Viviendo los valores se construye el éxito

Viviendo los valores se construye
el éxito
Nuestro Código de Ética
y Conducta Empresarial
Mensaje de BILL Meaney, Director General
Estimados integrantes de Iron Mountain:
Desde hace más de seis décadas nuestra empresa goza de la confianza de nuestros clientes, asociados
y accionistas debido a nuestro compromiso con una serie de Valores esenciales. Estos valores guían
nuestra conducta y representan los ideales que consideramos más importantes.
Nos comprometemos a vivir de acuerdo
con nuestros Valores esenciales y los
ponemos en acción todos los días y
dondequiera que estemos presentes.
Por este motivo hemos ampliado nuestros valores con el objeto de que reflejen el permanente
compromiso de nuestra organización con la seguridad. Lo haremos a través de la adopción de un nuevo
Valor esencial combinado de Seguridad y protección. Hemos combinado intencionadamente ambos
principios para que nos recuerden la importancia de la protección, tanto si se trata de la protección de
nuestro equipo como de la información de nuestros clientes. Aunque la seguridad ha estado siempre
implícita en nuestra cultura, por ser un principio fundamental de nuestros equipos operativos, en nuestra
cultura la seguridad merece el mismo nivel de importancia que la protección.
El Código de Ética y Conducta Empresarial de Iron Mountain, Viviendo los valores se construye el éxito,
es una extensión de dichos valores que nos aporta orientación y recursos para ayudarnos a tomar las
decisiones legales y éticas correctas, incluso en las circunstancias más difíciles. Nuestras obligaciones
éticas van más allá de cumplir con las leyes, reglamentos y normas aplicables a nuestras actividades.
Cuando nos enfrentamos a decisiones difíciles buscamos resolverlas de una forma equitativa y honesta
que incorpore nuestros Valores esenciales: Integridad, Seguridad y Protección, Satisfacción total del
cliente, Sinceridad, Responsabilidad, Orientación a la acción y Trabajo en equipo. Así es como actuamos.
Nuestro Código y nuestros Valores esenciales son elementos fundamentales de la promesa que hacemos
a nuestros clientes, a nuestros inversionistas y el uno al otro.
Nunca debe dudar en comunicar a su supervisor o al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo
global cuando considere que no se está cumpliendo nuestro Código o en caso de duda sobre cómo
actuar en una determinada situación. No toleraremos las represalias contra ninguna persona que plantee
estas inquietudes.
Nuestro éxito, así como la reputación individual de cada uno, dependen de que todos asumamos la
responsabilidad de llevar a la práctica el Código. En nombre del Consejo de Administración y del equipo
ejecutivo, les agradezco su dedicación a nuestros Valores esenciales y su compromiso de cumplir con el
Código.
Atentamente,
www.IMEthicsLine.com | 1
ÍNDICE
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestra promesa27
1
ˆˆ
Uso responsable de la tecnología y de los recursos informáticos
ˆˆ
Evitación de conflictos de intereses
Índice2
ˆˆ
Prevenciónde sobornos y corrupción
ˆˆ
Intercambio correcto de regalosy hospitalidad
ˆˆ
Cumplimiento de sanciones internacionales y de reglamentos comerciales
ˆˆ
Contratación con las entidades gubernamentales
ˆˆ
Compitiendo de la manera correcta
¿Quién debe cumplir con el código?
ˆˆ
Ventas y marketing con integridad
Responsabilidades especiales de los directivos y líderes
ˆˆ
Obtención de inteligencia competitiva
Mensaje de Bill Meaney, Director General
Nuestros Valores esenciales
5
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestro código6
ˆˆ
ˆˆ
Plantee sus inquietudes: Todos tienen voz en Iron Mountain
8
ˆˆ
Tolerancia cero a las represalias
ˆˆ
Protección del medio ambiente y promoción de la sostenibilidad
ˆˆ
Investigaciones y medidas disciplinarias
ˆˆ
Aportación a nuestras comunidades
ˆˆ
La Línea ética de Iron Mountain
ˆˆ
Respeto de los derechos humanos
ˆˆ
Protección de nuestros vehículos e instalaciones
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestra gente11
2 | Viviendo los valores se construye el éxito
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestras comunidades47
ˆˆ
Respeto de la privacidad
ˆˆ
Promoción de un entorno de trabajo seguro y protegido
ˆˆ
Uso eficaz y responsable de las redes sociales
ˆˆ
Valoración de la inclusión y la diversidad
ˆˆ
Prevención de uso indebido de información privilegiada
ˆˆ
Prevención del acoso y la discriminación
ˆˆ
Participación en política y asuntos gubernamentales
ˆˆ
Protección de nuestra información confidencial y reservada
ˆˆ
Gestión adecuada de nuestros registros
ˆˆ
Mantenimiento y divulgación de registros financieros veraces
ˆˆ
Respuestas a consultas de inversionistas, analistas y prensa
Viviendo los valores se construye el éxito
64
La Línea ética de Iron Mountain
65
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Nuestros Valores esenciales definen el carácter de nuestra
empresa y guían la forma en que los integrantes de Iron
Mountain pensamos y actuamos.
Vivir de acuerdo con nuestros valores no solamente
Nuestros
valores
ESENCIALES
Integridad
Somos siempre honestos y nunca comprometemos nuestros Valores
Esenciales.
Seguridad y Protección
Nos protegemos entre nosotros contra cualquier perjuicio, y protegemos la
información y los activos de nuestros clientes como si fueran nuestros.
Satisfacción Total del Cliente
significa cumplir con la ley y proteger a la empresa contra
Cumplimos las expectativas de nuestros clientes cuando ellos lo esperan.
cualquier perjuicio, sino también la manera que tenemos de
Sinceridad
alcanzar el éxito.
Nos comunicamos de manera abierta y veraz, constructiva y respetuosa.
Nuestra sólida cultura ética y nuestra reputación de
honestidadnos ayudan a atraer y a retener al mejor personal, a
ganarnos la confianza del mercado y a abrirnos nuevas puertas.
Responsabilidad
Asumimos personalmente la responsabilidad de nuestras acciones,
compromisos y resultados.
Orientación a la Acción
Estamos alertas a las oportunidades y los problemas, y actuamos con
sentido de urgencia.
Trabajo en Equipo
Trabajamos juntos para lograr mucho más que lo que conseguiríamos
individualmente.
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Viviendo los valores se construye el éxito
con nuestro Código
Como integrantes de Iron Mountain contribuimos al éxito
de nuestra empresa actuando de acuerdo con nuestros
Valores esenciales y cumpliendo el Código.
Responsabilidades especiales de
los directivos y líderes
Además de conocer el Código y ser ejemplos de nuestros Valores esenciales,
es importante que promovamos que nuestros equipos hagan lo mismo. Esto
supone:
ˆˆ
Debatir acerca del Código y de los Valores esenciales en las reuniones de equipos y las reseñas de
rendimiento individuales
Viviendo los valores se construye el éxito, el Código de Ética y Conducta Empresarial de Iron Mountain, presenta
orientación y recursos que ayudan a adoptar decisiones legales y éticas, incluso en las circunstancias más
complejas. Aunque es imposible que un único documento contemple todas las situaciones a las que podemos
enfrentarnos en Iron Mountain, el Código aborda muchas de ellas, y también indica a quién dirigirnos en caso de
necesitar más información o asesoramiento.
