Instructivo de operación

INSTRUCTIVO DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE TUTORÍA DE LA DCBS
Presentación
El presente Instructivo constituye la base operativa del Sistema Divisional de
Tutoría (SDT) de la DCBS de la UAM-I, y pretende orientar la participación
colaborativa de los profesores integrantes de la División, las instancias de apoyo y
los órganos personales que intervienen en su función.
El SDT tiene como propósito contribuir al proceso de formación integral del
alumno, brindándole el apoyo necesario para la toma de decisiones académicas
oportunas y apropiadas.
Este Manual se refiere exclusivamente a los procedimientos aplicables al ámbito
divisional y es autónomo; sin embargo, se incluyen algunos elementos que
facilitan su vinculación con el sistema de tutoría PRONABES, regulado por la SEP.
I. Sistema Divisional de Tutoría (SDT)
El SDT está integrado por el conjunto de instancias, lineamientos y procedimientos
involucrados en el funcionamiento de la tutoría en la DCBS.
Las instancias que conforman al SDT son las siguientes:
I. Coordinador del SDT
Responsable directo de coadyuvar con el Director de la DCBS en la coordinación
de las actividades relacionadas con la operación del Sistema.
II. Comisión Divisional de Tutoría (CDT)
Responsable de la planeación, organización y coordinación de las actividades
académicas del STD.
III. Coordinación Divisional de Docencia y Atención a Alumnos (CDDAA)
Responsable de la planeación, organización y coordinación de las actividades
administrativas del STD.
II. Funciones del Coordinador del SDT
El Coordinador del Sistema Divisional de Tutoría tendrá las siguientes funciones:
I. Coadyuvar con el Director de la División en la coordinación de las actividades
relacionadas con la operación del SDT.
II. Fungir como Coordinador ex officio de la CDT.
III. Gestionar ante el Director las soluciones relacionadas a la problemática que
surja respecto del desarrollo y operación del Sistema.
IV. Gestionar ante el Director la asignación de los recursos necesarios para el
desarrollo del plan anual de actividades que proponga la CDT.
V. Orientar a los Tutores y Tutorados en todo lo relacionado con la operación del
SDT, y
VI. Presentar un informe anual de actividades al Director de la División.
III. Comisión Divisional de Tutoría (CDT).
De la convocatoria a las sesiones:
Las sesiones podrán ser de carácter ordinario o extraordinario (únicamente para
atender eventualidades) y serán convocadas por el Coordinador del SDT o en su
ausencia, por la mayoría de los miembros de la CDT. La CDT deberá sesionar, de
manera ordinaria, por lo menos una vez al mes.
En el primer caso, las sesiones se convocarán con una semana de antelación y en
el segundo, con un mínimo de 48 horas antes de la sesión. Las convocatorias se
harán por medios escritos y electrónicos y contendrán el orden del día.
De la operación de las sesiones:
Las sesiones serán presididas por el Coordinador, y en su ausencia, por un
miembro de la Comisión nombrado de entre los asistentes, quien fungirá como tal
únicamente durante esa ocasión. Las sesiones se llevarán a cabo únicamente
cuando haya mayoría simple de sus miembros.
Al inicio de cada sesión se nombrará un Secretario de entre los asistentes, quien
levantará la minuta de cada sesión en la que integrará los acuerdos
correspondientes.
En cada sesión se aprobará el orden del día y la minuta de la sesión anterior.
Las decisiones se tomarán por mayoría simple o en su caso, por voto de calidad
del coordinador de la sesión.
La aprobación del informe anual de actividades de la CDT, de los documentos de
planeación y presupuesto anual, así como el análisis académico del informe anual
del SDT se realizarán en sesiones convocadas exprofeso.
Del informe anual de actividades:
El informe deberá ser analizado, discutido y aprobado por la CDT a más tardar en
la primera sesión del mes de septiembre. Este informe se entregará al Director
durante los siguientes diez días hábiles a partir de la fecha de su aprobación.
El informe contendrá:
I. Número de sesiones efectuadas y acuerdos tomados en ellas.
II. Listas originales de propuestas de asignación de binomios Tutor-Tutorado:
alumnos de nuevo ingreso, nombramientos extraordinarios por sustitución y
aquéllos por solicitud expresa de los alumnos. La información estará
desglosada por trimestre y licenciatura con base en la información que
proporcione la CDDAA a la CDT acerca del estado de los binomios.
III. Actividades de capacitación coordinadas durante el período: tipo y número,
duración, asistencia, etc.
IV. Una relatoría de las actividades realizadas durante la reunión anual de Tutores
y un documento que recopile sus experiencias y considere el funcionamiento
del SDT, y
V. Un documento de evaluación de la operación académica del sistema durante el
año y que incluya propuesta de acciones a futuro.
Del plan anual de actividades:
El plan deberá ser analizado, discutido y aprobado por la CDT a más tardar en la
última sesión del mes de octubre. Para ello se tomará en cuenta el informe anual
de actividades del sistema elaborado por la misma Comisión.
