Creación de Informes por Asistente y Usuario

Guía
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Facultad: Ingeniería.
Escuela: Biomédica
Asignatura: Informática Médica
Creación de Informes por Asistente y
Usuario
Objetivos
 Conocer la estructura de un informe.
 Crear informes utilizando el asistente y personalizar a través de la vista de
diseño.
 Relacionar una consulta con informes.
Recomendaciones
Tenga orden y aseo para trabajar
Al finalizar el laboratorio se debe dejar en la misma ó mejor condición en que se
encontró (Asegúrese de apagar el Equipo antes de retirarse).
Materiales y equipos
Computadora
Microsoft Office Access 2007.
Introducción Teórica
INFORME
Es una forma de imprimir los datos contenidos en una o varias tablas en una hoja
de papel. Así los informes permiten agrupar la información contenida en todos los
registros y presentarla de una forma más compacta y reducida, esto puede ser
incluyendo totales.
Los informes pueden incluir elementos como: encabezados con el título del
informe, pie de página, encabezado de grupo, pie de grupo, la fecha, el número de
página, un valor de resumen.
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Los informes están compuestos por secciones que se utilizan para colocar los
controles en el diseño del informe para que este muestre lo que se desea imprimir
en papel. Entre algunas de estas secciones están:
 Encabezado de página
 Detalle
 Pie de página
La estructura de un informe es la siguiente:
Herramientas
de diseño para
informes
Área de
encabezado
del informe
Área de detalle
(Muestra los
registros)
Área de pie de
página (Fechas,
páginas)
Procedimiento
En el desarrollo de esta práctica se utilizará las dos formas de crear un informe, a
través de asistente y usuario; al igual que las consultas y los formularios, el uso de
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asistentes es muy útil cuando surgen problemas donde se tiene que entregar una
información rápidamente.
CREACIÓN DE INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE.
Crear un informe correspondiente a un Listado de Consultas Médicas, para ello
desarrollar lo siguiente:
1. Abrir la base de datos Consultorio Médico
2. En el menú crear seleccione el objeto Asistente para informes.
Figura 1: Herramientas para la elaboración de informes.
3. Luego seleccione los campos que se incluirán en el informe, para ello
seleccione todos los campos de la tabla Consultas Médicas, esto se puede
realizar de dos formas:
seleccionando uno a uno los campos o todos
simultáneamente con el botón
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Figura 2: Vista del asistente para la elaboración de informes.
4. Seleccionar siguiente y si lo desea puede indicar el campo que desea utilizar
como nivel de agrupamiento (para este ejercicio no se seleccionará ningún
campo) y luego volver a presionar siguiente.
5. Luego se presenta un cuadro de diálogo solicitando la forma en que desea
ordenar los registros al ser mostrados, seleccione IdConsultamedica y luego
presionar siguiente.
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Figura 3: Vista del asistente para la elaboración de informes
6. Seleccionar el tipo de distribución que aplique para su informe, este puede
estar en columnas, tabular y justificado, la orientación puede ser vertical u
horizontal; para este caso seleccione tabular y orientación vertical y luego
presionar siguiente.
Figura 4. Selección de la distribución del informe mediante el uso de asistente
para informes.
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7. Luego seleccione algún estilo a aplicar para el informe y presione siguiente.
8. Luego indicar el título para el informe, en este caso se denominará Listado de
Consultas Médicas. Luego presione finalizar y se presentará en pantalla la
vista preliminar del informe creado con el asistente.
Figura 5. Vista preliminar del informe Listado de Consultas Médicas creado
mediante el uso de asistente para informes.
Los informes trabajan de la misma forma que los formularios, es decir tienen una
Vista Diseño y una Vista ejecución.
Ejercicio 1
Realizar los siguientes informes utilizando el asistente y luego personalice sus
informes modificando las propiedades de cada control:

