GUÍA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL DIAGNÓSTICO GH01 INTRODUCCIÓN El diagnóstico NTC 5906 permitirá determinar el grado de cumplimiento de los requisitos de esta norma por parte de cada Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Para facilitar la realización del diagnóstico por parte de los Centros de Conciliación y/o Arbitraje, se diseñó una herramienta en Excel, que hace parte de la Guía de Implementación de la Norma Técnica Colombiana NTC 5906, la cual puede ser consultada también en la web del Sistema de Conciliación www.conciliación.gov.co sección Norma Técnica Centros. Esta herramienta examina la totalidad de los requisitos de la norma. diligenciamiento tenga en cuenta: 1 Para su Escribir claramente el nombre del Centro y la fecha del diligenciamiento No dejar ninguno de los ítems sin calificar Ser preciso, objetivo y franco en su calificación, pues este es el primer paso para la implementación de la NTC 5906 en su Centro. REQUERIMIENTOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE Para aplicar la herramienta de diagnóstico el Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe contar con mínimo los siguientes requerimientos técnicos: 2 Un computador que tenga habilitado el programa de Microsoft Excel. RECOMENDACIONES QUE DEBE CUMPLIR EL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE PARA LA EJECUCIÓN DEL DIAGNÓSTICO Con el propósito de garantizar el éxito en el desarrollo del diagnóstico, recomendamos que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje: Imprima o diligencie en medio electrónico el cuestionario y lea las preguntas antes de responder. Disponga del tiempo y la información necesarios para contestarlo. Tenga disponible el soporte de las respuestas, debido a que van a ser auditables posteriormente. 3 3.1 INSTRUCCIONES PARA REALIZAR EL DIAGNÓSTICO Descargar la herramienta de Excel La herramienta de diagnóstico ha sido diseñada considerando tanto la naturaleza del Centro de Conciliación y/o Arbitraje (persona jurídica sin ánimo de lucro, entidad pública o facultad de derecho) como el tipo de servicio que este presta (conciliación y arbitraje; únicamente conciliación, o únicamente arbitraje). De esta manera, al descargar la herramienta encontrará un menú que lo llevará a que realice la selección de acuerdo con la naturaleza y servicio que presta su Centro, como se muestra en el ejemplo a continuación: Figura 1 Una vez seleccionados la naturaleza jurídica del Centro y el tipo de servicio que este presta, aparecerá la respectiva hoja de cálculo del diagnóstico en la cual, en primer lugar, debe ingresar información general del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Recuerde que todos los campos son obligatorios. Figura 2 3.2 Iniciar diligenciamiento del diagnóstico Después de completar los datos de información general del Centro, encontrará los enunciados con los requisitos de la NTC 5906 que debe cumplir el Centro, así: Figura 2 Usted debe calificar cada uno de los enunciados de requisitos de la NTC 5906 de acuerdo con los siguientes criterios, los cuales aparecen en una lista desplegable en la columna EVALUACIÓN del archivo de Excel, así: CRITERIO No aplica No está operando ni existe documento No está operando pero existe documento Está operando parcialmente pero no existe documento Está operando y existe documento, pero requiere ajustes Está operando y existe documento PUNTAJE 0 1 2 3 4 5 4 TABULACIÓN DEL ESTADO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE CUMPLIMIENTO DEL CENTRO DE Una vez terminada la evaluación de todos los enunciados de requisitos de la NTC 5906, se podrá ver el perfil de cumplimiento por parte del Centro al hacer clic en la herramienta “Tabulación del diagnóstico”, en la cual aparecerán nuevamente los puntajes asignados a cada enunciado y su correspondiente ponderación de acuerdo con los siguientes rangos: Rango 0.0 – 2.9: Insuficiente Rango 3.0 – 3.9: Aceptable. Rango 4.0 – 5.0: Satisfactorio Figura 3 Igualmente, al concluir el diligenciamiento del diagnóstico encontrará dos herramientas más que lo llevarán a las gráficas generadas automáticamente en las cuales se presenta el estado de cumplimiento de requisitos por parte del Centro, de la siguiente manera: i) gráfico de barras de cumplimiento por sub numeral; y, ii) gráfico radial de cumplimiento por numeral. Figura 4 Figura 5 En la figura 4 se da un ejemplo del gráfico de barras en el que se presenta el cumplimiento de requisitos por sub numeral de la NTC 5906, en tanto la figura 6 muestra la gráfica radial que indica el cumplimiento de requisitos por numeral de la NTC 5906. 5 INFORMAR LA EJECUCIÓN DEL DIAGNÓSTICO El diagnóstico se constituye en el derrotero del Centro para el proceso de implementación, por lo cual debe archivar y conservar el documento para su posterior consulta y como soporte para una posterior auditoría. A partir de la información del diagnóstico se desarrollarán las demás actividades del proceso de implementación de la NTC 5906, incluyendo la herramienta H_01_4 MODELO DE INFORME DE DIAGNÓSTICO, la cual debe ser diligenciada una vez terminado el diagnóstico.