1 INTRODUCCIÓN El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS constituye

INTRODUCCIÓN
El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS constituye una guía para la correcta aplicación de
las normas y procedimientos establecidos en las unidades sustantivas, unidades
administrativas y de staff del Consejo Nacional de la Judicatura; su contenido pretende
que el Consejo cuente con un instrumento formal que muestre la relación, articulación e
interacción que prevalece en el marco funcional, los métodos de trabajo o forma de
realizar una actividad o tarea; los objetivos que se persiguen con el mismo; las normas
que refuerzan los procedimientos y rigen su uso y actualización; el ámbito de aplicación;
la aprobación, vigencia y descripción de los principales procedimientos.
La metodología de trabajo para preparar este documento consistió en realizar un
inventario de los procedimientos actuales desarrollados por las unidades organizativas,
revisar su homogeneidad en su presentación y redacción de las actividades sin modificar
su contenido, aplicando las técnicas de diseño; y se consolidaron en orden a la estructura
organizativa vigente, finalizando con el desarrollo de la parte teórica del manual.
1
I.
OBJETIVOS
A.
General
Servir de instrumento de apoyo técnico administrativo en el funcionamiento
institucional, al presentar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones de los distintos órganos y unidades del Consejo; al establecer
de manera formal los métodos de trabajo, precisar los responsables de la
ejecución, control y evaluación de las actividades, facilitar la interrelación
entre ellos y agilizar la gestión operativa.
B.
Específicos
Formalizar los procedimientos que actualmente se ejecutan en el Consejo y
que son de vital importancia en el quehacer institucional, a través de la
consolidación y documentación de las acciones que realizan los órganos y
unidades, para facilitar la ejecución y seguimiento.
Conocer la forma detallada y secuencial como se desarrollan las actividades
y tareas asignadas a las áreas de trabajo, a fin de tener un conocimiento
integral sobre la operatividad del CNJ, que permita identificar puntos críticos,
para considerarlos al diseñar propuestas de mejoras.
Contar con las bases para elaborar la propuesta de procedimientos que
permitan simplificar los métodos de trabajo, evitar reprocesos, cuellos de
botella, disminuir los desperdicios de recursos en el desarrollo de las
actividades, para lograr una mayor eficiencia en los procesos operativos.
Servir de base para la orientación del personal de nuevo ingreso, al
proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de
trabajo.
2
Cumplir con las normas que regulan el control interno administrativo,
mediante la ejecución de procesos, la observancia de normas y logro de
metas y objetivos, que conduzcan a la eficiencia y eficacia institucional.
II.
NORMAS PARA EL USO Y ACTUALIZACIÓN
A. USO
La Unidad de Planificación y Desarrollo, será responsable de reproducir y
distribuir el documento del Manual de Procedimientos aprobado, a todos los
órganos y unidades del Consejo.
Los Jefes de los órganos y unidades del Consejo, son los responsables de
dar a conocer a los encargados de área, el manual de procedimientos y
éstos a su vez a todos los empleados involucrados de su área, la parte del
manual que le corresponde.
Los Jefes de los órganos y unidades del Consejo, deben mantener en un
lugar accesible el documento del Manual de Procedimientos, a fin de que el
mismo pueda ser consultado por los empleados de antiguo y nuevo ingreso
que lo requiera.
La Unidad Técnica de Planificación y Desarrollo, deberá presentar el
documento del Manual de Procedimiento en forma de hojas sueltas
intercambiables, debidamente numeradas e identificadas con el nombre de
la Unidad y del procedimiento que describe; a fin de facilitar su revisión,
actualización y sustitución de las hojas.
Los jefes de los órganos y unidades del Consejo, deberán considerar las
diferentes normativas aplicables en cada caso y no contenidas en el
presente manual, para atender las situaciones alternativas y contingenciales
3
que puedan presentarse al operar los procedimientos de su órgano o
unidad.
B. ACTUALIZACIÓN
Los órganos y unidades del Consejo, serán responsables de actualizar los
procedimientos de su área y reportar las modificaciones a la Unidad Técnica
de Planificación y Desarrollo, en el momento que surja el cambio.
La Unidad Técnica de Planificación y Desarrollo en coordinación con el
órgano o unidad responsable, deberán revisar, analizar y actualizar los
procedimientos cuando menos una vez al año, para asegurar la congruencia
entre lo que se encuentra plasmado en el manual y lo que se hace dentro de
cada órgano o unidad organizacional.
Las causas que justifican la actualización del manual pueden ser originadas
por: cambios en la estructura orgánica, base legal, funciones, u otros que
inciden en la aplicación del mismo; éstas podrán generar modificaciones al
formato del procedimiento, por cambio o eliminación de una actividad,
cambio del responsable de un procedimiento, actividad o tarea, eliminación
de un paso, modificación, eliminación o incorporación de un nuevo
documento, etc.
Las actualizaciones que se efectúen anualmente al manual, implicará
cambios en la versión y fecha de realización.
Toda modificación que se incorpore al manual, deberá ser comunicado y
avalado por el nivel que aprobó el documento original.
La Unidad de Planificación y Desarrollo, deberá mantener un registro y
control de las actualizaciones y sustituciones realizadas al manual y de la
distribución de las copias entre los órganos y unidades del Consejo.
4
III.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El contenido de este manual tiene aplicación práctica en todos los niveles de la
institución: Estratégico, Táctico y Operativo; donde cada funcionario y empleado
tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de
acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.
IV.
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
A continuación se presentan los principales procedimientos desarrollados por los
diferentes órganos y unidades del Consejo, ordenados de acuerdo a su estructura
orgánica vigente; identificados por su nombre, unidad organizativa, responsable y
el objetivo de cada uno de ellos.
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BRINDAR
ASESORÍA TÉCNICO – JURÍDICO.
Unidad Organizativa: Unidad Técnica Jurídica
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Técnica
Jurídica.
Objetivo: Apoyar al Pleno, Presidencia y demás Órganos y Unidades del CNJ en la toma de
decisiones.
RESPONSABLE
Secretaria Unidad
No.
ACTIVIDAD
1 Recibe acuerdo o petición (verbal, nota o
memorando) del Pleno, Presidencia o Dependencias
del Consejo. (A , B)
Secretaria Unidad
2 Pasa documento o petición verbal al Jefe, según su
urgencia e importancia.
Jefe de la Unidad
3 Analiza petición y delega según la urgencia e
importancia.
Jefe o Colaborador de
4 Realiza trabajo de campo, cuando es necesario y
Unidad
toma en cuenta pasos 1, 2 y 3, luego elabora opinión,
dictamen o estudio para el Pleno, Presidencia o
Dependencia solicitante y presenta borrador a jefe de
Unidad.
Jefe de la Unidad
5 Revisa borrador de respuesta a lo solicitado.
Colaborador o Secretaria de 6 Incorpora las correcciones señaladas por el Jefe de la
la Unidad
Unidad, si las hubiere e imprime documento final.
Jefe de Unidad
7 Firma el documento final y lo envía a secretaria para
que ésta lo selle y haga llegar al solicitante.
Secretaria de Unidad
8 Fotocopia el documento, obteniendo el número de
ejemplares que fueren necesarios, para efecto de
archivo y remisión.
Secretaria de Unidad o
9 Envía documento a la Secretaría Ejecutiva si se dirige
Colaborador
al Pleno, a la Presidencia o a la Dependencia que lo
solicitó. (C)
Secretaría Ejecutiva,
10 Recibe documento firma y sella una fotocopia y
Secretaria de Presidencia o
agrega además la hora de recibido(C)
de Dependencia
Secretaria de Unidad o 11 Archiva la fotocopia del documento donde consta que
Colaborador de la UTJ
fue recibido. (C)
6
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
BRINDAR ASESORÍA TÉCNICO – JURÍDICO.
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Pleno del Consejo
Archivo UTJ
Pleno del Consejo, Presidencia u
otra dependencia del Consejo.
Archivo Unidad Técnica Jurídica
Pleno del Consejo, Presidencia u
otra dependencia del Consejo.
Archivo Unida Técnica Jurídica
A
Acuerdo
B
Petición (verbal o escrita)
Original
Copia
Original
Anexos
Copia
Original
C
Copia
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANIFICAR Y
REALIZAR LA PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas
CÓDIGO
PÁGINA
1/2
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
Objetivo: Mantener informado al personal del CNJ; magistrados y jueces de la República,
funcionarios de instituciones públicas y privadas, representantes de organismos de cooperación
internacional, Cuerpo Diplomático acreditado en el país, entre otros, sobre el quehacer del CNJ y
contribuir a divulgar la cultura jurídica.
No.
ACTIVIDAD
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
1
ECJ/Centro de Documentación y
Producción Bibliográfica
2
Define temas a divulgar recaba y redacta la información,
para boletín “Entre Nosotros”; selecciona fotografías a
publicar, revisa y corrige la información.
Revisa la información y fotografías para editar diseño.
Presidencia ó Comisión de
Comunicaciones del Pleno
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
3
Aprueba la información a publicar y diseño.
4
Incorpora correcciones; aprueba arte final
impresión; dirige impresión y distribución. (A)
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
5
Recopila información entre las unidades sustantivas del
CNJ y la gestión del Pleno del Consejo.
Presidencia
6
Aprueba brochur “Así Marcha el CNJ”
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
Presidencia
7
Incorpora correcciones si hubiere.
8
Aprueba arte final para impresión. (B)
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
9
Planifica distribución.
10
Elabora propuesta de temas a publicar en revista
“Enlace” y solicita la respectiva aprobación a
Presidencia. (C)
Presidencia
11
Aprueba temario
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
12
Recolecta información para la redacción de artículos,
selecciona fotografías y gestiona colaboraciones.
Presidencia y/o comisión de
Comunicaciones del Pleno
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
13
Aprueba artículos y colaboraciones
14
Dirige diagramación y aprueba arte final para impresión.
RESPONSABLE
para
8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANIFICAR Y REALIZAR LA PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
RESPONSABLE
No.
PÁGINA
2/2
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
ACTIVIDAD
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
15
Planifica y dirige distribución.
16
Solicita información a la Unidades y Órganos del CNJ
para elaborar la Memoria Anual de Labores del período
correspondiente.
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
17
Selecciona fotografías a publicar; revisa redacción de
estilo y orden de la información.
Pleno
18
Aprueba Memoria de Labores (D)
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
Presidencia
19
Dirige diagramación en imprenta
20
Aprueba arte final
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
21
Dirige impresión y distribución.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO
PLANIFICAR Y REALIZAR LA PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A
Boletín Entre Nosotros
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
B
Brochur “Así Marcha el CNJ”
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
C
Revista “Enlace”
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
D
Memoria de Labores
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PUBLICACIÖN DE
ANUNCIOS EN LOS PERIÓDICOS.
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
CÓDIGO
PÁGINA
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
1/1
Responsable: Jefe de la Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
Objetivo: Mantener informado a los grupos objetivo del CNJ y sociedad en general sobre el CNJ.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Pleno del Consejo
1
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
2
Acuerda que se publiquen los anuncios en los periódicos
(campos pagados, avisos, suplementos, esquelas,
concurso de plazas vacantes, etc.) (A)
Define tamaño; contacta con periódicos y reserva espacio,
revisa y aprueba anuncio elaborado por los periódicos. (B)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
PUBLICACIÓN DE ANUNCIOS EN LOS PERIÓDICOS.
No.
A
DOCUMENTO
Acuerdo
DISTRIBUCION
Original
Copia
B
Anuncio elaborado por periódico
Original
DEPENDENCIA
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
Secretaría Ejecutiva
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES DE
DIVULGACIÓN A NIVEL DE MEDIOS DE
COMUNICACIÓN.
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
CÓDIGO
PÁGINA
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
1/1
Responsable: Jefe de la Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
Objetivo: Informar a los grupos objetivos del CNJ y sociedad salvadoreña en general, sobre las
funciones, actividades principales y logros institucionales.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
Presidencia
1
Propone acciones de divulgación (A)
2
Aprueba las acciones de divulgación propuestas.
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
3
Realiza acciones: conferencias de prensa; redacción de
boletines de prensa; coordina, gestiona y sirve de enlace
en las entrevistas de los medios de comunicación con la
Presidencia del CNJ; realiza invitaciones a medios para la
cobertura de eventos del CNJ; capacitación o reuniones
con periodistas. (B)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ACCIONES DE DIVULGACIÓN A NIVEL DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A
Propuesta
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
B
Acciones
Original
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COBERTURA A
EVENTOS INSTITUCIONALES Y OTROS, DONDE
PARTICIPAN LAS AUTORIDADES DEL CNJ.
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
Objetivo: Fomentar la imagen institucional hacia los grupos objetivos del CNJ y sociedad en
general.
RESPONSABLE
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
No.
ACTIVIDAD
1
Verifica con la Secretaria de Presidencia o Consejales su
participación en eventos institucionales u otros.
2
Coordina servicio de transporte.
3
Lleva registro fotográfico de las coberturas. (A)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
COBERTURA A EVENTOS INSTITUCIONALES Y OTROS, DONDE PARTICIPAN LAS
AUTORIDADES DEL CNJ.
No.
A
DOCUMENTO
Registro fotográfico institucional
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas
12
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MONITOREO DE
NOTICIAS DE PRENSA ESCRITA
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
Objetivo: Mantener informados al Pleno del Consejo y Jefes de las unidades y órganos del CNJ
RESPONSABLE
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas.
No.
ACTIVIDAD
1
Realiza monitoreo frecuente de noticias de prensa escrita
y lo envía al Pleno del Consejo, Jefes de unidades y
órganos del CNJ.
2
3
Coordina con unidad administrativa la renovación y
mantenimiento de suscripción de periódicos.
Lleva registro de las noticias del CNJ, sector justicia y de
trascendencia nacional (A).
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
MONITOREO DE NOTICIAS DE PRENSA ESCRITA
No.
A
DOCUMENTO
Registro de monitoreo
DISTRIBUCION
Original
Copia
DEPENDENCIA
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Públicas.
Pleno del Consejo, Jefes de
Unidades y Órganos.
13
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN
DEL PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CÓDIGO
PÁGINA
1/2
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Financiera
Institucional.
Objetivo: Coordinar y asesorar a todas las unidades que conforman el CNJ en el proceso
de formulación del Proyecto de Presupuesto.
RESPONSABLE
Unidad Financiera
Institucional
Comité de Formulación
Presupuestaria
No.
1
2
Unidad Financiera
Institucional
3
Comité de Formulación
Presupuestaria
4
Unidad Financiera
Institucional
5
ACTIVIDAD
Al inicio del ejercicio fiscal correspondiente el jefe UFI
propone a la superioridad la creación de comité de
formulación presupuestaria, este comité deberá ser
ratificado por la superioridad.
Efectuará una revisión, análisis y estudios técnicos
que sean necesarios; sobre la gestión administrativa
financiera del Consejo y someterá a la superioridad
las políticas institucionales respectivas.
Una vez definidas las políticas institucionales por la
superioridad, la UFI deberá realizar estimaciones
preliminares sobre las cifras globales o proyectos en
concepto de gastos.
Definirá la estructura presupuestaria necesaria para
cumplir
con lo planteado en las políticas
institucionales.
Efectuará proceso de levantamiento del presupuesto
preliminar.
14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO.
CÓDIGO
2/2
VERSION
001
RESPONSABLE
No.
Unidad Financiera
Institucional
6
Unidad Financiera
Institucional
Honorable
Consejo
Jefe Unidad
Institucional
Pleno
7
del
Financiera
8
9
PÁGINA
MES Y AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Realizará los ajustes y consolidación del presupuesto
preliminar.
Remitirá a la superioridad el proyecto de presupuesto
institucional para su consideración.
Mediante la revisión y análisis integral respectivo,
autorizará el proyecto de presupuesto y remitirá a la
UFI.
Incorpora recomendaciones si las hubiere por parte
del pleno del Consejo, emite proyecto de
presupuesto definitivo y lo remite a la D.G.P. de
acuerdo a los plazos establecidos en las normas de
formulación presupuestarias.
15
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUCION DEL
PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CÓDIGO
PÁGINA
1/3
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Financiera
Institucional.
Objetivo: Gestionar oportunamente todos los compromisos adquiridos dentro del contexto
del proceso administrativo financiero.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
UFI-Area de Presupuesto
1
Efectúa una revisión y análisis de las asignaciones
consignadas en el presupuesto institucional, luego
efectúa la programación de ejecución presupuestaria
(PEP) en el módulo de presupuesto de la aplicación
informática SAFI conforme a la estructura aprobada y
se remite vía sistema a la Dirección General de
Presupuesto para su aprobación.
Jefe Unidad Financiera
Institucional
2
UFI-Area de Presupuesto
UFI-Area de Contabilidad
3
4
Remite físicamente la Programación de Ejecución
Presupuestaria a la D.G.P.
Da inicio la gestión administrativa, a través de la
Unidad
de
Adquisiciones
y
Contrataciones
Institucional, quien es la responsable de remitir toda
obligación adquirido ya sea bien y/o servicio
mediante la requisición y la orden de compra
debidamente autorizados o planillas de salarios
según sea el caso, con el propósito de elaborar los
compromisos presupuestarios.
Recibe la documentación de la UACI, ya con el
compromiso presupuestario anexo y se procede a
revisar la documentación en base a la normativa
legal y vigente; luego se remite al área de tesorería.
16
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO.
CÓDIGO
2/3
VERSION
001
RESPONSABLE
No.
UFI-Area de Tesorería
5
UFI-Area de Contabilidad
6
UFI-Area de Tesorería
UFI-Area de Tesoreria
UFI-Area de Tesorería
UFI-Area de Tesorería
7
8
9
10
PÁGINA
MES Y AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Se ingresan la obligaciones en el auxiliar respectivo
dentro del módulo de tesorería de la aplicación SAFI
para efectuar el devengamiento del hecho
económico.
Recibe del área de tesorería toda la documentación
íntegramente, para su validación contable dentro del
módulo respectivo dentro de la aplicación SAFI.
Luego genera el registro contable en forma
automática y remite de nuevo al área de tesorería.
Recibe la documentación ya devengada del área
contable; realiza el requerimiento de fondos y lo
remite a la Dirección General de Tesorería
cumpliendo los plazos establecidos para que
coloquen los fondos vía transferencia a la cuenta
subsidiaria institucional.
Confirma a través del sistema, si los fondos han sido
colocados, de ser así; procede a realizar nota de
traslado de fondos de la cuenta subsidiaria
institucional a la cuenta de bienes y servicios o
cuenta de salarios según sea el caso.
Una vez colocados los fondos en la cuenta de bienes
y servicios o cuenta de salarios según corresponda,
se procede a ingresar en el auxiliar de obligaciones y
el auxiliar de bancos el pago de los compromisos
adquiridos
Realiza los cheques en base a las obligaciones
adquiridas para el pago correspondiente y en la fecha
programada por la DGT.
17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO.
CÓDIGO
3/3
VERSION
001
RESPONSABLE
UFI-Area de Contabilidad
UFI-Area de Contabilidad
No.
11
12
PÁGINA
MES Y AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Recibe del área de tesorería toda la documentación
referente a las transferencia de fondos y el auxiliar
de bancos para registrar contablemente los traslados
de fondos y el pago de las obligaciones.
Genera las partidas contables correspondientes a
cada período asi como los Estados Financieros
mensuales, en los cuales consigna la firma el
contador institucional. Luego son archivadas por mes
y en orden correlativo.
18
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:SEGUIMIENTO
DEL PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Financiera
Institucional.
Objetivo: Analizar el comportamiento del gasto presupuestario a fin de determinar las
necesidades de financiamiento acordes al cumplimiento de las metas institucionales.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
1
Elaboración de cuadros de análisis sobre la ejecución
del presupuesto a nivel de Línea de Trabajo y
generación de reportes varios.
2
Revisión de la programación de metas de las áreas
sustantivas del Consejo y el respectivo avance
mensual de las mismas.
Area de Presupuesto
3
Elaboración de informe mensual sobre el seguimiento
y evaluación de la ejecución presupuestaria
institucional, el cual es remitido al Jefe UFI.
Jefe Unidad Financiera
Institucional
4
Area de Presupuesto
Area de Presupuesto
Recibe informe mensual sobre el seguimiento y
evaluación de la ejecución presupuestaria, revisa y
analiza dicho informe e incorpora recomendaciones y
observaciones si las hubiere y remite a la D.G.P. del
Ministerio de Hacienda.
19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION
DEL PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CÓDIGO
PÁGINA
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
1/1
Responsable: Jefe de la Unidad Financiera
Institucional.
Objetivo: Gestionar oportunamente todos los compromisos adquiridos dentro del contexto
del proceso administrativo financiero.
RESPONSABLE
UFI-Area de Contabilidad
No.
1
UFI-Area de Contabilidad
2
UFI-Area de Contabilidad
3
Jefe Unidad Financiera
Institucional
4
ACTIVIDAD
Al final del ejercicio fiscal correspondiente, el
contador institucional recibe de la Dirección General
de Contabilidad Gubernamental (DGCG) la
calendarización del cierre anual, cierre preliminar y
cierre definitivo.
Verifica y revisa que todos los hechos económicos se
hayan incorporado y registrado contablemente,
asimismo los ajustes correspondientes según la
normativa; cumpliendo con los cierres en las fechas
programadas previamente.
