4 Flujo de efectivo
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Flujo de efectivo 1. ¡Flujo de efectivo! Tips para un flujo de efectivo al instante Utilidad y flujo de efectivo no significan lo mismo, de hecho más negocios fallan debido a la falta de flujo de efectivo que a su falta de ganancias. No te vuelvas parte de las estadísticas: Un negocio que se va a la quiebra mientras tiene utilidad. La razón más común de discrepancias entre el flujo de efectivo y las utilidades es la diferencia de tiempo entre hacer una venta y recibir el efectivo. Considera un negocio que vende un producto a crédito pero no recolecta el dinero hasta el siguiente mes o tal vez más dependiendo de los términos del negocio. En este caso los ingresos de la venta pudieron haberse registrado, pero en realidad el negocio no tiene dinero ese dinero para gastar. El efectivo fluye hacia los proveedores, staff, intereses, impuestos y gastos. Sin embargo la salida del dinero no se detiene y espera a que más dinero entre. Predicción y administración son 2 áreas críticas en donde tiene que haber demasiada concentración para que tu negocio no corra riesgos de convertirse en el siguiente en ser parte de las estadísticas. La predicción del Flujo de Efectivo es el primer paso crítico. Planear tu flujo de efectivo incluye la predicción y tabulación de tu flujo de efectivo relacionado a ventas, nuevo prestamos, intereses recibidos de actividades financieras y después analizar a detalle el tiempo esperado del flujo de salida hacia proveedores, préstamos, impuestos, etc. Evita exagerar la predicción de ventas y la inexacta predicción del flujo de costos. Cuidado con las tendencias de los deudores y su desarrollo y nunca hagas suposiciones muy optimistas acerca de los créditos y su disponibilidad. El desarrollo del flujo de efectivo debe de ser una actividad diaria. Te presentamos 4 áreas críticas en las que te debes enfocar: Cuentas por cobrar: ¡Recolectar, recolectar, recolectar! Factura inmediatamente después del trabajo o servicio. Solicita depósitos por adelantado o pagos adelantados cuando sea posible y haz que tus clientes paguen con tarjeta de crédito. De este modo los pagos se procesan inmediatamente y no hay tiempo de espera Cuentas por pagar: Mantén y administra un presupuesto, paga las cuentas a tiempo. Después de crear un historial de pagos negocia pagos extendidos para maximizar el efectivo. El proveedor casi siempre te dará una prorroga de 30 a 90 días Enfócate en ventas y mercadotecnia: un volumen de ventas considerable es una mejor ayuda para la planeación del flujo de efectivo. Sistematiza tus ventas y mercadotecnia haciéndolas lo más prácticas posible para asegurar un nivel regular de prospectos y una buena tasa de conversión. 1 Ofrece recompensas por pronto pago y realiza un plan VIP para los clientes nuevos que te ayudara a crear ventas AHORA Reducción de costos: reduce costos directos e indirectos. Mantén gastos fuertes en un mínimo, Ates de comprar, determina las metas de ventas para justificar y fondear el gasto. Si es posible reduce los niveles de inventario y negocia los descuentos disponibles en cantidades pequeñas. Revisa tu posición de efectivo cada semana y revisa tus ganancias y pérdidas mensualmente. Establece una línea de crédito con tu banco antes de necesitarlo. Utiliza un buen juicio cuando quieras establecer controles internos de manejo de efectivo. Recuerda. El flujo de efectivo es el que manda. Con esta economía tan dura que hemos experimentando en los últimos 5 años, la administración del efectivo puede hacer ganar o quebrar a los negocios. Muchos de los negocios pequeños están descapitalizados por lo que el flujo de efectivo es una pieza clave en la salud financiera de la empresa. Nadie puede argumentar la simplicidad de este concepto, sin embargo asegurarse que se cumpla el flujo es una responsabilidad fundamental para el dueño del negocio que no puede ser ignorada. Recuperado de: http://blog.actioncoach.com.mx/flujo-de-efectivo-tips-para-flujo-de-efectivo-alinstante/ 