MA-BSI-AB-04 Constatación Física de Bienes Larga Duración y

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES LARGA
DURACIÓN Y SUJETOS A CONTROL
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1
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PROCEDIMIENTO DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
1. OBJETIVO.
Efectuar periódicamente o rotativamente constataciones físicas de los bienes por lo menos
una vez al año en forma normal o cuando sea requerido; cuando cambie el custodio, a fin
de determinar oportunamente las novedades con respecto a la utilización, ubicación y
conservación de los activos de larga duración o sujetos a control administrativo.
2. ALCANCE.
Inicia con el cronograma de constataciones y termina con la legalización de las actas por
custodio.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Responsabilidad
Responsable de la Unidad Planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las
de Bienes y Control de
actividades que tienen relación con la provisión, custodia y
Activos
mantenimiento de los bienes de la institución, promover la
optimización de los recursos y servicios a usuarios internos y
externos.
Control de Activos
Implantar sistemas de control, constatación y verificación de
los bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad, así
como la legalización del traspaso dando cumplimiento con
las normas preestablecidas
Asistente de Activos
Realizar constataciones físicas, de los Activos Depreciables
y No Depreciables, a todos los custodios de bienes de
propiedad Municipal por departamento.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES.
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
2 GAD-I
3 POA
4 BDD
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra.
Plan Operativo Anual
Base de Datos
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES LARGA
DURACIÓN Y SUJETOS A CONTROL
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 Bienes
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DEFINICIÓN
Objetos físicos sobre los que se pueden establecer
derechos de propiedad y cuya titularidad puede
transferirse entre sectores de actividad, mediante
transacciones realizadas en los mercados, para satisfacer
necesidades de la comunidad, y que pueden venderse o
comprarse muchas veces; siendo ésta una característica
muy particular que los diferencia de los servicios.
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CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES LARGA DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Constatación Física de Bienes de Larga Duración y Sujetos a Control
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES _CONTROL DE ACTIVOS
Fase
INICIO
1. ¿La
constatación
física es según
cronograma?
Si
Encargado de
Control de Activos
3. Proceder con el
cronograma
establecido
D1
No
Inmediato Superior
2. Disponer de la
constatación física
según necesidad.
S1
Auxiliar de Control de Activos /
Encargado Control de Activos
Encargado de
Control de Activos
4. Imprimir listado de
bienes según custodio D3
a ser constatados
5. Comparar los bienes físicos
con los listados de bienes
según custodio según la ley D3
vigente
D1
Encargado de
Control de Activos
6. Realizar informe de la
constatación física de
D4
bienes.
Responsable unidad de
administración de bienes
7. Entregar copia de informe a
la dirección donde se realizó la
constatación física de bienes y
al Director Administrativo.
1
S1
D4
Diagrama de flujo: Constatación Física de Bienes de Larga Duración y Sujetos a Control
Fase
1
DIRECCIONES GAD-I
14. MA-BSI-AB-02
Directores
8. Analiza el informe y
Solicitar la justificación
del bienes faltantes al
custodio si es el caso
S1
9. ¿Existen
bienes faltantes
y/o novedades?
D5
Si
11. ¿Existen la
devolución del
bien faltante y/
o arreglo de las
novedades.?
Directores
No
Si
No
Directores
Directores
12. Realizar informe de
conformidad y emitir original
a Dirección Administrativa
copia a Control de activos D6
10. Archivar los informe
de la contratación física
de bienes
FIN
Bienes con
Novedades
Egreso de bienes de
larga duración y
Sujetos a Control
Bienes
faltantes
15.-MA-BSI-AB-05.
Destino de los Bienes
(Baja de Bienes por
Hurto_ Robo_ Caso
Fortuito.)
13. Sumillar el tramite
según la necesidad
D4
FIN
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LARGA DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
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Sistemas:
Documentos:
D1: Memo solicitud de constatación física S1: Sistema Documental Quipux
de bienes
D2: Cronograma de constataciones físicas
anuales.
D3: Listado de bienes con custodios.
D4: Informe de constatación de bienes.
D5: Memo solicitud de Justificación de
faltantes y/o daños.
D6: Informe de conformidad
6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
3
4
5
ACTIVIDAD
¿LA CONSTATACIÓN FÍSICA ES
SEGÚN CRONOGRAMA?
DISPONER DE LA
CONSTATACIÓN FÍSICA
SEGÚN NECESIDAD.
PROCEDER CON EL
CRONOGRAMA ESTABLECIDO
DESCRIPCIÓN
Se inicia con una decisión debida a que son
dos entradas que el inmediato superior le
solicite realizar la constatación física en
cualquier momento continuar con l actividad
Nº 2 y la otras es seguir el plan anual de
constataciones
físicas
mediante
un
cronograma continuar con la actividad Nº3.
El inmediato superior del responsable de la
unidad de administración de bienes puede
recibir
solicitudes
que
se
realicen
constataciones por diferentes casos y emite
dicha solicitud al responsable de la unidad de
bienes para que se en el proceso.