ˆˆ
Reconocer y premiar actuaciones de liderazgo ético, y destacar cómo estas conductas están
vinculadas a nuestro éxito financiero
ˆˆ
Dar el ejemplo a nuestros equipos cursando cuanto antes las actividades de formación en
cumplimiento normativo
¿Quién debe cumplir con el código?
ˆˆ
Asegurarnos de que nuestros equipos conozcan las diferentes maneras de comunicar sus
inquietudes, y que sepan que no se tolerarán represalias
ˆˆ
Asegurarnos de que los trabajadores que no sean empleados (consultores, trabajadores
temporales y contingentes) actúen de manera coherente con el Código y con nuestros Valores
esenciales
Todas las personas que realicen actividades para Iron Mountain deben cumplir con el código. Esto incluye a
empleados, directivos, agentes e integrantes del Consejo de Administración. Sin excepciones.
El Código de Ética y Conducta Empresarial es aplicable a todas las unidades de negocio, personas jurídicas,
sociedades mixtas controladas, filiales y asociaciones de Iron Mountain en todo el mundo. Nuestro Código de
conducta para proveedores y nuestros estrictos procesos de contratación contribuyen a asegurar que
proveedores, suministradores, consultores, personal temporal, trabajadores eventuales y toda persona que preste
servicios a Iron Mountain se atengan a nuestras normas de conducta.
“Nuestro Código refuerza
el compromiso de cada
integrante de Iron
Mountain con un entorno
de trabajo ético. Poniendo
en práctica nuestras
políticas y valores
empoderamos a los
empleados para que
adopten decisiones
correctas. Esa es la base
de nuestro éxito”.
Presidente de Iron Mountain
Internacional
www.IMEthicsLine.com | 7
Tolerancia cero a las represalias
Iron Mountain prohíbe estrictamente las represalias. Cualquiera que plantee una inquietud de buena fe
no sufrirá represalias de ningún tipo, incluyendo amenazas, acoso, reducción de horas, despido u otras
consecuencias negativas. Las represalias van en contra de nuestros valores esenciales y perjudican la
confianza que nos permite triunfar. Iron Mountain considera las represalias como actos graves de
Plantee sus inquietudes: Todos tienen voz
en Iron Mountain
indisciplina, sujetos a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.
Investigaciones y medidas disciplinarias
LÍNEA ÉTICA DE
IRON MOUNTAIN
24 horas al día/365 días del año
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Todas las denuncias de conducta inapropiada serán investigadas exhaustiva y objetivamente, y a la
mayor brevedad posible. Se mantendrá la confidencialidad en la mayor medida posible.
Si tiene dudas acerca de una situación o considera que no se están respetando nuestros valores, como integrante
de Iron Mountain es su deber comunicarlo
No se tolerará ninguna vulneración. Pero si lo hace, la empresa podrá investigar y abordar el problema
Denunciar una conducta inapropiada o plantear una inquietud por una situación con la que no se siente cómodo
puede resultar difícil. Pero si lo plantea, la empresa podrá investigar y abordar el problema para que no vuelva a
suceder.
Una vez concluida una investigación, Iron Mountain adoptará las medidas disciplinarias pertinentes y
Existen diversos modos de plantear un problema o inquietud en materia de ética o cumplimiento. Podrá
comunicarlo a:
La Línea ética de Iron Mountain
ˆˆ
Su gerente o supervisor
ˆˆ
Recursos Humanos
ˆˆ
El Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global
ˆˆ
Seguridad, Riesgos y Protección global
ˆˆ
Consejero General de Iron Mountain
ˆˆ
La Línea ética de Iron Mountain
para que no vuelva a suceder.
realizará los cambios necesarios para evitar que vuelvan a repetirse problemas similares.
La línea ética permite plantear inquietudes de manera confidencial y (donde según las leyes es
posible) en forma anónima. Los integrantes de Iron Mountain pueden contactar a la Línea ética para
realizar una denuncia o para formular preguntas las 24 horas del día de los 365 días del año. Las
denuncias son recibidas por una empresa independiente, y posteriormente enviadas a Iron Mountain
para su evaluación, investigación y adopción de medidas adecuadas.
Para denunciar por teléfono: Llame al número gratuito correspondiente a su país, que
encontrará en el interior de la contraportada.
Para denunciar por internet: Presente su denuncia visitando: www.IMEthicsLine.com.
www.IMEthicsLine.com | 9
Favorecemos que todos los
integrantes de Iron Mountain
alcancen su máximo potencial, no
solamente como individuos sino
también como parte de nuestro
equipo. Cuando nuestra gente
progresa, nuestros clientes se
benefician y nuestra empresa
tiene éxito.
00 | Código de Ética y Conducta Empresarial
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestra gente
NUESTRA GENTE
NUESTRA GENTE
Vivir de acuerdo con nuestros valores
¡La seguridad empieza
por USTED!
DETÉNGASE. Preste la
máxima atención a su trabajo y
reduzca al mínimo las
distracciones.
PIENSE.
Considere cómo
pueden afectar sus acciones a la
seguridad y a la protección de
los demás.
ACTÚE.
Exprese la
Orientación a la acción para
reducir o eliminar riesgos.
Plantee sus inquietudes cuando
observe algo incorrecto.
Qué implica, cada día
En Iron Mountain, la seguridad es innegociable. Velamos por la salud, seguridad y protección de todos
los que nos rodean no tomando atajos y planteando inmediatamente cualquier inquietud.
Mantenimiento de la seguridad física
ˆˆ
Nada en Iron Mountain es más importante que nuestra
salud, seguridad y protección.
Cumpla siempre nuestras políticas y procedimiento, tanto dentro como fuera de las instalaciones
de Iron Mountain.
ˆˆ
Obedezca todas las normas de tráfico mientras circule.
ˆˆ
Siempre cierre los vehículos con llave, active las alarmas y proteja los equipos de Iron Mountain
(como, por ejemplo, computadoras portátiles).
Construyendo el éxito
ˆˆ
Nunca deje las puertas de nuestras instalaciones abiertas ni permita que nadie le siga al entrar a
las mismas.
ˆˆ
Cuestione a cualquier persona que se presente en las instalaciones de Iron Mountain sin lucir una
tarjeta de identificación adecuada.
ˆˆ
Participe en todas las actividades de formación en materia de higiene, seguridad y protección.
ˆˆ
Comunique condiciones de inseguridad, lesiones o incidentes de tráfico a un supervisor.
ˆˆ
Asegúrese de que los prestadores de servicios y visitantes conozcan (y cumplan) nuestros
protocolos de seguridad.
Nos esforzamos para garantizar un entorno de trabajo seguro, protegido y sano para los integrantes de Iron
Mountain, sus prestadores de servicios y visitantes. Un empleado sano y seguro es más dedicado, más productivo
y más propenso a mantener las altas normas que hemos establecido para nuestras actividades.
Aunque las carretillas elevadoras, las trituradoras y la presencia de personal no autorizado en nuestras
instalaciones suponen riesgos obvios para nuestro Valor esencial de Seguridad y protección, cuando trabajamos
consideramos todas las posibilidades para prevenir, detectar y reducir los riesgos de lesiones y daños. Cada uno
de nosotros es responsable de seguir los procedimientos y de hablar cuando se presenta un riesgo. Ningún
objetivo o parámetro operativo es más importante que la seguridad y protección de un integrante de la empresa.