2. Flujo de efectivo Un alto porcentaje de las empresas se van a la quiebra por su permanente estado de liquidez. Liquidez no significa exactamente lo mismo que ganar dinero. Es posible obtener beneficios y quedar en bancarrota por falta de efectivo. Solvencia o liquidez Las empresas que cuentan con fondos suficientes para pagar sus compromisos puntualmente adquieren una reputación de firmas solventes. Mientras tanto, una empresa incapaz de cumplir con sus obligaciones a medida que se vencen, por falta de dinero; se denomina insolvente. La solvencia debe ser un objetivo primordial de cualquier empresa, puesto que una firma insolvente puede ser forzada por sus acreedores a cerrar sus puertas. El control del flujo de caja es un método de extrema importancia y de muy fácil realización que nos servirá para proyectar las necesidades futuras de dinero. Su filosofía se basa en determinar primeramente los ingresos que se generarían en el negocio en un determinado periodo, para luego calcular los egresos por gastos y costos, así como todas y cada una de las obligaciones que se vayan generando en razón del desenvolvimiento del mismo negocio o actividad, para que enfrentados en sus montos, nos den una idea general del dinero de que dispondremos al termino de cada periodo de operaciones, generalmente mes a mes. Para cualquier tipo de empresa, la generación de sus ingresos siempre se va a dar, en mayor proporción por las ventas, que obviamente, unas serán de contado y otras a crédito. 2 Cuando estamos vendiendo de contado estaremos recibiendo dinero contante y sonante en contra entrega de la mercadería o del servicio. Mientras tanto cuando vendemos a crédito, los valores facilitados a nuestros clientes en ventas, los estaremos recuperando en periodos de 30, 60, 90 días o más, dependiendo el acuerdo a que se haya llegado con el cliente y la evolución que tenga la recuperación de la cartera por parte de nuestra empresa. Lo anterior nos dice claramente que vender un determinado monto en un mes, no traduce que vamos a contar con el 100% del dinero por ventas, en ese mismo mes. De igual manera, los egresos que correspondan a nuestras obligaciones nacidas en transacciones por compras de mercancías, adquiridas unas de contado y otras a crédito, tendrán el mismo comportamiento en el tiempo, es decir, alguna mercancía tendremos que pagarla de manera inmediata, lo que traduce un desembolso de dinero también inmediato y las que negociemos a plazos, las pagaremos también en periodos de 30, 60, 90 días o más dependiendo el tipo de acuerdo que esta vez hayamos logrado con nuestros proveedores. Recuperado de: http://promovntmarketing.blogspot.mx/2012/04/flujo-de-efectivo-12.html 3. La importancia del flujo de efectivo, y su diferencia con el Estado de resultados Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período. La información presentada en los estados financieros interesa a las siguientes partes: - La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. - Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes. - Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones. - Posibles Inversionistas o socios comerciales. Los estados financieros básicos son: 1. Balance General 2. Estado de Resultados 3. Flujo de Efectivo Sin embargo, muchos emprendedores me hacen la pregunta…. si el Flujo de Efectivo es importante y que diferencia existe entre los últimos dos Estados, entre el Flujo de Efectivo y el Estado de Resultados, ya que tienen casi las mismas cuentas. El Flujo de efectivo y el Estado de Resultados……. ¿Estados Financieros similares? 