guía para el registro y control de bienes, con énfasis en cadena de

GUÍA PARA
EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES,
CON ÉNFASIS EN CADENA DE FRÍO
Y MANEJO DEL SOFTWARE
SIGA PATRIMONIO
Documento de trabajo
Noviembre del 2010
GUÍA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON ÉNFASIS EN CADENA DE FRÍO
Y MANEJO DEL SOFTWARE SIGA PATRIMONIO
CONTENIDO
Introducción
Glosario de términos
CAPITULO I. CONFIGURACIÓN DEL SIGA MP
1.
Acceso al Sistema
2.
Opciones de tablas en el SIGA-MEF
3.
Familia según la Superintendencia de Bienes Nacionales
4.
Items
5.
Ubicación Física
6.
Causales de Baja
7.
Tipos de patrimonio
8.
Colores
9.
Parámetros
10. Tablas Generales
11. Sedes
12. Almacenes
13. Centros de Costo
14. Personal
15. Salir del Sistema
CAPITULO II. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
1.
Marco Legal
1.1.
Toma de inventario
1.2.
Bienes muebles objeto de inventario
1.3.
Codificación de bienes muebles
1.4.
Comisión de inventario
1.5.
Condiciones previas a la toma de inventario
1.6.
Proceso de Toma de Inventario
1.7.
Procesamiento de la información obtenida en la toma de inventario
1.8.
Resultados de la Toma de Inventario
2.
Procedimiento SIGA – MEF
2.1. Mantenimiento en el SIGA-MEF
2.2. Inventario Inicial
2.3. Inventario Institucional
2.4. Inventario no Institucional
2.5. Inventario físico
2.6. Sobrantes
2.7. Faltantes
CAPITULO III. ALTA DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL
1. Marco legal
1.1.
Aspectos generales
1.2.
Causales para el alta de los bienes muebles
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1.3.
1.4.
2.
Procedimiento para las altas de los bienes muebles
Incorporación de los bienes muebles al registro patrimonial
Procedimiento en el SIGA-MEF
2.1. Altas de bienes
2.2. Alta en el Módulo de Patrimonio
2.3. Ingresos por el Modulo Patrimonial del SIGA-MEF
2.4. Altas no Institucionales
CAPITULO IV. BAJAS DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL
1. Marco legal
1.1.
Aspectos generales
1.2.
Causales para la baja de los bienes muebles
1.3.
Procedimiento para las bajas de los bienes muebles
1.4.
Responsabilidad y custodia de los bienes muebles dados de baja
2.
Procedimiento en el SIGA-MEF
2.1. Bajas en el SIGA-MEF
2.2. Bienes en custodia
CAPITULO V. CONSULTAS Y REPORTES
1. Ordenes de Compras
2. Entrada al almacén
3. Patrimonio según plan contable
4. Reportes Varios
5. Patrimonio Según Centros de Costo
6. Patrimonio por Empleado
7. Relación de activos – seguimiento
CAPITULO VI. PROCESO EN EL SIGA-MEF
1. Proceso de Cierre Contable
2. Proceso SBN
3. Proceso de Carga de inventario inicial por año
CAPITULO VII. SEGUIMIENTO Y CONTROL
1. Asignación
2. Desplazamiento Interno
3. Mantenimiento de activos
4. Salidas
5. Salidas para mantenimiento
6. Salidas por bajas
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INTRODUCCIÓN
La administración, uso, control, custodia y contabilización de los bienes del Estado,
debe sustentarse en un sistema que garantice la realización simultánea del
seguimiento de las operaciones financieras efectuadas por las instituciones del sector,
con los fondos asignados en el presupuesto. Por tal sentido el SIGA-MP, contempla
todas los Procesos Técnicos del Control Patrimonial bajo el concepto de integridad y
de no duplicidad de esfuerzos.
Los bienes muebles patrimoniales -que constituyen una parte importante del
patrimonio estatal-, están sujetos a un conjunto de normas que, especialmente en los
últimos tres años, posibilitan que las entidades públicas realicen de manera ordenada
y eficiente la administración de sus bienes; todo ello dentro del marco de la política de
un Estado moderno, eficiente y promotor.
El Módulo de Patrimonio (SIGA-MP), como parte del SIGA-ML, es una herramienta
para la gestión del Control Patrimonial, la misma que le permitirá administrar, registrar,
controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre la administración de los Bienes
de Propiedad Fiscal, cuya administración está a cargo de la Unidad Ejecutora (UE).
Por otro lado, para que la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN)
cumpla adecuadamente su función de registrar los bienes muebles patrimoniales, ha
sido necesario que las entidades públicas utilicen criterios homogéneos para formular
el inventario de sus bienes muebles, los mismos que deberán ser reportados a esta
entidad rectora para su correspondiente registro, así como para su control y
fiscalización.
Objetivo
Lograr acciones de eficacia, eficiencia, transparencia y de control en todas y cada una
de las etapas del proceso de administración de los bienes.
Responsabilidad
Los órganos responsables de la administración del patrimonio mobiliario de la
entidad pública son:
a) La Oficina General de Administración (OGA) o quien haga sus veces.
b) La Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial.
c) El Órgano de Control Institucional.
Los Departamentos de Patrimonio, o las dependencias que hagan sus veces, deberán
realizar el levantamiento de inventario de los bienes del ejercicio contable patrimonial
correspondiente. Cuando existan unidades componentes, deberán coordinar a fin de
proceder conforme a las normativas vigentes.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
1.
ABANDONO: Situación en que se encuentran los bienes muebles depositados en
las sedes o locales pertenecientes a las entidades del Estado, al no ser
reclamados por sus propietarios.
2.
ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES: Es el proceso por el cual las entidades
del Estado adquieren la propiedad de bienes muebles.
3.
AFECTACIÓN EN USO: Consiste en la entrega gratuita de bienes en calidad de
préstamo, entre entidades del Estado o de éstas a otras personas jurídicas
subvencionadas por el Estado.
4.
ALTA DE BIENES MUEBLES: Procedimiento administrativo por el cual se
incluyen bienes patrimoniales dentro del Registro Mobiliario y el Registro Contable
de una entidad del Estado.
5.
BAJA DE BIENES MUEBLES: Procedimiento administrativo por el cual se
extraen bienes patrimoniales del Registro Mobiliario y del Registro Contable de
una entidad del Estado.
6.
BIENES MUEBLES: Los que señale como tales el Código Civil o los que no sean
señalados como bienes inmuebles por dicho Código.
7.
BIENES MUEBLES FALTANTES: Bienes Patrimoniales que estando incluidos en
el Registro Mobiliario y el Registro Contable de una entidad del Estado, no se
encuentran físicamente.
8.
BIENES MUEBLES SOBRANTES: Bienes Patrimoniales omitidos o no incluidos
en el Registro Mobiliario y el Registro Contable de una entidad del Estado.
9.
BIENES EN CUSTODIA: Aquellos bienes que han sido dados de baja por una
entidad del Estado quedando en administración de la Superintendencia de Bienes
Nacionales hasta que determine su destino final. La custodia implica una guarda y
responsabilidad del bien por parte de la entidad que lo dio de baja quedando
obligada ésta a llevar un registro especial de conformidad a las especificaciones
que se encuentran contenidas en el Software Inventario Mobiliario Institucional.
10. BIENES FUNGIBLES: Aquellos bienes muebles intercambiables y consumibles
por el uso.
11. BIENES PATRIMONIALES: Todos aquellos bienes muebles que se encuentran
descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
12. BUENO: Condición del bien mueble que está operando en perfectas condiciones
técnicas y físicas, y que no ha sufrido ninguna reparación o mantenimiento
(observaciones del bien mueble casi nuevo).
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13. CAUSAL DE BAJA: Condición funcional, operativa o física que permite discernir
o determinar que los bienes ya no pueden seguir en un normal uso eficiente o
adecuado para el desempeño de las funciones de la institución. En mérito de una
o más causales se puede proceder a proponer y tramitar la baja de los bienes en
sujeción al correspondiente Reglamento de Altas, Bajas y Ventas.
14. CLASE: Es la divisionaria del grupo genérico que lo subdivide de acuerdo a la
función y características del tipo de bien, que se encuentra definida como Equipo,
Mobiliario, Etc., teniendo dos (2) dígitos como rango.
15. COMISIÓN DE INVENTARIO: Órgano encargado de realizar la toma de inventario
de la Institución, que debe ser nombrado mediante Resolución Administrativa.
16. COMPRA: Adquisición onerosa de un bien conforme a las normas de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento.
17. COMITÉ DE ALTAS BAJAS Y VENTAS: Unidad orgánica no estructurada que en
toda entidad se encarga de ver, de acuerdo a su Reglamento de Altas, Bajas y
Ventas, todo lo relacionado con las solicitudes de baja de bienes patrimoniales
sobre las cuales recae por lo menos una causal de baja.
18. CHATARRA: Estado avanzado de deterioro de un bien mueble, que hace
imposible su recuperación y en el caso de vehículos, no debe inscribirse en el
Registro de Propiedad Vehicular.
19. DENOMINACIÓN DEL TIPO DE BIEN: Es la identificación o descripción del bien
en forma genérica, la cual consta de cuatro (4) dígitos como rango
20. ELABORACIÓN DE BIENES: Es la fabricación o producción de un bien mueble
con distintas características a las de sus componentes de origen, en los talleres
de la entidad estatal, con la utilización de materiales e insumos adquiridos por
ella. Estos bienes muebles elaborados para su incorporación al patrimonio de la
entidad no deben estar sujetos a operaciones de venta.
21. ENTIDAD AFECTANTE: Entidad del Estado propietaria del bien afectado en uso.
22. ENTIDAD AFECTATARIA: Entidad del Estado o persona jurídica subvencionada
por éste, beneficiaria de la afectación en uso.