Prevención de la violencia en el entorno de trabajo
ˆˆ
Realice comprobaciones de antecedentes de los candidatos a un puesto de trabajo y de
prestadores de servicios (donde sea lícito hacerlo).
ˆˆ
Denuncie toda amenaza de violencia a su supervisor, a Seguridad, Riesgos y Protección global; o
a la Línea ética de Iron Mountain (incluyendo las amenazas fuera del lugar de trabajo o en redes
sociales).
ˆˆ
Denuncie la presencia de armas a su supervisor o a Seguridad, Riesgos y Protección global.
ˆˆ
Llame a las autoridades locales en caso de peligro inminente y, seguidamente, denuncie la
situación a su supervisor o a Seguridad, Riesgos y Protección global.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Uno de mis
compañeros de trabajo es conductor
y me dijo que sufría de insomnio, por
lo que estaba tomando medicamentos
para dormir bajo receta. Observé que
se comportaba con cierta falta de
reflejos y embotamiento en el trabajo.
Posiblemente sea porque no duerme
lo suficiente o porque el medicamento
sigue actuando cuando llega a
trabajar. Me preocupa que pueda
provocar un accidente. ¿Qué debería
hacer?
QUÉ HACER. Su compañero podría
estar poniendo en peligro su salud y
su seguridad, así como la de los
demás. Haga realidad nuestro Valor
esencial Sinceridad comunicándole
su preocupación y sugiriéndole que
solicite ayuda a su supervisor o a
Recursos Humanos. Si no lo hace (y
si la situación persiste), su obligación
será denunciar la situación.
Un lugar de trabajo libre de drogas y alcohol
ˆˆ
Comunique a su supervisor o a Recursos Humanos si tiene problemas con las drogas o el alcohol.
La empresa tiene recursos para ayudarle.
ˆˆ
Venga a trabajar libre de la influencia de cualquier sustancia que pudiera afectar a su buen juicio
o amenazar la seguridad.
ˆˆ
Si ve a un compañero de trabajo bajo la influencia de drogas o alcohol en el lugar de trabajo,
comuníquelo.
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NUESTRA GENTE
CONOZCA EL
CÓDIGO
Promoción de un entorno de trabajo seguro
y protegido
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Una de nuestras mejores decisiones ha sido promover la
diversidad de nuestros talentos, orígenes y perspectivas.
Construyendo el éxito
Atraer, desarrollar y empoderar personas con una gran variedad de experiencias, capacidades y puntos de vista
es un componente fundamental de nuestro éxito. Combinando las características y orígenes singulares de cada
uno enriquecemos el lugar de trabajo, resolvemos problemas de manera más creativa y entendemos mejor las
necesidades de nuestros clientes. Incluir y respetar la diversidad en nuestros debates ayuda a
maximizar la aportación de cada empleado, y nos permite adoptar las decisiones correctas la primera
vez.
Qué implica, cada día
En Iron Mountain fomentamos un espacio de trabajo creativo en el que valoramos nuestras
diferencias y aprendemos de las mismas. Esto supone:
ˆˆ
Buscar activamente enfoques y puntos de vista alternativos
ˆˆ
Escuchar respetuosamente la opinión de los demás
ˆˆ
Considerar la importancia de la diversidad al contratar personal y crear equipos
ˆˆ
Compartir abiertamente los conocimientos con quienes pueden sacar provecho de los mismos
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. A veces siento que no
puedo aportar todo lo que sería capaz porque
mi supervisor no comparte suficiente
información. Me preocupa que no confíe en mí.
¿Debería hablarlo con ella?
18 | Código de Ética y Conducta Empresarial
QUÉ HACER. Sí. Ejercite nuestro Valor
esencial de Sinceridad y háblelo con su
supervisor. Es posible que no se haya dado
cuenta de que le trata de manera diferente de
los demás y que no le da la información que
usted necesita para adoptar las mejores
decisiones. Los directivos son responsables de
mantener a los empleados informados acerca
de la empresa y sus actividades, y de fomentar
un entorno abierto y de confianza dentro de
sus equipos.
“Crear un equipo humano
incluyente y diversificado
es de fundamental
importancia para el éxito
de nuestra empresa.
Todos nos beneficiamos
de contar con empleados
de diferentes orígenes y
perspectivas. Al crear un
entorno propicio y de
confianza, la gente se
siente valorada y
respetada, e impulsada a
expresar sus ideas
libremente”.
Vicepresidente Sénior de
Responsabilidad Corporativa y
Director de Diversidad
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NUESTRA GENTE
Valoración de la inclusión y la diversidad
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Iron Mountain promueve un entorno de trabajo
respetuoso en el que no tienen lugar el acoso ni la
discriminación. Se trata de una parte fundamental de
cómo llevamos a la práctica nuestro Valor esencial de
Trabajo en equipo.
Construyendo el éxito
El acoso y la discriminación no son solamente ilegales, sino que además bajan la moral y generan una atmósfera
de desconfianza y falta de respeto que no impide desarrollar plenamente nuestro potencial. Impidiendo el acoso y la
discriminación contribuimos a promover un entorno de trabajo en el que todos nos sentimos seguros e impulsados
para triunfar.
Tenemos el compromiso de mantener un entorno de trabajo libre de acoso y discriminación. Esto
supone:
ˆˆ
Tratarnos siempre con dignidad y respeto
ˆˆ
Nunca comportarnos de forma abusiva u ofensiva
ˆˆ
Adoptar decisiones en materia de empleo basadas en los méritos, y nunca en sexo, raza, religión,
origen étnico, edad, discapacidad u orientación sexual
ˆˆ
Denunciar inmediatamente todo acto de acoso o discriminación a nuestros supervisores, a
Recursos Humanos o a la Línea ética de Iron Mountain
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi supervisor me pidió ser
amigo suyo en las redes sociales, y acepté
porque sentí que podría ofenderlo si decía que
no. Desde entonces me parece que ha
encontrado muchos más motivos para criticar
mi desempeño. Estoy seguro de que ha visto
algo que no le ha gustado en mi cuenta en las
redes sociales, y que por eso me hace la vida
difícil. ¿Qué debería hacer?
QUÉ HACER Aunque las conexiones a través
de las redes sociales son un excelente medio
para fomentar nuestro Valor esencial de
Trabajo en equipo, hay que tener cuidado.
Cuando otorgamos a alguien el estado de
“amigo”, es posible que vea cosas suyas que
querría mantener confidenciales (por ejemplo,
sus opiniones políticas o cómo pasa su tiempo
20 | Código de Ética y Conducta Empresarial
CONOZCA EL
CÓDIGO
Qué implica, cada día
de ocio). No obstante, es contrario a la política
de Iron Mountain que alguien le trate de manera
diferente por sus creencias religiosas, su
orientación sexual u otro factor protegido,
tanto si lo descubren personalmente como por
Internet. Si se diera un caso como el descrito,
debe denunciarlo a la dirección, a Recursos
Humanos o a la Línea ética de Iron Mountain.
¿Qué se entiende por
acoso?
