SERVICIO DE TRANSPORTE Definir los lineamentos necesarios

PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
Código:
PRF.05
Versión: 04
SERVICIO DE TRANSPORTE
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Revisó:
Jefe División de Planta Física.
Aprobó:
Rector
Fecha de aprobación:
OBJETIVO
Diciembre 05 de 2007
Resolución N° 1883
ALCANCE
Definir los lineamentos necesarios para un desarrollo adecuado de las tareas inherentes al
servicio del transporte.
Aplica a todas las Unidades Académico Administrativas que hacen solicitudes de
servicio de transporte.
NORMATIVIDAD
Código de Tránsito de Colombia
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
UAA: Unidad Académico y/o Administrativa
Módulo de Planta Física: Módulo informático diseñado en la página intranet de la Universidad, para llevar a cabo de una manera más rápida y eficiente el proceso de
recepción y respuesta de las peticiones de servicio.
CONSIDERACIONES
- Los servicios de transporte en lo posible, deben ser solicitados con anterioridad de:
- Dos días, si el servicio es fuera de la ciudadela universitaria.
- Una semana, si el servicio es fuera de la ciudad y/o por varios días.
- Un día. si el servicio es dentro de la ciudadela Universitaria.
La solicitud de este tipo de transporte con anticipación, está sujeta a la programación de los vehículos adscritos a está área.
- Todo tipo de servicio de carácter urgente, debe solicitarse vía telefónica, al supervisor de servicios varios. Este servicio se registrará en el Formato FRF.21 Solicitud
extraordinaria de servicio de Transporte .
-La solicitud de transporte fuera de la ciudadela universitaria de bienes muebles, propiedad de la universidad, debe ser autorizada por la unidad de inventarios; sin esta
autorización, el servicio no será prestado.
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
Código:
PRF.05
Versión: 04
SERVICIO DE TRANSPORTE
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Actividad
Inicio/Fin
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector de página
Archivo Interno
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
Conector
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
Sujeto al tiempo de
1. Ingresa la solicitud del servicio al módulo de Planta Física
(Pág web UIS/ Intranet/ Planta Física/ Solicitudes/ Mantenimiento la UAA solicitante
Físico/.).
1. Ingresa la solicitud de
servicio
¿Autoriza la solicitud?
3. Registra causas de la no
aceptación
No
Personal de la UAA
Módulo de Planta Física
3. Si la solicitud no es aceptada, Registra en el módulo de Planta 1 Jornada
Física las causas de la no aceptación.
Jefe de la UAA
Módulo de Planta Física
4. Revisa y clasifica las solicitudes de acuerdo al tipo de servicio,
creando la orden y asignándola al Supervisor.
Jefe de la UAA
Módulo de Planta Física
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
Si
FIN
4. Revisa las solicitudes y
crea la orden de servicio
¿Hay disponibilidad?
FIN
No
Evalúa la disponibilidad de los conductores y los automóviles y
definen la fecha y hora del servicio si este servicio es posible de
ejecutar.
1 Jornada
1 Jornada
Si
¿El servicio tiene
costo?
No
A
Pág.3
Si
5. Evalúa la solicitud y
realiza la cotización
5. Si la solicitud es fuera del área metropolitana, evalúa las
características del servicio, realiza la cotización y la hace llegar la
UAA solicitante.
Cotización
1
1 Jornada: 1 día hábil
1 Jornada
Supervisor de servicios
varios.
PROCESO
DE RECURSOS
FÍSICOS
PROCESO EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
Código:
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Versión: 04
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
6. Si no acepta la cotización, cancela la orden del servicio y
comunica la decisión.
Sujeto al tiempo
del solicitante
Supervisor de servicios
varios.
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Cotización
¿Acepta la cotización?
No
6. Cancelación Orden de
servicio.
Si
FIN
7. Si acepta la cotización, realiza el traslado de fondos, a la división
de Planta Física de acuerdo al Procedimiento PFI.04.
7. Realiza el traslado
de fondos
10. Ejecuta el servicio
12. Actualiza el estado del
servicio (Terminado)
13. Califica el servicio
A
Sujeto al tiempo
del solicitante
Secretaria UAA
Procedimiento
de
traslado de fondos por
adquisición interna de
bienes y servicios y
contribuciones
voluntarias PFI.04
Procedimiento
Financiero
Sujeto
a
la
distancia
de
10. Ejecuta el servicio, de acuerdo a las especificaciones solicitadas,
desplazamiento y
una vez el vehículo ha sido preparado.
al
tiempo
de
espera.
Conductor y personal
sumado al servicio (si lo
amerita)
Orden
de
impresa.
12. Actualiza el estado del servicio a Terminado en el módulo de 1 Jornada
Planta Física.
Supervisor de servicios
varios
Módulo de Planta Física
Personal de la UAA
Módulo de Planta Física
13. Califica el servicio de 1 a 5 en base a tres parámetros: Sujeto al tiempo de
Atención, Comunicación y Satisfacción. (Donde 5 es la mayor la UAA solicitante
calificación y 1 la menor).
FIN
1 Jornada: 1 día hábil
trabajo
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DE RECURSOS
FÍSICOS
PROCESO EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Diciembre 05 de 2007
02
Abril 11 de 2008
03
Noviembre 14 de 2008
Se cambió formato FRF.01 por el formato Solicitud Extraordinaria de servicio de Transporte (FRF.21), la cual está diseñada de
acuerdo a las necesidades específicas del servicio.
04
Noviembre 20 de 2015
Actualización de los procesos teniendo en cuenta el proyecto de tiempos.
Creación del Documento.
Se cambió los documentos de referencia. Se cambió el formato FRF.01 por la orden de trabajo impresa, además se incluyó las
solicitudes de servicio extraordinario.