este campo es alimentado directamente por
el sistema, de acuerdo a la definición de la línea y grupo del producto.
 IVA incluido: Al seleccionar esta opción, se indica al sistema que los precios de
ventas incluyen el valor del IVA, por lo tanto, al incluir las listas de precio se
digitará el valor del producto con el IVA.
En la siguiente tabla se muestra una comparación de un producto que tiene IVA
incluido y otro producto que tiene IVA normal.
PRODUCTO
PRECIO DE
VENTA
VALOR REAL DEL
PRODUCTO
IVA
(16%)
VALOR
TOTAL
IVA INCLUIDO
$100,000
$84,000
$16,000
$100,000
IVA NORMAL
$100,000
$100,000
$16,000
$116,000
 Lista de Precios: El sistema permite crear o asignar hasta 12 listas de precios
en cada producto. Sin embargo, al facturar, el sistema de acuerdo a los permisos
de las claves, permite cambiar el precio de venta. Se recomienda que si se van a
usar listas de precios, estas deben ser aplicadas en todos los productos.
30
Si solo existe la moneda local, solo en esta moneda existirá la lista de precios.
Si el campo Recalcula precio en extranjera se encuentra marcado y existe por lo
menos una moneda en extranjera, el precio que se ingrese en la moneda local,
será calculado en la moneda extranjera según la Tasa de Cambio existente para
el día en el que se esta trabajando. Si no exist e la Tasa de Cambio esta podrá ser
ingresada en el primer campo de la moneda extranjera.
Solo se ingresaran la lista de precios en total, para 7 monedas, dependiendo si
estas están parametrizadas.
 IVA: En esta opción se incluirá el porcentaje del IVA que tiene el producto de
acuerdo a la tarifa decretada por el estado. Si el producto es exento o excluido
esta opción se dejara en ceros.

Máximos / Mínimos por bodega: Esta opción se marcará, siempre y cuando la
compañía controle stock de inventario, existencia mínima y máxima, en cada una de
las bodegas.
Al seleccionar el campo se van a controlar máximos y mínimos por cada bodega que
maneje la compañía, se debe incluir por cada bodega la cantidad mínima y la
cantidad máxima a controlar. Esta opción se debe hacer bodega por bodega:
31
Se debe ingresar la información, por medio del botón Nuevo, este creara una fila en
la cual se podrá ingresar la información anteriormente mencionada. Si se desea
eliminar un registro, se deberá ser seleccionado y posteriormente dar clic sobre el
botón Eliminar.
En caso de no manejar un stock de inventario por cada bodega, se debe dejar el
campo en blanco y en la siguiente opción se digitarán las cantidades mínimas y
máximas que se van a controlar de manera general.
 Stock mínimo – Stock máximo: Esta opción se habilitará siempre y cuando en
la pregunta MAX/MIN por bodega no esté marcada, con el fin de incluir en
forma general la cantidad mínima y máxima que debe existir de el producto que
se está creando.
Esta opción se recomienda para empresas que comercializan con productos
perecederos.
 Tiempo de reposición: Corresponde a los días en que se demora reponer el
producto de acuerdo a las compras.
 Costo promedio: El sistema actualizará automáticamente el costo promedio
de cada uno de los productos, de acuerdo al movimiento del producto
(compras y entradas de almacén).
32
Nota: El sistema de valuación de costos que maneja SIIGO es el promedio
ponderado y a través de la siguiente formula:
Saldo inicial costo producto ($) +
Compras de producto del mes ($)
______________________________________________________
=
Costo
Promedio
Saldo inicial cantidades (Q) + Entradas de producto
cantidades (Q)
Este campo dependerá de los costos del producto. No se ingresara un valor por esta
opción, dependerá del movimiento que el producto tenga asociado. Este campo
solo se llenara cuando en el registro de control, se establezca el tipo de costeo
como en Línea.
Costos Predeterminados: Si se marco este tipo de costeo en el Registro de Control
el sistema en el catalogo de Productos activa la ventana para ingresar en el sistema
el costo estimado a utilizar como costo en los documentos que generan salidas de
mercancía.
Esta opción se habilitará únicamente cuando dentro del registro de control se
marque
como
método
de
valorización
del
inventario
él
COSTEO
PREDETERMINADO, de lo contrario esta ventana no se habilitara indicando que se
tiene definido COSTEO EN LINEA O COSTEO EN BATCH.
33
RECUERDE…
El sistema de costeo se define dentro de la opción de
Parametrización – Registro Control de Empresa.
 Ajustable: Se le debe marcar esta opción a todos los productos que se ajustan
por inflación. Recuerde que los inventarios están sujetos a ser ajustables por
inflación ya que contablemente se catalogan como activos no monetarios.
 Ultimo valor de compra: Este valor será actualizado automáticamente, de
acuerdo al movimiento que tenga el producto en cuanto a sus compras.
 Unidad de Medida: (2) posiciones alfanuméricas que permiten codificar una
unidad de medida específica para el producto. Ej.: UN = Unidad, KG =
Kilogramo, M2 = Metro cuadrado.
 Marca: Esta opción permite incluir las marcas que tienen los diferentes productos
con el fin de identificarlos por cada una de ellas.
34
 Código de barras: Esta opción permite incluir el código de barras del producto
para tener otra opción de identificación o búsqueda.
 Peso: Este campo se utiliza cuando se trabaja con el sector avícola.
 Equivalencia: Permite incluir el c ódigo de otro producto (13 dígitos), que puede
llegar a reemplazarlo en caso de no haber existencias.
 Factor de conversión: Permite incluir hasta cinco (5) diferentes formas de
medida del producto.
En este tab, ingresara un factor de conversión por medio del botón Nuevo, el
cual creara una nueva fila. Se debe seleccionar el campo Código, dar tab, y
aparecerá la información del factor de conversión. Se puede eliminar un registro
cuando este sea seleccionado y se elimine por medio del botón Eliminar. Solo se
permiten crear 5 factores de conversión.
35
Código: Corresponde al código de la unidad de medida.
Unidad Base: Corresponde a la unidad de medida donde se deben incluir
las siglas de las unidades de medida que se van a utilizar, previamente
parametrizada en el sistema.
Tipo Operador: Corresponde a la operación que se realizar entre la
unidad base y la unidad convertida, puede ser Multiplicar o Dividir.
Factor: La cantidad por la cual se va a multiplicar o Dividir la unidad Base
del producto para convertirlo a las unidades Convertidas. Este factor de
conversión se utiliza para que los saldos de inventario se representen en
forma real y se pueda tener un control exacto en el inventario.
Unidad Convertida: Corresponde al resultado de la operación realizada
de tomar la Unidad Base, tipo Operador y Factor.
 Ubicación: El sistema permite incluir hasta tres ubicaciones por cada
producto, las cuales están definidas para poder llevar o identificar dentro de
cada bodega, el área específica o la ubicación donde están almacenadas las
diferentes referencias de inventario.
 Proveedores: Por medio de esta opción es posible ingresar hasta 5
proveedores del producto.
36
Cada vez que se registre una compra, el sistema los actualizará internamente
de acuerdo a quien se compró el producto y muestra en esta ventana las
últimas cinco compras realizadas sin validar si es al mismo tercero.
Para ingresar un nuevo proveedor, deberá hacerlo por medio del botón
Nuevo, para eliminar uno deberá seleccionarlo y posteriormente con el botón
Eliminar se eliminará. Deberá ingresar la siguiente información:
 Activo: Esta opción permitirá activar o inactivar aquellos productos que se
dejan de comercializar o que no se vuelven a utilizar.
RECUERDE…
SIIGO NET no permite borrar productos que tengan
movimiento, por lo tanto, para no volverlos a utilizar se
deberán inactivar por esta opción.
 Tarifa: Indicar al sistema el producto a que tarifa pertenece, si el producto
maneja tarifa de IVA Excluida, si el producto es exento o si el producto es
gravado. Esta será utilizada para el libro oficial de ventas.
37
 Discrimina IVA en la impresión: Esta opción se utilizar cuando el precio de
venta tiene IVA incluido y en la impresión de la factura de venta, formato SIIGO,
se quiere discriminar el valor real del producto y aparte el valor del IVA.
PRODUCTO
IVA
INCLUIDO

PRECIO DE
VENTA
$100,000
VALOR REAL
DEL PRODUCTO
$84,000
IVA (16%)
$16,000
VALOR
TOTAL
$100,000
Imagen: Se recomienda crear una carpeta con las imágenes a utilizar con
formato BMP y de tamaño 156 por 156 máximos en una resolución 800 * 600.
Para que la imagen se visualice en el catalogo respectivo el nombre de cada
imagen debe ser construida de la siguiente manera:
Ejemplo si el código del producto es
guardarse como 000010002000003
001-0002-000003 el archivo debe
38
RECUERDE…
SIIGO NET. Todos los datos que pide el sistema en la
apertura del producto son empleados en el proceso de
facturación y que a nivel de descripciones no se pueden
emplear caracteres como '-', *. Ya que la interface y la
generación de PRICAT en EDI, no los reconoce.
