CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN Atendiendo la importancia de la

CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
Atendiendo la importancia de la labor de interventoría o supervisión en la
buena ejecución de los contratos y en cumplimiento de los fines misionales de
la Universidad, se ha considerado necesario la elaboración de un instrumento
que contenga una serie de pautas que de manera práctica guíen en la labor
encomendada a quienes se les ha asignado como interventor o supervisor; la
cual no pretende abarcar todas las situaciones a las cuales podría verse
abocado el funcionario o particular que desempeñe esta función.
Objetivos
Contar con un instructivo que sirva como herramienta para facilitar la labor de
interventoría o supervisión a la acción de los contratistas de la Universidad
Tecnológica de Pereira mediante el acompañamiento, seguimiento, supervisión
y control de la ejecución de los contratos.
Alcance
En todo contrato superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales
vigentes que celebre la Universidad Tecnológica de Pereira, se contará con una
interventoría o supervisión que tendrá como propósito hacerle el
acompañamiento, seguimiento, supervisión y control a la ejecución del
contrato, respecto de las especificaciones técnicas y económicas ofrecidas y
supervisar la ejecución de las obligaciones y actividades administrativas
establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al presupuesto
asignado.
El interventor o supervisor será responsable de velar por la correcta ejecución
del contrato objeto de Interventoría.
De conformidad con el Estatuto de Contratación de la Universidad, el Rector
podrá designar interventor o supervisores para contratos cuyas cuantías sean
inferiores a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes; cuando lo
considere necesario y en todo caso estos contratos deberán respetar las
normas del Estatuto.
2. DEFINICIONES
Para la mejor comprensión de los interventores o supervisores sobre el alcance
de sus funciones y las instrucciones generales que se establecen la regulación
que rige esta función, se definen los siguientes conceptos:
Acta de Inicio: Documento en el cual se fija la fecha de inicio del plazo de
ejecución del contrato, suscrito entre el contratista y el interventor o
supervisor.
Acta de suspensión Temporal: Documento mediante el cual las partes
acuerdan suspender la ejecución del contrato, por circunstancias
sobrevinientes que imponen el cese de su desarrollo, suscrito entre el Rector,
el contratista y el interventor o supervisor.
Acta de pago parcial: Documento que contiene el balance económico del
contrato, suscrito entre el contratista y el interventor o supervisor.
Acta de reinicio: Documento mediante el cual las partes acuerdan continuar
con la ejecución del contrato, obligándose el contratista a ajustar la vigencia de
las pólizas, suscrito entre el contratista y el interventor o supervisor.
Acta final de pago: Documento en el que consta la entrega de bienes o
servicios contratados por parte del contratista; el recibo a satisfacción por la
interventoría o supervisión asignada y los valores realmente ejecutados.
Acta de liquidación: Documento de corte final de cuentas, en la cual se deja
constancia de lo ejecutado por el Contratista, los pagos efectuados por la
Universidad, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los
descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que
llegaren las partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones
de paz y salvo de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones
suscrito por el contratista, el interventor o supervisor y el Rector de la
Universidad.
Anticipo: Es el dinero entregado al contratista, en el porcentaje definido en el
contrato, que se convierte en un préstamo entregado por la Universidad, con el
fin de que sea invertido en la ejecución del contrato y el cual debe ser
amortizado mediante las actas parciales en la forma establecida.
Amortización del anticipo: Valor que se descuenta de cada factura o
documento equivalente que presente el contratista, con el fin de reintegrar a la
Universidad el valor entregado por ésta a título de anticipo.
Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento expedido por la División
Financiera de la Universidad, mediante el cual se garantiza la existencia de
apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación para la asunción
de compromisos y suficiente para respaldar los compromisos contractuales.
Contratista: Persona natural o jurídica, a quien se le ha adjudicado un
contrato, producto de un proceso de contratación.
Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado con personas naturales o jurídicas
con capacidad para ello y que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa.
Convenio Interadministrativo: Son convenios interadministrativos los que se
celebran entre entidades estatales para aunar esfuerzos que le permitan a
cada una de ellas cumplir con su misión u objetivos
Factura o documento equivalente: Es el documento externo originado por el
Contratista, que contiene los requisitos necesarios para soportar
contablemente los costos y deducciones, de conformidad con la legislación
vigente.
Interventor externo: Es la persona natural o jurídica a quien se le ha
adjudicado un contrato para ejercer el control y vigilancia durante todas las
etapas de un contrato y que representa a la Universidad ante el contratista.
