El ABC de la Clasificación de Puestos

El ABC de la Clasificación de
Puestos
DINÁMICA
EMPRESARIAL
Número 94, Noviembre de 2012
Boletín Informativo de DESISA Consultores
La clasificación de los puestos dentro de una organización, por lo general
no suele ser un tema de gran atención por sí solo, es decir, comúnmente
se entiende como un elemento requerido para la implantación de escalas
o tabuladores salariales. La verdad es que la aplicación más evidente, y
posiblemente más relevante de la clasificación de puestos, es en efecto
dentro de la gestión de la compensación, siendo que esto muchas veces
limita la visualización del concepto en
todo su alcance. El presente artículo
busca presentar una visión global del
concepto, su construcción y su aplicación en el sentido más amplio.
La Agregación de Funciones
Antes de hablar de clasificación de
puestos, es fundamental tener claro
qué es un puesto. En este sentido, a lo
que nos referimos es que existen diferentes niveles de agregación de funciones al momento de analizar el trabajo y
no se puede adentrar en el concepto
de clasificación si no se tiene un panorama claro en este respecto. Como se
observa en el diagrama, el nivel más alto de agregación de funciones, es
lo que se conoce como Segmento, el cual integra un amplio grupo de
tipos de trabajo, bajo una connotación jerárquica. Comúnmente se identifican cuatro segmentos básicos: Puestos Directivos, Puestos de Mando
Medio, Puestos de Supervisión, Profesionales y Técnicos y finalmente
Puestos Operativos y de Apoyo.
El siguiente nivel de agregación es la Tipología. Este agrupador básicamente descompone el Segmento en sus partes, es decir, por ejemplo
para el Segmento de Supervisión, Profesional y Técnico, suelen encontrarse tipologías como Técnico, Supervisor, Especialista, Profesional
Técnico, entre otros. En ocasiones, algunas organizaciones que desean
contar con una clasificación de puestos muy simple, usan las tipologías
como base para establecer niveles de clasificación, aunque este enfoque
no es muy recomendable debido a la poca exactitud y subjetividad que
conlleva.
El siguiente nivel de agrupación es al que se le denomina Puesto Tipo. El
puesto tipo fundamentalmente es la unión de una tipología y un área
funcional o Familia. Por ejemplo, Técnico Informático puede referirse a
muchos puestos de trabajo relacionados con la informática, pero dentro
de actividades de ejecución técnica. El puesto tipo suele ser la unidad de
agrupación más común en las organizaciones, pues ayuda a simplificar
la diversidad de trabajos que suelen existir, sin ser demasiado genérico o
“abstracto” como para que tenga un uso práctico. El puesto tipo es muy
útil para nombrar el puesto que ocupan las personas en sistemas de
nóminas y para documentación contractual.
El siguiente nivel de agregación es el Puesto Funcional. El puesto funcional se conforma mediante la agrupación de una serie de actividades
relacionadas en cuanto a tipo de trabajo y nivel de complejidad del mismo, siendo esta una agrupación única dentro de la organización. Pueden
existir una o más personas desempeñando un mismo puesto funcional,
pero todas estas personas reportan a un mismo puesto superior inmediato. El puesto funcional es la unidad de agrupación más importante dentro
de la gestión del capital humano, pues es a ésta a la cual se asocian
perfiles de competencias técnicas y perfiles de resultados, elementos
fundamentales para el desarrollo de personas y el incremento de la productividad dentro de la organización.
El último nivel de agregación, antes de llegar a la persona (plaza), es al
que se denomina Puesto Funcional Específico. El puesto funcional específico tiene las mismas características
que el puesto funcional, sin embargo,
se asocia a una ubicación física específica dentro de la organización. Por
ejemplo, podemos tener un puesto
funcional llamado Ejecutivo de Ventas
Corporativas en una empresa que maneja varias sucursales. En ese caso,
por ejemplo, podríamos tener como
puesto funcional específico al Ejecutivo
de Ventas Corporativas Sucursal Centro y otro llamado Ejecutivo de Ventas
Corporativas Sucursal Norte, en donde
las funciones y perfiles para ambos son
iguales, pero su ubicación física y jefe
inmediato son diferentes. El puesto
funcional específico suele ser requerido para elaborar organigramas detallados de la organización y mantener un
conteo y control adecuado de plazas.