Este plan se entregará al Director durante los siguientes diez días hábiles a partir
de la fecha de su aprobación y contendrá lo siguiente:
I. Programa de actividades de la CDT y necesidades presupuestales para la
operación de la misma.
II. Tipo, número, duración y justificación de las actividades de capacitación
propuestas y el presupuesto asociado.
III. Programación de la reunión anual de Tutores y el presupuesto asociado a esta
actividad, y
IV. En su caso, propuestas de actualización del instructivo de operación del
Sistema.
IV. Tutores.
Del registro de los Tutores:
Para ser considerados como Tutores activos, los miembros del personal
académico deberán registrarse en la CDDAA.
Para este propósito, la CDT emitirá en la novena semana de los trimestres de
invierno y primavera, una invitación a los profesores para integrarse al SDT. En
esta invitación se señalarán los mecanismos pertinentes para ello.
La CDT deberá contar con el registro actualizado de Tutores antes del inicio de los
trimestres de primavera y otoño para efectos del nombramiento de los binomios
correspondientes a los alumnos de nuevo ingreso.
Los profesores que al inicio de la vigencia de este manual se encuentren
fungiendo como Tutores de acuerdo con los Lineamientos Divisionales, se
considerarán automáticamente incorporados dentro del SDT.
De la suspensión de las funciones como Tutor:
Los Tutores registrados en el SDT podrán informar por escrito a la CDT la
suspensión temporal o definitiva de sus funciones como Tutor en cualquier
momento. En el primer caso, su reincorporación será automática una vez
concluido el periodo correspondiente; en el segundo, deberán registrarse de nuevo
al SDT.
V. Tutorados.
De su incorporación al SDT:
Los alumnos de nuevo ingreso a la DCBS, serán informados por las instancias
pertinentes de su derecho a tener un Tutor durante la semana de bienvenida.
Los alumnos deberán informar por escrito al Director de la División de CBS su
decisión de postergar su incorporación al SDT durante la segunda semana del
trimestre de su ingreso a la UAM. En caso de no hacerlo, se considerará que han
aceptado su incorporación al SDT, por lo que se procederá con la asignación de su
Tutor.
Los alumnos podrán ejercer su derecho a incorporarse al SDT en cualquier
momento durante su estancia en la Universidad mediante solicitud expresa por
escrito dirigida al director de la División de CBS.
La CDT deberá contar con el registro actualizado de alumnos incorporados al SDT
en la tercera semana de los trimestres de primavera y otoño para efectos del
nombramiento de los binomios correspondientes a los alumnos de nuevo ingreso.
Los alumnos que al inicio de la vigencia de este manual formen parte de un
binomio Tutor-Tutorado de acuerdo con los Lineamientos Divisionales, se
considerarán automáticamente incorporados dentro del SDT.
De la suspensión temporal en el SDT:
Los Tutorados registrados en el SDT serán considerados en suspensión temporal
de su actividad, en caso de renuncia expresa o tácita a la inscripción a un año
escolar. Su reincorporación será automática una vez que hayan recuperado su
calidad de alumno conforme a los procedimientos establecidos, siempre y cuando
no haya vencido el plazo para la conclusión de sus estudios. A partir de su
reincorporación deberá asignárseles un nuevo Tutor.
VI. Binomio Tutor-Tutorado.
Del nombramiento:
Para efectos del nombramiento de los binomios correspondientes a los alumnos
de nuevo ingreso, la CDT recibirá por parte de la CDDAA, la relación de alumnos
inscritos de nuevo ingreso y la lista actualizada de Tutores activos y sus Tutorados
a más tardar en la tercera semana de los trimestres de primavera y otoño.
La CDT turnará al Director de la DCBS las propuestas de binomio Tutor-Tutorado
en el transcurso de la quinta semana del trimestre correspondiente, para que él
designe los binomios correspondientes
Una vez que el Director de la DCBS haya realizado el nombramiento de los
binomios Tutor-Tutorado, notificará a los interesados y enviará una relación de los
nombramientos a la CDAA con el propósito de que ésta asigne una clave de
identificación para cada uno de los binomios y registre la información en su base
de datos.
Es recomendable que una vez designados los binomios, el Director de la DCBS
turne también a los Coordinadores de Licenciatura una copia de los
nombramientos, para que éstos la tomen en consideración en la asignación de los
tutores PRONABES.
El Tutor recibirá un documento por parte de la CDAA con el nombre, matrícula,
licenciatura de adscripción, datos de contacto (correo electrónico y teléfono en su
caso) y el grupo en el que se encuentran inscritos los Tutorados, así como la clave
que le ha sido asignada a cada binomio.
Asimismo, el Tutorado recibirá un documento en el cual se especificará el nombre
del Tutor que le ha sido asignado, su correo electrónico, así como su ubicación
(número de cubículo) y extensión telefónica.
De acuerdo a los Lineamientos Divisionales, se procurará que el nombramiento
del binomio Tutor-Tutorado para los alumnos de nuevo ingreso se realice en el
transcurso del primer trimestre lectivo que estén cursando.
