manual de usuario sicogen ii - Contraloría General de la República

www.contraloria.cl
MANUAL DE
USUARIO SICOGEN II
Versión 1.0
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE ANÁLISIS CONTABLE
Contraloría General de la República
INDICE
Introducción ......................................................................................................................................... 3
Acceso al Sistema ................................................................................................................................. 4
Pantalla Principal .................................................................................................................................. 6
Carga de Informes ................................................................................................................................ 9
Envío de Informes ............................................................................................................................... 19
Información Adicional ........................................................................................................................ 25
Soporte del Sistema ............................................................................................................................ 27
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Manual de Usuarios SICOGEN II Sector Municipal
Contraloría General de la República
INTRODUCCIÓN
El sistema de Contabilidad General de la Nación II (SICOGEN II) es una nueva plataforma web orientada
a facilitar la captura, validación y publicación de la información financiera que las entidades remiten a
Contraloría, quedando dicha información a disposición de la ciudadanía y de los actores que la requieran.
SICOGEN II viene a reemplazar al actual sistema SICOGEN, el cual es usado principalmente por analistas
de CGR a partir de la información remitida por las entidades. En este sentido, SICOGEN II supone un
cambio en la forma de operar para las entidades, ya que les entrega una plataforma de acceso para la
carga de la información, eliminando la intervención de los analistas CGR en el ingreso de ésta a las bases
de datos del sistema. La información cargada por la entidad, será validada en línea, permitiendo disminuir
los tiempos de procesamiento de la información que se tienen actualmente.
En este manual se detallan las funcionalidades con que cuenta SICOGEN II para los usuarios del módulo
de Captura y Validación, tanto para las funciones de “Carga” como de “Envío” de información.
Manual de Usuario SICOGEN II Sector Municipal
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ACCESO AL SISTEMA
Para acceder a la aplicación, el usuario debe ingresar al Portal CGR (www.contraloria.cl), desde dónde
deberá hacer clic en el link “Intranet – Extranet”, ubicado en la sección “Acceso Privado”.
FIG.01: Portal CGR.
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Una vez ingresado a este link, deberá ingresar su usuario y contraseña. Es importante destacar que su
acceso al Portal CGR es único para todas las aplicaciones con las que se relacione con CGR.
FIG.02: Acceso Privado.
Luego de esto, el usuario accederá al Portal de Extranet, donde se muestran todos los sistemas a los
cuales el usuario tiene acceso en CGR. Desde este portal, el usuario también podrá modificar su clave de
acceso.
FIG.03: Portal Extranet.
Desde esta pantalla debe acceder al link “Sicogen”, para ingresar a la pantalla principal de la aplicación.
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PANTALLA PRINCIPAL
La pantalla principal del sistema, está compuesta de 6 secciones, las que se muestran en la imagen
siguiente.
Sección 01
Sección 02
Sección 03
Sección 04
Sección 05
Sección 06
FIG.04: Pantalla Principal Sistema SICOGEN II.
Cada una de estas secciones se explica a continuación:
 Sección 01: Documentos Informativos y consultas. En esta sección se disponibilizan a los usuarios
del sistema 2 documentos, los que corresponden al Manual de Usuarios y al Manual de reglas de
negocio. Además, a través del ícono
se puede acceder a un formulario de consultas y
sugerencias sobre el sistema. A través de este formulario, usted podrá realizar consultas sobre el
uso del sistema, además de realizar sugerencias y reportar errores en su funcionamiento.
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 Sección 02: Noticias. A través de esta sección, se entregará a los usuarios información de interés
sobre el sistema Sicogen II y sobre temas contables y financieros, permitiendo de esta forma,
facilitar el acceso a las últimas novedades respecto de estas materias.
 Sección 03: Información del Usuario y filtros de selección. En esta sección, se muestran el nombre
del municipio y del usuario conectado. Además, se disponibilizan dos filtros: Tipo de Informe y
Ejercicio, los que permiten configurar la información a visualizar en la Sección 04.
 Sección 04: Grilla de Estados de Informes. A través de esta sección, los usuarios pueden visualizar
el estado de la información perteneciente al tipo de información y ejercicio seleccionados en los
filtros de la Sección 03.
 Sección 05: Leyenda de Estados de Informes. En esta sección, se muestran los posibles estados
en que se puede encontrar la información cargada en el sistema y la enviada a CGR. Los posibles
valores son:

Informe Validado. Indica que un informe ha sido validado y cargado correctamente
y que tanto las reglas de negocio de tipo bloqueantes como las de advertencia han sido
aprobadas correctamente.