3. ADMINISTRACION DE PRECIOS
3.1. ASIGNACION DE LISTAS DE PRECIOS
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Administración de Precios – Nombre de lista de precios
Menú tipo proceso
Inventarios – Parámetros – Administración de precios - Nombre de lista de precios
Esta opción es muy útil ya que permite colocar una descripción a cada una de las
listas de precios, facilitando su asignación en la creación de cada producto.
Para crear los nombres se debe ingresar a la opción Nombres de listas de precios
ubicada en el módulo de Inventarios – Administración de Precios – Nombre de Lista
de Precios.
39
Esta opción permite establecer el nombre de las listas que serán usadas como listas
de precios en el sistema. Por defecto el sistema creara las doce (12) lista de precios
disponibles.
Para modificar un nombre de la lista de precios, se deberá parar en la fila que se
quiere modificar sobre la columna Descripción, y cambiar el valor que en ella existe,
la lista y la descripción cambiaran de color a Rojo. Para guardar los cambios, deberá
hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas.
Para esta opción no se permitirá eliminar listas.
Al ingresar nuevamente a la apertura de un producto, el sistema mostrará los
cambios realizados.
40
3.2 INCREMENTO Y DECREMENTO DE LISTA DE PRECIOS
Con ésta función se podrán realizar automáticamente cambios a los actuales
precios de venta del Catálogo de Productos ya sea aumentándolos o disminuyéndolos
de acuerdo a un porcentaje o a un valor determinado.
Esta función del programa es muy útil, ya que evita ingresar constantemente a todos
y cada uno de los productos para modificar los precios de venta.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Administración de Precios – Incremento y Decremento de Listas de
Precios
Menú tipo proceso
Inventarios – Procesos – Administración de precios - Incremento y Decremento de
Listas de Precios
41
Donde el sistema permite realiza la siguiente validación de la información a procesar.
Elementos a Procesar: Lista de precios, Iva o Todos
Aplicar a: Todos realiza el proceso para todos los productos que están en el
catalogo de Productos.
Cuando se selecciona Rango el sistema activa esta opción para realizar la selección
que aplique al proceso a realizar.
Tipo de Rango: El sistema lo permite realizar por Línea, Producto o Línea y Grupo.
42
Al terminar de realizar bajo que parámetros se desea realizar el proceso se debe
ejecutar con el Botón.
3.2.1. Incremento Porcentual
Por esta opción se podrá ingresar a incrementar el valor de venta, de acuerdo al
porcentaje digitado, cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los
productos. Tomando como base o punto de referencia: el último valor de compra,
el costo unitario del producto o los precios de venta.
Los incrementos de precios se podrán redondear de acuerdo a lo requerido. (Al Peso,
Diez, cien y Mil.
Adicionalmente, se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso
de requerirse.
43
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTA DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES
Última Compra: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor de
la última compra del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje
indicado el precio de venta que se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se
escoja quedará valiendo $1.100.
Costo Unitario: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor del
costo unitario del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje
indicado el prec io de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $1.100.
Precios de Venta: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor
del precio de ventas del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje
indicado el precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se
escoja quedará valiendo $22.000.
3.2.2. Incremento Por Valor
Por esta opción se podrá ingresar a incrementar, de acuerdo al valor digitado,
cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando
como base o punto de referencia: el último valor de compra, el costo unitario del
producto o los precios de venta.
44
Adicionalmente, se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso
de requerirse.
45
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES
Última Compra: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor de
la última compra del catálogo de productos y aumentará en el valor indicado
el precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 valor $300 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $1.300.
Costo Unitario: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor del
costo unitario del catálogo de productos y aumentará en el valor indicado el
precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 valor $250el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $1.250.
Precios de Venta: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor
del precio de ventas del catálogo de productos y aumentará en el valor
indicado el precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $22.000.
3.2.3. Decremento Porcentual
Por esta opción se podrá ingresar a disminuir, de acuerdo al porcentaje digitado,
cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando
como base o punto de referencia: el último valor de compra, el costo unitario del
producto o los precios de vent a.
46
Adicionalmente, se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso
de requerirse.
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES
Última Compra: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor de la
última compra del catálogo de productos y disminuirá en el porcentaje indicado el
precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $900.
Costo Unitario: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor del
costo unitario del catálogo de productos y disminuirá en el porcentaje indicado el
precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $900.
Precios de Venta: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor del
precio de ventas del catálogo de productos y disminuirá en el porcentaje indicado
el precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se
escoja quedará valiendo $18.000.
3.2.4. Decremento Por Valor
Por esta opción se podrá ingresar a disminuir, de acuerdo al valor digitado,
cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando
como base o punto de referencia: el último valor de compra, el costo unitario del
producto o los precios de vent a.
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Adicionalmente, se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso
de que ello llegare a ocurrir.
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES
Última Compra: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor de
la última compra del catálogo de productos y disminuirá en el valor indicado
el precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 valor $300 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $700.
Costo Unitario: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor del
costo unitario del catálogo de productos y disminuirá en el valor indicado el
precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 valor $250 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $750.
Precios de Venta: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor
del precio de ventas del catálogo de productos y disminuirá en el valor
indicado el precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $18.000.
3.3. RENTABILIDAD
RUTAS:
48
Menú tipo explorador
Inventarios – Administración de Precios – Rentabilidad por Listas de Precios
Menú tipo proceso
Inventarios – Informes – Administración de precios Precios
Rentabilidad por Listas de
Con éste informe se podrá consultar por cada una de las listas de precios el margen
de utilidad con relación a los costos que tengan cada uno de los productos.
La utilidad de éste informe radica en saber en cualquier momento, que tan
rentables están siendo para la empresa los productos y a su vez reasignar de forma
consistente los precios de venta.
Cuando se ingresa a ésta opción, se podrá acceder a cualquier lista de precios que se
desee consultar y generar la rentabilidad por cada lista de precios. Podemos
observar un ejemplo de la información que trae este informe:
LISTA RENTABILIDAD POR PRECIOS
DESCRIPCION
PRECIO COSTO RENTABILIDAD PORC.
LAMINA DE CEDRO 108,000 80,000
28,000
25.93%
49
Para la generación del informe el sistema solicita la siguiente información:
Rango de Productos: El sistema lo permite realizar por Todos o el rango de
productos que se requiera realizar.
Rango de Listas de Precios: Permite seleccionar la lista de precios sobre la cual se
requiere realizar el análisis correspondiente.
Ordenamiento: Indicar el Orden en que el sistema debe construir el informe.
50
Al terminar de realizar bajo que parámetros se desea generar el informe se debe
ejecutar con el Botón, de Vista Preliminar
o enviar a Excel
El informe muestra Producto, Referencia, descripción, Unidad, Precio de Venta,
Costo, Rentabilidad (Precio de Venta – Costo) y Porcentaje de la Rentabilidad.
3.4. COPIA LISTA DE PRECIOS
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Administración de Precios – Copia de Listas de Precio
Menú tipo proceso
Inventarios – Procesos – Administración de precios - Copia de Listas de Precio
51
Por medio de esta opción podemos copiar el precio de un producto a otros productos,
con el fin de no tener que incluir el precio manualmente a cada uno de ellos.
El cambiar copiar la lista de pecios a otros productos afectara directamente el precio
de venta en la apertura de producto.
Es importante que la utilización de esta función se deba hacer cuando los precios de
algunos productos son iguales.
Al ingresar a la opción Copia lista de precios se deben diligenciar los siguientes
datos: Se encontrara con la siguiente pantalla.
Producto del que se Copia: Indicar el Producto del cual se desea que el sistema
copie la lista de precios.
52
Rango de Listas de Precios: Seleccionar sobre que rango de listas de precios se
debe ejecutar el proceso de copia listas de precios.
Rango de Productos: El sistema lo permite realizar por Todos o el rango de
productos que se requiera realizar.
Al terminar de realizar bajo que parámetros se desea realizar el proceso se debe
ejecutar con el Botón.
Cuando termina de ejecutar el proceso de Copia lista de precios a los rangos
seleccionados, genera el mensaje informando que el proceso se ejecuto de forma
satisfactoria.
53
4. DEFINICION DE DOCUMENTOS
Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:






Tipos de documento
Numeración
Formas de impresión
Cruces de documentos
Documentos Contables y Extracontables
Clasificación tributaria
Tipo de documento: SIIGO cuenta con 24 tipos de documentos que tienen como
objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para
cada uno de ellos.
En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía
requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones
comerciales y contables. En Siigo cada uno de ellos está identificado por una letra,
que indica el Tipo de Documento que se está trabajando.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Definición de Documentos – Parámetros de Documentos
Menú tipo proceso
Contabilidad – Parámetros - Definición de Documentos – Parámetros de Documentos
54
4.1. DOCUMENTOS
A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación de
activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás partidas
ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los
ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.
B – Orden de producción: Documento base para el manejo del modulo de
PRODUCCION, este documento es donde se hace la apertura de ordenes de
producción.
