DISEÑO Y GESTION DE SERVICIOS ESCUELA NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA OFICINA NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL QUE SON LOS SERVICIOS? Los servicios son acciones, procesos y ejecuciones. No solo son prestados por las empresas de servicios, sino que también son parte integral de muchos de los productores de bienes o productos. Diferencias entre servicios y servicios al ciudadano. Las empresas de servicios, comercializan y prestan servicios al ciudadano. El servicio al ciudadano lo prestan todo tipo de empresas, es el servicio que se proporciona para el desempeño de los productos básicos de las empresas. CICLO DEL SERVICIO SALUDA, OBSERVA Y PREGUNTA O PIDE RESPUESTA O PREGUNTA? SE PRESENTA EL CLIENTE SATISFACCIÓ SATISFACCIÓN? “Usted puede soñar, crear, diseñar y construir el mas maravilloso lugar en el mundo, pero se requiere gente para hacer que la magia se haga realidad” (Disney Institute, 2001) FLUJO DE VALOR 3 Flujos de Valor en una Organización: Desde la Materia Prima hasta los Clientes – Manufactura Del Concepto al Lanzamiento de un nuevo producto – Ingeniería De la Orden del Cliente hasta la Cobranza (Efectivo) – Funciones Administrativas Tomar una perspectiva del Flujo de Valor significa trabajar sobre la perspectiva global, no sólo en un proceso individual de una familia de productos o servicios; sino en mejorar el TODO, no sólo optimizar una parte. “Donde haya un producto (o servicio) para un cliente, hay un flujo de valor. El reto está verlo, entenderlo y mejorarlo.” Luis Raúl Martínez Castillo SON SON DIFERENTES DIFERENTES CONSECUENCIAS CONSECUENCIAS PRODUCTOS PRODUCTOS SERVICIOS SERVICIOS TANGIBLES TANGIBLES INTANGIBLES INTANGIBLES ESTANDARIZADOS ESTANDARIZADOS HETEROGENEOS HETEROGENEOS PRODUCCION PRODUCCIONSEPARADA SEPARADA DE DECONSUMO CONSUMO NO NOPERECEDEROS PERECEDEROS PRODUCTOS PRODUCTOSYYCONSUMO CONSUMO SIMULTANEO SIMULTANEO PERECEDEROS PERECEDEROS NO PUEDEN INVENTARIARSE LA ENTREGA Y LA CALIDAD DEL SERVICIO ASI COMO LA SATISFACCIÓ SATISFACCIÓN DEL CIUDADANO DEPENDE DE LAS ACCIONES DEL EMPLEADO LOS CLIENTES PARTICIPAN EN LA TRANSACCION (PRODUCCION) Y LA AFECTAN SE PRODUCEN A MEDIDA QUE SE DEMANDAN. NO SE PUEDEN DEVOLVER. ASPECTO CLAVE PARA DIFERENCIAR: INTANGIBILIDAD Determina cuando una oferta es o no un servicio. En la mente del consumidor el personal es una parte del producto como cualquier otro de los atributos del servicio. Las personas compran los productos porque consideran que estos funcionan. En los servicios las personas tratan con las personas que les agradan y se inclinan a comprar los servicios cuando consideran que les van a gustar. En consecuencia, el contacto que se establece entre el ciudadano y el empleado se transforma en un componente fundamental. MODELO DE MOMENTO DE LA VERDAD INSUMOS Actitudes Valores Creencias Deseos Sentimientos Expectativas CONTEXTO DEL SERVICIO MARCO DE REFERENCIA DEL EMPLEADO MARCO DE REFERENCIA DEL CLIENTE MOMENTO DE LA VERDAD KARL ALBRECHT CONGRUENCIA INSUMOS Actitudes Valores Creencias Deseos Sentimientos Expectativas FACTORES QUE CONTRIBUYEN AL CONTEXTO. Cual es el ambiente, tanto físico como sicológico en el cual se presenta el contexto del servicio? Su contexto del servicio crea un ambiente en el cual el cliente esta dispuesto a esperar calidad superior del servicio? El contexto del servicio creado en su negocio dice a los clientes: “Bienvenidos, nos alegra verlos por aca” o dice “Siga las reglas y lo atenderemos tan pronto como podamos” Está el contexto del servicio arreglado para el éxito o fracaso? Esta establecIdo y organizado para que el cliente invariablemente sienta satisfacción o frustración? Cuando los sistemas fracasan, como seguramente sucede de vez en cuando, como se recupera Ud. para colocar al cliente primero? Esta el contexto del servicio sistematizado? Saben que hacer sus empleados del servicio cuando se daña el sistema informático? TRIANGULO DEL MARKETING DE SERVICIOS ORGANIZACION MARKETING EXTERNO Formulando las promesas MARKETING INTERNO Posiblitar las promesas PROVEEDORES CLIENTES MARKETING INTERACTIVO Cumpliendo las promesas HAY TRES TIPOS DE ORGANIZACIONES: Aquellas que “hacen que pasen las cosas”; Aquellas que “miran como pasan las cosas”, y Aquellas que se preguntan: ¿qué habrá pasado? PERCEPCIONES DEL CIUDADANO Las expectativas son dinámicas y cambian con el paso del tiempo y de una persona a otra. Las percepciones se consideran en relación con las expectativas. El servicio de calidad se basa en las percepciones del ciudadano acerca del servicio y no sobre un criterio predeterminado de lo que es o debería ser el mismo. MODELO DE LAS BRECHAS SOBRE LA CALIDAD EN EL SERVICIO ESPECTATIVAS DEL SERVICIO CIUDADANO PERCEPCION DEL SERVICIO Línea de interacció interacción COMUNICACIÓ COMUNICACIÓN EXTERNA CON LA SOCIEDAD ENTREGA DEL SERVICIO BRECHA 3 BRECHA 1 ORGANIZACION BRECHA 4 DISEÑ DISEÑOS Y ESTANDARES DE SERVICIO ORIENTADOS AL CIUDADANO BRECHA 2 PERCEPCIONES DE LA ORGANIZACION SOBRE LAS ESPECTATIVAS DEL CIUDADANO ÉXITO = EXPECTATIVAS – PERCEPCIONES (DEL CIUDADANO) = 0 EL CIUDADANO Y SUS ESPECTATIVAS DEL SERVICIO SERVICIO DESEADO Es el nivel de servicio que el ciudadano espera recibir. Combinación de lo que “puede ser” con lo que “debe ser”. COMO LOS SERVICIOS SON HETEROGENEOS EN SU EJECUCION, AL GRADO EN QUE LOS CLIENTES RECONOCEN Y DESEAN ACEPTAR ESA VARIACION, SE LE DENOMINA: ZONA DE TOLERANCIA SERVICIO ADECUADO Es el nivel de servicio que el ciudadano puede aceptar en determinadas circunstancias. CALIDAD EN EL SERVICIO ESTUDIO DE LAS CINCO DIMENSIONES DE LA CALIDAD EN EL SERVICIO. Estas dimensiones representan la forma en que los clientes organizan mentalmente la información sobre la calidad en el servicio CONFIABILIDAD RESPONSABILIDAD SEGURIDAD EMPATIA TANGIBLES PERCEPCION DE LA CALIDAD Y SATISFACCION DEL CIUDADANO CONFIABILIDAD RESPONSABILIDAD CALIDAD EN EL SERVICIO FACTORES SITUACIONALES SEGURIDAD EMPATIA TANGIBLES CALIDAD DEL PRODUCTO PRECIO SATISFACCION DEL CIUDADANO FACTORES PERSONALES 5 DIMENSIONES PARA VALORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO CONFIABILIDAD RESPONSABILIDAD SEGURIDAD EMPATIA TANGIBLES Capacidad para desempeñar el servicio que se promete de manera segura y precisa. Disponibilidad para ayudar a los usuarios y para proveer el servicio con prontitud. El conocimiento y la cortesía de los empleados y su habilidad para inspirar buena fe y confianza. Brindar a los usuarios atención individualizada y cuidadosa. La apariencia de las instalaciones físicas, el equipo, el personal y los materiales escritos. SATISFACCION DEL CIUDADANO Es la evaluación que realiza el ciudadano respecto de un producto o servicio, en términos de si ese producto o servicio respondió a sus necesidades y expectativas. CALIDAD EN EL SERVICIO