Informe Validado con Observación. Indica que un informe ha sido y cargado y
validado, no encontrándose errores de tipo bloqueantes, pero si existiendo
observaciones a la información enviada.

Informe Validado sin Movimientos. Indica que un informe ha sido declarado por el
usuario municipal como si n movimientos durante el período en cuestión.

Informe con Error. Indica que un informe ha sido cargado y validado,
encontrándose errores de tipo bloqueantes. Este estado exige que el informe sea
corregido y vuelto a validar para poder enviarse a CGR.

Informe Procesado. Indica que un informe que estaba en estado “Validado” ha sido
enviado a CGR.

Informe Procesado con Observación. Indica que un informe que estaba en estado
“Validado con Observación” ha sido enviado a CGR.

Informe Procesado sin Movimientos. Indica que un informe que estaba en estado
Validado sin Movimientos ha sido enviado a CGR.
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 Sección 06: Botonera de Acciones. Esta sección muestra dos botones, los que corresponden a:
“Carga de Informes” y “Envío de Informes”. Mediante éstos, se accede a las pantallas de carga y
validación; y de envío de informes respectivamente. Estos botones son funcionalidades asociadas
al perfil del usuario conectado. En la siguiente tabla se muestra para cada perfil si cuenta con
acceso a esta sección y a qué botonera en particular.
PERFIL
BOTONES DISPONIBLES
CARGA DE INFORMES
ENVÍO DE INFORMES
Jefatura
☒
☒
Analista
☒
☐
Consulta1
☐
☐
1
El perfil Consulta, si bien no tiene acceso a las funciones de carga y envío de informes,
si puede consultar la información existente en el sistema, tales como, descarga de informes ya enviados,
ver reportes de validación, entre otros. Los demás perfiles también pueden realizar esto.
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CARGA DE INFORMES
Pantalla de Carga de Informes
La carga de informes se realiza mediante la pantalla de carga de informes, la cual se muestra en la imagen
siguiente.
Sección 01
Sección 02
Sección 03
FIG.05: Pantalla de Carga de Informes Sistema SICOGEN II.
Al igual que en la pantalla principal, en la pantalla de carga se disponibilizan el manual de usuario y el
manual de reglas de negocio, además del link al formulario de consultas y sugerencias (
). En esta
pantalla además se muestran 4 secciones, las que corresponden a:
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 Sección 01: Información de Usuario y Filtros de Selección. En esta sección, se muestran el nombre
del municipio y del usuario conectado. Además, se disponibilizan tres filtros: Tipo de Informe,
Ejercicio y Período, los que permiten configurar los informes a cargar en la Sección 2.
 Sección 02: Área de Carga de Informes. En esta sección se muestran los informes factibles de
cargar de acuerdo a la combinación de filtros elegidos en la sección anterior. Esta sección se
muestran los siguientes datos asociados a los informes:

Nombre del Informe

Selección del Archivo. Botón Examinar que permite buscar el archivo TXT
correspondiente al archivo que se desea cargar y validar.

S/M. Casilla de selección que permite marcar un informe como Sin Movimiento. Esta
marca está disponible para los informes presupuestarios: II, AP, IP y para los informes
contables: DP y AI.

Observaciones de Carga. En esta columna se despliega el resultado de las validaciones
de carga del archivo adjuntado. Estas validaciones corresponden principalmente al
nombre del archivo, su estructura y tamaño. En caso de existir un error de carga se
despliega el mensaje “Ver Errores de Carga”, el cual al pincharlo muestra un recuadro
con el detalle del o los errores de carga encontrados. En caso de no existir errores de
carga, se despliega el mensaje “Carga Exitosa”2.