El informe a realizar es: Listado de Pacientes.
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
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Realice 3 informes utilizando consultas (utilizar las que ya se tienen). Para
agregar una consulta seleccionar en lugar de una tabla la consulta de
desee utilizar.
AGRUPAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA REALIZAR CÁLCULOS.
Para realizar esta etapa de la práctica deberá crear una tabla la cual se llamará
Citas Médicas. La tabla a crear llevará los siguientes campos:
Figura 6. Tabla de Citas Médicas
Después de haber creado la tabla anterior inserte datos de registros como se
muestra:
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Figura 7. Datos de la tabla Citas Médicas
Ahora se mostrará un ejemplo donde se agrupan las fechas de las citas
realizadas.
1. Cree una nueva consulta llamada: Citas Médicas por Fecha.
2. Las columnas a agregar serán: IdCitamedica, IdPaciente, Fechacitamedica y
IdEspecialidad.
3. Agregar dos parámetros a la fecha de cita médica para que acepte un rango de
fecha, por ejemplo: Fecha inicio y Fecha final. Para ello en la fila Criterios del
campo Fechacitamedica coloque lo siguiente: ENTRE [Fecha Inicio:] Y [Fecha
Final:]
4. Ahora corra la consulta colocando por ejemplo en la fecha de inicio: 31/12/2011
y en la fecha final: 31/12/2012. Observe los resultados de la consulta.
5. Ahora cree un informe desde la Vista Diseño y guardarlo como Informe de
Citas Médicas Realizadas; para ello seleccione crear Informe en blanco y luego
cambie a vista de diseño.
6. Luego vaya a las propiedades del informe, modificar el Origen de Registros
para hacer referencia a la consulta creada: Citas Médicas por Fecha.
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Figura 8. Diseño del Informe de Citas Médicas
7. En el Encabezado del informe agregar una etiqueta con el título: Consultorio
Médico. (si no se muestra en la vista de diseño, ir a la hoja de Organizar en las
herramientas de diseño del informe y seleccionar el icono para mostrar u
ocultar)
8. En el Encabezado de página del informe agregar una etiqueta con el título:
Citas Médicas Realizadas.
9. Agregar cuadros de texto de los campos de la consulta en el Detalle del
informe, igual que como lo haría en un formulario, para ello si no tiene activado
el cuadro de dialogo de la lista de campos de un click en agregar campos
existentes de las herramientas de diseño del informe (Agregar: IdCitamedica,
IdPaciente, Fechacitamedica y IdEspecialidad)
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Figura 9.Etiquetas del Detalle del Informe de Citas Médicas
10. Seleccionar, ordenar y agrupar de la pestaña de diseño en la barra de
herramientas de diseño de informe
Luego seleccione agregar un grupo.
11. En la columna campo y expresión seleccionar Fechacitamedica con orden “de
más reciente a más antigua”; “por mes” y luego seleccionar más.
12. Establezca la propiedad: “con una sección de encabezado”.
13. Establezca la propiedad: “con una sección de pie”.
14. Luego seleccionar “mantener todo el grupo junto en una página”
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Figura 10.Edicion de propiedades del grupo.
15. Cuando acepte estas condiciones se activarán dos nuevas secciones a la
estructura del informe:

Encabezado Fechacitamedica

Pie Fechacitamedica
Estas propiedades se encargan de visualizar la información agrupada para que los
resultados sean apreciados de manera más ordenada.
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Figura 11.Vista de los nuevos campos del informe: Encabezado Fechacitamedica
y Pie Fechacitamendica.
16. Agregar un control cuadro de texto en la sección de Pie Fechacitamedica, el
objetivo será imprimir la sumatoria de citas realizadas durante cada Mes.
17. Escribir lo siguiente en el nombre del cuadro de texto: Citas realizadas; luego
en el siguiente campo del cuadro de texto: =cuenta([IdCitamedica]), lo que
hace es contar toda la columna de IdCitamedica correspondiente a cada mes.
18. Luego observe el informe en la vista Preliminar y observe los resultados,
confirme resultados revisando la tabla de citas médicas.
19. Se presentará un cuadro de diálogo donde tendrá que ingresar una Fecha de
Inicio para generar su informe, al igual una Fecha Final. Por ejemplo: Se
requiere las citas médicas realizadas entre el 31 de Diciembre del año 2011 al
31 de Diciembre de 2012.

Fecha Inicio: 31/12/2011

Fecha Final: 31/12/2012
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20. El resultado anterior muestra las citas realizadas en el periodo seleccionado,
desglosándolas por cada mes y mostrando totales parciales por mes.
21. Ahora haga que en el informe se le muestre el total de citas realizadas durante
el periodo seleccionado, es decir incluyendo o sumando los resultados
parciales mostrados anteriormente, para ello abra el informe en la vista de
diseño y en el pie del informe agregue un cuadro de texto; en el nombre del
cuadro de texto coloque Citas totales realizadas en el periodo seleccionado;
luego en el siguiente campo del cuadro de texto: =cuenta([IdCitamedica]), lo
que hace es contar toda la columna de IdCitamedica correspondiente a todo el
período seleccionado.
22. Haga pruebas introduciendo otros periodos.
Figura 12. Vista preliminar del Informe para la consulta de citas médicas
realizadas entre el 01/01/2011 al 31/12/2011.
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Análisis de Resultados
1. Presente todos los ejercicios planteados en el procedimiento.
2. Realice dos informes con las siguientes especificaciones:
 Realizar un informe que muestre los tratamientos por paciente, incluyendo
las fechas de consulta y el médico que la atendió.
 Realizar un informe que muestre las consultas medicas realizadas de
acuerdo al tipo de paciente (cotizante ISSS, no asegurado, etc.)
En cualquiera de los informes puede utilizar consultas, asistentes, agrupaciones,
etc.
Investigación Complementaria
1. ¿Qué es un subformulario?
2. ¿Qué es un subinforme?
3. ¿Cómo ejecutaría un informe desde un formulario a través de un botón de
comando?
Bibliografía
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Access 2007 for starters : the missing manual / Matthew MacDonald.
Sebastopol, CA: O'Reilly, 2007
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