Continuar con la actividad Nº4
Sigue el cronograma establecido en el plan
anual de constataciones a efectuase durante el
año e informa a los involucrados sobre las
acciones de constatación.
RESPONSABLE
INICIO DEL
PROCESO
Inmediato Superior
Encargado de Control
de Activos
IMPRIMIR LISTADO DE
BIENES SEGÚN CUSTODIO A
SER CONSTATADOS
Del sistema Olympo procede a imprimir los
listados de bienes con sus respectivos
custodios para tener referencia de inventario.
Encargado de Control
de Activos
COMPARAR LOS BIENES
FÍSICOS CON LOS LISTADOS
DE BIENES SEGÚN CUSTODIO
SEGÚN LA LEY VIGENTE
Se realiza la constatación física del bien y se
concilia con los listados de bienes y según su
custodio, se identifica si existente faltantes o
se encuentra con daños que limitan su
Auxiliar de Control de
Activos /Encargado de
Control de Activos
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CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES
LARGA DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
6
REALIZAR INFORME DE LA
CONSTATACIÓN FÍSICA DE
BIENES.
7
ENTREGAR COPIA DE
INFORME A LA DIRECCIÓN
DONDE SE REALIZÓ LA
CONSTATACIÓN FÍSICA DE
BIENES Y AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO.
8
ANALIZA EL INFORME Y
SOLICITAR LA JUSTIFICACIÓN
DEL BIENES FALTANTES AL
CUSTODIO SI ES EL CASO
9
10
11
12
¿EXISTEN BIENES FALTANTES
Y/O NOVEDADES?
ARCHIVAR LOS INFORME DE
LA CONTRATACIÓN FÍSICA DE
BIENES
¿EXISTEN LA DEVOLUCIÓN
DEL BIEN FALTANTE Y/O
ARREGLO DE LAS
NOVEDADES?
REALIZAR INFORME DE
CONFORMIDAD Y EMITIR
ORIGINAL A DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA COPIA A
CONTROL DE ACTIVOS
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utilización.
Informar detalles y novedades de los bienes
faltantes a la dirección y custodio responsable
si es el caso.
Se entrega una copia del informe de
contratación física del bien al director del área
donde se realizó la constatación, Copia al
director administrativo
y se archiva el
informe original en la unidad de bienes.
Según el resultado del informe de
constatación física de los bienes si es el caso
de existir faltantes actúa según la ley y
solicita justificación al custodio del bien caso
contrario archiva la documentación.
Existen faltantes de bienes y/o novedades
Continuar con la 11
No Existen faltantes de bienes y/o novedades
Continuar con la 10
Fin del procedimiento
Al existir faltante de los bienes y/o novedades
se da la opción al custodio de poder devolver
el bien si no existe la justificación que lo
desvincule como responsable.
Se ha devuelto el bien, su valor o resuelto la
novedad.
Continuar con la actividad 12
No se ha devuelto el bien, su valor o resuelto
la novedad.
Continuar con la actividad 13
Para conocimiento y archivo se emite el
informe de conformidad de la constatación de
bienes detallando la justificación de las
novedades encontradas en la inspección
realizada por la unidad de bienes al director
administrativo y a encargado de control de
activos.
Encargado de Control
de Activos
Encargado de Control
de Activos
Directores
Directores
Directores
Directores
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CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES
LARGA DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
SUMILLAR EL TRAMITE
SEGÚN LA NECESIDAD
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CÓDIGO:
VERSION:
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Si el bien tiene novedades como desgaste,
mal uso, etc. Se emite le tramite al
procedimiento de Egreso de bienes Larga D y
S Control (Constatación y notificación)
Directores
Si existe la falta de los bienes se emite el
trámite al procedimiento Baja de Bienes por
Hurto_Robo_Caso Fortuito.
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MA-BSI-AB-02
EGRESO DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
MA-BSI-AB-05
DESTINO DE LOS BIENES
(BAJA DE BIENES POR HURTO_
ROBO_ CASO FORTUITO.)
Procedimiento para el egreso de bienes de
larga duración y sujetos a control
Procedimiento para el destino de los bienes.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N°
1
N°
1
2
3
4
5
6
7
DOCUMENTOS INTERNOS
Título del Documento
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
Constitución de la República del Ecuador.
Ley Orgánica de la contraloría general del estado.
Ley orgánica del sistema de contratación pública.
Normas técnicas de control interno.
Reglamento para el control de bienes no considerados activos fijos.
Manual de administración y control de los activos fijos del sector público.
Manual de la administración y control de los bienes en el sector publico aplicando la
normativa legal vigente.
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8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
D1: Memo solicitud de constatación física de bienes
D2: Cronograma de constataciones físicas anuales.
D3: Listado de bienes con custodios.
D4: Informe de constatación de bienes.
D5: Memo solicitud de Justificación de faltantes y/o daños.
D6: Informe de conformidad
9. ANEXOS
N/S
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Nataly Molina-NatalyCulqui
Fecha: 14/12/2012
Revisó: Ing. Sandra Paredes
Fecha:
Firma
Firma