Genera los Estados Financieros y notas explicativas
anuales correspondientes al ejercicio fiscal, y los
remite al jefe UFI y a la Dirección General de
Contabilidad Gubernamental, según los plazos
estipulados en la normativa legal y vigente.
Remite los Estados Financieros y notas explicativas
anuales a la superioridad para la toma de decisiones.
20
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR Y
SUPERVISAR LA EJECUCIÓN DE LOS ACUERDOS
DEL PLENO
Unidad Organizativa: Secretaría Ejecutiva
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Secretario Ejecutivo.
Objetivo: Apoyar al Pleno en que los acuerdos notificados se realicen según instrucciones
emanadas y supervisar la calidad técnica de los asuntos sometidos al mismo.
RESPONSABLE
No.
1
Secretaría Ejecutiva
2
3
ACTIVIDAD
Elabora acta borrador (A) y somete a revisión al Pleno, se
incorpora correcciones si hubiera, de lo contrario se
solicita firma de los señores Consejales en la misma y se
archiva en el libro de actas foliado.(B)
Elabora con base al acta los acuerdos correspondientes y
los distribuye según instrucción del Pleno, a las Unidades
organizativas, solicitando firmar el libro de recepción y
copia del acuerdo. (C)
Realiza informe mensual de seguimiento de acuerdos (D)
y archiva para control
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRAR Y SUPERVISAR LA EJECUCIÓN DE LOS ACUERDOS DEL PLENO
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A
B
C
Acta borrador
Libro de actas original foliado
Libro de notificación de acuerdos
Acuerdo
D
Informe de
acuerdos
Original
Original
Original
Original
Copia
Original
Copia
seguimiento
de
DEPENDENCIA
Pleno del Consejo
Secretaría Ejecutiva
Secretaría Ejecutiva
Unidad Organizativa
Secretaría Ejecutiva
Secretaría Ejecutiva
Pleno del Consejo
21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISAR Y
COORDINAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.
Unidad Organizativa: Gerencia General
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y
AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Gerente General.
Objetivo: Colaborar con la Presidencia en la ejecución de los acuerdos, resoluciones y
orientaciones financieras y presupuestarias, así como en la supervisión y coordinación
administrativa de las dependencias adscritas como superior jerárquico directo.
RESPONSABLE
Gerencia General
Unidad Organizativa
Gerencia General
No.
ACTIVIDAD
1
Recibe instrucción verbal o escrita de la Presidencia, o
acuerdo del Pleno.(A)
2
Registra documento, analiza, emana instrucción y
supervisa la misma. (B)
3
Recibe y procede según instrucciones de la Gerencia
General y presenta el producto requerido. (C)
4
Recibe producto requerido, lo revisa, si hubiere
observaciones se repite el paso 2 y 3, de lo contrario da
su visto bueno y lo envía al nivel correspondiente de la
Dirección Superior, según instrucciones.
5
Si procede realiza informe ejecutivo (D)
6
Archiva documentos correspondientes y relacionados.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
SUPERVISAR Y COORDINAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.
No.
A
B
C
D
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Instrucción y/o acuerdo
Original
Copia
Memorando
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Producto requerido
Informe Ejecutivo
DEPENDENCIA
Gerencia General
Presidencia y/o Secretaría
Ejecutiva
Unidad Organizativa delegada
Gerencia General
Gerencia General
Unidad Organizativa
Presidencia y/o Pleno
Gerencia General
22
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN
DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo.
Objetivo: Contribuir al fortalecimiento institucional mediante la planificación y programación del
funcionamiento administrativo y operativo del Consejo Nacional de la Judicatura.
RESPONSABLE
Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
Gerencia General
Unidades Organizativas del
CNJ
No.
ACTIVIDAD
1 Prepara (A) Guía metodológica para elaborar el Plan
Anual de Trabajo. Asimismo, memorando (B), de
solicitud en original y copia para cada U.
organizativa.
2 Recibe y revisa original de Guía y Memorando de
solicitud firmando con visto bueno para remisión de
copia a las Unidades Organizativas,
3 Recibe guía original y memorando de solicitud
proceden a elaborar el Plan Anual de Trabajo (PAT).
4
5
Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
6
Gerencia General
Envía original de Plan Anual de Trabajo (D) y copia
por correo electrónico a la Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo. (En original para la Unidad
Técnica de Planificación y Desarrollo y copia para la
Gerencia General, previa visita de asesoría y
seguimiento (C) del Jefe de la Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo).
Recibe, registra, revisa originales del PAT de cada U.
Organizativa y procede a la consolidación y
elaboración del Plan Anual de Trabajo Institucional,
archiva copias de los insumos y producto preliminar,
envía original a la Gerencia General para su
consideración.
Recibe y revisa original del PAT, si es conforme
elabora memorando de remisión al
nivel
correspondiente, caso contrario, se devuelve a la
Unidad Técnica de Planificación y Desarrollo con
memorando de observaciones para su corrección. Y
repite el paso 5. Se archiva el PAT definitivo. (E)
23
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A
Guía metodológica para
elaborar Plan Anual de Trabajo
Original
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo.
B
Memorando de solicitud
Copias
Original
Unidades Organizativas del CNJ
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo.
Ayuda de Memoria
Copias
Original
Unidades Organizativas del CNJ
Unidad Organizativa
Copia
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo
Original
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo.
Unidad Organizativa
Gerencia General
C
D
E
Plan Anual de Trabajo
Individual
Plan Anual de Trabajo
institucional consolidado
Copia
Original
Copia
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo y Unidades
organizativas
24
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO
INSTITUCIONAL
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
Objetivo: Apoyar a la Gerencia General y Dirección superior en la toma de decisiones
proporcionándole información precisa y oportuna del avance de ejecución de metas
programadas en el Plan Anual de Trabajo.
RESPONSABLE
Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
Gerencia General
Unidades Organizativas del
CNJ
No.
ACTIVIDAD
1 Prepara
(A) Guía metodológica para elaborar
informes mensuales y trimestrales, asimismo,
memorando (B), de solicitud de informe.
2 Recibe y revisa original de Guía y Memorando de
solicitud el cual firma de visto bueno para remitir
copia a las U. Organizativas,
3 Recibe guía original y memorando de solicitud
procede a elaborar el informe mensual y trimestral
de ejecución, el cual remite así:
Informe mensual: original para la Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo y copia para la Gerencia
General.
Informe Trimestral: original para la Gerencia General
y copia para la Unidad Técnica de Planificación y
Desarrollo.
4
5
Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
6
7
Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
Envía informe mensual y trimestral (C) y disquete
según instrucción de la guía.
Recibe, registra, revisa, analiza
originales del
informe mensual de cada U. Organizativa y procede
a la consolidación y elaboración “Informe Institucional
de cumplimiento de Metas”, compara con el PAT del
año correspondiente, archiva copia de los insumos y
producto preliminar.
Envía copia a las unidades organizativas para visto
bueno, con copia a la Gerencia General para
revisión.
Recibe y revisa si hubiere observaciones al “Informe
Institucional de cumplimiento de Metas””, si es
conforme elabora memorando de remisión definitiva
a la Gerencia General (original). Archiva copia del
informe mensual definitivo. (D) y envía copia por
medio de correo electrónico a las diferentes U.
organizativas.
25
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo
Copias
Original
Unidades Organizativas del CNJ
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo
Copias
Unidades Organizativas del CNJ
Informe Mensual
Original
Informe Trimestral
Copia
Original
Copia
Informe Institucional de
cumplimiento de metas
definitivo
Original
Copia
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo
Unidad Organizativa
Gerencia General
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo y Unidad
Organizativa
Gerencia General
Unidad Técnica de Planificación
y
Desarrollo
y
Unidades
organizativas
A
Guía metodológica para
elaborar informes mensual y
trimestral
B
Memorando de solicitud
C
D
26
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN
DE INSTRUMENTO NORMATIVO
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
Contribuir al fortalecimiento institucional, mediante la elaboración de
instrumentos administrativos que conduzcan a mejorar la eficiencia de las unidades
organizativas del CNJ.
Objetivo:
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
1 Recibe instrucciones verbales o escritas de la
Gerencia General (A) y/o solicitud de dependencia.
2
Revisa, recibe documentos y elabora plan de trabajo
(B) sobre el estudio encomendado y/o solicitado,
notifica a la Gerencia General, para obtener su visto
bueno.
3
Desarrolla su plan de trabajo en coordinación con la
unidad usuaria.
4
Elabora, actualiza, y/o revisa el instrumento
normativo y envía a revisión de la unidad usuaria.
Recibe, y analiza el instrumento normativo borrador
(C) y si hubiere observaciones lo envía a la Unidad
Técnica de Planificación y Desarrollo, para incorporar
modificaciones, observaciones u otro relacionado,
y/o da su visto bueno.
Incorpora (si procediere) modificaciones solicitadas
por la unidad usuaria y/o Gerencia General
posteriormente, envía original
del Instrumento
normativo definitivo (D) a la Gerencia para su
autorización por delegación ó
el trámite
correspondiente ante la Dirección y Administración
Superior.
Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
5
Unidad solicitante y
Gerencia General
6
Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
27
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE INSTRUMENTO NORMATIVO
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A
Memorando de instrucciones o
solicitud
Original
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo
B
C
D
Plan de Trabajo
Instrumento Normativo
borrador
Instrumento Normativo
Definitivo
Copias
Original
Copias
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Gerencia
General
o
Dependencia solicitante.
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo
Gerencia General
Unidad Técnica de Planificación
y Desarrollo
Unidad Organizativa
Gerencia General
Gerencia General
Unidad Técnica de Planificación
y
Desarrollo
y
Unidades
organizativas
28
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN
DE PERFILES Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
Objetivo: Coadyuvar el fortalecimiento institucional mediante la identificación y formulación
de proyectos de inversión, que permitan cumplir con los fines y objetivos institucionales
RESPONSABLE
Gestión de Proyectos
No.
ACTIVIDAD
1 Identifica o recibe instrucción verbal o escrita de la
Presidencia para la elaboración del perfil del
proyecto, ya sea con fondos del Gobierno de El
Salvador, (GOES), o fondos Externos. (A)
(El Perfil se elabora de acuerdo a las líneas de
trabajo identificadas previamente y en los casos de
proyectos de inversión, conforme a la guía de
preparación de perfiles de Proyectos, de la Dirección
General de Crédito Público del Ministerio de
Hacienda;. (B))
2
Unidad usuaria y
Presidencia
3
4
Gestión de Proyectos.
5
Inicia la elaboración del perfil con la búsqueda de la
información pertinente para el diagnóstico y la
descripción del proyecto a ejecutar. (De acuerdo con
las líneas de trabajo identificadas previamente)
Recibe, y analiza el perfil de proyecto borrador.(C) Si
existieren observaciones se solicitan su incorporación
de lo contrario se otorga visto bueno.
Incorpora modificaciones solicitadas por Presidencia
y/o unidad usuaria (si procediere), posteriormente se
envía original
del Perfil del Proyecto (D) a
Presidencia para su autorización por delegación ó el
trámite correspondiente ante el Pleno. Se archiva
copia para su posterior implementación.
Inicia la búsqueda de
aprobación del Pleno).
financiamiento
(con la
29
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PERFILES Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A
Memorando de instrucciones o
solicitud
Original
Gestión de proyectos
Copias
Original
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Presidencia
Gestión de Proyectos
Gestión de Proyectos
Presidencia
Unidad Usuaria
Presidencia
Gestión de Proyectos y/ Unidad
Usuaria
B
C
Guía de Perfil de proyectos
Perfil del Proyecto borrador
D
Perfil de Proyecto Definitivo
DEPENDENCIA
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN
Y SEGUIMIENTO DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Técnica de
Planificación y Desarrollo
Objetivo: Verificar el grado de avance de los Proyecto a fin de determinar si se están
cumpliendo de acuerdo a la calendarización prevista para su ejecución
RESPONSABLE
Gestión de Proyectos
Presidencia
Gestión de Proyectos.
No.
ACTIVIDAD
1 Efectúa el seguimiento y evaluación del proyecto,
procede a coordinar con la Jefatura de la Unidad
ejecutora ó usuaria los avances del cronograma del
proyecto y verificación del mismo. Elabora el informe
de avance del proyecto y/o documento de estudio, y
nota de remisión al ente cooperante; remite a
Presidencia. (A)
2 Recibe y revisa el informe de avance y/o documento
de estudio para su visto bueno y justificaciones
respectivas. Aprueba o no el informe presentado y si
procede solicita ampliación,
modificación o
justificación. (B), firma nota de remisión e informe. Y
envía o remite a las oficinas del ente cooperante.
3 Repite (si existen modificaciones) el paso uno y dos,
caso contrario, procede a remisión si es el caso y
archiva copia de nota e informe de avance y envía
copia a la unidad ejecutora o usuaria. (C)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A
Memorando de instrucciones o
solicitud
Original
Gestión de proyectos
B
Informe de avance de Proyecto
Borrador
Informe de avance de Proyecto
definitivo
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Copia
Presidencia
Presidencia
Gestión de Proyecto
Presidencia
Gestión de Proyectos
Unidad usuaria
C
DEPENDENCIA
31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
OFERTA DE CAPACITACIÓN
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitación
Judicial
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB / 2005
Responsable: Director de la Escuela de
Capacitación Judicial
Objetivo: Tener la oferta de capacitación actualizada en beneficio de los grupos objetivos del CNJ.
No.
ACTIVIDAD
Dirección ECJ
RESPONSABLE
1
Ordena inicio de elaboración/actualización de Oferta de
Capacitación indicando los elementos a considerar para la
elaboración de ésta. (A)
Sección Académica ECJ
2
Elabora y remite propuesta de Oferta de Capacitación (B)
por temática especializada, considerando las indicaciones
de la Dirección ECJ.
Sección Metodológica ECJ
3
Revisa propuesta de Oferta de Capacitación por área
especializada y efectúa las observaciones consideradas
pertinentes, haciéndolas del conocimiento de la Dirección.
Recibe propuesta de Oferta de Capacitación por temática
especializada y procede al análisis de éstas.
De existir observaciones procedentes, solicita a la Sección
Académica el ajuste correspondiente.
4
Dirección/Subdirección ECJ
5
Dirección
6
Consolida propuesta de Oferta de Capacitación(C) y la
remite para aprobación del Pleno.
7
Recibe propuesta de Oferta de Capacitación y procede a
la revisión y análisis de la misma.
8
De hacer observaciones al documento, se dan a conocer
al Director de la ECJ y se repiten las actividades N° 5 y 6
del procedimiento para ajustar el documento.
Pleno del CNJ
Secretaría Ejecutiva
9
10
Dirección
11
Dirección
12
De no existir observación alguna, aprueba la Oferta de
Capacitación.
Comunica acuerdo de Pleno (D)
Recibe y distribuye copia de acuerdo a las Secciones
correspondientes de la Escuela.
Archiva acuerdo y oferta de capacitación aprobada
original (E)
32
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“OFERTA DE CAPACITACIÓN”
No.
A
B
C
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Memorando instruyendo la
Original
Sección Académica ECJ
elaboración/actualización de
Copia
Subdirección ECJ
Oferta de Capacitación
Propuesta de Oferta de
Original
Dirección ECJ
Capacitación por temática
Copia
Subdirección ECJ
especializada.
Sección Metodológica ECJ
Propuesta de Oferta de
Original
Pleno CNJ
Capacitación consolidada
Copia
Dirección
Sección Académica ECJ
D
Acuerdo de aprobación
Original
Copias
Dirección ECJ
Sección Académica, Sección
Metodológica, Sección
Administrativa ECJ, Sección de
Investigación.
E
Oferta de Capacitación
Aprobada.
Original
Copias
Dirección ECJ
Subdirección ECJ
Sección Académica
Sección Metodológica
33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE
CAPACITACIÓN E. C. J.
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitación
Judicial
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB / 2005
Responsable: Director de la Escuela de
Capacitación Judicial
Objetivo: Asegurar la capacitación técnica y profesional de los Magistrados, Jueces y demás
funcionarios judiciales y destinatarios de los servicios de Capacitación a ejecutar por la
ECJ.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Dirección ECJ
1
Sección Académica ECJ
2
Ordena inicio de elaboración del Programa de
Capacitación dando los lineamientos correspondientes
para la programación respectiva. (A)
Elabora y remite propuesta de Programa de Capacitación
por temática especializada, considerando los lineamientos
vertidos por la Dirección ECJ. (B)
Recibe propuesta de Programa de Capacitación por
temática especializada y procede al análisis de éstas.
3
Dirección/Subdirección ECJ
4
De existir observaciones, solicita a la Sección Académica
el ajuste correspondiente.
Dirección ECJ
5
Consolida propuesta de Programa de Capacitación.
Sección Administrativa ECJ
6
Elabora presupuesto para la ejecución del Programa de
Capacitación. (C)
Dirección ECJ
7
Envía para aprobación propuesta de Programa de
Capacitación con su respectivo presupuesto. (D)
8
Pleno CNJ
9
Recibe y analiza propuesta de Programa de Capacitación
presentado por la ECJ. De realizar observaciones las
hacen del conocimiento del Director de la ECJ y se
repiten las actividades N° 4 y 5 del procedimiento
respectivo.
De no existir observaciones aprueba la Programación de
cursos de capacitación a impartir por la ECJ.
Secretaría Ejecutiva
Dirección
10
11
Comunica acuerdo de Pleno (E)
Recibe y distribuye copia de acuerdo a las Secciones
correspondientes de la Escuela.
Dirección
12
Archiva original de acuerdo y programa de capacitación
aprobado (F).
34
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ESCUELA DE CAPACITACIÓN JUDICIAL“
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A.
Memorando instruyendo inicio de
programación
Original
Copia
Sección Académica ECJ
Subdirección ECJ
B.
Propuesta de Programa de
Capacitación por área temática
Original
Copia
Dirección ECJ
Subdirección ECJ
C.
Presupuesto de Programa de
Capacitación
Propuesta de Programa de
Capacitación
Consolidado/Explicado
o
razonado con su respectivo
presupuesto
Acuerdo de aprobación
Original
Dirección ECJ
Original
Copia
Pleno CNJ
Dirección ECJ
Sección Académica
Original
Copias
Dirección ECJ
Sección Académica, Sección
Metodológica, Sección
Administrativa ECJ, Sección de
Investigación ECJ.
Programa
aprobado.
Original
Copias
Dirección ECJ
Subdirección ECJ
Sección Académica
Sección Metodológica
Sección Administrativa ECJ
Sección de Investigación ECJ
D.
E.
F.
de
Capacitación
DEPENDENCIA
35
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DE LA
CAPACITACIÓN
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitación
Judicial
CÓDIGO
PÁGINA
1/2
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB / 2005
Responsable: Director de la Escuela de
Capacitación Judicial
Objetivo: Asegurar la ejecución de la capacitación que imparte la ECJ a sus destinatarios.
RESPONSABLE
Sección Académica
No.
ACTIVIDAD
1
Reúne el equipo de Capacitadores para entregar el
Programa de Capacitación aprobado por el Pleno del
Consejo. (A)
2
3
4
Sección Administrativa ECJ
5
6
Unidad
de
Producción
Bibliográfica y Documental
7
Elabora y remite solicitud de licencias a las Entidades
correspondientes en las que laboran los Capacitadores,
para las fechas programadas en que se impartirá la
capacitación respectiva. (B)
Prepara (Con base al programa de capacitación aprobado
por el Pleno) aspectos de logística de capacitación
(reservación de sedes en el interior del país y
alimentación), así como gestión del transporte para
Capacitadores; asignación de aulas para cursos a
impartirse en la ECJ.
Elabora y envía convocatorias a destinatarios (C)
Elabora y envía listas (D) para entrega de material de
capacitación por cada curso a impartir.
Entrega a Capacitadores las listas de asistencia diaria y
consolidada, así como formularios para evaluaciones
académicas de la capacitación a impartir en el interior del
país.
Reproduce material y formularios de evaluaciones
reactivas y las remite a las distintas sedes, de
conformidad con las indicaciones hechas por la Sección
Académica. (E)
8
Coordina y supervisa el evento de capacitación.
Sección Académica ECJ
9
Aplica evaluación de servicio y de reacción por parte de
los Capacitandos. (F)
Capacitador
10
Prepara y remite o entrega los documentos relacionados
con la capacitación (informes, listas de asistencia, notas,
etc.) (G, I)
36
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN
RESPONSABLE
Sección Administrativa ECJ
CÓDIGO
PÁGINA
VERSION
001
MES Y AÑO
FEB/2005
2/2
No.
ACTIVIDAD
11
Procesa información de la Capacitación (asistencia,
evaluaciones de capacitación y evaluaciones reactivas
del servicio) (H)
12
Documenta proceso para gestión de pago a
Capacitadores y Proveedores que han prestado el
servicio para la ejecución de la capacitación.
13
Elabora mensualmente estadísticas de la capacitación
desarrollada por la Escuela.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Capacitadores
de
Áreas
Especializadas de ECJ
Subdirección
Sección Académica
Destinatarios de la capacitación
Subdirección
A.
Programa aprobado
Copias
B.
Original
C.
Solicitud
de
permisos
de
Capacitadores y Capacitandos
Convocatorias
D.
Listas de convocados
Original
E.
Carpetas
con
material
de
Capacitación
Formularios de controles
Asistencia y permanencia en la
capacitación
Copias
F.
G.
H.
I.
Evaluaciones
reactivas
del
servicio de capacitación
Notas de evaluaciones aplicadas
a los Capacitandos
Original
Original
Original
Unidad de Producción Bibliográfica
y Documental
Sección Académica/
Sección Metodológica ECJ, en su
caso.
