organización del fondo personal de alfonso borrero cabal, sj, en el
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ORGANIZACIÓN DEL FONDO PERSONAL DE ALFONSO BORRERO CABAL, S.J., EN EL ARCHIVO HISTÓRICO JAVERIANO JUAN MANUEL PACHECO, S.J. PATRICIA MILENA ALVARADO GONZÁLEZ YENNY MILENA PEÑALOZA OJEDA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE DE 2010 ORGANIZACIÓN DEL FONDO PERSONAL DE ALFONSO BORRERO CABAL, S.J., EN EL ARCHIVO HISTÓRICO JAVERIANO JUAN MANUEL PACHECO, S.J. PATRICIA MILENA ALVARADO GONZÁLEZ YENNY MILENA PEÑALOZA OJEDA Trabajo de Grado realizado para aplicar al Título de: Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecología Directora: Alma Nohra Miranda Directora Archivo Universitario Javeriano FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE DE 2010 Nota de aceptación: ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ________________________ Firma presidente del jurado ________________________ Firma del jurado ________________________ Firma del jurado Bogotá, __ de ______ de 2010 ARTÍCULO 23, RESOLUCIÓN N° 13 DE 1946. “La Universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de tesis. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y a la moral católica y porque las tesis no contengan ataques personales contra persona alguna, antes bien se vean en ellas el anhelo de buscar la verdad y la justicia” AGRADECIMIENTOS El más sincero agradecimiento a todos aquellos que apoyaron y colaboraron con el desarrollo de este Trabajo. Especialmente: Al Archivo Histórico Javeriano Juan Manuel Pacheco, S.J., en donde realizamos nuestro Trabajo de Grado, a la Doctora Alma Nohra Miranda, directora del Archivo, a Xiomara Posada particularmente, por su tiempo, paciencia y enseñanzas. También agradecemos a todo el equipo del Archivo por su amistad y ayuda. A todas las docentes de la Carrera Ciencia de la Información – Bibliotecología que de una u otra forma, colaboraron o participaron en la realización de este trabajo, hacemos extensivo el más sincero agradecimiento. A nuestras familias que con su amor, dedicación y apoyo logran abrir caminos llenos de luz. TABLA DE CONTENIDO PÁG. INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS METODOLOGÍA 1. CONCEPTO: ARCHIVO PRIVADO Y ARCHIVO PERSONAL 1.1. El Archivo Privado 1.2. El Archivo Personal 1.3. Importancia del Proceso de Organización de los Archivos Personales 2. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL PARA UN ARCHIVO PERSONAL 2.1. Etapa Pre-archivística 2.1.1. Recolección de datos 2.1.2. Las entrevistas 2.1.3. Tipo de entrevistas 2.2. Etapa Archivística 2.2.1. Identificación de la documentación del fondo personal Alfonso Borrero Cabal, S.J. 2.3. Ordenación Documental 2.3.1. Principios de ordenación 2.3.1.2. Principio de orden original 2.3.1.3. Ordenación de la unidad documental simple o compuesta 2.3.1.3.1. Unidad documental 2.3.2. Ordenación al interior del expediente 2.4. Conservación Documental de un Archivo Personal 2.4.1. Identificación de los principales factores o agentes de deterioro en los documentos 2.4.2. Programa de conservación preventiva y correctiva 3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DEL FONDO ALFONSO BORRERO CABAL. S.J. CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS Anexo 1 Reseña Biográfica Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J. Anexo 2 Entrevistas Anexo 3 Catálogo e índices 8 10 13 13 13 14 17 17 19 22 23 25 25 27 27 28 28 31 32 32 32 32 33 35 36 40 48 55 57 ORGANIZACIÓN DEL FONDO PERSONAL DE ALFONSO BORRERO CABAL, S.J., EN EL ARCHIVO HISTÓRICO JAVERIANO JUAN MANUEL PACHECO, S.J. INTRODUCCIÓN El Archivo Histórico Javeriano recibe, por legado o donación, la documentación de jesuitas y de laicos reconocidos, y de importancia en la vida nacional. Entonces se define el Archivo Histórico Javeriano1 como: El conjunto de los documentos, que sin importar su fecha o presentación sean evaluados de importancia histórica por ser documento único, por su significado jurídico, académico y tutelar, lo convierten de valor especial y permanente para la dirección de la Universidad, la identidad Javeriana, las relaciones interinstitucionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales siendo un documento especialmente valioso para el país y la Compañía de Jesús. Así por ejemplo, hay fondos especiales que invitan al investigador a su estudio, como son los fondos que corresponden al político y periodista colombiano Luis Carlos Galán Sarmiento; a Camilo Torres Tenorio, prócer de la Independencia, quién sin ser javeriano ingresa al Archivo por un legado de un jesuita payanés; al del Instituto Geofísico de los Andes Colombianos; a Darío y Rafael Achury Valenzuela; a documentos de ilustres Jesuitas fallecidos como lo son los Padres Juan Manuel Pacheco, Manuel Briceño Jáuregui, José Rafael Arboleda, Jesús Emilio Ramírez, Jorge Hoyos Vásquez, Alfonso Borrero Cabal, entre otros, quienes dejaron sus archivos personales al servicio de toda la comunidad educativa javeriana, para ser conservados y consultados por investigadores y usuarios del Archivo Histórico Javeriano. En el año 2005 el Padre Borrero quiso dejar sus documentos personales en el Archivo Histórico Javeriano con el fin de ser conservados y clasificados. En esta 1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Archivo Universitario Javeriano. Presentación del Archivo Histórico Javeriano. [en línea], disponible en: <http://www.javeriana.edu.co/archivo/03_archivo_historico/index.htm>, consultado el 3 de agosto de 2010. 8 entrega se encuentran piezas documentales como fotografías, medallas, estolas, diplomas, correspondencia personal y algunos artículos de prensa alusivos al Padre Borrero; de esta manera se creó el fondo personal de él, el cual, actualmente reposa en el depósito del Archivo Histórico Javeriano. Tres años más tarde la Biblioteca General, dentro de su colección, encuentra documentación que por su tipología documental, la consideró de tipo archivístico, y decide entregarla al Archivo Histórico Javeriano para su evaluación final. Al no conocer el contenido de la documentación, surge la inquietud por revisar el contenido de esta para valorarla y determinar si puede ser incluida en el fondo del mismo nombre, que se comenzó en el Archivo Histórico Javeriano con los archivos personales que el Padre Borrero entregó para ser conservados, como parte de la memoria institucional de uno de los hombres que cambió la historia y el concepto de Universidad en este siglo. Luego de una revisión exhaustiva se seleccionaron aquellos documentos que se consideraron de importancia para el investigador que busca llegar más allá de la gestión del Padre en su tiempo, como Rector, y conocer su parte personal. Esta información valiosa para el investigador, los usuarios externos y la comunidad educativa Javeriana, se está perdiendo por no hacerla pública en un medio como la página web del Archivo Histórico Javeriano, y porque no se encuentra inventariada para que esté disponible a través del uso de Bases de Datos, Catálogo e Índices. Dentro del fondo se pueden encontrar diferentes tipos y soportes documentales. Existen documentos referentes a los Simposios que él dictó, fotografías de viajes, documentos personales, condecoraciones, libros, revistas, los cuales se tienen que clasificar, organizar, y guardar debidamente, con el fin de conservar, preservar, y recuperar su memoria. 9 JUSTIFICACIÓN El Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., representa para la comunidad javeriana, para el país, y para la educación superior, a un hombre de gran e inigualable valor, por ello es de vital importancia la organización documental del fondo personal del Padre Borrero y el hecho de hacer público su pensamiento, logros y reconocimientos. Una vez clasificado y ordenado este fondo, se constituirá en pieza fundamental en las investigaciones tanto internas como externas, suministrando información ágil y veraz en forma análoga. Para la organización del fondo personal del Padre Borrero se tomarán los documentos técnicos de organización que tiene el Archivo histórico Javeriano. La misión de un archivo universitario2 es: Planificar, implementar y evaluar un sistema de gestión de la documentación administrativa y de archivo, así como conservar, preservar, organizar, describir y hacer accesible todos los fondos documentales de la universidad, ya sean administrativos o históricos. Por lo tanto, el archivo debe organizar y custodiar los fondos de la propia universidad, que son la consecuencia directa de sus actividades administrativas, docentes e investigativas. Todos los fondos de los órganos colegiados y unipersonales de ámbito general y particular y los servicios administrativos, sin excepción, forman parte del fondo institucional y abarcan todas las etapas del ciclo de la evolución documental. El Archivo Histórico Javeriano de la universidad sigue las pautas, procedimientos archivísticos y documentos técnicos para su organización documental. Por lo 2 RIVAS FERNÁNDEZ, José Bernal. Los archivos universitarios. El procesamiento de sus fondos documentales y la difusión de sus contenidos, en Revista Reflexiones, [en línea], 2004, núm. 83, disponible en: <http://www.latindex.ucr.ac.cr/reflexiones-83-1/reflexiones-83-1-8,pdf>, consultado el 3 de agosto. 