PROCESO Y CALIDAD TECNICA DE LOS RESULTADOS Cuando los clientes no pueden evaluar con precisión la calidad técnica del servicio, se forman impresiones del proceso, que incluyen su calidad técnica, a partir de cualquier fuente disponible. Los clientes no conciben la calidad como un concepto de una sola dimensión, es decir, las valoraciones de los clientes acerca de la calidad se basan en la percepción de múltiples factores. PONDERACION DE ATRIBUTOS Para cada aspecto de calidad considerado se recolectan no solamente la satisfacción, sino también su importancia: Importancia - Investigación y ordenación de la importancia de cada uno de los atributos dentro de sus respectivas áreas e importancia de cada una de las áreas de calidad y de precio. Satisfacción - Evaluación referente a la satisfacción con atributos de calidad y precio ELEMENTOS PARA CONSTRUIR LA SATISFACCION Y LA CALIDAD EN EL SERVICIO. Las fallas y problemas que ocurren durante los primeros niveles de la cascada son críticos. Una falla en uno de esos puntos origina mayor riesgo de insatisfacción en cada nivel consecutivo. REGISTRO El botones lo conduce a su habitación Alimentos en restaurante Servicio despertador Pide la Cuenta MOMENTOS DE LA VERDAD Tipos de encuentro de servicio Encuentros a distancia. Cajeros automáticos, envÍos de estados de cta., factura, informacion de pagos, etc. Encuentros por teléfono. Brindar información en general, recibir pedidos. Tono de voz, actitud. Encuentros personales. Relación directa. Comportamientos, vestimenta, etc. Ciudadano interactuante. ROL DE LA GESTION HUMANA EN LOS SERVICIOS COMPORTAMIENTOS COMUNES QUE HACER ... RECUPERACION: Aceptar el problema, disculparse, compensar. ADAPTABILIDAD: Anticipar, ajustar el sistema, asumir. ESPONTANEIDAD: Ser atento, empatía, escuchar. HACER FRENTE: Escuchar, explicar, dejar que el ciudadano se vaya. COMPORTAMIENTOS COMUNES EN LOS SERVICIOS QUE NO HACER ... RECUPERACION: Ignorar el problema, culpar al ciudadano. ADAPTABILIDAD: Prometer pero no cumplir, reirse del ciudadano. ESPONTANEIDAD: Impaciencia, gritar, maldecir, discriminar. HACER FRENTE: Tomar la insatisfacción del ciudadano como algo personal. Impacto: Grado de fidelidad Importancia Desempeño (o satisfacción INTELIGENCIA SOCIAL Inteligencia social revela que estamos "programados para conectar" con los demás y que nuestras relaciones tienen un impacto muy profundo en nuestras vidas. Estamos diseñados para ser sociables, y participamos constantemente en un "ballet neuronal" que nos conecta, de cerebro a cerebro, con quienes nos rodean. Las relaciones interpersonales poseen un impacto biológico de largo alcance porque afectan a las hormonas que regulan tanto nuestro corazón como nuestro sistema inmunológico, de modo que las buenas relaciones actúan como vitaminas, y las malas, como venenos. Los seres humanos tenemos una predisposición natural para la empatía, la cooperación y el altruismo. Lo único que necesitamos es desarrollar la inteligencia social. Son las 11 de la mañana. El psicólogo que escribió La inteligencia emocional, Daniel Goleman, devuelve desde su oficina en Massachusetts una llamada de iEco. "Ya estoy en mi oficina, por favor, vuelva a llamar", graba con voz amable en el contestador de la redacción. Un gesto natural en el que se advierten algunas sutilezas: disca él, no su secretaria, y no pasan ni cinco minutos desde el llamado anterior. La