Destinatarios de la Capacitación
Capacitador
Sección Académica ECJ
Sección Administrativa ECJ
Original
Sección Administrativa ECJ
Original
Sección Administrativa ECJ
37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PÁGINA
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB / 2005
1/1
EVALUACIÓN DE CAPACITADORES
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitación
Judicial
CÓDIGO
Responsable: Director de la Escuela de
Capacitación Judicial
Objetivo: Mantener y mejorar continuamente la calidad correspondiente para la evaluación de
Capacitadores sobre la capacitación que imparten en ECJ, en sus aspectos
metodológicos y académicos.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
1
Evalúa la actividad de capacitación, aplicando Guía de
“Evaluación Formativa y de Seguimiento al Desempeño
Docente de los Capacitadores”. (A)
2
Procesa información y emite informes periódicos sobre
evaluación al docente o Capacitador.
Conoce evaluaciones de Capacitadores por área temática,
enviadas por la Sección Metodológica y Sección
Administrativa de ECJ (evaluaciones reactivas del
servicio). (B).
De considerar necesario, emite recomendaciones
Organiza y lleva a cabo reunión con cada uno de los
Capacitadores por área especializada a efecto de dar a
conocer resultados de evaluación.
Sección Metodológica ECJ
3
Sección Académica ECJ
4
Sección Metodológica ECJ
Sección Académica ECJ
Dirección/Subdirección ECJ
6
Elabora y firma de acta a fin de que se haga constar la
evaluación
y
comunicación
de
resultados
correspondientes. En caso que el Capacitador esté en
desacuerdo con su evaluación presentará su
argumentación ante la Dirección de la ECJ.
7
Conoce acta de evaluación por cada Capacitador en los
aspectos metodológicos y académicos. (B)
8
Envía a conocimiento de Pleno evaluaciones de
Capacitadores
con
sus
respectivas
actas
y
argumentaciones por parte del Capacitador, si las hubiere.
(B)
Conoce y analiza resultados de evaluación de
Capacitadores y emite acuerdo correspondiente.
Comunica acuerdo de Pleno. (C)
Pleno CNJ
9
Secretaría Ejecutiva
10
Dirección
11
Sección Académica ECJ
12
Traslada copia de acuerdo a la Sección Académica para
conocimiento del Capacitador.
Hace del conocimiento de cada Capacitador resolución de
Pleno sobre evaluación específica.
38
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“EVALUACIÓN DE CAPACITADORES”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A.
Informe de Evaluación Formativa
y de Seguimiento al Desempeño
Docente.
Informe de Evaluación reactiva
Original
Copia
Dirección/Subdirección ECJ
Sección Académica ECJ
Original
Copia
Sección Administrativa ECJ
Dirección y Subdirección ECJ
Sección Académica ECJ
Acta evaluación de Capacitador
ECJ e informe de evaluación en
aspectos
académicos
y
metodológicos
Acuerdo de Pleno
Original
Copia
Pleno CNJ
Dirección/Subdirección ECJ
Sección Metodológica ECJ
Sección Académica ECJ
Dirección ECJ
Sección Académica ECJ
B.
B.
C.
Original
Copia
DEPENDENCIA
39
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DE
EQUIPO Y SERVICIO AUDIOVISUAL
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitación
Judicial
CÓDIGO
PÁGINA
1/2
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB / 2005
Responsable: Director de la Escuela de
Capacitación Judicial
Objetivo: Coadyuvar el servicio de capacitación mediante el préstamo de equipo y prestación del
servicio audiovisual.
RESPONSABLE
Usuario
Unidad de Audiovisuales
No.
ACTIVIDAD
1
Presentación de formulario o solicitud
equipo/servicio audiovisual. (A y B)
2
Recibe formulario o solicitud: uso interno bajo control de
audiovisuales y si es externo debidamente autorizado por
Presidencia, Unidad Administrativa/CNJ y Dirección de la
ECJ. .
3
Determina disponibilidad y buen estado del equipo, así
como del servicio audiovisual a prestar por la Unidad.
4
en el que solicita el
Completa formulario en el apartado “Uso Exclusivo de la
Unidad de Audiovisuales”, específicamente para la
asignación del equipo, fecha, hora del envío y de utilización.
Usuario
5
Consulta con 2 días de anticipación a la actividad sobre el
requerimiento realizado a la Unidad de Audiovisuales.
Unidad de Audiovisuales
6
Instala y prueba el equipo (sede ECJ). Fuera de la sede
ECJ, coordina con la Administración del CNJ el envío de
éste, siendo el usuario, el responsable de la instalación del
equipo.
Usuario
7
Utiliza el equipo considerando su buen uso y seguridad.
Unidad Administrativa CNJ
8
Traslada equipo de la sede (interior del País), en la que se
ha impartido el evento de capacitación, a las instalaciones
del CNJ. Hace entrega del mismo a la Unidad de
Audiovisuales, o en su defecto, a la Seguridad del Consejo.
40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE EQUIPO Y SERVICIO AUDIOVISUAL
RESPONSABLE
Unidad de Audiovisuales
No.
CÓDIGO
PÁGINA
VERSION
001
MES - AÑO
FEB/2005
2/2
ACTIVIDAD
9
Revisa y desconecta el equipo (sede ECJ).
10
Traslada y resguarda el equipo.
11
Archiva formulario completo, (A) en el que se indica el
estado que se recibe el equipo o comentarios de la
prestación del servicio audiovisual (breve descripción
del contenido del material didáctico o servicio de
audiovisuales)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“PRÉSTAMO DE EQUIPO Y SERVICIO AUDIOVISUAL”
No.
A
B
DOCUMENTO
Formulario
Solicitud de prestación de
equipo o servicio audiovisual
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad de Audiovisuales
Copia
Usuario
Original
Copia
Unidad de Audiovisuales
Usuario
41
CÓDIGO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DEL
FONDO BIBLIOGRÁFICO DE BIBLIOTECA.
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitación
Judicial
PÁGINA
1/2
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Director de la Escuela de
Capacitación Judicial
Objetivo: Contribuir al logro de los objetivos de la capacitación y formación inicial que brinda la
ECJ mediante la prestación de servicios de biblioteca a los usuarios, que permita obtener
información actualizada y disponible para el estudio y la investigación.
RESPONSABLE
Usuario
No.
ACTIVIDAD
1
Llena la ficha de préstamo colocando la información de la
obra o material bibliográfico a solicitar: Título, Autor,
Clasificación, nombre y firma del Lector y datos
complementarios (Dirección de residencia, número
telefónico, lugar de estudio, lugar de trabajo). (A)
Tipo de préstamo (B)
Interno: Uso en sala
Externo: Fuera de sala (a domicilio). Tiempo de préstamo
establecido en el “Reglamento Para el Uso de los Servicios
de Biblioteca”.
Bibliotecaria (o)
2
Recibe ficha de préstamo y revisa que los datos concuerden
con los del libro, anotando en el margen izquierdo de la
ficha el número de inventario del libro, revisando que éste
se encuentre en buenas condiciones (sin manchas, que no
se encuentre mutilado, mojado, etc). Si se detecta algún
daño en el material, anota en la ficha de préstamo el daño
que presenta.
3
Correctos los datos de la ficha, solicita 2 documentos de
identificación: Carnet de la Institución en que labora o de
abogado, DUI, Carnet de estudiante de Universidad o NIT.
4
Adjunta ficha de préstamo del libro a los documentos del
usuario y lo resguarda en un casillero destinado para el
control respectivo. Entrega la obra correspondiente.
42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO
DE BIBLIOTECA.
RESPONSABLE
PÁGINA
2/2
VERSION
001
MES Y AÑO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
5
Utiliza el material bibliográfico proporcionado por la
Bibliotecaria.
6
Una vez utilizado el material bibliográfico, procede a la
entrega correspondiente, según se detalla a continuación:
1. Interno: Continúa con el paso N° 9 y 10.
2. Externo
a. Cumplió fecha de entrega: Continúa con la
actividad N°.9 y 10.
b. No cumplió fecha de entrega: Continúa con el
procedimiento N° 7 y siguientes.
7
Revisa fecha del préstamo y calcula el tiempo de atraso.
8
Determina acción a seguir de conformidad con el
Reglamento para el Uso de los Servicios de Biblioteca
9
Revisa cuidadosamente la obra devuelta, que se
encuentre en buenas condiciones. Devuelve documentos
de identificación. Anula ficha de préstamo y la guarda en
el casillero para tal fin.
10
Ubica la obra en el estante correspondiente.
Usuario
Bibliotecaria
CÓDIGO
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO DE BIBLIOTECA
No.
DOCUMENTO
A
Ficha
de
préstamo
documentos personales
B.
Obra o material bibliográfico
DISTRIBUCION
con
DEPENDENCIA
Original
Biblioteca ECJ
Original
Usuarios de Biblioteca
43
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DISEÑO DE MÓDULOS
INSTRUCCIONALES
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitación
Judicial
CÓDIGO
PÁGINA
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
1/2
Responsable: Director de la Escuela de
Capacitación Judicial.
Objetivo: Planificación, diseño y elaboración de los instrumentos técnicos (módulo
instruccional) que se utilizan como herramienta para impartir la capacitación a los
destinatarios de ésta.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
1
A partir de la Oferta Curricular aprobada, coordina con la
Sección Metodológica la elaboración de un módulo
instruccional específico.
Sección Académica ECJ
2.
Coordina la conformación de equipo de trabajo, el cual se
integrará con el personal siguiente: Coordinador de Área
Especializada, Metodólogo y especialista (s) en el área
respectiva.
Sección Metodológica ECJ
3
En coordinación con la Sección Académica, programa
Taller de Trabajo, incluyendo: Nombre del Módulo,
Nombre del Personal participante, lugar, fecha y horario.
4
Con el equipo de trabajo señalado en el paso N° 2,
elabora Módulo Instruccional, según criterios que se
señalan en la “Guía para la elaboración de Módulos
Instruccionales”.
5
En coordinación con la Sección Metodológica revisan y
verifican la incorporación de observaciones al documento.
Sección Académica ECJ
6
Dirección ECJ
7
Terminado el Módulo Instruccional, elabora acta en el que
se haga constar el Visto Bueno al documento, la cual es
firmada por los participantes en el proceso de elaboración;
dicho módulo y acta son enviados a la Dirección para el
V° B° correspondiente. (A, B)
Recibe y revisa Módulo Instruccional elaborado; de no
existir observaciones, da el Visto Bueno por medio del
acta respectiva y lo remite al Pleno para aprobación.
44
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: DISEÑO DE MÓDULOS INSTRUCCIONALES.
CÓDIGO
2/2
VERSION
001
RESPONSABLE
PÁGINA
MES Y AÑO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
8
Recibe Módulo Instruccional y procede al análisis y
revisión del mismo.
9
De existir observaciones al documento, se dan a conocer
al Director de la ECJ y se repite la actividad N° 5 del
procedimiento. De no existir observaciones, procede a la
aprobación correspondiente.
Secretaría Ejecutiva
10
Comunica acuerdo de Pleno a la Dirección. (C)
Dirección ECJ
11
Recibe acuerdo y traslada copia a la Sección Académica,
Sección Metodológica, Sección de Investigación y Sección
Administrativa ECJ para los trámites correspondientes.
Sección Administrativa ECJ
12
Procede con la gestión de pago al personal especialista
en la materia (externo del CNJ) que intervino en la
elaboración del módulo instruccional.
Pleno CNJ
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“DISEÑO DE MÓDULOS INSTRUCCIONALES”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A.
Módulo Instruccional
Original
Copia
Sección Metodológica
Sección Académica
B.
Acta de Visto Bueno
Original
Copias
Sección Administrativa ECJ
Sección Metodológica ECJ
Sección Académica ECJ
C.
Acuerdo de aprobación del Pleno
Original
Copias
Dirección ECJ
Sección Académica ECJ
Sección Metodológica ECJ
Sección Administrativa ECJ
Sección de Investigación ECJ
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE
CANDIDATOS A MAGISTRATURAS DE CÁMARA Y
JUDICATURAS
CODIGO
PAGINA
VERSIÓN
001
1/2
MES- AÑO
FEB/2005
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de
Responsable: Jefe de la Unidad Técnica de
Selección
Selección.
Objetivo: Elaborar y remitir al Pleno del CNJ, Nóminas de candidatos para integrar ternas de
Magistrados y Jueces.
RESPONSABLE
Presidente CNJ
Jefe de Unidad
Jefatura de Unidad y
Coordinador de Registro y
Selección
Jefe y Coordinador de
Selección
Jefe y Coordinador de
Selección
Jefe
de
Unidad
y
Coordinador de Selección
Jefe de Unidad
Jefe
de
Unidad
y
Coordinadores de Selección
y Psicosocial
Jefe de Unidad
y
Coordinador de Selección
Jefe y Coordinadores de
Registro y Selección
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
Coordinador de Selección
Jefe
de
Unidad
y
Coordinador de Selección
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
No.
ACTIVIDAD
1
Recibe solicitud de terna proveniente de la Corte Suprema de
Justicia (CSJ).
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Recibe solicitud de terna proveniente de Presidencia del CNJ
Registran solicitud
Consultan listados preelaborados de candidatos por materia
Verifican cumplimiento de requisitos y disponibilidad de
candidatos (A, B, C).
Analizan exhaustivamente expedientes de candidatos.
Solicita información de candidatos potenciales
Elaboran Informes de conducta profesional, evaluaciones
psicológicas y estudios sociolaborales (D).
Preseleccionan los mejores candidatos disponibles.
Crean proyecto de propuesta de terna en el Sistema Informático
Revisa el proyecto de propuesta de terna.
Efectúa observaciones al proyecto de propuesta.
Modifica el proyecto de propuesta
Verifica datos actuales y consentimiento de los candidatos.
Revisa proyecto
incorporadas.
con
observaciones
y
modificaciones
Aprueba la propuesta de candidatos a integrar ternas (E).
46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN DE CANDIDATOS A MAGISTRATURAS DE
CÁMARA Y JUDICATURAS
RESPONSABLE
Jefe de Unidad
Pleno del CNJ
Pleno del CNJ
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
Presidente CNJ
VERSION
001
PAGINA
2/2
MES-AÑO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
17
Entrega propuesta al Pleno, por medio de Presidencia del
CNJ.
18
Conoce propuesta.
19
Emite Acuerdo y distribuye a través de Secretaría
Ejecutiva.
20
Recibe acuerdo del Pleno
21
Elabora cuadros resumen de integrantes de ternas,
anexos a nota que Presidencia del CNJ remite a
Presidencia de la CSJ.
22
Remite ternas a Corte Suprema de Justicia.
47
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“SELECCIÓN DE CANDIDATOS A MAGISTRATURAS DE CÁMARA Y JUDICATURAS”
No.
A
B
C
D
E
DOCUMENTO
Hoja de Datos Generales
Copias certificadas de: Tarjeta
de Identificación de Abogado,
Título de grado académico y
otros, Acuerdo de Autorización
para el ejercicio de la Abogacía,
Acuerdo de Autorización para el
ejercicio
del
Notariado,
certificación de Partida de
Nacimiento, certificaciones de
notas de Universidad de egreso
y graduación, Documento Único
de
Identidad,
Tarjeta
de
Identificación Tributaria, Tarjeta
del Número Único de Previsión,
Tarjeta del Instituto Salvadoreño
del Seguro Social
Copia simple de Diplomas de
Capacitaciones y Méritos
Informes
de
conducta
profesional,
Evaluación
Psicológica
y
estudios
sociolaborales
Propuesta de candidatos a
integrar ternas
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original o copias
Unidad Técnica de Selección
Copias
Unidad Técnica de Selección
Copias
Unidad Técnica de Selección
Original y copias
Unidad Técnica de Selección
Original y copias
Unidad Técnica de Selección
Si el candidato es parte del registro se actualizan los documentos, sino se conforman los mismos
para el expediente respectivo.
48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SELECCIÓN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
CODIGO
PAGINA
1/3
VERSIÓN
001
MES - AÑO
FEB/2005
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de
Responsable: Jefe de la Unidad Técnica de
Selección
Selección.
Objetivo: Elaborar y remitir al Pleno del CNJ, listado del Registro Especial de Abogados Elegibles
para Candidatos a Magistrados de la Corte Suprema de Justicia.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Jefe Unidad y Coordinador Área
de Selección.
1
Especifica requisitos legales y los exigidos por CNJ; y
revisa los atestados.(A, B, C)
Jefe Unidad y Coordinador de
Registro y Selección.
2
Depuran y actualizan el Registro Especial de Abogados
Elegibles y de Abogados Autorizados. (D, E, F)
Jefe Unidad y Coordinadores de
Registro y Selección.
3
Reproducen listados de Abogados Elegibles y Abogados
Autorizados.
Jefe de Unidad
4
Presenta al Pleno CNJ ambos listados para su aprobación
y autorización de envío a FEDAES.
Pleno del CNJ
5
Realiza convocatoria del CNJ a entidades representativas
de Abogados a inscribirse en FEDAES para el Proceso de
Elección de Magistrados.
Jefe Unidad y Coordinadores de
Registro y Selección.
Pleno del CNJ
6
Conforman el Padrón Electoral (Abogados Autorizados).
7
Remite a FEDAES el Padrón Electoral
FEDAES
8
Registra las Asociaciones participantes.
Jefe Unidad y Coordinadores de
Registro y Selección.
9
Elaboran nómina de Abogados Elegibles.
10
Remite a FEDAES nómina de Abogados Elegibles.
11
Convoca a entidades representativas de Abogados, a
designar candidatos por medio de FEDAES.
12
Publica nómina de Abogados Elegibles en dos periódicos
de circulación nacional.
13
Conoce de las solicitudes de incorporación y de recursos
de revisión.
Pleno del CNJ
49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE CORTE
SUPREMA DE JUSTICIA
RESPONSABLE
No.
PAGINA
2/3
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
14
Elabora listado adicional de Abogados Elegibles.
15
Remite a FEDAES listado adicional.
16
Ejecuta proceso de elección de candidatos postulados.
17
Planifica la logística electoral.
18
Inscribe candidatos
registradas.
19
Verifica el cumplimiento de requisitos constitucionales.
20
Efectúan la Votación.
21
Lleva a cabo Escrutinio.
FEDAES
22
Comunica resultados de votación y envía
postulados al CNJ.
Jefe de Unidad y Coordinador de
Selección.
23
Verifican cumplimiento de requisitos de postulados por
FEDAES.
Pleno del CNJ
24
Rechaza candidatos por no cumplir requisitos y solicita
sustitutos.
FEDAES
25
Remite nombres de sustitutos.
Jefe de Unidad y coordinadores
de Áreas
26
Ejecutan proceso de Selección de candidatos postulados
por el CNJ.
Pleno del CNJ
27
Convoca a Abogados que tengan interés en ser
postulados por el CNJ.
Jefe de Unidad
28
Realiza inscripción de interesados en ser postulados por el
CNJ.
Jefe de Unidad y Coordinadores
de Registro y Selección.
29
Revisan atestados y elaboran nómina de aspirantes.
Jefe de Unidad
Pleno del CNJ
FEDAES
FEDAES y Abogados autorizados
postulados
por
Asociaciones
lista de
50
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE CORTE
SUPREMA DE JUSTICIA
RESPONSABLE
No.
CODIGO
PAGINA
3/3
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Pleno del CNJ
30
Selecciona candidatos del CNJ
Jefe de Unidad y Coordinadores de
Registro y Selección.
31
Integran listas parciales y conforman lista completa y
definitiva, en orden alfabético e información requerida.
Pleno del CNJ
32
Entrega en Asamblea Legislativa lista completa y
definitiva de candidatos.
Pleno del CNJ
33
Publica listado completo y definitivo de candidatos, en dos
periódicos de circulación nacional.
Asamblea Legislativa
34
Ejecuta proceso de elección de Magistrados de la CSJ.
51
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO
“SELECCIÓN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA”
No.
A
B
C
D
E
F
DOCUMENTO
Hoja de Datos Generales
Copias certificadas de: Tarjeta de Identificación
de Abogado, Título de grado académico y
otros, Acuerdo de Autorización para el ejercicio
de la Abogacía, Acuerdo de Autorización para
el ejercicio del Notariado, certificación de
Partida de Nacimiento, certificaciones de notas
de Universidad de egreso y graduación,
Documento Único de Identidad, Tarjeta de
Identificación Tributaria, Tarjeta del Número
Único de Previsión, Tarjeta del Instituto
Salvadoreño del Seguro Social
Copia simple de Diplomas de Capacitaciones y
Méritos
Informes de conducta profesional, Evaluación
Psicológica y estudios sociolaborales
Informe de existencia de expedientes
completos o incompletos de candidatos
Informe de cumplimiento de requisitos
constitucionales, legales y reglamentarios de
los candidatos
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original o copias
Unidad Técnica de
Selección
Copias
Unidad Técnica de
Selección
Copias
Unidad Técnica
Selección
Unidad Técnica
Selección
Unidad Técnica
Selección
Unidad Técnica
Selección
Original y copias
Original y copias
Original y copias
de
de
de
de
Si el candidato es parte del registro, se actualizan los documentos, sino se conforman los
mismos para el expediente respectivo.
52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE EXPEDIENTES DE EVALUACIÓN DE
MAGISTRADOS Y JUECES
CÓDIGO
PÁGINA
1/2
VERSIÓN
001
MES-AÑO
FEB / 2005
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de Evaluación Responsable: Jefe de la Unidad Técnica de
Evaluación.