10 anterior, es necesaria la creación de instrumentos de consulta que permitan, en un futuro, el rápido acceso, recuperación y conservación de la información, y así satisfacer las necesidades de los investigadores y usuarios que vienen con frecuencia a consultar los fondos documentales. Para realizar esta actividad, el Archivo ha tenido que recurrir a estrategias que le permitan desarrollar herramientas de consulta para el buen servicio a los investigadores. Una de estas estrategias ha sido permitir que los estudiantes de último semestre de pregrado de la Carrera de Ciencia de la Información – Bibliotecología se interesen por realizar este tipo de trabajo con prácticas académicas y con resultados positivos tanto para el estudiante como para el mismo Archivo. La creación del servicio de archivo universitario contribuye muy positivamente a la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa de la universidad, y constituye un aporte a la docencia, al estudio y a la investigación. Así, por ejemplo, la creación del servicio de archivo supone un ahorro considerable de tiempo y dinero en la tramitación, archivo y disposición de los expedientes, además de agilizar las gestiones de los interesados. Con todo ello, se asegura que las universidades actúen dentro del marco legal que obliga a las administraciones públicas a tener ordenados y hacer accesibles los documentos. Las funciones y actividades del archivo universitario tienen que enmarcarse dentro del régimen jurídico general sobre archivos y documentos de la administración pública, y de la normativa específica de cada universidad3. Para la Universidad no ha sido fácil, entender que este tipo de procesos y actividades que se desarrollan en un Archivo Histórico, demandan personal calificado con capacidad y experiencia, 3 para lo cual se requiere de un Ibíd., p. 16-17 11 presupuesto que permita cubrir estas necesidades dentro de los procesos que desarrolla un Archivo Histórico como el que tiene la Universidad. Si bien es cierto que se cuenta con una infraestructura en instalaciones y materiales, ha sido difícil contar con una planta de personal profesional que pueda aportar lo suficiente para el cumplimiento de los objetivos propuestos y que pueda implementar la metodología adecuada, diseñada de antemano, para la organización de este tipo de materiales. 12 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Organizar la documentación del fondo personal del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., con el fin de preservar el material y obtener una eficaz recuperación de la información contenida en el. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Conceptualizar los términos de Archivo Privado y Archivo Personal. 2. Desarrollar la organización documental del Fondo Alfonso Borrero Cabal, S.J. 3. Realizar la descripción documental del Fondo Alfonso Borrero Cabal, S.J., para una eficaz recuperación de la información. 4. Elaborar los instrumentos de consulta: el catálogo e índices, que se entregarán al Archivo Histórico Javeriano, resultado de la organización del Fondo Alfonso Borrero Cabal, S.J. 13 METODOLOGÍA Se toma inicialmente al autor Marcelo Andrés Saravia Gallardo 4 quien establece que: La metodología de investigación por ser la herramienta para desarrollar conocimiento es más bien estable, convencional con criterios estandarizados y transversales que permiten que el conocimiento sea comunicable en diferentes campos disciplinares, contextos y regiones del planeta. Es el idioma universal de la ciencia que posibilita el avance en todos los campos, el intercambio y transferencia de tecnología, el consenso y el trabajo multidisciplinario como tal esencial para el avance del conocimiento”. El método científico es la lógica general empleada, tácita o explícitamente para valorar los meritos de una investigación. Es, por tanto, útil pensar acerca del “método científico como constituido por un conjunto de normas, las cuales sirven como patrones que deben ser satisfechos si alguna investigación es estimada como investigación responsablemente dirigida cuyas conclusiones merece la confianza racional”5. Es conveniente señalar que en la realidad la investigación se puede clasificar en alguno de los tipos que sean aplicables. Generalmente en toda investigación se persigue un propósito señalado, se busca un determinado nivel de conocimiento y se basa en una estrategia particular o combinada. “La investigación aplicada, se caracteriza porque busca la aplicación o utilización de los conocimientos que se adquieren. La investigación aplicada se encuentra estrechamente vinculada con la investigación básica que parte de un marco teórico y permanece en él, pues 4 SARAVIA GALLARDO, Marcelo Andrés. Metodología de investigación científica. [en línea], disponible en: <http://www.cienciaytecnologia.gob.bo/convocatorias/publicaciones/Metodologia.pdf>, consultado el 23 de agosto de 2010. 5 ORTIZ FRIDA, García María del Pilar. Metodología de la investigación. México: Editorial Limusa, 2005, p. 5355. 14 depende de los resultados y avances de esta última”6. Se hizo una aplicación del conocimiento teórico presentado en el marco teórico, tomando elementos relevantes para la clasificación y ordenación del archivo personal del Padre Alfonso Borrero Cabal S.J. Para el desarrollo de este trabajo, se tomaron como base las pautas que se sugieren para la organización de archivos personales elaboradas por el Archivo General de la Nación - AGN7, teniendo como principal objetivo servir de orientación a los profesionales de diferentes disciplinas, con respecto al archivo personal y precisar una organización y medidas para su uso y conservación. Durante el desarrollo de este trabajo se manejó el análisis y síntesis de los aspectos esenciales, concretos de la literatura y documentos referentes a la organización documental aplicados a archivos personales, consignando los elementos pertinentes y relevantes para el soporte y desarrollo de los objetivos planteados. Además, por la clase de medios utilizados para obtener los datos de tipo documental, de campo o experimental, se requiere de la “investigación documental; este tipo de investigación es la que se realiza, como su nombre lo indica, apoyándose en fuentes de carácter documental, esto es, en documentos de cualquier forma y soporte”8. Como subtipos de esta investigación encontramos la investigación bibliográfica como la consulta de libros, guías y documentos técnicos para la organización documental y la investigación archivística, que incluye la consulta de documentos que se encuentran en el archivo personal del 6 TAMAYO Y TAMAYO, Mario. El proceso de la investigación. México: Limusa Noriega Editores. 3a ed., p. 72-130. 7 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. El Archivo Personal : Una oportunidad para ordenar la vida. Bogotá, 2001, p. 7-8. 8 TAMAYO Y TAMAYO, Mario. El proceso de la investigación. México: Limusa Noriega Editores. 3a ed., p. 72-130. 