Control de las Salidas No Conformes (SGCUV-GE-P-04)

Proceso: Administración del SGCUV
Procedimiento: Control de las Salidas No Conformes (SGCUV-GE-P-04)
CONTENIDO
Descripción
Políticas
Procedimiento
Referencias
Formatos
I. Descripción
Objetivo
Establecer la metodología para identificar y controlar las salidas de los procedimientos que
no cumpla con los requisitos establecidos, para prevenir su uso o entrega no intencional y
eliminar sus causas.
Alcance
Se aplica a todos los procesos de gestión de las entidades académicas y dependencias de
la Universidad Veracruzana implementados y certificados o en proceso de implementación
y certificación, formen o no parte del SGCUV y a las demás entidades académicas y
dependencias que quieran aprovechar esta herramienta para mejorar sus servicios y
procedimientos operativos.
Definiciones y Terminología
Se aplican las definiciones de la norma ISO 9000 (principios y vocabulario), en la versión
aplicable vigente, así como los términos y abreviaturas contemplados en el Glosario
Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01) y las siglas del Siglario Institucional (UOMGE-OT-01).
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II. Políticas
1. El presente procedimiento debe aplicarlo todo el personal que participa en los procesos
cuándo identifique un producto o servicio no conforme (PNC) o salida no conforme
(SNC).
2. Toda no conformidad detectada debe atenderse inmediatamente.
3. Toda queja del demandante de servicio o parte interesada, debe ser analizada para
determinar si se trata de un producto o servicio no conforme o de una oportunidad de
mejora.
4. Cuando aplique y sea práctico, se pondrá en o sobre el producto no conforme, una
identificación o etiqueta que indique que se trata de producto no conforme.
5. El producto o servicio no conforme requiere un análisis de la causa raíz y debe aplicarse
el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (SGCUV-GE-P-05).
6. Se deben justificar las causas del incumplimiento cuando las acciones propuestas no se
concluyan en el término planificado.
7. Cada Titular de Área define la forma en que hará el seguimiento y control de la SNC de
acuerdo a sus necesidades, preferentemente utilizando herramientas o técnicas
estadísticas.
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Procedimiento: Control de las Salidas No Conformes
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III. Procedimiento: Control de las Salidas no Conformes
Personal involucrado
1. Identifica el incumplimiento de un requisito de una
salida no conforme (SNC) en el desarrollo de sus
actividades y lo comunica a la brevedad posible a
su jefe inmediato (Titular del Área que detecta la
SNC).
Inicio
1
2
Identifica SNC y lo comunica a
la brevedad posible a su jefe
inmediato (Titular del Área que
detecta SNC)
Titular del Área y Personal que atienden la SNC
2. Si es un producto o servicio entregado
Da instrucciones para retirar el producto o
cancelar el servicio, impidiendo su uso, detecta
los errores, evalúa:
Retira el producto o
cancela el servicio,
detecta errores
a)
Evalúa
Corrige de manera
inmediata (punto 4)
a) Corrige de manera inmediata y verifica la
conformidad (Continúa en punto 4).
b)
Desecha y elabora
un nuevo producto
o servicio (punto 4)
3
b) En su caso, lo desecha y elabora un nuevo
producto o servicio, verificando la conformidad
(Continúa en punto 4).
4
Elabora solicitud de
DESVIACIÓN O CONCESIÓN
para entrega o liberación del
producto que no cumple los
requisitos y que no afecta la
calidad del servicio
Si
¿Se autoriza?
Se entrega
formalmente SNC
3. Si es un producto o servicio en proceso o
terminado y no cumple los requisitos
especificados:
Elabora solicitud de desviación o concesión
dirigida a la Alta Dirección o al demandante de
servicio, para entregar o liberar el producto que no
cumple con los requisitos especificados y que no
afecte la calidad del servicio.
No
Se revisa el proceso hasta
detectar el error y se realiza
la corrección inmediata
4
a) Se autoriza la solicitud: continúa el proceso
hasta la entrega formal de la SNC o lleva a
cabo la entrega formal del SNC (Continúa en
punto 4).
b) Se niega la solicitud: lleva a cabo revisión
del proceso hasta detectar el error y realiza
corrección
inmediata,
verificando
la
conformidad.
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4
Requisita la sección I. del
formato (SGCUV-GE-F-08),
conserva archivo electrónico
para control, atención y
seguimiento, lo turna al Titular
del Área que atiende SNC
5
Asigna folio al SNC,
analiza y determina
6
Recibe formato (SGCUV-GE-F-08),
puede ser detectado por:
a. Titular del Área
b. Demandante de servicio
c. Auditor interno o externo
7
Si la SNC es detectada por el
demandante de servicio o en
Auditoría requisita la sección I.
del formato (SGCUV-GE-F-08)
Analiza y determina
8
No
¿Procede?
Si
Determina acciones a realizar
designa al personal para
atender la SNC, firma
(SGCUV-GE-F-08),
proporciona instrucciones
Fin
procedimiento
Requisita sección II
(SGCUV-GE-F-08), indica
motivos de
improcedencia, envía y
solicita confirmación de
recibido
Titular del Área que detecta SNC
4. Requisita la sección I del formato de Reporte de
Acciones Correctivas y Preventivas (SGCUV-GE-F08) de acuerdo al Procedimiento de Acciones
Correctivas y Preventivas
(SGCUV-GE-P-05),
conserva el formato requisitado en archivo
electrónico para control, atención y seguimiento y
lo turna al Titular del Área que Atiende SNC.
5. Asigna el folio que corresponda a la SNC.
Titular del Área que atiende SNC
6. Recibe además la notificación que se ha detectado
una salida no conforme de su área, del:
a. Titular del Área que detecta SNC, Reporte de
Acciones Correctivas y Preventivas (SGCUVGE-F-08).
b. Demandante de servicio, por cualquier medio.
Auditor interno o externo, en el informe final de la
auditoría.
7. Requisita la sección I del formato de Reporte de
Acciones Correctivas y Preventivas (SGCUV-GE-F08), si la SNC proviene de una queja del cliente y/o
fue detectada durante la auditoria interna/externa.
8. Analiza y determina si procede la SNC:
a) No procede:
 Requisita la sección II del formato
(SGCUV-GE-F-08), indicando los motivos
de la improcedencia.
 Hace llegar el formato (SGCUV-GE-F-08) a
quien notificó la SNC, para su seguimiento
y solicita confirmación.
 Conserva
el
formato
requisitado
preferentemente en archivo electrónico
para control.
b)

Si procede:
Determina las acciones a realizar y
designa al personal para atender la SNC,
aplicando el procedimiento de Acciones
Correctivas y Preventivas (SGCUV-GEP05).
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IV. Referencias
Norma ISO 9000 Fundamentos y Vocabulario, en la versión aplicable vigente.
Norma ISO 9001 Requisitos, en la versión aplicable vigente .
Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-011.
Siglario Institucional (UOM-GE-OT-01 1
Disposiciones legales que ri gen en la institución, aplicables en área a la que
correspondan los documentos.
f) Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (SGC UV-GE-P-OSl
g) Formatos:
SGCUV-GE-F-08 Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas
a)
b)
c)
d)
e)
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V. Histórico de Revisiones
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Adecuadón del procedimienlo al nuevo lonnato.
Se cambia el lormato del documento
Se actualizan los componentes de la descripción
Se simplifICan las actividades del procedimienlo
Se aumentan referencias
VI. Firmas de Autorización
02105/2016
16/05/2016
A. Suárez Sánchez
¡.
Proceso: Administn.cion del SGCUV
Procedimiento: Control de las ~I¡du No Conformes
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