Tanto personalmente como por
Internet, el acoso no es lo que
pretendemos con nuestras palabras
o acciones, sino cómo las perciben
los demás.
ˆˆ
Puede ser algo que expresemos,
como contar un chiste ofensivo o
hacer un comentario racista
ˆˆ
Puede ser algo que hagamos,
como una insinuación sexual o
impedir el paso de una persona
ˆˆ
Puede ser algo que mostremos,
como una foto lasciva en la pared
o calcomanías ofensivas en el
parachoques de un vehículo
Los gerentes deben pensárselo detenidamente
antes de pedir a sus empleados que sean sus
amigos en las redes sociales, ya que ello podría
tener consecuencias indeseadas. No podrán
adoptarse represalias contra los empleados por
rechazar una petición de conexión a través de
las redes sociales, y las peticiones repetidas
podrían considerarse como una forma de acoso.
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NUESTRA GENTE
Prevención del acoso y la discriminación
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Nuestra información comercial confidencial y propiedad
intelectual son activos vitales que nos diferencian en el
mercado. Compartimos la importante obligación de
protegerlas contra uso indebido o divulgación no
autorizada
Construyendo el éxito
Para mantener nuestra ventaja competitiva debemos innovar continuamente perfeccionando nuestros actuales
servicios y desarrollando otros nuevos, con el objeto de ampliar nuestra empresa y prestar un mejor servicio a
nuestros clientes. Esto no sería posible sin una cuidadosa protección de la propiedad intelectual y de los
conocimientos confidenciales que nos ha llevado décadas desarrollar. Todos jugamos un papel en la seguridad de
estos activos y su protección contra uso indebido.
MÁS información
Consulte más información
en la Política de uso aceptable
de Iron Mountain, o bien
póngase en contacto con el
Grupo de Privacidad y
cumplimiento normativo global.
Qué implica, cada día
Apreciamos el valor de la información confidencial y reservada de Iron Mountain, y la protegemos de manera
diligente. Esto supone:
ˆˆ
Compartir información solamente con personas autorizadas con una legítima necesidad comercial de
conocerla
ˆˆ
Asegurarse de que se han formalizado acuerdos de no divulgación antes de permitir la salida de información
confidencial o reservada fuera de la empresa
ˆˆ
Asegurarnos de que la documentación, los datos y los dispositivos se ajustan a nuestras políticas de
seguridad
ˆˆ
Usar las trituradoras de papel seguras en lugar de tirar en la basura los documentos de papel
18 | Viviendo los valores se construye el éxito
ˆˆ
Se evitará tratar información confidencial en público, y no se permitirá a la gente verla en nuestros
dispositivos móviles
ˆˆ
Se acompañará a los visitantes dentro de nuestras instalaciones, y no se les permitirá entrar en
áreas restringidas
ˆˆ
Se denunciará a la dirección, al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global o a
Seguridad, Riesgos y Protección global todo uso indebido o toda divulgación no autorizada de
propiedad intelectual
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. El último año hemos
desarrollado una tecnología de vanguardia de
control de existencias, y acabamos de
implementarla satisfactoriamente en todo el
mundo. Me encantaría compartir parte de los
materiales de formación y de las conclusiones
extraídas con mis colegas del sector en la
reunión de la asociación del mes que viene.
¿Hay algún problema?
QUÉ HACER. Aunque es correcto compartir
información general acerca de Iron Mountain
con colegas en una reunión de la asociación
industrial, hay que tener cuidado de no divulgar
secretos comerciales u otra información
confidencial. En esta situación, ya que los
materiales describen una tecnología patentada
nuestra, su divulgación podría perjudicar
nuestra ventaja competitiva y nuestra
capacidad de ofrecer Satisfacción total del
cliente.
Si no está seguro sobre si conviene o no
compartir determinados contenidos en un foro
público como una asociación industrial,
consulte a su supervisor o al Departamento
Jurídico.
NECESITO SABER. Estamos colaborando con
una agencia consultora para conseguir que
nuestros procesos sean más eficientes. Para
entender mejor cómo hacemos las cosas
actualmente, nos han pedido que les enviemos
copias de todas nuestras políticas y
procedimientos. ¿Hay algún problema?
QUÉ HACER. Depende. En primer lugar,
ajustarnos a nuestro Valor esencial de
Seguridad y Protección implica que es
importante realizar una exhaustiva
investigación del proveedor externo.
Seguidamente se formalizará un acuerdo de no
divulgación que cubra toda la información que
se compartirá. Incluso en ese caso, se
compartirá el mínimo de información que sea
necesario para alcanzar el objetivo, y habrá que
asegurarse que el contrato exija que, al concluir
el proyecto, todas las copias de la información
sean devueltas a Iron Mountain o destruidas de
manera segura.
CONOZCA EL
CÓDIGO
¿Qué es la información
confidencial y reservada?
Una amplia variedad de información
o de propiedad intelectual de Iron
Mountain está considerada
información confidencial y reservada,
incluyendo:
ˆˆ
Documentos de estrategia
ˆˆ
Contratos
ˆˆ
Listas de clientes
ˆˆ
Listas de precios
ˆˆ
Protocolos de cadena de
custodia
ˆˆ
Diagramas de sistemas técnicos
ˆˆ
Planes de marketing
ˆˆ
Información o proyecciones
financieras no públicas
ˆˆ
Información acerca de
propuestas de actividades de
fusiones y adquisiciones
ˆˆ
Materiales de investigación o
auditorías
ˆˆ
Información en materia de
empleo
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NUESTRA GENTE
Protección de nuestra información
confidencial y reservada
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Iron Mountain marca pautas globales en materia de
gestión de registros. Y esa especialización también la
aplicamos a nuestros propios registros.
Construyendo el éxito
Miles de empresas confían en Iron Mountain para gestionar sus registros y datos vitales. Entendemos, mucho
mejor que cualquier otra empresa, en qué medida un programa eficaz de gestión de registros puede incrementar
la eficacia, reducir los riesgos y aportar valor a toda la organización.
Una gestión correcta de registros requiere Orientación a la acción: prestar atención a qué queremos conservar y,
una vez concluido el período de retención, se procederá a la destrucción de los registros. Como líderes del sector,
nuestra reputación en el mercado está directamente vinculada a la implementación de nuestro propio programa
de gestión de registros.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mientras examinaba mis
archivos encontré algunas cartas antiguas
entre Iron Mountain y un ex cliente. Al revisar
los documentos para ver si podía triturarlos, vi
una nota adjunta que indicaba “RETENER
MOTIVOS JURÍDICOS”. Nunca había tenido
conocimiento de este caso, y los documentos
habían pasado su período de retención legal.
¿Puedo triturarlos?
20 | Viviendo los valores se construye el éxito
QUÉ HACER No. Vivir de acuerdo con nuestro
Valor esencial de Responsabilidad significa que
somos responsables de conservar estos
documentos hasta que se dictamine
oficialmente que se ha levantado la retención
legal. Llegado el momento, recibirá una
notificación del Departamento Jurídico. Si no
está seguro acerca de las características de
órdenes de retención, consulte al Departamento
Jurídico.