15 Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., como cartas, medallas, diplomas, expedientes, y otros. Finalmente la investigación de campo, se apoya en información que proviene entre otras, de entrevistas hechas a diferentes tipos de personas como laicos, familiares y jesuitas, y observaciones a otros archivos personales organizados que reposan en el Archivo Histórico Javeriano. A partir de la práctica laboral, y la experiencia, se ha podido establecer como actividad principal del proceso de descripción y su materialización, la elaboración de los instrumentos de descripción. Dichos instrumentos de descripción son documentos elaborados con el propósito de describir, controlar y suministrar acceso a los fondos del archivo. Entre los que generalmente se elaboran en un archivo se encuentran el cuadro de clasificación, el inventario, la guía, el catálogo, los índices y otros. Particularmente, en los archivos personales cobran significativa importancia el cuadro de clasificación, donde el Archivo Histórico Javeriano ya cuenta con su guía de clasificación documental y el inventario, por el nivel de claridad que, a partir de ellos, puede obtenerse del fondo. El diseño de la organización de la documentación del Fondo ya cuenta con la verificación y preparación del material existente en el Archivo Histórico Javeriano. De esta forma se ha planteado, en el transcurso de la investigación, iniciar desde los inventarios correspondientes que se produzcan del fondo personal de Alfonso Borrero Cabal, S.J. Este proceso permite extraer la información sobre las características físicas de la documentación que sirve como apoyo al proceso de la creación del catálogo e índices. 16 1. CONCEPTO: ARCHIVO PRIVADO Y ARCHIVO PERSONAL 1.1. El Archivo Privado Cuando las personas por sí mismas o en asociación con otras, realizan actividades que no transcienden para la comunidad y que están dirigidas a complementarse para su propio entorno, se habla de personas privadas. Entonces se define al archivo privado9 como: Todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales sin consideración de sus formas o características, hechos o recibidos por cualquier institución pública o privada en secuencia de sus obligaciones legales o la conexión con la transacción de sus propios asuntos, y conservados o apropiados para su conservación por esa institución o su legitimo sucesor como evidencia de sus funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones y otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contenga. Como vemos, desde la misma definición de archivo para los países anglosajones, se ve la inclusión del archivo privado10 definido como: Una colección organizada de los registros no comunes de las actividades de un negocio, un gobierno, una organización, una institución u otros cuerpos corporativos o los papeles personales de uno o más individuos, familias o grupos, retenidos permanentemente (o por un determinado periodo de tiempo) por su creador o sucesor debido a su permanente valor histórico, informativo de evidencia, legal, administrativo o monetario, usualmente en un deposito administrado y mantenido por un archivero entrenado. También se refiere a la 9 ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Buenos Aires, 1995, p. 26- 27 REITZ, Joan M. ODLIS. Online Dictionary for Library and Information Science [en línea], disponible en: <http://lu.com/odlis/#appm>, consultado el 10 de septiembre de 2010. 10 17 oficina u organización responsable de la valoración, selección, preservación y acceso a los materiales archivísticos. Es importante aclarar el concepto “archivo privado” y diferenciarlo de otros conceptos como los siguientes: - Colecciones de documentos, según Antonia Heredia señala “son agrupaciones documentales, documentos cuya unión y relación entre ellos la determina un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección”11, opinión que tiene un paralelo con la del teórico Teodoro Schellenberg que habla de colecciones naturales “documentación que surge a lo largo de la vida, derivada de una fuente y en relación con una actividad orgánica”12. El término propuesto por Schellenberg de colección natural no está muy lejos de la perspectiva que se tiene de archivo privado, sin embargo, debe ampliarse dicho concepto sin dejar al lado las características intrínsecas de un archivo personal. - Papeles privados o papeles personales, como lo indica el diccionario especializado ODLIS13 y para el mundo anglosajón: En el campo de los archivos, a los documentos privados y materiales relacionados, acumulados por un individuo en el curso de su vida (cartas, diarios, documentos legales, y otros). Los papeles privados están a la disposición de su creador, en contraste con los papeles oficiales, que pueden estar sujetos a disposición de un empleador o del gobierno· Por lo anterior, los papeles privados no pueden considerarse archivos, mientras no cuenten con la debida organización documental que es el cumplimiento obligado de toda institución archivística. Los papeles 11 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla, 1995, p.149 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo. Buenos Aires, 2003, p.169 13 REITZ, Joan M. ODLIS. Online Dictionary for Library and Information Science [en línea], disponible en: http://lu.com/odlis/#appm, consultado el 10 de septiembre de 2010. 12 18 personales según la definición que se da al principio, se pueden considerar como una materia prima de un futuro archivo personal, si se cumplen las condiciones archivísticas se transformaran de papeles personales en archivo personal. - Papeles, que en sentido archivístico también para el mundo anglosajón se refiere “a una colección de documentos personales y familiares, distintos a los registros formales, que pueden incluir correspondencia, diarios, notas y otros“14. Por ejemplo esta palabra se aplica en los Estados Unidos, para los papeles de los presidentes que se encuentran archivados en las bibliotecas ubicadas o cerca del presidente donde nació o vivió antes de su elección. Al igual que los papeles personales o privados, estos “papeles” no son archivos hasta que cuenten con la debida organización documental, pero si se pueden considerar como la materia prima de un futuro archivo personal si así se dan las condiciones. Existen tres tipos de archivos privados: los archivos personales, los archivos familiares y los archivos institucionales; para el caso del Fondo Alfonso Borrero Cabal, S.J., aplica el primer tipo de archivo privado, “los archivos personales”. 1.2. El Archivo Personal Un grupo importante de archivos privados son: los archivos personales, ya que los seres humanos producen mucha información por medio de sus actos y de acuerdo a las relaciones interpersonales que establecen con los demás y con la misma naturaleza. La información se materializa cuando se registra y 14 REITZ, Joan M. ODLIS. Online Dictionary for Library and Information Science [en línea], disponible en: http://lu.com/odlis/#appm, consultado el 12 de septiembre de 2010. 19 representa un desencadenamiento de actos que se definen como hechos. La existencia de un contenido informativo sobre cualquier soporte se considera documento. Para que dicha información adquiera una categoría de documentos de archivo deben estar sujetos en cumplimiento de sus funciones y actividades, lo que permite un conjunto organizado a dichos documentos dando lugar a un archivo. Teniendo en cuenta lo anterior, se presta atención a varias definiciones para “archivo personal”. El archivo personal15 se define como: El que contiene los documentos generados y recibidos por un individuo a lo largo de su existencia, incluyendo todas sus funciones y actividades, independientemente del soporte. En ellos podemos encontrar una gran diversidad de documentos, tanto de carácter personal como oficial: actas, cédulas, pasaportes, certificados de estudios, títulos académicos o profesionales, escrituras públicas, cartas, correspondencia oficial, recibos de pago, fotografías, planos, tarjetas, recetas médicas, videos, cintas de audio y hasta documentos electrónicos. Rosell16 define el archivo personal como: Aquel cuya documentación, generada o recibida, se conserva por individuos que constituyen personas naturales, en virtud de sus actividades y necesidades profesionales, económicas, sociales y psicológicas, entre otras, a lo largo de su vida o durante un período de ella. Se caracterizan, además, por la diversidad de soportes, tipologías y procedencia documental de sus fondos. Como se aprecia en la definición por Rosell, la documentación de un archivo personal gira alrededor de la existencia de la persona física que genera el 15 RÍOS, Patricia. La importancia de la organización y conservación de un archivo personal, en Revista Universidad Sonora [en línea], disponible en: <http://www.revistauniversidad.uson.mx/revistas/23-11.pdf>. consultado el 10 de septiembre de 2010. 