La Base para la Clasificación
Tomando en cuenta las agregaciones antes descritas, es importante
tener claro que el origen de cualquier sistema de clasificación de puestos
debe estar basado en el puesto funcional. El puesto funcional es la unidad de agregación de funciones que mejor permite diferenciar tipo de
trabajo y complejidad de trabajo.
Como se observa en el diagrama, el puesto funcional es la unidad de
trabajo a la cual se pueden asociar resultados específicos y son precisamente estos resultados los que generan la necesidad de asociar responsabilidades. Las responsabilidades del puesto son las que dan pie al
proceso de clasificación dentro de dos grandes vertientes: La Magnitud
de la responsabilidad y la Naturaleza de la responsabilidad.
La magnitud de la responsabilidad es el componente “vertical” de la clasificación y se construye mediante la aplicación de algún método de valoración de puestos. Comúnmente, los métodos de valoración implican
analizar las responsabilidades del cargo y establecer el grado de requerimiento existente dentro de cuatro dimensiones básicas:
niveles de clasificación en cuanto a magnitud. Esto conforma la base
para un plan de desarrollo profesional, dentro de la naturaleza funcional,
para crecer en términos de competencia, complejidad e impacto, lo cual
invariablemente implicará un desarrollo de carrera, crecimiento salarial y
sin duda, motivación y compromiso.
 Competencias (el saber hacer)
 Complejidad (los problemas que se deben afrontar)
 El impacto del puesto (la responsabilidad económica, autonomía y
autoridad)
 La adversidad (condiciones ambientales y riesgos)
En la medida que un puesto tiene mayores requerimientos dentro de las
mencionadas dimensiones, así mayor será la magnitud del puesto, la
cual usualmente es representada mediante una escala de puntuaciones
que se traducen en niveles de clasificación.
Por el otro lado, está la naturaleza del trabajo, la cual constituye el componente “horizontal” de la clasificación. La naturaleza del trabajo suele
estar representada por el Segmento, la Familia o Área Funcional y la
Tipología. Los tres elementos permiten tener una idea clara del tipo de
trabajo que se realiza en el puesto funcional, es decir, si el puesto tiene
responsabilidades de dirección y mando (Segmento -> Gerencial y Directivo), si la dirección es de tipo ejecutiva (Tipología -> Gerente) y si ésta
tiene que ver con la venta de productos (Familia -> Comercialización), en
otras palabras, el puesto de Gerente de Ventas.
La Integración de la Magnitud y la Naturaleza
Está claro que la identificación de la magnitud de los puestos nos resuelve la clasificación jerárquica para fines de establecer una escala o tabulador salarial y por sí misma podría ser suficiente, sin embargo, al incorporar el componente de naturaleza, potenciamos la aplicabilidad de la
clasificación de puestos, pues adicionalmente abrimos las puertas a la
definición de rutas de desarrollo y escaleras profesionales.
Si tomamos el caso anterior, en donde llegamos a tipificar el puesto de
Gerente de Ventas, esto nos dice qué tipo de trabajo se hace, pero no
sabemos cual es el “tamaño” de ese trabajo, pues pueden existir Gerentes de Ventas más simples y otros más complejos.
Ahora bien, el uso de las escaleras profesionales exige que exista detrás
de éstas puestos funcionales bien descritos y perfiles de requerimientos
bien definidos. De lo contrario, se cae en el riesgo de utilizar el “I, II y III”
para reconocer la antigüedad de las personas y no su crecimiento profesional, arruinando todo el concepto.
Conclusiones
En síntesis, cualquier organización que desea implantar o revisar su
sistema de clasificación de puestos, debe tener claro que el propósito de
la clasificación, en última instancia, es la creación de una estructura ordenada que propicie el crecimiento de las personas, tanto en términos
salariales como profesionales, una combinación que puede implicar un
impacto sustancial en la motivación, compromiso y productividad dentro
de la organización.
Como se deja entrever en el diagrama, la integración de magnitud y naturaleza implica agrupar los puestos funcionales en familias, tipologías y
segmentos, pero respetando el nivel de magnitud establecido, generándose la necesidad de incorporar grados de profesionalización a las tipologías, y sobre todo, a los puestos tipo. De ahí que aparece, por ejemplo,
el Auxiliar de Mantenimiento de Infraestructura I, II y III en diferentes
Ing. Juan Fernando Varela
Gerente General
DESISA Consultores
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