procedimiento de certificación de población especial

Código: PCD-GE-PE-097
PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES
Versión: 2
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
Fecha: 30-MAR-10
PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN
DE POBLACIÓN ESPECIAL
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1. Objetivo del procedimiento
Identificar y certificar a las personas en alto grado de vulnerabilidad, que cumplan con las condiciones de población especial, con el fin
de permitir su ingreso al régimen subsidiado de salud, en calidad de participantes vinculados.
2. Glosario
Certificación: Proceso mediante el cual se identifica, se valora la condición de población especial y se conceptúa sobre la misma.
Certificado de población especial: Denominación que se da al Formato MS-DGSS-02-98, establecido por el Ministerio de Protección
Social, en el cual se relacionan los datos de identificación de las personas que cumplen con lo estipulado en el acuerdo 77,
como requisito para la atención en salud.
Solicitantes: Comprende los actores del Sistema General de Seguridad Social, Autoridades Judiciales, Entes de Control,
Organizaciones No Gubernamentales (ONG), o Ciudadanía en general que abogue por la población sujeto de expedición del certificado.
Población: Ciudadanos habitantes de Bogotá en condición de vulnerabilidad mayores de 18 años de edad
Indigente: “..Persona que carece de recursos económicos mínimos para subsistir dignamente y se encuentran incapacitados para
trabajar, debido a su edad o estado de salud…” (Sentencia T-533/1992)
F-EP-001
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3. Condiciones generales
Las personas a las que se les expida el certificado de población especial, deben cumplir los siguientes requisitos:






Ser personas mayores de 18 años
En situación de discapacidad cognitiva, física o mental identificado en los servicios ofrecidos a la población adulta
Habitantes de la calle, en cuyo caso no deberán aparecer como cotizantes del régimen contributivo en los tres meses
inmediatamente anteriores a la solicitud de la certificación. Si no cumple esta condición y la trabajadora social lo
considera de acuerdo a la verificación de condiciones se enviará certificación de su parte para que el caso sea tratado en
la mesa de excepcionalidad
Que carezcan de rentas e ingresos, o
En abandono, sin red de apoyo familiar y/o social, ó
En condiciones de dependencia severa y moderada de la modalidad institucionalizada en los Centros de Protección del
Adulto Mayor y Centro de Día para el Adulto Mayor de la SDIS u operadores contratados por la SDIS
Diligenciar la ficha SIRBE directamente con el solicitante, soportada con la cédula de ciudadanía o documento que lo respalde. En cado
de no poseer la cédula de ciudadanía el sistema asignará un código para la expedición del Certificado de Población Especial, el cual
tendrá una vigencia de 3 meses. Para la población que cuente con cédula de ciudadanía el certificado tendrá vigencia de un año. La
vigencia se especificará en el certificado con sello donde se indique la misma.
Cruzar los datos suministrados por el solicitante con las bases de datos que dan cuenta sobre la vinculación al sistema General de
Seguridad Socialm SGSS y verificar la veracidad de la información reportada por el solicitante.
La población adulta sin identificación certificada, debe tramitar ante las autoridades competentes su documento de identidad antes de
vencerse la vigencia del certificado de población especial y presentarlo al funcionario responsable en la subdirección técnica respectiva
para cotejar y actualizar la información, en caso de no realizarse este trámite no se procederá a renovar el certificado de población
especial.
A las personas indocumentadas a las que no se les haya emitido certificado de población especial, se les certificará por solo tres meses,
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mientras adelanta las diligencias de identificación pertinentes, orientándolas para que tramiten con Medicina Legal y el cuerpo técnico de
investigación (CTI) para obtener el informe pericial de edad clínica expedido por medicina legal y el formato de plena identificación
expedido por el CTI.
Renovar el certificado de población especial, siempre y cuando su condición especial se mantenga, y las entidades prestadoras de salud
del régimen subsidiado (EPS) no cuenten con cupos disponibles.