16 ROSELL LEÓN, Y. Consideraciones teóricas sobre la transferencia de archivos personales a institucionales en Cuba : impacto de las tecnologías, en Revista Acimed 2006 [en línea], disponible en: <http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_4_06/aci12406htm >, consultado el 11 de septiembre de 2010. 20 fondo. Esta característica hace referencia sobre el ámbito familiar, escolar, cultural, de la persona física, así como sus relaciones sociales y políticas del individuo, su percepción de la existencia y las manifestaciones de su pensamiento. El sujeto productor es aquel que produce la documentación, pero la persona que recoge o custodia dicha documentación no necesariamente es quien la produce; como en el caso del Fondo Alfonso Borrero Cabal, S.J., donde él como sujeto productor decide entregar sus documentos personales y la otra parte a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana, al Archivo Histórico Javeriano quién custodia su fondo personal. El Archivo General de la Nación17 define el archivo personal como: El conjunto de documentos en diferentes soportes producidos o recibidos por una persona en razón de las diferentes actividades desarrolladas durante su vida, organizados en forma natural y agrupados por asuntos, siguiendo el orden en que se ha producido y recibido, para ser utilizados como prueba y testimonio, garantía de derechos y expresión de sus deberes. En la archivística el tema de los archivos personales no ha sido un objeto de estudio tan riguroso como el de los archivos institucionales, como dice Rossell: “para la propia archivística, el estudio de los fondos personales no ha sido suficiente y siempre ha estado eclipsada por el impacto de los archivos institucionales”18. Sin embargo, cada día se aborda la importancia del tratamiento de los archivos personales porque en ellos es donde se registra la línea de pensamiento, inquietudes, aspiraciones y sueños de los individuos. Los archivos personales contienen información única e irremplazable, son fuentes de incalculable valor para la investigación y reconstrucción de los procesos históricos; de ahí la importancia de su organización y conservación. 17 MEJÍA ECHEVERRI, Myriam. El archivo personal una oportunidad para colocar orden a la vida. Archivo General de la Nación. 1997, p. 13 18 ROSELL LEÓN, Y. Consideraciones teóricas sobre la transferencia de archivos personales a institucionales en Cuba : impacto de las tecnologías, en Revista Acimed 2006 [en línea], disponible en: <http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_4_06/aci12406.htm>, consultado el 11 de septiembre de 2010. 21 Al reunir las definiciones pertinentes de “archivo personal”, se puede concluir que el archivo personal es una colección de documentos (escritos, cartas, fotografías, manuscritos, publicaciones y otros.) referidos a la actividad de una persona, organizados por un profesional como testimonio para su memoria. También cabe señalar que en el campo de la archivística es un tema que esta en pleno desarrollo actualmente; como lo afirma Rosell en la archivística los “archivos personales” no han tenido tanto impacto como los “archivos institucionales”. Se puede concluir de lo anterior, la gran necesidad y urgencia social sobre la actividad del sujeto histórico, esto permite justificar la creación de estos archivos. 1.3. Importancia del Proceso de Organización de los Archivos Personales La documentación conservada en un archivo personal, no sólo es un recurso de información que enriquece la historia de una nación, sino que su procesamiento constituye un gran reto para los profesionales de la información que deben enfrenta en medio de un gran desconocimiento sobre sus particularidades documentales y de información. Para la propia archivística, el estudio de los fondos personales no es suficiente y siempre ha estado eclipsada por el impacto de los archivos institucionales. La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las técnicas para organizar cualquier tipo de archivo, en este caso para el archivo personal del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., que reposa en el Archivo Histórico Javeriano. Por lo general, este tipo de archivos personales se encuentran desorganizados y sólo los propietarios pueden acceder a ellos. Sin embargo, muchas veces, por carecer de una organización adecuada, se desconoce qué documentos se guardan y por qué 22 2. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL PARA UN ARCHIVO PERSONAL Es muy escasa la bibliografía sobre el tema de organización de los archivos personales, pero para el ser humano no es extraña la idea de conservarlos, y guardarlos aún más cuando estos contienen información única y valiosa como fuente de conocimiento y cultura para los investigadores, pues, hasta ahora para muchos solo basta con ser conservados para ser utilizados en el momento en que se necesiten. Para la organización documental de los archivos personales no existe un sistema archivístico, pero esto no eximen a quienes salvaguardan esta documentación de utilizar una metodología que cumpla con los procesos archivísticos para tener como producto final, los diferentes instrumentos de consulta que se elaboran durante el trabajo con los fondos personales, para ser consultados, publicados y conservados de manera adecuada. En la teoría y la práctica archivística el proceso de organización de un fondo documental abarca tres procesos fundamentales, los cuales son la clasificación, que es la herramienta metodológica que sirve para describir los fondos, subfondos y series documentales; la organización, y la descripción, que según Antonia Heredia constituyen “el puente que comunica el documento con los usuarios”19. A partir de esta teoría archivística y para el caso de los fondos personales, la autora Yorbelis Rosell León20 afirma: 19 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y práctica, Sevilla, Diputación Provincial, 1993, p. 299-300 20 ROSELL LEÓN, Y. Consideraciones teóricas sobre la transferencia de archivos personales a institucionales en Cuba: impacto de las tecnologías, en Revista Acimed 2006 [en línea], disponible en: <http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_4_06/aci12406.htm>, consultado: 11 de septiembre de 2010. 23 En la archivística como ciencia se ha basado en tres elementos fundamentales: el principio de procedencia, la identificación como método analítico del tratamiento archivístico y el ciclo de vida de los documentos, aunque este último se descarta para los archivos personales por no existir un sistema archivístico. La autora Patricia Ríos “establece tanto los principios como las técnicas para organizar cualquier tipo de archivo, en la organización documental la cual implica dos procesos vinculados: la clasificación y la ordenación”21. En Colombia se vio la importancia que tienen los documentos en la vida de las personas y el Archivo General de la Nación en conjunto con varios profesionales de diferentes disciplinas realizan una propuesta de cómo se debe organizar esquemáticamente el archivo personal, y sugirieron ideas y formas para su organización, ya que es un tema para reflexionar porque aún no se han abordado con fuerza en toda la comunidad archivística de nuestro país. Lo que se pretende con este informe académico es organizar el Fondo Personal del Padre Borrero, de acuerdo con los parámetros establecidos por el Archivo Histórico Javeriano y obtener como producto final los catálogos e índices de este fondo. Para ello, partiendo de diferentes puntos de vista de varios autores, que han trabajo el tema de los archivos personales, vinculándolos con el proceso de organización documental y tratamiento archivístico para cualquier fondo y obedeciendo a los procedimientos y normas del Archivo Histórico Javeriano, se estableció la siguiente metodología que parten desde el momento en que el Padre Borrero decide dejar en custodia sus documentos. 