Guías de despacho electrónicas y manuales

7.-PROCEDIMIENTO DE GUIAS DE MANUALES Y ELECTRÓNICAS
El siguiente manual tiene por objeto establecer la emisión, forma y orden que debe tener la
tienda para las de Guías de Despacho, tanto electrónicas como manuales; establecer el uso de estos
documentos y su resguardo en las tiendas.
7.1.-GUIA DE DESPACHO ELECTRÓNICAS
Es aquel documento que debe ser emitido e impreso desde Retail pro. Este consta de 3 copias, las
cuales deberán ser firmadas y timbradas por el Jefe de local que emite el documento. La distribución
de sus ejemplares se establece en el procedimiento adjunto más adelante.
7.1.1.-EMISION DE GUIAS DE DESPACHO ELECTRÓNICAS CON SALDO
Esta Guía se utilizará para todos aquellos envíos de mercadería INTERNA que será trasladado a
otras dependencias. El cargo sistémico debe ser aplicado al tránsito de la bodega de destino (TR).
Es necesario recordar que todo movimiento de mercadería está previamente autorizado por los
planner; esta autorización queda reflejada con un documento llamado Finder.
Todo este proceso se realiza también a través de Retail Pro de la siguiente forma.
PD. Continuar los pasos del manual capitulo 5.5.-SOLICITUD DE MERCADERIA
7.1.2.- EMISION DE GUIAS DE DESPACHO SIN SALDO
Esta Guía se utilizará SÓLO para aquellos traslados de mercaderías de terceros (Clientes) y de
Artículos de Activo Fijo.
Para ambos casos, se debe estampar el timbre “Traslado de Mercadería No Constituye Venta”.
Queda prohibido trasladar mercadería interna utilizando Guías Sin Movimiento de Saldo.
Importante:
La fecha que debe registrar la Guía de Despacho, debe corresponder a la fecha del
traslado efectivo y no a fechas anteriores y posteriores al envío. Por ende, la confección e
impresión de la Guía debe realizarse el mismo día del traslado, a objeto de mantener un
correlativo cronológico.
7.1.3.-DESPACHO O RECEPCIÓN POR TRANSPORTE INTERNO
La distribución de los ejemplares es la siguiente:
1° copia: Local Emisor (esta debe contar con los datos y la firma de la persona que recepciona el o los
artículos. En el caso del transportista interno, debe quedar impresa quien retira el producto desde la
tienda)
2°copia: Receptor del articulo (transportista interno. Esta guía debe ser firmada al momento de la
entrega del o los productos en la tienda destino y en poder de Bodega como respaldo de la recepción)
3° copia: Centro de Distribución (En esta copia se debe adjuntar la copia del Finder original, y debe
quedar en tienda de destino).
7.1.4.-DESPACHO O RECEPCIÓN POR TRANSPORTE EXTERNO
1° copia: Local Emisor (La orden de transporte, debe quedar adjuntada a la guía emisora)
2°copia: Receptor del articulo (Esta guía debe quedar con el respaldo de la orden de transporte de
recepción).
7.2.-GUIAS DE DESPACHO MANUALES
Es aquel documento, que por razones excepcionales y ante un impedimento de fuerza mayor en
que el sistema Retail Pro y no se cuente con energía eléctrica o internet no pueda ser utilizado, se
emite y registra en forma manual movimientos de mercadería o entrega de productos y que a
posterior debe ser ingresado al sistema. Este consta de 5 copias las cuales deberán ser firmadas y
timbradas por el Jefe de Dependencia que emite el documento. La distribución de sus ejemplares se
establece en el procedimiento adjunto más adelante.
7.2.1.-GUIAS DE DESPACHO MANUALES CON SALDO
Este documento sólo podrá ser emitido en situaciones excepcionales y puntuales, como por
ejemplo: Corte de Luz, Falta de Conectividad, Problemas Técnicos (impresora), etc.
Una vez solucionado el inconveniente, la dependencia deberá proceder a realizar la transferencia
sistémica al tránsito de destino (TR) y luego, deberá ingresar al sistema toda la información contenida
o registrada en la Guía de Despacho Manual. Para finalizar, se deberá grabar la transacción, debiendo
imprimir en un papel en blanco la información digitada. Esta impresión deberá quedar adjunta a las
copias de la Guía de Despacho emitida.
La distribución de los ejemplares es la siguiente:
1º Copia “Original - Cliente”
: Destinatario
2º Copia “Duplicado - S.I.I.”
: Dependencia Emisora
3º Copia “Triplicado - Control Tributario”
: Destinatario
4º Copia “Cuadruplicado - Cobro Ejecutivo” : Dependencia Emisora (*)
5º Copia “Quintuplicado - Control Interno” : Transportista o Intermediario (*)
Nota (*):
El Cuadruplicado y Quintuplicado deben ser firmados por el destinatario final,
en señal de conformidad en la recepción de los productos recibidos. Para el caso del
Cuadruplicado, la Bodega Central deberá remitir la copia a la dependencia despachadora (quién
emitió la Guía) y el Quintuplicado, debe quedar en poder de la Bodega Central quién la deberá
guardar en el archivo de control (respaldo).