De la renuncia de un miembro del binomio:
El Tutor tendrá el derecho de renunciar a un binomio, y el Tutorado tendrá la
posibilidad de solicitar la sustitución de su Tutor por causa justificada. La solicitud
respectiva, deberá dirigirse por escrito al Director de la DCBS, quien la turnará a la
CDT para el análisis de su pertinencia, y en su caso, sugiera al Director de la de la
DCBS, que designe un nuevo binomio.
VII. Plan de Acción Tutorial (PAT).
El PAT es un instrumento de uso restringido para la organización de las acciones
del Tutor y el Tutorado que se desarrollan dentro de cada binomio. Por lo tanto,
para su elaboración, pueden tomarse en cuenta los distintos factores que influyen
en el desempeño de los Tutorados, tales como los académicos, los
administrativos, los relacionados con la salud, los de índole psicosocial y otros.
El PAT debe contener la programación trimestral de reuniones individuales o
grupales con los Tutorados, los objetivos planteados para cada reunión, así como
los instrumentos y herramientas pertinentes para la obtención de información
específica del Tutorado y su seguimiento.
El SDT pondrá a disposición de los Tutores una serie de elementos para cumplir
con estos fines y de ser necesario, los capacitará para su uso. En función de las
experiencias desarrolladas dentro de los binomios, estos instrumentos y
herramientas serán renovados periódicamente.
El PAT deberá incluir algunos indicadores que permitan a los miembros del
binomio, evaluar de manera objetiva el impacto de la labor tutorial sobre el
desarrollo integral del Tutorado. De este modo, permitirá la mejora continua de la
tutoría en la interacción binomio Tutor-Tutorado.
El PAT podrá contener otros elementos, tales como apoyos didácticos para que el
Tutorado complemente su formación curricular, propuestas de orientación del
Tutorado hacia otras instancias y todas aquellas actividades complementarias que
se consideren relevantes para el desarrollo de la actividad tutorial.
Con base en los Lineamientos del SDT, se procurará que en las actividades
consideradas en el PAT se incluyan acciones para que el alumno elabore
trimestralmente su currículo escolar, particularmente en la elección de las UEA
optativas de su licenciatura.
VIII. Evaluación del SDT.
Para la evaluación integral del SDT se tomarán en cuenta tanto el informe de la
eficacia del sistema elaborado por la CDDAA, como el análisis académico del
informe anual de actividades de la CDT.
Del informe anual y de la eficacia del Sistema:
De acuerdo con las Políticas Operativas para el Desarrollo de Tutorías
Académicas en la Unidad Iztapalapa, el informe anual del SDT deberá enviarse al
Consejo Académico a más tardar en la séptima semana del trimestre de otoño.
La CDDAA será la responsable de integrar dicho informe a partir de las siguientes
fuentes:
Registros de operación:
- Listado de Tutores activos y su adscripción,
- Listado de los binomios Tutor-Tutorado activos con su clave de identificación,
- Solicitudes de asignación de Tutor,
- Renuncias explícitas a binomios, y
- Solicitudes de cambio de Tutor
Información recabada a partir de los Tutores:
- Renuncias tácitas de los Tutorados,
- Porcentaje de asistencia de los Tutorados en cada binomio a las sesiones de
tutoría (individual o grupal), y
- El funcionamiento de los servicios de apoyo a la actividad tutorial dentro de la
División y en la Unidad.
Información recabada de la Coordinación de Sistemas Escolares:
- El Rendimiento escolar de los Tutorados, evaluado a través de la comparación
del porcentaje de aprobación del grupo de Tutorados con respecto al periodo
anual anterior, y
- Eficiencia terminal, evaluada a través de la comparación de cohortes anuales
para el grupo de Tutorados a partir de los 4 años terminados (12 trimestres).
Del análisis académico del informe anual de actividades de la CDT:
La CDT analizará desde el punto de vista académico, la operación del SDT
tomando en consideración los siguientes indicadores:
I. Impacto de las actividades de capacitación coordinadas durante el período.
II.Experiencias positivas y negativas detectadas durante la reunión anual de
Tutores
III.Problemas detectados al interior de la DCBS para el adecuado funcionamiento
del SDT, y
IV. Necesidades futuras de operación del SDT.
De las acciones para el mejoramiento del Sistema:
Los resultados de la evaluación anual del SDT, así como las recomendaciones que
cada uno de los órganos involucrados realicen en el ámbito de sus competencias,
deberán ser considerados por la CDT para la elaboración de la planeación anual
de actividades que ésta presentará al Director de la DCBS, así como para la
definición de las necesidades presupuestales asociadas a su operación, con el
propósito de buscar la mejora continua del sistema.
TRANSITORIOS
1. El presente Instructivo de Operación entrará en vigor a partir del día hábil
siguiente de su aprobación por el Consejo Divisional de CBS.
2. Los
procedimientos descritos
en
el
presente
Instructivo
entrarán
en
funcionamiento de acuerdo a las necesidades del SDT, hasta que sean
totalmente vigentes a partir del año 2013.