Políticas de Uso de los Sistemas

Instituto Costarricense de
Puertos del Pacífico
Políticas de Uso de
los Sistemas
Sistema Web para la Gestión de Servicios Portuarios
Tecnologías de Información
Políticas de Uso del Sistema Web para la Gestión de los Servicios
Portuarios
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INCOP | Políticas de Uso de los Sistemas
Dic-2013
TABLA DE CONTENIDO
1.
DATOS GENERALES .......................................................................................................................................... 3
2.
ASPECTOS OPERATIVOS DEL SISTEMA................................................................................................. 3
3.
DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE ......................................................................... 4
4.
DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS............................................................... 5
5.
ASISTENCIA A LOS USUARIOS Y CONDICIONES................................................................................. 6
6.
DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DE INCOP ................................................................................. 6
7.
LEGALIDAD DEL ACUERDO .......................................................................................................................... 7
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Dic-2013
Detalle Política de Uso
Sistema para la Gestión de Servicios Portuarios
1. DATOS GENERALES
1.1 La presente Política de Uso de los Sistemas del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico,
establece los lineamientos básicos y regulaciones de uso del Sistema Web para la Gestión de Servicios
Portuarios, en adelante EL SISTEMA, que el Cliente _______________, Cédula Jurídica
_______________, Citas de Inscripción ante el Registro Nacional: Tomo: ____, Folio ____,
Asiento:
____, con domicilio en _______________, representada por
_______________, en calidad de Apoderado Generalísimo, Cédula Física
_______________, en adelante denominado EL CLIENTE y el Instituto Costarricense de Puertos
del Pacífico, en adelante denominado INCOP, cédula jurídica Cuatro-cero cero cero-cero cuatro dos
uno cuatro cero, con domicilio en Mata de Limón, Esparza, Puntarenas, Costa Rica, representada por
Mba. Witman Cruz Méndez, Cédula Uno-Ocho cientos sesenta y dos-Cuatrocientos cuarenta en
calidad de Apoderado Generalísimo, se comprometen a desarrollar para garantizar el buen uso y
funcionamiento del SISTEMA.
1.2 El Anexo No. 1 del presente documento, debe ser completado y remitido debidamente firmado por
parte de EL CLIENTE, el cual contendrá el detalle de los empleados autorizados para usar el SISTEMA.
A estas personas, en adelante se les conocerá como LOS USUARIOS, en cuyo contexto, a partir de la
rúbrica de este documento, se considerará oficial toda gestión realizada por ellos en el SISTEMA y por
lo tanto INCOP procederá con la gestión administrativa u operativa correspondiente.
2. ASPECTOS OPERATIVOS DEL SISTEMA
2.1 Autorizados para Uso del SISTEMA (USUARIOS). Se permitirá, el uso exclusivo del SISTEMA a
aquellas personas autorizadas por los CLIENTES del INCOP, según los términos definidos en el Anexo I
de este documento. Si posterior a la rúbrica de este documento, el CLIENTE decidiera autorizar un
nuevo USUARIO, deberá plantearlo por escrito ante la Dirección de Operaciones Portuarias.
2.2 Proceso de Identificación y Autenticación. Para acceder a las funcionalidades del Sistema, el
USUARIO deberá someterse al proceso de identificación, registro y autenticación del nombre de
usuario asignado según la dirección electrónica especificada en el ANEXO I. De ahí la importancia de
que estas direcciones electrónicas sean legítimas y favorablemente registradas en el dominio
tecnológico del CLIENTE.
2.3 Notificaciones por Correo Electrónico. El SISTEMA, enviará a la cuenta de correo antes indicada, las
notificaciones respectivas, considerando las siguientes situaciones:


