Servicio de pausas activas

Servicio de pausas activas
PRO-29-3-02-01
MACROPROCESO
Bienestar Institucional
NIVEL 1
Prevención y promoción
FECHA PUBLICACIÓN 23/04/2015
NIVEL 2
Salud ocupacional
1.
Tabla de contenido
OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
3.1.
Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2.
Lineamientos ...................................................................................................................... 2
3.2.1.
Lineamientos de solicitud del servicio ........................................................................... 2
3.2.2.
Lineamientos de entrega del servicio ............................................................................ 2
3.2.3.
Lineamientos de modificación y cancelación del servicio ........................................... 2
3.1.5.
Lineamientos de sanciones y/o multas.......................................................................... 3
4.
RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 3
5.
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3
5.1.
Diagrama de flujo - Servicio de Pausas Activas ................................................................ 3
5.2.
Descripción de actividades - Servicio de Pausas Activas ................................................... 3
6.
DEFINICIONES ............................................................................................................................. 4
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................................. 5
8.
INDICADORES .............................................................................................................................. 5
9.
RIESGOS ...................................................................................................................................... 7
10. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................... 7
11. APROBACIÓN .............................................................................................................................. 7
12. ANEXOS ....................................................................................................................................... 8
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1. OBJETIVO
Prestar el servicio de pausas activas a la comunidad uniandina, durante cursos o sesiones de trabajo
con intensidad horaria de tres o más horas continuas.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud del usuario y termina cuando se realiza el informe de calidad del servicio, el
trasteo haya sido realizado. Se dispondrán de dos (2) instructores para prestar este servicio
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
No aplica
3.2. Lineamientos
3.2.1. Lineamientos de solicitud del servicio




El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
El canal de recepción y respuesta de solicitudes se realiza a través de la cuenta
[email protected]
Para solicitar el servicio el usuario debe diligenciar el Formato Solicitud de Pausa
activa
Las personas que pueden realizar la solicitud son: Decano, Director, Jefe, o
coordinadores y otros con copia a Decano, Director o Jefe.
3.2.2. Lineamientos de entrega del servicio







El horario de entrega del servicio es de lunes a viernes de 8:00 am a 8:00 pm y
sábados de 8:00 am a 1:30 pm
Se debe tratar de manera respetuosa al personal y usuarios del Centro Deportivo.
Se debe recibir al instructor de deportes en la entrada del salón o sala.
Se debe cumplir con los tiempos de las pausas.
Se debe Informar al docente de la clase de la actividad, para que sea receptivo.
Se debe Cancelar oportunamente en caso de cancelación de la pausa activa.
Se debe informar a los solicitantes la importancia de la actividad y su compromiso
con la misma.
3.2.3. Lineamientos de modificación y cancelación del servicio


El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
El canal de recepción y respuesta de solicitudes se realiza a través de la cuenta:
[email protected].
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
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La cancelación o modificación del servicio se debe realizar dos días antes de la
prestación del servicio.
Las personas que pueden realizar la solicitud son: Decano, Director, Jefe, o
coordinadores y otros con copia a Decano, Director o Jefe

3.1.5. Lineamientos de sanciones y/o multas
 En caso de no cancelar el servicio con más de un día de anterioridad, el usuario será
suspendido de solicitar el servicio por un mes.
4. RESPONSABILIDADES
Coordinador del Centro Deportivo

Establecer la relación con las unidades académicas
Gestor del recurso


Coordina el recurso para la pausa activa
Envía la información al solicitante
Ejecutor de la pausa

