• Extracto bancario. Reporte emitido por las entidades financieras a

PROCEDIMIENTO
ELABORACION DE
CONCILIACIONES BANCARIAS
1.
CÓDIGO: GAF-PR-003
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
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OBJETO:
Establecer un procedimiento que regule la elaboración de las conciliaciones
bancarias como mecanismo de control de los saldos de Bancos mediante la
comparación de cifras entre los extractos Bancarios y los registros contables con el
fin de establecer las partidas conciliatorias para que se elaboren los documentos
correspondientes en Tesorería, de La empresa de Acueducto, Alcantarillado y aseo
del Tolima S.A. E.S.P oficial, conservando el control de los recursos
2.
ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la generación de información registrada en el sistema
de información contable correspondiente a los rubros contables asignados a las
cuentas bancarias y finaliza con la generación mensual del formato Conciliaciones
Bancarias GF-FO-004 de todos y cada uno de los productos financieros que tiene la
empresa de Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A. E.S.P oficial.
3.
DEFINICIONES:
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•
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•
Extracto bancario. Reporte emitido por las entidades financieras a sus
clientes en el cual se evidencian los movimientos bancarios realizados en
un mes para que los usuarios comparen los saldos de las cuentas
bancarias con los movimientos realizados en sus registros contables.
Auxiliar de bancos: Es un auxiliar donde se registra cada uno de los
movimientos de ingresos y egresos de una cuenta bancaria, como son el
giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de
cheques, consignaciones, etc.
Conciliación Bancaria: Proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, en cuentas de ahorros o
corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto
bancario o archivo plano. La conciliación bancaria no es un registro
contable sino una herramienta de control interno del efectivo.
Depurar: detectar, localizar y corregir las partidas que presentan
inconsistencias en las conciliaciones bancarias.
Sistema de Información contable: facilita el registro, programación y
control de las operaciones financieras y administrativas de la Corporación.
Prescripción: Orden, mandato. Extinción de un derecho, una deuda,
acción o responsabilidad por el transcurso del tiempo especificado para
ello.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
ELABORACION DE
CONCILIACIONES BANCARIAS
CÓDIGO: GAF-PR-003
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3.1 ABREVITURAS
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4.
ND: Notas Débito
NC: Notas Crédito
TF: Traslado de Fondos
TE: Transferencia Electrónica
CONDICIONES GENERALES:
La división financiera ejecuta sus actividades de manejo de recursos teniendo
en cuenta los lineamientos de seguridad exigidos por las entidades financieras
y las demás condiciones y lineamientos establecidos en la empresa de
Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A. E.S.P oficial.
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Los cheques entregados por la división financiera y de tesorería y que se
encuentran pendientes de cobro pueden permanecer en conciliaciones
máximo hasta 6 meses.
Todo movimiento efectuado por la entidad financiera en las cuentas
bancarias de la EDAT debe estar debidamente autorizado, justificado y
soportado.
Todo crédito o débito efectuado por el banco en las cuentas bancarias de la
EDAT, deberá estar justificado y soportado y no se permitirán cruces por
parte de la entidad bancaria sin la respectiva autorización por parte de la
División Financiera y de tesorería de la EDAT.
Los extractos bancarios se deben recibir en los primeros ocho (8) días
hábiles del mes siguiente al mes objeto de conciliación.
Las conciliaciones Bancarias deben elaborarse mensualmente, una vez
recibidos los extractos bancarios.
El plazo máximo determinado para la elaboración de las conciliaciones
bancarias y del resumen de partidas conciliatorias cuentas bancarias, se
estipula en 15 días calendario.
La división financiera y de Tesorería, por tener a cargo el registro de
información, deben efectuar la contabilización de consignaciones, notas
débito, notas crédito, giro de cheques, transferencias electrónicas, traslados
de fondos etc. en el periodo correspondiente. Así mismo, se debe
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA
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ELABORACION DE
CONCILIACIONES BANCARIAS
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garantizar que los comprobantes cuenten con los soportes que evidencien
su registro.
5.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
Las siguientes actividades deben ser realizadas por la auxiliar contable de la
división financiera y de tesorería.
