Política de ascensos y promoción

Política de ascensos
y promoción
OBJETIVO
Establecer los parámetros para determinar los ascensos de cargo en la Corporación Club
El Nogal.
JUSTIFICACIÓN
Es necesario para la Corporación que realice un proceso justo y transparente.
OBSERVACIONES
Esta política aplica para todos los procesos de selección interna que realiza el área de
Talento Humano. Deben ser solicitados a través de una requisición de personal y no
aplica para ascensos generados entre los contratistas.
CARGOS QUE PARTICIPAN
Todos los cargos se expondrán en convocatoria interna, excepto aquellos que dependen
directamente de la Junta Directiva y los cargos que la Gerencia General, Subgerencia
Administrativa o la Dirección de Talento Humano determinen que se debe realizar por
convocatoria externa.
Se podrá tener un solo candidato, siempre y cuando el empleado se inscriba y concurse
dentro de una convocatoria.
DEFINICIÓN DE LAS CONDICIONES DE LA CONVOCATORIA
 Definir los aspectos de la convocatoria de acuerdo con los requisitos del perfil de cargo
el cual debe estar actualizado. El Jefe de Selección debe enviar la convocatoria al líder
de proceso y a la Dirección de Talento Humano o a la persona encargada de Talento
Humano, a través del correo electrónico corporativo para su aprobación.
 La estructura de la convocatoria debe contener: requisitos de inscripción y
procedimiento a seguir, tiempo de la publicación, información acerca de la forma de
1 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
inscripción, los criterios a tener en cuenta en la evaluación con sus respectivos
porcentajes, y los nombres de las personas que realizarán el proceso de selección.
PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN
 La publicación de la convocatoria se hará a través del correo electrónico corporativo y
en las carteleras de empleados durante cuatro (4) días hábiles (incluye el sábado).
 Las personas inscritas deben cumplir con el 100% de los requisitos de inscripción; en
caso contrario no podrán continuar en el proceso.
 Cada candidato inscrito recibirá un código del proceso que se registrará para todos los
efectos del proceso.

Cada candidato debe completar una ficha de postulación consistente en un formulario
sobre antecedentes personales y una carta de motivación. Así mismo, enviar su hoja
de vida con el detalle de los conocimientos y experiencias, y copia de los principales
diplomas.
La Jefatura de Selección debe realizar un informe con los antecedentes del candidato
que puedan aportar al proceso: procesos disciplinarios y antecedentes de salud
ocupacional.

PROCESO DE EVALUACIÓN
Las personas encargadas de realizar el proceso de evaluación dentro de la
convocatoria deben:
 Aplicar las pruebas técnicas y psicotécnicas a las que haya lugar de acuerdo con el
cargo.
 Realizar las entrevistas.
 La Jefatura de Selección y Desarrollo debe comunicar los resultados del proceso y
enviar al jefe inmediato y/o subgerente del área, a la Dirección de Talento Humano o
al jefe encargado del área de Talento Humano para su aprobación a través del correo
electrónico corporativo.
2 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
PUBLICACIÓN DE LOS RESULTADOS

Los resultados se publicaran a través del correo electrónico corporativo y en las
carteleras de personal durante cinco (5) días.

La Jefatura de Personal, nómina y contratación, informarán al candidato seleccionado
la fecha en que inicia y termina su período de prueba.

Los candidatos que no sean seleccionados deben recibir cartas de agradecimiento y
un resumen de su desempeño durante el proceso.

Los soportes del proceso de selección se deben archivar en la hoja de vida de cada
colaborador que participó en la convocatoria.
DURACIÓN DE LA VALIDEZ DE LOS RESULTADOS

Los resultados del proceso tendrán validez durante seis (6) meses después de la
publicación de los mismos.
PROCEDIMIENTO DE PROCESOS DE SELECCIÓN Y DESARROLLO
Todos los procesos de selección del Club, tanto internos como externos deben realizarse
basados en el siguiente procedimiento:
1. Objetivo
Establecer el proceso de selección y contratación de personal que va a laborar en el Club,
de acuerdo con las competencias establecidas en las descripciones de cargo y bajo las
condiciones legales establecidas.
