informe pormenorizado del estado actual del sistema de control

CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Período evaluado:
Jefe de Control Interno, o quien
haga sus veces:
JUSBLEIDY VARGAS ROJAS
Noviembre 13 de 2014 a
marzo 12 de 2015
Fecha de elaboración:
Marzo 12 de 2015
Subsistema de Control Estratégico
Avances
En cumplimiento de lo señalado en el inciso 2º del artículo 39 de la Ley 909 de 2004 y el
artículo 52 del Decreto Reglamentario 1227 de 2005, La Oficina de Control Interno realizó la
evaluación de la gestión de las dependencias que forman parte de la entidad.
Dicha evaluación
se fundamentó en el análisis de la gestión adelantada en cada
dependencia teniendo en cuenta para ello el grado de ejecución de los compromisos
establecidos en la planeación institucional y los resultados de las auditorías internas
adelantadas durante la vigencia 2014.
El proceso de evaluación se fue surtiendo con la ejecución de las auditorías internas,
seguido del análisis y verificación de los informes de seguimiento proporcionados por la
oficina de planeación y culmino con el procesamiento de la información recabada, que
arrojo los resultados de la evaluación.
Para realizar la evaluación institucional a la gestión de las dependencias se tuvieron en
cuenta los siguientes referentes y/o criterios:
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Informe de avance y cumplimiento del Plan Estratégico de la Entidad emitido por la Oficina
Asesora de Planeación y sistemas e informática.
Resultado de las 16 Auditorías internas realizadas en la vigencia 2014.
El seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas por las
dependencias.
Los resultados de la medición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad de los
programas y proyectos asociados al Plan Estratégico de la entidad.
Seguimiento al Plan de Acción por Dependencias.
El cumplimiento de los términos de rendición de los informes requeridos por cada
dependencia.
Seguimiento al Plan de Mejoramiento por Proceso.
Seguimiento al plan de Mejoramiento Institucional.
En total fueron evaluadas diecinueve (19) dependencias.
Se concluye que existe con respecto a la vigencia anterior (94,37) SATISFACTORIA, un
mejoramiento con respecto a la gestión con una calificación de 96,88 DESTACADO.
Dificultades
La necesidad de depurar en cada área temas misionales de gestión, impulso procesal,
evacuación de tareas de vigencias pasadas, teniendo en cuenta que existen en cada área
asuntos heredados de administraciones anteriores, exigen la elaboración continua de planes
de contingencia que aumentan las tareas de la entidad, de las áreas y por obvias razones
retrasa las actividades más actuales o la imposibilidad de avanzar en el regazo de las
vigencias históricas.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
La contraloría de Cundinamarca cumplió con los términos del Decreto 943 de 2014, es decir
la actualización del Modelo estándar de Control interno MECI, permitiendo una
implementación ajustada y más acorde con la normatividad vigente además de darle
elementos prácticos a la entidad en sus planes, programas y proyectos.
A través de la formulación de acciones y estrategias de mejora se adelantaron proyectos
exitosos que permitieron dar cubrimiento a las metas de las áreas misionales a través de las
Auditorias No Presenciales, mejorando considerablemente la gestión y porcentaje de
cobertura en su función de control fiscal.
La Contraloría de Cundinamarca tiene implementado el manual de operación en donde
están caracterizados y definidos todos sus procedimientos. Periódicamente y de acuerdo a
las circunstancias y a la dinámica propia de la organización y de su entorno realiza los
ajustes pertinentes a los procedimientos establecidos. En la medida en que la expedición
de normas exige el cumplimiento de nuevas obligaciones al ente de control, se va
actualizando el manual de procedimientos, incorporando procedimientos relacionados con
las nuevas obligaciones y compromisos.
En el proceso de indagación preliminar, responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, se está
haciendo un estricto seguimiento al cumplimiento de los términos, para evitar la caducidad y
prescripción, destacando la sobresaliente implementación de estrategias de control y
seguimiento internas que permiten hacer un juicioso análisis del comportamiento del impulso
procesal.
Dificultades
Los cambios normativos como la actualización del MECI generan actividades adicionales
que requieren la puesta en marcha de estrategias de cumplimiento de metas y esto puede
materializar un impacto en la carga laboral
Ratificando que la continua necesidad de Planes de Contingencia para poner al día el actuar
de cada uno de los procedimientos establecidos en el manual de operación.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
El 21 de enero de 2015 y para rendir el informe de Evaluación Independiente del Sistema de
Control Interno de la Contraloría de Cundinamarca, se realizó la evaluación del sistema y se
dio a conocer al señor Contralor el informe correspondiente. Los resultados de la Evaluación
solo es posible conocerlos después del (28) de febrero por disposición del Departamento
Administrativo de la Función Pública.