C – Nota Crédito: Documento que permite tener control contable de las notas
crédito bancarias o tener control de las devoluciones de factura de años anteriores,
pues las cuentas que se mueven allí pueden ser cuentas diferentes a las utilizadas en
la Factura de venta, al no ser del mismo periodo contable con el fin de afectar los
costos de forma manual.
Para el caso de algunos informes con las estadísticas de ventas el sistema no tiene
en cuenta la nota crédito debido a que esta mueve una cuenta global y en ningún
caso se puede indicar que pertenece a descuento o cargo.
D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas debito
bancarias o tener control de las devoluciones de mercancías de la empresa hacia los
proveedores de años anteriores, pues las cuentas que se mueven allí pueden ser
cuentas diferentes a las utilizadas en el Registro de Compra.
E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancía a las
bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura.
55
F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la
facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorización.
El congreso de la Republica mediante la Ley 1231 de 2008, establece cambios en el
código de comercio referente a requisitos legales para la Factura, las cuales aplican
en el programa los artículos 4 y 5 de la presente ley que hacen referencia a pagos de
facturas por cuotas y Normas relativas a la Letra de Cambio. Para ello se modifico el
programa donde se realiza el cambio de leyenda en la Factura y se incluye el número
de cuotas para Facturas que poseen diferentes vencimiento y/o cuotas.
G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes
pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.
H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se
presente cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios,
perdida de mercancía, muestras, etc.
Puede ser cruzado por la Requisición, Orden de Pedido y Devolución de Compras.
J – Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones
de merc ancías o devolución de facturas, el sistema realiza la contabilización de forma
automática desde que la Factura sea del mismo periodo contable, su parametrización
debe ser igual a la del Documento Tipo F, el único parámetro diferente es el Tercer
Cargo (IVA en Devolución en Ventas).
Para el caso de algunos informes con las estadísticas de Ventas el sistema solo tiene
en cuenta los descuentos y cargos de los documentos Factura de Venta y Devolución
(tipo J), pues es allí donde se puede determinar claramente dichos valores y si se
han causado secuencia por secuencia.
K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los
costos indirectos de fabricación en las ordenes de producción.
Documento
únicamente utilizado en el modulo de PRODUCCION.
L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos
que no aparecen en este listado, también utilizado para los procesos automáticos del
sistema Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones,
Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc.
N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas
internas de contabilidad.
O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la
transformación de materia prima a producto terminado. En el cual se puede realizar
el proceso de Ensamble y Desensamble.
P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de las
compras de inventarios, compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad,
planta y equipo. (Para lo cual se debe crear el activo Fijo en el modulo, si se tiene
instalado.)
56
R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por
cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de
los clientes.
S – Nota de Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y que
posteriormente va a ser facturada a los clientes.
U – Devolución de Compras: Documento que permite tener control a las
devoluciones de mercancías realizada a los Proveedores o devolución de registro de
Compras, el sistema realiza la contabilización de forma automática desde que el
Registro de Compra sea del mismo periodo contable, su parametrización debe ser
igual a la del Documento Tipo P, el único parámetro diferente es el Tercer Cargo (IVA
en Devolución en Compras).
T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega y
un centro de costos a otro.
V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los
productos de la empresa.
Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de
mercancía hacia los proveedores.
Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las
solicitudes de mercancías hechas por los clientes.
I – Requisición: Documento de tipo extracontable que permite realizar la solicitud
de un activo fijo al departamento de compras, sin tener que crear el activo en el
modulo. Es utilizado cuando se tiene instalado el módulo de Activos Fijos.
M – Orden de Compra Activos Fijos: Documento de tipo extracontable que
permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores, sin tener que crear el
activo en el modulo. Se utiliza cuando se tiene instalado el módulo de Activos Fijos.
X – Caja Menor: Documento extracontable que permite hacer recibos de Caja
Menor en el modulo de Tesorero, cuando está instalado.
Para saber cómo se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán
los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes
campos que los componen.
4.2. Documento Tipo L - OTROS
Documento utilizado para los procesos automáticos del sistema, saldos Iniciales y
Notas de ajuste, entre otros, del documento Tipo L se pueden definir hasta 999
diferentes, uno por cada Concepto.
57
A continuación se realizara la parametrización del documento Tipo L requerido para
ingresar los saldos iniciales a la contabilidad L-999.
Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o
cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
Descripción: La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización
que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la
captura.
Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar
el consecutivo de comprobantes.
Numeración Automática. Seleccionar la casilla para que el sistema genere la
generación en forma automática.
58
Número de Ítems: Hace referencia al número máximo de ítems, registros o filas a
capturar dentro de un comprobante; se pueden definir máximo 998 ítems.
Actualiza e Imprime: Al seleccionar la casilla se indica al sistema que una vez se
termine de digitar el documento, sea salvado en Contabilidad y luego genere la
impresión.
Imprime y Actualiza: Se indica al sistema que una vez realizada la impresión del
documento lo salve en contabilidad.
Actualiza: Se indica al sistema que solo realice el proceso de contabilización del
documento.
Redondea cifras: Seleccionar la casilla para que los registros contables sean
aproximados al peso.
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el
sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario
imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema
imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario
imprime cinco decimales.
59
Activo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no
utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de
documentos o por el modulo de contabilidad.
Datos para impresión.
Número de Copias: Asignar el número de copias que desea en la impresión de un
documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está
utilizando para este proceso.
Título: Corresponde al título del comprobante que está parametrizado. Este
aparecerá en el momento de la impresión estándar.
 Leyenda: Asignar la casilla si desea que en la impresión de un documento
estándar se impriman los datos, nombre de la empresa, Nit. En el encabezado del
documento.
Tipo de Diseño de Impresión: Muestra en la lista los formatos estándar diseñados
por Siigo, si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae
el sistema, seleccionar si se quiere en una página completa o si se desean en media
página ó Forma Minerva de comercialización genérica.
60
Imprime Datos de Encabezado: Realiza la impresión de los encabezados de los
documentos.
Imprime todos los tipos de secuencia: Permite imprimir el formato del
documentos con todo tipo de secuencias, aplica para los documentos que utilizan
generador de documentos.
61
5. SALDOS INICIALES
Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que
arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma.
Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos:
FECHA: Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial.
Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la respectiva empresa.
INFORMACION DISCRIMINADA: Se debe tener la información discriminada por
medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se ingresan los saldos
iniciales.
DOCUMENTO: Se debe definir un documento tipo L, el cual se codifica con el
número 999 y se denomina SALDOS INICIALES.
RECUERDE….
La ruta para definir los documentos es Contabilidad –
Parámetros - Definición de Documentos – Parámetros de
Documentos.
CUENTA PUENTE: Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una
cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de información de los
saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código 999999 y se denomina cuenta
puente.
RECUERDE….
La ruta para crear una cuenta contable es Contabilidad –
Parámetros - Apertura de Cuentas Contables.
Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible,
Cartera, Inventarios y Proveedores
62
.
5.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE
Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente eco nómico y
puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos
mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Menú tipo proceso
Contabilidad – Procesos - Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Seleccionar
Inmediatamente el sistema solicitara algunos datos de
carácter general que es necesario incluirlos, los cuales son:
63
TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a
utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).
NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO: En esta opción se escogerá el 999.
NUMERO DE COMPROBANTE: Para
automáticamente, se debe digitar enter.
llevar
el consecutivo
del
documento
FECHA: Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales.
Actualizar Secuencias.
TIPO: Al estar en entrada de comprobantes a ingresar un documento donde se
afecta la secuencia, forma de pago, impuesto, descuentos / cargos y la forma
automática permite tener el siguiente impacto:
Secuencias: Son los registros que se realizan por ítems y que en la impresión se
visualizara en el cuerpo del documento.
64
Forma de Pago: De acuerdo a la forma de pago que se asigne o que se ingrese el
sistema así mismo la visualizara en la impresión del documento.
Impuestos: El ingresar un registro por esta opción, permite en la impresión
visualizar cada uno de los cargos relacionados como es: Retención en la Fuente, IVA,
Retención de IVA
Descuentos / Cargos: Se ingresa cada una de las cuentas que se tiene para
descuentos y cargos, y de esta forma el sistema en la impresión los tendrá en
cuenta por cada uno.
Automáticos: Tiene en cuenta las cuentas contables que se necesitan
proceso contable y no las mostrara en la impresión.
para el
CUENTA: Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial.
NIT: Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.
DESCRIPCION: Se debe digitar la descripción del comprobante que se está
incluyendo.
CENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del centro de costo en donde se afectará
el movimiento contable.
RECUERDE….
El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la
cuenta contable utilizada esté marcada como si centro de costo
y si terceros.
DEBITO O CREDITO: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta contable
y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial.
VALOR: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del Balance
Inicial.
65
Después de seleccionar el Botón de Grabar
, el cursor se ubica
inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales,
cuenta por cuenta.
RECUERDE….
Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que
hacen parte del Balance General.
66
NOTA: El sistema permite, en la opción de descripción, digitar la tecla F2 con el fin
de repetir la descripción inmediatamente anterior.