2. Alcance
Inicia desde que el líder y/o responsable de procesos, genera la requisición de
necesidades de personal y termina con la firma del contrato.
La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo
del Director de Gestión de Talento Humano.
La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y
contratación de personal requerido, está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la
3 Enero de 2014 Política de ascensos
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Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y
Contratación.
La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o
responsable del proceso.
3. Campo de aplicación
La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo
del Director de Gestión de Talento Humano.
La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y
contratación de personal requerido, está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la
Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y
Contratación.
La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o
responsable del proceso.
4. Definiciones
Búsqueda interna: Es aquella que se realiza con personal de la misma organización.
Búsqueda externa: Es aquella en la cual se convoca a personal que no tiene vinculación
laboral con la empresa.
Cargos temporales: Son aquellos que se requieren por un tiempo determinado para cubrir
vacantes generadas por licencias, vacaciones, permisos, incapacidades, etc., así como la
realización de actividades específicas o por aumentos de servicio y producción.
Descripciones de cargo: Información referente al objetivo general del cargo, funciones,
responsabilidades y autoridad del mismo, personal supervisado y competencias
requeridas en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.
Rotación temprana: Personal que se desvincula de la empresa antes de los primeros seis
meses.
Fuentes de reclutamiento: Medios utilizados para reclutar personal en el mercado externo
de trabajo o al interior de la compañía.
Pruebas: Conjunto de instrumentos técnicos y psicológicos que permiten verificar
determinadas competencias y características personales.
4 Enero de 2014 Política de ascensos
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Referencias: Información laboral, personal y legal de un candidato que sirve de apoyo en
la decisión de su contratación.
5. Especificaciones del servicio
a) Presupuesto de gastos del personal.
b) Fuentes de reclutamiento.
c) Detección de necesidades de personal.
d) Personal de apoyo (laboratorios clínicos, examen con médico ocupacional,
de seguridad).
estudios
e) Pruebas psicotécnicas, técnicas, entrevistas con Gerentes, Subgerentes, Directores y/o
Jefes de procesos.
f) Selección y evaluación de proveedores: laboratorio clínico, médico S.O., y empresa
contratista de estudios de seguridad.
g) Cuando se realice selección para un cargo Directivo no se diligencia el formato de
entrevista. Se realiza un informe con el análisis y los resultados del proceso de
reclutamiento y selección para la Subgerencia o Gerencia General, preparado por el Jefe
de Selección y Desarrollo y la Dirección de Talento Humano.
h) Cuando se envía a examen de ingreso con médico de salud ocupacional, el Jefe de
Salud Ocupacional debe enviar al Jefe de Selección y Desarrollo / Psicólogo de
Selección, el concepto de aptitud laboral para dar continuidad a la contratación de la
persona.
i) Los contratos utilizados deben ser validados por el área Jurídica.