3 Del balance General podemos ver su liquidez y el grado de adeudos que tenemos contra nuestro capital y utilidades. La diferencia principal entre el Estado de Resultados y el Estado de Flujo de efectivo, es que este último mide la liquidez de la empresa (lo que realmente entra de dinero o cash a la empresa en un periodo determinado), y el Estado de resultados mide la rentabilidad de la empresa (la operación de la empresa en un periodo determinado). El Estado de Resultados nos da información del estado de nuestras ventas, costos, gastos y, si sabemos manejar bien el negocio, la utilidad que esperamos obtener. Pero esa utilidad es únicamente un récord contable y una posible promesa de hacerla efectivo. No se deben confundir jamás las utilidades con el efectivo porque son dos conceptos distintos. El Flujo de Efectivo nos muestra los movimientos enteramente de efectivo o cash (movimientos de entradas o salidas de DINERO a la empresa) es decir, el flujo de efectivo no toma en cuenta por ejemplo “las cuentas por cobrar”, porque finalmente no ha entrado el $$ a la empresa, no toma en cuenta la depreciación, puesto que no sale ningún gasto en efectivo. El flujo de efectivo tomara en cuenta las ventas, solo si estas pudieron convertirse en efectivo y tomara en cuenta un gasto solo si este fue pagado con efectivo (por ejemplo impuesto por pagar no entra, a menos que ese mes se haya desembolsado el dinero). Este Estado ayuda en la planeación y en la generación de presupuestos, sin dejar a un lado la medición que se puede hacer para cumplir los compromisos adquiridos. Un buen flujo de efectivo proyectado, junto con estos tres reportes nos dirá de dónde, cuánto y cuándo vamos a generar el efectivo suficiente para pagar nuestros gastos, manejar nuestras operaciones y pagarnos una parte de las utilidades que esperábamos tan ansiosamente. El Flujo de Efectivo. Leyendo un artículo, un autor recuerda algo muy cierto: Al Flujo de Efectivo, no lo subestimes, parece algo muy simple y obvio pero es un tema fundamental para entender la realidad de un negocio. El pone un ejemplo muy claro y simple. Empecemos por entender como aplica en el día a día. ¿Qué pasa cuando la fecha de pago de tu tarjeta de crédito vence antes de que recibas tu sueldo? Si no tienes efectivo para cubrir el pago, tus acreedores no van a aceptar un simple “no tengo dinero”, tienes un problema de Flujo de Efectivo. El Estado de Flujo de Efectivo ayuda en la planeación y en la generación de presupuestos, sin dejar a un lado la medición que se puede hacer para cumplir los compromisos adquiridos. Muchas veces, muy buenos negocios se van a la ruina porque los dueños pensaron que podían meterse a una oportunidad mucho más grande de lo que podían soportar con su Flujo de Efectivo. Un ejemplo rápido que cita un emprendedor: Su padre llegó a ser el productor avícola número 1 con más de 100,000 pollos por semana. Un distribuidor en crecimiento comenzó a crecer y comprarle cada vez más… pero financiado. Como él también quería crecer siguió entregando. 4 Pronto se agotó su Flujo de Efectivo y no tuvo para comprar más alimento para las aves. ………problemas. El negocio quebró. Otro punto de vista comenta que por alguna razón en ocasiones creemos que al tener grandes inventarios e instalaciones podemos vivir un tiempo sin dinero. Grave error. Es como pensar que si tienes puesto tu traje de baño puedes dejar de respirar bajo el agua. El efectivo es el “oxígeno” de tu negocio. El nos hace referencia de que para cada negocio, para cada cliente, para cada solicitud, para cada idea. Siempre revises tu capacidad de Flujo de Efectivo. Por ejemplo. Si un cliente está dispuesto a comprarte 10 veces tu producción normal pero pagándote a 90 días contra la entrega. • ¿Podrás invertir lo que requieres para producir tanto y esperar después 90 días sin “oxigeno”? • ¿Cómo generaras el suficiente Efectivo para producir más y luego esperar 90 días? • ¿De dónde sacaras el dinero para soportar los Gastos de Operación durante esos 90 días? • ¿Cómo utilizaras el efectivo que tienes para producir 10 veces más? • ¿Qué pasa si en esos 90 días te llega otra oportunidad de negocio que requiere efectivo? Como se determina el Flujo de Efectivo: La fórmula para sacar el saldo disponible de flujo de efectivo de un periodo es: INGRESOS (ENTRADAS) - GASTOS (SALIDAS) = SALDO DISPONIBLE DE FLUJO DE EFECTIVO FLUJOS DE EFECTIVO DE OPERACIÓN ENTRADAS: Ventas