RESUMEN DE LA SOLUCIÓN Digitalizador Digitaliza la información para unos procesos empresariales más rápidos Datos del sector: LA INFORMACIÓN ES... ESTUDIOS Más de la mitad de las empresas (56%) todavía reciben la mayoría de las consultas de sus clientes en papel.1 LA INFORMACIÓN ES... ESTUDIOS Las personas que trabajan en puestos relacionados con la documentación o información pueden emplear hasta el 35% de su tiempo buscando dicha información.2 EL RETO El papel es tu pesadilla. No pasa un día sin que alguien de tu equipo pierda, extravíe o destruya por accidente un documento importante. Pasas más tiempo buscando documentos que faltan del que tú o tu jefe pensáis. Cuando un cliente llama con un problema urgente, no puedes ponerte manos a la obra para resolverlo porque alguien, o no ha vuelto a colocar el archivo o ha derramado café sobre él. Y cuando el equipo interno de otra oficina te plantea una consulta, no puedes compartir la información tan rápida y fácilmente como te gustaría. Sientes que el papel define la forma en la que trabajas, y no al revés. No te preocupes, hay solución a tus problemas. Con la ayuda de un experto en información, los datos y documentos de los clientes, como formularios de solicitud, facturas y cartas, por no mencionar la información que tus equipos pueden compartir, estarán disponibles con tan solo un clic del ratón. Una vez que hayas determinado los documentos que tienes, puedes decidir qué debes guardar y qué puedes digitalizar para aumentar la eficacia y agilizar tus procesos. CÓMO TE AFECTA ✓✓ Un programa de gestión de documentos con digitalización de documentos integrada ofrece una forma de procesar y transferir información más rápidamente. Los documentos entrantes se pueden escanear para extraer los datos cruciales y luego procesarse de forma que los datos estén disponibles en tus sistemas. Los equipos de atención al cliente pueden acceder instantáneamente a documentos importantes, tratar rápidamente las consultas de los clientes y generar una reputación de buen servicio siempre. Tus documentos se pueden guardar y recuperar física o electrónicamente en función de tus procesos y la frecuencia con que se necesite dicho documento. Tus empleados obtendrán lo que requieren cuando lo necesitan. El resultado será una mayor eficacia de los procesos que tendrá un efecto positivo en tu negocio, tus clientes y tus equipos. Pasos a seguir 1. Revisar los procesos actuales. 2. Determinar quién necesita la información y para qué se utiliza. 3. Consultar a un experto para establecer cómo la digitalización puede resolver estos problemas. 4. Implementar la digitalización proceso a proceso asegurando que todo el mundo participa. 5. No digitalizar todos los documentos, solo aquellos que se necesitan con mayor frecuencia. 6. Aplicar metadatos y reglas empresariales para maximizar los beneficios a largo plazo. 1 900 22 23 24 | ironmountain.es caso de éxito Reto Un banco minorista europeo deseaba agilizar los procesos así como mejorar los servicios de atención al cliente. Iron Mountain ofreció una combinación de servicios de gestión, digitalización y destrucción de documentos. Solo el volumen de digitalizaciones superaba los 84 millones de imágenes al año para una serie de documentos de procesos que incluía: Medir y poner precio Dedica un minuto a pensar cómo la digitalización de procesos y documentos puede mejorar la eficacia y reducir los costes. ✓✓ Optimiza tus esfuerzos. ¿Trabaja tu personal tan rápido y eficazmente como es posible? Ahorra las 8.8 horas semanales que un trabajador medio con experiencia emplea buscando información.3 ✓✓ Mejora la eficacia. ¿Son tus procesos tan eficaces como podrían serlo? Aumenta el rendimiento de tus trabajadores de cara al cliente y de cualquier implicado en un flujo de trabajo digitalizado. ✓✓ Reduce los costes de la custodia. ¿Están bien gestionados tus documentos en papel? Por cada armario que elimines, podrías ahorrar 1.100€ al año en costes de espacio. Las ventajas que ofrece Iron Mountain ✓✓ Asesoramiento y guía en el proceso de digitalización. ✓✓ Soluciones de digitalización y flujo de trabajo sin papel. ✓✓ Custodia y destrucción de documentos segura fuera de las instalaciones. ✓✓ Solución de gestión de la información completa e integrada para cada fase del ciclo de vida del documento. Customer communication and the cost of ignoring paper” (Comunicación con el cliente y el coste de ignorar el papel) Charlotte Marshall, Iron Mountain 2014 2 AIIM Market Intelligence 2013 3 “Managed Print and Document Services for Controlling Today’s – and Tomorrow’s – Information Costs” (Servicios de documentos e impresión gestionados para controlar los costes de la información actuales y futuros) IDC, 2011 1 – apertura de cuentas – solicitudes de préstamos – solicitudes de hipotecas – datos de servicios de atención al cliente – datos heredados para repositorio. Solución Para agilizar e integrar el proceso con los clientes, el equipo de Iron Mountain comenzó implementando una nueva plantilla de documentos que agilizó y mejoró el proceso de digitalización. El equipo también ayudó a determinar los datos que debían extraerse para ahorrar tiempo y automatizar los procesos de toma de decisiones. Gracias a una reducción del número de puntos táctiles, optimización de los procesos en la sala de correo y aplicar portadas con códigos de barras, se obtuvieron eficacias. Beneficio En cinco años, las mejoras de Iron Mountain contribuyeron a un ahorro general de un 15% anual durante los tres primeros años y 7% en los dos siguientes. Las plantillas y las mejoras en el proceso se tradujeron en eficacias claras, menores retrasos y menor número de quejas de los clientes. La confianza de los clientes también aumentó y el banco avanzó en su calificación frente a sus competidores. IRON MOUNTAIN En Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) prestamos servicios de gestión de la información que ayudan a las empresas a reducir los costes, los riesgos y las ineficiencias de la gestión de sus datos físicos y digitales. Iron Mountain se fundó en 1951, gestiona miles de millones de activos de información, como datos de archivo y copias de seguridad, archivos electrónicos y documentos de empresas, y ofrece servicios de digitalización de archivos y destrucción segura, entre otros, a organizaciones de todo el mundo. Visita el sitio web de la empresa en www.ironmountain.es para obtener más información. © 2014 Iron Mountain Incorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el logotipo de la montaña son marcas registradas de Iron Mountain Incorporated en EE. UU. y otros países. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos propietarios. 2 UK-RM-EXT-072214-001 900 22 23 24 | ironmountain.es