Estado. Esta columna, al igual que la columna “RV” se despliegan luego del proceso de
validación de contenido del informe. En la columna Estado se muestra el resultado del
proceso de validación, pudiendo quedar el informe en uno de los estados de validación,
los que corresponden a:

Informe Validado. Indica que un informe ha sido validado y cargado
correctamente y que tanto las reglas de negocio de tipo bloqueantes como las
de advertencia han sido aprobadas correctamente.

Informe Validado con Observación. Indica que un informe ha sido y
cargado y validado, no encontrándose errores de tipo bloqueantes, pero si
existiendo observaciones a la información enviada.
2
El mensaje “Carga Exitosa” no implica que el archivo esté correcto en su totalidad, ya
que este mensaje hace referencia a las validaciones de carga del informe. Luego de esto, se debe validar
en informe respecto a su contenido, luego de lo cual podrá quedar en un estado Validado, lo que si
corresponde a un informe en condiciones de ser enviado a Contraloría.
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
Informe con Error. Indica que un informe ha sido cargado y validado,
encontrándose errores de tipo bloqueantes. Este estado exige que el informe
sea corregido y vuelto a validar para poder enviarse a CGR.
De forma adicional, en caso de que el informe se marque como sin movimiento, en la
columna “Estado” se mostrará inmediatamente el estado “Validado Sin Movimiento”
(

).
RV. En esta columna, se muestra, para aquellos informes que fueron validados en
contenido, el Reporte de Validación del informe, en el cual se despliegan la totalidad de
observaciones que presente el informe, ya sea en su información de cabecera, detalle u
observaciones de tipo generales del informe.

Sección 03: Botonera de Acción. En esta sección se muestran tres botones, los que corresponden
a:

Botón “Volver”. Este botón permite ir de regreso a la pantalla principal del sistema.

Botón “Validar Informe”. Este botón permite validar el contenido del o los informes
cargados exitosamente, desplegando como resultado el estado de estos informes
adjuntados, junto con el reporte de validación.

Botón “Reportes de Cuadratura”. Este botón permite acceder a ver los reportes de
cudratura diseñados, los que corresponden a:

Cuadratura de Disponibilidades

Cuadratura Informes AG y AN

Cuadratura informes AG y DP

Cuadratura Informes AN y AI

Cuadratura Informes PI y II

Cuadratura informes AP y IP.
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Proceso de Carga y Validación de Informes.
Como ejemplo del proceso de Carga y Validación de Informes, se cargarán los informes presupuestarios
del período de Apertura pertenecientes al ejercicio 2015.
1.
Acceder a la pantalla de carga de informes desde la pantalla principal del sistema, mediante el
botón “Carga de Informes”.
FIG.06: Carga de Informes – Acceso a pantalla de carga
2.
Seleccionar el Tipo de Informe, Ejercicio y Período sobre el cual se desea cargar informes para
su validación.
FIG.07: Carga de Informes – Selección de filtros
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3.
Adjuntar el o los informes a validar o marcar como Sin Movimiento (S/M) aquellos informes que
durante el período seleccionado no posean movimientos contables o presupuestarios. En caso
de esto último, se desplegará un mensaje de confirmación de esta acción, la cual al ser aceptada
implicará que el informe marcada como sin movimiento quedará inmediatamente en estado
“Validado Sin Movimiento” (
).
FIG.08: Carga de Informes – Búsqueda de archivo
FIG.09: Carga de Informes – Búsqueda de archivo
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Luego de adjuntado el informe, se realizan una serie de validaciones de carga, entre las cuales
están la verificación del nombre del archivo, tamaño máximo permitido y extensión de éste. No
se realizan validaciones al contenido del informe, sino que sólo validaciones relacionadas con el
archivo adjunto. En caso de que alguna de las reglas de carga definidas no se cumpla, se despliega
el mensaje “Ver errores de carga”, que a su vez corresponde a un link, el cual al ser pinchado
muestra el detalle de las observaciones de carga encontradas.
FIG.10: Carga de Informes – Despliegue de errores de carga
De no encontrarse errores de carga en el archivo, se muestra el mensaje “Carga Exitosa”.
FIG.11: Carga de Informes – Carga exitosa de informe
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Para declarar un informe como sin movimiento, se debe marcar en la columna S/M asociada al
informe, la casilla de selección. El sistema muestra un mensaje de advertencia de esta acción, el
cual indica que, en caso de existir archivos anteriores cargado o validados, esta acción pisa esos
archivos anteriores dejando la declaración de que para ese período la información es Sin
Movimiento”. De no existir archivos anteriores, el sistema sólo muestra mensaje de confirmación
de que se está declarando como Sin Movimiento el informe. Luego de marcada la casilla S/M, se
despliega en la zona de Observaciones de Carga el mensaje “Validado Sin Movimiento”.
FIG.12: Carga de Informes – Informe sin movimiento
FIG.13: Carga de Informes – Informe sin movimiento
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4.
Una vez que todos los informes a validar estén cargados exitosamente o marcados como sin
movimiento, se debe presionar el botón “Validar Informes”3, lo que iniciará el proceso de
validación de contenido de los informes. Se recomienda que la validación de contenido se realice
una vez cargados todos los informes del período, ya que existen informes con validaciones
cruzadas de consistencia. El proceso de validación tarda unos minutos, esto debido a que la
información es sometida a validaciones sobre la información propia del archivo, a información
histórica de informes ya enviados y a información existente en los demás archivos cargados en
el mismo período.
Mientras dure el proceso de validación de detalle de los informes, se muestra la siguiente
pantalla, la cual indica qué informes se están validando en el momento. Esta ventana puede ser
cerrada por el usuario cuando desee y mientras se realiza el proceso de validación, podrá seguir
navegando en el sistema, con excepción de realizar nuevas cargas o validaciones. Si podrá
consultar sobre informes ya validados o ya enviados a CGR.
FIG.14: Carga de Informes – Validación de informes
3Para
dar inicio al proceso de validación de detalle de los informes, debe existir al menos
un informe con el mensaje “Carga Exitosa”.
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5.
Una vez terminado el proceso de validación, se desplegará en pantalla el resultado de la
validación, mediante un ícono con el estado en que ha quedado el informe, así como también
el Reporte de Validación4, el que muestra la información contenida en el archivo junto con los
errores u observaciones que puedan existir en el informe.
FIG.15: Carga de Informes – Resultado validación de informes.
Al pinchar el link al Reporte de Validación, se abre una nueva pestaña del navegador con el
detalle del informe más las observaciones encontradas. Además, El usuario puede acceder
también al botón “Reportes de Cuadratura”, mediante el cual tendrá acceso a visualizar reportes
que muestran gráficamente la cuadratura que existe entre informes, tales como AG/AN, AG/DP,
AN/AI, PI/II y AP/IP. Además se puede acceder a la cuadratura de disponibilidades que se realiza
con el informe AG. De existir un error de cuadratura en el proceso de validación se puede
acceder a estos reportes y de forma directa descubrir en qué cuenta se está generando la
diferencia.
4
Reporte de Validación sólo disponible para informes cargados mediante archivos TXT.
Para informes declarados como Sin Movimiento no se genera este reporte.
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6.
Al presionar el botón “Volver”, se regresa a la Pantalla Principal, quedando los informes validados
en el estado obtenido post validación del sistema.
FIG.16: Carga de Informes – Pantalla Principal del Sistema Sicogen II
De esta forma finaliza el proceso de carga y validación de informes. Para el período de Apertura,
en el ejemplo realizado, los dos informes validados ya se encuentran en condiciones de ser
enviados a CGR.
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ENVÍO DE INFORMES
Para enviar informes a CGR se debe contar con informes en alguno de los estados: Validado, Validado
con Observación o Validado Sin Movimiento. El proceso de envío se realiza para un solo período.
Continuando con el ejemplo visto en el proceso de carga y validación de informes, se realizará el envío
de los informes PI e II pertenecientes al período de Apertura 2015.
Proceso de Envío de Informes a CGR
1.
Para dar inicio al proceso de envío se debe presionar el botón “Envío de Informes” desde la
pantalla principal del sistema.
FIG.17: Envío de Informes – Acceso a pantalla de envío
Manual de Usuario SICOGEN II Sector Municipal
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2.
Luego, se accede a la pantalla de Envío de Informes a Contraloría. Esta pantalla se divide en 4
secciones, las que se muestran en la imagen siguiente.
Sección 01
Sección 02
Sección 03
Sección 04
FIG.18: Envío de Informes – Selección de informes a enviar
Cada una de estas secciones se explica a continuación:

Sección 01: Selección del Tipo de Informe. Este filtro permite seleccionar el Tipo de
Informe sobre el cual se desean enviar informes a Contraloría General. Por el momento
el único Tipo de Informe disponible es “Presupuestario – Contable”, por lo que está
fijado como opción por defecto.

Sección 02: Informes que no cumplen con condiciones de ser enviados a CGR. En esta
sección, se muestran aquellos informes, que pudiendo estar en alguno de los estados
Validado, Validado Con Observación o Validado Sin Movimiento, no es posible de ser
enviado a CGR debido a que no se cumplen las condiciones de envío necesarias para
esta acción. Por ejemplo, esto se produce en los casos en que existan informes que se
deben enviar en conjunto y alguno de ellos está en estado Con Error o no ha sido
validado aún en el sistema.

Sección 03: Selección de Informes a Enviar. En esta sección, se muestran aquellos
informes que están en alguno de los estados Validado, Validado Con Observación o
Validado Sin Movimiento y que cumplen con todas las condiciones para ser enviados. El
usuario, debe seleccionar los informes que desea enviar del listado desplegado.
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
Sección 04: Botoneras de Acción. En esta sección se muestran dos botones:

Botón “Volver”, el cual lleva de regreso a la pantalla principal del sistema
terminando con el proceso de envío de informes.

Botón “Enviar Informes”, el cual continua con el proceso de envío, generando
en primer lugar una validación de las reglas de envío asociadas a los informes
seleccionados en la sección 03.
3.
En la pantalla de Envío de Informes, se deben seleccionar los informes a enviar (Sección 03).
Luego de esto, se debe presionar el botón “Enviar Informes” lo que genera validaciones de envío
asociadas a los informes seleccionados, por ejemplo, exigiendo que algunos informes deban
enviarse en conjunto y por lo tanto impidiendo el envío si se selecciona sólo uno de ellos.
FIG.19: Envío de Informes – Selección de informes a enviar
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4.
De cumplirse todas las reglas de envío definidas para los informes seleccionados, se genera el
precertificado de envío de informes a CGR. Este precertificado muestra al usuario el detalle de
los informes que se enviarán a CGR, junto con información de la persona responsable del envío
y la fecha en que se realiza. Este precertificado cuenta con dos botones:
a.
Botón “Aceptar”. Realiza la acción final de envío, generando el certificado final y
asignando número al certificado.
b.
Botón “Cancelar”. Devuelve a la pantalla anterior de selección de informes a enviar.
FIG.20: Envío de Informes – Certificado de envío preliminar
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5.
Luego de aceptar el precertificado de envío, se genera el certificado final de envío, el cual
incorpora el N° de Certificado, correspondiente también al número de la transacción de envío.
Además incluye un código QR, el cual almacena información relacionada con el envío de los
informes.
FIG.21: Envío de Informes – Certificado de envío final
El certificado final incluye dos botones, los cuales son:
a.
Botón “Imprimir”. Este botón permite imprimir el certificado.
b.
Botón “Salir”. Dirige a la pantalla principal del sistema, dónde se ve reflejado el nuevo
estado de los informes ya enviados.
6.
Al presionar el botón “Volver” en el certificado final de envío, el sistema dirige a la pantalla
principal, dónde se ve reflejado el nuevo estado de los informes ya enviados. En el caso del
ejemplo, vemos como ambos informes presupuestarios del período Apertura están en estados
Procesado y Procesado Sin Movimientos respectivamente. Con esta acción, se finaliza el proceso
de envío de informes a CGR.
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FIG.22: Envío de Informes – Pantalla principal Sistema Sicogen II
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INFORMACIÓN ADICIONAL
El sistema SICOGEN II permite a los usuarios municipales acceder a información de interés sobre los
informes validados o enviados a CGR. Para esto, en la pantalla principal del sistema, al posicionarse sobre
un ícono de estado de alguno de los informes, se despliega un pop up que indica la siguiente información:
a.
Nombre del informe seleccionado.
b.
Estado en que se encuentra el informe, junto con el usuario que realizó la última acción
y fecha en que se realizó.
c.
Número de envío, en caso de que se trate de un informe ya enviado a CGR.
FIG.23: Pop up de información básica de los informes existentes en el Sistema
Además, el sistema permite acceder a más información relacionada con el informe en cuestión. Para esto,
se debe pinchar sobre el ícono de estado del informe, lo que genera un segundo pop up, el cual se
denomina “Pop up Ampliado” y que entrega la siguiente información:
a.
Ver Informe. Mediante esta opción, se despliega el informe ya validado o enviado.
b.
Ver Reporte de Validación. Mediante esta opción, se despliega el informe validado o
enviado, pero incluyendo también los errores u observaciones que pueda presentar.
Manual de Usuario SICOGEN II Sector Municipal
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c.
Ver Reporte de Cuadraturas. Permite acceder a ver los reportes de cuadratura de
acuerdo al informe seleccionado. Las posibles cuadraturas a revisar son:
d.