Al momento de haberse generado la Proforma de Servicios atendiendo una Solicitud de Servicio
Portuario.
Ante la devolución de una Solicitud de Servicios Portuarios que a criterio de la Dirección de
Operaciones Portuarias del INCOP deba ser modificada o corregida con la información
requerida. Lo anterior, para que se proceda con la revisión y trámite correspondientes.
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Cuando se lleve a cabo la Liquidación del Servicio, el SISTEMA le notificará al Cliente la Factura
generada y el monto pendiente a cancelar, dependiendo del comportamiento de los Servicios
Solicitados y los realmente Prestados.
2.4 Disponibilidad del SISTEMA: El SISTEMA estará disponible para los USUARIOS en la dirección
http://app.incop.go.cr/WebTran las 24 horas del día todos los días de la semana, exceptuando los
terceros viernes de cada mes que para efectos de mantenimiento se suspenderá el servicio de 5:00 a
9PM. Así mismo, cualquier otra interrupción planificada será notificada al cliente con al menos 12
Horas de anticipación. Lo anterior sin menoscabo de que por razones ajenas al control del INCOP o
bien de fuerza mayor el servicio se vea interrumpido fortuitamente.
2.5 Trámites Disponibles en el SISTEMA: Mediante el SISTEMA, EL CLIENTE, a través de los USUARIOS
autorizados, podrá realizar las siguientes gestiones y/o trámites:






Elaborar y enviar Solicitudes de Servicios Portuarios.
Consultar en línea el estado de las Solicitudes de Servicios Portuarios gestionadas.
Realizar comentarios en línea sobre las Solicitudes de Servicios planteadas, así como consultar
aquellos comentarios expuestos por funcionarios del INCOP durante la atención de las mismas.
Consultar el Estado de Cuenta.
Anexar y/ o Descargar documentos complementarios a las Solicitudes de Servicios Portuarios.
Consultar en línea de las proformas y facturas de los servicios portuarios gestionadas.
2.6 Tiempo por Inactividad: El SISTEMA, se inactivará transcurridos 5 minutos de inactividad, tendrá que
llevar a cabo el proceso de identificación y autenticación.
2.7 Estado de Cuenta.
2.7.1 La información reflejada en el Estado de Cuenta generado por el SISTEMA, contemplará todos
los depósitos efectuados en las entidades bancarias de preferencia del CLIENTE, el reporte de
estos y la aplicación de los mismos en el Sistema Administrativo Financiero del INCOP. Por ello,
resulta fundamental que el CLIENTE reporte con la mayor celeridad posible el depósito
realizado.
2.7.2 El Estado de Cuenta, reflejará 2 SALDOS: En el Primero, se contemplan las Facturas, Depósitos,
Notas de Débito y Crédito. El segundo, descuenta del primero los movimientos en tránsito, es
decir, todas aquellas proformas que poseen un depósito asociado pendientes de liquidar
(factura).
2.8 Firma Digital. El SISTEMA, dispone la capacidad técnica de firmar digitalmente las Solicitudes de
Servicio Portuario por parte de los USUARIOS. Siendo esta funcionalidad opcional y complementaria
al inicio de sesión con el nombre de usuario y contraseña previamente registrados.
3. DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE
3.1 El CLIENTE se compromete a participar de todas las actividades de capacitación que el INCOP
programe, en procura de suministrar los conocimientos suficientes para garantizar la buena
utilización del SISTEMA.
3.2 El CLIENTE se compromete atender todas las recomendaciones que el INCOP emita, sea mediante
oficio o por medios electrónicos, como Correos, Publicaciones en la página Web o mensajes visibles
en el SISTEMA. El CLIENTE a su vez, se compromete hacer de conocimiento de sus colaborares todas
estas recomendaciones.
3.3 El CLIENTE, se compromete a que todos sus colaboradores involucrados en el uso del SISTEMA,
llamados USUARIOS, conocerán este documento legal y estarán consientes de las responsabilidad
derivadas del mismo.
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3.4 Con la rúbrica de este documento, se dan por entendidas y aceptadas las regulaciones enunciadas en
este documento.
3.5 Responsabilidad de notificar la inhabilitación de cuenta: El CLIENTE, deberá notificar al INCOP de
forma inmediata, la inhabilitación de cuentas de aquellos empleados que terminen la relación
laboral o que por alguna otra razón, desean inhabilitar el uso del SISTEMA. Lo anterior, para evitar
acceso a información por parte de usuarios no autorizados.
3.6 Aplicación de Saldos a Favor: El SISTEMA, posee la opción de aplicar saldos a Favor para la
cancelación de Facturas en el formulario de Solicitud de Servicios Portuarios, misma que debe
seleccionarse ANTES de enviarla al INCOP para el trámite correspondiente. En caso de que el CLIENTE
no haya seleccionado esta opción, no podrá reversar la solicitud ya enviada, viéndose en la obligación
de tramitar la aplicación de saldos en los medios que convenga con el personero responsable de
control de crédito del INCOP.
3.7 Visualización de Depósitos en el Estado de Cuenta del CLIENTE: Como se indicó arriba, la visualización
de un Depósito en el estado de cuenta del CLIENTE, dependerá de la celeridad con la que el cliente lo
comunique al INCOP y de su visualización en las Cuentas Bancarias del INCOP. Las transferencias
SINPE, podrían tomar más de 24 horas en ser reflejadas. Una vez dadas las 2 condiciones descritas, el
INCOP tendrá un máximo de 4 horas hábiles para hacer los registros internos en el SISTEMA que
actualicen el Estado de Cuenta con el movimiento bancario reportado.
4. DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS
4.1 Los USUARIOS, tendrán los siguientes privilegios de acceso al SISTEMA:




