traslado - Superintendencia de Sociedades

220-26938, 07 de junio de 2004
Ref: Formalidades de la convocatoria
Me refiero a su comunicación radicada con el número 2004-01-062652, a través de la cual formula dos
interrogantes relacionados con reuniones de la asamblea general de accionistas y convocatoria, y otros dos, que de
acuerdo a los términos de sus consulta, parecen ser referidas a reuniones no presenciales y decisiones por escrito.
1) Precisando los temas objeto de consulta, se le manifiesta en primera instancia que la ley ordena a los socios de
cualquier ente económico establecer la forma y la época de convocar al máximo órgano social a sesiones ordinarias
o extraordinarias (artículos 110 numeral 7 y 181 del Estatuto Mercantil), habida consideración que aquellos, al
contar con la facultad directiva de la sociedad, deben, además de realizar las actividades necesarias para el logro de
la finalidad propuesta en el acto de constitución, enterarse sobre la situación de la compañía.
Precisamente, el parágrafo del articulo 187 ibidem, al hacer una enunciación general de las funciones que le
corresponde cumplir a la asamblea o junta, expresa que todas ellas, así como las que le señalen los estatutos o las
leyes, pueden cumplirse en una y otra reunión.
De otra parte, el artículo 186 del Código de Comercio, dispone que independiente del carácter que revista la
reunión, ésta debe realizarse en el lugar del domicilio social con sujeción a lo prescrito en la ley o en los estatutos
en cuanto a convocación y quórum, so pena que las decisiones tomadas resulten ineficaces, salvo cuando se trate
de sesiones que la doctrina ha denominado universales, pues en tal evento y para el caso que nos ocupa, la
asamblea puede reunirse válidamente en cualquier día y lugar sin previa convocatoria, siempre que esté
representada la totalidad de los asociados, es decir, el 100% del capital social (artículo 182 ibidem).
A su turno, el artículo 422 del Código citado, norma especial de las sociedades anónimas, también aplicable por
remisión del art. 372 ib. a las sociedades de responsabilidad limitada, establece que las reuniones ordinarias de la
asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de
éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, con el objeto de examinar la situación
de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices
económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de
utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Para ese efecto, agrega la norma, los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los
accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión, precepto que se compagina con
el contenido en el inciso segundo del artículo 424, al determinar que para las reuniones en que hayan de aprobarse
los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación,
norma que debe interpretarse en concordancia con los artículos 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de
1995, al regular específicamente el derecho de inspección, sus alcances y cobertura.
En relación con el tema de las convocatorias, es decir, la citación que por regla general realiza el representante
legal a los asociados indistintamente a efectos de que se reúnan en el domicilio de la sociedad, debe ser por escrito,
que bien puede ser carta, o aviso publicado en un periódico, por ejemplo, a la par que para las reuniones
extraordinarias además existe la obligación de especificar el temario sobre los que deliberarán y decidirán (artículo
182 del C de Co). Valga anotar que cualquiera que sea el tipo de reunión, debe citarse a todos los asociados, so
pena que las decisiones sean ineficaces, tal como lo dispone el art. 190 del C. Co.,
2) Interpretando los términos en que se encuentra redactada su consulta, arriba este despacho a la conclusión que
cuando utiliza las expresiones asambleas simultáneas, usted quiere se puntualice sobre las denominadas reuniones
no presenciales, las cuales fueron concebidas por el legislador de 1995 en el artículo 19, para facilitar las reuniones
del máximo órgano social o de la junta directiva, utilizando para ello los avances tecnológicos. En tal sentido, y sin
perder de vista lo señalado en la primera parte de este escrito en cuanto atañe a los temas de convocación, quórum
y reuniones universales, tenemos que los requisitos esenciales se resumen en la participación de todos los socios a
la utilización de un medio susceptible de probarse, tal como lo pide la norma en cuestión.
De otra parte, insta el artículo que a fin de no ver atropelladas las mayorías accionarias, las sociedades vigiladas
deben contar obligatoriamente con la presencia de un delegado de la Superintendencia de Sociedades, quien
verificará no solo la realidad e idoneidad del medio empleado para surtir la comunicación entre los asociados o
miembros de la junta directiva, sino como es lógico, de lo sucedido en el desarrollo de la misma.
Con respecto a las comunicaciones (respuesta de todos los socios), debemos decir que posiblemente trata su
inquietud de aplicar el artículo 20 de la citada Ley 222. Sobre el particular, los socios pueden expresar por escrito el
sentido de su voto, en cuyo caso la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas
o acciones en circulación, o de los miembros de la junta directiva según el caso. Y cuando los participantes hayan
expresado el sentido de su voto en documentos separados, estos deberán recibirse en el término máximo de un
mes contado a partir de la primera comunicación.
Analizada la norma para los fines que conciernen al interrogante formulado, se puede claramente observar que el
mecanismo es viable sin excepción de ninguna naturaleza para la adopción de cualquier determinación que le
competa a la asamblea general de accionistas o junta de socios, para lo cual indefectiblemente se requiere en
primer lugar que aquella cuente, conforme la ley o los estatutos, con la mayoría necesaria para que sea válida y los
asociados participen expresando por escrito el sentido de su voto dentro de la debida oportunidad.
Es estos términos se da respuesta a los cuestionamientos formulados, y se le hace saber que sus alcances son los
expresados por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.