5 Enero de 2014 Política de ascensos
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
QUÉ SE HACE
QUIÉN LO HACE
CÓMO LO HACE
REGISTROS
PLANEAR
Imprimir
documentos
requeridos para
el proceso
Jefe de Selección
y Desarrollo y
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se imprime formato de
entrevista
Revisar pruebas
psicotécnicas a
aplicar
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se imprimen las pruebas
psicotécnicas o se revisa si se
tienen electrónicamente en
caso de requerirse
Validar vacante
existente en el
sistema
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo y
Asistente de
Talento Humano
La jefe de selección revisa un
documento en Excel en el que
se lleva el control de las
vacantes
Mantener bases
de datos de
empleo y sitios
externos
actualizados
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se revisan las bases de datos
de acuerdo con las
convocatorias que estén
abiertas
Validar
anualmente
estrategia de
reclutamiento y
selección
Jefe de Selección
y Desarrollo y
Director de
Talento Humano
En reunión de área se valida
la estrategia
Se programan los
procesos de
selección tanto
internos como
externos
Jefe de Selección
y Desarrollo y
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se programan a través del
Zimbra y/o se registran en el
cuaderno de notas
Formato de
Entrevista RO3PGTH001;
versión 007,
febrero 2013
Pruebas
psicotécnicas
Documento en
medio magnético
en computador
del responsable
Documento en
medio magnético
en computador
del responsable
Acta de reunión
Zimbra, cuaderno
de notas
6 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
HACER
Recibir la
requisición o
autorización
temporal por mail
para dar inicio al
proceso
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se recibe la requisición de
personal (el líder debe
adjuntar el perfil del cargo
aprobado por la Gerencia
General y la Dirección de
Talento Humano, en caso de
cargos nuevos). Se debe
diligenciar también para
pasantes el formato de
requisición de personal. Para
los casos en que no se haya
entregado la requisición de la
vacante, se podrá realizar
hasta el reclutamiento del
cargo con la autorización por
correo de la Directora de
Talento Humano
Crear vacante
Asistente de
Talento Humano
Revisar el sistema y validar
para dejar abierta la vacante
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se revisa en la base de datos
que se lleva de las vacantes
generadas, de acuerdo con el
reporte del Asistente de
Nómina y Contratación y se
valida cada requisición
recibida
Validar si es
vacante nueva o
reemplazo
En caso de ser
nuevo cargo, un
cargo de Director
o de Subgerente
de área, se debe
realizar el perfil
del cargo para un
cargo nuevo. La
requisición debe
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se verifica que los
documentos correspondientes
estén firmados
Formato de
Requisición de
personal R02-PGTH001; versión
005, febrero 2013
En el sistema
Documento en
medio magnético
en computador
del responsable
Formato de
Requisición de
personal R02-PGTH001; versión
005, febrero 2013
Formato de
Descripción del
7 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
venir
obligatoriamente
con la firma de la
Gerencia General
En vacantes para
reemplazo se
valida con el Jefe
inmediato el perfil
existente
cargo RO1PGTH001;
versión 009,
febrero 2013
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se revisa el perfil de cargo
actual y se envía a los líderes
de proceso para validar las
condiciones
Formato de
Descripción del
cargo RO1PGTH001;
versión 009,
febrero 2013
R04-PGGH001versión 005
Confirmar
condiciones de
convocatoria con
Jefe inmediato
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Si se trata de una
convocatoria interna se envía
la convocatoria interna para
validación de la Dirección de
Talento Humano y del líder de
proceso. Se envía por correo
electrónico al Jefe inmediato
las características de la
convocatoria para su
aprobación cada vez a que
haya lugar. Siempre se debe
enviar el perfil del cargo para
la confirmación por parte del
Jefe inmediato de los cambios
que haya tenido
Ubicar fuentes de
reclutamiento
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
De acuerdo con el cargo que
se requiera cubrir, se valida el
tipo de base de dato
necesaria
Preselección de
la hoja de vida
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Se preseleccionan las hojas
de vida de acuerdo con el
cumplimiento del perfil de
cargo. Se debe realizar un a
Listado de bases
de datos de
empleo
Listado de
candidatos
preseleccionados
8 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
Desarrollo
Si cumple la hoja
de vida se cita a
entrevista y se
solicitan
documentos
soporte
Se solicita
verificación de
antecedentes en
la Oficina de
Seguridad
Aplicar e
interpretar
pruebas
psicotécnicas
filtro a través de una llamada
en la que se aclaren datos de
la hoja de vida según el perfil
y las condiciones del cargo
para entrevistas
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se cita al candidato a
entrevista y se realiza
entrevista de Talento
Humano. Las personas que
se presentan a entrevista
deben llevar: soportes de
estudio, cursos y experiencia
laboral, fotocopia de la libreta
militar (para los hombres) y
certificado de manipulación de
alimentos (si el cargo lo
require)
Formato de
entrevista. RO3PGTH001;
versión 007,
febrero 2013
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
A través de Zimbra se envía
al área de monitoreo del Club,
un correo con la información
de los candidatos (nombres y
números de cédulas), para
verificar antecedentes
judiciales de los candidatos
preseleccionados.