Cuadratura de Disponibilidades (informe AG)

Cuadratura Informes AG y AN

Cuadratura informes AG y DP

Cuadratura Informes AN y AI

Cuadratura Informes PI y II

Cuadratura informes AP y IP.
Descargar Archivo. Esta opción permite que el municipio descargue el archivo existente
en el sistema.
e.
Ver Certificado de Envío. Esta opción permite visualizar el certificado de envío asociado
al informe, si es que el informe ya fue enviado a CGR.
FIG.24: Pop up de información de detalle de los informes existentes en el Sistema
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SOPORTE DEL SISTEMA
El sistema SICOGEN II cuenta con dos mecanismos de soporte a los usuarios del sistema:

Formulario de consultas y sugerencias, el cual permite a los funcionarios municipales contactarse
con los Analistas Contables CGR, para aclarar dudas respecto del sistema y su funcionamiento.

Mesa de ayuda CGR, la cual recibe y gestiona reportes de errores que se presenten en la
utilización del Sistema Sicogen II y también problemas de acceso al Portal CGR mediante su
usuario y contraseña.
Formulario de Consultas y Sugerencias
Para acceder a este formulario debe pinchar el link
, el cual se disponibiliza en la pantalla principal del
sistema, así como también en la pantalla de carga de informes. El formulario cuenta con la siguiente
información:

Nombre. Dato autocompletado según el usuario conectado al sistema.

Entidad. Dato autocompletado según el usuario conectado al sistema.

Cargo. Dato autocompletado según el usuario conectado al sistema.

Email. Dato autocompletado según el usuario conectado al sistema, pero con opción de edición.

Teléfono. Dato autocompletado según el usuario conectado al sistema, pero con opción de
edición.

Comentario. Campo de texto, dónde se ingresa la consulta o sugerencia a realizar a CGR.

Botón “Cancelar”. Dirige a la pantalla anterior.

Botón “Enviar”. Realiza el envío de la consulta o sugerencia ingresada por el usuario.
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FIG.24: Pop up de información de detalle de los informes existentes en el Sistema
Mesa de Ayuda CGR
A través de la mesa de ayuda de CGR podrá realizar reportes de errores que se presenten en la utilización
del sistema, así como también problemas de acceso al Portal CGR con su usuario y contraseña. El contacto
con Mesa de Ayuda es a través de:
28

Mail: [email protected]

Teléfono: +56 2 24021258
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