21 RÍOS, Patricia. La importancia de la organización y conservación de un archivo personal, en Revista Universidad Sonora [en línea]: disponible en: <http://www.revistauniversidad.uson.mx/revistas/23-11.pdf>, consultado el día 11 de septiembre de 2010 24 2.1 Etapa Pre-archivística Cuando surge la necesidad de formar un archivo, debemos pensar en el futuro, y realizarnos las siguientes preguntas, ¿qué es importante conservar? y ¿qué documentos vamos a guardar?, por tal razón surge la etapa prearchivística la cual constituye la tarea más importante para la organización de un archivo. Esta es una etapa diagnóstica de la situación real del archivo a organizar y se aplica una vez haya surgido la necesidad del archivo, y los archivistas e interesados estén dispuestos en crear estrategias y la metodología adecuada para su organización. Para el caso de la formación del archivo del Padre Borrero, la decisión fue personal, siendo este el punto de partida para crear este fondo tan importante. Por ello, años más tarde la Biblioteca de la Universidad Javeriana entrega parte de la documentación que en su momento se evaluó, clasificó y ordenó para ser incluida en la colección del Padre Borrero. Es por esta razón que surge la necesidad del archivo, y nuestro rol, es interpretar cuál es la motivación y las razones para salvaguardar esta información y el uso que se le dará después de su organización. En esta etapa se desarrollaron las actividades propias del momento exploratorio: recolección de datos. 2.1.1 Recolección de datos Una vez tomada la decisión de organizar y salvaguardar el archivo del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., el profesional se dispone a conseguir los datos más usados en el ámbito archivístico para establecer las pautas necesarias 25 para su organización, como por ejemplo método de observación, entrevistas, lista de chequeo, cuestionario etc. Según la autora Mastropierro22, el profesional de la información se dispone a: Explorar una realidad que no conoce lo suficiente y que muchas veces por cuanto todo su organismo viviente, sea persona, grupo o institución, posee características idiosincrásicas, originales, relativas a la índole por lo cual se distingue de los demás, por ello para realizar la recolección de datos debe hacerse un estudio exploratorio porque es el momento en cual el profesional de la información se familiarizara con un fenómeno que será investigado, según corresponda, es decir familiarizarse la vida de un individuo, un grupo, o una institución. En la recolección de datos el profesional de la información aplicará métodos como el de la observación, como un examen y registro sistemático de acontecimientos (Ver Anexo 1 Biografía del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J.), y “recurre a la observación no estructurada (espontánea o natural y observación participante) y la información estructurada como la aplicación de instrumentos específicos”23, como por ejemplo la realización de las entrevistas (conversación entre el profesional archivero y un informante para obtener datos. “La combinación de entrevistas y la aplicación de instrumentos de observación permitirán que el archivero determine la posible estructura del fondo, serie o subserie documentales”24 el cual sería el fin del momento exploratorio. Para el caso del archivo del Padre Borrero, fue necesario realizar la recolección de datos, para determinar si las series y subseries que ya están estipuladas por el Archivo Histórico Javeriano, son las pertinentes para este 22 MASTROPIERRO. M. Archivos privados : análisis y gestión. Buenos Aires : Editorial Alfagrama, 2006, p 3738 23 Ibíd., p. 37-38 24 Ibíd., p. 37-38 26 tipo de archivos personales, pues, las existentes fueron creadas para un archivo institucional. 2.1.2 Las entrevistas Las entrevistas (conversaciones con el profesional y un informante para obtener datos) se realiza con el propósito que ambos participantes establezcan la concreción de una meta para el interesado. Las entrevistas para la organización del Padre Borrero, se realizó como primera estrategia, para saber más sobre su línea de pensamiento, sus gustos, aficiones, y trabajo desarrollado durante todo su trayecto de vida. 2.1.3 Tipo de entrevistas Según Mauricio Ocampo Flórez25 existen tres formas de realizar las entrevistas: La estandarizada presecuencializada, que es la que se realiza mediante un cuestionario administrado de forma oral que se le realiza de igual manera a todos los entrevistados. La estandarizada no presecuencializada tiene las mismas características de la anterior pero con la diferencia que su orden puede variar de acuerdo con las reacciones de los consultados. La no estandarizada es más informal y ni el orden de las preguntas ni su contexto están previamente fijados. Para la organización del archivo del Padre Borrero se aplicó la entrevista estandarizada no presecuencializada y se estructuro de acuerdo al tipo de persona, en este caso las entrevistas fueron realizadas a las personas como 25 OCAMPO FLÓREZ, Mauricio. Diálogos de Paz: Un antes y un después en el cubrimiento del conflicto armado en la televisión privada [tesis de maestría], Buenos Aires, Universidad de San Andrés – Grupo Clarín, 2008. 27 laicos y jesuitas que compartieron con él algún momento de su vida, y se registró por medios electrónicos (grabadora digital). (Ver Anexo 2 Transcripciones de las Entrevistas) Entrevistados: Jesuita: Padre Eduardo Valencia, S.J. Laicos: Dra. Luz María Cabarcas, Directora de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana. Dr. Carlos Hernando Forero, Secretario Asociación Colombiana de Universidades -ASCUN-. La estructura de las preguntas que se realizaron a los entrevistados tenía como propósito conocer más a fondo al Padre Borrero, como sus experiencias, sus aficiones, sus pensamientos, y logros a lo largo de su vida, para determinar el tipo de documentación a organizar. 2.2. Etapa Archivística Una vez concluida la etapa pre-archivística, y se haya definido el archivo a organizar, y dónde se va a guardar dicha información, se inicia la etapa archivística, a la cual se aplican los diferentes pasos para organizar el archivo del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J. 2.2.1 Identificación de la documentación del fondo personal Alfonso Borrero Cabal, S.J. De acuerdo con los lineamientos de la norma ISAD-G la ISAAR (CPF), las “normas de codificación del Archivo Universitario Javeriano”26, con los 26 Norma de Codificación de Archivos – Documentos Técnicos Nª 2A y 3A del 30 de octubre de 2005 (Anexos 4 y 5 de este documento). 28 procedimientos internos del Archivo, y el Documento Técnico Nº 2ª del 30 de octubre de 2005 y la actualización del 23 de junio de 2006, en esta etapa se identifica los documentos a organizar y se clasifican por (series, subseries, tipos documentales, piezas documentales), escribiendo el Código de Archivo completo referencia y de ubicación. Como el Archivo ya cuenta con la guía de clasificación documental, el código de referencia y de ubicación lo encontramos de la siguiente manera: Código de Referencia: Código de Ubicación: CO- APUJ – AHJ CJPC - SJ - FABC FONDO ALFONSO ARCHIVO ARCHIVO HISTÓRICO JESUÍTAS BORRERO CABAL, JAVERIANO PONTIFIC S.J. IA UNIVERS La clasificación archivística, se representa en forma gráfica mediante un IDAD cuadro para ilustrar cada fondo, subfondos y series documentales. JAVERIA NA COLOMBIA Para realizar una adecuada clasificación documental la autora Patricia Ríos27 dice: Se debe diseñar un cuadro clasificador, cuya estructura es jerárquica y diferenciada por fondo, sección y serie documental, El total de los documentos producidos y recibidos por un individuo constituyen el fondo, que se identifica con el nombre de la persona. La sección es cada una de las divisiones de este fondo, basada en las actividades y funciones del propietario del archivo. Las series son el conjunto de expedientes homogéneos que versan sobre una función o asunto general. Los expedientes se integran por 27 RÍOS, Patricia. La importancia de la organización y conservación de un archivo personal, en Revista Universidad Sonora [en línea], disponible en; <http://www.revistauniversidad.uson.mx/revistas/23-11.pdf>, consultado el día 20 de septiembre de 2010. 29 documentos vinculados entre sí, que reflejan una actividad o un asunto específico. Para la organización del archivo personal del Padre Borrero, se inició con una investigación biográfica, y se tomaron como referencia las funciones y actividades que él destaco a lo largo de su vida. En este caso, la conformación de un cuadro de clasificación documental no era necesaria ya que el Archivo Histórico Javeriano cuenta con este, pero sí se tuvo en cuenta la etapa prearchvistica ya que con ella se determinan las series, subseries y tipos documentales que conformaran cada uno de los expedientes del Padre Borrero. Fondo Compañía de Jesús/Provincia Colombiana Subfondo Curia Provincial Clasificación Archivística Sección Jesuitas Subsección Alfonso Borrero Cabal, S.J. Serie Subserie CERTIFICADOS CONDECORACIONES Y DISTINCIONES Condecoraciones otorgadas al P. Borrero CORRESPONDENCIA Correspondencia Privada Correspondencia Cartas Correspondencia Memorandos Telegramas 30 DIPLOMAS OTORGADOS Diplomas otorgados al P. Borrero Títulos Académicos del P. Borrero DISCURSOS Discursos pronunciados por el P. Borrero ENSAYOS EVENTOS Eventos Internacionales Eventos Nacionales INFORMES PONENCIAS RESOLUCIONES REUNIONES Reuniones del P. Borrero SEMINARIOS UNIVERSIDADES 2.3. Ordenación Documental La ordenación es “la acción de unir de manera coherente los grupos o unidades de un conjunto documental, siguiendo reglas o criterios establecidos, que pueden ser: por asunto, numérico, alfabético, alfanumérico, geográfico, onomástico, toponímico, entre otros”28. 28 HEREDIA HERRERA, Antonia citado por JIMÉNEZ GONZÁLEZ. G Ordenación documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, División de Clasificación y Descripción, 2003. 31 En la ordenación documental29 bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinencia y ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior; facilita la comprensión documental pues es el arreglo físico, es información contextual y, por último, al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido, se facilita el estudio y los análisis de contenido. 2.3.1 Principios de ordenación 2.3.1.2 Principio de orden original “Es la reflexión sobre la serie de actividades que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, posterior a esta reflexión es posible la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las series”.30 2.3.1.3 Ordenación de la unidad documental simple o compuesta 2.3.1.3.1 Unidad documental La unidad documental puede ser simple o compleja. La simple está constituida por el mismo tipo documental. La compleja es el expediente que está integrada por tipos documentales de diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite respectivo. Los tipos documentales que se identificaron en el archivo personal del Padre Borrero son: Artículos de prensa 29 JIMÉNEZ GONZÁLEZ. Gladys. Ordenación documental : División de Clasificación y Descripción. Archivo General de la Nación, pdf. Bogotá, 2003, p. 5-10 30 Ibíd., p. 5-10 32 Borradores de conferencias, seminarios, simposios, discursos. Notas de trabajo. Correspondencia. Certificados. Recibos Títulos académicos. Diplomas y reconocimientos. Dibujos, planos. Fotografías. Material bibliográfico Condecoraciones, medallas, estolas, placas, etc. 2.3.2 Ordenación al interior del expediente En el archivo del Padre Borrero la ordenación de los expedientes se debe hacer de acuerdo con las fechas extremas (año, mes, día). 33 Preparación de la documentación: La documentación deberá estar libre de material metálico como: clips, ganchos legajadores, ganchos de cosedora, entre otros. Foliación: De acuerdo con los parámetros establecidos por el Archivo Universitario Javeriano “la foliación se debe realizar en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB,B), en forma legible y sin enmendaduras31 31 Documento técnico No 6. Procedimientos para la foliación y ordenación de los documentos en sus expedientes o unidades de conservación con valor histórico. Archivo Histórico Javeriano, 2004. 34 Conformación de los expedientes: Los expedientes deben conformarse con un promedio de doscientos cincuenta (250) folios. 2.4. Conservación Documental de un Archivo Personal Los profesionales de la Información son responsables de salvaguardar los materiales documentales, bibliográficos y gráficos, es indispensable tener pleno conocimiento de los materiales que componen los archivos, tanto física 35 como estructuralmente. De esta forma se podrá entender el comportamiento de dichos objetos tanto macro como microscópicamente ante los distintos factores mecánicos, medioambientales, biológicos y otros. La alteración de los materiales es una condición natural, es un cambio, ya sea favorable o perjudicial. La alteración de algún material que se componen los archivos, significa que alguna de las partes o completo el documento se modifica, en ocasiones favoreciendo su deterioro y en otras para conservar o preservarse a través del tiempo. Por lo tanto, el deterioro significa que el documento pierde las cualidades físicas, químicas y ópticas originales y entra en un proceso de inestabilidad promovido por determinados factores. Un aspecto muy importante a considerar es la conservación de los archivos, que se ven afectados por agentes de deterioro tales como: ambientales, bióticos, desastres y antropogénicos. Los archivos de índole personal pueden conservarse por mayor tiempo si se manejan con la debida precaución y se evita en lo posible que los agentes de deterioro los afecten; será suficiente con mantenerlos en sitios frescos, secos, protegidos de la luz solar y con su apropiado tipo de material (desacificado) según las especificaciones de conservación que se tienen en el Archivo Histórico Javeriano. 2.4.1. Identificación de los principales factores o agentes de deterioro en los documentos Se identificó en el Archivo Personal Alfonso Borrero Cabal, S.J., factores de deterioro como: Factores Intrínsecos: Se derivan de las cualidades internas, no importa en dónde se encuentre el documento, los motivos de su deterioro están en su propia constitución y se acentúan o atenúan por el ambiente en el que se 36 ubican. Para entender los factores intrínsecos se debe conocer los materiales que se utilizaron para su elaboración, por ejemplo las tintas y la tecnología empleada en su impresión. Factores Extrínsecos: Se derivan de fuentes externas del documento. Incluyen todos los agentes naturales, físicos, mecánicos, químicos, biológicos y humanos. Los factores extrínsecos de deterioro que se identificaron en el Archivo Personal Alfonso Borrero Cabal, S.J., son: Ambientales: Involucra todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental (temperatura, humedad relativa, luz, contaminantes atmosféricos y polvo). Estos agentes se manifiestan en los documentos de diversas formas como: “manchas, deformación de los soportes, fragilidad, decoloración de los soportes, acumulación de suciedad y oxidación”32. Antropogénicos: Es el factor más nocivo para los documentos. Su acción deteriorante involucra el tipo de manejo y métodos que se realizan durante la organización, manipulación y depósito. “Los deterioros se deben al uso indiscriminado de clips, ganchos de cosedora, y otros, unidades de almacenamiento como carpetas, cajas y otros”33. Biológicos: Los agentes como los “microorganismos, insectos y roedores alteran y degradan los diferentes soportes, ocasionando erosiones, manchas de diferentes coloraciones, faltantes, entre otros”.34. 32 PAEZ VILLAMIZAR, Fabio. Guía para la conservación preventiva en archivos. Nación de Colombia. Bogotá, 1997, p.11 33 Ibíd., p. 13 34 Ibíd., p. 12 Archivo General de la 37 Desastres: El alto riesgo de pérdida total, “por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control en caso de desastres como incendios, terremotos e inundaciones”35. Es importante identificar los diferentes agentes de deterioro en los documentos, ya que cada uno de estos factores puede provocar por sí sólo daños específicos, pero combinados pueden provocar daños muy graves. Dentro de cada expediente o “conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites,”36 que se ordenó dentro del archivo personal del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., se tuvieron en cuenta recomendaciones importantes para la conservación preventiva que requieren todos los tipos de archivos, que reposan en el Archivo Histórico Javeriano. Clips y Mariposas: “Son elaborados en materiales metálicos en variadas formas y diseños. Estos elementos en condiciones inestables de humedad relativa y temperatura generan con el tiempo oxidaciones que producen con el tiempo manchas sobre los documentos”37. En el Archivo Histórico Javeriano se hace uso de los ganchos metálicos, pero no sobre el documento directamente, sino con un recorte pequeño de papel sobre el cual se coloca el clip, para que no afecte directamente al documento. 