o prestación de servicios. Rendimientos de inversiones. Cobro de cuentas por cobrar. Préstamos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las transacciones con proveedores y acreedores relacionadas con la operación de la entidad. Aportaciones de capital Otros cobros no originados con operaciones de inversión o financiación. SALIDAS: Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y bienes para la producción o prestación de servicio. Pagos para adquirir inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de uso. Pagos en el otorgamiento de préstamos de corto y largo plazo. Pago de las cuentas de corto plazo. Pago a los acreedores y empleados. Pago de intereses. Pago de dividendos. Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación. Otras entradas de efectivo no relacionadas con las actividades de operación e inversión. El Estado de Resultados El Estado de resultados también se le conoce como Edo. de Pérdidas y Ganancias. 5 Es un instrumento que se utiliza para reportar las operaciones que se realizan en la empresa en un periodo determinado, es decir, resume los resultados de las operaciones del negocio. Es el principal medio para medir la rentabilidad. Aquí si incluyes la ventas, incluyes el total de ellas, las que cobraste en el mes y las que están pendientes de cobro, es decir te da una idea de cómo está operando tu empresa, cuánto vende, cuáles son sus gastos mensuales, tanto de operación, como de financiamiento, cual es el costo de ventas, y cuál es tu utilidad de un periodo determinado (no cuanto efectivo o cash tienes). Este Estado nos dará la utilidad del ejercicio, que es lo que la empresa gana en un periodo determinado que por lo general es de un año. A continuación se incluye un ejemplo de una pequeña estructura de un estado de resultados, que es el estado financiero que nos permite determinar la utilidad. Como se determina el Estado de Resultados: Ingresos (ventas de contado, ventas de crédito, etc.) (-) Costo de venta (representa el costo de los productos vendidos en el periodo) = Utilidad Bruta (Margen) (-) Gastos operacionales (gastos de administración y ventas) = Utilidad de Operación (+) Ingresos financieros (-) Gastos Financieros = Utilidad antes de impuestos (-) Impuestos = Utilidad Neta Gastos de Ventas (Publicidad, comisiones vendedores, visitas a clientes. etc. Gastos de Administración (Sueldos, Material oficina, servicios públicos, seguros, etc.) De la utilidad resultante se deben restar los impuestos (siempre y cuando genere utilidad y no pérdida), y el resultado final es la utilidad que se debe distribuir a los socios. Como se puede ver, el estado de resultados se realiza con las cuentas de resultados (Ingresos, Gastos, Costos), y el resultado final de estas cuentas es lo que conocemos como utilidad del ejercicio o pérdida del ejercicio. Existe utilidad cuando lo ingresos superan los gastos y los costos, y cuando los costos y los gastos superan los ingresos, tendremos entonces una pérdida. Recuerda siempre que como propietario de tu negocio, eres responsable por la vida y crecimiento de tu empresa. Eso implica saber, no sólo de mercadotecnia o los aspectos productivos y de operación de tu negocio, sino las herramientas financieras que necesita para gerenciar tu empresa efectivamente. La comprensión de las finanzas de tu negocio te dará el control de su dirección. Aunque esto puede resultar imposible para algunos emprendedores, conocer el aspecto económico del negocio te dirá donde has estado, a donde te diriges y cuán rápido podrías llegar. Por supuesto que puede contratar un contador, pero para tener una mejor visión, deberás 6 entender cómo se mueven tanto tu Flujo de Efectivo, tu Estado de Resultados y tu Balance General. Por: MBA América Fabiola Flores Asesora de Contabilidad y Finanzas Incubadora Virtual de Empresas del Tecnológico de Monterrey Campus Monterrey Recuperado de: http://prod44db.itesm.mx:7778/pls/portal/docs/PAGE/DOCSEMPREDETEC/IMG/TAB287072/FLUJ O_EFECTIVO_Y_ESTADO_RESULTADOS.PDF 7