5.1. RECEPCION Y SOLICITUD LOS EXTRACTOS BANCARIOS
Recibir y/o solicitar los extractos bancarios a las entidades financieras dentro de
los primeros ocho (8) días hábiles del mes siguiente al que se va a efectuar la
conciliación.
5.2 GENERAR E IMPRIMIR LISTADOS AUXILIARES CONTABLES
Genera los reportes de los auxiliares de las cuentas bancarias de ahorro y
corriente del periodo a conciliar del sistema de información
contable
e imprimirlos para efectuar los cruces de información
5.3 REALIZAR CONCILIACIÓN BANCARIA
Con base en la conciliación del mes anterior, se debe efectuar el siguiente cruce
de información:
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Cruzar los cheques pagados por el Banco según extracto y/o archivo del
libro contable del respectivo banco, los cheques pendientes de cobro del
mes anterior.
Cruzar los cheques girados por la División Financiera y de Tesorería
durante el período a conciliar, teniendo en cuenta que el número del cheque
y su valor debe ser exactamente igual al registrado en el extracto y en libros
auxiliares.
Establecer los cheques pendientes de cobro con corte al último día del mes.
Cruzar las consignaciones registradas en el extracto bancario con las
aplicadas y contabilizadas en el periodo a conciliar, igualmente realizar este
cruce con las Notas Débito y Notas Crédito por rendimientos financieros,
gastos financieros, cheques devueltos, notas de rechazo, transferencias
electrónicas, traslados de fondos entre otras.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
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CONCILIACIONES BANCARIAS
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CÓDIGO: GAF-PR-003
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Cruzar los datos reportados por el banco en respuesta a los requerimientos
de partidas conciliatorias y realizar los ajustes o compensaciones a que
haya lugar de conformidad con el análisis efectuado.
Ejercer el control sobre las consignaciones no identificadas y cheques
prescritos, generando el listado del rubro Consignaciones Pendientes por
Aplicar y Cheques pendientes de cobro, frente a las nuevas partidas del
periodo
conciliado,
verificando
que
el
registro
se
haya
afectado correctamente las cuentas contables, centros de costos,
documentos y Nits.
Contabilizar las consignaciones reportadas en el extracto que se
encuentren pendientes de cruce, afectando el rubro de Consignaciones por
Identificar, con el Nits del respectivo Banco.
Verificar que los ingresos por rendimientos financieros, cheques devueltos,
transferencias electrónicas rechazadas por el banco y gastos financieros
hayan quedado contabilizados correctamente.
5.4 DEPURAR PARTIDAS CONCILIATORIAS DEL MES ANTERIOR
Confrontar las partidas de la Conciliación bancaria del mes anterior frente a las
partidas sin cruzar del mes objeto de conciliación y verificar la información.
5.5 ESTABLECER NUEVAS PARTIDAS CONCILIATORIAS
Establecer las nuevas partidas que no cruzan entre sí e identificarlas como
partidas conciliatorias , derivadas del registro de Notas Crédito, Nota Debito,
Transferencias, Intereses, Mayor o Menor valor registrado tanto en libros como en
extractos bancarios.
5.7 CONTABILIZACIÓN DE AJUSTES
Elaborar los comprobantes de ajuste, derivados de errores o inconsistencias
producto de la revisión en la ejecución de actividades de los funcionarios
adscritos al sub-proceso de Gestión Contable, a los cuales se debe adjuntar los
soportes que justifiquen debidamente los registros el ajuste debe aprobarse por
la Jefe de la Unidad de Contabilidad.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
ELABORACION DE
CONCILIACIONES BANCARIAS
CÓDIGO: GAF-PR-003
VERSIÓN: 00
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5.8 ELABORAR EL FORMATO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
Diligenciar en hoja de cálculo Excel el formato Conciliación Bancaria (GAF-FO005). Realizadas todas las actividades anteriores, se imprime y firma, por quien la
elabora y la Jefe de División Financiera y de tesorería.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS
•
7.
Formato de conciliaciones bancarias (GAF-FO-005)
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
Descripción de cambios
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA