SUBMÓDULO ADMINISTRACION DE ESTRUCTURA INFORMAL

SUBMÓDULO ADMINISTRACION DE ESTRUCTURA INFORMAL
(GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO)
En el módulo de estructura organizacional es donde se cargará, consultara ó modificará en el sistema la estructura orgánica de la institución, se
podrá cargar los grupos internos de trabajo (Administracion Estructura informal), que por lo general están en un acto administrativo aparte del de
estructura formal. de igual manera se definen los grupos internos de trabajo indicando los objetivos, metas, proceso y funciones de cada uno de los
grupos; y los grupos internos de trabajo creados
El procedimiento que debe seguir para reportar la creación de Grupos Internos de Trabajo es el siguiente: La entidad debe contar con la
Resolución mediante la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo de cada una de las dependencias, así:
Ejemplo:
Subdirección General
a. Grupo de Gestión de Prevención, Protección y Seguridad
b. Grupo Fondo
“Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti”
Carrera 6 No. 12-62, Bogotá, D.C., Colombia ● Teléfono: 334 4080/87 ● Fax: 341 0515 ● Línea gratuita 018000 917 770
Código Postal: 111711. Internet: www.dafp.gov.co ● Email: [email protected]
Paso 1
Para iniciar el proceso de cargue de Grupos Internos de Trabajo, diríjase a la zona donde se encuentran los Módulos de Desarrollo
Organizacional, ubicados al lado izquierdo de la pantalla. En el Módulo de Estructura Organizacional seleccione la opción Administración de
Estructura Informal:
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Paso 2
Al ingresar a la opción de Administración de estructura informal, escoja la opción Nuevo . Una vez se habiliten los campos de clic en la palabra
Nombre del grupo de trabajo, donde se desplegará una nueva ventana en la cual deberá digitar el nombre del grupo interno.
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Paso 3
En caso que sean varios Grupos Internos de Trabajo a crear, se repetirá el procedimiento anterior haciendo clic en la opción Nuevo
que se escoja esta opción se creará un nuevo registro. Luego de digitar todos los grupos internos de trabajo dar clic en guardar.
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. Cada vez
Paso 4
Una vez creados los Grupos Internos de Trabajo, se debe asignar las funciones correspondientes a cada uno. Para ello se seleccionará el Grupo
Interno de Trabajo creado, ubicado en la parte inferior del centro de pantalla.
En el árbol de contenidos situado al lado superior izquierdo de la pantalla, se escogerá la opción Funciones del Grupo de trabajo.
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Paso 5
En la parte superior de la pantalla se encuentra ubicado un Indicador que permitirá saber a cuál Grupo Interno de Trabajo se le están cargando las
funciones; Al mover los botones(flechas) que indican adelante o atrás se cambiará de Grupo Interno de Trabajo y así mismo se podrán diligenciar
los datos correspondientes.
Para cargar las funciones del Grupo Interno de Trabajo, debe generar un nuevo registro en la opción Nuevo
y en el campo Función del Grupo
de Trabajo, asignará la función correspondiente y en la cual se podrán ingresar más de 500 caracteres
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Nota: Si el Grupo Interno de Trabajo desarrolla más de una función se repetirá el proceso dando clic en Nuevo tantas veces como número de
registros sean necesarios.
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Paso 6
Una vez asignadas las funciones a cada uno de los Grupos de trabajo, seleccione la opción Administración de Estructura Informal, ubicada en
el árbol de contenidos.
Al lado izquierdo en la parte inferior de la pantalla aparecerá un menú llamado Enlaces. Debe dar clic en la opción llamada Asignar Norma a
Proceso.
Aparecerá un filtro donde se digitará el número de la Norma creada en el proceso de Creación de Normas (correspondiente a la Resolución de
Grupos Internos de Trabajo). Finalmente dar clic en la opción
.
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Paso 7
Una vez ubicado en la opción Asignar Norma a Proceso se verificará que la norma sea correcta y se dará clic en la opción Asignar Norma a
Proceso que se encuentra al lado superior izquierdo de la pantalla.
Posteriormente el sistema arrojará un mensaje preguntando si está seguro que se quiere asignar la norma al proceso. Dar clic en Sí
Aparecerá un mensaje informando que se asignó la norma al proceso, allí debe elija la opción Aceptar.
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Paso 8
Una vez asignada la norma, dar clic en la opción Guardar
. Si el procedimiento se realizó correctamente, aparecerá un mensaje
informando que los datos se guardaron correctamente, elija la opción Aceptar posteriormente la ventana del sistema se cerrará. Después
de que se realice el guardado, puede proceder a cerrar la ventana de Normas, dando clic en el símbolo
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Paso 9
El paso final es ingresar la información que corresponde a las funciones de la estructura informal, para lo cual se ubica en el árbol de contenidos, la
opción: Funciones del grupo de trabajo.
En esta nueva ventana se encontrarán los campos bloqueados y para habilitarlos es necesario ubicar en la barra de opciones el dibujo de una hoja
con un asterisco sobre el cual se hará clic, que significa registro nuevo.
Dar clic en nuevo
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Paso 10
Se inicia el ingreso de la información de las dependencionas en el campo Función de la dependencia. Del archivo en word, seleccionar y copiar
(CONTROL+C) las funciones sin numeración ni viñetas ni espacios, como se muestra a continuación.
Luego en el sistema dar clic en el boton tipo de presentacion, escoger la opcion Tabla y pegue la informacion en la columna correspondiente a
Función de la dependencia, utilizando el teclado así, (CONTROL+V) finalmente de clic en el boton Guardar.
Dar clic
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Paso 11.
Para continuar con el cargue de las funciones de los grupos de trabajo, se desplaza por los siguientes botones
sobre el cual va a consignar las funciones y realice el mismo procedimiento del Paso 10, hasta culminar el cargue.
, ubique el grupo
Paso 12
Puede regresar a la pantalla donde están los Módulos de Desarrollo Organizacional y proceda a elegir el Módulo de Estructura Organizacional y
escoja la opción Árbol de Dependencias.
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Paso 13
En la interfaz de Árbol de Dependencias aparecerá la Estructura Formal (dependencias de la entidad) así como los Grupos Internos de Trabajo
creados, los cuales deben ser seleccionados con el cursor y arrastrados a la respectiva dependencia.
Dependencias
Grupos
Dependencias estructura Formal
Grupos Internos de Trabajo
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Una vez los grupos y dependencias han sido arrastrados en su totalidad, dar clic en guardar y luego ver organigrama, botón ubicado en el centro
de la pantalla, con dicha opción se podrá visualizar el organigrama de la entidad en formato Excel.
Finalmente se guardará el proceso y se cerrará la ventana.
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