Qué implica, cada día
Como integrantes de Iron Mountain demostramos continuamente las más altas normas en gestión de
registros y datos. Esto supone:
ˆˆ
Identificar, clasificar y conservar todos los registros oficiales, sea cual fuere su formato
ˆˆ
Mantener los registros en un entorno protegido y organizado, para que sea posible recuperarlos
fácil y fiablemente
ˆˆ
Nunca destruir registros antes de que sus períodos de retención caduquen
ˆˆ
Destruir los papeles de manera segura, utilizando nuestras bandejas de trituración
ˆˆ
Cumplir plenamente con las órdenes de retención legal
MÁS información
Consulte más información en la Política de Gestión de registros de Iron Mountain, o bien póngase en
contacto con el Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global.
NUESTRA GENTE
Gestión adecuada de nuestros registros
Qué implica, cada día
Todos los integrantes de Iron Mountain son responsables de garantizar la fidelidad e integridad de
nuestros informes y registros. Esto supone:
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Mantenemos registros financieros completos y veraces, y
los publicamos puntualmente, no solamente porque lo
exige la ley sino también porque nuestra reputación de
Sinceridad y Integridad depende de ello.
Construyendo el éxito
Como sociedad cotizada, las normas nos obligan a mantener y divulgar registros financieros veraces. Y aunque es
una obligación legal, también es fundamental para nuestras actividades, para la gestión y para el crecimiento de
la empresa. La divulgación pública de esta información es expresión de nuestro compromiso de rendir cuentas, y
nos ayuda a mantener la confianza de nuestros inversionistas, clientes y otros involucrados.
ˆˆ
Cumplir con los principios contables generalmente aceptados, los controles financieros internos y
todas las obligaciones legales correspondientes
ˆˆ
Mantener los libros y registros de tal manera que reflejen fiel y correctamente nuestras
transacciones financieras
ˆˆ
Presentar los informes de gastos, planillas de horarios y facturas de ventas oportunamente y
dentro de los plazos estipulados
ˆˆ
Asegurarnos de que los datos facilitados a auditores o reguladores internos y externos sean
exactos, puntuales y completos
ˆˆ
Denunciar cualquier inquietud o sospecha de registros falsos, engañosos o erróneos al
Departamento de Auditoría Interna o a la Línea ética del Iron Mountain
El peor enemigo del fraude: La ética de los empleados de
Iron Mountain
El fraude, la generación de residuos y el abuso pueden presentarse en diferentes formas. Pero el
compromiso de los empleados de Iron Mountain de vivir de acuerdo con nuestros Valores esenciales
es la manera más segura de impedirlo, detectarlo y, si se produjese, corregirlo.
Podemos ayudar a proteger a la empresa contra el fraude, la generación de residuos y el abuso:
22 | Código de Ética y Conducta Empresarial
ˆˆ
Describiendo plena y verazmente los gastos de desplazamientos, entretenimiento y otros en
nuestros libros y registros
ˆˆ
Clasificar y contabilizar correctamente las transacciones financieras
ˆˆ
Facturar exclusivamente por los servicios prestados, dentro de los plazos requeridos
ˆˆ
Ofrecer los descuentos que nos hayamos comprometido a aplicar
ˆˆ
Cumplir con todas las políticas de compras y contratación, y encargar únicamente los productos y
servicios que necesitemos
ˆˆ
No utilizar nunca fondos de la sociedad para fines no vinculados a la empresa
ˆˆ
Solicitar aclaraciones si no estamos seguros acerca de procedimientos contables u obligaciones
legales
ˆˆ
Comunicar inmediatamente cualquier inquietud por actividades inadecuadas o sospechosas
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. En los últimos
meses, nuestro equipo ha realizado
un duro esfuerzo para cumplir con los
objetivos de facturación del
trimestre, aunque lamentablemente
me parece que no lo conseguiremos
por completo. Sé que justo después
del cierre del trimestre va entrar un
pedido importante. ¿Hay algún
problema que lo agregue a los
resultados de este trimestre?
QUÉ HACER Sí. Nuestras políticas
contables, y la ley, exigen que los
ingresos se contabilicen cuando se
presten los servicios, y no antes.
Responsabilidad implica que cada
uno de nosotros asume la
responsabilidad de garantizar que
nuestros registros financieros no
sean distorsionados ni manipulados
de ningún modo. Agregar la
facturación a los resultados de este
trimestre supondría la creación de un
asiento contable falso, lo cual podría
exponer a la empresa a un
importante riesgo legal.
www.IMEthicsLine.com | 23
NUESTRA GENTE
Mantenimiento y divulgación de registros
financieros veraces
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Ser honestos y transparentes en nuestras comunicaciones
oficiales es una de las maneras más importantes para
ganarnos la confianza de las comunidades en las que
estamos presentes.
Construyendo el éxito
NUESTRA GENTE
Respuestas a consultas de inversionistas,
analistas y prensa
Vivir de acuerdo con nuestro Valor esencial de Integridad supone proporcionar información honesta
y clara acerca de Iron Mountain a todos quienes se relacionan con nosotros. Significa también
representar a nuestra empresa con una voz homogénea y positiva. Esto refuerza la confianza que se
nos tiene, y nos ayuda a proteger nuestra duramente ganada reputación.
Ese es el motivo por el que solamente unos pocos integrantes de Iron Mountain han sido oficialmente
designados para hablar en nombre de Iron Mountain. El dirigir las consultas de los inversionistas,
analistas y prensa a estas personas específicamente formadas y capacitadas, nos ayuda a que se
publique solamente la información más exacta y correcta.
Qué implica, cada día
Aunque deben evitarse situaciones en las que nuestras opiniones o creencias personales puedan ser
confundidas con los puntos de vista oficiales de la empresa, si personalmente o por Internet contacta
con nosotros un inversor, un analista o un miembro de la prensa, es importante:
ˆˆ
No divulgar nunca información confidencial
ˆˆ
Mantener siempre un tono cortés y respetuoso
ˆˆ
Remitir las consultas al equipo de Comunicaciones Corporativas para obtener una respuesta
oficial
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Estoy por irme a casa al
final del día y observe que se ha instalado un
equipo de TV en el aparcamiento. No sé por qué
están allí, pero creo que tiene que ver con una
noticia que escuché acerca de Iron Mountain
esta mañana. ¿Qué hago si me preguntan sobre
el particular?
24 | Código de Ética y Conducta Empresarial
QUÉ HACER Aunque la Sinceridad es un Valor
esencial, ofrecer información que no está
autorizado para proporcionar podría poner en
peligro otro Valor esencial: Seguridad y
Protección. En esta situación, lo primero que
tendría que hacer es comunicar a su supervisor
la presencia del equipo de TV. Si le hacen
alguna pregunta, responda cortésmente que no
está autorizado a hablar en nombre de la
empresa, y que deberían ponerse en contacto
con el equipo de Comunicaciones corporativas.
www.IMEthicsLine.com | 25
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestra promesa
El éxito de Iron Mountain depende de
nuestra promesa de vivir de acuerdo
con nuestros Valores esenciales.
Tenemos el compromiso de elegir las
opciones adecuadas para nuestra
gente y nuestras comunidades.
0 | 00
Código
| Código
de Ética
de yÉtica
Conducta
y Conducta
Empresarial
Empresarial
www.IMEthicsLine.com | 00
NUESTRA PROMESA
NUESTRA PROMESA
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Nuestros sistemas tecnológicos e informáticos juegan un
papel fundamental en permitirnos alcanzar nuestros
objetivos y materializar nuestro potencial, aunque somos
responsables de utilizar siempre estos activos de manera
segura y adecuada.