CUENTA PUENTE: SIIGO no permite contabilizar comprobantes descuadrados, lo
que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los c réditos.
Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente.
RECUERDE….
La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de
saldos iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente.
Esta cuenta debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese
completamente el Balance Inicial.
Para CONTABILIZAR el comprobante se debe dar clic en el icono
Contabilizar
(Control + R)
67
5.2 SALDOS INICIALES CARTERA
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Menú tipo proceso
Contabilidad – Procesos - Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las
facturas de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el
valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto
las que estén vencidas como las que estén por vencer.
68
RECUERDE….
Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la
misma ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible:
Contabilidad – Procesos - Generación de comprobante –
Entrada de comprobantes.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L –
Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le
debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de
comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro
adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento,
número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de
dicho vencimiento)
69
Después de seleccionar el Botón de Grabar
, el sistema muestra el mensaje
que esta cuenta está asociada a una forma de pago.
70
IMPORTANTE… .
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la
cuenta esté detallada por cobrar.
Finalmente y
descuadrados,
créditos, para
utilizar Cuenta
teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes
es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
Puente con el código 999999.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se
discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento.
71
Para CONTABILIZAR el comprobante se debe dar clic en el
icono Contabilizar (Control + R)
5.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Menú tipo proceso
Contabilidad – Procesos - Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Para incluir los saldos de inventario es necesario tener discriminados los productos
con su respectivo nombre, código o referencia, las cantidades por cada una de las
bodegas que se manejen, el costo unitario y la valorización por cada producto.
72
Una vez se tiene toda esta información, se debe ingresar a la opción de Entrada de
Comprobantes:
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios, se debe utilizar un documento tipo
L -999 Saldos Iniciales, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número
de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de
costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de inventarios, el sistema trae un cuadro
adicional donde solicita los datos del producto a incluir, la bodega que se afectara y
la cantidad que se ingresará. Los datos correspondientes al Costo Unitario y al
Saldo Bodega, los trae de acuerdo al movimiento del mismo.
73
IMPORTANTE… .
Este cuadro se activará siempre y cuando se tenga la cuenta
marcada como Inventarios y el código contable en su creación
esté asociado apertura de Productos.
Después de seleccionar el Botón de Grabar
, el cursor se ubica
inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales,
producto por producto por cada una de las bodegas.
Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite contabilizar comprobantes
descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
utilizar Cuenta Puente con el código 999999.
74
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios se debe discriminar por cada
secuencia: producto, cantidad por cada una de las bodegas y valor total de las
cantidades.
Para CONTABILIZAR el comprobante se debe dar clic en el icono
Contabilizar
(Control + R)
5.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Menú tipo proceso
Contabilidad – Procesos - Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
75
Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una
las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de
vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas
deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L –
Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le
debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de
comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un
cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de
documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento
y fecha de dicho vencimiento).
76
Después de seleccionar el Botón de Grabar
, el sistema muestra el mensaje
que esta cuenta está asociada a una forma de pago.
IMPORTANTE… .
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la
cuenta esté detallada por pagar en al creación de las cuenta
contable.
77
Finalmente y
descuadrados,
créditos, para
utilizar Cuenta
teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes
es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
Puente con el código 999999.
Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada
secuencia se discrimine, proveedor por proveedor, factura por factura y vencimiento
por vencimiento.
Para CONTABILIZAR el comprobante se debe dar clic en el icono
Contabilizar
(Control + R)
78
5.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS
INICIALES
Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en
la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente
manera:
Comprobante del disponible
 Caja
 Bancos
 Corporaciones
Comprobantes de deudores






Comprobantes de obligaciones
Financieras
Clientes
Prestamos a Empleados
Anticipos a Proveedores
Retención en la Fuente
Pagares
Carta de Crédito
Comprobantes de Cuentas por
Pagar
 Proveedores
 Cuentas por pagar
 Anticipo de Clientes
Comprobantes de Inventarios
 Saldos por Bodega
Comprobante de Propiedad Planta
y Equipo
 Valor Histórico Activos
 Valor de la Depreciación
Comprobante de impuestos por
pagar
 Rete fuente
 Impuesto a las ventas
Comprobante de Cuentas de
Patrimonio
 Capital Social
 Utilidad del ejercicio
Comprobante de Ajustes por
inflación
Activo no monetarios
Pasivo no monetarios
Patrimonio
Cuentas de resultado
Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin
de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.
79
Comprobante de Cuentas de Ingresos
Comprobante de Cuentas de Egresos
IMPORTANTE… .
Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la
información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación
de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en diciembre 31 de
2006, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha,
ya que el movimiento se inicia en enero 1 de 2007.
6. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES
La entrada de comprobantes permite al usuario, ingresar a consultar, anular o
modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración.
En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables
cuando no se tiene el módulo de Elaboración de Documentos
6.1 CONSULTA DE COMPROBANTES
Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo de
Contabilidad.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Menú tipo proceso
Contabilidad – Procesos - Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
y AL TAB de Consulta.
80
En esta pantalla se podrán seleccionar los comprobantes en los siguientes estados y
podrán ser distinguidos por el color de registro en cada estado:
Contabilizado (Azul)
Borrador (Amarillo)
Terminados: (Verde)
Anulados (Rojo)
81
Permite visualizar todos los documentos sin importar el estado en que se encuentren
y estos los mostrara de diferente Color, así: Contabilizados en Azul, Borrador en
Amarillo, Terminados en Verde y Anulados en Rojo.
Ingresa por defecto en el mes en el que se ingreso a Siigo. El Programa realizara un
Filtro de la Información, cada vez que cambie de periodo, y le mostrara únicamente
los documentos del Periodo seleccionado. Los Periodos van desde el Mes de Enero,
hasta Diciembre y contiene un Periodo adicional, correspondiente al Mes de Cierre de
Siigo, donde también se generan Documentos, y los cuales podremos visualizar
filtrando por el mes de cierre.
Los documentos permiten ser consultados seleccionando el Mes, Tipo de Documento
y el estado en que Fue guardado, después de consultar estos documento si es
necesario realizar alguna modificación al documento se pasa al TAB de Información
permitiendo Modificarlo o eliminarlo.
IMPORTANTE… .
Si se quiere modificar un documento debe estar en el TAB de
información y este permitirá que se realice el cambio respectivo
de las secuencias y guardar el comprobante ya sea en estado
Borrador, Terminado o Contabilizado.
6.2. SELECCIÓN DE ESTADOS
Permite escoger de una lista, el Estado de los documentos que se desean consultar.
Borrador: Estos documentos se muestran en la grilla en color amarillo, lo cual
indica que se encuentran en Estado Borrador. Un documento puede ser grabado en
estado Borrador durante el proceso de elaboración en cualquier momento y no se
exige que el documento se encuentre cuadrado (el total de las secuencias de
naturaleza débito puede ser diferente al total de las de naturaleza crédito). Cuando
un documento se encuentra en Estado Borrador no se puede pasar a Estado
Contabilizado o Terminado hasta que se encuentre totalmente cuadrado. Para que
un
82
documento pueda ser grabado en estado Borrador se debe ingresar, como mínimo,
los datos obligatorios correspondientes al Encabezado del Documento, permitiendo
guardar el documento con el icono Guardar.
Terminado: Estos documentos se muestran en la grilla en color verde, lo cual
indica que se encuentran en Estado Terminado. Un documento puede ser grabado
como Terminado cuando el total de la secuencias de naturaleza débito es igual al
total de las de naturaleza crédito. Del estado Terminado se puede pasar a Estado
Borrador (el total de las secuencias de naturaleza débito puede ser diferente al total
de las de naturaleza crédito) o a Estado Contabilizado (el total de las secuencias de
naturaleza débito debe ser igual al total de las de naturaleza crédito). Desde la grilla
se puede se puede realizar la contabilización de los documentos
En estado Terminado ejecutando el proceso por medio del con el icono
83
IMPORTANTE… .
Los estados borrador y terminado no se ven reflejados en la
Contabilidad, inventarios, activos fijos debido a que solo se
pueden ver en estado contabilizado o Anulado, en los módulos
contables y en los extracontables, como por ejemplo en el
momento de realizar cruces de documentos.
Contabilizado: Estos documentos se muestran en la grilla en color azul, lo cual
indica que estos ya se encuentran en Estado Contabilizado. El Estado Contabilizado
es cuando ya se encuentra registrado el movimiento correspondiente al Documento.
En este Estado solo se permite Eliminar o Recontabilizar el documento, desde la grilla
solo permite Eliminar, si se desea Recontabilizar el documento es necesario cargarlo
en el Tab de Información. Se contabiliza con el icono
84
Anulado: Estos documentos se muestran en la grilla en color rojo, lo cual indica
que se encuentran en Estado Anulado:
Cuando se selecciona uno de estos documentos, se muestra e l mensaje “Este
comprobante se encuentra en estado anulado y solo permite ver los datos Tipo,
Número y Consecutivo del comprobante. El documento se anula con el icono
85
Eliminar Documentos: Permite Eliminar uno o varios documentos, marcándolos en
la caja de chequeo por medio del el icono de eliminar
ya sea en estado
Terminado o Contabilizado, confirmando si se desea Eliminar o no.