Elaborar y enviar Solicitudes de Servicios según las facultades otorgadas por el CLIENTE.
Acceder el Estado de Cuenta del CLIENTE.
Descargar documentos Anexos a las Solicitudes de Servicios, tanto de las creadas por el usuario
como las históricas, independientemente del Usuario tramitador.
Consultar en línea las proformas y las facturas de servicios gestionadas, incluso las anuladas.
4.2 Realizar comentarios en línea sobre las Solicitudes de Servicios planteadas, así como consultar
aquellos comentarios expuestos por funcionarios del INCOP durante la atención de las mismas. Los
USUARIOS, al momento de interactuar con el SISTEMA, deberán aplicar responsablemente los
principios éticos y profesionales que garanticen su buen funcionamiento, considerando lo siguiente:






Luego de entregadas las credenciales de acceso, será responsabilidad del USUARIO la
administración de las mismas y garantizar el buen uso de las funcionalidades del SISTEMA,
aplicar prácticas y recomendaciones emitidas por el INCOP, evitando cualquier acción que
ponga en riesgo las funcionalidades instaladas.
Los usuarios, NO PODRÁN obtener información del SISTEMA para fines particulares o
personales, ajenos a los intereses de la institución.
Aún cuando el sistema lo permita, los usuarios NO DEBERÁN acceder a opciones de menú para
los que no hayan recibido autorización expresa.
Los usuarios, deberán comunicar a la cuenta [email protected] cualquier situación
que atente contra el buen funcionamiento del sistema o reporte de falla.
Por ninguna razón, los usuarios deberán revelar sus credenciales a terceras personas que no
estén autorizadas para acceder al sistema.
El USUARIO, acepta tomar las medidas necesarias para proteger la confidencialidad y evitar la
divulgación y el uso no autorizado de la Información expuesta y procesada en el SISTEMA. El
USUARIO, acepta acatar las recomendaciones que para este fin INCOP le sugiera, tanto por
medios físicos electrónicos y verbales.
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El USUARIO, reconoce que la información gestionada en el SISTEMA es confidencial, de interés
exclusivo de LAS PARTES y por tanto, acuerda y se compromete a:

Aplicar el principio de confidencialidad, respetando los permisos otorgados y accediendo
únicamente a la información autorizada.

Respetar los controles establecidos y promover el mejoramiento de la seguridad de la
información, brindando las sugerencias que resulten necesarias para fortalecer el marco
de seguridad del SISTEMA.

Acatar las recomendaciones y/o controles que el INCOP sugiera -por el medio que
considere oportuno- orientados a fortalecer la confidencialidad de la información y el uso
racional de esta.

Aplicar controles orientados a minimizar el riesgo de que información confidencial se
pierda, se publique, sea robada o pueda ser accedida por entes (físicos o jurídicos) no
autorizados.

Cerrar la sesión en el sistema cuando deba abandonar su estación de trabajo.