Construyendo el éxito
Conseguir la Satisfacción total del cliente no sería posible sin los sistemas y tecnologías que empleamos
todos los días. Las computadoras portátiles, teléfonos y dispositivos móviles, así como las infraestructuras
sobre las que están basados, nos ayudan a trabajar de manera más productiva, a comunicarnos más
eficazmente y a servir mejor a nuestros clientes. Nos permiten acceder a la información –y compartirla–
que necesitamos para innovar y crecer. Sin embargo, un uso inadecuado puede agotar nuestros
recursos, comprometer nuestra seguridad y provocar duraderos daños en nuestra marca y reputación.
Qué implica, cada día
Dado que nuestros sistemas almacenan y transmiten datos sensibles y confidenciales, y que están
conectados a las redes de la empresa y a Internet, el uso inadecuado o el incumplimiento de nuestras
políticas y procedimientos pueden provocar serios perjuicios, como robo de datos e infracción de las normas
de privacidad. Para evitarlo:
ˆˆ
Se permitirá el acceso al sistema solamente a las personas autorizadas, y dicho acceso se retirará
una vez que deje de ser necesario.
ˆˆ
No se descargará software no autorizado ni se abrirán datos adjuntos sospechosos.
ˆˆ
La información confidencial se mantendrá fuera de sitios de Internet o de redes sociales no
autorizados.
ˆˆ
Deberán considerarse las implicaciones en materia de seguridad al seleccionar e implementar
nuevos sistemas.
ˆˆ
Se conectarán solamente dispositivos personales autorizados a las redes de Iron Mountain.
ˆˆ
Se adoptarán medidas para proteger al hardware contra pérdidas, daños o robos.
ˆˆ
Se seguirán los procedimientos prescritos para asegurarse de que los datos sean correctamente
borrados antes de deshacernos de los equipos.
ˆˆ
Nunca se enviarán mensajes con contenidos acosadores u ofensivos.
ˆˆ
Se evitarán las visitas a sitios web inadecuados, y el uso personal de los equipos se reducirá al
mínimo.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Hoy estoy
trabajando a distancia, pero la
conexión a la red de la oficina no
parece estar funcionando
correctamente. Necesito que un
compañero me envíe un archivo por
correo electrónico para atender a la
petición urgente de un cliente. ¿Sería
posible que me lo envíe a mi cuenta
de correo personal?
QUÉ HACER. No. Vivir de acuerdo
con nuestro Valor esencial de
Seguridad y Protección exige no
enviar información confidencial fuera
de la red de Iron Mountain. Hacerlo
es contrario a nuestra Política de
Uso Aceptable, ya que podría poner
en peligro los datos de nuestros
clientes, empleados o proveedores.
Además, podría violar cláusulas
contractuales o vulnerar la
legislación de privacidad. En esta
situación debe ponerse en contacto
con su supervisor y con Soporte de
sistemas, con el objeto de que le
ayuden a resolver el problema
manteniendo protegidos y seguros
nuestros datos.
MÁS información
Consulte más información en la Política de Uso Aceptable y en las Directrices de Redes sociales de
Iron Mountain.
00 | Código de Ética y Conducta Empresarial
www.IMEthicsLine.com | 29
NUESTRA PROMESA
Uso responsable de la tecnología y de los
recursos informáticos
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Tengo un
sobrino que, en mi opinión, podría
ser un excelente coordinador de
transportes. Si lo contratáramos no
sería subordinado mío. ¿Puedo
recomendarlo para el cargo?
QUÉ HACER. Algunos de nuestras
mejores contrataciones proceden de
recomendaciones de empleados, pero
en esta situación es importante que
su sobrino sea considerado
solamente por sus capacidades y no
porque es familiar suyo. Para evitar
la apariencia de un conflicto de
intereses, comunique su parentesco
al encargado de contratación y a
Recurso Humanos, y no participe en
el proceso de contratación.
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Como integrantes de Iron Mountain, nuestra obligación es
que la compañía esté primera. Así es como sabremos que
ofrecemos las mejores opciones a nuestros clientes,
compañeros de trabajo y accionistas.
ˆˆ
Empleo en otra empresa o trabajo de consultoría que interfiera con el tiempo que necesitamos para
cumplir con nuestras responsabilidades en Iron Mountain
ˆˆ
Trabajar para competidores, clientes o proveedores de Iron Mountain
ˆˆ
Tener una participación financiera significativa en una empresa relacionada con Iron Mountain
ˆˆ
Actuar como proveedor que suministra productos o servicios a Iron Mountain
Relaciones personales
Las decisiones en materia de selección, ascenso o contratación pueden resultar difíciles si implican a
familiares o amigos. Es por eso que:
ˆˆ
Mantenemos a amigos próximos y a familiares fuera de nuestras líneas jerárquicas
ˆˆ
Delegamos en otros la gestión de asuntos relacionados con el empleo en los que estén implicados
amigos o familiares (como contratación, reseñas de rendimiento y ascensos)
ˆˆ
Adoptamos medidas para garantizar la transparencia e independencia a la hora de considerar a
familiares o amigos como prestadores de servicios a Iron Mountain
ˆˆ
Evaluamos detenidamente las decisiones de recurrir a ex empleados de Iron Mountain como
consultores, proveedores o contratistas
Construyendo el éxito
Para vivir de acuerdo con nuestro Valor esencial de Trabajo en equipo, confiamos en que cada integrante de Iron
Mountain mantendrá separados sus intereses y relaciones personales de sus decisiones profesionales. Incluso la
apariencia de conflicto de intereses podría provocar que otros duden acerca de nuestra Integridad, lo cual es
susceptible de bajar la moral y de afectar a nuestra capacidad de cumplir con nuestros compromisos. Cuando
nuestros compañeros, clientes y demás personas o entidades relacionadas nos ven actuar de manera leal y
objetiva se refuerzan los valores que constituyen la base de nuestro éxito.
Qué implica, cada día
Debe evitarse toda situación que cree, o parezca crear, un conflicto entre los intereses personales y los de la
empresa, además de comunicarse a la dirección para que se adopte una resolución. Si tiene conocimiento de un
conflicto de intereses, su obligación es comunicarlo. Si prefiere no hablarlo con su supervisor, póngase en contacto
con Recursos Humanos, con el Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global o con la Línea ética de Iron
Mountain.
Los conflictos de intereses pueden presentarse de diversas maneras. A continuación enumeramos algunas
situaciones sobre las que hay que estar vigilante:
Intereses de empleo o financieros fuera de la empresa
Participación en un consejo de administración
Es posible que en alguna ocasión se nos invite a incorporarnos al Consejo de Administración de otra
empresa. Debido a que se trata de una posible causa de conflictos de intereses, debemos:
ˆˆ
Determinar si existe alguna relación entre Iron Mountain y la empresa
ˆˆ
Asegurarnos de que ello no perjudicará nuestra capacidad de cumplir con nuestras
responsabilidades con Iron Mountain
ˆˆ
Obtener la previa autorización por escrito del Asesor Jurídico
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi equipo
necesita contratar a un proveedor
que le ayude a recoger y entregar las
cintas de copia de seguridad de los
clientes. Mi vecino es propietario de
una empresa de transportes con una
gran flota de camiones, y que tiene
muy buena reputación. ¿Podría
contratarle?