IE giraba en torno al autoconocimiento, la IS se centra en la capacidad de sintonizar con las necesidades del otro. INTELIGENCIA SOCIAL Los nuevos descubrimientos neuronales demuestran que los jefes que se preocupan por transmitirles comprensión y preocupación a sus empleados obtienen una recompensa en términos de rendimiento. La asunción principal de la economía es que el hombre es racional, pero todos sabemos, por nuestra experiencia personal, que eso no es verdad. Las emociones regulan mucho de lo que hacemos, cuando consumimos y también en nuestro puesto de trabajo, como empleados o directivos. Ignorar el componente emocional del comportamiento humano es impedir el completo entendimiento de la organización. Para lograr esa comprensión, la dimensión psicológica es tan necesaria como los modelos económicos y de management. CADENA DE VALOR PARA EL SERVICIO Retención Retenció ón Retenci del del empleado empleado Calidad Calidad enel el en servicio servicio interno interno Valordel del Valor servicio servicio externo externo Satisfacción Satisfacció ón Satisfacci del empleado del empleado Productividad Productividad delempleado empleado del Satisfacción Satisfacció ón Satisfacci delcliente cliente del Obtención Obtenció ón Obtenci delos los de Objetivos Objetivos Organización Organizació ón Organizaci RETOS DEL DISEÑO DEL SERVICIO Expectativas, estándares y diseños del servicio deben equipararse con las expectativas del ciudadano y permitir que los sistemas brinden servicios de calidad. Las características de los servicios son el corazón del reto de diseñar los servicios. DESARROLLO DE NUEVOS SERVICIOS Objetivo Preciso Conducido por hechos Metodológico ESQUEMA DE SERVICIO Es un cuadro o mapa que retrata en forma precisa el sistema de servicio de modo que las distintas personas involucradas en proporcionarlo lo comprendan y traten con él en forma objetiva sin tener en cuenta sus papeles o puntos de vista individuales. Esquema de servicio de mensajeria tradicional Correo Uruguayo Evidencia Física Camión Empaque Computadora Uniforme Recepción Camión Empaque Computadora Uniforme Recepción El cliente entrega envío El cliente recibe el envío En escena Funcionario recibe el envío El chofer Entrega el envío Tras bambalinas Clasificación Cliente Proceso de soporte Distribución Chofer de despacho Traslado a su destino ELABORACIÓN DE UN ESQUEMA DE SERVICIO Paso 1 Identificar el proceso que será esquematizado Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Diseñe en torno al cliente Diseñe los procesos Diseñe los estándares de atención Diseñe el servicenario Diseñe el factor Humano LA RECUPERACIÓN DEL SERVICIO ES EL PROCESO POR EL CUAL UNA ORGANIZACIÓN SUPERA UN PROBLEMA EN EL SERVICIO QUE PRODUCE, RESTITUYENDO AL CLIENTE A UN ESTADO DE SATISFACCIÓN. DIFERENCIAS ENTRE QUEJA Y RECLAMACIÓN Una queja es toda información (gratuita) que provenga de un cliente actual o potencial, en la cual este manifieste su insatisfacción como consecuencia de una deficiencia (real o percibida), imputable directa o indirecta a la empresa. Una reclamación es una queja en la que el cliente solicita, requiere o exige una subsanación de los perjuicios causados, con independencia de que la empresa pueda considerar esta pretensión del cliente e incluso cuando estime que la misma es desproporcionada. LOS PROBLEMAS PARA RECLAMAR La dificultad fundamental de la recuperación del