En estado Anulado también se puede eliminar, el sistema confirma si se desea
Eliminar o no.
86
6.3 Funciones que se pueden ejecutar desde Entrada de Comprobantes







Visualizar un Documento existente
Crear un Documento Nuevo
Recontabilizar un Documento (Modificar un Documento ya Contabilizado)
Anular un Documento
Anular en Bloque
Eliminar un Documento
Eliminar en Bloque
6.3.1 Visualizar un Documento existente
Para visualizar un Documento existente, puede hacerlo de 2 maneras:
a) Localizar el documento en la grilla Tipo, Comprobante, Número, correspondiente y
editarlo con Doble Click. El sistema lo ubicará en el Tab de Información, mostrando
los datos que corresponden a este documento
b) Dando Nuevo en el Botón “Nuevo” ubicado en el Menú, y digitando el Tipo,
Comprobante y Numero en el Encabezado del Documento. Al salir del campo
Número, debe cargar la información correspondiente a este Documento, en caso de
que este exista como un Documento Contabilizado.
6.3.2 Crear un Documento Nuevo
Para crear un documento nuevo, selecciona el Botón Nuevo en el Menú, o se puede
usar la Tecla Rápida CTRL + N, y el programa se ubica automáticamente en el
campo Tipo. Se Digita el Tipo y el Comprobante del documento, y el programa
buscará automáticamente el siguiente número disponible para ese Tipo y
Comprobante, para realizar el documento. Si el usuario continúa con el número que
le propuso el sistema, debe terminar de llenar los datos validos el encabezado, para
luego poder pasar a las secuencias del documento.
87
Al crear un nuevo Comprobante, se debe capturar la siguiente información:
Tipo Documento: Letra que identifica cada unos de los tipos de
comprobantes utilizados por Siigo como F – Factura de Venta.
Comprobante: Numero asignado para el tipo a utiliza como por ejemplo 001,
se pueden utilizar hasta 999 por cada tipo.
Numero (Sugerido por el sistema): Si esta consecutivo el sistema da el
número en el cual se encuentra el contador.
Fecha: Con la cual el documento quedara grabado en el sistema y esta es
muy importante para efectos fiscales y tributarios.
Nit: Tercero al cual el sistema cargara la información en sus acumulados y
movimientos.
Moneda (En caso de usar moneda extranjera): Si se desea grabar el
comprobante en una moneda extranjera se debe seleccionar, de lo contrario
para que se contabilice en la moneda Local no seleccionar.
Vendedor: Para las Facturas de Venta, devoluciones y recibos de caja es
importante este dato de aquí es que se toma para la liquidación de las
comisiones.
Secuencias: Estas son capturadas por medio del botón Actualizar
Secuencias, el cual se habilita cuando los datos del encabezado son correctos.
En la secuencia aparecen los siguientes campos:
Tipo: Al estar en entrada de comprobantes a ingresar un documento donde se
afecta la secuencia, forma de pago, impuesto, descuentos / cargos y la forma
automática permite tener el siguiente impacto:
Secuencias: Son los registros que se realizan por ítems y que en la impresión se
visualizara en el cuerpo del documento.
Forma de Pago: De acuerdo a la forma de pago que se asigne o que se ingrese el
sistema así mismo la visualizara en la impresión del documento.
Impuestos: El ingresar un registro por esta opción, permite en la impresión
visualizar cada uno de los cargos relacionados como es: Retención en la Fuente, IVA,
Retención de IVA
Descuentos / Cargos: Se ingresa cada una de las cuentas que se tiene para
descuentos y cargos, y de esta forma el sistema en la impresión los tendrá en
cuenta por cada uno.
88
Automáticos: Tiene en cuenta las cuentas contables que se necesitan
proceso contable y no las mostrara en la impresión.
para el
Cuenta: Al seleccionar una Cuenta cuyo Tipo corresponda a Cuenta de Inventarios,
el sistema mostrara los siguientes campos:
Producto
Bodega
Saldo Bodega
Costo Unitario
Cantidad.
Si la cuenta corresponde al Tipo de Cuenta de Activos, el sistema mostrara los
siguientes campos:
Activo
Tipo: Compra, Adición Mejora
Numero de Veces que se adicionan para Depreciar
Nit
Descripción de la Cuenta
Débito/Crédito
Valor Total
Si está marcada como Retención pide los valores de Base.
89
Al terminar de capturar los datos se deberá dar clic sobre el botón Grabar
,
el cual lleva a la siguiente secuencia. Posterior a grabar los datos deberá cerrar la
ventana por medio del botón Cerrar.
Una secuencia puede ser eliminada al ser seleccionada en la Columna Eliminar,
posteriormente dando clic sobre el botón Eliminar,
El documento no será Contabilizado o Terminado si este no se encuentra cuadrado.
Si aparece en los totales el Error Provider
, es porque el documento no ha
sido cuadrado.
El programa en cada nueva secuencia, trae siempre el último tercero, el último
centro de costo y la última bodega digitada de la secuencia anterior. Esto también
aplica para el módulo de Documentos y en todo tipo de documento.
6.3.3 Recontabilizar un Documento
Es el proceso de modificar, adicionar o cambiar un documento que ya había sido
previamente Contabilizado, y volverlo a Contabilizar. Para Recontabilizar un
Documento primero lo cargamos, esto podemos hacer:
90
a) Se puede cargar el documento Contabilizado, desde la grilla, dando doble clic
sobre el tipo, comprobante y numero, que se desea modificar
b) Damos Clic en el Botón nuevo, y elegimos el Tipo Comprobante y Numero que se
desea modificar, al salir del campo numero mostrará la información del comprobante
existente.
Cuando ya muestra todo el comprobante, con toda la información del encabezado,
las secuencias, y los totales, el usuario puede realizar cualquiera de las siguientes
operaciones
Modificar Encabezado: Puede cambiar cualquiera de los datos del Encabezado del
documento.
Adicionar Secuencias: Al salir del Encabezado habilita el Botón de Actualizar
Secuencias, por si el usuario quiere, adicionar más secuencias, por defecto mostrará
el Número de la secuencia, como el Último número de secuencia + 1.
Eliminar Secuencias: Para Eliminar una secuencia basta con seleccionarla y dar Clic
en el Botón Eliminar.
Modificar Secuencias: Para modificar una secuencia, basta con darle doble clic sobre
la secuencia deseada, y cambiar los valores que sean necesarios, y dar clic en el
Botón Actualizar.
Cabe anotar que cuando se adiciona, se elimina o se modifica algún ítem del
documento, los valores totales de Débitos y/o créditos pueden cambiar, y para
Recontabilizar el documento, es necesario que el documento vuelva a estar
cuadrado, o sea, que la sumatoria de Débitos sea igual a la sumatoria de Créditos,
de lo contrario el sistema no permitirá volverlo a contabilizar. Y por último para
Recontabilizar el Documento, damos clic en el Botón Contabilizar. El documento
quedará nuevamente contabilizado, con el Número que traía originalmente.
6.3.4 Anular un Documento
Para anular un Documento existente, puede hacerlo:
a) Ubicar el Documento en la Grilla, Seleccionarlo en la casilla selección, y luego
darle clic en el Botón Anular del Menú.
b) Ubicar el Documento en la Grilla, darle Doble Clic, editarlo, y estando ubicado en
el Tab de Información, darle clic en el Botón Anular
rápida Ctrl + E
, o usando la tecla
6.3.5 Anular en Bloque
91
Para anular múltiples documentos a la vez, se seleccionan varios documentos en la
Grilla, y se da clic en el Botón Anular del Menú así:
.
Y luego seleccionar el Botón Anular
.
Nota: para poder elegir los documentos desde la grilla, solo debe estar un Tipo de
Documento seleccionado a la vez, Contabilizados o Borrador o Terminados o
Anulados, en el caso que más de uno se encuentre chequeado, la columna de
selección desaparecerá.
6.3.6 Eliminar un Documento
Para eliminar un Documento existente, puede hacerlo:
a) Ubicar el Documento en la Grilla, Seleccionarlo en la casilla selección, y luego
darle clic en el Botón Eliminar del Menú.
b) Ubicar el Documento en la Grilla, darle Doble Clic, editarlo, y estando ubicado en
el Tab de Información, darle clic en el Botón Eliminar
rápida Ctrl + E.
, o usando la tecla
6.3.7 Eliminar en Bloque
Para eliminar múltiples documentos a la vez, se seleccionan varios documentos en la
Grilla, y se da clic en el Botón Eliminar del Menú así:
.
92
.
Y luego seleccionar el Botón Eliminar
.
93
TALLER
ESTANDAR PUNTO NET
PARÁMETROS INVENTARIOS Y
OTROS MODULOS
DEFINICION DE
DOCUMENTOS Y SALDOS
INICIALES
3
DEFINICIÓN DE PLAN ÚNICO DE CUENTAS
94
RUTA: Contabilidad – Parámetros - Administración De Cuentas Contables –
Apertura de Cuentas Contables.