QUÉ HACER. Un proceso de
contratación objetivo y sin sesgos
garantiza la captación de los mejores
proveedores como socios
comerciales. Aunque puede
recomendar la empresa a su
supervisor o al Departamento de
Compras, no podrá contratarla usted
mismo. Las decisiones acerca del
establecimiento de relaciones
comerciales con Iron Mountain deben
estar basadas en lo más conveniente
para la empresa, y no en las
relaciones personales que usted
pueda tener. Para actuar de acuerdo
con nuestros Valores esenciales de
Orientación a la acción y Sinceridad,
debe comunicar la existencia de la
relación y no participar en el proceso
de toma de decisiones.
Como integrantes de Iron Mountain, nuestra lealtad fundamental es para la empresa: apoyar a nuestros
compañeros de trabajo y conseguir la Satisfacción total del cliente. Los intereses de empleo o financieros fuera
de Iron Mountain no deberían afectar a esta responsabilidad fundamental. Por consiguiente, deberíamos evitar:
30 | Viviendo los valores se construye el éxito
www.IMEthicsLine.com | 31
NUESTRA PROMESA
Evitación de conflictos de intereses
QUÉ EVITAR
¿Qué es el soborno?
El soborno consiste en ofrecer algo
de valor para influir en la manera en
que alguien, sea del sector público o
del privado, cumpla sus obligaciones,
o bien para obtener una ventaja
comercial inapropiada. Incluso si el
soborno no es aceptado, es ilegal y
contrario a la política de Iron
Mountain.
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Iron Mountain consigue clientes y negocios por la calidad y
el valor de sus servicios, no por pagar sobornos ni
implicarse en otras prácticas corruptas.
Construyendo el éxito
La corrupción y el soborno perjudican directamente nuestros Valores esenciales, y no los toleraremos de ninguna
manera. Estas prácticas dañan a las comunidades, ponen en peligro nuestra reputación y pueden conllevar
sustanciales penalizaciones e incluso condenas de cárcel. Independientemente de las costumbres locales o de las
prácticas de otras empresas, tenemos el compromiso de evitar incluso la apariencia de estar cometiendo un acto
ilícito, en especial cuando negociamos con funcionarios públicos.
Como empresa global, debemos cumplir con las leyes contra el soborno y la corrupción de todos los países en
los que estamos presentes. Esto incluye la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos, la
Ley de Sobornos del Reino Unido y la Ley de Empresas Limpias de Brasil.
Actuar en todo momento con Integridad es lo que nos hace fuertes y sólidos y, en última instancia, es el
secreto de nuestro éxito a largo plazo. Ese es el motivo por el cual Iron Mountain siempre preferirá perder un
negocio antes que pagar un soborno para obtenerlo.
Iron Mountain se opone a la corrupción y sostiene el compromiso de obtener negocios y contratos de
manera ética y legal. Esto supone:
ˆˆ
Nunca ofrecer, prometer o dar nada de valor a cambio de un negocio, o de obtener una ventaja
inapropiada sobre nuestros competidores
ˆˆ
Mantener libros y registros que reflejen fiel e íntegramente todos los pagos y gastos
También exigimos que nuestros socios, proveedores, representantes y agentes compartan nuestro
compromiso de cumplimiento de las leyes contra el soborno y la corrupción. Esto supone:
ˆˆ
Someter a todos nuestros prestadores de servicios a un procedimiento de debida diligencia
ˆˆ
Asegurarnos de que los prestadores de servicios tienen las aptitudes y capacidades necesarias para
realizar su cometido
ˆˆ
Pagar solamente precios justos de mercado
ˆˆ
Nunca pedir a terceros que realicen actividades que nosotros no realizaríamos
Indicadores de alerta de
corrupción: Cuestiones a
vigilar al trabajar con terceros
ˆˆ
Negativa a aceptar nuestro Código
de Conducta de Proveedores
ˆˆ
Resistirse a adoptar las cláusulas
contractuales contra el soborno y la
corrupción
ˆˆ
Mantener estrechos lazos con
funcionarios públicos
ˆˆ
Solicitar comisiones inusualmente
altas, pagos en efectivo o pagos en
cuentas a nombre de otra persona
ˆˆ
Ofrecer calificaciones cuestionables
para prestar los servicios
requeridos
ˆˆ
Tener reputación de pedir sobornos
o de tener prácticas comerciales no
éticas.
MÁS información
Consulte información más detallada en la Política global sobre regalos, hospitalidad y aportaciones
caritativas y la Política global anticorrupción y antisoborno de Iron Mountain.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi equipo está preparando una
oferta para un importante proyecto de gestión de
registros para un organismo público. Aunque no
necesitamos un socio para prestar el servicio, el
funcionario de contratación nos recomienda
enfáticamente reunirnos con una empresa de
transporte local para que sea nuestra
subcontratista. Todos saben que el Consejero
Delegado de la empresa es muy amigo del
funcionario. ¿Tendríamos que seguir adelante?
30 | Código de Ética y Conducta Empresarial
CONOZCA EL
CÓDIGO
Qué implica, cada día
QUÉ HACER. Posiblemente no. Existen varios
indicadores de alerta de corrupción. Uno es la
sugerencia de que obtendremos el contrato a
cambio de subcontratar a la empresa del amigo del
funcionario. Y otro, el hecho de que no necesitamos
ningún subcontratista para prestar el servicio al
cliente.
El soborno y la corrupción pueden adoptar
numerosas formas, y no necesariamente se trata
del pago directo a un funcionario público. En caso
de producirse una situación así, póngase en
contacto con el Grupo de Privacidad y
Cumplimiento Normativo global para solicitar
asesoramiento.
www.IMEthicsLine.com | 33
NUESTRA PROMESA
Prevención de sobornos y corrupción
Vivir de acuerdo con nuestros valores
CONOZCA EL
CÓDIGO
¿Qué se entiende por
“regalos y hospitalidad”?
Puede ser cualquier cosa de valor,
incluyendo:
ˆˆ
Comidas y bebidas
ˆˆ
Entradas para espectáculos
artístico y deportivos
ˆˆ
Dinero en efectivo, certificados de
regalo y billetes de lotería
ˆˆ
Cestas de regalos, flores y
chocolates
ˆˆ
Viajes y alojamientos
ˆˆ
Donaciones caritativas
Creemos en el establecimiento de sólidas relaciones
empresariales, pero nunca ofreceremos ni aceptaremos
regalos u hospitalidad como método para influir en las
decisiones.
Qué implica, cada día
En el caso de ofrecer regalos o hospitalidad, las condiciones son:
Tendrá un motivo legítimo (como ayudar a demostrar un servicio), sin intención de conseguir una
ventaja empresarial inapropiada
acerca de los
ˆˆ
Estará permitido por nuestras políticas y por las políticas del beneficiario
funcionarios públicos
ˆˆ
Se ajustará a las leyes locales (en caso de duda, consulte al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo
global)
ˆˆ
Será de un valor razonable, y adecuado en función de las circunstancias
ˆˆ
Se contabilizará fielmente en nuestros libros y registros
Las normas relativas a regalos y
hospitalidad con funcionarios
públicos son más estrictas y
complejas que las relacionadas con
empresas comerciales o
particulares. Lo más importante que
debe recordarse es que siempre se
obtendrá la autorización del Grupo
de Privacidad y Cumplimiento
Normativo global antes de ofrecer
algo de valor a un funcionario
público.
