MANTENIMIENTO FÍSICO DE BIENES MUEBLES E

PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS / SUBPROCESO DE MANTENIMIENTO FÍSICO
Código:
MANTENIMIENTO FÍSICO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y FABRICACIÓN DE BIENES MUEBLES.
PRF.01
Versión: 05
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Revisó:
Jefe de División de Planta Física
Aprobó:
Rector
Fecha de aprobación:
OBJETIVO
Diciembre 05 de 2007
Resolución N° 1883
ALCANCE
Definir los lineamentos necesarios para un desarrollo adecuado de las tareas adscritas al
subproceso de mantenimiento físico.
Aplica a todas las UAA que soliciten el servicio, de las tareas de: carpintería,
soldadura, pintura, varios, mampostería, albañilería, redes hidrosanitarias, redes
hidráulicas y redes eléctricas en el campus universitario y en la Facultad de Salud.
NORMATIVIDAD
- Norma Sismo Resistente NSR 10
- Retie
- NTC GP 1000:2009
- Acuerdo N 019 de 2005 Reglamento de contratación de la Universidad Industrial de Santander
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
UAA: Unidad Académico y/o Administrativa
Módulo de Planta Física: Módulo informático diseñado en la página intranet de la Universidad, para llevar a cabo de una manera más rápida y eficiente el proceso de
recepción y respuesta de las peticiones de servicio.
CONSIDERACIONES
- Las actividades de jardinería y aseo se realizan de manera permanente, es decir no requieren aplicar el presente procedimiento.
- Las solicitudes que sean consideradas como Mantenimiento en el Subproceso de Diseño, Supervisión y Montaje de obra, se desarrollarán de acuerdo a los lineamientos
establecidos en el presente procedimiento.
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS / SUBPROCESO DE MANTENIMIENTO FÍSICO
MANTENIMIENTO FÍSICO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y FABRICACIÓN DE BIENES MUEBLES.
Código:
PRF.01
Versión: 05
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CONSIDERACIONES
- Las solicitudes que tienen carácter urgente no serán solicitadas vía internet en el módulo de planta física, se harán por vía telefónica y se solucionarán inmediatamente
teniendo como soporte el formato FRF.01 "Solicitudes de servicios extraordinarios (las cuales no deben ser subidas al sistema). Las solicitudes extraordinarias se atienden y se
soluciona la emergencia, en el caso que sea necesario ejecutar un trabajo de mantenimiento completo, la UAA solicitante debe solicitar el servicio de mantenimiento por medio
del módulo de Planta Física en intranet.
- Las respuestas a las solicitudes de servicio (que necesiten materiales) están sujetas a la disposición de la Unidad Académico Administrativa solicitante, de llevar a cabo la compra
de los materiales.
- Solo se atenderán solicitudes de fabricación de bienes muebles que se refieran a las áreas de carpintería y soldadura.
- El ingreso de las solicitudes de mantenimiento físico al módulo de intranet de Planta Física, se hará teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
- En el caso de mantenimiento físico de los edificios, las solicitudes serán diligenciadas por el personal adscrito a la UAA a la cual pertenece el edificio.
- En el caso de mantenimiento físico en las áreas comunes del campus universitario, las solicitudes serán diligenciadas por el personal de Planta Física.
- Al realizar mantenimiento en bienes muebles mayores, el operario debe tener cuidado con el número de inventario, en el caso que se deteriore, el responsable del elemento
deberá reportarlo a la oficina del Grupo de Inventarios.
- En el caso de fabricación de bienes muebles, el responsable debe reportar la novedad al Grupo de Inventarios para así realizar la correspondiente legalización del elemento.
- Las áreas de Carpintería, Soldadura y Pintura, registran en el formato Control de Propiedad del Cliente (FRF.06), los elementos que provengan de la UAA para ser reparados
y/o realizar mantenimiento.
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS / SUBPROCESO DE MANTENIMIENTO FÍSICO
Código:
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Actividad
Inicio/Fin
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Archivo Interno
TIEMPO
ESTIMADO
Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Solicita el servicio
¿Autoriza la solicitud?
No
2. Registra las causas de la
no aceptación
Si
1. Solicita el servicio que ha sido aprobada por el Jefe de la UAA Sujeto al tiempo de
solicitante en el módulo de Planta Física.
la UAA solicitante
(Pág web UIS/ Intranet/ Planta Física/.).
Personal de UAA
Módulo de Planta Física
2. Si la solicitud no es autorizada, Registra en el módulo de Planta
Física las causas de la no aceptación.
(Pág web UIS/ Intranet/ Planta Física/.).
1 Jornada
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
1 Jornada
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
Supervisor de área o
personal asignado
Orden
impresa
FIN
3. Asigna el trabajo al supervisor, si el área tiene supervisor y si no
tiene asigna el trabajo según su criterio a uno de los empleados del
área de mantenimiento a la cual corresponde la solicitud.
(Pág web UIS/ Intranet/ Planta Física/.).
3. Asigna la solicitud
Orden de trabajo
4. Realiza visita de evaluación de daños a la UAA que solicita el
servicio. Realiza diagnóstico y solución de la situación. El
beneficiario da visto bueno de la visita de diagnóstico.
4. Realiza el diagnóstico
1 - 3 Jornada
(Actividades 4 y 5)
¿El mantenimiento
requiere materiales?
No
A
Pág.5
Si
1
1 Jornada: 1 día hábil
de
trabajo
PROCESO
DE RECURSOS
FÍSICOS
/ SUBPROCESO
DE MANTENIMIENTO FÍSICO
PROCESO
EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
¿Los materiales
requeridos, pueden
ser proporcionados
por Planta Física?
