Políticas de Comprobación de Gastos

Políticas de Comprobación de Gastos
1.- Después de recibido el cheque que se aplicará a gastos a comprobar, tendrán un plazo
máximo de VEINTE días naturales para entregar la documentación que ampare el gasto ejercido,
en el Departamento de Contabilidad, y la comprobación de Recursos Específicos en el
Departamento de Atención a Clientes ,donde le sellarán de recibido.
Si no queda debidamente comprobado en el plazo anteriormente señalado se procederá a retener
los vales de despensa, o bien al descuento vía nómina del responsable del proyecto o en su caso
del beneficiario (ver formato de responsiva).
Políticas internas de comprobación.
1.- Las comprobaciones deben ser acordes a lo autorizado en las partidas que se señalan en el
Clasificador por Objeto del Gasto.
2.- No se aceptan comprobaciones parciales, cambios de partidas, pagos con vales de despensa,
gastos personales, vinos y licores ni aquellas que consideren propinas, evitar el mal uso de RFC
solicitar única y exclusivamente facturas por el monto autorizado.
3.-En la adquisición de activo fijo y acervo bibliográfico deberá contar con el sello de la instancia
correspondiente en la factura.
4.-En las comprobaciones de recursos específicos (ANUIES, MOVILIDAD EST., P.A.I, CONUPE,
PIFI/FIUPEA, PIFI/FOMES, PIFOP, IDENTIDAD, PEF, CUPIA, PUC, ETC.) entregar
comprobaciones en el departamento de control presupuestal y los gastos del fondo PROMEP
deberán contener el visto bueno de la división de investigación y posgrado (área Apoyo PROMEP).
5.-Será motivo de sanción el hecho de presentar en la comprobación documentos y recibos
DUPLICADOS ó apócrifos los cuales serán turnados a la Dir. Gral. Jurídica para su seguimiento,
en tanto se cuente con documentación impresa por comprobar seguirá en función ésta política
hasta que las facturas electrónicas entren en funcionamiento al 100%. Así como verificar vigencia
de facturas.
6.-Las fechas de las facturas de comprobación deben comprender el período de la actividad para lo
que fue solicitado.
7.-Cuando la UAEH deposita a proveedores o becarios, tendrán que solicitar copia del depósito
correspondiente para realizar el trámite de factura y así poder comprobar, o en caso de los
proveedores, proporcionar sus datos (correo electrónico personal) para la recepción de los archivos
XML y PDF de la factura, y enviarla al correo para su almacenamiento.
8.-Cuando exista diferencia entre el importe del cheque y el importe de la comprobación se
realizará el depósito en ventanilla por el concepto de DIFERENCIA DE GASTOS A COMPROBAR.
9.- Cuando la ejecución del gasto sea en el extranjero deberán anotar la moneda y tipo de cambio
vigente en su momento, anexando algún documento comprobatorio de la transacción en donde se
haga mención del tipo de cambio utilizado.
10.-Alumnos que realizan movilidad académica deberán entregar facturas con requisitos fiscales.
11.-Las comprobaciones deben ser por cada cheque emitido de acuerdo al recurso otorgado
(federal, estatal, ingresos propios y autogenerados).
12.-Los recursos de caja chica deben ser comprobados únicamente con gastos de conservación y
mantenimiento (NO INCLUIR GASTOS PERSONALES, NOTAS DE CONSUMO, RECIBOS POR
CONCEPTO DE REUNIONES DE TRABAJO, VIÁTICOS Y GASOLINA).
13.- En las comprobaciones de la partida de Combustibles y lubricantes se deberá anexar la
bitácora respectiva debidamente requisitada con el Visto Bueno del Responsable Administrativo
correspondiente.
14.-La documentación comprobatoria relativa al mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina,
así como equipo de computo y comunicaciones, deberán de indicar el bien mueble al que se le
realizó el servicio, el nombre del resguardatario, la ubicación, marca, modelo, número de serie y el
número de inventario, como se especifica en la bitácora.
15.-En la documentación comprobatoria deberá estamparse el sello de responsabilidad por parte
del titular de la entidad, con nombre y firma autógrafa en un espacio que no afecte la legibilidad del
documento.
16.- Tratándose de facturas electrónicas se deberá de anexar a la póliza correspondiente la
representación impresa del comprobante fiscal digital y el resumen del análisis del archivo del
sistema con terminación *.XML, el cual será almacenado en términos de lo señalado en los
artículos 28 cuarto párrafo y 30 cuarto párrafo del C.F.F. en el correo de la persona que comprueba
el gasto para después ser renviado al correo [email protected] , donde se
identificará con el número de solicitud y año correspondiente para su almacenamiento.
Requisitos para la comprobación de gastos:
Reporte de Gastos.
Vale de Caja.
Comprobantes con los requisitos fiscales, legibles, sin tachaduras, enmendaduras, etc.
La comprobación de gastos deberá realizarse por cheque emitido y fondo, es decir en un
reporte de gastos no incluir las comprobaciones de dos o más cheques.
Guía de llenado del Reporte de Gastos
Concepto
Detalle
S.E./Año
Numero de Solicitud electrónica contenido en el vale de caja y año.
Recurso
Otorgado
Genérico (federal, Estatal, Autogenerados) así como los específicos
(PROMEP, PIFI etc.)
Nombre
Beneficiario del cheque
Fecha
Día de entrega de comprobación
Reporte
Importe (Cantidad y letra) que amparan las comprobaciones anexas
Fecha del vale
Fecha de impresión contenida en el vale de caja
C.C. (nombre de la dependencia que tramita el recurso)
Importe del Vale
Diferencia
Entre el importe del Cheque y el importe de las comprobaciones anexas
Extensión donde se localizan para notificar en caso de rechazo
Partida
Impresa en vale de caja
Observaciones
El beneficiario podrá incluir alguna aclaración sobre la documentación
comprobatoria anexa
Enterado
Firma del responsable de solicitar los recursos (dueño de nip)
Reporte de gastos
Formato de recibo oficial y bitácora.
Así como las Bitacoras correspondientes a :Combustibles y Lubricantes de Vehículos.
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Combustibles y Lubricantes de Maquinaria y Equipo.
Mantenimiento de Vehículos.
Mantenimiento de Maquinaria y Equipo.
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Nota: el formato de estas bitácoras se podrán encontrar en la página institucional en la sección de
la División de Administración y Finanzas.
Contabilidad.
Aplicación saldo deudores diversos.
Da a conocer a los gestores del PAU (genéricos y específicos) la integración del saldo
pendiente por comprobar, a una fecha determinada.
Es responsabilidad de cada gestor el monitoreo constante de la actualización de su estado
de cuenta mediante el uso de esta herramienta.