servicio radica en que un gran número de clientes no se quejan. Los clientes son poco sensibles a la cultura de queja. Razones: NO ME SERVIRÁ PARA NADA! Miedo a la represalia ¿Cómo realizar la queja? Se debe motivar e incentivar a los clientes a reclamar mediante diversos medios: Teléfono 0800 Apartado de correos Internet SISTEMA DE QUEJAS El ón de El sistema sistema de degesti gestión declientes clientes(CRM) (CRM) ha hade depermitir permitir recoger recoger todas todaslas lasinteracciones interaccionescon conel elcliente cliente Perfectamente Perfectamenteintegrado integradoen enla larutina rutinade dela la organizaci ón organización Generaci ón yyprocesado Generación procesadode delas lasquejas: quejas:proceso proceso esperado ón. esperadoyyaceptado aceptadopor porla laorganizaci organización. El ón de El sistema sistema de degesti gestión dequejas, quejas,integrado integradoen enel elCRM, CRM, permitir á ordenar ías de permitirá ordenar yybuscar buscar por por categor categorías de problemas problemasootipo tipode dedefectos defectos El ón entre El objetivo objetivofinal finales espersonalizar personalizar la lacomunicaci comunicación entre la laempresa empresa yysus susclientes. clientes. EXPECTATIVAS GENERADAS EN UN CLIENTE POR UN PROBLEMA Ser escuchado, creído y comprendido (empatía) Identificación del problema Rapidez de actuación y resolución Aceptación del error por la organización y disculpas si procede Una compensación por los daños ocasionados más valor añadido Seguimiento posterior Que la organización no vuelva a cometer el mismo error. DESARROLLO Y DISEÑO DEL SERVICIO ESPECTATIVAS DEL SERVICIO CIUDADANO PERCEPCION DEL SERVICIO ENTREGA DEL SERVICIO DISEÑ DISEÑOS Y ESTANDARES DE SERVICIO ORIENTADOS AL CIUDADANO ORGANIZACION BRECHA 2 PERCEPCIONES DE LA ORGANIZACION SOBRE LAS EXPECTATIVAS DEL CIUDADANO Línea de interacció interacción BRECHA 2 DIFERENCIA ENTRE LA PERCEPCION DE LAS EXPECTATIVAS DEL CLIENTE Y EL DESARROLLO DE LOS DISEÑOS Y ESTANDARES ORIENTADOS A EL. Las causas de la brecha son varias: Los responsables de establecer los estándares a veces creen que las expectativas de los clientes son irreales. El grado e variabilidad del servicio desafía la estandarizacion, no se alcanzará. La demanda de servicio es difícil de predecir. Por ser intangibles los servicios resulta difícil describirlos y comunicarlos. Debido a la intangibilidad, la evidencia física pasa a ser crucial. DESARROLLO Y DISEÑO DEL SERVICIO ESPECTATIVAS DEL SERVICIO CIUDADANO PERCEPCION DEL SERVICIO ENTREGA DEL SERVICIO BRECHA 3 DISEÑ DISEÑOS Y ESTANDARES DE SERVICIO ORIENTADOS AL CIUDADANO ORGANIZACION PERCEPCIONES DE LA ORGANIZACION SOBRE LAS EXPECTATIVAS DEL CIUDADANO Línea de interacció interacción BRECHA 3 DIFERENCIA ENTRE EL DESARROLLO DE LOS ESTANDARES DE SERVICIO DIRIGIDOS AL CLIENTE Y LA ENTREGA REAL DEL SERVICIO. Las causas de la brecha son varias: Nivel de desempeño de la entrega por debajo de los estándares y por tanto de las expectativas de los ciudadanos. Las causas que se relacionan con los empleados y el papel que juegan en la entrega: incorrecciones, tecnología, reconocimientos y recompensas, falta de trabajo en equipo. Brecha muy relacionada con la Gestión del Capital Humano de la Organización. La otra variable es la impredicibilidad de los ciudadanos ante el servicio EVIDENCIA DEL SERVICIO “PROPORCIONA EL MARCO DE REFERENCIA PARA PLANEAR LAS