Objetivo: Garantizar el manejo confidencial y seguro de los expedientes, que ampara el proceso de
Evaluación.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
1
Elabora y revisan programas de visitas de evaluación a
tribunales para autorización del Pleno. (A)
Pleno del CNJ
2
Conoce y autoriza el inicio de la evaluación con base a las
programaciones de la UTE. (B) y acuerdo
Coordinador de Grupo
3
Apertura Expedientes con base a la ruta programática,
grupo, juzgados y departamentos(C).
Coordinador de Grupo
4
Recopila
información
previa,
incorpora
informes
estadísticos(D), conforme al Art. 5 del Reglamento de
Evaluación
(Información
previa:
procesos
iniciados,
requerimientos, comisiones procesales, sentencias definitivas
interlocutorias proveídas y denuncias conocidas).
Coordinador General
5
Administra logística para las visitas de campo (reproducción de
documentos y requerimiento de servicios de apoyo: alojamiento
y alimentación (E).
Secretaria de UTE
6
Notifica telefónicamente la visita de evaluación y prepara la
notificación escrita de la misma (F).
Evaluadores Judiciales
7
Realizan visitas de evaluación en la fecha correspondiente y
presenta carta de notificación y acreditación (F), para recopilar
la información.
(G-: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14).
Evaluadores Judiciales
8
Efectúan examen del proceso de evaluación, a través de
talleres internos y elaboración de reportes consolidados y hoja
de hallazgos. Manuscrito físico al expediente (H). Incorpora los
consolidados y hojas de hallazgo al sistema Informático,
seguidamente del control de calidad a cargo de los
coordinadores.
Jefe
de
Unidad
Coordinadores de àrea
y
por
53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE EXPEDIENTES DE
EVALUACIÓN DE MAGISTRADOS Y JUECES
RESPONSABLE
No.
CÓDIGO
PÁGINA
VERSION
001
MES - AÑO
FEB/2005
2/2
ACTIVIDAD
Jefe U.T.E y Evaluadores
9
Notifican dictámenes con hallazgos (I)
Secretaría Ejecutiva
10
Recibe Recurso de Revisión, e incorporación oportuna al
expediente respectivo en la actividad número 12 de este
procedimiento.
Jefe de UTE
11
Presenta al Pleno, reportes técnicos y expedientes
confidenciales de las evaluaciones realizadas.
12
Recibe, analiza y aprueba los informes e incorpora
modificaciones si lo considera conveniente, emitiendo
resolución.
Secretaría Ejecutiva
13
Remite informe a la CSJ y notifica al funcionario evaluados.
(J).
Personal de la UTE
14
Ordenan los expedientes con los documentos que
respaldan el proceso de evaluación, debidamente
clasificado y supervisado en las diferentes etapas con
control de calidad, el contenido del expediente. Resguardo
físico del expediente en los archivos de la UTE.
Pleno del CNJ
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE EXPEDIENTES DE EVALUACIÓN
DE MAGISTRADOS Y JUECES
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A
B
Programas de visitas por zonas y
tribunales
Acuerdo del Pleno
C
D
E
Ruta aprobada
Informes estadísticos
Requisición
Original
Copia
Original
Copia
Original
Original
Original
Pleno
Archivos de la UTE
UTE- Jefatura
Secretaria Ejecutiva
Coordinador de Grupo
Expediente de evaluación
Centro
de
documentación
y
Reproducción.
Unidad
AdministrativaUACIServicios Generales.
Archivos de la UTE-secretaria
Magistrados y Jueces evaluados.
Expediente confidencial de cada
funcionario evaluado.
Original
F
Notificación
copias
Original
Copia
54
No.
G1
al
14
DOCUMENTO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Guía para el proceso de
evaluación
Nómina del personal del
tribunal visitado
Acta
de
visita
de
evaluación
Carta de presentación
dirigida al Juez evaluado.
Autoevaluación
Audiencia oral cuando
fuere procedente.
Encuestas a empleados
Formulario de observación
directa.
Irregularidades a fallas
cometidas por Secretaria,
Notificador y citador.
Informes estadísticos
Control de Libros
Cuadro de movimiento del
Tribunal
Cuadro Estadístico de
resoluciones pronunciadas,
Cuadros
en
orden
correlativo por materia de
procesos analizados.
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Todos
los Expediente confidencial de cada
Originales (1-3,5- funcionario evaluado en la UTE
14)
Original
copia
Funcionario Evaluado
Expediente confidencial en la UTE
H
Formulario de Consolidación de
Información de Campo
original
Expediente
de
funcionario
evaluado confidencial en la UTE.
I
Dictamen y acta de notificación
de hallazgos
Original
Expediente
de
funcionario
evaluado confidencial en la UTE.
J
Acuerdo
Copia
Original
Copia
Funcionario evaluado
CSJ
Funcionario evaluado, y expediente
confidencial de la UTE.
55
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE DENUNCIAS
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de Evaluación
(UTE)
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
001
MES-AÑO
FEB / 2005
Responsable: Jefe Unidad Técnica de
Evaluación
Objetivo: Garantizar la atención e investigación oportuna de las denuncias realizadas por personas
interesadas en corregir irregularidades en los procedimientos jurisdiccionales.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Pleno del CNJ
1
Instruye a la UTE para que presente el informe requerido. (A)
Jefe UTE
2
Designa a evaluador responsable del estudio con base a
criterio de programaciones de evaluación. Se Registra la
denuncia en libro (B).
Jefe UTE y Evaluador
3
Realiza la investigación de los funcionarios, estudio y elabora
informe, observando Reglamento Interno de la UTE (C).
Pleno del CNJ
4
Analiza el informe respectivo elaborado por la UTE y emite
acuerdo para: archivar o informar directamente a la CSJ (D).
Secretaria de la UTE
5
Archiva documento en expediente correspondiente.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE DENUNCIAS”
No.
DOCUMENTO
A
Acuerdo
B
Libro de registro de denuncias
C
D
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Original
Jefe UTE
Secretaria Ejecutiva
UTE
Informe
Original
Copia
Acuerdo
Original
Pleno
Expediente de denuncia y control
en libro de denuncias.
Secretaria Ejecutiva
56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE
ESTADÍSTICAS
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de Evaluación
(UTE)
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
001
MES-AÑO
FEB / 2005
Responsable: Jefe Unidad Técnica de
Evaluación
Objetivo: Llevar un control y resguardo para el uso oportuno de la información estadística que
mensualmente deberán remitir los diversos magistrados y jueces al Consejo Nacional de la
Judicatura.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Secretaria UTE
1
Recibe información estadística requerida de conformidad con
formularios previamente enviados a los tribunales (A).
Secretaria UTE
2
Clasifica, archiva, ordena y digita la información por tribunal de
sus antecedentes estadísticos, para brindar copia a los
evaluadores en el proceso de evaluación correspondiente ( B).
Secretaria UTE
3
Archiva
digitados.
Expediente que incluye reportes y formularios
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“ADMINISTRACIÓN DE ESTADÍSTICAS”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A
Estadísticas sobre el movimiento
mensual de los Juzgados.
Original
Copia
UTE
Juzgado que informa
B
Digitación de Estadísticas sobre
el movimiento mensual de los
Juzgados.
Original
UTE
57
CÓDIGO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REGISTROS
INFORMÁTICOS
Unidad Organizativa: Unidad Técnica de Evaluación
(UTE)
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
001
MES-AÑO
FEB / 2005
Responsable: Jefe Unidad Técnica de
Evaluación
Objetivo: Suministrar apoyo oportuno al proceso de evaluación de magistrados y jueces realizado
por la UTE.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Evaluadores y Digitadores
de UTE
1
Digita consolidado, de las hojas de hallazgos y carga óptima
por materia de tribunal y zona geográfica, obteniendo un
reporte técnico y dictamen de hallazgo por funcionario
evaluado, incorporado al expediente de evaluación confidencial
(A, B, C, D)
Evaluadores y digitadores
UTE
2
Digita el resumen de necesidades de capacitación, apoyo
logístico y mobiliario y equipo, por tribunal y emite reporte que
acompaña a los informes de evaluación que conoce el Pleno, y
la ECJ, en el caso de las necesidades de capacitación (E).
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“REGISTROS INFORMÁTICOS”
No.
A
DOCUMENTO
Reporte Técnico de Evaluación
DISTRIBUCION
Original
Copia
DEPENDENCIA
Pleno y UTE
Juzgado que informa
B
Dictámen de Evaluación
C
Reporte sobre carga óptima de
trabajo
Original
Pleno
D
Resultados
de
Evaluación
clasificados por zona, materia u
otro.
Reporte de Necesidades de
capacitación y logística.
Original
Pleno
Original
Pleno y UTE
E
Reporte de
capacitación
necesidades
de
Copia
UTE y Escuela de Capacitación
Judicial.
58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE
TRANSPORTE
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
VERSIÓN
001
PAGINA
1/1
MES y AÑO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Optimizar el uso de los recursos de transporte mediante la asignación de vehículos
automotores a funcionarios y empleados del Consejo Nacional de la Judicatura.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Unidad Solicitante
1
Solicita transporte a través de formulario, con 24 horas de
antelación, a excepción de casos de urgencia, donde
indicará destino, fecha de salida y hora, naturaleza de la
misión, nombre y firma del solicitante y firma del Jefe de
la Unidad (ver anexo A-1).
Encargado de Transporte
2
Evalúa solicitudes de transporte en base a naturaleza de
misión, destino y hora de llegada de las mismas.
Encargado de Transporte
3
Elabora programa de salidas (ver anexo A-2) y asigna
misión a motorista, de acuerdo a especificaciones de
requerimiento y/o vehículo al empleado o funcionario (en
caso de no haber motorista disponible), siendo éste el
responsable de cualquier accidente que sufra el vehículo.
Encargado de Transporte
4
Elabora comprobante y asignación del combustible
necesario, de acuerdo a recorrido.
Motorista
5
Ejecuta la asignación.
Encargado de Transporte
6
Realiza registro en control de asignaciones por vehículo y
motorista.
Motorista
7
Al concluir la misión oficial, guarda vehículo en parqueo
de la Institución.
Encargado de Transporte
8
Verifica visita de motorista, gasto de combustible,
recorrido del vehículo y hora de conclusión.
Encargado de Transporte
9
Archiva en expediente
pertinente a misión oficial.
específico
documentación
59
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“ASIGNACIÓN DE TRANSPORTE”
No.
DOCUMENTO
A-1
Solicitud de Transporte
A-2
Control de Asignación de vehículo
y Programación de transporte.
A-3
Autorización para circular en días
no laborales en misión oficial.
DISTRIBUCION
Original
Duplicado
Triplicado
original
Original
Copia
DEPENDENCIA
Transporte
Vigilancia
Unidad Solicitante
Transporte
Motorista
Transporte
60
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE
VEHICULOS
CODIGO
PAGINA
VERSIÓN
MES Y AÑO
1/1
001
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
Objetivo:
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Establecer un programa preventivo y correctivo de mantenimiento de los
vehículos automotores propiedad del C.N.J., para evitar gastos excesivos por
reparaciones.
No.
ACTIVIDAD
Motorista
RESPONSABLE1
1
Reporta por escrito al Encargado de Transporte
anomalías en el funcionamiento mecánico o físico de la
unidad de transporte o al completar este un recorrido de
5,000 Klm (ver anexo B-1).
Encargado de Transporte
2
Elabora requisición solicitando mantenimiento
reparación del vehículo y se envía para aprobación.
Encargado de Transporte
3
Elabora nota de remisión y una copia, con detalle de
trabajos a realizar (de acuerdo a reporte de motorista),
cuyo original se enviará a taller de servicio y copia se
archivará en registro específico y remitirá vehículos a
taller (ver anexo B-2).
Elabora diagnóstico y presupuesto, el cual remitirá a
Encargado de Transporte
Revisa y analiza presupuesto con Jefe Unidad
Administrativa, para hacer recomendación. (V° B°)
Taller
4
5
Encargado de Transporte
o
Encargado de Transporte
6
Con el Visto Bueno en el presupuesto, traslada a UACI,
para la elaboración del cuadro de comparación de
ofertas.
UACI
7
Remite cuadro comparativo de ofertas, para autorización
a Presidencia o Pleno del CNJ, en su caso.
Presidencia o Pleno del CNJ
8
Aprueba presupuesto
Encargado de Transporte
9
10
Notifica al Taller una vez aprobado el presupuesto, para
que efectúe trabajo.
Al recibir el vehículo solicita al taller copia de factura, los
cuales serán remitidos a la Unidad Administrativa para el
trámite de pago.
11
Lleva registro auxiliar en donde se anotará fecha de
remisión y de recibo de vehículo de taller, a fin de
establecer dicho control (ver anexo B-3)
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
61
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO
“MANTENIMIENTO DE VEHICULOS”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
B-1
Formulario de Revisión y Reporte
de Problemas Mecánicos
Original
Copia
Transporte
Motorista
B-2
Nota de Remisión con detalle de
trabajo a realizar
Original
Copia
Taller
Transporte
B-3
Programa
de
Preventivo
y
Reparaciones.
Original
Transporte
Mantenimiento
Control
de
DEPENDENCIA
62
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CASOS DE
ACCIDENTES DE TRANSITO
CODIGO
1/1
VERSIÓN
001
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
PAGINA
MES Y AÑO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Establecer una metodología para el manejo eficaz de casos de siniestro.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Motorista Involucrado o
acompañante
1
Notifica inmediatamente al Encargado de Transporte, a la
Unidad Técnica Jurídica y a la Policía Nacional Civil
(División de Tránsito), solicitando la inspección del
accidente, dependiendo de la magnitud del accidente y
de las condiciones del conductor.
Encargado de Transporte
2
Remite vehículo a taller para diagnóstico y presupuesto
de reparación. (salvo que el vehículo sea decomisado)
Unidad Técnica Jurídica
3
Gestiona informe de accidente con la Policía Nacional
Civil (el cual debe estar certificado).
Encargado de Transporte
4
Elabora acta de accidente (ver anexo C-1), donde se
citará a los responsables del mismo, como también
detalle sobre condiciones del vehículo según reporte de
accidente (ver anexo C-2)
Unidad Técnica Jurídica
5
En caso que el vehículo esté asegurado, elabora la
declaración de siniestro de seguro de automotores para la
compañía aseguradora de acuerdo a informe policial y se
envía a la Presidencia del CNJ, para su autorización.
Encargado de Transporte
6
Una vez autorizada la declaración de siniestro, la firma el
motorista involucrado y se enviará a la compañía
aseguradora, junto con la documentación necesaria, para
iniciar proceso de reparación.
Unidad Técnica Jurídica
7
Para los vehículos no asegurados: realiza gestiones
necesarias para el pago de reparación por parte del
responsable del accidente.
Encargado de Transporte
8
Una vez reparado el vehículo, elabora acta de descargo
de responsabilidad (ver anexo C-3), a fin de documentar
lo ocurrido.
Encargado de Transporte
9
Archiva documentación respectiva en expediente de
vehículo
63
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO
“ACCIDENTES DE TRANSITO”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
C-1
Acta de Accidente
Original
Copia
Encargado de Transporte
Motorista
C-2
Acta de Descargo de
Responsabilidades
Original
Copia
Motorista Involucrado
Encargado de Transporte
C-3
Reporte de Accidente
Original
Copia
Encargado de Transporte
Motorista o Conductor
64
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCARGO DE
BIENES MUEBLES
CODIGO
1/5
VERSIÓN
001
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
PAGINA
MES - AÑO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Establecer un mecanismo que defina y regule el descargo de bienes muebles del CNJ, que
han perdido la posibilidad de ser utilizados por obsolescencia, deterioro, pérdida,
destrucción o reparación onerosa.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Encargado de Activo Fijo o Jefe
de la Dependencia
1
Mediante el inventario de activo fijo se determinan los
bienes a ser descargados de acuerdo a las características
que presenten obsolescencia, desgaste, deterioro, pérdida,
destrucción, mantenimiento o reparación onerosa y
reposición, debiendo elaborarse el informe respectivo.
El Jefe de la dependencia informa al Encargado del Activo
Fijo que tiene bienes fuera de uso y solicita le sean
retirados.
Encargado de Activo Fijo y
Contador Institucional
2
Conforme al listado de los bienes susceptibles de
descargar, verifican el registro contable de los mismos, a
efecto de determinar su valor residual, elaborando un
reporte de los bienes clasificándolos en registrados y no
registrados contablemente, emitiendo informe a la Gerencia
General.
Gerencia General
3
Cuando se presenta el caso de los bienes no registrados
contablemente y que no poseen valor residual, solicita al
Pleno autorice el nombramiento de un perito para que
realice el valúo de los bienes.
Pleno del Consejo
4
Considera la solicitud enviada por la Gerencia General, en
caso que sea afirmativa, gira instrucciones para que se
inicien las gestiones.
Perito valuador
5
Asigna el valor considerando la fecha de adquisición,
estado actual del bien, valor de mercado, entre otros y
emite informe a la Gerencia General.
Gerencia General
6
Solicita al Pleno la autorización de validación del monto
previamente determinado por el perito.
Pleno del Consejo
7
Gerencia General
8
Emite acuerdo de autorización y lo remite a la Gerencia
General.
Remite la Solicitud a la Dirección General del Presupuesto
del Ministerio de Hacienda.
65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
CODIGO
PAGINA
2/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Dirección
General
de
Presupuesto del Ministerio de
Hacienda
9
Proceden a validar y ratificar el precio del listado de los
bienes a descargar
10
Como coordinadora del Comité de Activo Fijo, convoca a
los miembros del Comité, el cual estará integrado por las
Jefaturas: Unidad Financiera Institucional, Unidad
Administrativa, Unidad Técnica Jurídica y el Encargado de
Activo Fijo.
Inspecciona los bienes sujetos a descargo y verifica el
informe, remitiéndolo al Pleno para su aprobación a través
de la Gerencia General:
1) Si del informe resultare que los bienes pueden ser
utilizados por otra dependencia, el Comité de Activo
Fijo ordenará que se concluya el trámite y se efectúe el
traslado correspondiente.
2) Si del informe se determina que los bienes han dejado
de usarse en la institución por razones de
obsolescencia, mantenimiento o reparación onerosa y
reposición, deterioro, pero son susceptibles de venta,
se inicia el procedimiento de subasta, para lo cual se
continúa con el paso N° 12; para la donación se
continúa con el paso N° 21, y para la permuta se
continúa con el paso N° 25.
3) Si en el informe resultaren bienes con alto grado de
deterioro o destrucción o han perdido toda posibilidad
de ser utilizados continúa con el paso N° 29.
4) Si del informe se determina la pérdida o extravío de
bienes, recomienda se inicie la investigación
administrativa, a fin de deducir responsabilidades y se
continúa con el paso N° 31.
Los numerales anteriores se ejecutarán previa autorización
del Pleno del Consejo.
Gerencia General
Comité de Activo Fijo
11
DESCARGO DE ACTIVOS POR MEDIO DE SUBASTA
Comité de Activo Fijo
12
Comité de Activo Fijo
13
Procede a verificar el estado de los bienes muebles
susceptibles de venta en subasta, elaborando y firmando el
acta correspondiente, la cual debe contener la descripción
de los bienes (anexo N° 1).
Elabora aviso de subasta para dar a conocer los bienes
muebles que se van a vender, detallando sus
características, valúo, lugar, día y hora en que se realizará
la subasta y lo remite al Pleno del Consejo a través de la
Gerencia General, para su aprobación.
66
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
3/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Pleno del Consejo
14
Comité de Activo Fijo
15
Comité de Activo Fijo
16
Representantes
17
Emite el acuerdo de autorización de las publicaciones en
dos periódicos de mayor circulación del país.
Elabora bases de subasta que deben contener entre otras
lo siguiente:
1. Precio base
2. Forma de subasta (viva voz o sobre cerrado)
3. Modalidad de pago (efectivo o cheque certificado a
nombre de la Dirección General de Tesorería).
4. Plazo de pago y retiro de bienes
5. Adjudicar al primer postor y en caso de desistir éste,
readjudicar al segundo
6. Prohibición sobre la participación de los empleados del
CNJ.
7. Razones por las cuales se puede rechazar la
participación en la subasta.
8. Otros requisitos.
Nombra a dos representantes que forman parte de la
Comisión de Subasta.
Anotan los datos de identificación de los participantes
explicándoles la forma de realizar la subasta.
Proceden a realizarla por primera vez pudiéndose
presentar tres situaciones: que se venda todo, que se
venda en forma parcial, o que se declare desierta; elaboran
acta al finalizar la venta anexando detalle de los bienes,
informan al Encargado de Activo Fijo para que realice el
descargo, lo mismo que a los miembros del Comité y al
Pleno para su conocimiento.
Encargado de Activo Fijo y
Auditoría Interna
18
Finalizada la subasta previo a la entrega de los bienes, al
ganador de la misma, solicitan original y fotocopia del
recibo de ingreso emitido por la Dirección General de
Tesorería del Ministerio de Hacienda y se procederá a
realizar la entrega respectiva, mediante acta firmada por las
partes, con la verificación de Auditoría Interna en su calidad
de observador.
Gerencia General
19
Envía informe de los bienes muebles descargados por
medio de subasta pública al Pleno del Consejo y a la
Dirección General del Presupuesto del Ministerio de
Hacienda.