Queda evidencia
en el correo de
Zimbra en la
carpeta
“Antecedentes”
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Se citan a los candidatos al
Centro Administrativo del Club
para la realización de las
pruebas psicotécnicas
correspondientes al cargo al
que se están postulando: 16
pf (todos), Valanti (todos),
Nego (para cargos que tienen
comunicación directa con
socios) y Eros (jefaturas,
cargos directivos o
gerenciales). Posteriormente
se interpretan cada una de las
pruebas: Valanti y 16 pf tienen
Las pruebas
quedan
guardadas en
medio magnético:
16 pf y Valanti se
encuentran en la
carpeta “Pruebas
aplicadas”, Eros
queda en la
plataforma de
Psigma online y
el Nego queda en
físico anexo al
respectivo
9 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
Presentar
candidatos a
Jefes inmediatos
y/o Director de
Talento Humano
Realizar
Assessment
Center, pruebas
prácticas y de
valores para
cargos críticos
su respectivo software, Eros a
través de la plataforma
Psigma online y Nego tiene su
respectivo cuadernillo. La
interpretación que hace el
profesional queda plasmada
en la entrevista
proceso. La
interpretación
queda por escrito
en la entrevista
realizada al
candidato. Para
los candidatos
seleccionados y
contratados las
pruebas y las
respectivas
interpretaciones
quedan en la hoja
de vida.
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Selección envía a jefes
inmediatos los procesos de
los candidatos
preseleccionados, con la
respectiva hoja de vida y la
entrevista con la
interpretación de las pruebas
y el concepto general
favorable. Se envía una carta
de presentación con el
nombre del cargo y los
candidatos preseleccionados
La evidencia
queda en el
formato de
entrevista de
Talento Humano
y en la carta de
presentación que
se envía anexa a
los procesos para
la firma de
recibido del jefe
inmediato.
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo /
Director de
Talento Humano
Para llevar a cabo el
Assessment Center, se debe
establecer el lugar donde se
realizará y el tiempo. Lo ideal
es que no demore más de dos
(2) horas. Se evaluarán las
competencias
organizacionales, los valores
y los principios establecidos
en la Corporación a través de
juegos de roles, de la historia
de vida y del plan de vida de
los candidatos. Las pruebas
Registros de
calificación del
Assessment
Center y pruebas
técnicas con
calificación del
jefe inmediato
10 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
prácticas las realizará el Jefe
de área a cada uno de los
candidatos.
Se citan los candidatos
seleccionados a inicio de
contratación en el Centro
Administrativo para que
diligencien la hoja de vida del
Club y para entregar y
explicar los siguientes
formatos:
Candidatos
aprobados se les
entrega lista de
documentos y se
firman
autorizaciones
requeridas de
acuerdo al cargo
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
A - Estudio de seguridad:
Informar el procedimiento del
estudio de seguridad y las
recomendaciones pertinentes
para que el candidato firme la
respectiva autorización
B - Orden de exámenes
médicos por cargo: Informar
horario de atención y
recomendaciones antes de
asistir a los laboratorios
(firmado y sellado)
Hoja de vida de
las personas
contratadas
Autorización de
estudios de
seguridad, orden
de exámenes
médicos,
requisición de
uniformes, listado
de documentos
para contratación
y /o polígrafo
dependiendo del
cargo y formato
de hoja de vida
Estos registros no
están codificados
C - Requisición de uniformes:
Brindar información acerca de
los horarios en el ropero
(firmado y sellado)
D - Documentos de ingreso
de personal por cargo:
Explicar cada uno de los
documentos que debe
presentar para firmar contrato.
E - Para cargos del área de
11 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
seguridad, y vestier de socios
y socias, la autorización de
polígrafo
Enviar copia de
hoja de vida al
proceso de
seguridad del
Club y solicitar
estudio de
seguridad
externo
Revisar informe
de estudio de
seguridad y
copiar en carpeta
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección
Desarrollo
Con previa autorización del
candidato, se envía a través
de Zimbra la solicitud a la
empresa de seguridad ISVI de
un estudio preliminar de
antecedentes, anotaciones
judiciales y de policía. Si el
concepto de este primer filtro
es favorable se envía solicitud
a ISVI de visita domiciliaria. Si
no es favorable el concepto
del estudio preliminar el
proceso de contratación se
cancela.