No revelar o compartir las credenciales necesarias para el proceso de identificación y
autenticación.
El nombre de usuario y clave para llevar a cabo la identificación y autenticación en el SISTEMA,
es de uso único y exclusivo del USUARIO autorizado. No se debe compartir con ningún otro
usuario para ningún fin. NADIE está autorizado a sugerir la revelación de credenciales.
5. ASISTENCIA A LOS USUARIOS Y CONDICIONES
El INCOP, se compromete a prestar el servicio de asistencia y soporte técnico del SISTEMA, mismo que se
brindaría a los USUARIOS autorizados a través de asistencia telefónica o remota, durante el horario
preestablecido. Para ello, es importante aclarar lo siguiente:
5.1 Asistencia por Correo Electrónico. Los usuarios del SISTEMA, podrán remitir sin límite de horario,
consultas a la dirección [email protected]. INCOP dará atención durante los próximos 2
días hábiles.
5.2 Asistencia Remota: Se podrá dar asistencia mediante uso de software de acceso remoto. Para lo cual,
INCOP se reserva la herramienta de su mayor conveniencia, quedando bajo la responsabilidad del
CLIENTE, la instalación del software requerido en sus estaciones de trabajo. En este caso, INCOP
coordinará con LOS USUARIOS la fecha y hora de cuándo se dará la asistencia bajo esta modalidad.
5.3 Atención Telefónica. Los USUARIOS del SISTEMA, dispondrán de los siguientes números de teléfonos
para presentar cualquier reporte de daño o avería: (506) 2634-91-27, 2634-91-28 ó 2634-91-29.
5.4 El Horario disponible para la atención de estos incidentes será de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. hora de
Costa Rica, de lunes a viernes con excepción de feriados de Ley.
Queda claro para Las Partes, que los Tiempos de Respuesta pueden variar dependiendo de la criticidad
del caso, la disponibilidad de recursos, entre otros ajenos y fuera del alcance del INCOP.
6. DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DE INCOP
6.1 El INCOP, podrá ejercer todas las facultades administrativas para garantizar y resguardar el SISTEMA y
toda la información generada; lo anterior, de conformidad con la legislación vigente y normativa
aplicable.
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6.2 En ese sentido, el INCOP podrá verificar las bitácoras del SISTEMA, con el fin de estudiar prácticas no
autorizadas, abusivas, accesos no autorizados o cualquier acción que atente contra la seguridad de la
información. En caso de detectar cualquier situación anómala, el INCOP le notificará al CLIENTE lo
pertinente, para tomar la decisión que corresponda, quedando inhabilitado el USUARIO.
6.3 La Auditoría Interna del INCOP, podrá ejercer las funciones de fiscalización establecidas en la
legislación vigente, por lo que de ser necesario, se le habilitaría el acceso a las bitácoras del SISTEMA
para los fines pertinentes, garantizando el uso adecuado del SISTEMA y la salvaguarda de la
información.
7. LEGALIDAD DEL ACUERDO
7.1 El CLIENTE entienda y acepta que cualquier violación o amenaza de violación a esta Política, le podría
ocasionar daños y perjuicios al INCOP que en algunos casos, pueden ser irreparables, por lo que ante
esta situación, el INCOP se reserva el derecho de acudir a los mecanismos legales que correspondan
para buscar la compensación respectiva y la aplicación de las sanciones que correspondan.
7.2 Las partes acuerdan cumplir con las cláusulas estipuladas en este documento, que en asocio a la
normativa y reglamentación vigente, además de la legislación que regula el derecho civil y/o
comercial, constituirán el principal Marco lega
l que regula el funcionamiento del SISTEMA.
7.3 Cualquiera de las partes queda autorizada a protocolizar el presente documento, entendiéndose este
mecanismo legal como opcional.
7.4 Cualquier modificación requerida a este documento, deberá realizarse de común acuerdo, bajo la
modalidad de Adenda.
REDACTADO Y FIRMADO DE BUENA FE, en dos originales uno para cada una de Las Partes, en la ciudad
de Puntarenas, Puerto Caldera, Costa Rica, el día lunes, 2 de Diciembre del 2013 al ser las 10:30am.
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Firma INCOP
Firma EL CLIENTE
Nombre:
Nombre:
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Cédula:
Cédula:
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Anexo I
Id.
1
Personal Autorizado por el CLIENTE de INCOP a ser USUARIO del SISTEMA Web para la Gestión de Servicios Portuarios
Nombre
Apellidos
Cédula
Correo Electrónico
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Firma EL CLIENTE
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Nombre:
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Cédula:
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