ESTRATEGIAS DE MARKETING QUE DAN DIRECCION A LOS ELEMENTOS DE LA MEZCLA DEL MARKETING AMPLIADA PARA LOS SERVICIOS” EVIDENCIA DEL SERVICIO Empleados de contacto Flujo de actividades Cliente/s Flexibilidad/estandard Tecnología/seres humanos PERSONAL PROCESO EVIDENCIA FISICA Comunicación tangible Ambiente Garantías Tecnologías LOS PROBLEMAS DE LA CALIDAD DE SERVICIO (Pablo Cánepa) Diferencia ón Diferenciaentre entrelo loque quequieren quierenlos losclientes clientesyylo loque quela ladirecci dirección cree creeque quequieren. quieren. Diferencia ón cree Diferenciaentre entrelo loque quela ladirecci dirección creeque queel elcliente clientequiere quiereyylo lo que ón quepide pideque queofrezca ofrezcasu suorganizaci organización Diferencia Diferenciaentre entrelos losPlanes Planesde deCalidad Calidadyyel elservicio serviciorealmente realmente prestado prestado Diferencia as Diferenciaentre entrellservicio servicioofrecido ofrecidoyylas lascomunicaciones comunicacionesextern externas sobre sobreel elservicio servicio Diferencia bido. Diferenciaentre entrelas lasexpectativas expectativasdel delcliente clienteyyel elservicio servicioreci recibido. Mala Malacalidad calidad Estrategias para influir sobre las percepciones del cliente. ““CONSTRUIR CONSTRUIR LAS ” LASPERCEPCIONES PERCEPCIONES” Medir y vigilar la satisfacción de nuestros clientes y la calidad en el servicio. Construir las estrategias en torno al cumplimiento de las expectativas de los clientes. PROPONERSE LA CALIDAD Y LA SATISFACCION DEL CLIENTE EN CADA ENCUENTRO DEL SERVICIO ACCIONES ACCIONESESPECIFICAS: ESPECIFICAS: Plan para la recuperación efectiva. Facilitar la adaptabilidad y la flexibilidad. Impulso de la espontaneidad. Ayudar a los empleados para hacer frente a los clientes difíciles. Administrar las dimensiones de la calidad en el nivel de encuentro de servicio. Evidencia física Acciones del ciudadano Línea de interacció interacción Contacto en el escenario Acciones de los empleados Línea de visibilidad Contacto tras bambalinas Acciones de los empleados Línea de interacció interacción interna Proceso de apoyo COMPONENTES DEL ESQUEMA DE SERVICIO INDICADORES Los índices de satisfacción al ciudadano adquieren sentido a partir de la calidad de los resultados económicos. Los indicadores tradicionales tienden a centrarse en la cantidad. NACIONALES REGIONALES ARQUITECTURA DEL SERVICIO Una modalidad que puede usarse, es el despliegue de la función de calidad, en el entendido de que es un sistema para traducir los requisitos del cliente en requisitos apropiados de la organización en cada etapa. En el caso de los servicios, se vincula los requerimientos del cliente con las características de diseño del servicio. LA IMPORTANCIA DE MEDIR Los resultados de la medición de la satisfacción de nuestros clientes son el principal input de nuestra definición estratégica del plan de negocios. Los resultados no se pueden generalizar para otras empresas similares: un resultado que es numérica o estadísticamente significativo, puede resultar inútil para la gestión de una empresa y viceversa. Que tipo de información se obtiene? Brinda información sobre satisfacción en el servicio y brinda información a nivel individual para tomar medidas de recuperación de clientes insatisfechos. La medición de la satisfacción es un indicador o un inductor en los cuadros de mando. Las técnicas mas usuales son las encuestas.