El software utilizado por la SDIS para el trámite del certificado de población especial, debe garantizar que frente a la identificación de
inconsistencias durante la revisión de la solicitud, no se perjudique la emisión del certificado de población especial, sea el caso, aquella
que se presente para un grupo de personas institucionalizadas, y se llegare a identificar inconsistencia en alguno de los relacionados,
deberá adelantarse con las restantes, en tanto se trata la no conformidad.
La población vinculada al régimen subsidiado con niveles 1,2 y 3 de Sisben que haya sido valorada y avalada por los profesionales
encargados designados por la Subdirección Técnica respectiva, será certificada como población especial.
Las personas que fallezcan con antelación a la expedición del certificado de población especial, deberán certificarse, procediendo a
reportar la novedad a la Secretaría Distrital de Salud, previa solicitud de certificación de defunción.
La Subdirección Técnica respectiva debe realizar las actividades de verificación, cruce de bases de datos, reporte de situaciones
detectadas y actualización permanente de la información relacionada en el procedimiento de certificación de población especial.
Para la población especial institucionalizada que no pertenezca a los proyectos de la SDIS y que requiera certificados de población
especial, el procedimiento de validación de condiciones, estará a cargo del profesional encargado en cada Subdirección Técnica que
recepcionó la solicitud, el cual deberá remitir a la Subsecretaría correspondiente el formulario MS-DGSS-02-98 debidamente
diligenciado para que el profesional encargado de la Subsecretaria revise la información remitida y de su visto bueno, para la posterior
firma de la subsecretaria.
Para aquellos casos que no cumplan casos que no cumplan uno o más criterios establecidos como condición par expedir el certificado
de población especial y que sean considerados excepcionales el caso será presentado a la mesa de excepcionalidad para su definición,
en caso de que se apruebe la expedición se anexará copia del acta respectiva para la expedición y firma del certificado, en caso
contrario se dejará copia como soporte para la actuación de egreso.
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Son referencia jurídica del procedimiento las siguientes normas:
 Ley 100 de 1993.
 Decreto 1136 de 1970 por el cual se dictan algunas medidas sobre protección social.
 Decreto 897 del 29 de Diciembre de 1995, mediante el cual se establece el Programa Distrital de Atención al Habitante de la
Calle.
 Decreto 136 de mayo 6 de 2005 por el cual se formulan acciones prioritarias para brindar Atención Integral a la población
habitante de calle del Distrito Capital.
 Decreto 607 del 28 de Diciembre de 2007 "Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y Funciones de la
Secretaría Distrital de Integración Social"
 Acuerdo 77 de 1997- art. 5.
 Acuerdo 13 de 1995 por el cual se crea el Programa Integral de Protección y Seguridad social de los Indigentes de la Ciudad de
Bogotá.
 Acuerdo 244 de 2003 del Consejo Nacional de Seguridad Social por el cual se define la forma y operación del régimen
subsidiado.
4. Relación con otros procedimientos y procesos
Direccionamiento
Político
Direccionamiento
de Servicios
Sociales
.
Directrices orientadoras
Políticas públicas
Sistema de Información y
Registro de Servicios
Sociales y de de Calidad
Prestación de
Servicios Sociales
Plan de operación Integral
de Servicios Sociales
Mantenimiento y
Soporte de TIC´S
Sistemas informáticos e
Infraestructura
CERTIFICACION DE
POBLACION ESPECIAL
Oportunidades
equitativas,
Garantía de
derechos
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
* Ver aclaración la actividad en el aparte 6 del procedimiento.
Ver posibles no conformidades de la actividad en el aparte 7 del procedimiento
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6. Aclaración de las actividades
Actividad 4. Verificar base de datos, diligenciar y firmar formato. Con la identificación del solicitante se debe verificar que se
cumplen las condiciones establecidas en las bases de datos de SIRBE, Registraduría Nacional, FOSYGA y SDS. Se firmará un formato
donde se deje constancia que se realizaron las verificaciones. La verificación se debe realizar al 100% de las solicitudes.