7.2.1.1.- INGRESO SISTEMICO DE GUIAS MANUALES CON SALDO
En los casos de despachos con guía manual con saldo, la tienda debe proceder a anotar los
productos y dirección de forma legible, indicando cantidad a despacho, colocando como nota que los
productos mueven stock a la tienda de destino.
Al reintegrarse el suministro eléctrico o el inconveniente que no haya permitido generar el
documento de forma electrónica, la tienda procederá a ingresar el documento sistémicamente.
(RECORDAR QUE LA TIENDA DE DESTINO NO PODRÁ AGREGARLO A SU STOCK SISTÉMICO SI LA TIENDA
DE ORIGEN NO INGRESA SISTÉMICAMENTE EL DOCUMENTO MANUAL)
PASO 1.-INGRESAR A TRASLADOS
PASO 2.- CREAR NUEVA SOLICITUD DE CARGA
PASO 3.- SELECCIONAR TIENDA
PASO 4.- SELECCIONAR TIPO DE DOCUMENTO
Seleccionar tipo de documento, en este caso “GUIA DESP MANUAL”
PASO 5.- COLOCAR NÚMERO DE DOCUMENTO FISICO
PASO 6.- CARGAR FINDER Y COLOCAR FINDER ASOCIADO
PASO 7.-ACTUALIZAR INFORMACIÓN
El jefe de local debe dejar escrito en la guía manual con Saldo que ya fue ingresado al sistema; para
ello puede anotar manualmente su ingreso con la firma, o imprimir documento en blanco de la carga
realizada y adjuntarla al documento manual.
7.2.2.-GUIAS DE DESPACHO MANUALES SIN SALDO
Este documento sólo podrá ser emitido en situaciones excepcionales y puntuales, como por
ejemplo: Corte de Luz, Falta de Conectividad, Problemas Técnicos (impresora), etc.
Esta Guía se utilizará para todos aquellos traslados de mercadería de TERCEROS (Clientes) y de
bienes del Activo Fijo. El traslado será canalizado vía Bodega Central o en su defecto por Transporte
Externo. Por ejemplo, el Local de Megatienda remite a S.A.C. un producto de Cliente (en Garantía),
o el local de Crowne Plaza envía un computador al Depto. de Sistemas.
La distribución de los ejemplares es la siguiente:
1º Copia “Original - Cliente”
:
Destinatario
2º Copia “Duplicado - S.I.I.”
:
Dependencia Emisora
3º Copia “Triplicado - Control Tributario”
:
Destinatario
4º Copia “Cuadruplicado - Cobro Ejecutivo” :
Dependencia Emisora (*)
5º Copia “Quintuplicado - Control Interno” : Intermediario
Externo) (*)
(Bodega
Central
o
Transportista
Nota (*): El Cuadruplicado y Quintuplicado deben ser firmados por el destinatario final, en señal de
conformidad en la recepción de los productos recibidos. Para el caso del Cuadruplicado, la Bodega
Central deberá remitir la copia a la dependencia despachadora (quién emitió la Guía) y el
Quintuplicado, debe quedar en poder de la Bodega Central quién la deberá guardar en el archivo de
control (respaldo).
Puntualmente, en los casos en que un Local de Venta necesite enviar mercaderías a S.A.C., el local
emisor deberá entregar al Cliente la 4º Copia (respaldo del cliente), para que a posterior, el cliente
pueda retirar su producto reparado. Una vez entregado el producto, el local deberá archivar esta
copia.
7.3.-ANULACIÓN DE GUÍAS DE DESPACHO
7.3.1.-GUÍA DE DESPACHO ELECTRÓNICA
Todo documento electrónico no puede ser anulado; por ende, si se desea corregir la transferencia
realizada, se deberá solicitar al local de destino que reverse el cargo efectuado.
7.3.2.-GUIA DE DESPACHO MANUAL
En la eventualidad en que se incurra en un error al registrar la información en el documento, se
deberá anular físicamente la Guía de Despacho, estampando en todos sus ejemplares la leyenda
“NULA” y se deberá conservar todos los ejemplares en el archivo de control.
7.4.-ARCHIVOS DE CONTROL DE GUÍAS DE DESPACHO
Cada local deberá habilitar a lo menos dos archivos de control, los cuales tendrán la siguiente
denominación: “Guías de Despacho Entrada” y “Guías de Despacho Salida”.
En el caso que la tienda para mejor control desee separarlo en mas, la recomendación es la
siguiente:
1.- Guías de Despacho –Salidas
2.- Guías de Ingreso – Entretiendas
3.-Guías de Ingreso – Bodega Central