Interventor interno y/o supervisor: Persona natural designado por el Rector
que representa a la Universidad en el contrato, para ejercer el control y
vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual durante todas sus
etapas.
Interventor: Seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato
realice una persona natural o jurídica (Estatuto Anticorrupción)
Legalización del contrato: Es
el cumplimiento de todos los requisitos
necesarios para poder iniciar la ejecución del contrato (Artículo 23 Estatuto de
Contratación)
Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero,
contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es
ejercida por la misma Universidad cuando no requiere conocimientos
especializados. Para la supervisión la Universidad podrá contratar personal de
apoyo. (Articulo 83 Estatuto anticorrupción)
Modificaciones, adiciones o prórrogas: Modificaciones al contrato inicialmente
pactado producto de actividades suplementarias o condiciones de ejecución del
contrato que surgen súbitamente durante la ejecución del mismo que deberán
realizarse previo estudio y viabilidad presupuestal.
Otrosí: Es el acuerdo que suscriben la Universidad y el contratista para variar
las condiciones del contrato, siempre y cuando no modifique su objeto. Dicho
documento hace parte del contrato.
Orden de servicio o de compra: Es una solicitud escrita de determinados
productos o servicios a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y
entrega. Se trata de una autorización que la Universidad concede a que le
presente una factura o documento equivalente por la compra de bienes o
servicios.
Pago Anticipado: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le
cancela al contratista una vez legalizado y cumplidos los requisitos
previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado una vez legalizado
contrato de conformidad a lo pactado.
Plazo de ejecución: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de
las obligaciones de las partes derivadas del contrato.
Pliegos de condiciones: Marco normativo que asegura la igualdad de los
proponentes, señala los derechos y obligaciones de las partes y describen el
objeto a contratar, con la indicación de los criterios técnicos, financieros y
jurídicos que harán posible la contratación.
Perfeccionamiento del contrato: El perfeccionamiento de un contrato se
produce cuando se logre entre las partes el acuerdo sobre el objeto y la
contraprestación y éste se eleve a escrito. De conformidad con el Estatuto de
Contratación se entiende que un contrato se encuentra perfeccionado cuando
ha sido firmados por las partes y cuenta con la correspondiente disponibilidad
presupuestal.
Terminación por mutuo acuerdo: Es el mecanismo que tienen las partes para la
terminación anticipada de un contrato, mediante acta debidamente motivada y
proceder a su posterior liquidación.
Terminación unilateral: Hay lugar a la terminación del contrato cuando las
exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo
impongan; por la muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es
persona natural , o por disolución de la persona jurídica del contratista; cuando
se declare la interdicción judicial o la quiebra del contratista; por cesación de
pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que
afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.
Valor final del contrato: Es el resultante de la suma de todos los pagos y
deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación
del contrato.
3. EL INTERVENTOR O SUPERVISOR
Designación:
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Estatuto de Contratación
de la Universidad el Rector es el competente para designar al interventor o
supervisor de acuerdo con la naturaleza del contrato.
Cuando se designe a un Interventor o supervisor que no tenga las calidades
necesarias para su ejercicio, deberá manifestarlo por escrito, fundamentando o
exponiendo las razones que le impiden cumplir con esta función.
No podrá ser interventor o supervisor el colaborador que se encuentre incurso
de cualquiera de las causales de inhabilidad o impedimento respecto al
contratista, según lo previsto en la ley y en el Estatuto de Contratación de la
Universidad.
Responsabilidad:
El interventor o supervisor responderá civil, fiscal, penal y disciplinariamente,
tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de
interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y
causen daño o perjuicio a la Universidad, derivados de la celebración y
ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las
funciones de interventoría.
Funciones Generales:
Controlar: Este objetivo se orienta básicamente a verificar que el Contratista
cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas,
las actividades administrativas, legales y presupuéstales o financieras
establecidas en los contratos celebrados dentro del plazo de ejecución.
Exigir: En la medida que la función de la Interventoría o supervisión encuentre
que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo
estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de
la oferta del contratista, adquiere la obligación de informar y exigir el debido
cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías
constituidas para dicho fin.
Prevenir: Consiste en establecer que el control no está destinado
exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a
corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del
contrato.
Verificar: Mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer
su situación y nivel de cumplimiento; esta actividad se concreta mediante la
aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la
solución de los problemas y la absolución de dudas.
El Interventor o supervisor no tiene facultades para exonerar al contratista de
sus obligaciones contractuales, ni ordenar trabajos extras o adicionales sin la
autorización previa del Rector, ni para conceder plazos o aumentos en el valor
del contrato, ni para realizar modificaciones que conlleven un cambio
sustancial del objeto contractual.
