8.-NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS BODEGA

8.-NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS BODEGA CENTRAL
8.1 MINMAX
Los MINMAX son pedidos para reposición de productos a Tiendas Propias que son generados
automáticamente en el Departamento de Sistemas.
Cada Jefe de Local recibe un correo con un archivo adjunto que detalla su respectivo pedido. El
siguiente es un ejemplo de ese archivo-pedido:
Los MINMAX son generados desde el área de sistemas y enviado a las tiendas según un
calendario ya establecido
8.2.-RECEPCIÓN DE MERCADERIA DESDE CENTRAL (MINMAX)
8.2.1.- Los pedidos se entregan con Guías de Despachos, documentos (copias) que deben ser entregados
(devueltos) al transportista debidamente firmados por el Jefe de Tienda certificando recepción conforme
de los productos. En la guía debe quedar claramente legible: nombre, firma y timbre del Jefe de tienda.
LA RECEPCIÓN SE DEBE HACER A TRAVÉS DE PISTOLA INALAMBRICA
8.2.2.- Si existen observaciones y/o discrepancias respecto al despacho, estas debe quedar anotadas en la
guía de despacho en el momento de la entrega y en presencia del encargado del despacho (Ej.: chofer).
8.2.3.- En caso de diferencias, tomar en cuenta lo siguiente:
FALTANTES: EL SISTEMA DE DEVOLUCIÓN SE HACE A TRAVÉS DEL PROCEDIMIENTO SISTÉMICO Y SE
REVERSAR DE FORMA AUTOMÁTICA. (VER PROCEDIMIENTO DER RECEPCIÓN DE MERCADERIA MIN Y
MAX)
SOBRANTES: SE DEBE DEVOLVER A CENTRAL CON GUIA DE DESPACHO ELECTRÓNICA SIN MOVIMIENTO
NUNCA DEVOLVER PRODUCTOS SIN GUIAS DE DESPACHO
8.2.4.- Las observaciones deben ser enviadas, por e-mail detallando: código, modelo, cantidad, etc., al
Jefe de Bodega con copia al Administrativo de despacho y al Jefe de Logística para revisión y evaluar
acciones a seguir.
Las observaciones deben ser enviadas durante el día que se entrega el pedido en cada local.
8.2.5.- Eventuales cargos sistémicos de artículos desde una tienda-bodega (Ej.: Megatienda) a la
TR_central deben ser comunicados por correo a las personas señaladas en el punto . De no existir aviso
al respecto, el código es reversado y cargado al local que realizó la transferencia.
8.3.- PROTOCOLO DE RECEPCIÓN DE LA MERCADERÍA DE BODEGA
RECEPCIÓN.
8.3.1.- Recepción de Documentación.
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Será retirada por el Jefe de Tienda.
Revisión de Sellos por parte de Jefe Tienda, en compañía del Guardia de Seguridad.
Revisión de Hoja de Ruta.
8.3.2.- Descarga de camión de Bodega.
• Se procederá a la descarga del camión, cumpliendo con las normas de seguridad.
• El personal que realice la descarga, usara implementos de seguridad como Zapatos de
seguridad y guantes.
• Se procede a descargar los productos del camión, usando carro transportador.
• Se ubicaran los productos en bodega de tránsito.
• La mercadería, será estibada en los lugares demarcados por área en bodega de tránsito.
8.3.3.- Revisión de la Mercadería.
• Se revisará la mercadería visualmente para chequear su buen estado y se pistoleará una a
una por parte del Jefe de Tienda, en compañía del encargado de Bodega.
• Toda Mercadería que no llegue respaldada por una guía de despacho, será devuelta a
bodega central con la observación correspondiente en la hoja de ruta y se procede al
protocolo de sobrantes o faltantes en MINMAX
• Todo producto que llegue deteriorado o en mal estado, se informará al Jefe de Tienda a su
vez a vendedor asignado, quien enviara fotos del producto en cuestión a quien
corresponda.
• Se dejara constancia en un libro de registro de bodega.
• Procede jefe tienda a bajar los productos del tránsito, según protocolo
• Se pone fecha a los productos para un mejor control.