IMPORTANTE…
La parametrización tiene efecto en cada uno de los módulos,
por lo tanto es importante realizarla muy bien desde el inicio.
Se selecciona la opción de NUEVO
o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
GR
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CTA SUB
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05
AUX
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02
03
SUB
Descripción
Caja General
Caja Menor de
Admón.
Banco de
Bogota
Bancolombia
Banco Andino
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N
N
N
N
N
Act
Act
D
D
IMPORTANTE
Tenga en cuenta que el detalle de la cuenta es por cobrar, por lo
tanto debe seleccionar la opción de “Por Cobrar”.
Tenga en cuenta que el detalle de la cuenta es por Pagar, por lo
tanto debe seleccionar la opción de “Por Pagar”.
95
GR
CTA SUB
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13
AUX
Descripción
Det Terc
CC
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Tip
Nat
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Clientes Nacionales
C
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Clientes del Exterior
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15
Anticipo de Retención
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Anticipo De Iva
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Anticipo de Ica
N
S
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D
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Anticipo a
Proveedores
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CTA
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20
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AUX
SUB
SUB
Descripción
Materia Prima
Ajustes de Inflación
Servicio de
Reparación
Ajustes por Inflación
Productos
Manufacturados
Ajustes de Inflación
Mercancía no Fabric.
X Emp.
Ajustes por Inflación
Flota y Equipo de
Transportes
Ajustes por Inflación
Seguros y Fianzas
Útiles y Papelería
Ajustes por Inflación
Det
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N
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S
S
N
No
No
No
No
Act
Act
Act
Act
D
D
D
D
PASIVO
RECUERDE….
Para el ejercicio, Tenga en cuenta que el detalle de la cuenta
es por Pagar, por lo tanto debe seleccionar la opción de “Por
Pagar”.
96
GR
CTA SUB
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Descripción
Det
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CC
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Tip
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Proveedores
Nacionales
Proveedores del
Exterior
Honorarios
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S
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Pas
C
P
S
S
N
Pas
C
Servicios de
Mantenimiento
P
S
S
N
Pas
C
CUENTAS DE RETENCION
RECUERDE….
Al marcar en la opción Tercero y Retención (Si), el sistema
solicita el porcentaje de retención que aplicara de forma
automática.
Para el ejercicio, se registrarán los siguientes datos:
CUENTA
23652501
23652502
236515
236540
236705
23680501
NOMBRE
Retención Servicios de Transporte 1%
Retención Servicios Generales 6%
Retención Honorarios 11%
Retención en la Fuente por Compras 3.5%
Retención de IVA 50%
Retención de ICA Tarifa del 11.04%
GR
23
CTA
65
SUB
25
AUX
01
23
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02
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SUB
Descripción
Ret. Servicios de
Transporte 1%
Ret. Servicios
Generales 6%
Ret. Honorarios
11%
Retención en la
Fuente por
Compras
Retención de IVA
PORCENTAJE %
1%
6%
11%
3.5%
50%
0.1104%
Det
N
Terc
S
CC
N
Ret
S
AxI
N
Tip
Pas
Nat
C
N
S
N
S
N
Pas
C
N
S
N
S
N
Pas
C
N
S
N
S
N
Pas
C
N
S
N
S
N
Pas
C
97
23
68
05
01
Retención de ICA
Tarifa del 11.04%
N
S
N
S
N
Pas
DEMAS CUENTAS
RECUERDE….
Se deben tener las siguientes indicaciones para las cuentas
ajustables por inflación, en caso de aplicarlas, de lo contrario se
debe indicar AJUSTABLE NO:
PATRIMONIO
CUENTA
311505
340505
GR
24
24
25
28
CTA
08
08
05
05
SUB
05
10
05
05
31
34
15
05
05
05
41
20
52
41
35
05
CUENTA A LLEVAR EL AJUSTE
340505
340505
AUX
SUB
Descripción
IVA Generado
IVA Descontable
Salarios por Pagar
Anticipos de
Clientes
Capital Social
Revalorización del
Patrimonio
Elaboración de
Productos de
Cerámica
Ventas de
Mercancías
CONTRAPARTIDA
470540
470540
Det
N
N
N
C
Terc
S
S
S
S
CC
N
N
S
S
AxI
N
N
N
N
Tip
Pas
Pas
Pas
Pas
Nat
C
D
C
C
N
N
N
N
N
N
N
N
Ptr
Ptr
C
C
N
S
S
N
Ing
C
N
S
S
N
Ing
C
98
C
41
55
90
41
75
05
42
42
42
05
10
75
05
05
05
47
51
05
95
10
30
53
05
35
61
20
52
61
61
35
55
05
90
71
05
05
99
99
99
Mantenimiento y
reparación de
maquinaria y
equipo
Devoluciones en
Ventas
Otras Ventas
Intereses por Mora
Devoluciones otras
Ventas
Inventarios CR
Útiles, Papelería y
Fotocopias
Descuentos
Comerciales
Condicionados
Costos Elaboración
de Productos de
Cerámica
Costo de Ventas
Mantenimiento Y
Reparación De
Maquinaria Y
Equipo
Costo Materia
Prima
Cuenta Puente
N
S
S
N
Ing
C
N
S
S
N
Ing
D
N
N
N
S
S
S
S
S
S
N
N
N
Ing
Ing
Ing
C
C
D
N
N
N
S
N
S
N
N
Ing
Egr
C
D
N
S
S
N
Egr
D
N
S
S
N
Egr
D
N
N
S
S
S
S
N
N
Egr
Egr
D
D
N
S
S
N
Egr
D
N
N
N
N
Ord
D
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
Informe de Plan de cuentas
RUTA: Contabilidad – Informes - Cuentas Contables – Plan De Cuentas –
Informe Plan de Cuentas - Solo las utilizadas.
99
Actividades Económicas
RUTA: Administración - Parámetros – Parametros Generales – Apertura de
Actividades Económicas.
Código
Descripción
Tarifa x mil
Cuenta
:
:
:
:
26105
Fabricación de vajillas y utensilios de vidrio
11.04
135518
Código
Descripción
Tarifa x mil
Cuenta
:
:
:
:
2930
Reparación de enseres domésticos
11.04
135518
RUTA: Administración - Parámetros – Parametros Generales - Registro
Control de Empresa, ir a la sección Actividades Económicas, y en el campo
Actividad 1, buscar la actividad económica 26105.
100
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
APERTURA DE LÍNEAS
RUTA: Inventarios – Parámetros - Catálogos – Apertura de Líneas
Se selecciona la opción de NUEVO
o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
LINEA 001
LINEA 200
LINEA 300
LINEA 500
LINEA 800
Materia Prima
Producto Terminado
Mercancía No fabricada por la Empresa
Bienes de Consumo
Servicios
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
DEFINA LOS SIGUIENTES GRUPOS DE INVENTARIOS
RUTA: Inventarios – Parámetros - Catálogos – Apertura de Grupos
Para realizar la creación de Grupos y productos debemos tener en cuenta, cada una
de la cuentas contables que intervienen en el proceso de compra y facturación de los
productos o de acuerdo al tipo de línea que se esta creando (Producto, Consumos y
Servicios).
101
Se selecciona la opción de NUEVO
o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
LINEA 001
Materia Prima
GRUPO 001 Calizas
GRUPO 002 Tintillas
TIPO DE CUENTA
INVENTARIO
COSTO DE INVENTARIO
VENTAS
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
AJUSTES POR INFLACIÓN
CUENTA CONTRAPARTIDA
NUMERO DE LA
CUENTA
140505
710505
420505
427505
140599
470510
LINEA 200
Producto Terminado
GRUPO 001 Línea Toscana
GRUPO 002 Línea Valladolid
TIPO DE CUENTA
INVENTARIO
COSTO DE INVENTARIO
VENTAS
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
AJUSTES POR INFLACIÓN
CUENTA CONTRAPARTIDA
NUMERO DE LA
CUENTA
143005
612052
412052
417505
143099
470510
LINEA 300 Mercancías No Fabricadas Por La Empresa
GRUPO 001 Ollas
TIPO DE CUENTA
INVENTARIO
COSTO DE INVENTARIO
VENTAS
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
AJUSTES POR INFLACIÓN
CUENTA CONTRAPARTIDA
LINEA 500
NUMERO DE LA
CUENTA
143505
613505
413505
417505
143599
470510
Bienes de Consumo
102
GRUPO 001 Papelería
TIPO DE CUENTA
INVENTARIO
COSTO DE INVENTARIO
VENTAS
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
AJUSTES POR INFLACIÓN
CUENTA CONTRAPARTIDA
NUMERO DE LA
CUENTA
171020
519530
420505
427505
171099
470525
LINEA 800 Servicios
GRUPO 001 Servicio de Reparación
TIPO DE CUENTA
INVENTARIO
COSTO DE INVENTARIO
VENTAS
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
AJUSTES POR INFLACIÓN
CUENTA CONTRAPARTIDA
NUMERO DE LA
CUENTA
141805
615590
415590
417505
141899
470510
Seleccione la opción de Consulta, muestra los diferentes grupos creados.