Realiza la pausa activa
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo - Servicio de Pausas Activas
5.2. Descripción de actividades - Servicio de Pausas Activas
ENTRADA
PROVEEDOR
Solicitante
SALIDA
Pausa activa realizada
CLIENTE
Solicitante
ACTIVIDAD
1
Necesidad de realizar una pausa activa
Solicitar
servicio
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
El decano, director, Jefe, o
coordinador y otros con copia a
decano, director o Jefe diligencia el
formato de solicitud pausa activa y
Solicitante
lo envía al correo electrónico
[email protected],
indicando el lugar y la hora de la
pausa activa
SISTEMA
DOCUMENTOS
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2
Revisar
disponibilidad
Se revisa la disponibilidad de
instructores capacitados para
realizar pausas activas
Supervisor de
gimnasio
3
Notificar al
solicitante que
el recurso no
está
disponible
Se le notifica al solicitante que no
hay recursos disponible la hora
solicitada para realizar la pausa
activa
Supervisor de
gimnasio
4
Confirmar
servicio
Se le confirma al solicitante el lugar
y hora donde se realizara la pausa
activa, además del nombre de los
instructores y sus respectivos
números telefónicos
Supervisor de
gimnasio
5
Cancelar
servicio
Por medio de correo a la cuenta
gimnasio se le dice que cambio se
cancela
Solicitante
6
Modificar el
servicio
Se envía un correo a la cuenta
[email protected],
indicando la modificación al
servicio
Solicitante
7
Prestar
servicio
El instructor realiza la pausa activa
en el lugar y la hora prevista por el
solicitante
Instructores de
deportes
8
Hacer informe
de servicio
Se diligencia un informe donde se
indican las eventualidades de la
pausa activa o si todo transcurrió
de acuerdo a lo planeado
Instructores de
deportes
Informe de
pausa activa
6. DEFINICIONES
 Pausa activa: breve interrupción en el trabajo realizado, no mayor a 10 minutos, basada en
ejercicios de estiramiento de intensidad moderada coordinados con una correcta respiración
para que la persona se reactive física e intelectualmente logrando un mayor rendimiento.
 Servicio básico: Servicio mínimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva. No
genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinería)
 Servicio estándar: Servicio que está al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se
encuentra definido de forma estándar para todos los usuarios del mismo y algunas veces
genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajería)
 Servicio Premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estándar definido por la
Universidad. Requiere personalización y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio
de monta carga)
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
Levantamiento del servicio: Pausas Activas
8. INDICADORES
FICHA DEL INDICADOR
PORCENTAJE DE REALIZACIÓN
Código del indicador
IND-29-3-02-011
Responsable del
indicador
Auxiliar de deportes
Objetivo
Medir el porcentaje de realización de pausas activas
Contabilizar
las
solicitudes
recibidas
y
confirmadas
del
correo
Método de Medición
[email protected]. Asimismo esta información se corrobora con
el informe de pausas activas
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
(# Pausas activas realizadas )/( # Pausas activas solicitadas)*100%
Variables
# Pausas activas realizadas, # Pausas activas solicitadas
Limitaciones
Fuente de datos
Informe de pausas activas, correo: [email protected]
Granularidad
Por universidad
Periodicidad
Anualmente
Meta
FICHA DEL
INDICADOR
Observaciones
PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN DEL SERVICIO
Código del indicador
IND-29-3-02-012
Responsable del
indicador
Auxiliar de deportes
Objetivo
Medir la satisfacción de los solicitantes
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Método de Medición
A partir de la Encuesta de satisfacción, revisando las estadísticas se cuantifican las
encuestas que hayan tenido “Muy satisfecho” o “Satisfecho”, además del total de
encuestas realizadas
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
(Servicio “Muy satisfecho” o “Satisfecho”)/( total de encuestas)*100%
Variables
Servicio “Muy satisfecho” o “Satisfecho”: total de encuestas calificadas como
“Muy satisfecho” o “Satisfecho”, total de encuestas
Limitaciones
Fuente de datos
Resumen estadístico de la encuesta, la encuesta está disponible en:
https://es.surveymonkey.com/r/?sm=2JDTO54uV1yZxsYrw9kI7w%3d%3d
Granularidad
Por universidad
Periodicidad
Anualmente
Meta
98%
Observaciones
FICHA DEL INDICADOR
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
Código del indicador