35 Ibíd., p. 12 JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación documental : división de clasificación y descripción. Archivo General de la Nación, pdf. Bogotá, 2003, p. 21 37 PAEZ VILLAMIZAR, Fabio. Guía para la conservación preventiva en archivos. Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá, 1997, p. 17 36 38 Ganchos de cosedora: Es un medio muy utilizado en las oficinas para agrupar los documentos, “son elaborados con material metálico, se presentan en diferentes tamaños y formas”38. En el Archivo Histórico Javeriano cuando se ordena el expediente, después de realizar una limpieza a cada documento se retiran los ganchos de cosedora y no se hacen uso de estos para agrupar los documentos; para tal fin se tiene en cuenta las recomendaciones hechas en el párrafo anterior. 38 Ibíd., p. 17 39 2.4.2. Programa de conservación preventiva y correctiva Los espacios que se asignan para las áreas de depósito deben tener unos requerimientos básicos, las especificaciones, amplitud, seguridad, funcionalidad, e infraestructura. El Archivo Histórico Javeriano cuenta con espacios adecuados para áreas de depósito o conservación con los requerimientos en infraestructura, dotación, limpieza y mantenimiento. También cuenta con un programa donde primero, se identifica las principales fuentes de polvo y suciedad, y la aplicación de mecanismos y sistemas que controlen su acceso al Área de Conservación o deposito. Al tiempo se elabora un programa integral o brigadas, donde involucra periódicamente al personal para la limpieza del Área de Conservación definido por unos métodos y materiales adecuados según la documentación en particular. Es importante identificar las fuentes de polvo y contaminación y establecer mecanismos que controlen y erradiquen eficazmente estos factores de alteración. Un diagnóstico periódico permite reducir problemas de acumulación de polvo y suciedad en general. Para los “Otros Fondos” (incluye fondos personales y familiares) y documentación histórica de la universidad, el Archivo Histórico Javeriano para el estado de conservación almacena en el Área de Conservación mediante el empleo de: Carpeta de archivo: Carpetas elaboradas en cartulina desacidificada mínimo 240 g/ m² color amarillo o blanco. El formato se adapta según la documentación y su diseño está definido según las políticas con las que cuenta el Archivo Histórico Javeriano. Dispone de solapas laterales (cuatro aletas) que al envolver se acomodan al volumen de documentos, y se debe amarrar con una cinta de faya. 40 Cajas para archivo histórico: Caja normalizada elaborada con cartón kraft X-200 corrugado de pared sencilla, que mide 28 cm. de ancho, 20 cm. de alto y 40 cm. de largo; con identificación de la entidad (logo del Archivo Histórico Javeriano, a una tinta). El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. 41 Cinta de faya: Cinta de faya de algodón de aproximadamente 2 cm de ancho, de varios colores según la documentación se aplica un color ya determinado en el Archivo Histórico Javeriano, para el caso de “Otros Fondos” (archivos personales y familiares) se asignó el color de la cinta roja. Su longitud puede variar por el amarre en forma de paquete de la unidad a almacenar. Se utiliza el nudo de zapato y debe quedar sobre la parte superior de la unidad en la solapa donde se encuentra el diseño que estipula el Archivo Histórico Javeriano. FASE 1. Cortar cinta de faya a la medida del grosor de la carpeta. 42 FASE 2. Amarrar la carpeta con un nudo sencillo. FASE 3. Revisar que la carpeta quede cómoda sin riesgo de dañar los documentos. Inicialmente la documentación del Fondo Personal del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., antes de aplicar la organización documental estaba almacenada sólo en cajas para archivo histórico. Después de aplicar la ordenación documental del fondo personal del Padre Borrero, por indicación del Archivo Histórico Javeriano, su almacenamiento final se hará sólo en carpeta de archivo desacidificada, y no se guardará en cajas para archivo histórico, ya que al Fondo Personal del Padre Borrero se le asignó una estantería especial en vidrio y madera para su exposición en el Archivo Histórico Javeriano. 43 Archivo del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., antes de su organización 44 45 Archivo del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., después de su organización 46 47 3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DEL FONDO ALFONSO BORRERO CABAL, S.J. La descripción archivística se define como “la creación de una representación precisa de los fondos y sus partes componentes mediante el proceso de captar componer, analizar, y organizar la información que sirve para identificar el material archivístico y explicar el contexto y sistemas archivísticos que los produjeron”39. Luego de la clasificación y ordenación de la documentación del Fondo Borrero, se aplicó la descripción archivística, la cual permite recuperar la información contenida en cada uno de los documentos con el fin de hacerlos accesibles y así poder entregar al Archivo Histórico Javeriano como producto final, los inventarios, catálogos, índices para su posterior consulta. El Archivo Histórico Javeriano Juan Manuel Pacheco, S.J., ha elaborado estrategias para recuperar información que le permita cumplir con el proceso de organización de cualquier archivo o fondo. En este momento se encuentra desarrollando una base de datos teniendo en cuenta la norma de descripción archivística que permita recuperar información de manera fácil, rápida y segura. Para recopilar con mayor exactitud los datos analizados del fondo y cumplir con los objetivos propuestos en el presente trabajo, esta tarea se inicio recogiendo información de cada uno de los documentos, en una base de datos en Excel para luego construir los catálogos e índices del Fondo Borrero. El Archivo Histórico Javeriano, adopta la aplicación de la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, y le introduce algunas modificaciones de la norma colombiana INCONTEC/AGN, para adaptarla a sus necesidades y a los requerimientos de la Universidad. 39 Bases de la descripción. Seminario sobre norma internacionales para la descripción archivística. Washington, 1994 (confección de catálogos). 48 La aplicación de la norma ISAD-G Norma Internacional General de Descripción Archivística es multinivel, de lo general a lo particular dependiendo las necesidades de cada fondo o archivo. El Propósito de la descripción documental del Fondo Personal del Padre Borrero es extraer el contenido de cada uno de los documentos para hacerlos accesibles a los investigadores y a los usuarios que se encuentren interesados en consultarlos, por ello este trabajo se realizo teniendo en cuenta los campos obligatorios que el Archivo Universitario Javeriano tiene para cada fondo. El Archivo Universitario Javeriano ha definido los siguientes campos básicos necesarios que se diligencian en la Base de Datos (Excel) y que se requieren para la elaboración del producto final que es el catálogo e índices del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., en cada uno de estos se consignará los datos pertinentes de la descripción documental ÁREAS DE LA NORMA ISAD-G Código de referencia ARCHIVO HISTÓRICO JAVERIANO Código de Referencia CO-APUJ-AHJ- Área de identificación Título Fecha de producción Está inmerso en el campo de la descripción y debe ir después del tipo documental Fecha de producción OBSRVACIONES Extraído de la Guía de Clasificación Documental del Archivo Histórico Javeriano. (No se encuentra en la Base de Datos, es el que distingue a todo el Fondo Documental). Cada registro es identificado con un número consecutivo. Compuesto por el campo año-mes-día, es 49 obligatorio diligenciar el campo año. En el caso que el documento no tenga fecha de producción en este campo se debe registrar la siguiente sigla [s.f.] Área de Contexto Nivel de descripción Se realizo por unidad documental Volumen y soporte de la unidad de descripción Localización Campos: Tradición, Naturaleza y N° Folios Campo Ubicación Tipo documental Está inmerso en el campo descripción. Nombre del Productor o de los Productores Historia Institucional/Reseña Biográfica Historia Archivística Campo Nombres No