Procedimiento: Diseño, Seguimiento y Análisis de Indicadores

Procedimiento: Diseño, Seguimiento y
Análisis de Indicadores
Fecha actualización: Junio 20 de 2013
PROCESO
RELACIONADO:
Medición y Análisis
LÍDER ESTRATÉGICO:
Jefe Oficina Asesora de Planeación
LIDER OPERATIVO:
Jefe Oficina de Control Interno
OBJETIVO:
Proporcionar una herramienta para el diseño, la evaluación, análisis y el seguimiento a los Indicadores de Gestión a
través de la información reportada por los procesos, permitiendo tomar decisiones oportunas en pro del mejoramiento
continúo del Sistema de Gestión de la Calidad en el DAFP.
ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la identificación de los aspectos a Evaluar y finaliza con la verificacion de la eficacia de
las propuestas de mejora.
La importancia de la correcta elaboración de los Indicadores de Gestión, permite evidenciar el nivel de cumplimiento
de la entidad, siempre que su estructura sea la más adecuada para optimizar los procesos y la toma de decisiones .
La entidad ha considerado la medición como practica de una verdadera gestión por procesos y ha asumido esquemas
y criterios adoptados por el Gobierno Nacional en materia de indicadores para las entidades gubernamentales y
construye para su aplicación la Guía para el Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de Gestión,
que se adopta a partir del año 2010 en el DAFP. Al mismo tiempo, se han utilizado los referentes de la Dirección de
Evaluación de Políticas del Departamento Nacional de Planeación -DNP para las políticas públicas y para las metas
del Plan Nacional de Desarrollo.
GENERALIDADES:
De acuerdo a la NTCGP 1000: 2009, la entidad debe aplicar los métodos apropiados para el seguimiento de los
procesos del sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. Estos métodos deben demostrar la
capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia), asi como el manejo de los recursos
disponibles (eficiencia). El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión, tanto en el logro de los
resultados como el manejo de los recursos utilizados, pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos, o en
forma global para el sistema.
El trabajo de seguimiento a los Indicadores de Gestión, consistirá en una serie de evaluaciones y análisis
independientes y objetivos a través de la información registrada, con el fin de implementar acciones correctivas y
detectar opotunidades de mejora.
TERMINOLOGÍA Y
ABREVIATURAS:
F. Versión 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan para generar valor, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.
Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y
optimizar el desempeño.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de
los recursos utilizados y disponibles.
SIPLAN: Sistema de Información de la Planeación Institucional - plan de Calidad.
SISMEG: Sistema de seguimiento a las metas de gobierno.
SGC: Sistema de Gestión de calidad.
PND: Plan Nacional de Desarrollo.
Lider Estratégico: es quien garantiza el seguimiento y control de los procesos misionales.
Lider Operativo: es quien asegura la planificación, ejecución y resultados de los mismos.
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP
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Indicadores
Fecha actualización: Junio 20 de 2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
INICIO
1
Identificar los aspectos a
Evaluar
Líder del Proceso
Documento de Trabajo Actas de reunión .
Comunicados internos
La identificación debe responder a la pregunta ¿Qué
se quiere medir? (el objeto de medición). Teniendo en
cuenta las politicas de operación establecidas en la
entidad y los lineamientos del PND, Plan Estrategico
Sectorial y Planes estrategicos institucionales, Plan de
desarrollo Administrativo, Planes operativos anuales,
planes de acción y Plan de calidad, dirigidos al
cumplimiento de los objetivos institucionales, se inicia
la identificación con la definición y consolidación de los
aspectos y las variables susceptibles de ser medidas.
Estos resultados deben ser comunicados a los equipos
de trabajo de cada proceso.
2
Convocar a los
representantes de los
procesos
Líder del Proceso
Comunicado - Correo
Para la construcción de los indicadores, se debe
convocar a un grupo de representantes de cada uno de
los procesos, para realizar el ejercicio de manera
transversal y articulado entre los procesos
estratégicos, misionales, de evaluación y de apoyo.
Líder del Proceso y grupo
de trabajo
Documentos de trabajo Actas - Formato F006 PR
MA
La metodología a seguir para construir los indicadores,
será la estipulada por el Departamento en la Cartilla N.
8 "Diseño, manejo interpretación y seguimiento de
Indicadores de Gestión" versión 2009, cuyo inicio es el
establecimiento del objetivo y el resultado será la Ficha
de identificación del Indicador -F-006 PR MA- señalada
en SGC del DAFP.
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Comunicado interno
Formato F006 PR MA
revisado
La autoridad para la aprobación de los instrumentos de
medición es la Dirección y la revisión, es de la Oficina
Asesora de Planeación.
Profesionales Oficina
Asesora de Planeación
Comunicado interno
Formato F006 PR MA
revisado
Formato Control de Cambios
F 003 PR GD
De acuerdo al procedimiento PD 001 PR GD
establecido en la entidad, se debe diligenciar control
de cambios para las modificaciones de la información
publicada en el SGC y enviada a la Oficina Asesora de
Planeación con el documento anexo.