Funciones Específicas:
ADMINISTRATIVAS:
1. Observar la normatividad y los procedimientos del sistema de gestión
calidad de la Universidad que existan o llegaren a existir, y se relacionen con la
ejecución del contrato.
2. Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el contratista y la
Universidad.
3. Coordinar con las diferentes áreas de la Universidad el desarrollo de las
obligaciones adquiridas, que deben ejecutarse de acuerdo con la programación
establecida.
4. Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el contratista para la
correcta ejecución del contrato.
5. Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del contratista o
personas externas a las áreas de influencia del contrato.
6. Suscribir en conjunto con el contratista las actas de inicio, parciales y de
terminación.
7. Suscribir junto con el contratista y el Rector el acta de liquidación para
aquellos contratos de tracto sucesivo y que lo requieran según el Estatuto de
Contratación de la Universidad.
8. Remitir a la Unidad de Cuentas o a la Sección de Bienes y Suministros
(según el caso), en el momento de su formalización, los siguientes documentos
originales:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Pliego de Condiciones y sus adendas.
Ofertas
Evaluación de las ofertas
Documento donde conste la adjudicación
Contrato debidamente suscrito
Garantías del contrato
Acta de Inicio
Los siguientes documentos se deben remitir a medida que se generen durante
la ejecución del contrato:
a. Actas de suspensión y reinicio
b. Modificación del contrato (Otrosi)
c. Actas parciales firmadas por el contratista y el interventor o supervisor
acompañada de la constancia de pagos de aportes al sistema de
seguridad social integral, cuando a ello haya lugar.
d. Acta de entrega, recibo final o acta de terminación
e. Acta de liquidación; para contratos de tracto sucesivo y cuando a ello
hubiere lugar según el Estatuto de Contratación de la Universidad.
f. Informes presentados por el contratistas
g. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.
TECNICAS
1. Verificar permanentemente la calidad de los bienes o servicios que se
estipulen en el contrato.
2. Verificar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de
ejecución aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e
instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar
los ajustes necesarios si se hace necesario de acuerdo con el objeto
contractual.
3. Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato y los
que exijan su ejecución.
4. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la
ejecución contractual al contratista.
5. Velar por que se cumplan las normas y especificaciones técnicas exigidas
por la Universidad y ofrecidas por el contratista.
6. Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en
las condiciones exigidas por la Universidad y ofertadas por el contratista.
7. Verificar las entregas de los bienes o la realización de los servicios
contratados, de lo cual se dejará constancia en actas de trabajos
ejecutados cuando a ello hubiere lugar.
8. Someter a aprobación del Rector para contratar los trabajos
actividades extras y adicionales y tomar las medidas pertinentes
conformidad con lo estipulado en el Estatuto de Contratación de
Universidad para realizar las modificaciones, adiciones o prórroga
contrato.
o
de
la
al
9. Coordinar el reintegro a la Universidad de los equipos y elementos
suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y
cantidad.
10. Cuando así lo exija el sistema de gestión de la calidad, evaluar al
proveedor de los bienes y servicios entregados a la Universidad.
FINANCIERAS Y CONTABLES
1. Aprobar el plan de inversión del anticipo
2. Revisar y aprobar las facturas o documentos de cobro que hagan sus
veces presentadas por el contratista. Lo cual incluye verificar el
cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo del contratista.
3. Expedir certificación de cumplimiento para cada pago.
4. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
5. Verificar la amortización total del anticipo.
6. Verificar que los bienes, trabajos o actividades extras o adicionales que
impliquen aumento de valor del contrato cuenten con respaldo
presupuestal.
LEGALES
1. Garantizar el cumplimiento del Estatuto de Contratación de la
Universidad y las disposiciones legales vigentes, que deberán ser
atendidas con el apoyo de la Secretaría General de la Universidad.
2. Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores
pactados.
3. Verificar la correcta constitución de las garantías.
4. Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad industrial,
de acuerdo al objeto contractual.
5. Velar por el cumplimiento de las normas ambientales que sean
aplicables.
6. Verificar que el contratista cumpla con las obligaciones que le impone el
régimen de seguridad social integral.
7. Informar oportunamente, al Rector sobre los atrasos o incumplimiento
de las obligaciones del contratista que puedan dar origen a la aplicación
de sanciones según lo establecido en el contrato.
8. Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones
del contrato, siempre que el mismo se encuentre vigente.
9. Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren
vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato cuando su
objeto así lo requiera.
10.Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las
correspondientes soluciones.
11.Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.
12.Mantener informado al Rector de la Universidad de los hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados
como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato.
4.
PAUTAS GENERALES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR EN EL
DESARROLLO DEL CONTRATO
Iniciación del contrato y su trámite
La orden de inicio de contrato se impartirá una vez se hayan constituido y
aprobado las garantías por parte de Secretaria General y pagado los impuestos
a que haya lugar por parte del contratista.
Para lo anterior y en constancia del conocimiento de la fecha en que se inicia el
cumplimiento de las obligaciones entre las partes el contratista y el interventor
o supervisor firmarán un acta de inicio en la cual como mínimo constarán el
número del contrato y su fecha, el objeto, el nombre y NIT o Cédula de
Ciudadanía del contratista, valor inicial del contrato y fecha en la que se
suscribe.
Anticipo
Si en el contrato se pacta anticipo, es obligación del interventor o supervisor
iniciar el trámite de la entrega del anticipo una vez se hayan aprobado las
garantías del contrato y por ende se hubiere suscrito el acta de inicio.
El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido según las condiciones
pactadas en el contrato; en tal sentido los dineros del anticipo no podrán
destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento
del contrato. Su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán
lugar a las responsabilidades fiscales, penales y disciplinarias correspondientes
tanto para el contratista como para el interventor o supervisor y hará efectiva
la garantía de buen manejo e inversión del anticipo.
Si se liquida el contrato sin haber finalizado su ejecución (por terminación por
mutuo acuerdo, liquidación unilateral o incumplimiento en la ejecución) y
hubieren quedado saldos pendientes por legalizar correspondientes a un
anticipo, el interventor o supervisor deberá realizar todas las gestiones
necesarias para que montos de dinero sean reintegrados a la Universidad.
Desarrollo del contrato
Será obligación del interventor o supervisor verificar si los bienes o servicios
facturados corresponden al número de bienes pactados, al periodo facturado y
en general a las condiciones contractuales a pagar por parte de la Universidad.
Por tal motivo de existir inconsistencias o errores en la factura el interventor o
supervisor deberá solicitar el cambio de la factura o documento equivalente.
Trabajos adicionales o extras o cantidades adicionales
Si durante el plazo de ejecución se hace necesario realizar labores o
actividades extras y/o adicionales o el suministro adicional de bienes, el
interventor o supervisor deberá soportar tal necesidad al Rector para su
aprobación.
La modificación al contrato se deberá materializar a través de
otrosí siempre que el contrato primigenio se encuentre vigente.
Suspensión temporal:
Cuando se presenten circunstancias ajenas a la voluntad del contratista o de la
Universidad que impidan el normal desarrollo del contrato se podrá suspender
temporalmente por el tiempo que se calcule necesario para superar la
contingencia; evento que se hará constar en acta de suspensión firmada por el
contratistas y por el interventor o supervisor.
Reinicio
El interventor o supervisor del contrato que se encuentra suspendido una vez
se superen las causas que originaron su cese, deberá firmar el acta de reinicio
junto con el contratista, exigiendo que éste amplié las vigencias de las
garantías.
Modificación a los contratos:
Cualquier modificación de los términos del contrato deberá constar por escrito
mediante documento firmado por el contratista y por el Rector. Para lo
anterior el interventor o supervisor deberá sustentar la modificación, adición o
prórroga al contrato siempre que éste se encuentre vigente y existan las
disponibilidades presupuestales necesarias para cubrir las obligaciones
pactadas.
Acta final de pago:
En los contratos de tracto sucesivo y cuando así lo estipulen el Estatuto de
Contratación de la Universidad y los diferentes procedimientos aprobados en el
proceso contractual, el interventor o supervisor verificarán el cumplimiento de
todos los requerimientos y requisitos pactados, levantará un acta de
terminación en la cual conste tal circunstancia la cual deber ser firmada tanto
por él como por el contratista.
Liquidación del contrato:
En los términos señalados por el Estatuto de Contratación de la Universidad,
los contratos se liquidarán de común acuerdo entre las partes dentro del
término que el mismo contrato disponga o de conformidad a lo estipulado
para tal fin por la normas internas y procedimentales de la Universidad, en
esta etapa el interventor o supervisor deberá acordar los ajustes, revisiones,
suficiencia en los amparos de las garantía, reconocimientos y transacciones a
que haya lugar; para lo cual deberá elaborar un acta de liquidación que deberá
ser suscrita por él, el contratista y el Rector.