8.3.4.- Reposición de Mercadería.
 Se seleccionan los productos que no están en la sala de venta los cuales serán exhibidos
en esta.
 Se dejara aparte mercadería que estuviese pendiente por vender o entregar y servicio
técnico dejándola identificada e informar a vendedor.
8.3.5.- Almacenamiento de Mercadería en Bodega.
 Toda mercadería quedará estibada a una altura, según su tamaño cumpliendo con las
reglas de acopio.
 Cada producto será almacenado en los lugares demarcados según el área que
corresponda.
 Además la bodega estará separada para productos llenos y vacíos.
 Todo producto sensible estará ubicado en el área protegida asignada, de acceso
restringido con cierre de malla con candado.
 La bodega de almacenamiento de Mercadería, consta en su entrada con un plano el cual
indicara la ubicación de cada área, por familia y marcas.
 El estado de la bodega estará siempre limpio ordenada con sus pasillo libre de transito.
 El acceso a la bodega debe estar siempre libre de obstáculos
8.4.- ENTREGA DE MERCADERIA ENTRETIENDAS
La entrega de la mercadería entre tiendas se realiza el mismo día de la entrega del MINMAX en cada
tienda.
a. Los productos que una tienda envía a otro local debe ser utilizando Guía de Despacho electrónica.
b. El jefe de local debe entregar los productos al transportista quien firma la guía de traslado de
mercadería.
c. En destino el Jefe de Tienda que recibe la mercadería firma (con nombre y timbre) y entrega
firmada una de las copias al transportista, quien debe hacer entrega en Bodega de la copia
firmada por la tienda destino, cerrando así con el cumplimiento de entrega.
8.5.- PROTOCOLO DE DESPACHO DE MERCADERIA A SUCURSALES POR VIA BODEGA
DESPACHO
Documentación
 Confección de Guía de Despacho
 Toda guía debe ir valorizada haciendo mención solo transporte no constituye venta
 Se visara el producto con guía de despacho que sea coincidente
8.5.1.- Preparación de Mercadería
 Revisión minuciosa, que tenga sus manuales, protecciones y cajas originales
 Se identificara su destinatario con rotulo de dimensión fácil de distinguir.
 Los productos sensibles delicados llevarán distintivos vistos “FRAGIL”.
 Guía será revisada y firmada por el Jefe de Tienda.
 Se confeccionará hoja de ruta con los datos: cantidad de guías bultos y destinatario.
8.5.2.- Carga de Mercadería
 Al momento de cargar mercadería el Guardia de Seguridad revisara la documentación y
mercadería.
 Se recibirá el triplicado y cuadriplicado de la guía de despacho firmada por el chofer.
 Además Hoja de Ruta quedara en poder del Bodeguero firmada por jefe de Tienda,
 Chofer y encargado de seguridad.
 La documentación quedará archivada por parte del encargado de bodega.
 Toda mercadería que sea despachada queda registrada en planilla de Seguridad.
8.5.3.- Despacho de Mercadería a Sucursales por vía externa.
a.- Documentación y Preparación de Mercadería.
 Se regirán las mismas reglas para todos los despachos a sucursales.
b.- Despacho de mercadería.
 Se confeccionará documento orden de flete o orden de retiro por parte de la empresa de
transporte la cual ira adosado con copia original de la guía de despacho.
 Quedará una copia del documento, en poder del encargado de despacho en momentos de
despachar, la cual quedara archivada en conjunto con la orden de traslado.
 Toda mercadería que sea despachada será con guía de despacho y quedara registrada.
