58 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO. A continuación se

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO.
A continuación se expone la estrategia metodológica, llevada a cabo para
alcanzar los objetivos planteados, en el desarrollo de la presente
investigación.
3.1. Tipo de investigación.
El estudio que se propone, se ubica dentro de los lineamientos que
obedecen a un diseño no experimental, debido a que no existe manipulación
directa o indirecta de las variables principales por parte del investigador.
3.2.
Diseño de la Investigación.
La presente investigación se encuentra definida como descriptiva, ya que
se caracterizan cada uno de los elementos que integran los procesos y
procedimientos a fin de establecer su estructura secuencial y requerimientos,
para su posterior análisis y documentación.
Sin embargo y a fin de alcanzar cada uno de los objetivos propuestos, se
le da a la investigación atributos correlaciónales, estudiando e interpretando
de forma práctica, las relaciones entre las variables dependientes e
independientes de cada proceso, para precisar los posibles efectos globales
58
y elaborar estrategias para el incremento o decremento intencional de una
variable en específico.
Una vez establecidos los lineamientos metodológicos, se procede a definir
el universo a investigar.
3.3. Población.
Dentro de la normalización de los procesos en el CLEB, se define el
universo investigativo como cada uno de los procesos administrativos
realizados por la gestión interna, distribuidos en la tabla siguiente:
Tabla 3.1. Procesos ejecutados por la G.I. del CLEB.
Competencia
Unidad Ejecutora
Procesos Claves
Compras.
Dir. Administración
Ordenación de pago.
Caja chica.
Almacén.
Coord. de Servicios Generales
Mantenimiento y limpieza.
Servicios al personal.
Clasificación y Valoración*
Adiestramiento*
Dir. Recursos Humanos**
Ingreso*
Gestión
Nomina*
Interna
Presupuesto.
Dir. Planificación y Presupuesto
Modificaciones
Presupuestarias.
1. Control de los documentos*
2. Control de los registros*
3. Auditoria interna de la Calidad*
Coord. del S.G.C.
4. No conforme.*
5. Acción Correctiva.*
6. Acción Preventiva *
Total de procedimientos:
18 Procedimientos.
Procedimientos actualmente normados (*).
10 Procedimientos.
Procedimientos considerados principales
6 Procedimientos.
Procedimientos considerados secundarios
2 Procedimientos.
Fuente: Coordinación del S.G.C. (Adaptación)
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
59
De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:
Gráfico 3.
3 1. Diagnostico
iagnostico de procesos en el CLEB.
Fuente: Elaboración propia.
De la información suministrada por la Coordinación del Sistema de
Gestión de la Calidad, se
se observa claramente que un 56%
56% de los procesos
se encuentran a
actualmente
ctualmente normalizados. El 44
44%
% restante, es considerado
entonces como el universo poblacional para el de
desarrol
sarrollo
lo de un plan de
normalización, lo cual equivale a 8 procesos
procesos:: Compras, ordenación de pago,
caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al
personal, formulación del presupuesto y control del presupuesto.
3.4. Muestra.
Bajo los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar,
se establece la prioridad de normali
normalización
ción para los 6 procesos principales,
los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y
Presupuesto y la Coordinación de Serv
Servicios
icios Generales.
Generales. Por lo tanto la
muestra queda definida por
por los siguientes procesos
procesos:
60
-
Compras.
-
Ordenación de pago (Cheques).
-
Caja chica.
-
Almacén.
-
Presupuesto.
-
Modificaciones Presupuestarias.
No obstante, para el diseño conceptual del sistema de información, la
muestra se encuentra limitada a los procesos ejecutados por la Dirección de
Administración y la Dirección de Planificación y Presupuesto del Consejo
Legislativo del Estado Bolívar.
Dichos procesos, serán la base estructural para el desarrollo del sistema
de información, definidos para los efectos del sistema como macro procesos.
La naturaleza de la muestra es carácter cualitativo.
3.5. Técnicas e instrumentos de recolección de información.
La recolección de datos implica el traslado hasta los distintos
departamentos en estudio, el intercambio de ideas con los funcionarios
responsables de la ejecución de los distintos procesos, así como un
reconocimiento del sitio de trabajo que permita contextualizar la dinámica
organizacional y su nivel de participación y organización. Dejando entonces
la observación como la primera técnica a ejecutar.
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Adicional a la observación, se utilizó un instrumento adicional para la
recolección de información. Una entrevista no estructurada, aplicada tanto a
los responsables de las principales Direcciones, como a los funcionarios
ejecutores de los principales procesos y procedimientos administrativos.