La empresa externa ISVI se
encarga de enviar los
respectivos informes del
estudio de seguridad, los
cuales deben ser revisados y
contrastados con la entrevista
de talento humano y con la
información suministrada por
el candidato en su hoja de
vida. Posteriormente la
Psicóloga de Selección se
encarga de guardar los
informes en la carpeta
confidencial de “Estudios de
seguridad” y se informa al
Analista de Talento Humano,
a Dirección de Talento
Correos de
solicitud de
estudio preliminar
y de visita
domiciliaria, y
respuesta por
parte de ISVI en
el correo de
Zimbra.
Formato de
autorización de
estudio de
seguridad (no
codificado)
Carpeta
magnética
confidencial
donde se
guardan los
estudios de
seguridad
12 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
Humano, al Jefe de Selección
y Desarrollo y al Director de
Seguridad que los informes ya
pueden ser vistos por ellos, y
si tienen concepto favorable o
no por parte de la empresa de
seguridad. Si no son
favorables se cancela el
proceso de contratación
Este paso no aplica para
convocatorias internas
Recibir visto
bueno de
Seguridad y
Salud
Ocupacional
Aprobados los
procesos, se
continúa
Completar
información en el
sistema sobre los
datos del
candidato
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
A través de Zimbra, tanto la
empresa de seguridad ISVI
como Salud Ocupacional
envían el concepto de cada
uno de los candidatos que se
encuentran en proceso de
contratación para poder
continuar con el respectivo
ingreso
Jefe de Selección
y Desarrollo y/o
Psicóloga de
Selección y
Desarrollo
Cuando se tiene el concepto
favorable tanto del estudio de
seguridad como de Salud
Ocupacional, se procede a
entregar los procesos a
contratación para el
respectivo proceso de ingreso
Analista de
Nómina y
Contratación
Se ingresa la información en
Sinergy, de acuerdo al
proceso con cada candidato y
se matricula a nómina una
vez se encuentre asignada la
vacante
Correos a través
de Zimbra, los
cuales se
guardan en
carpeta de “Isvi” y
de “Salud
Ocupacional”
En Sinergy se
ingresa la
información de
los candidatos
que se pasarán a
contratación para
el respectivo
ingreso
Hoja de vida del
empleado
Sistema Sinergy
13 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
Se llama al candidato para
recibir la documentación y se
realiza las afiliaciones a
seguridad social y caja de
compensación
Se abre la hoja de vida por
cada candidato, se marca y
se archiva la documentación
Citar a firma de
contrato
Citar a inducción
Asistente de
Nómina y
Contratación
Asistente de
Nómina y
Contratación
De acuerdo con la fecha de
inducción, se cita el personal
para firma de contrato
Mensualmente se llevan a
cabo tres (3) inducciones a
las cuales se deben citar los
candidatos que han cumplido
con todos los requisitos del
proceso de contratación para
realizar el respectivo ingreso
Correo interno
Registros Excel
Cuadro en Excel
Proceso de
contratación
Llamada
telefónica
VERIFICAR
Semanalmente
validar las
vacantes en
proceso
Director Talento
Humano / Jefe de
Selección y
Desarrollo
En cuadro de seguimiento
revisar el estado de cada
uno de los procesos
adelantados
En el sistema
archivo
Trimestralmente
validar los
resultados de
cada uno de los
procesos
Director Talento
Humano / Jefe
Selección y
Desarrollo
En reunión, validar los
resultados adecuados y los
que no han cumplido los
parámetros
Acta de reunión,
formato de acción
correctiva,
preventiva o de
mejora
14 Enero de 2014 Política de ascensos
y promoción
ACTUAR
Generar las
acciones a los
procesos que no
cumplieron
parámetros
Director Gestión de
Talento Humano y
Jefe de Selección y
Desarrollo
En reunión, generar
las acciones
correspondientes a
las actividades que
no cumplieron los
parámetros
establecidos
Acta de reunión
15 Enero de 2014