8.6.- DESPACHO DE PRODUCTOS A CLIENTES
El despacho a clientes debe ser previamente coordinado entre la Tienda y el área de Despacho Bodega.
a. La Tienda debe coordinar con el cliente, fecha, horario y dirección (mapa detallado facilita la
entrega) dónde cliente puede recibir el producto; estos datos deben ser informados y
coordinados con el Jefe de Bodega vía correo y/o llamando al anexo 2193.
b. Se debe adjuntar a la guía de despacho copia de factura o boleta de venta. La guía de despacho
Electrónica debe llevar 2 copias al momento del retiro de los productos de la tienda.
c. El área de ventas debe coordinar y resguardar el correcto envío del producto.
i. PIANOS SELLADOS Y SIN ARMAR
ii. GUITARRAS SELLADAS Y COMPLETAS
iii. BATERIAS SELLADAS Y CON TODAS SUS PARTES.
iv. CAJAS DE AUDIO SELLADAS Y DE PREFERENCIA YA PROBADAS CON CLIENTE.
v. AMPLIFICADORES REVISADOS Y COMPLETO.
8.7.- PROTOCOLO DE DESPACHO DE MERCADERÍA DE CLIENTES
8.7.1.-Documentación.
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Copia de boleta o factura.
Se adjuntaran datos del cliente: Nombre, dirección, Rut y Nº telefónico por parte del vendedor.
Dicha documentación quedará adjunta con orden de transportista y archivada en carpeta de
bodega.
8.7.2.-Preparación de Mercadería.
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Se solicitará al vendedor el producto a despachar.
Se revisara con boleta o factura la coincidencia del producto y verificación de código.
Se rotulará con todos los datos del cliente en forma visible y clara.
Se almacenarán en bodega de transito, en lugar acondicionado y demarcado para esta gestión.
8.7.3.-Despacho de la Mercadería.
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En momentos de realizar el despacho, el transportista firmará documento de orden de retiro,
quedando copia en poder del encargado de bodega.
En el documento se informará el estado de pago y el valor total de la mercadería.
Se Registraran los datos en la planilla de despacho tanto por el encargado de bodega como el
guardia de seguridad.
Se hará contacto con cliente proporcionado Nº de orden de flete.
8.8.- AM FINDER
Los AM Finder son solicitudes de productos, autorizadas por diferentes áreas que permiten despachar
mercadería a las tiendas Ej.: venta puntual. El siguiente es un ejemplo de este documento.
Los productos de Min-max tienen prioridad sobre los solicitados por AM Finder.
Una solicitud de AM Finder se activa cuando cumple con las siguientes disposiciones:
a. Los AM Finder son SÓLO de productos para ventas pendientes.
b. Los AM Finder NO son para reponer mercadería al local, dado que para esto existe el
MIN MAX.
c. Los AM Finder son para ventas calzadas, con abono, depósito, orden de compra o
chilecompra aprobados por finanzas.
8.9.- SITUACIONES ESPECIALES
8.9.1.- Productos en mal estado: Si una tienda recibe productos en mal estado, estos deben ser
enviados a Servicio al Cliente para revisión y determinar la bodega (destino-estado) final del producto.
El Jefe de Tienda informará de la situación, vía correo, a Servicio al Cliente con copia al Jefe de
logística, Jefe de bodega y administrativa de bodega encargada de los Min-Max. El costo del producto
no recae en la tienda, ya que no fue resorte de la tienda el daño.
Si la Tienda necesita un nuevo producto puede solicitarlo vía AM finder y Bodega despachará el
artículo según el calendario y programación establecida.
8.9.2.- Productos cruzados: Si la tienda recibe productos cruzados existen las siguientes alternativas:
a) CASO SOBRANTE MINMAX :
i.
Recibir el producto y solicitar a Bodega, con correo dirigido a la administrativa encargada,
Jefe de Bodega y Jefe de Logística, la reversa y carga del producto a la “tr” de la tienda el
código respectivo.
ii.
Devolver el producto a Bodega con guía electrónica sin movimiento e informar vía correo
y copiando a las personas señaladas en el punto 4.2.3 de la devolución del producto.
b) CASO FALTANTE MINMAX:
i.
En los casos de faltantes del MINMAX, proceder a la devolución, según protocolo
establecido para estos casos, con reversa automática a TR_CENTRAL.
8.10 HORARIOS DE ATENCIÓN
El horario de atención en el Centro de Distribución es de lunes a viernes de 08:00 a 14:00 hrs. y de
15:00 a 18:00 hrs.