La evaluación del Sistema de Control Interno Contable para la vigencia 2014, arrojo una
calificación de 4,6 la cual es considerada como ADECUADA, con relación al año anterior se
mantuvo el criterio pero la calificación aumentó en 4 puntos
Se presentó el Plan Anual de Auditoria para la vigencia 2015, el cual fue aprobado en el
primer Comité Coordinador de Control interno y Sistema de Gestión de Calidad realizado el
pasado mes de febrero del presente año y se tiene programada la primera Auditoria para el
proceso de Gestión Documental en el mes de Marzo.
El 30 de enero del año 2015 la Oficina de Control Interno realizo la Evaluación por
Dependencias de conformidad con la normatividad vigente y se presentó ante el Comité
Coordinador de Control interno y de Gestión de Calidad.
Dificultades
En cuanto al informe de Control Interno Contable se presentó dificultad en el Incumplimiento
de las políticas y procedimientos en la entrega de la información oportuna a la subdirección
de presupuesto, contabilidad y tesorería, por parte de la Dirección de Gestión Humana.
Con respecto a la Estrategia para mejorar la atención al ciudadano en el Departamento
 Se recomienda dar cumplimiento a la actividad: “Analizar la resolución de fondo para
determinar el cierre o continuidad de las PQDs, la cual no se realizó en la vigencia 2014,
actividad pendiente desde 2013.
 Y realizar en la fecha planeada la Presentación del Informe de Gestión Semestral al
Comité Técnico Operativo de Seguimiento, lo que les permitirá evaluar nuevas
estrategias que les permita cumplir con el Plan de Descongestión el cual en la presente
vigencia tuvo un alcance del 79%, de manera que para 2015 si se cumpla con el 100%.
Se continúa trabajando arduamente en el tema relacionado con el Plan de Mejoramiento
institucional puesto que el tema más álgido corresponde a los hallazgos correspondientes al
proceso de Indagación Preliminar, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Estado general del Sistema de Control Interno
El sistema de control interno se encuentra debidamente implementado y desarrollado
soportándose en la normatividad que lo regula; en la Contraloría de Cundinamarca
permanentemente se realiza su difusión a través de la emisión de campañas de autocontrol.
El 19 de diciembre de 2014, se llevó a cabo el cierre y socialización de la actualización del
MECI, a todos los funcionarios de la entidad, actividad que estuvo a cargo del Contralor de
Cundinamarca y de la Representante de la alta dirección.
Con la certificación por parte de COTECNA en materia de Sistema de Gestión de Calidad la
entidad logra enriquecer su sistema de Control interno y optimizar su planeación, ejecución,
monitoreo y evaluación de planes y programas de tal manera que refleja una mejor gestión y
un avance positivo en el cumplimiento de sus funciones y competencias en el departamento
de Cundinamarca.
El Mapa de riesgos fue actualizado permitiendo valorar el riesgo y generar acciones que lo
prevengan.
Se cumplió a cabalidad el Plan de auditoria Interno arrojando acciones de mejora que se han
venido monitoreando.
Recomendaciones
Aprovechar la actualización del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, de acuerdo al
Decreto 943 de mayo 21 de 2014, para difundir cada uno de los elementos del sistema, en
especial con el personal que se va incorporando a la institución.
Enfatizar en la necesidad de que cada dueño de proceso realice un seguimiento más estricto
a los Planes de Mejoramiento Institucional y por proceso reconociendo que su cumplimiento
redunda en el fortalecimiento de la gestión institucional.
Se insiste en definir una batería de indicadores que permita evaluar de manera integral la
gestión pública en la Contraloría de Cundinamarca.
Se hace necesario que en la formulación del Plan de acción exista una medición exacta
sobre Dueños del proceso es decir las Direcciones correspondientes, esto afecta la
calificación y gestión funcional de la dependencia y por lo tanto de sus acuerdos de gestión.
La oficina de Control interno adelantara una rigurosa supervisión a los compromisos
establecidos en el Plan de acción en las Auditorías internas con el fin de verificar su
cumplimiento teniendo en cuenta que el seguimiento trimestral lo están realizando
directamente las áreas por lo que se hace necesario tener un filtro más riguroso.
Continuar trabajando conjuntamente con la oficina de planeación para fortalecer cada día
más el sistema integrado de gestión.
Persistir en la dinámica de los planes de mejoramiento destacando que su cumplimiento
redunda en el fortalecimiento institucional.
Promover, en todos los servidores públicos de la entidad la firme convicción de que nuestros
usuarios son la razón de ser de la misión institucional y que la gestión de los procesos debe
estar encaminada al logro de los resultados en términos de eficiencia y eficacia.
Continuar con la capacitación del personal de la entidad, en el tema de auditorías internas,
de tal manera que se logre con el tiempo, que todos los funcionarios de la contraloría estén
capacitados en gestión de la calidad.
Original Firmado
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Firma
JUSBLEIDY VARGA ROJAS
Jefe oficina de Control Interno