Actividad 5. Registrar actuación de "egreso". Esta actuación se registra en el sistema SIRBE de acuerdo con los siguientes
motivos:
Motivo 1: inconsistencias en bases de datos (cuando la verificación en las bases de datos permite establecer que no se cumplen las
condiciones definidas para población especial)
Motivo 2: no cumple criterios (cuando no se cumplen las condiciones de población especial al realizar la entrevista)
Actividad 7: Registrar "pendiente de entrevista".
errores de identificación que se hayan presentado
Esta actuación se registra en el sistema SIRBE, al tiempo que se corrigen los
Actividad 8. Realizar entrevista. La entrevista al solicitante se realiza para comprobar las condiciones de población especial.
Actividad 10. Diligenciar formato y registrar actuación. Se registra en el sistema SIRBE la actuación de seguimiento "en proceso"
Certificado de población especial
Actividad 12. Verificar en sistema y base de datos información y diligenciar y firmar formato. La verificación consiste en revisar
el 100% de los datos incluídos en el formato de certificado de población especial con el sistema SIRBE y realizar muestreo con las
bases de datos de Fosyga, SDS y Registraduría Nacional. Se registra en un formato donde se indican las verificaciones y sus
resultados.
Actividad 13. Devolver con oficio reportando inconsistencias. Los formatos que no cumplen condiciones se devolverán con un
oficio firmado por la Subsecretaría y relación donde se indiquen las causas de su devolución.
Actividad 14. Tramitar firma certificados legajados en carpeta. Los formatos que cumplan condiciones una vez realizada la
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verificación se entregarán a la Subsecretaria para su firma con la relación respectiva.
7. Posibles productos o servicios no conformes
PRODUCTO O
ACTIVIDAD
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
SERVICIO
1. Solicitar la expedición del
certificado
Solicitud
1. Solicitar la expedición del
certificado
Solicitud
1. Solicitar la expedición del
certificado
Solicitud
2. Verificar en el sistema
SIRBE si el solicitante
cuenta con certificado
vigente
Verificación
Identidad
La solicitud debe acompañarse del documento de
identidad del ciudadano a certificar
Información
La solicitud debe acompañarse de la siguiente
información: nombre del ciudadano, tipo de documento
de identidad, número de documento, fecha de
nacimiento, lugar de residencia y datos del solicitante(si
es distinto al mismo ciudadano)
Entrevista
Si la solicitud es realizada por un Hospital, la
constancia de entrevista es un requisito para expedir el
certificado preliminar
Consulta del software
La verificación debe realizarse mediante el software,
consultando la base de datos SIRBE, Registraduría
Nacional del Estado Civil, SDS y Fosyga
CORRECCIÓN
REGISTRO
Sensibilizar al solicitante
acerca de la importancia de
presentar el documento de
identidad y aplicar el Criterio
de Aceptación
Registro en el
software del
cruce del
documento de
identidad con las
bases de datos
Completar los datos de
identificación del solicitante en
el formato establecido
Formato MSDGSS-02-98
Solicitar realización de
entrevista al Hospital
Constancia de
Entrevista
Aplicar Criterio de Aceptación
Constancia en el
formato de la
fecha del cruce y
la base
consultada
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ACTIVIDAD
12. Verificar en el sistema y
base de datos información y
diligenciar y firmar formato
PRODUCTO O
SERVICIO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Verificación
Consulta total
La verificación debe confirmar que se cumplen los
criterios mediante consulta total base de datos SIRBE
y muestreo Registraduría Nacional del Estado Civil,
SDS y Fosyga
ELABORO
NOMBRE
CARGO
Página: 8 de 8
CORRECCIÓN
REGISTRO
Aplicar Criterio de Aceptación
Constancia en el
formato de la
fecha del cruce y
la base
consultada
REVISO
APROBO
Soraya Murcia
Sobeyda Acosta
Clodomiro Rivera
Juan Fernando
Rueda
Jefrey Prada Díaz
Asesora Subsecretaría
Asesora Dirección
Territorial
Coordinador de
gestión documental
Director Poblacional
Director Territorial
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