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
CREACION DE MARCAS
RUTA: Inventarios – Parámetros - Catálogos – Apertura de Marcas.
103
Se selecciona la opción de NUEVO
o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
CODIGO
1
2
DESCRIPCION
Toscana
Valladolid
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
Al seleccionar la opción de Consulta, muestra las diferentes Marcas creadas.
APERTURA DE UNIDAD DE MEDIDA
RUTA: Inventarios – Parámetros - Catálogos – Apertura Unidades de
Medida.
Se selecciona la opción de NUEVO
o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
CODIGO
1
2
3
4
5
DESCRIPCION
UN
MTS
CAJA
GRAMO
LITRO
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
Seleccione la opción de Consulta, muestra las diferentes Unidades de Medida
creadas.
104
INFORMES UNIDADES DE MEDIDA
RUTA: Inventarios – Parámetros - Catálogos – Informes Unidades de
Medida.
Se selecciona la opción de NUEVO
o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
Los datos que se visualizan en Informes Unidades de Medida son: Código,
Descripción y Unid. Estándar.
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
APERTURA FACTOR DE CONVERSION
RUTA: Inventarios – Parámetros Conversión.
Catálogos – Apertura Factor de
Se selecciona la opción de NUEVO
o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos, y la
información que aparece a continuación:
105
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
La opción de Consulta, muestra los Factores de Conversión creados
INFORME DE FACTOR DE CONVERSION
RUTA: Inventarios – Informes – Catálogos – Informe de Factor de
Conversión
Los datos que se visualizan en Informes Factor de Conversión son:
Código, Código unidad Base, Codito Unidad Convertida, Descripción, Factor,
Operador.
ADMINISTRACION DE LISTAS DE PRECIOS
NOMBRES DE LISTA DE PRECIOS
RUTA: Inventarios – Parámetros - Administración de precios – Nombre de
lista de Precios
Reemplace los nombres de las listas por los que aparecen a continuación:
Lista de precio No 1
Lista de precio No 2
Lista de precio No 3
Mayorista
Minorista
Supermercados
106
Lista de precio No 4
Empleados
La consulta de los nombres de listas de precios solo se podrán ver cuando se
ingrese a la apertura de un producto, el sistema mostrará los cambios realizados.
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
CATALOGO DE PRODUCTOS
Una vez creadas las tablas de inventarios es necesario es necesario crear los
códigos de los productos de materia prima, producto terminado, mercancías no
fabricadas por la empresa, de consumo y catalogote servicios.
RUTA: Inventarios – Parámetros - Catálogos –Apertura de Productos.
Se selecciona la opción de NUEVO
o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
Para la creación de los productos favor complementar los datos de acuerdo a la tabla
y el criterio que Usted tenga. (Pag. Siguiente)
Favor digitar en los campos de los productos lo siguiente:
MATERIA PRIMA
LINEA
001
GRUPO
0001
COD. PRODUCTO
000001
NOMBRE DEL PRODUCTO
Caliza Mineral Ref. 3030
001
001
0001
0002
000002
000001
Caliza Mineral Ref. 4040
Tintilla Azul
001
0002
000002
Tintilla Marrón
107
PRODUCTOS TERMINADO
LINEA
002
002
002
002
GRUPO
0001
0001
0002
0002
COD. PRODUCTO
000001
000002
000001
000002
NOMBRE DEL PRODUCTO
Vajilla Toscana 6 puestos
Vajilla Toscana 8 puestos
Vajilla Valladolid 4 puestos
Vajilla Valladolid 10 puestos
MERCANCIA NO FABRICADO POR LA EMPRESA
LINEA
003
003
GRUPO
0001
0001
COD PRODUCTO
000001
000002
NOMBRE DEL PRODUCTO
Marmita Reynolds 10 lts
Olla a Presión Imusa 5000 c.c.
PRODUCTO DE CONSUMO
LINEA
050
050
GRUPO
0001
0001
COD PRODUCTO
000001
000002
NOMBRE DEL PRODUCTO
Resma de Papel.
Cajas de Forma Continua
PRODUCTO DE SERVICIOS
LINEA
080
GRUPO
0001
COD PRODUCTO
000001
NOMBRE DEL PRODUCTO
Reparación de Marmitas
La siguiente tabla Tiene algunos datos que se solicitan en el momento de crear el
catalogo del producto, favor lea antes de comenzar a digitar la información y tenga
en cuenta cada uno de los campos.
LOS PRECIOS DEBERAN SER ASIGNADOS SEGÚN
CARACTERISTICAS CATALOGO DE PRODUCTOS
CARACTERISTICAS
DIGITE
Referencia de fabrica
La que desee
P/S/C
Porcentaje de IVA
Según la línea
16
CARACTERISTICAS
Ultimo valor de
compra
DIGITE
ENTER
Unidad de medida
UN
Marca
La que desee
108
IVA incluido
Código de barras
NO
Precios de venta
Maneja máximos y
mínimos por bodega
Stock máximo y
mínimo
Ver tabla de
precios
NO
Ajustable
Equivalencia
Ninguna
Maneja factor de
conversión
NO
Pantalla de ubicación
y
proveedores le damos
Enter.
ENTER a cada
línea
15 días
Activo
SI
NO
Tarifa
3
Discrimina IVA en la
impresión.
SI
ENTER
Tiempo de reposición
Ninguna
LISTA DE PRECIOS.
Ubicarse en la pestaña Lista de Precios de cada uno de los productos, y registrar lo
siguiente:
NOMBRE
PRODUCTO
Vajilla Toscana 6
puestos
Vajilla Toscana 8
puestos
Vajilla Valladolid
4 puestos
Vajilla Valladolid
10 puestos
MAYORISTA
MINORISTA
SUPERMERCADOS
EMPLEADOS
100.000
130.000
120.000
90.000
130.000
160.000
150.000
120.000
120.000
150.000
140.000
110.000
150.000
170.000
160.000
140.000
De acuerdo a la información registrada el sistema habilitara en el menú las
siguientes opciones: Lista de Precios Bodegas, Factor de Conversión, Proveedor,
Costos predeterminados.
Consulta: Al seleccionar esta opción, muestra los diferentes productos que se
encuentran creados.
109
Lista de Precios: Asigne lista precios para cada una de las listas de precios.
110
INFORME DE LISTAS DE PRECIOS
Verifique el informe de listas de precios
RUTA: Inventarios – Informes - Catálogos – Administración de Precios –
Consulta de Precios por Producto.
Bodegas: Asigne los Máximos - Mínimos por bodega que maneje la compañía, se
debe incluir por cada bodega la cantidad mínima y la cantidad máxima a controlar.
Factor de Conversión: Asigne los el factor de conversión que aplica para cada uno
de los productos.
Proveedores: Consulte los proveedores a quien se compró el producto el cual el
sistema actualizará internamente al registrar una compra.
Costos Predeterminados: Esta opción se habilitará únicamente cuando dentro del
registro de control se marque como método de valorización del inventario él COSTEO
111
PREDETERMINADO para asignar el respectivo valor al predeterminado para cada uno
de los meses.
INCREMENTO DE LISTAS DE PRECIO
El incremento o decremento en las listas de precios se pueden realizar por valor o
por porcentaje.
RUTA: Inventarios – Procesos - Administración de precios- Incremento y
Decremento de Lista de Precios.
112
Elemento A procesar: Seleccione la opción a la cual se le realizara incremento.
Aplicar a: Seleccione la opción se deseada de acuerdo al elemento a procesar.
Ejemplo:
Para el caso el Elemento a procesar son las listas de precios y el Aplicar a
corresponde si desea aplicar a todas las listas de precios o a un rango determinado.
Proceso: Seleccione según el criterio a realizar si es Aumento o disminución.
Tipo de Rango: Seleccione la opción a la cual se le realizara el incremento o
disminución
Ejemplo:
Línea
Línea y Grupo
Productos
Concepto: Seleccione como va a realizar el incremento o decremento si por valor o
por Porcentaje.
Redondea: Seleccione la opción de acuerdo al criterio.
113
Valor Base: Seleccione según el criterio.
Última Compra: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor de la
última compra del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje indicado el
precio de venta que se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se elija
quedará valiendo $1.100.
Costo Unitario: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor del costo
unitario del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje indicado el precio de
ventas que se escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $1.100.
Precios de Venta: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor del
precio de ventas del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje indicado el
precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se elija
quedará valiendo $22.000.
DEFINICION DE DOCUMENTOS
RUTA: Contabilidad – Parámetros - Definición de documentos – Parámetros
de Documentos:
Tipo de Documento
Comprobante
Descripción
Numeración Inicial
Numeración Automática
Numero de Ítems
Actualiza e Imprime
Redondea Cifras
Utiliza Cantidades de Productos
Con dos Decimales
Utiliza Precio unitario con dos
Decimales
Activo
L
Otros
999
SALDOS INICIALES
1
Marcar la opción
100
Seleccionar - Actualiza e Imprime
Marcar la opción
Marcar la opción
Marcar la opción
Marcar la opción
114
Datos Para Impresión:
Numero de Copias
1
Titulo
SALDOS INICIALES No.