Si
A
Pág.5
1 - 3 Jornada
(Actividades 4 y 5)
No
5. Si los materiales necesarios para el servicio no pueden ser
proporcionados por la división de Planta Física, realiza el listado de
materiales y un listado de proveedores opcionales con sus
respectivos números telefónicos.
5. Realiza el listado de
materiales
Supervisor de área o
personal asignado
Orden
impresa
de
trabajo
Listado de materiales
¿La UAA compra
materiales?
No
6. Comunica la terminación
del servicio
6. Si la UAA decide no comprar los materiales, informa al jefe de
Planta Física o al supervisor encargado, la decisión de no continuar
con la solicitud del servicio.
Sujeto al tiempo
de
la
UAA
solicitante
Secretaria de la UAA
solicitante
FIN
Si
7. Si la UAA decide comprar los materiales, procede a realizar la
compra.
7. Procedimientos de
contratación
2 meses
Jefe
de
solicitante
la
UAA
(Actividades 7 y 8)
8. Confirma la disposición
de los materiales
B
Pág.5
8. Confirma al Jefe de Planta física o al supervisor encargado la
obtención del material y acceso para llevar a cabo la obra.
2
1 Jornada: 1 día hábil
Secretaria de la UAA
solicitante
Procedimiento
contratación
de
Universidad
de
la
PROCESO
DE RECURSOS
FÍSICOS
/ SUBPROCESO
DE MANTENIMIENTO FÍSICO
PROCESO
EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
Código:
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DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO
ESTIMADO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
A
Descripción del servicio
B
9. Inicio del mantenimiento
o fabricación
9. Con los materiales disponibles, el supervisor o trabajador inicia la
obra.
1 - 2 semanas
Empleados del área
10. Actualiza el estado del
servicio (en ejecución)
10. Actualiza el estado del servicio a ejecución en el módulo de
Planta Física.
1 Jornada
Supervisor de área
Módulo de Planta Física
11. Seguimiento de la
ejecución de la obra o
fabricación
11. Realizan reuniones donde se hace seguimiento a los grupos de
trabajo y a los servicios que actualmente se están ejecutando.
Durante
ejecución
Jefe de Planta Física y
Supervisor de área
Orden
impresa
de
trabajo
Empleados del área
Orden
impresa
de
trabajo
12. Finaliza el
mantenimiento o
fabricación
12. Finaliza el trabajo y hace entrega del bien.
13. Verifica el
cumplimiento de los
requerimientos
13. Verifica que el servicio terminado
requerimientos establecidos en la solicitud.
¿El servicio cumple
requerimientos?
No
14. Realiza la respectiva
modificación
la
16 Jornadas – 2
meses
(El 80% de los trabajos
por su complejidad se
ejecutan en 16 Jornadas)
los
Sujeto al tiempo
del solicitante
Solicitante
Orden
impresa
de
trabajo
14. Si el servicio no cumple con los requerimientos del solicitante,
hace las modificaciones necesarias y registra la situación de no
conformidad con el servicio.
Sujeto al tiempo
del solicitante
Empleados del área
Orden
impresa
de
trabajo
Si
3
1 Jornada: 1 día hábil
cumpla
con
PROCESO
DE RECURSOS
FÍSICOS
/ SUBPROCESO
DE MANTENIMIENTO FÍSICO
PROCESO
EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
Código:
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DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
15. Acepta el servicio
15. Si los servicios cumple con los requerimientos del solicitante,
recibe el bien y da el visto bueno del servicio.
Sujeto al tiempo
del solicitante
Solicitante
16. Actualiza el estado del
servicio (terminada)
16. Actualiza el estado del servicio a Terminado en el módulo de
Planta Física.
1 Jornada
Supervisor de área
17. Actualiza el estado del
servicio (Finalizado)
17. Actualiza el estado del servicio a Finalizado en el módulo de
Planta Física.
1 Jornada
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
18. Califica el servicio
18. Califica el servicio de 1 a 5 en base a tres parámetros:
Atención, Comunicación y Satisfacción. (Donde 5 es la mayor
calificación y 1 la menor).
Sujeto al tiempo
del solicitante
Solicitante
Módulo de Planta Física
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
FIN
1 Jornada: 1 día hábil
Orden
impresa
de
trabajo
Módulo de Planta Física
PROCESO
DE RECURSOS
FÍSICOS
/ SUBPROCESO
DE MANTENIMIENTO FÍSICO
PROCESO
EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
MANTENIMIENTO FÍSICO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y FABRICACIÓN DE BIENES MUEBLES.
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Versión: 05
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Diciembre 05 de 2007
02
Abril 11 de 2008
Se anexaron ciertas consideraciones y se cambiaron los documentos de referencia , especialmente el formato FRF.01 Versión I,
la función que cumplía este formato se suplió por la Orden de trabajo impresa.
03
Noviembre 14 de 2008
Inserción del formato FRF.21 Control de propiedad del Cliente en el procedimiento. Cambio de la normativa de referencia
NTC ISO 9001:2000 por NTC GP 1000:2004.
04
Marzo 07 de 2011
Cambio de la normativa de referencia NTC GP 1000:2004 por NTC GP 1000:2009 y de la Norma Sismo Resistente NSR 98
por NSR 10.
05
Noviembre 20 de 2015
Creación del Documento.
Actualización de los procesos teniendo en cuenta el proyecto de tiempos.