IND-29-3-02-013
Responsable del
indicador
Auxiliar de deportes
Objetivo
Medir el cumplimiento del tiempo de respuesta de la solicitud de reserva
Método de Medición
A partir de la Encuesta de satisfacción, revisando las estadísticas se cuantifican las
la encuestas donde se afirma que el tiempo de respuesta de la solicitud fue el
adecuado, además del total de encuestas realizadas
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
(Servicios a tiempo )/(total de encuestas)*100%
Variables
Servicio a tiempo: total de encuestas donde el encuestado afirmó que el tiempo de
respuesta de la solicitud de reserva fue el adecuado, total de encuestas
Limitaciones
Fuente de datos
Resumen estadístico de la encuesta, la encuesta está disponible en:
https://es.surveymonkey.com/r/?sm=2JDTO54uV1yZxsYrw9kI7w%3d%3d
Granularidad
Por universidad
Periodicidad
Anualmente
Meta
98%
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9. RIESGOS
OPERATIVO
No aviso de cambios en los horarios de la pausa activa
CALIDAD DE SERVICIO
No cumplimiento del servicio por trato inadecuado del usuario al funcionario del Centro Deportivo
Compromiso y participación de las personas involucradas en la pausa activa
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
18/03/2015
Publicación
23/04/2015
11. APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
Nicolás Montaño
Ingeniero de procesos
18/03/2015
REVISÓ
Alberto Poveda
Coordinador de procesos
15/04/2015
APROBÓ
Diana Dalmau
Coordinadora Centro Deportivo
15/04/2015
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12. ANEXOS
ANEXO 1
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE PAUSAS ACTIVAS
1. TIPO DE SERVICIO:
Básico
Estándar
X
Premium
2. POBLACIÓN ATENDIDA:
Toda la comunidad Uniandina
3. RECURSOS QUE SOPORTAN EL SERVICIO:
Rol en la
prestación del
servicio
Facilitador de la
práctica libre
Interventor
entre las
Unidades/Depen
dencia y C.D
Descripción del
rol
Atención a los
usuarios,
asignación de los
espacios e
implementos
para la práctica
libre.
Autoriza ciertas
Autoriza ciertas
actividades y
actividades y
procesos.
procesos
Cargo
Cantidad
Auxiliar de
Deportes
7
Coordinador
Coordinador
C.D.
del
Centro Deportivo
1
1
4. SOPORTE TECNOLÓGICO CON EL QUE CUENTA EL SERVICIO
Totalmente automatizado
Automatizado
X
Ninguno
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5. EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL SERVICIO:
En la solicitud existe un espacio para la evaluación del servicio. Y en digital siempre queda registro
mensual.
Papel
Archivo digital
No existe
X
6. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
 Estadísticas práctica libre por escenario deportivo
7. DEFINICIÓN SOPORTE TECNOLÓGICO:
1. Totalmente automatizado: Autoservicio.
2. Automatizado: servicio que utiliza un medio tecnológico, pero requiere un gestor.
3. Ninguno
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ANEXO 2
GESTIÓN DE INCIDENTES
Canal de recepción de incidente:
Correo: [email protected]
Administración Centro Deportivo: Personal.
Teléfono: 3394949 Ext 2234 /2256/2238
Tipo de
incidente
Descripción
Atención no
adecuada
al usuario
Equivocación en la
asignación del
espacio asociado a
la práctica libre.
Problemas
de salud
Riesgos asociados a
la actividad física y
el deporte
El responsable en la
Facultad,
Problema
Departamento o
en la
Unidad
entrega del Administrativa no
servicio
recibe al Instructor
de Deportes en el
salón
Prioridad/
Tiempo de
respuesta
Protocolo
Reporte del
inconveniente y
solución
1. El auxiliar de
deportes asignó en
forma equivocada un
espacio asociado a la
práctica libre.
2. El auxiliar de
Alta/
deportes se disculpa, le
Inmediato
ofrece otras
alternativas de práctica
libre y reporta el
incidente a la
coordinadora
administrativa.
1. Centro Deportivo
reporta al área médica
el incidente del
usuario.
2. El médico del C.D.
Alta/
se desplaza al lugar
inmediato
del incidente y revisa
al paciente.
3. El médico desplaza
al consultorio o remite
a la clínica al paciente
Alta/
inmediato
El Instructor de
Deportes llama al
número celular del
responsable en la
Facultad,
Departamento o
Unidad Administrativa
Plan de contingencia
Ninguno
En caso de no
localizar al médico
del C.D. se debe
llamar al brigadista
del C.D. en su
ausencia reportar el
incidente en la línea
de emergencia *000
o 0000.
El Instructor se
desplaza de acuerdo
al plan B.
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y le informa que se
encuentra en el lugar.
El responsable en la
facultad se desplaza al
sitio de encuentro.
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