Leyenda
Seleccione el campo
Tipo de Diseño de Impresión
Nota Otros Estándar – Pagina Completa
Imprime todos los tipos de secuencia
No Seleccionar
INFORME DE DEFINICION DE DOCUMENTOS
RUTA: Contabilidad – Informes – Parámetros de Documentos - Impresión
Parámetros de Documentos
SALDOS INICIALES
DISPONIBLE
La sistematización de la información se programó con fecha de Enero 31 de 2007,
por tanto se incluirá saldos iniciales de disponible,
inventarios, cartera y
proveedores a esta fecha.
RUTA: Contabilidad – Procesos - Generación de comprobantes – Entrada de
comprobantes.
Digite L y la tecla F2 o la BUSQUEDA
, escoja el L que se titule saldos
iníciales, al digitar enter se ubica en número, iniciamos con el No. 1, Vendedor 001,
fecha 31 Enero de 2007.
Se incluirá la información del disponible de acuerdo al siguiente cuadro:
115
CUENTA
NATURALEZA
NIT
DESCRIPCION
VALOR
CUENTA
NATURALEZA
DESCRIPCION
VALOR
CUENTA
NATURALEZA
DESCRIPCION
VALOR
CUENTA
NATURALEZA
DESCRIPCION
VALOR
CUENTA
NATURALEZA
DESCRIPCION
VALOR
110505
Debito
800.100.200
Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
1.050.000
11100501
Debito
Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
20.000.000
11100502
Debito
Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
12.000.000
11100503
Debito
Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
2.500.000
999999
Crédito
Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
35.550.000
RECUERDE….
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el
cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
116
Con el botón
comprobante.
o con Ctrl + R nos permite contabilizar el respectivo
CARTERA o CUENTAS POR COBRAR
RUTA: Contabilidad – Procesos - Generación de comprobantes – Entrada de
comprobantes.
La Empresa de Capacitación S.A. tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta
razón es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer
por cada uno de los clientes de la empresa.
Digite L o escoja el L con el buscador que se titule saldos iniciales, al digitar enter se
ubica en número, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Enero de
2007.
Se incluirá la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro:
CUENTA
CENTRO DE COSTO
NIT
DATOS
GENERALES
NATURALEZA
DESCRIPCION
VALOR
CUENTA
NIT DEL
CLIENTE
130505
860522232
130505
860522232
130505
830608862
130505
1
NIT DEL CLIENTE (Ver recuadro inferior)
Documento cruce
Fecha de vencimiento
Debito
Saldos iniciales de cartera
Valor del documento
NOMBRE
DEL
CLIENTE
ALMACEN EL
MAXIMO
ALMACEN EL
MAXIMO
ALMACEN
SAN
ANDRESITO
DOCUMENTO
FECHA
VTO.
NAT
VALOR
F-001-77150-001
2006-12-15 D
3.125.000
F-001-77150-002
2007-01-15 D
2.500.000
F-001-77340-001
2006-12-01 D
1.000.000
117
130505
890546987
130505
890546987
999999
ALMACEN
VENDO DE
TODO
ALMACEN
VENDO DE
TODO
Con el botón
comprobante.
F-001-77454-001
2006-12-24 D
6.400.000
F-001-77460-001
2006-12-29 D
10.000.000
C
23.025.000
o con Ctrl + R nos permite contabilizar el respectivo
Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados:
ESTADO DE CUENTA
RUTA: Cuentas por cobrar – Informes - Estado de Cartera – Informe Estado
de Cartera.
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
Rango de Terceros
Rango de Cuentas
Informe con Sucursales
A un Corte Anterior
860522232
Todas
No seleccione esta opción
No seleccione esta opción
Características de Impresión
Ordenamiento
Desea Generar Informe
a Media Página?
Desea Incluir Comentario
:
:
Numérico
:
No seleccione esta opción
seleccione esta opción
MOVIMIENTO DE CARTERA
RUTA: Cuentas por cobrar – Informes - Movimiento de cartera – Movimiento
auxiliar de Cartera - Consulta Movimiento Auxiliar de Cartera.
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
Rango de Periodo
1 a 12
118
Rango de Terceros
Cuenta
860522232
Todas
CARTERA MOROSA - TOTAL
RUTA: Cuentas por cobrar – Informes - Cartera morosa total – Ordenada por
Cuenta
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
Rango de Cuentas
Rango de Centro de Subcostos
Rango de Terceros
Desea Informe con Sucursales?
A un Corte Anterior
130505
No Seleccione esta opción
Todos
No Seleccione esta opción
No Seleccione esta opción
Características de Impresión
Ordenamiento
Desea Salto de Página por
Cuentas
:
Resumido
:
No seleccione esta opción
INVENTARIOS
La Empresa de capacitación S.A. tiene saldos en materia prima
y producto
terminado, por esta razón es necesario incluir las dos por cada una de las bodegas
existentes.
Digite L o con el buscador, escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se
ubica en numero, continuamos con el No. 3, Vendedor 001, fecha Enero 31 de
2007.
Se incluirá la información de los inventarios de acuerdo a la siguiente información:
DESCRIPCION
NATURALEZA
DATOS GENERALES
BODEGA
CANTIDAD
VALOR
Saldos iniciales de inventario
Debito
Remítase a la tabla de datos generales
001
Remítase a la tabla de datos generales
Cantidad X Vr unitario
TABLA DATOS GENERALES
CUENTA
140505
140505
DESCRIPCION
Caliza Mineral Ref. 3030
Caliza Mineral Ref. 4040
CANTIDAD
200
300
NAT
Deb
Deb
VALOR
3.000.000
4.500.000
119
143005
143005
999999
Vajilla Toscana 6 puestos
Vajilla Valladolid 4 puestos
Cuenta Puente
150
100
Deb
Deb
Cred
6.000.000
3.000.000
16.500.000
RECUERDE….
La cuenta 999999 o cuenta puent e es la que sirve para realizar
el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Con el botón
comprobante.
o con Ctrl + R nos permite contabilizar el respectivo
Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados:
VALORIZACIÓN DE SALDOS
RUTA: Inventarios – Informes - Valorización de saldos – Valorización de
Saldos Generales.
MES DE CORTE
RANGO DE PRODUCTOS
RANGO DE CUENTAS
COSTOS
ORDENADO
ESTADO
CARACTERISTICAS DE IMPRESIÓN
Diciembre
Todos
Todos
Unitario
Numérico
Todas
Imprime En Carro Ancho
Este listado se titula VALORIZACIÓN DE SALDOS y permite analizar la valorización
total del inventario mostrando saldos y costo de cada uno de los productos y el valor
total del inventario.
Al analizar el listado notara que muestra el costo unitario de cada producto, la
cantidad existente como saldo y la valorización total del inventario.
MOVIMIENTO CUENTAS
120
RUTA: Contabilidad – Informes – Generación de Comprobantes – Informe de
comprobante general
CUENTA: Digite la cuenta 140505
PROVEEDORES
RUTA: Contabilidad – Procesos - Generación de comprobantes – Entrada de
comprobantes.
La Empresa de Capacitación S.A. tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta
razón es necesario incluir las facturas pendientes por c obrar vencidas y por vencer
por cada uno de los clientes de la empresa.
Digite L o con el Buscador escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se
ubica en numero, continuamos con el No. 999, Vendedor 001, fecha 31 Enero de
2007.
Se incluirá la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro:
CUENTA
CENTRO DE COSTO
NIT
220505
1
NIT DEL PROVEEDORE (Ver recuadro
inferior)
Documento cruce
Fecha de vencimiento
Debito
Saldos iniciales de proveedores
Valor del documento
DATOS GENERALES
NATURALEZA
DESCRIPCION
VALOR
CUENTA
NIT DEL
CLIENTE
220505
830214987
220505
830214987
220505
98741236
220505
220505
999999
899952123
899952123
NOMBRE DEL
CLIENTE
INMOBILIARIA
BECERRA Y
FONSECA S.A.
INMOBILIARIA
BECERRA Y
FONSECA S.A.
ARENAS &
ARENAS LTDA
IMUSA S.A.
IMUSA S.A.
P-001-00178-001
N
A
T
2006-12-15 C
P-001-00178-002
2007-01-15 C
500.000
P-001-4377-001
2006-12-01 C
4.100.000
P-001-15452-001
P-001-8778-001
2006-12-24 C
2006-08-29 C
D
860.000
910.000
6.870.000
DOCUMENTO
FECHA
VENC.
VALOR
500.000
RECUERDE….
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La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar
el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Con el botón
comprobante.
o con Ctrl + R nos permite contabilizar el respectivo
RECUERDE….
Que el sistema le ofrece tres estados para almacenar la
información.
No se refleja en Contabilidad, ni en sus modulos
complementarios
Tiene el mismo comportamiento que boton de
Guardar.
El sistema lo refleja en contabilidad en sus
libros auxiliares y en los modulos complementarios como
cartera, inventarios, activos fijos, etc…
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