La información en la cual se sustenta la investigación, fue recopilada
mediante la documentación a partir de textos especializados, de la revisión
de material relacionado con la investigación disponible en internet, además
de
considerar
documentos
oficiales
emitidos
por
instituciones
u
organizaciones bajo el reconocimiento y amparo del estado venezolano
vinculadas tema, como el INPSASEL (Instituto Nacional de Prevención,
Salud y Seguridad Laborales), FONDONORMA y el Consejo Legislativo del
Estado Bolívar.
Toda la gama de recursos utilizados para la documentación fue
debidamente verificada con el fin de aportar confiabilidad a los datos en los
cuales se sustentan las bases investigativas y obtener información veraz,
precisa y pertinente al contexto investigativo.
3.6. Procedimiento de recolección de información.
Para la concreta ejecución del proceso investigativo, se considera de
forma prioritaria el manejo de la información proveniente tanto de las fuentes
bibliográficas como de la experiencia practica en el CLEB. El manejo de
ambas se describe a continuación:
62
3.6.1.
Información de campo.
La información de campo o información oficial, se refiere a toda aquella
información cuya fuente de origen sea el Consejo Legislativo. En esta se
incluyen publicaciones, memorándums, entrevistas con empleados y
trabajadores, entre otros.
Para la información de campo, el proceso de recolección de información
se llevo a cabo en tres fases, en la primera, se considero toda la
documentación existente respecto a las áreas en estudio. A partir de la
información recolectada, se elaboró un diagrama de caracterización de la
unidad. Dichos diagramas cuentan únicamente con la información contenida
en el manual de organización y el manual de la calidad del CLEB.
Una vez realizada una primera caracterización, se elaboro la estructura
de la entrevista, en función de todas las dudas o vacios existentes en la
caracterización. Se solicitaron los permisos para las visitas al área operativa.
La segunda fase de recolección, se realizó directamente en el área
administrativa, donde se aplicaron las técnicas de recolección de información
antes mencionadas a todo el personal involucrado.
A partir de estas observaciones y la información recabada en las
entrevistas, se diseñaron los diagramas de flujo para cada uno de los
procedimientos y los mapas de riesgos correspondientes al área.
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En la tercera y última fase, se realizó una verificación detallada con cada
uno de los operarios involucrados en el proceso y con los supervisores del
área, a fin de constatar el nivel de realidad reflejada en los grafos.
Las actividades posteriores para la formulación del diseño conceptual no
amerito una nueva recolección de información.
3.6.2.
Información bibliográfica.
El uso de la información bibliográfica es el marco fundamental en el cual
se sustenta la investigación. Esto responde a la diversidad de herramientas
aplicables a la hora de realizar el diseño conceptual de un sistema de
información.
La información bibliográfica fue sometida a dos fases principales:
recolección y contraste. En la fase de recolección, se consideraron tesis y
proyectos de investigación de pregrado y post grado, los cuales abrieron una
gama de opciones estratégicas. En la fase de contraste, cada herramienta
fue comparada bajo criterios de aplicabilidad y funcionalidad. El resultado de
dicho contraste, son resultados claros, precisos y que le brindan un valor
agregado a cada uno de los procesos.
3.7. Procesamiento de la Información.
En función de los objetivos establecidos en la investigación, fue prioridad
el establecimiento de una estructura para el procesamiento de la información.
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Para esto, se define una estructura secuencial, fundamentada en tres
etapas bien diferenciadas, como se p
presentan
resentan a continuación:
Gráfico 3.
3 2.. Estructura Metodológica.
Metodológica
Caracterización de las Unidades.
Documentación y creación de soportes
Revisión de las áreas operativas
Aseguramiento de la calidad.
Normalización de Procedimientos.
Creacción de indicadores
Diseño conceptual del sistema.
Estudio Entidad - Relación.
Fuente: Elaboración Propia.
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase
de documentación, la cual alcanzo su punto máximo en la caracterización de
las unidades (procesos) en análisis.
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente,
donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.
Tabla 3.2.
.2. Diagrama de caracterización de la Unidad.
Entradas
Procesos
Salidas
E1.1, E1.2, …
…, E1.n
P1
S1.1, S1.2, …, S1.n
E2.1, E2.2, …, E2.n
P2
S2.1, S2.2 …, S2.n
E3.1, E3.2, …, E3.n
P3
S3.1, S3.2 …, S3.n
Fuente: Elaboración Propia.
La información proveniente de las entrevistas, la observación y la
bibliografía
(marco
legal)
se
conjuga
65
para
la
elaboración
de
los
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual
de procedimientos es el siguiente:
Tabla 3
3.3.
.3. Formato para la Normalización de los Procedimientos.
Fuente: Ela
Elaboración
boración Propia.
Completado el proceso de normalización, se dio inicio a la formulación
formulación de
los indicadores el cual contempla su diseño, definición y posterior
normalización
normalización. Una vez finalizado el proceso de formulación, los indicadores
se clasifican de acuerdo a su objetivo funcional. (Ver Tabla 3.4.)