Pleno del Consejo
20
Emite acuerdo de ratificación de la venta en subasta
pública y envía a las Unidades Financiera Institucional y
Administrativa, copia del acuerdo del Pleno por el descargo
de los bienes y acta de entrega de los mismos para que se
realicen los registros correspondientes.
67
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
DESCARGO DE BIENES POR MEDIO DE DONACIÓN
RESPONSABLE
No.
CODIGO
PAGINA
4/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Comité de Activo Fijo
21
En caso que el Pleno del Consejo, hubiere acordado la
donación de los bienes muebles, ésta deberá efectuarse a
instituciones del sector gubernamental y municipal;
debiendo elaborar y firmar el acta respectiva por el
representante legal del Consejo y de la Institución que
recibe el donativo, con la verificación de Auditoria Interna,
esta última intervendrá en su calidad de observador.
Gerencia General
22
Envía informe de los bienes muebles descargados por
medio de donación al Pleno del Consejo y a la Dirección
General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda.
Pleno del Consejo
23
Emite acuerdo del descargo de bienes y envía a las
Unidades Financiera Institucional y Administrativa, copia
del acuerdo del Pleno por el descargo de los bienes y acta
de entrega de los mismos para que se realicen los registros
correspondientes.
DESCARGO DE BIENES POR PERMUTA
Comité de Activo Fijo
24
En el caso que el Pleno del Consejo acuerde la permuta de
los bienes muebles, ésta deberá efectuarse a instituciones
del sector gubernamental y municipal; debiendo elaborar y
firmar el acta respectiva por el representante legal del
Consejo y de la institución permutante.
Encargado de Activo Fijo y 25
Auditoría Interna
Formalizada la permuta, los bienes serán intercambiados
mediante acta firmada por las partes y Auditoría Interna,
esta última intervendrá en su calidad de observador.
Gerencia General
26
Envía informe de los bienes muebles a descargar por
medio de permuta al Pleno del Consejo y a la Dirección
General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda.
Pleno del Consejo
27
Emite acuerdo del descargo de bienes y envía a las
Unidades Financiera Institucional y Administrativa, copia
del acuerdo del Pleno por el descargo de los bienes y acta
de entrega de los mismos para que se realicen los registros
correspondientes.
68
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
DESCARGO DE BIENES QUE HAN PERDIDO TODA POSIBILIDAD DE SER UTILIZADOS, POR
ALTO GRADO DE DETERIORO O DESTRUCCIÓN
Comité de Activo Fijo y Auditoria 28
Interna
En el caso que el Pleno del Consejo acuerde que los
bienes muebles han perdido toda posibilidad de ser
utilizados por su alto grado de deterioro o destrucción, el
descargo se hará de oficio y únicamente será necesario el
dictamen favorable del Comité, con la verificación de
Auditoria Interna en su calidad de observador.
Gerencia General
29
Envía informe al Pleno del Consejo y a la Dirección General
del Presupuesto del Ministerio de Hacienda, de los bienes
muebles a descargar por haber perdido toda posibilidad de
ser utilizados.
Pleno del Consejo
30
Emite acuerdo del descargo de bienes y remite a las
Unidades Financiera Institucional y Administrativa, copia
del acuerdo del Pleno para el descargo de los bienes y acta
de descargo de los mismos para que se realicen los
registros correspondientes.
DESCARGO DE BIENES POR EXTRAVÍO
Comité de Activo Fijo
31
Cuando se trate de bienes extraviados, se solicitará al
Encargado de Activo Fijo un informe justificado y
documentado, del extravío de los bienes y se procede a
realizar el análisis respectivo.
Comité de Activo Fijo
32
Luego de transcurrido un tiempo prudencial sin que se
hayan re1cuperado los bienes extraviados, sin perjuicio de
las acciones que puedan tomarse para llegar a la
determinación o exoneración de responsabilidades,
solicitará a la Gerencia General tramite ante el Pleno, el
acuerdo de descargo de bienes.
Gerencia General
33
Envía informe al Pleno del Consejo y a la Dirección General
del Presupuesto del Ministerio de Hacienda de los bienes
muebles descargados, de los cuales no fue posible deducir
responsabilidad administrativa ni judicial.
69
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO
“DESCARGO DE BIENES MUEBLES”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
1
Inventario de Activo Fijo
Original
Encargado de Activo Fijo
2
Solicitud de retiro de bienes fuera
de uso.
Listado de Bienes susceptibles de
descargo
Reporte de bienes registrados y
no registrados contablemente.
Acuerdo de Autorización
Solicitud para Dirección General
de Presupuesto.
Original
Copia
Original
Encargado de Activo Fijo
Unidad Solicitante
Encargado de Activo Fijo
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Gerencia General
Encargado de Activo Fijo
Gerencia General
Ministerio de Hacienda.
Gerencia General
3
4
5
6
DESCARGO DE ACTIVOS FIJOS POR MEDIO DE SUBASTA
1
Listado de bienes muebles a
Original
Encargado de Activo Fijo
subastar
Copias
Miembros del Comité Activo Fijo
2
Aviso de Subasta
Original
Pleno
Copia
Encargado de Activo Fijo
3
Acuerdo de ratificación de venta
Original
Secretaría Ejecutiva
en subasta pública.
Copia
Encargado de Activo Fijo
Copia
Unidad Administrativa
Copia
Unidad Financiera Institucional
4
Acta de Entrega de los bienes
Original
Secretaría Ejecutiva
Copia
Encargado de Activo Fijo
Copia
Unidad Administrativa
Copia
Unidad Financiera Institucional
DESCARGO DE BIEBES POR MEDIO DE DONACION
1
Listado de Bienes objeto de
Original
Donación
Copia
Copia
Copia
2
Acta de Entrega de Bienes
Original
Acuerdo de Descargo de Bienes
Copia
Copia
Copia
Encargado de Activo Fijo
Presidencia
Institución que recibe el donativo
Auditoría Interna
Secretaría Ejecutiva
Encargado de Activo Fijo
Unidad Administrativa
Unidad Financiera Institucional
70
DESCARGO DE BIENES POR PERMUTA
1
Listado de bienes muebles a
Permutar
2
Informe de bienes a descargar
por medio de permuta
3
Acuerdo de Descargo de Bienes y
Acta de Entrega
DESCARGO DE BIENES POR EXTRAVIO
1
Informe de Bienes Extraviados
2
Acuerdo de Descargo de Bienes
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Copia
Copia
Encargado de Activo Fijo
Presidencia
Institución permutante
Auditoría Interna
Ministerio de Hacienda
Pleno
Encargado de Activo Fijo
Secretaría Ejecutiva
Encargado de Activo Fijo
Unidad Administrativa
Unidad Financiera Institucional
Original
Copia
Comité de Activo Fijo
Encargado de Activo Fijo
Original
Copia
Secretaría Ejecutiva
Encargado de Activo Fijo
Unidad Administrativa
Unidad Financiera Institucional
71
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
CODIGO
1/3
VERSIÓN
001
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
PAGINA
MES Y AÑO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Proporcionar un instrumento que norme el proceso de distribución, consumo y control de
combustible en el Consejo Nacional de la Judicatura.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
RECEPCIÓN DE VALES DE COMBUSTIBLE
Unidad
de
Adquisiciones
y
Luego
de
haber
realizado
las
actividades
Contrataciones Institucional (UACI)
1
correspondientes, entrega al Encargado (a) de Custodia
de Combustible, documentos autorizados para la
compra.
Proveedor
2
Entrega vales de combustible, al Encargado (a) de
Custodia de los mismos.
Encargado (a) de Custodia de
Combustible
3
Recibe el bien, firma y sella factura y acta de recepción
y resguarda los vales en la caja fuerte.
Encargado (a) de Custodia de
Combustible
4
Efectúa anotaciones en el libro de registro de ingreso y
salida de combustible, de la cantidad y números de
vales recibidos.
ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLE
Encargado (a) de Transporte
1
Recibe solicitud de transporte autorizada por el Jefe de la
Unidad Administrativa.
Jefe de la Unidad Administrativa
2
Calcula el combustible necesario para cumplir la misión,
considerando la distancia a los lugares detallados en la
solicitud, así como el rendimiento del vehículo asignado.
3
Elabora y envía requisiciones de vales de combustible, en
original y copias, al Jefe de la Unidad Administrativa para
revisión y autorización.
4
Autoriza requisición de vales de combustible y traslada a
Encargado (a) de Custodia de Combustible
72
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIÓN
MES Y AÑO
PROCEDIMIENTO:
001
FEB/2005
DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
Encargado (a) Custodia de
5
Recibe requisiciones de vales de combustible y prepara la
Combustible.
cantidad de vales requerida.
Encargado de Transporte
Motorista
Encargado de Transporte
6
Firma, sella y registra correlativamente, la cantidad de
vales solicitados, los entrega al Encargado de Transporte
y solicita firma de recibido en el Libro de Control.
7
Recibe los vales y firma de recibido en el libro de control.
8
Entrega al motorista asignado a la misión, la cantidad de
vales necesarios, solicitando firma de recibido en
Formulario Control de Asignación de Vales de
Combustible.
9
Recibe los vales y firma formulario Control de Entrega de
Vales de Combustible y devuelve al Encargado de
Transporte.
10
Coloca combustible a vehículo, solicita factura de
consumidor final a estación de servicio (gasolinera), con el
número de placa y número de vales utilizados.
11
Entrega al Encargado de Transporte factura de los vales
utilizados.
12
Revisa factura y registra el número en el Formulario
Control de Asignación de Vales de Combustible, prepara
informe diario.
Traslada informe diario y facturas originales al (la)
Encargado (a) de Custodia de Combustible.
13
Encargado (a)
Combustible
Custodia
de
14
Recibe informe diario y facturas
15
Prepara informe mensual y liquidaciones de vales
consumidos durante el mes.
16
Remite al Contador Institucional informe mensual de
consumo
de
combustible
para
los
registros
correspondientes.
73
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
CODIGO
VERSIÓN
001
PAGINA
3/3
MES Y AÑO
FEB/2005
ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLE A LOS SEÑORES CONSEJALES
Encargado (a) de Custodia de
1
Tres días antes de finalizar el mes, traslada solicitudes de
Combustible
vales de combustible a los Señores Consejales para firma
de la solicitud.
Señores Consejales
2
Encargado (a) de Custodia de
Combustible
3
Jefe Unidad Administrativa
4
Encargado (a) de Custodia de
Combustible
5
Firman solicitudes de vales de combustible y devuelven al
(la) Encargado (a) de Custodia de Combustible.
Recibe solicitudes firmadas y las traslada al Jefe de la
Unidad Administrativa para su respectiva autorización.
Firma solicitudes de vales de combustible, y devuelve al
(la) Encargado (a) de Custodia de Combustible.
Recibe solicitudes autorizadas y procede a entregar a los
Señores Consejales, la cantidad asignada de vales de
combustible.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE COMBUSTIBLE
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
1
Factura Comercial
Copia
2
Acta de Recepción
Copia
3
Vales de Combustible
Original
4
Libro de Ingreso y Salida
Original
ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLE
1
Requisición de Vales de
Combustible.
2
3
4
5
Vales de Combustible
Formulario de control de
entrega
Informe Diario y Facturas
Informe Mensual y
Liquidaciones de Vales
consumidos
Original
Copia
Original
Original
Original
Original
Copia
Copia
DEPENDENCIA
Encargada de Custodia de
Combustible
Encargada de Custodia de
Combustible
Encargada de Custodia de
Combustible
Encargada de Custodia de
Combustible
Encargado de Custodia de
Combustible
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Encargado de Transporte
Encargado de custodia de
Combustible
Contador Institucional
Encargado de Custodia de
Combustible
Encargado de Transporte
74
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y
PAGO DE BIENES Y SERVICIOS VARIOS POR MEDIO
DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
1/4
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Definir los pasos que seguirán los responsables del manejo y control del Fondo Circulante
de Monto Fijo, del C.N.J, y los usuarios del Fondo.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
ACTIVIDAD
Elabora Requisición de Bienes y/o servicios, la firma y
sella.
2
Recibe Requisición, la revisa, firma y sella y la traslada
a la UACI, para que obtenga la firmas.
3
Traslada Requisición a la Gerencia General para que
autorice la modalidad de pago.
4
Autoriza la modalidad de pago bajo la cual se adquirirá
el bien o servicio.
5
Recibe Requisición autorizada, cotiza, adjudica, tramita
autorizaciones y solicita el bien o servicio.
6
Traslada al Encargado del Fondo Circulante Requisición
autorizada con Cuadro de Análisis de Oferta y solicita el
valor del bien a adquirir.
Encargada del Fondo Circulante
7
Dependiendo del valor del Bien a comprar, entrega
efectivo hasta ¢ 1000.00 ($ 114.29), o Cheque si es
mayor a esta cantidad, al Encargado de la compra.
Proveedor
8
Entrega Factura (Duplicado-Cliente) al Encargado del
Fondo Circulante; y el Bien, a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
9
Recibe el bien o servicio, firma y sella factura.
Proveedor
10
Recibe el cheque o efectivo y pone sello de cancelado
en copia de la factura - duplicado cliente.
Encargada Fondo Circulante
11
Archiva temporalmente Facturas y realiza proceso de
Liquidación.
Jefe Unidad Administrativa
UACI
Gerencia General
UACI
UACI
LIQUIDACIÓN DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
Encargada Fondo Circulante
1
Con base a legajo de Facturas, codifica y ordena
dependiendo del tipo de bien o servicio.
75
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y PAGO DE BIENES Y
SERVICIOS VARIOS, POR MEDIO DEL FONDO CIRCULANTE DE
MONTO FIJO.
CODIGO
VERSIÓN
001
PAGINA
2/4
MES Y AÑO
FEB/2005
Encargada Fondo Circulante
2
Encargada Fondo Circulante
3
Elabora Planilla de Reintegro por el monto total de las
Facturas.
Solicita el Quedan por el Monto Total
Encargada de elaborar Quedan
4
Elabora y entrega Quedan por el monto total de facturas
Encargada del Fondo Circulante
5
Elabora Listado de documentos liquidados y Traslada
Liquidación (Facturas, Planilla, Quedan y Listado), a la
Unidad Financiera Institucional.
6
Recibe documentos de liquidación y firma de recibido en
Listado. Devuelve a Encargada del Fondo Circulante.
7
Contabiliza el Gasto en los registros correspondientes.
Encargado de Servicios
Generales
Jefe Unidad Administrativa
1
Elabora la Requisición del Bien o Servicio, firma y sella
2
Recibe Requisición, la revisa, firma, sella y la remite.
Encargado Fondo Circulante
3
Gerente General
4
Recibe la Requisición autorizada, le adjunta Recibo de
Cobro y la traslada a la Gerencia General, para firma de
modalidad de pago.
Autoriza Modalidad de Pago y firma Requisición.
Encargado Fondo Circulante
5
Encargado Fondo Circulante
6
Tramitador del CNJ
8
Efectúa el pago del Recibo y Entrega al Encargado del
Fondo copia del Recibo cancelado.
Encargado Fondo Circulante
9
Recibe el Recibo cancelado y archiva temporalmente.
Unidad Financiera Institucional
Unidad Financiera Institucional
PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS
Recibe Requisición y Recibo de Cobro con autorización de
modalidad de pago.
Elabora cheque si el pago es superior a ¢1000.00, caso
contrario cancela en efectivo. Cuando la empresa lo
solicita y la Factura esté a nombre del Consejo, elabora
formulario para certificar el Cheque.
PAGO DE VIATICOS AL EXTERIOR DEL PAIS
Jefe Unidad Solicitante
1
Elabora Requisición del viático, firma y sella.
Anexa
Carta de Invitación y Acuerdo de Autorización del Pleno
del Consejo y traslada.
76
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y PAGO DE BIENES Y
SERVICIOS VARIOS POR MEDIO DEL FONDO CIRCULANTE DE
MONTO FIJO
CODIGO
PAGINA
3/4
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
Unidad Administrativa
2
Recibe la Requisición, copia de Carta de Invitación y el
Acuerdo del Pleno.
Revisa antecedentes de la Requisición, firma y sella
Requisición; y los traslada al Encargado del Fondo
Circulante.
Unidad Administrativa
3
Encargado Fondo Circulante
4
Recibe Requisición y antecedentes y los remite al Gerente
General para autorización de la modalidad de pago.
Gerente General
6
Autoriza la Modalidad de Pago y traslada al Encargado del
Fondo Circulante, antecedentes y Requisición.
Encargado Fondo Circulante
7
Efectúa el cálculo del monto de los Viáticos a cancelar, de
conformidad al REGLAMENTO GENERAL DE VIATICOS,
según Decreto No. 53, publicado en diario oficial No. 112,
tomo 331 del 18 de junio de 1996.
Encargado Fondo Circulante
8
Elabora Recibo de pago y cheque y entrega el valor del
viático.
Jefe Unidad Solicitante
9
Recibe cheque por el valor del viático y firma Recibo en
señal de recibido.
Encargado Fondo Circulante
10
Recibe Recibo firmado y archiva temporalmente.
PAGO DE VIATICOS POR MISIONES OFICIALES AL INTEIOR DEL PAÍS
Personal Solicitante
1
Entrega al Encargado del Fondo, la hoja de Control de
Viáticos debidamente firmada y sellada, por Jefe de la
Unidad a la que pertenece.
Encargado Fondo Circulante
2
Efectúa el cálculo del monto por viáticos de conformidad al
REGLAMENTO GENERAL DE VIATICOS, según Decreto
No. 53, publicado en diario oficial No. 112, tomo 331 del
18 de junio de 1996.
Encargado Fondo Circulante
3
Traslada al Jefe de la Unidad Administrativa “Planilla para
cancelación de Viáticos”, con el monto a cancelar para la
respectiva autorización de pago.
Jefe Unidad Administrativa
4
Autoriza el pago, firma y sella Planilla de Viáticos y las
hojas Control de Viáticos.
Encargado Fondo Circulante
5
Recibe Planilla y la hoja Control de Viáticos autorizada.
77
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PAGINA
4/4
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS
VARIOS POR MEDIO DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
Encargado Fondo Circulante
6
Traslada al Gerente General, Planilla de Viáticos para
autorización de modalidad de pago y a Presidencia para
que autorice el pago.
Traslada al Encargado del Fondo Circulante, Planilla
debidamente autorizada.
Gerente General
7
Encargado Fondo Circulante
8
Cancela los viáticos, ya sea entregando efectivo o cheque.
Solicitante
9
Recibe cheque o efectivo y firma de recibido el monto del
viático.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS VARIOS POR MEDIO
DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A-1
Requisición de Bienes y Servicios
A-2
A-3
Factura Comercial
Cheque
Original
Copia
Duplicado
Original
DEPENDENCIA
Encargado del Fondo Circulante
Solicitante
Encargado del Fondo Circulante.
Proveedor
LIQUIDACIÓN DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
A-1
Planilla de Reintegro
A-2
Quedan
A-3
Listado de documentos liquidados
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Encargado Fondo
Unidad de Planificación
UACI
UFI
Encargado del Fondo Circulante
UFI
UFI
Encargado del Fondo Circulante
Original
Original
Original
Encargado del Fondo Circulante
UFI
Proveedor del servicio
PAGO DE SERVICIOS BASICOS
A-1
A-2
A-3
Requisición de Bienes y Servicios
Recibo de Cobro
Cheque
PAGO DE VIÁTICOS AL EXTERIOR DEL PAÍS
A-1
Requisición de Viáticos
A-2
A-3
A-4
A-5
Carta de Invitación
Acuerdo de autorización de Pleno
Recibo de Pago
Cheque
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Original
Encargado del Fondo Circulante
Unidad Solicitante
UFI
UFI
UFI
Persona designada
78
PAGO DE VIÁTICOS POR MISIONES OFICIALES AL INTERIOR DEL PAIS
A-1
Hoja de control de Viáticos
Original
UFI
A-2
Planilla de cancelación de viáticos
Original
UFI
A-3
Cheque o Efectivo
Orinal
Motorista
79
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO,
SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DEL
PERSONAL
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
1/3
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Establecer los pasos a seguir por los funcionarios y empleados para llenar una plaza
vacante en el CNJ, a fin de que el proceso se realice de forma transparente; así como para
proporcionar la orientación necesaria al nuevo empleado que se incorpora a la institución.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Presidencia/Pleno
1
Con base a Listado de Plazas Vacantes(A), solicita a
Recursos Humanos, promover concurso interno para
cubrir la vacante.
Recursos Humanos y Jefe de
Unidad Administrativa
2
Revisa Perfil del Puesto (B). Conjuntamente con el Jefe
de la Unidad Administrativa y lo remite al Pleno.
Pleno
3
Autoriza Perfil del Puesto y emite Acuerdo para que se
saque a concurso la Plaza.
Recursos Humanos
4
Elabora Cartel del Concurso (C) y lo remite a Jefe
Unidad Administrativa para su aprobación.
Jefe Unidad Administrativa
5
Recursos Humanos/ Unidad de
Comunicaciones y Relaciones
Públicas.
6
Aprueba Cartel del concurso y lo devuelve a Recursos
Humanos.
Publica el Cartel del concurso:
Si es Concurso Interno: Coloca en carteleras el
anuncio, dando 4 días hábiles para la recepción de los
Currículums.
Si es Concurso Público: Solicita a la Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Públicas, gestiones la
publicación del anuncio en los periódicos de mayor
circulación nacional, dando un lapso de 6 días para la
presentación de los Currículums y Atestados.