23. ENTIDAD COOPERANTE: Gobierno extranjero, entidad internacional o persona
jurídica en general que haya suscrito y realizado convenios de cooperación con el
Estado Peruano.
24. ENTIDAD POSEEDORA: Entidad del Estado que posee físicamente en sus
locales bienes muebles objeto de saneamiento.
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25. ENTIDAD TITULAR: Entidad del Estado propietaria del vehículo materia de
saneamiento según el Registro de Propiedad Vehicular.
26. ETIQUETADO (IDENTIFICACIÓN) DE BIENES): Es el proceso que consiste en la
identificación de los bienes muebles mediante asignación de un símbolo material
que contendrá el nombre de la entidad a que pertenece o siglas y el código
patrimonial correspondiente. Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario
tendrán una codificación permanente que los diferencie de cualquier otro bien.
27. FASE DE CAMPO: Proceso que tiene como objetivo el levantamiento de la
información física de los bienes: comprobación de la presencia física del bien y
ubicación, detalle técnico, estado de conservación, condiciones de utilización y
condiciones de seguridad. Para este caso la comisión de inventario se presentará
en los ambientes físicos para realizar el proceso.
28. FASE DE GABINETE: Consiste en el procesamiento, conciliación física y
contable de la información recopilada en la fase de campo. En este caso se utiliza
el software Inventario Mobiliario Institucional.
29. FISCALIZACIÓN: Conjunto de acciones ejecutadas por la Superintendencia de
Bienes Nacionales a través de una inspección ocular a base de muestreo, con el
fin de comprobar la información remitida en su inventario por una entidad del
Estado.
30. GRUPO GENÉRICO: Es el conjunto de bienes muebles relacionados entre sí por
su afinidad, teniendo dos (2) dígitos como rango
31. INVENTARIO: Documento que contiene la relación pormenorizada de los bienes
muebles de una institución, en el cual debe estar detallado el nombre y código
patrimonial, características propias, estado actual de conservación, valor en libros,
valor de tasación, usuario y ubicación del bien.
32. INFORME FINAL DEL INVENTARIO: Documento que contiene los resultados
obtenidos producto de la toma de inventario en el cual deberá detallarse los
bienes en uso institucional, aquellos que no se encuentran en uso en la
institución, los bienes prestados a otros organismos que deben ser recuperados,
los bienes en proceso de transferencia, la relación de bienes perdidos por
negligencia o robo, además de la relación de los servidores que tienen a su cargo
dichos bienes, la relación de bienes de procedencia desconocida y la relación de
los nombres de los responsables de la redacción del dicho informe.
33. INFORME TÉCNICO LEGAL: Documento elaborado sobre la situación legal,
valor y estado de un determinado bien mueble patrimonial.
34. NUEVO: Es la condición del bien mueble que está operando en perfectas
condiciones técnicas y físicas, y no ha sufrido ninguna reparación o
mantenimiento (observaciones externas del bien mueble nuevo).
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35. MALO: Es la condición del bien mueble que no recibe mantenimiento periódico,
cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles y sus usos operacionales tienen
desperfectos o fallas para desarrollar su trabajo normal (es factible que no esté
operativo pero puede recuperarse). También debe considerarse como malo, aquel
bien cuyo deterioro técnico y físico hace presumir su inoperatividad (irrecuperable,
costo muy alto), cuyo único valor es el de los materiales compuestos. También se
le denomina chatarra.
36. NÚMERO CORRELATIVO: Representa el número del bien mueble de un total
con las mismas características. Es decir que pertenece al mismo grupo genérico,
clase y denominación y estará numerado en forma correlativa, teniendo cuatro (4)
dígitos como rango, estos pueden ser alfanuméricos.
37. REGULAR: Es la condición del bien mueble que está operando en forma normal y
tiene mantenimiento permanente y sólo tiene ligeros deterioros externos debido al
uso normal, no influye en el desarrollo de su trabajo.
38. SANEAMIENTO: Acciones técnicas - administrativas - legales que deben realizar
las entidades del Estado, a través de la Oficina General de Administración o la
que haga sus veces, a fin de regularizar la situación legal de los bienes muebles
patrimoniales con los que cuenta.
39. SBN: Superintendencia de Bienes Nacionales.
40. SIMI: Software de Inventario de Mobiliario Institucional.
41. TOMA DE INVENTARIO: Proceso que consiste en verificar físicamente los bienes
con los que cuenta cada entidad a una fecha dada con el fin de asegurar su
existencia real. La toma de inventario permite contrastar los resultados obtenidos
valorizados con los registros contables para establecer su conformidad,
investigando las diferencias que pudieran existir y procediendo a las
regularizaciones del caso.
42. VALORIZACIÓN: O valuación, es una operación técnico - administrativa -
contable, que consiste en fijar el valor monetario que corresponde a determinados
bienes patrimoniales que por razones de excepción no cuentan con los
documentos probatorios, o que de existir éstos, resulta imposible obtenerlos.
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