Modulo Estructura Organizacional

MÓDULO 3: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
En el módulo de estructura organizacional es donde se cargará, consultara ó modificará en el sistema la estructura orgánica de la institución,
indicando las diferentes dependencias que esta tiene (Administracion Estructura formal), la cual está definida en el acto administrativo de
estructura organizacional.
Se caracterizan las dependencias de la institución, indicando el tipo de dependencia, la clase de dependencia, la orientación de la dependencia
sus funciones, objetivos, metas, procesos e información complementaria; en los casos que se requiera el usuario podrá inactivar las dependencias
que sean necesarias.
En este modulo se define el árbol de dependencias de la entidad donde el usuario indica el nivel jerárquico de las dependencias, visualizando el
organigrama según la distribución en el árbol de dependencias
“Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti”
Carrera 6 No. 12-62, Bogotá, D.C., Colombia ● Teléfono: 334 4080/87 ● Fax: 341 0515 ● Línea gratuita 018000 917 770
Código Postal: 111711. Internet: www.dafp.gov.co ● Email: [email protected]
Paso 1
Para la creación de una estructura organizacional de una entidad pública, se ingresa al Módulo de Estructura Organizacional, usando el árbol
de contenidos o el listado del recuadro que aparece en el centro de la pantalla
Se desplegará una lista de opciones de la cual se escogerá dando doble clic a la opción Administración de estructura formal.
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Paso 2
Dar clic en Nuevo para el ingreso de los datos de la estructura.
El campo a diligenciar corresponde a las denominaciones de las dependencias, para lo cual se deberá dar clic sobre la palabra subrayada y en
negrita Nombre de la dependencia, donde desplegará una nueva pantalla para ingresar cada una.
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Paso 3
En esta nueva ventana se encontrarán los campos bloqueados y para habilitarlos es necesario ubicar en la barra de opciones el dibujo de una hoja
con un asterisco sobre el cual se hará clic, que significa registro nuevo. En el campo denominado Nombre de dependencia/grupo, se deberá
ingresar la información que corresponde al nombre de la dependencia. Para realizar el registro de las demás dependencias se debe utilizar la
misma opción de registro nuevo cuantas veces sea necesario hasta finalizar.
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Una vez ingresados cada uno de los nombres de las dependencias tal como aparecen en el acto administrativo, se deben guardar para que sean
incluidas en la tabla maestra del SIGEP de la entidad, para realizar el guardado es preciso que en la barra de opciones se haga clic en el dibujo de
Diskette, Guardar. Para continuar se cierra la ventana, tal como indica la flecha.
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Al cerrar la ventana, se desplegara nuevamente el formulario de Administración de Estructura Formal, enseguida se presiona el botón
filtro,
en el que verá una nueva pantalla donde se busca el nombre de la dependencia creada o también puede pulsar el botón siguiente, donde
despliega una lista general donde deberá seleccionar la correspondiente y para finalizar hacer clic en icono de aceptar.
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Paso 4
Al tener identificada la dependencia en el formulario, se diligencia el campo que corresponde a Jerarquía, el cual es numérico y se debe ingresar
de acuerdo a la jerarquización de las dependencias, sólo si se encuentra definido en el acto administrativo con numeración separada por puntos.
Ejemplo: 1.1
2.
2.1
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Luego pase al campo Tipo de dependencia, en donde presione el Botón
, para desplegar una lista estándar que contiene los tipos de
dependencia establecidos de acuerdo con naturaleza y funciones de la dependencia que está diligenciando; en esta lista seleccione la que
corresponda y luego haga clic sobre icono de aceptar.
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Paso 5
En el siguiente campo Clase de dependencia se escogerá la opción entre “de staff o de línea” según corresponda la dependencia que se está
diligenciando y da clic en aceptar. Considerando que la clase de dependencia De staff son áreas de asesoría dentro de la entidad y De línea
como aquellas dependencias encargadas de lo misional o de apoyo, o de segundo nivel de mando.
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Paso 6
El siguiente campo, Orientación de la dependencia, se debe escoger de acuerdo a los procesos y a las funciones desarrolladas por cada una de
las dependencias en el cumplimiento del objeto de la entidad.
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Paso 7
Una vez ingresada la información de cada una de las dependencias, deberá asignar norma al proceso para lo cual deberá hacer lo siguiente:
a. En el Módulo de Enlaces, escoja la opción Asignar norma a proceso, al dar clic se desplegará una nueva pantalla para hacer búsqueda
de la norma.
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b. La norma puede encontrarla siguiendo los filtros de búsqueda; cuando se desplieguen los diferentes actos administrativos, debe
seleccionar el que corresponda a la creación de la estructura formal. Una vez seleccionado el acto administrativo, en el menú de Acciones
se escoge la opción Asignar norma a proceso y siguiendo las indicaciones de las ventanas o mensajes, podrá confirmar la correcta
asignación de la norma.
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Paso 8
Finalmente ubique en el menú general la opción Guardar
Administración de estructura formal.
, que le permitira salvar la información que ha ingresado en el módulo
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Paso 9
El paso final es ingresar la información que corresponde a las funciones de las dependencias, para lo cual se ubica en el árbol de contenidos, la
opción: funciones de la dependencia.
En esta nueva ventana se encontrarán los campos bloqueados y para habilitarlos es necesario ubicar en la barra de opciones el dibujo de una hoja
con un asterisco sobre el cual se hará clic, que significa registro nuevo.
Dar clic en nuevo
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Paso 10
Se inicia el ingreso de la información de las dependencias en el campo Función de la dependencia. Del archivo en word, seleccionar y copiar
(CONTROL+C) las funciones sin numeración ni viñetas ni espacios, como se muestra a continuación.
Luego en el sistema dar clic en el boton tipo de presentacion, escoger la opcion Tabla y pegue la informacion en la columna correspondiente a
Función de la dependencia, utilizando el teclado así, (CONTROL+V) finalmente de clic en el boton Guardar.
Dar clic
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Paso 11.
Para continuar con el cargue de las funciones de las dependencias, se desplaza por los siguientes botones
sobre la cual va a consignar las funciones y realice el mismo procedimiento del Paso 10, hasta culminar el cargue.
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, ubique la dependencia