Solicitantes o Aspirantes a la Plaza
7
Entrega Currículum Vitae y Atestados con carta de
presentación a Recursos Humanos.
Aspirantes
8
Unidad Administrativa y Recursos
Humanos
9
Firma en Hoja de Registro de Inscripción de Candidatos
(D).
Revisa, analiza Currículum Vitae y pre-selecciona al
menos dos ternas de candidatos.
Recursos Humanos
10
Elabora cuadro de análisis curricular con los candidatos
preseleccionados (E).
80
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN
DEL PERSONAL
Recursos Humanos
Unidad Técnica de Selección
Pleno del Consejo
Pleno del Consejo
11
12
13
14
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
Elabora Nota con listado de los candidatos preseleccionados (F) y remite con copia de Currículums a la
Unidad Técnica de Selección, solicitando que realice
Evaluación Psicológica.
Realiza Pruebas Psicológicas a los candidatos
preseleccionados e Investigación de Referencias Socio
Laborales (G) y las remite a Presidencia junto con los
Currículum.
Analizan Currículums y resultados de la evaluaciones
psicológicas e investigación sociolaboral.
Realizan proceso de entrevistas a los candidatos que
obtuvieron los mejores resultados de las pruebas
psicológicas; y seleccionan el candidato a ocupar el
puesto solicitado.
15
Toman Acuerdo de Nombramiento o Contratación del
nuevo empleado (H), indicando la fecha a partir de la
cual tomará posesión en el cargo.
16
Remite Acuerdo de Nombramiento o Contratación, los
Currículums, resultados de las pruebas para que
elaboren el Contrato o incorporen a la Refrenda de
Nombramiento al nuevo empleado.
17
Solicita a candidato seleccionado presente la
documentación indicada en “Listado de Atestados
solicitados a aspirantes”(I); y le entrega Solicitud de
Empleo(J).
18
Presenta la documentación solicitada y Solicitud de
Empleo completamente llena.
19
Recibe documentación (exámenes médicos, Solvencias,
Solicitud de Empleo, etc), verificando en “Listado de
Atestados solicitados a Aspirantes” y archiva
temporalmente.
Recursos Humanos
20
Si el sistema de pago es mediante “Contrato”, elabora el
Contrato (K) y lo remite a revisión de la Unidad Técnica
Jurídica, a través de la Unidad Administrativa.
Unidad Técnica Jurídica
21
Recibe Contrato, lo revisa. Si existen observaciones lo
devuelve a Recursos Humanos, caso contrario obtiene
la firma de las partes (Presidencia y Empleado
contratado) y lo remite a Recursos Humanos.
Pleno del Consejo
Secretaría Ejecutiva
Recursos Humanos
Candidato Seleccionado
Recursos Humanos
81
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PAGINA
3/3
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN
DEL PERSONAL.
Recursos Humanos
22
Recibe Contrato firmado por Presidencia y Empleado
Recursos Humanos
23
Abre Expediente al nuevo empleado.
INDUCCIÓN AL NUEVO EMPLEADO
Empleado de nuevo ingreso
Recursos Humanos
Empleado de nuevo ingreso
24
Se presenta a Recursos Humanos el día y hora
indicado, a tomar posesión del cargo.
25
Proporciona orientaciones e indicaciones de tipo
general, al nuevo empleado para facilitarle su
incorporación a la institución.
26
Una vez finalizada la inducción, el empleado se presenta
con su jefe inmediato, quien le proporciona el
entrenamiento necesario para incorporarse a su nuevo
puesto de trabajo.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO
“RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DEL
PERSONAL”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A
Listado de Plazas Vacantes
B
Perfil del Puesto
Original
Copia
Original
C
Cartel del Concurso
Original
D
Hoja de Registro de Inscripción
de Candidatos.
Cuadro de análisis curricular
Listado de candidatos
preseleccionados.
Resultados de pruebas
Original
E
F
G
H
I
J
K
Acuerdo de Nombramiento o
Contratación.
Listado de atestados solicitados a
aspirantes.
Solicitud de Empleo
Contrato
Original
Original
Copia
Original
Copia
DEPENDENCIA
Presidencia/Pleno
Recursos Humanos
Jefe Unidad Admva. y Recursos
Humanos
Jefe Unidad Administrativa
Recursos Humanos (Encargada de
Reclutamiento.
Recursos Humanos
Unidad Técnica de Selección
Recursos Humanos
Presidencia
Original
Unidad Administrativa, Recursos
Humanos
Recursos Humanos
Original
Original
Copia
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Empleado contratado
82
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE
PLANILLA DE REMUNERACIONES DEL PERSONAL
DEL CNJ
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
1/2
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Definir los pasos a seguir para elaborar la Planilla de Remuneraciones y efectuar el pago
del salario en la fecha establecida al personal del CNJ.
No.
ACTIVIDAD
Encargado de Planillas
RESPONSABLE
1
Encargado de Planillas
2
Con base a memorando remitido por la Unidad
Financiera Institucional(A), notificando fecha de
entrega de planillas de cada mes, inicia recolección de
la información de movimientos del personal:
asistencias, misiones oficiales, llegadas tardías,
incapacidades, cambios de AFP si hubiere y otros
movimientos del personal.
Elabora Reporte Mensual de Llegadas Tardías(B),
que incluye Licencias sin goce de sueldo, días no
trabajados, llegadas tardías del personal y otros.
Ingresa esta información al sistema de planilla en el
rubro Descuentos No Automatizados”.
Tesorero Institucional
3
Remite a Recursos Humanos Ordenes de
Descuento© para aplicarla en la Planilla de Salarios
de cada mes.
Encargado de Planillas
4
Recibe Memorando con Ordenes de Descuento y las
ingresa al Sistema de Planillas en el rubro
“Descuentos no Automatizados”.
Encargado de Planillas
5
Genera la Planilla de prueba e Imprime(D); revisa y
verifica que los nuevos préstamos, llegadas tardías y
demás datos del cuadro hayan sido aplicados
correctamente
Encargado de Planillas
6
Jefe de Recursos Humanos
7
Genera la Planilla definitiva con sus reportes(D) por
cada concepto y la traslada a Jefe de Recursos
Humanos.
Recibe Planillas y Reportes, revisa contra información
fuente. Si está correcta Firma y sella la Planilla y
Reportes asociados, caso contrario, devuelve a
Encargado de Planillas.
Encargado de Planillas
8
Si hubieran correcciones las realiza y elabora Nota de
remisión (E) y la traslada al Jefe de La Unidad
Administrativa.
Elabora copia de respaldo en diskette para la UFI.
83
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DE PLANILLA DE REMUNERACIONES DEL
PERSONAL DEL CNJ.
Jefe de la Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
2/2
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
9
Revisa, firma y sella Nota de Remisión de la Planilla.
10
Remite Planilla de Remuneraciones con sus anexos
de forma impresa y en diskette.
Jefe Unidad Financiera Institucional
11
Recibe Planillas y anexos y los traslada al Tesorero
Institucional.
Tesorero Institucional
12
Recibe, revisa y firma la Planilla, luego obtiene la firma
del Ordenador de Pagos ( Presidencia).
Presidente (Ordenador de Pagos)
13
Firma y Sella Planilla y devuelve al Tesorero
Institucional.
Tesorero Institucional
14
Entrega Planilla firmada a Recursos Humanos y
archiva los anexos.
Encargado de Planillas
15
Recibe Planilla autorizada. Genera y emite las Boletas
de Pago (F), de acuerdo al orden de la Planilla.
16
Obtiene las firmas de cada uno de los empleados en
la Planilla de Remuneraciones y les entrega Boleta de
Pago, la cual contiene la fecha en que el empleado
puede cobrar su salario en el banco correspondiente.
17
Saca fotocopias de las Planillas y archiva por mes.
Jefe de Recursos Humanos
Encargado de Planillas
Encargado de Planillas
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO
“ELABORACIÓN DE LA PLANILLA DE REMUNERACIONES
DEL PERSONAL DEL CNJ”
No.
A
DOCUMENTO
E
Memorando de notificación de
fechas de pago(elaborado por la
UFI).
Reporte de Llegadas Tardías y
otros del mes.
Ordenes de Descuentos (enviados
por UFI).
Planilla de Remuneraciones y
Reportes
Nota de Remisión de Planilla
F
Boleta de Pago
B
C
D
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Recursos Humanos
Original
Copia
Original
UFI
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Originales
Fotocopia
Original
Copia
Originales
UFI (Tesorero Institucional)
Recursos Humanos
UFI
Recursos Humanos
Empleados
84
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL
CNJ
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB/2005
1/3
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Normar los pasos a seguir para la entrega, recepción y seguimiento de las solicitudes de
permiso, hasta la autorización de parte del nivel superior.
RESPONSABLE
Empleado solicitante
Jefe Inmediato del empleado
No.
ACTIVIDAD
1
Elabora Solicitud de Permiso o Licencia y obtiene la
autorización de su jefe inmediato.
Anota el nombre y Firma de autorizado, si el permiso es
menor de dos días; firma de “Visto Bueno” debajo de la
firma del Solicitante, si el permiso es de dos o más días.
Devuelve al empleado.
2
Empleado solicitante
3
Remite a Recursos Humanos original y copias de Solicitud
de Permiso, anexándole los documentos probatorios.
Asistente de Recursos Humanos
4
Recibe Solicitud de Permiso, verifica inmediatamente lo
siguiente:
a) Si el Permiso es por Motivo Personal, revisa que el
formulario
haya
sido
llenado
correcta
y
completamente.
b) Si el permiso es por tiempo compensatorio, anexa a la
Solicitud de Permiso, el reporte de marcación del
Reloj Marcador.
c)
Si el permiso es por enfermedad menor de dos días,
revisa que la Solicitud lleve anexa la incapacidad de
un médico particular u otro comprobante que justifique
la ausencia al trabajo, si lo hubiere.
d)
Si la incapacidad es otorgada por el ISSS por motivo
de enfermedad y de tres días o más, revisa que esté
anexa a la “Solicitud de Licencia o Permiso” el
Certificado de Incapacidad del ISSS, en original.
e)
Cuando la incapacidad sea extendida por un médico
particular, el Asistente de Recursos Humanos entrega
Solicitud de Licencia al empleado o familiar o le
solicita elabore Nota de Solicitud; llena el formulario
de incapacidad del ISSS, le anexa la Incapacidad
Médica del médico particular,
Exámenes de
Laboratorio, Resultados de la Biopsia y otros cuando
proceda.
85
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL CNJ
Asistente de Recursos Humanos
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
5
Si
al revisar detecta que la Solicitud no ha sido
presentada de forma correcta, le solicita la corrija
inmediatamente o le devuelve toda la documentación al
empleado y no le da ingreso, indicándole las deficiencias
y documentos faltantes (Hoja Control de Documentos).
6
Si la solicitud es presentada en debida forma, la recibe,
estampa fecha y hora de recibido y entrega copia al
empleado.
Registra ingreso en Libro de Control de entrada de
correspondencia.
Verifica en los registros físicos o en el Módulo de Registro
y Control del Sistema Integral de Recursos Humanos, el
tiempo gozado y al que tiene derecho el empleado.
7
8
9
Saca fotocopia de toda la documentación. Elabora nota
para remitir a Pleno o a Presidencia, según sea el caso,
informando el resultado de la verificación y
recomendando lo conveniente, según la normativa
vigente y la entrega al Jefe de Recursos Humanos.:
a) Si la incapacidad corresponde a personal técnico o
jefes, y por dos días o más, remite a Secretaría
Ejecutiva la documentación, para que la someta a la
autorización del Pleno (Ver Listado).
b) Si la incapacidad corresponde a personal de servicio
y administrativo (secretarias, motoristas, ordenanzas
y otro personal de servicios generales), la remite a la
Presidencia del CNJ (Ver Listado).
Jefe de Recursos Humanos
10
Revisa que la documentación de soporte esté correcta y
que haya sido aplicada correctamente la Ley de Asuetos,
Vacaciones y Licencias de los Empleados Públicos y
demás normativa vigente.
Jefe de Recursos Humanos
11
Pone Visto Bueno a nota y la traslada al Jefe de la
Unidad Administrativa.
Jefe de Unidad Administrativa
12
Revisa y Firma Nota, remite a Secretaría Ejecutiva o a la
Presidencia, según sea el caso.
Secretaría Ejecutiva o Secretaria
de Presidencia
13
Recibe solicitud y documentación, incorporan a Agenda
del Pleno o traslada a Presidencia, según sea el destino.
Pleno o Presidencia
14
Emite Acuerdo, autorizando o denegando el permiso y
remiten a la Unidad Administrativa y Recursos Humanos.
86
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PROCEDIMIENTO:
TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL CNJ
PAGINA
3/3
VERSIÓN
001
MES Y AÑO
FEB/2005
Recursos Humanos
15
Recibe Acuerdo de autorización, anexa antecedentes del
permiso y traslada.
Asistente de Recursos Humanos
16
Recibe Acuerdo, ingresa los datos del permiso o licencia
en el Sistema SIRH o en el Módulo de Registro y Control
del Sistema Integrado de Recursos, para efectos de
elaborar la Planilla de Remuneraciones.
Jefe de Recursos Humanos
17
Si el Acuerdo es denegando el permiso, comunica al
empleado mediante nota, que su solicitud fue denegada y
la archiva.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO
“TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL CNJ”
No.
A
B
C
D
E
F
DOCUMENTO
Solicitud de permiso o licencia
Reporte de marcación
Certificado de Incapacidad ISSS
Hoja de control de documentos
Libro de control
Acuerdo de autorización
DISTRIBUCION
Original
Copia
Copia
Original
Original
Original
Original
Copia
DEPENDENCIA
Recursos Humanos
Empleado
Expediente
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
87
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR
MODALIDAD DE LIBRE GESTION
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
¼
VERSIÓN
MES – AÑO
001
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Efectuar el proceso de contratación de bienes y servicios hasta $12,672.00 de acuerdo a
las normas y procedimientos establecidos en la LACAP.
RESPONSABLE
No.
Jefe Unidad Solicitante
01
Jefe Unidad Administrativa
02
Presidencia
03
Jefe Unidad Administrativa
Jefe UACI
05
Encargado
de
Gestión/Cotizador
Libre
Encargado
de
Gestión/Cotizador
Libre
Jefe UACI
04
06
07
08
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica e
informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacén de Bienes de Consumo, del bien a requerir por su
Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora solicitud
de Requisición de Bienes y/o Servicios con justificaciones
respectivas, remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
Recibe, analiza, firma en la Requisición de Bienes y
Servicios y traslada a Presidencia
Recibe, analiza y firma de autorizado en la Requisición de
Bienes y Servicios, traslada a la Unidad Administrativa;
caso contrario devuelve para anexar mayor justificación de
lo solicitado.
Recibe y determina modalidad de pago en la Requisición de
Bienes y Servicios y traslada a Jefe UACI
Recibe Requisición de Bienes y Servicios, verifica que el
bien esté debidamente justificado en base al Plan de
Trabajo y Plan de Adquisiciones de la Unidad Solicitante y
traslada al Encargado de Libre Gestión.
Recibe Requisición de Bienes y Servicios y obtiene mínimo
3 cotizaciones del bien o servicio requerido.
Elabora cuadro comparativo de ofertas y traslada a Jefe
UACI.
Revisa cuadro y ofertas, contando con la opinión de los
miembros de la Comisión de Evaluación de Ofertas, emiten
recomendación de adjudicación;
a) Si el monto es hasta $1,548.00; los miembros son:
Presidenta, Jefe Unidad Administrativa; Jefe UACI;
Encargado de Libre Gestión y Solicitante, continúa
paso siguiente.
b) Si el monto es mayor de $1,548.00 los miembros
son: Presidencia, Un Consejal, Jefe Unidad
Administrativa; Jefe UACI, Encargado de Libre
Gestión, continúa en paso siguiente.
88
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
Encargado de Libre Gestión
CODIGO
PAGINA
2/4
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
9
Incorpora recomendación de adjudicación en el cuadro
comparativo de ofertas, firma y traslada a Jefe UACI.
Jefe UACI
10
Pleno del CNJ
11
Traslada a firma de Presidente(a) el cuadro comparativo de
ofertas, anexando la documentación correspondiente si el
monto de la adquisición es hasta $1,548.00; caso contrario,
Continua Paso No.14; si el monto es mayor, remite
expediente incluyendo disponibilidad presupuestaria emitida
por la UFI al Consejal Propietario de la Comisión del Pleno,
para ser sometido a la adjudicación del Pleno. Continua
paso siguiente.
Revisa, analiza cuadro comparativo y ofertas y emite el
acuerdo de contratación o denegación de la contratación.
Secretario Ejecutivo
12
Elabora, firma y remite acuerdo respectivo a la UACI y
demás unidades involucradas.
Jefe UACI
13
Secretaria UACI
14
Encargado de Libre Gestión
15
Secretaria UACI
16
Encargado de Presupuestos
de UFI.
17
Secretaria UACI
18
Jefe UACI, Jefe Unidad
Administrativa y Presidente(a)
19
Secretaria UACI
20
Recibe acuerdo de adjudicación del Pleno y procede así:
a) Si la contratación se formalizará mediante Orden de
Compra, traslada acuerdo y antecedentes a
Secretaria; continua paso No. 14.
b) Si la contratación se formalizará mediante Contrato,
traslada a la Unidad Técnica Jurídica, acuerdo y
copia de antecedentes y documentos legales de la
sociedad ofertante, continúa Paso No.21.
Elabora Orden de Compra y traslada a revisión del
Encargado de Libre Gestión.
Revisa y agrega clasificación presupuestaria a la orden de
compra.
Solicita compromiso presupuestario a la UFI para la Orden
de Compra.
Emite compromiso de fondos para la Orden de Compra y
devuelve a Secretaria UACI.
Obtiene firmas de Jefe UACI, Jefe de la Unidad
Administrativa y de Presidencia (autorizando).
Revisan y firman Orden de Compra, en los espacios
correspondientes y devuelve a Secretaria UACI.
Entrega Orden de Compra original al suministrante, archiva
antecedentes.
89
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
¾
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Jefe Unidad Técnica Jurídica
21
Jefe UACI
22
Secretaria UACI
23
Suministrante
24
Elabora contrato por el bien o servicio adjudicado, obtiene
firma del contratista y Presidente(a), traslada a la UACI.
Recibe contrato firmado y elabora Orden de Inicio y obtiene
firma de Presidencia
Entrega copia de contrato firmado por ambas partes al
suministrante y original de Orden de Inicio, si se trata de
obras y solicita por escrito la presentación de las garantías
relacionadas en el mismo.
Presenta garantía(s) a la UACI, y efectúa la entrega de los
bienes, servicios u obras contratados:
a) Si se trata de bienes, entrega en el Almacén de
Bienes, presenta duplicado de factura y copia de
contrato u original de Orden de Compra, continua
con el paso siguiente
b) Si se trata de servicios, se coordina con la UACI
para iniciar el servicio con la autorización y
supervisión de la persona responsable de recibirlo
en el Consejo; al finalizar el servicio presenta
duplicado de factura y original de orden de compra o
copia de contrato,
c) Si se trata de obra, inicia conforme a orden de inicio
y entrega obra o avance de la misma, según
cláusulas de contrato, previo visto bueno de
Supervisor designado
Encargado
de
Almacén,
Responsable
del
área
solicitante del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
Encargado
de
Almacén,
Responsable
del
área
solicitante del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
25
26
Secretaria UACI
27
Secretaria UACI
28
Revisa, verifica el cumplimiento de los bienes, servicios y
obras contratadas conforme a Orden de Compra o Contrato
Levanta Acta de Recepción correspondiente, firma, obtiene
firma y sello del suministrante y del Jefe UACI, traslada a
Secretaria UACI, con duplicado de factura y original de
orden de compra o copia de contrato
Recibe y revisa documentación presentada y emite el
documento de QUEDAN, entrega original del mismo al
Suministrante y archiva copias con antecedentes del
proceso de compra.
Prepara documentación para tramite de pago y traslada a la
UFI Requisición de Bienes y Servicios (original)
Cuadro Comparativo de Ofertas ( según el monto)
Orden de Compra (original) ó Contrato (copia).
90
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
4/4
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
No.
Acuerdo del Pleno (si lo hubiere)
Compromiso presupuestario
Acta de Recepción (original)
Duplicado de Factura
Quedan (copia)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“COMPRAS POR SISTEMA DE LIBRE GESTION “
No.
1
3
4
5
6
DOCUMENTO
Requisición
Servicios
Memorando
de
Bienes
Original
Copia
Original
Copia
Informe sobre disponibilidad de
fondos
Cuadros Comparativos de Oferta
Original
UFI
UACI – Antecedentes/Expediente
Consejal Propietario /Pleno
Presidencia
Secretario Ejecutivo
UACI – Expediente
Original
UACI – Antecedentes
Acuerdo del Pleno del Consejo
7
9
10
Compromiso presupuestario
Acta de Recepción
Factura
Quedan
11
DEPENDENCIA
y/o
Orden de Compra
8
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
UACI
UFI
UFI
UACI
Almacén, Activo Fijo, Servicios
Generales.
UFI
UACI – Antecedente O.C.
UFI
UACI – Antecedentes
UFI
UACI – Antecedentes
UFI
UFI
UACI – Antecedentes
91
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA
CODIGO
½
VERSIÓN
001
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
PAGINA
MES – AÑO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Realizar adquisiciones y contrataciones debidamente justificadas por medio de la
modalidad de Contratación Directa, de acuerdo a lo establecido en la LACAP.