Profesionales designados
Comunicado interno
Registro en SIPLAN
Registro en SISMEG
Registro en SIIF
Teniendo en cuenta los lineamientos del Sistema de
Gestión de Calidad en el Departamento, se incluye la
nueva ficha en el Sistema documental por parte del
servidor designado en la Oficina Asesora de
Planeación. Si el indicador hace parte de los procesos,
el servidor de cada proceso incluira la información en
el aplicativo SIPLAN; al igual, si el indicador hace
parte de la gestión institucional en el SISMEG.
Se determinará la pertinencia del indicador frente al
seguimiento de los proyectos y metas y de ser
necesario, se registra en el SIPLAN.
Profesionales Oficina
Asesora de Planeación
Comunicado
Cartelera
Calidad-DAFP
Se publicarán y difundirán los diferentes indicadores a
través del Sistema Calidad DAFP
Líder de proceso
Actas de reunión
Listado de asistencia
El lider de proceso socializará al interior de su grupo
de trabajo el indicador, definiendo la información,
responsabilidad, periodicidad y evaluación a tener en
cuenta para su diligenciamiento.
3
Estructurar el indicador de
acuerdo a la metodología
establecida por el DAFP
NO
4
¿Son
adecuados los
indicadores
SI
5
Documentar la información
aprobada
Registrar los indicadores en
los instrumentos definidos
6
7
Publicar y difundir las fichas
de los indicadores
8
Socializar los indicadores
A
F. Versión 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP
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Fecha actualización: Junio 20 de 2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
A
9
10
Aplicar la medición a través
del instrumento
Líder de Proceso
Profesional designado
¿Es
indicador de
proceso?
NO
Formato F006 PR MA
Diligenciado
Líder de Proceso
Profesional designado
SI
11
12
13
Solicitar información necesaria
para evaluar los indicadores
Consolidar la evaluación del
indicador
Enviar el indicador diligenciado
a la Oficina Asesora de
Planeación
Registrar los avances del indicador definido en las
herramientas dispuestas para tal fin (SIPLAN; SIIF; SISMEG;
Hoja del indicador) donde se encuentre , por parte del
profesional designado en cada proceso los primeros cinco (5)
días del mes siguiente al periodo establecido para su
medicion , en los aspectos cualitativos y/o cuantitativos
pertinentes.
Líder del Proceso y/o
Comunicado (correo
Profesional de la evaluación electrónico)
Cada uno de los responsables para el diligenciamiento de los
indicadores deben solicitar a los demas procesos, la
información necesaria para evaluarlos.
Líder del Proceso y/o
responsable de la
evaluación
F006 PR MA
Documento de trabajo
SIPLAN
De acuerdo con la información recolectada, el responsable
procedera a evaluarlo a traves del Formato 006 PR MA.
La anterior información debe ser actualizada a traves del
servidor Yaksa\indicadores_sgc_dafp.
Líder del Proceso y/o
responsable de la
evaluación
Comunicado interno
Formato F006 PR MA
revisado
Una vez se tenga la ficha del indicador diligenciada en el
servidor \\Yaksa\indicadores_sgc_dafp, se debe comunicar a
la Oficina Asesora de Planeación para su posterior revisión y
aprobación.
Lider del proceso de
medición y analisis
F006 PR MA
El lider del proceso de medicion y analisis junto con su grupo
de trabajo, debe determinar la coherencia de la información
en la ficha del indicador.
Lider del proceso
Actas de reunión
Reporte de mejoramiento
Al interior de cada proceso se debe analizar la información
arrojada en cada medición y tomar acciones correctivas y/o
preventivas, para garantizar el cumplimiento de la meta de
cada indicador.
NO
14
¿Es coherente
la evaluación
del indicador?
SI
15
Analizar los resultados de la
información
16
Publicar ficha del indicador
diligenciada en el sistema
Lider del proceso de
medición y analisis
F006 PR MA
Calidad DAFP
Una vez se determine la concordancia de la información, se
procede a publicar la ficha del indicador diligenciada en el
Sistema Calidad DAFP.
17
Analizar los resultados del
informe presentado por OAP
Comité Directivo
Documento informe
Acta
Analizada en comité directivo la información presentada por la
Oficina Asesora de planeación, se escuchará a cada
responsable sobre las acciones tomadas y se dará lugar al
establecimiento de acciones para el cumplimiento de las
metas institucionales.
18
Socializar los resultados al
grupo de trabajo
Lider de proceso y grupo de
trabajo
El lider de proceso socializará los resultados a su grupo de
trabajo, comentando los resultados presentados por la Oficina
Asesora de Planeación y las decisiones tomadas.
Lider de proceso y grupo de
F 007 PR MA
trabajo
De acuerdo a los lineamientos establecidos por el sistema de
Gestión de la Calidad en el Departamento, cada uno de los
procesos establecerá de acuerdo a sus necesidades reportes
de mejoramiento.
Oficina de control interno
La OCI de acuerdo a su rol, hará el seguimiento a través de
auditorias internas al avance de los reportes de mejoramiento
y la medición de la eficacia a través del grupo de auditores.
19
Generar propuesta de
mejoramiento institucional
20
Realizar seguimiento a los
reportes de mejoramiento
FIN
F. Versión 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
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