3
66
Tabla 3.4. Atributos de los Indicadores.
Definición
Propósito
Toma
de
datos
Cálculo
Responsables
Frecuencia
de
medidas
Frecuencia
de
cálculos
Resultados
Meta
(vigente)
Observaciones
Indicador 1
Indicador 2
…
Indicador n
Fuente: Elaboración Propia.
A fin de establecer una caracterización detallada de cada procedimiento,
se utilizó un formato para la elaboración de los diagramas de tortuga (Ver
Gráfico 3.2.), dicho formato se utilizó como anexo en el manual de
procedimientos final.
Gráfico 3. 3. Formato: Diagrama de Tortuga.
Fuente: Elaboración Propia.
67
La incorporación de diagramas representativos (diagramas de tortuga, de
proceso, entre otros) da valor agregado al sistema de gestión y favorece las
actividades de inducción del personal.
Una vez caracterizadas las unidades, y definidos los indicadores, se pasa
a la última fase para el diseño conceptual, la aplicación del modelo entidad –
relación, para lo cual, se realizó el ordenamiento de toda la información en la
tabla siguiente:
Tabla 3.5. Entidades y sus respectivos atributos, considerados para el diseño
conceptual del Sistema de Información.
Entidad
Atributos
Director
Supervisor
…
Fuente: Elaboración Propia.
Tabla 3.6. Entidades y sus respectivas relaciones, consideradas para el
diseño conceptual del Sistema de Información.
Entidad/Relación
Proceso 1
Director
N:N
Supervisor
1:N
Empleado
1:1
Trabajador
…
Proceso 2
Proceso 3
Fuente: Elaboración Propia.
68
Proceso 4
3.8. Actividades Ejecutadas.
Una vez definido el manejo de la información, se elabora el siguiente
resumen de actividades, sentando un precedente metodológico para una
posible ampliación del sistema. Por lo tanto, los procedimientos requeridos
para el alcance de los objetivos propuestos son los siguientes:
1. Realizar de forma rápida, un proceso de inducción a las actividades
regulares, procesos y procedimientos realizados por la Coordinación
del Sistema de Gestión de la Calidad en el CLEB.
2. Realizar una verificación de los datos históricos existentes para cada
una de las áreas asignadas.
3. Realizar
las
solicitudes
para
las
inspecciones
a
cada
área
administrativas para la posterior documentación y normalización de
cada uno de los procesos y procedimientos ejecutados. Dentro de
esta actividad se realizará:
a. Detección de riesgos físicos.
b. Entrevistas con los funcionarios ejecutores de los procesos o
procedimientos.
c. Documentación de las actividades.
d. Requisición de documentos relacionados.
4. Realizar la toma de datos para la posterior documentación. Esta fase
incluye:
69
a. Recepción de documentos.
b. Procesamiento de las entrevistas.
c. Elaboración del procedimiento bajo el formato designado por el
CLEB.
5. Elaborar conjuntamente con la Coordinación del Sistema de Gestión
de la Calidad una revisión integral de cada uno de los procedimientos
documentados.
6. Elaborar los diagramas de flujo para cada uno de los procesos
considerados.
7. Elaborar los diagramas de caracterización finales para cada proceso.
(Diagramas de Tortuga)
8. Elaborar, normalizar y clasificar los indicadores pertinentes para cada
uno de los procesos normalizados.
9. Realizar la estructura primaria del sistema de información. Establecer
las entidades principales del sistema. Aplicación del modelo Entidad –
Relación.
10. Elaborar el diseño conceptual final para el Sistema de Información
(mapa lógico).
11. Elaboración del informe final.
La secuencia de dichas actividades se ilustra a través del siguiente
diagrama de Gantt:
70
Tabla 3.7. Distribución de las actividades en el tiempo.
Actividades
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Semanas
1
1
1
0
1
2
1. Inducción al CLEB.
2. Revisión de datos
existentes.
3. Levantamiento de
procedimientos. (Solicitud
de permisos para
entrevistas y mediciones)
3.1. Normalización de:
Almacén
3.2. Normalización de:
Caja Chica
3.3. Normalización de:
Cheques
3.4. Normalización de:
Presupuestos.
3.5. Normalización de:
Compras.
4. Revisión integral de los
procedimientos.
5. Elaboración de
Indicadores de gestión.
6. Elaboración del manual
de procedimientos.
7. Elaboración de los
diagramas de flujos de
datos para la muestra
seleccionada.
8. Diseño conceptual del
sistema de información.
9. Fin de la permanencia
en el CLEB.
10. Elaboración del informe
definitivo.
11. Corrección del informe
por parte de los tutores.
Fuente: Elaboración Propia.
71
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
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