RESPONSABLE
No.
Jefe Unidad Solicitante
01
Jefe Unidad Administrativa
02
Presidencia
03
Secretaria
Jefe
Administrativa
Unidad
04
Jefe UACI
05
Encargado de Libre Gestión ó
Cotizador
06
Comisión de Evaluación de
Ofertas
(Libre
Gestión)
(Presidencia, Consejal (según
el
monto
)Jefe
Unidad
Administrativa, Jefe UACI y
Encargado de Libre Gestión)
07
Encargado de Libre Gestión
/Cotizador
08
Jefe UACI
09
Jefe UACI
10
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica e
informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacén de Bienes de Consumo, del bien a requerir por su
Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora solicitud
de Requisición de Bienes y/o Servicios con justificaciones
respectivas, remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
Recibe, analiza, firma en la Requisición de Bienes y
Servicios y traslada a Presidencia.
Recibe, analiza y firma de autorizado en la Requisición de
Bienes y Servicios, traslada a la Unidad Administrativa;
caso contrario devuelve para anexar mayor justificación de
lo solicitado.
Traslada a Jefe UACI
Recibe, Requisición de Bienes y Servicios y traslada a
Encargado de Libre Gestión.
Recibe Requisición de Bienes y servicios y obtiene mínimo
3 cotización (es) del bien o servicio requerido, elabora
cuadro comparativo de ofertas y traslada a Jefe UACI para
adjudicación.
Analiza las ofertas presentadas y emite recomendación de
adjudicación en cuadro comparativo de ofertas.
Incorpora recomendación de adjudicación al cuadro
comparativo de ofertas, firma y traslada a firma del Jefe
UACI .
Revisa cuadro de ofertas
Recibe acuerdo del Pleno ó resolución razonada con demás
documentación, revisa y traslada a Secretaria UACI ó
solicita elaboración de contrato al Jefe de la Unidad Técnica
Jurídica ( Paso No. 15).
92
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
CONTRATACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
Secretaria UACI
No.
11
CODIGO
PAGINA
2/2
VERSION
MES-AÑO
001
FEB/2005
ACTIVIDAD
Elabora la Orden de Compra original y copias,
Solicita compromiso presupuestario a la UFI para la Orden
de Compra.
Secretaria UACI
12
Encargado de Presupuestos
13
Secretaria UACI
14
Obtiene firmas de Jefe UACI, Jefe de la Unidad
Administrativa y de Presidencia (autorizado).
Jefe Unidad Técnica Jurídica
15
Elabora contrato y obtiene firma del suministrante y traslada
a firma de Presidencia.
Presidencia
16
Revisa y firma Orden de Compra o Contrato y devuelve a
UACI.
Secretaria UACI
17
Suministrante
18
Jefe UACI
19
Encargado de Almacén de
Bienes de Consumo; Jefe
UACI y persona designada en
el contrato.
20
Secretaria UACI
21
Jefe UACI
22
Emite compromiso de fondos para la Orden de Compra y
devuelve a Secretaria UACI.
Entrega Orden de Compra o Contrato al suministrante y
Orden de Inicio (si procede); solicitando las garantías
correspondientes.
Presenta garantía(s) a la UACI, y efectúa la entrega de los
bienes o servicios contratados:
a)
Si se trata de bienes y/o servicios, prepara y entrega
bienes o proporciona servicio, según cláusulas de
contrato, presenta factura a persona designada y
continua con el Paso No.20,
b)
Si se trata de obra, inicia conforme a orden y entrega
obra o avance de la misma, según cláusulas de
contrato, previo visto bueno de Supervisor designado
junto con factura, la cual entrega a persona
designada y continua con el siguiente paso.
Verifica cumplimiento de las condiciones y especificaciones
técnicas del contrato con jefe de Unidad solicitante o
persona designada por éste, cuando el caso lo requiera.
Recibe bienes, servicios u obras, o avances de la misma y
levanta acta correspondiente y obtiene firma y sello del
suministrante y emite quedan de la factura presentada.
Anexa acta de recepción de bienes, servicios, obra o
avance de la misma al expediente y distribuye copias a
quien considere necesario.
Devuelve garantías correspondientes, con su respectivo
finiquito, una vez concluido el contrato.
93
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“COMPRAS POR LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA”
No.
1
2
3
4
DOCUMENTO
Requisición
Servicios
Memorando
de
Bienes
y/o
Cuadro de Ofertas (si lo hubiere)
Acuerdo del Pleno del Consejo
Orden de Compra ó Contrato
5
6
7
8
9
10
Garantía de cumplimiento de
contrato (si la hubiere)
Compromiso presupuestario
Acta de Recepción
Factura
Quedan
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Original
Copia
UFI
UACI
Consejal /Pleno
Presidencia
Secretario Ejecutivo
UACI -Antecedentes
UFI
UACI - Antecedentes
UFI (ORDEN DE COMPRA)
UACI
(Orden
de
Compra)
Antecedentes
UACI – Control de Contratos
UFI (Contrato
UACI – Control de garantías
UFI
UFI
UACI – Antecedente O.C.
UFI
UACI – Antecedentes
UFI
UACI – Antecedentes
UFI
UFI
UACI - Antecedentes
Original
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
94
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA
MODALIDAD DE LICITACIÓN O CONCURSO PUBLICO
1/5
VERSIÓN
001
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
PAGINA
MES - AÑO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Efectuar el proceso de contratación de bienes y servicios licitados de acuerdo a las normas
y procedimientos establecidos en la LACAP.
RESPONSABLE
No.
Jefe Unidad Solicitante
01
Jefe Unidad Administrativa
02
Presidencia
Jefe Unidad Administrativa
Jefe UACI
Encargado de Licitaciones
03
04
05
06
Jefe UFI
07
Encargado de Licitaciones
08
Jefe UACI, Solicitante,
Jefe Unidad Técnica Jurídica
09
Encargado de Licitaciones
10
Encargado de Licitaciones
11
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica
e informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacén de Bienes de Consumo, del bien a requerir por
su Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora
solicitud de Requisición de Bienes y/o Servicios con
justificaciones respectivas, remite al Jefe de la Unidad
Administrativa.
Recibe, analiza, firma en la Requisición de Bienes y
Servicios y traslada a Presidencia
Recibe, analiza y firma de autorizado en la Requisición de
Bienes y Servicios, traslada a la Unidad Administrativa;
caso contrario devuelve para anexar mayor justificación
de lo solicitado.
Recibe y determina modalidad de pago en la Requisición
de Bienes y Servicios y traslada a Jefe UACI
Recibe Requisición de Bienes y Servicios, verifica que el
bien esté debidamente justificado en base al Plan de
Trabajo y Plan de Adquisiciones de la Unidad Solicitante
y traslada al Encargado de Licitaciones.
Recibe Requisición de Bienes y Servicios y solicita
disponibilidad presupuestaria a la UFI
Emite informe de disponibilidad presupuestaria para el
bien, servicio u obra solicitado.
Recibe informe de disponibilidad, procede a la
preparación de las bases de licitación y traslada para
observaciones al Jefe UACI, Solicitante del Bien, Servicio
u Obra y al Jefe de la Unidad Técnica Jurídica
Revisa y efectúa observaciones pertinentes al documento
de borrador de bases de licitación y traslada a la UACI
Revisa, analiza observaciones conjuntamente con Jefe
UACI e incorpora observaciones al documento de bases
de licitación
Remite documentos con observaciones incorporadas al
Jefe Unidad Técnica Jurídica y Solicitante del Bien o
Servicio.
95
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIÓN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
Solicitante, Jefe Unidad Técnica
Jurídica
12
Encargado de Licitaciones
13
Jefe UACI
14
Comisión de Planificación
Administración y Financiera del
Pleno
15
Pleno
16
Secretario Ejecutivo
17
Jefe UACI/Encargado de
Licitación
18
Presidencia
19
Encargado de Licitaciones
20
Encargado de Licitaciones
21
Representante de la sociedad o
persona interesada
22
Encargado de Licitaciones
23
Jefe UACI
24
CODIGO
PAGINA
2/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Verifica la incorporación de observaciones y emite su
Visto Bueno al documento en mención
Prepara el expediente de la licitación, conteniendo la
siguiente información:
• Bases de Licitación
• Lista de empresas invitadas (si fuere por
invitación)
• Aviso de Invitación
• Comisión de Evaluación de Ofertas (propuesta)
• Requisición de Bienes y Servicios
Elabora Memoradum de remisión para firma del Jefe de la
Unidad Administrativa, solicitando la autorización del
inicio del proceso de licitación, aprobación de bases de
licitación, del gasto de publicaciones y la integración de la
comisión de evaluación de ofertas.
Analiza expediente de licitación y emite su
recomendación al Pleno del Consejo
Autoriza el inicio del proceso de licitación o concurso y
demás información relacionada, designa al Consejal que
integrará la Comisión de Evaluación de Ofertas
Elabora, firma y remite acuerdo de autorización del
proceso de licitación ó concurso y envía a la UACI
Recibe acuerdo, agrega al expediente y envía a firma de
Presidencia, el original de las bases de licitación o
concurso
Revisa y firma original de bases de licitación o concurso y
envía a la UACI
Recibe bases de licitación o concurso, firmadas por
Presidencia, prepara y gestiona la publicación de aviso de
invitación en los periódicos e invitación escrita para las
sociedades o personas naturales seleccionadas.
Recibe en la fecha indicada en las bases de licitación, el
comprobante de pago emitido por la Dirección General de
Tesorería, Ministerio de Hacienda, para venta de bases
de licitación o concurso a cada sociedad o persona
natural que desea participar en el proceso
Registra su nombre, datos de la empresa, teléfono y fax
en Cuadro Control de Entrega de Bases de Licitación.
Entrega el documento de bases de licitación ó concurso a
cada participante, Continúa paso 31
Recibe consultas o aclaraciones enviadas por los
participantes en el proceso (si fuere el caso) y traslada a
la Unidad Solicitante
96
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIÓN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
Unidad Solicitante
25
Encargado de Licitaciones
26
Jefe UACI
27
Encargado de Licitaciones
28
Presidencia
29
Encargado de Licitaciones
30
Encargado de Licitaciones
31
Representante de la sociedad o
persona natural
32
Jefe UACI , Encargado de
Licitaciones y Jefe de la Unidad
Técnica Jurídica
33
Jefe UACI
34
Encargado de Licitaciones
35
Analista Financiera
36
Jefe UACI
37
Encargado de Licitaciones
38
Comisión
Ofertas
de
Evaluación
de
39
CODIGO
PAGINA
3/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Recibe consultas efectuadas,
respuestas, traslada a la UACI.
analiza
y
elabora
Elabora Adenda o aclaraciones a las bases de licitación
de acuerdo a respuestas recibidas del solicitante y
traslada a Jefe UACI
Revisa y verifica contenido de Adenda o Aclaraciones a
los participantes y traslada a Encargado
Prepara remisión de Adenda a la Presidencia
Revisa y firma Adenda, devuelve a UACI
Envía copia de Adenda a todos los participantes en la
licitación ó concurso, mediante notificación
Recibe en la fecha y hora indicada en las bases de
licitación, ofertas de las sociedades o personas naturales
que retiraron bases de licitación
Anota en orden de llegada en el Control de Recepción de
ofertas, datos de la empresa, hora, nombre y sello
Realiza la apertura de ofertas de las sociedades o
personas naturales participantes, dando lectura a las
ofertas económicas y verificando la correcta presentación
de las garantías de mantenimiento de oferta, levanta acta
y firman todos los presentes, entrega copias a los
ofertantes.
Solicita a la Unidad Técnica Jurídica, el análisis de la
documentación legal presentada por los ofertantes
(Continúa Paso 38) y a la Analista Financiera, el análisis
de los estados financieros presentados. Continúa paso 36
Elabora los cuadros comparativos de ofertas,
describiendo los bienes o servicios ofertados por cada
sociedad o persona natural, traslada a Jefe UACI,
Continúa paso 37
Realiza el análisis financiero de cada ofertante y traslada
a Jefe UACI
Revisa cuadros comparativos con ofertas recibidas,
verifica cumplimiento ó no de especificaciones requeridas
y análisis financiero
Realiza convocatoria a miembros de la Comisión de
Evaluación de Ofertas, para análisis y evaluación de
ofertas
Realiza el análisis de las ofertas, efectúa ponderación de
cada factor indicado en las bases de licitación, determina
las calificaciones finales
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIÓN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
Comisión de Evaluación
Ofertas – Jefe UACI
No.
de
Miembros de la Comisión de
Evaluación de Ofertas
Jefe
UACI/Encargado
de
Licitaciones
40
41
42
Encargado de Licitaciones
43
Pleno
44
Secretario Ejecutivo
45
Jefe
UACI/Encargado
Licitaciones
de
46
Presidencia
47
Encargado de Licitaciones
48
Suministrante ganador
49
Encargado de Licitaciones
50
Encargado de Licitaciones
51
Jefe Unidad Técnica Jurídica
52
Jefe UACI
Licitaciones
/Encargado
de
53
CODIGO
PAGINA
4/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Elabora Informe de Evaluación de ofertas del proceso de
licitación ó concurso y Acta de Recomendación, traslada
a miembros de la comisión de evaluación de ofertas, para
su revisión y firma
Revisan informe y acta de recomendación, si no hay
observaciones firman y sellan ambos documentos.
Elabora memorando de remisión de documentación
anterior al Pleno, para la autorización correspondiente
Prepara expediente con copia de la siguiente
documentación:
• Acta de Recomendación
• Informe de Evaluación de Ofertas
• Cuadros Comparativos de Ofertas
• Análisis Financiero
• Informe de Documentación Legal
• Disponibilidad Presupuestaria
Analiza acta e informe de la Comisión de Evaluación de
Ofertas, adjudica o declara desierto el proceso de
licitación o concurso
Elabora, firma y envía a la UACI acuerdo de adjudicación
o declaratoria de desierto del proceso de licitación o
concurso
Recibe acuerdo y procede a la elaboración de Resolución
de Adjudicación de la Licitación o Concurso y traslada a
firma de Presidencia
Revisa y firma Resolución de Adjudicación de la Licitación
o Concurso, traslada a la UACI
Elabora y envía notificaciones de la resolución de
adjudicación a todos los ofertantes
Presenta carta de aceptación de resolución de
adjudicación
de la licitación ó concurso
Elabora aviso de notificación del resultado de la licitación
o concurso y gestiona su publicación en periódicos
Solicita a la Unidad Técnica Jurídica elaboración del
contrato respectivo, adjuntado los antecedentes
correspondientes, incluyendo cifra presupuestaria con la
que será cancelado el contrato.
Elabora contrato por el bien, servicio u obra adjudicado, al
final del plazo de la notificación de la resolución de
adjudicación obtiene firma del contratista y Presidencia,
traslada a la UACI
Recibe contrato firmado y elabora en caso de obra, la
Orden de Inicio y obtiene firma de Presidencia; caso
contrario traslada a Encargado de Licitaciones
98
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIÓN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
Encargado de Licitaciones
54
Suministrante
55
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Entrega copia de contrato firmado por ambas partes al
suministrante y original de Orden de Inicio, si se trata de
obras y solicita por escrito la presentación de las
garantías relacionadas en el mismo.
Presenta garantía(s) a la UACI, y efectúa la entrega de
los bienes, servicios u obras contratados:
Si se trata de bienes, entrega en el Almacén de Bienes,
presenta duplicado de factura y copia de contrato u
original de Orden de Compra, continua con el paso
siguiente.
a) Si se trata de servicios, se coordina con la UACI
para iniciar el servicio con la autorización y
supervisión de la persona responsable de recibirlo
en el Consejo; al finalizar el servicio presenta
duplicado de factura y original de orden de compra
o copia de contrato.
b) Si se trata de obra, inicia conforme a orden de
inicio y entrega obra o avance de la misma, según
cláusulas de contrato, previo visto bueno de
Supervisor designado
Encargado
de
Responsable del área
del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
Encargado
de
Responsable del área
del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
Secretaria UACI
Almacén,
solicitante
Almacén,
solicitante
56
57
58
Revisa, verifica el cumplimiento de los bienes, servicios y
obras contratadas conforme a Orden de Compra o
Contrato
Levanta Acta de Recepción correspondiente, firma,
obtiene firma y sello del suministrante y del Jefe UACI,
traslada a Secretaria UACI, con duplicado de factura y
original de orden de compra o copia de contrato
Recibe y revisa documentación presentada y emite el
documento de QUEDAN, entrega original del mismo al
Suministrante y archiva copias con antecedentes del
proceso de compra
99
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
LICITACIÓN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
Secretaria UACI
59
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AÑO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Prepara documentación para tramite de pago y traslada a
la UFI
Requisición de Bienes y Servicios (original)
Cuadro Comparativo de Ofertas ( según el monto)
Orden de Compra (original) ó
Contrato (copia)
Acuerdo del Pleno (si lo hubiere)
Compromiso presupuestario
Acta de Recepción (original)
Duplicado de Factura
Quedan (copia)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
COMPRAS POR LA MODALIDAD DE LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO
No.
1
DOCUMENTO
Requisición
Servicios
Memorando
de
Bienes
DISTRIBUCION
y/o
1
2
3
4
5
Acta de Recomendación e
Informe de Evaluación, cuadros
de ofertas y demás anexos
Acuerdo del Pleno del Consejo
Resolución de Adjudicación
Contrato
Original
Copia
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Original
Original
Copia
Original
Copia
6
7
8
9
Garantía de Cumplimiento de
Contrato
Acta de Recepción
Duplicado de factura
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
DEPENDENCIA
Unidad Financiera Institucional
UACI – Expediente
Consejal - Pleno
Presidencia
Secretario Ejecutivo
UACI -Expediente
Consejal Propietario - Pleno
Presidencia
UACI - Expediente
UACI – Expediente Licitacion
UFI
UACI – Expediente de contratos
UACI –Expediente de licitación
UFI
Suministrante
Unidad Jurídica
UACI – Expediente de garantías
UACI – Expediente de licitación
UFI
UFI
Expediente de Licitación
UFI
UACI – Expediente
100
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y
REGISTRO DE BIENES DE USO (ACTIVOS FIJOS)
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
1/1
VERSIÓN
MES - AÑO
001
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Definir el mecanismo mediante el cual el Encargado de Almacén debe efectuar la
recepción de los bienes de uso adquiridos por la Institución.
RESPONSABLE
Encargado de Almacén
No.
ACTIVIDAD
01
Recibe de UACI, copia de contrato u orden de compra de los
bienes adquiridos.
Recibe del suministrante el original de la Orden de Compra ó
copia de contrato y duplicado de factura de consumidor final ó
nota de remisión y los bienes contratados
Encargado de Almacén
02
Encargado de Almacén
03
Verifica los bienes descritos en factura y orden de compra o
contrato contra los bienes recibidos.
04
Entrega a la Unidad Solicitante el bien, obtiene firma de
RECIBIDO en el duplicado de factura ó nota de remisión.
Encargado de Almacén
Encargado de Almacén
05
Encargado de Almacén
06
Elabora acta de recepción, firman y sellan conjuntamente
suministrante y Unidad Solicitante del bien, obtiene fotocopia de
los documentos y entrega originales al suministrante para trámite
de Quedan en la UACI. (ver procedimientos de Compras).
Traslada copia de acta de recepción, factura o nota de remisión
y orden de compra ó contrato al Encargado del Control del
Activo Fijo, para el debido registro.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“RECEPCION Y REGISTRO DE BIENES DE USO (ACTIVOS FIJOS)”
No.
1
DOCUMENTO
Orden
de
Contrato
Compra
Factura
3
4
Nota de Remisión
Acta de Recepción
o
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Copia
Copia
UFI (Orden de Compra)
UFI (Contrato)
UACI – Antecedentes/Expediente
Activo Fijo- Archivo
Duplicado
Copia
Copia
Original
Original
Copia
Copia
UFI
UACI – Antecedentes
Activo Fijo – Archivo
Activo Fijo - Archivo
UFI
UACI – Antecedentes
Activo Fijo - Archivo
101
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y
REGISTRO DE BIENES DE CONSUMO
CODIGO
PAGINA
1/1
VERSIÓN
MES - AÑO
001
FEB/2005
Unidad Organizativa: Unidad
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Administrativa
Objetivo: Definir el mecanismo mediante el cual el Encargado de Almacén debe efectuar el ingreso
y registro de los bienes adquiridos al Almacén.
RESPONSABLE
Encargado de Almacén
No.
01
Encargado de Almacén
02
Encargado de Almacén
03
Encargado de Almacén
Encargado de Almacén
04
05
ACTIVIDAD
Recibe de UACI, copia de contrato u orden de compra de los
bienes adquiridos.
Recibe del suministrante el original de la Orden de Compra ó
copia de contrato, duplicado de factura de consumidor final ó
nota de remisión y los bienes contratados
Verifica los bienes descritos en factura ó nota de remisión y
orden de compra o contrato contra los bienes recibidos
Elabora acta de recepción por el suministro total de los bienes ó
acta provisional cuando el suministro no ha sido entregado
completamente, firman y sellan conjuntamente, obtiene fotocopia
de los documentos y entrega al suministrante para trámite de
Quedan en la UACI. (ver procedimientos de compras).