fue aplicado en la Base de Datos. Forma de Ingreso Alcance y contenido Campo Descripción Valoración, selección y eliminación Área de Contenido y Estructura Nuevos ingresos Organización Identificadores Condiciones de acceso Campo adaptado por el Archivo Histórico Javeriano Campo adaptado por el Archivo Histórico Javeriano Instituciones Nombres Asuntos Lugares diferentes a la producción del documento No fue aplicado en la Base de Datos. No fue aplicado en la Base de Datos. Se realiza un breve resumen del documento. No fue aplicado en la Base de Datos. Implícito en el documento escrito. No fue aplicado en la Base de Datos. Implícito en el documento. El Archivo tiene definido cuatros campos por cada identificador y son adaptados por el Archivo Histórico Javeriano No fue aplicado en la 50 Área de Condiciones de acceso y utilización Condiciones de reproducción Lengua escritura de los documentos Características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción Existencia y localización de los documentos originales Área de Existencia y localización Documentación de copias Asociada Unidad de descripción relacionadas Nota de Publicaciones Área de Notas Notas Área del Control Nota del archivero de la Reglas o normas Descripción Fecha de las descripciones Base de Datos y su acceso está sujeto a las disposiciones del AUJ No fue aplicado en la Base de Datos. Campo Lenguas No fue aplicado en la Base de Datos. No fue aplicado en la Base de Datos. No fue aplicado en la Base de Datos. No fue aplicado en la Base de Datos. No fue aplicado en la Base de Datos. 51 En el caso del Fondo del Padre Borrero, se aplico los campos mínimos que son aquellos elementos básicos necesarios por el contenido de información que aportan para la realización de productos de la base de datos como es el catalogo e índices del Padre Borrero, en total fueron 1021 registros y se realizo de la siguiente manera: No. Registro: (OB) Es el número consecutivo único para cada unidad de descripción que ingresa a la base de datos, en Excel este se realiza sólo en el momento de la digitalización y aparece en el campo “Registro” al inicio del formato. Fecha de producción: Se asignan las fechas extremas a cada documento y pieza documental de la unidad documental que se está describiendo en números arábigos partiendo del año-mes-día (AAAA, MM, DD), así: 198010-13, cuando no existían las fechas se debía escribir [s.f.], que significa sin fecha, y cuando no se tenía precisión en el documento de la fecha se debía encerrar entre corchetes [ ]. Lugar de producción: Se usan para especificar la ubicación geográfica. Utilizando los campos municipio/ciudad, departamento/país. Ejemplo: Bogotá, Colombia Cartagena, Bolívar, Colombia Descripción: Esta casilla se inicia escribiendo el tipo documental y se realiza la descripción en lenguaje natural, cuando el documento no indica su tipo se deduce dentro del asunto principal del mismo. Este proceso se 52 implementó para cada uno de los documentos de Padre Borrero extrayendo la información más importante y más descriptiva posible. Ejemplo: Carta del Ingeniero Carlos A. Trujillo P., Decano de Estudios de la Facultad de Ingeniería Electrónica al Padre Fernando Barón, S.J. Vice-Rector de la Pontificia Universidad Javeriana, con motivo de exponer sus comentarios con respecto a los nuevos estatutos y reglamentos de la Universidad. Tradición: Se escribió la tradición del documento, ejemplo: original o copia. Naturaleza: Se escribió si el documento viene impreso, mecanografiado, o manuscrito. En el caso de las condecoraciones, el material en que fueron hechas, por ejemplo: placa o madera. Lengua o Idioma: Se identifica la lengua(s), consignada en el documento, interponiendo la palabra (en). Ejemplo: En Latín En Español En Inglés Ubicación dentro del depósito: En este campo se especifica el mueble, el entrepaño, la carpeta u otros que se encontrarán como: Diapositiva, Condecoración, Libro, Casete, Diploma, y el número de folios. Ejemplo: 53 M3-EN6-CP1-FL 1 Mueble Folio Entrepaño Carpeta Nombre del Productor: Se consigna el nombre del productor, iniciando con los apellidos en mayúscula, seguido de una coma (,) los nombres en minúscula. Cuando se tratan de jesuitas se consigna de la siguiente manera: BORRERO CABAL, Alfonso, S.J. Instituciones: Se recupera el nombre de todas las empresas o instituciones tal y como aparecen en el documento. Ejemplo: ICFES UNESCO ICOMOS ASCUN Pontificia Universidad Javeriana Finalmente, como se aprecia la descripción documental es esencial en este proceso, ya que consigna toda la información relevante para el investigador, de no ser así, no tendría ningún sentido ordenar dicha documentación. Luego de consignar todos los datos descriptivos en cada uno de los campos del formato Excel (Inventario), se procedió a realizar el catálogo y los índices por asuntos, geográfico, onomástico, instituciones y fechas. (Ver Anexo 3 Catálogo e Índices). 54 CONCLUSIONES La organización del Fondo del Padre Borrero y la elaboración del catálogo e índices, estos últimos son producto final para el Archivo Histórico Javeriano, fue una experiencia muy enriquecedora y positiva, ya que a través del Fondo permitió conocer a una persona extraordinaria y con una capacidad académica inimaginable, además él se preocupo mucho por el tema del bienestar universitario, por esto su mayor logro fue dirigir: “el Simposio Permanente de la Universidad”, allí vislumbró para el futuro lo que sería la universitología. La organización de este Fondo se inició con la etapa Prearchivística en la cual, se recurrió a varios autores que han escrito sobre el tema de Archivos Privados y Archivos Personales, y han expuesto conceptos y pautas para organizar este tipo de archivos, para el caso del Fondo Personal Alfonso Borrero Cabal, S.J.; posterior a la conceptualización del tema, se realizó el método de observación, que consistió en la verificación de la documentación y su estado de conservación en el Archivo Histórico Javeriano, además la consulta de otras fuentes de información y las entrevistas a personas que estuvieron muy involucrados en la vida y obra del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J. Luego de la anterior etapa, se inicia el proceso de la organización documental que abarca tres procesos fundamentales que son: clasificación, ordenación y descripción documental para su posterior recuperación de la información. La descripción se realizó con algunos campos de la Norma ISAD(G) y la norma colombiana ICONTEC/AGN que fue adoptada por el Archivo Histórico Javeriano, y se aplicó a cada tipo documental de este Fondo, por ejemplo cartas, apuntes, simposios, conferencias, condecoraciones, homenajes, diplomas y otros; esta información se consigna en una base de datos en Excel (Inventario), la cual permitió la realización del catálogo e índices. En la base de datos se especificó los 55 siguientes campos: el número de registro, fecha (año, mes y día), lugar (municipio/ciudad – departamento/país), descripción del documento, naturaleza, lengua, ubicación, nombres, instituciones, asuntos y otros lugares. Finalmente, se entrega al Archivo Histórico Javeriano el catálogo e índices los cuales son: Cronológico, Geográfico, Instituciones, Onomástico y Temático. El catálogo e índices tienen una estructura que guía al investigador y usuarios, que se podrá visualizarse al final de este Informe Académico. (Ver Anexo 3). Este catálogo es el resultado de un esfuerzo y dedicación para acercar al investigador, y todos los usuarios que se interesen por consultar el Fondo Personal del Padre Alfonso Borrero Cabal, S.J., uno de los hombres que cambio la historia y el concepto de Universidad en este siglo; la elaboración de estos instrumentos de consulta tiene como finalidad que el Archivo Histórico Javeriano Juan Manuel Pacheco, S.J., los publique a través de su página Web y otros medios a su alcance. 56 BIBLIOGRAFÍA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. El Archivo Personal: Una oportunidad para ordenar la vida. Bogotá, 2001. ARCHIVO UNIVERSITARIO JAVERIANO. Guía de Clasificación Documental del Archivo Histórico Javeriano Juan Manuel Pacheco, S.J. Cuarta División: Otros Fondos y Archivos # 4.1.2.1 Alfonso Borrero Cabal, S.J., Código de referencia COAPUJ-AHJ/CJPC-SJ-FABC. ARCHIVO UNIVERSITARIO JAVERIANO. 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