Realiza ingreso de bienes al Control de Existencias del Almacén:
Descripción del artículo, No. de Orden de Compra o Contrato,
Fecha Recepción, Valor en $ y archiva antecedentes.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“RECEPCION Y REGISTRO DE BIENES DE CONSUMO”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Orden de Compra o Contrato
Original
Copia
Copia
Copia
Duplicado
Copia
Copia
Original
Original
Copia
Copia
1
3
4
5
Factura
Nota de remisión
Acta de Recepción
DEPENDENCIA
UFI (Orden de Compra)
UFI (Contrato)
UACI – Antecedentes/Expediente
ALMACEN - Archivo
UFI
UACI – Antecedentes
ALMACEN - Archivo
ALMACEN
UFI
UACI – Antecedentes
ALMACEN
102
6
7
Cuadros
Oferta
Comparativos
Acuerdo
del
Pleno
Consejo
Orden de Compra
de
Original
del
Original
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
8
9
10
11
12
Compromiso presupuestario
Acta de Recepción
Factura
Quedan
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
UACI - Antecedentes
UACI
UFI
UFI
UACI
Almacén, Activo Fijo, Servicios
Grales.
UFI
UACI – Antecedente O.C.
UFI
UACI – Antecedentes
UFI
UACI – Antecedentes
UFI
UFI
UACI - Antecedentes
103
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
EGRESO O SALIDA DE BIENES DE ALMACEN
CODIGO
PAGINA
VERSIÓN
MES - AÑO
001
FEB/2005
1/1
Unidad Organizativa: Unidad
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Administrativa
Objetivo: Definir el mecanismo mediante el cual el Encargado de Almacén debe efectuar la salida de
los bienes de consumo adquiridos por la Institución.
RESPONSABLE
Encargado de Almacén
No.
01
ACTIVIDAD
Remite una vez al año a cada unidad u órgano del CNJ,
copia del Listado de Bienes inventariados e identificados con
el código presupuestario existentes en el Almacén.
Unidad u Organo
02
Jefe de la Unidad
Administrativa
03
Elabora, firma, sella y envía al Jefe de la Unidad
Administrativa una vez al mes, de acuerdo a programación
enviada por el Encargado de Almacén, en formulario de
Requisición para Papelería y útiles de Escritorio, con la
cantidad de bienes que considere necesarios para el
desarrollo de sus funciones.
Recibe formulario y autoriza el despacho de los bienes
solicitados y traslada a Encargado de Almacén
04
Recibe formulario autorizado y determina la cantidad de
bienes a entregar, de acuerdo a las existencias en Almacén
Encargado de Almacén
Encargado de Almacén
Encargado de Almacén
05
06
Realiza entrega de bienes solicitados en el Almacén, a la
persona delegada de la unidad solicitante, obtiene firma de
RECIBIDO en formulario de Requisición para Papelería y
útiles y entrega copia.
Realiza registro de egreso de bienes despachados por cada
unidad u órgano en Control de existencias, ingresando los
siguientes datos: Cantidad despachada, No. Requisición de
Papelería y útiles de Escritorio y archiva comprobantes.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
“EGRESO O SALIDA DE BIENES DE ALMACEN”
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
1
Requisición de Papelería y útiles
de Escritorio
Original
Copia
DEPENDENCIA
ALMACEN
Unidad Solicitante
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y
SOPORTE DE LOS SISTEMAS EN PRODUCCIÓN
Unidad Organizativa: Unidad de Informática –
Área Desarrollo de Sistemas
CÓDIGO
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Informática.
Objetivo: Brindar la oportuna y eficiente solución a los requerimientos de los usuarios que
actualmente trabajan en los sistemas informáticos puestos en producción.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
-Prepara y envía la solicitud, ya sea de forma escrita o
mensajería electrónica, detallando los requerimientos de
desarrollo, en cuanto a correcciones, inconvenientes o
mejoras al software en producción
Recibe la solicitud o requerimiento de las distintas
unidades y/o áreas del CNJ
3
Asigna al personal técnico encargado de la aplicación y
registra ésta solicitud en la bitácora de mantenimiento de
sistemas.
4
Establece prioridades entre los requerimientos recibidos.
5
Analiza los requerimientos.
6
Ejecuta el desarrollo de la solución, realizando las
actividades siguientes:
-Investigación tecnológica
-Actualización del diseño (aplicación, reportes, etc.)
-Actualización en Bases de Datos (creación de tablas,
cambios en las estructuras de datos, carga de datos, etc.)
-Actualización o construcción de componentes.
7
Procesa el control de calidad (pruebas).
8
Implementa la solución informática (paso a producción).
9
Actualiza manuales (B, C).
10
Actualiza bitácora de mantenimiento de sistemas e
informa al usuario de las correcciones efectuadas,
orientándole en el uso de dichal actualización.
13
Actualiza Manual de Procedimientos (A)
Unidad de Informática
Área de Desarrollo de
Sistiemas
Unidad Solicitante
ACTIVIDAD
105
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO Y SOPORTE DE LOS SISTEMAS EN PRODUCCIÓN
No.
A.
DOCUMENTO
Manual de Procedimientos de la Unidad
Solicitante
B.
Manual de Usuario de la aplicación
C.
Manual o documentación técnica de la
aplicación (Modelo conceptual del sistema,
diccionario de datos, referencias del
programador, procedimientos, etc.)
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad Solicitante
Copia
Original
Unidad de Informática
Unidad de Informática
Copia
Original
Unidad Solicitante
Unidad de Informática
106
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE
NUEVOS PROYECTOS O SISTEMAS.
Unidad Organizativa: Unidad de Informática –
Área de Desarrollo de Sistemas
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Informática.
Objetivo: Establecer los pasos para dar seguimiento a los nuevos proyectos o sistemas requeridos
por los usuarios de la institución.
RESPONSABLE
No.
Unidad Solicitante
1
Unidad de Informática
2
Unidad Solicitante y Unidad de
Informática
3
4
Unidad de Informática,
Área de Desarrollo de
Sistemas
Unidad Solicitante
ACTIVIDAD
Prepara y envía solicitud del nuevo proyecto o sistema
informático, ya sea de forma escrita o mensajería
electrónica
Recibe solicitud del nuevo proyecto o sistema de las
unidades y/o áreas del CNJ
Elabora Proyecto (A):
-Factibilidad
-Aprobación
-Plan de trabajo
Analiza requerimientos realizando:
-Entrevistas
-Recopilación de datos
-Documentación.
5
Diseña el Sistema, desde el punto de vista conceptual
(atributos, diagramas, etc.) y lógico (esquema entidadrelación).
6
Desarrolla el Sistema (programación en software).
7
Procesa pruebas y depura de errores.
8
Implementa y revisa el Sistema, lo cual conlleva el
desarrollo de manuales y documentación técnica (B, C),
migración de datos, creación de roles y usuarios,
entrenamiento a usuarios, etc.
9
10
Puesta en producción del nuevo Sistema
Actualiza Manual de Procedimientos (D)
107
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO DE NUEVOS PROYECTOS O SISTEMAS.
No.
DOCUMENTO
A
Plan de desarrollo del proyecto
informático
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
B
C
D
Manual de Usuario de la aplicación
Manual o documentación técnica de la
aplicación (Modelo conceptual del
sistema, diccionario de datos, referencias
del programador, procedimientos, etc.)
Manual de Procedimientos de la Unidad
Solicitante
Copia
DEPENDENCIA
Unidad de
Informática
Unidad Solicitante
Unidad de
Informática
Original
Unidad Solicitante
Unidad de
Informática
Original
Unidad Solicitante
Copia
Unidad de
Informática
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE
COPIAS DE RESPALDO DE LAS BASES DE DATOS DE
DESARROLLO Y PRODUCCIÓN
Unidad Organizativa: Unidad de Informática –
Área de Administración de bases de datos.
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Informática.
Objetivo: Resguardar la información almacenada en los servidores de bases de datos de la
Institución.
RESPONSABLE
Unidad de Informática, Área de
Administración de la Base de
Datos
No.
ACTIVIDAD
1
Prepara y verifica la cinta o el medio electrónico de
almacenamiento que será utilizada para la obtención de
la copia de respaldo (Backup).
2
Realiza la copia de respaldo de la información contenida
en las bases de datos de desarrollo y producción.
3
Verifica que la copia de respaldo se haya efectuado
satisfactoriamente.
4
Registra la copia (A), se etiqueta con la fecha y hora de
realización del backup y posteriormente se resguarda.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
CREACIÓN DE COPIAS DE RESPALDO DE LAS BASES DE DATOS DE
DESARROLLO Y PRODUCCIÓN
No.
DOCUMENTO
A
Hoja de Control de Copias de Respaldo
Diarias y Mensuales
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad de
Informática
109
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE
USUARIOS Y SOPORTE DE BASES DE DATOS
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Unidad Organizativa: Unidad de Informática Responsable: Jefe de la Unidad de
– Área de Administración de bases de datos. Informática.
Objetivo: Proporcionar soporte técnico y solución a los requerimientos de los usuarios en relación
a los datos contenidos en las bases de datos del CNJ.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
3
Unidad de Informática, Área de
Administración de la Base de
Datos (DBA)
4
5
6
ACTIVIDAD
Prepara y envía la solicitud de soporte de base de
datos, ya sea de forma escrita o mensajería electrónica.
Si se trata del mantenimiento de usuarios, la Jefatura
correspondiente hará la asignación de los derechos de
acceso a la base de datos de acuerdo a los roles (A)
previamente definidos con el DBA de la Unidad de
Informática
Recibe y registra la solicitud en la bitácora de
mantenimiento de bases de datos (B).
Establece prioridades de los requerimientos, bajo la
coordinación del Jefe de la Unidad de Informática.
Analiza el requerimiento y revisa con los usuarios sobre
las acciones a desarrollar
Desarrolla e implementa la solución informática (copia
de respaldo, actualización de la base de datos, control
de calidad, etc.).
Actualiza la bitácora de mantenimiento de bases de
datos (B) e informa al usuario de los cambios realizados.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO DE USUARIOS Y SOPORTE DE BASES DE DATOS
No.
A
B
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Listado de Roles para el acceso a las bases
de datos
Original
Bitácora de mantenimiento de bases de
datos
Original
Copia
DEPENDENCIA
Unidad de
Informática
Unidad Solicitante
Unidad de
Informática
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A
USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE Y HARDWARE
PÁGINA
1/2
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Unidad Organizativa: Unidad de Informática – Responsable: Jefe de la Unidad de
Área de Soporte técnico de Software y
Informática.
Hardware
Objetivo: Proporcionar soporte técnico para la atención de fallas de los equipos de cómputo, tanto
de software como de hardware, reportados por los usuarios de la institución.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
ACTIVIDAD
Prepara la solicitud de soporte técnico, ya sea de forma
escrita, mensajería electrónica o vía telefónica,
detallando el problema de software o de hardware a
solventar
Recibe y registra la solicitud en la hoja de control de
atención a usuarios por fallas o requerimientos de
software y hardware (A).
3
Establece el orden de atención de las solicitudes
recibidas, bajo la coordinación del Jefe de la Unidad de
Informática. En primera instancia, las solicitudes serán
atendidas por orden de llegada.
4
Prepara los implementos necesarios para solucionar el
problema.
5
Desarrolla o ejecuta las acciones necesarias para
solventar el problema reportado.
Si el resultado conlleva a la adquisición de componentes
informáticos, prepara las especificaciones técnicas a fin
de que la Unidad solicitante haga la requisición de los
bienes informáticos respectivos.
Unidad de Informática, Área de
Soporte Técnico de Software y
Hardware
Si la solución conlleva a cambios de partes de
computador o instalación de software con licencia,
prepara la hoja de control de hardware (B) o de software
(C), según sea el caso, para la recepción y firma por
parte del usuario.
6
Informa y revisa
desarrolladas.
con
el
usuario
las
acciones
7
Actualiza la hoja de control de atención a usuarios (A),
realizando las anotaciones respectivas, obtiene la firma
del usuario y especifica los parámetros de verificación
para dar seguimiento a la solución.
111
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN A USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE Y HARDWARE
RESPONSABLE
PÁGINA
2/2
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
No.
ACTIVIDAD
8
Da seguimiento a la solución, verificando que el
problema ha sido superado y realiza las anotaciones
respectivas en la hoja de control de atención a usuarios
(A)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN A USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Y
HARDWARE
No.
A
B
C
DOCUMENTO
Hoja de Control de Atención a Usuarios
Hoja de Control de Hardware
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad de Informática
Original
Unidad de Informática
Original
Unidad de Informática
Hoja de Control de Software
112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE
VERSIÓN
COPIAS DE RESPALDO DE LA INFORMACIÓN
ALMACENADA EN LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS DEL
001
CNJ
Unidad Organizativa: Unidad de Informática – Responsable: Jefe de la Unidad de
Área de Operaciones
Informática.
PÁGINA
1/1
MES Y AÑO
FEB / 2005
Objetivo: Garantizar la disponibilidad de la información almacenada en los equipos informáticos de
la institución en situaciones de emergencia o desastres naturales.
RESPONSABLE
Unidad de Informática, Área de
Operaciones
No.
ACTIVIDAD
1
Prepara y verifica la cinta o el medio electrónico de
almacenamiento que será utilizada para la obtención de
la copia de respaldo (Backup).
2
Selecciona las carpetas que contienen la información
crítica de la Institución (Sitio Web, sistemas
informáticos, información generada por usuarios que
está almacenada en el servidor destinado para tal fin,
etc.).
3
Realiza la copia de respaldo de la información
seleccionada.
4
Verifica que la copia de respaldo se haya efectuado
satisfactoriamente.
5
Registra la copia (A), se etiqueta con la fecha y hora de
realización del backup y posteriormente se resguarda
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
CREACIÓN DE COPIAS DE RESPALDO DE LA INFORMACIÓN ALMACENADA EN
LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS DEL CNJ
No.
A
DOCUMENTO
Hoja de Control de Copias de Respaldo
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informática
113
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE
USUARIOS Y DE SUS CUENTAS DE ACCESO A
SERVICIOS INFORMÁTICOS DE LA INSTITUCIÓN
Unidad Organizativa: Unidad de Informática –
Área de Operaciones.
PÁGINA
1/2
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Informática.
Objetivo: Garantizar el control eficiente de los usuarios que accesan a la red de datos y hacen uso
de los servicios informáticos de la institución.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Solicita por escrito o mensajería electrónica, la creación
del usuario y/o de sus cuentas o permisos de acceso a
los servicios informáticos del CNJ, tales como correo
electrónico, Internet y derechos de acceso a las
carpetas de datos.
Jefe de la Unidad Solicitante
1
2
La solicitud deberá especificar los siguientes datos:
-Nombre del usuario
-Dependencia
-Cargo
-Tipo de usuario, de acuerdo a la lista de roles
establecidos para el acceso a los servicios informáticos
(A)
-Cuenta de Correo Electrónico (SI/NO)
-Acceso a Internet (SI/NO)
-Derechos o restricciones a recursos informáticos.
Recibe y registra la solicitud en la hoja de control de
atención a usuarios (B).
3
Verifica los datos del usuario y los parámetros
establecidos por las autoridades superiores para
conceder el acceso a los servicios informáticos ©, como
es el caso de Internet, de acuerdo al rol asignado al
usuario. En el caso que se requiera de la autorización
para un determinado servicio, la Unidad de Informática
informará al Jefe de la Unidad solicitante para que ésta
última haga la solicitud respectiva a las autoridades
superiores.
4
Procede a la creación del usuario y/o de las cuentas de
acceso a los servicios informáticos solicitados y
autorizados, así como la configuración de las cuentas
con base al rol del usuario.
5
Actualiza la hoja de control de atención a usuarios (B),
realizando las anotaciones respectivas.
Unidad de Informática, Área de
Operaciones
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
CREACIÓN DE USUARIOS Y DE SUS CUENTAS DE ACCESO A
SERVICIOS INFORMÁTICOS DE LA INSTITUCIÓN
PÁGINA
2/2
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Unidad de Informática, Área de
Soporte Técnico de Software y
Hardware
6
Asiste al usuario para la verificación del correcto acceso
a los servicios informáticos.
7
Notifica al área de Operaciones de la Unidad de
Informática que el usuario ha ingresado a la red o a los
servicios informáticos asignados.
Unidad de Informática, Área de
Operaciones
8
Actualiza la hoja de control de atención a usuarios (B),
realizando las anotaciones respectivas sobre la
verificación de las cuentas o permisos asignados
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
CREACIÓN DE USUARIOS Y DE SUS CUENTAS DE ACCESO A SERVICIOS
INFORMÁTICOS DE LA INSTITUCIÓN
No.
A
B
C
DOCUMENTO
Listado de Roles para el acceso a los
servicios informáticos
DISTRIBUCION
Original
Copia
Hoja de Control de Atención a Usuarios
Original
Parámetros para otorgar el acceso a los
servicios informáticos del CNJ
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informática
Unidad Solicitante
Unidad de
Informática
Unidad de
Informática
115
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A
USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE
TELEFONÍA
Unidad Organizativa: Unidad de Informática –
Área de Soporte técnico de telefonía.
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Informática.
Objetivo: Proporcionar soporte técnico para la atención de fallas del servicio de telefonía,
reportadas por los usuarios de la Institución.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
Unidad de Informática, Área de
Soporte Técnico de Telefonía
ACTIVIDAD
Prepara la solicitud de soporte técnico, ya sea de forma
escrita, mensajería electrónica o vía telefónica,
detallando el problema de telefonía a solventar
Recibe y registra la solicitud en la hoja de control de
atención a usuarios por fallas o requerimientos de
telefonía(A).
3
Establece el orden de atención de las solicitudes
recibidas, bajo la coordinación del Jefe de la Unidad de
Informática. En primera instancia, las solicitudes serán
atendidas por orden de llegada.
4
Desarrolla las acciones necesarias para solventar el
problema reportado (configuración de la planta
telefónica, reparación de equipos telefónicos, etc.).
5
Informa y revisa
desarrolladas.
6
Actualiza la hoja de control de atención a usuarios (A),
realizando las anotaciones respectivas, obtiene la firma
del usuario y especifica los parámetros de verificación
para dar seguimiento a la solución.
7
Da seguimiento a la solución, verificando que el
problema ha sido superado y realiza las anotaciones
respectivas en la hoja de control de atención a usuarios
(A).
con
el
usuario
las
acciones
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN A USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE TELEFONÍA
No.
A
DOCUMENTO
Hoja de Control de Atención a Usuarios de
Telefonía
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informática
116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASESORÍA PARA LA
ADQUISICIÓN DE SOFTWARE Y HARDWARE
Unidad Organizativa: Unidad de Informática
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Informática.
Objetivo: Proporcionar soporte técnico a los usuarios en la elaboración de especificaciones
técnicas para la adquisición de software y hardware.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
Unidad de Informática
ACTIVIDAD
Prepara la solicitud de soporte técnico, ya sea de forma
escrita o mensajería electrónica, detallando el equipo o
software a adquirir
Recibe y asigna al área competente de la Unidad de
Informática de acuerdo al tipo de software o de
hardware solicitado.
3
Registra la solicitud en la hoja de control de atención a
usuarios (A). (El área competente de la Unidad de
Informática)
4
Atiende en primera instancia, las solicitudes por orden
de llegada. (El área competente de la Unidad de
Informática establece el orden de atención de las
solicitudes recibidas).
5
Desarrolla las especificaciones técnicas:
-Revisión de estándares de software y hardware (A)
-Investigación de tecnología
-Elaboración de especificaciones técnicas.
(El área competente de la Unidad de Informática)
6
Actualiza estándares de software y hardware (A).
7
Remite las especificaciones técnicas a la Unidad
solicitante.
8
Actualiza la hoja de control de atención a usuarios (B).
(El área competente de la Unidad de Informática).
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
ASESORÍA PARA LA ADQUISICIÓN DE SOFTWARE Y HARDWARE
No.
A
B
DOCUMENTO
Estándares de Informática
Hoja de Control de Atención a Usuarios
DISTRIBUCION
Original
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informática
Unidad de
Informática
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE
SOFTWARE, HARDWARE Y SERVICIOS DE
INFORMÁTICA
Unidad Organizativa: Unidad de Informática
PÁGINA
1/1
VERSIÓN
MES Y AÑO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de
Informática.
Objetivo: Establecer los pasos para la recepción y control de software, hardware y servicios de
informática.
RESPONSABLE
Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones Institucional
Unidad de Informática
No.
1
2
ACTIVIDAD
Prepara y remite la documentación para la recepción de
software, hardware o servicios de informática
Recibe y asigna al área competente de la Unidad de
Informática de acuerdo al tipo de software, hardware o
servicios recibidos.
Unidad de Informática
(área competente)
3
Revisa la documentación, así como los bienes o
servicios informáticos recibidos.
Unidad de Informática
(área competente)
4
Da un visto bueno sobre los bienes o servicios
informáticos recibidos.
Unidad de Informática
(área competente)
5
Actualiza la hoja de control de software (A) o de
hardware (B) según sea el caso
La Jefatura de Unidad de
Informática
6
Confirma a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
Institucional, (UACI) la recepción satisfactoria de los
bienes o servicios adquiridos.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE SOFTWARE, HARDWARE Y SERVICIOS DE INFORMÁTICA
No.
A
B
DOCUMENTO
Hoja de Control de Licencias y Medios de
Software
Hoja de Control de Hardware
DISTRIBUCION
Original
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informática
Unidad de
Informática
118