ˆˆ
Al aceptar regalos u hospitalidad, es importante evitar incluso la apariencia de algo indebido. Esto supone:
Construyendo el éxito
ˆˆ
Nunca pedir regalos a los proveedores
El éxito de Iron Mountain está basado en la calidad de nuestros servicios, la solidez de nuestra reputación y el
compromiso de todos los integrantes de Iron Mountain con nuestros Valores esenciales. Pero también el
establecer sólidas relaciones con nuestros clientes y socios comerciales es muy importante. Como los regalos
y la hospitalidad tienen el potencial de influir indebidamente en las decisiones empresariales, siempre serán
razonables, modestos y acordes con la política de la empresa.
ˆˆ
Rechazar regalos de proveedores ofrecidos en torno al momento de adoptarse una decisión de
contratación
ˆˆ
Rechazar regalos en efectivo o equivalente (por ejemplo, certificados de regalo)
ˆˆ
Aceptar únicamente regalos que no superen USD 100, u hospitalidad de no más de USD 250
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Nuestro equipo prepara la
oferta para un contrato importante y esperamos
saber pronto si van a contratarnos. Asisto a una
conferencia, donde me encuentro con uno de los
responsables de la toma de decisiones
importantes de la otra empresa. ¿Puedo invitarlo a
cenar para presentar la última propuesta en favor
de Iron Mountain?
QUÉ HACER. Podría ser. Actuar con Integridad
significa que los clientes tendrían que elegirnos
por la calidad de nuestras soluciones y por cómo
destacan por encima de las de la competencia, no
porque les hayamos hecho un regalo valioso u
34 | Viviendo los valores se construye el éxito
ofrecido generosa hospitalidad. En esta situación
puede ser adecuada una comida de negocios
modesta y razonable, como modo de aclarar las
dudas que el potencial cliente pueda tener acerca
de Iron Mountain. Siempre y cuando el valor no
exceda de los límites especificados en nuestra
Política global sobre regalos, hospitalidad y
aportaciones caritativas. Sin embargo, como la
cena está tan próxima a la decisión de
contratación del cliente, una cena extravagante
podría ser interpretada fácilmente como un
intento de influir indebidamente en una decisión
empresarial, lo cual está estrictamente prohibido.
CONOZCA EL
CÓDIGO
NUESTRA PROMESA
Intercambio correcto de regalos y hospitalidad
Referencia rápida: Ofrecer regalos y hospitalidad
¿Quién es un “funcionario
público”?
Se trata de una categoría amplia
que incluye a:
ˆˆ
Funcionarios electos y designados
(de cualquier nivel, incluso si
trabajan a tiempo parcial)
ˆˆ
Empleados de agencias
gubernamentales
ˆˆ
Empleados de empresas e
instituciones de propiedad (o
parcialmente de propiedad) del
Estado (como bancos, hospitales o
universidades)
ˆˆ
Candidatos a cargos políticos
ˆˆ
Miembros de una familia real
ˆˆ
Empleados de organismos
internacionales (como Naciones
Unidas o el Banco Mundial)
Dar
A un
funcionario
público
A un cliente o
posible cliente
de Iron
Mountain
incluyen:
Alcaldes, gobernadores, miembros
de un congreso o parlamento
ˆˆ
Policías y bomberos
ˆˆ
Funcionarios de zonificación,
licencias y autorizaciones
ˆˆ
Inspectores de incendios y de
edificios
Hospitalidad
Siempre requiere autorización
(independientemente del valor)
Siempre requiere autorización
(independientemente del valor)
Requiere autorización si es
superior a USD 100 por
beneficiario
Requiere autorización si es
superior a USD 250 por
beneficiario
Ejemplos de
Regalos razonables
Ejemplos de
Hospitalidad razonable
Regalos con la marca de la
empresa, como bolígrafos o las
tazas con el logotipo de Iron
Mountain
Comidas/cenas económicas, no
extravagantes
Expresiones de gratitud
modestas, como flores o
chocolates
Los ejemplos más comunes
ˆˆ
Regalos
Desplazamientos y alojamiento
limitados directamente
relacionados con la
demostración de los servicios
de Iron Mountain
MÁS información
Consulte información más detallada en la Política global sobre regalos, hospitalidad y aportaciones
caritativas y la Política global anticorrupción y antisoborno de Iron Mountain.
36 | Viviendo los valores se construye el éxito
Cumplimiento de sanciones
internacionales y de reglamentos
comerciales
NUESTRA PROMESA
CONOZCA EL
CÓDIGO
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Al ser una empresa que opera en tantos países del
mundo, hemos asumido el compromiso de cumplir con
todas las normas y restricciones comerciales
aplicables.
Construyendo el éxito
Muchos países imponen controles sobre la importación y exportación de datos y equipos sensibles (como
hardware informático y tecnología de cifrado), o bien restringen los negocios con determinados grupos,
individuos o países. Nuestros clientes confían en que reconozcamos y compartamos el compromiso con
una mayor Seguridad y protección del comercio internacional, cumpliendo con todas las leyes y
reglamentos mercantiles.
Qué implica, cada día
Prestamos la máxima atención a la manera de interactuar como personas físicas y jurídicas, y con países,
para asegurarnos de que no violan sanciones o reglamentos comerciales. Esto supone:
ˆˆ
No vender, comerciar ni asociarnos con personas físicas o jurídicas incluidas en listas de sancionados o
de embargados
ˆˆ
Cumplir con todas las restricciones legales y contractuales sobre quién puede acceder a determinada
información del cliente
ˆˆ
Evitar entrar en áreas de almacenamiento restringidas a menos que estemos autorizados para ello
ˆˆ
Consultar a nuestros clientes y al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global para
asegurarnos de estar debidamente autorizados para transmitir la información fuera del país
ˆˆ
Comunicar a quien proceda si consideramos que pueden estar exportándose datos sensibles o equipos
inapropiados
MÁS información
La legislación en este terreno es
compleja y varía en función de cada
país. Consulte cualquier duda al
Grupo de Privacidad y Cumplimiento
Normativo global.
www.IMEthicsLine.com | 37
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Los gobiernos generan enormes cantidades de registros
sensibles, e Iron Mountain asume el compromiso de
cumplir con las obligaciones especiales exigidas para
prestar servicios a estos importantes clientes.
Construyendo el éxito
Los gobiernos de todo el mundo confían en nosotros para gestionar sus registros vitales. Los reglamentos y
requisitos contractuales implica que, al prestar servicios a las entidades gubernamentales, ofrecemos niveles de
servicio y de seguridad diferentes y más estrictos que a nuestros clientes comerciales. También es posible que
adoptemos medidas administrativas adicionales para garantizar que los fondos públicos se manipulen debidamente.
En Iron Mountain reconocemos las obligaciones que implica conseguir la Satisfacción total del cliente de las
entidades gubernamentales, y nos enorgullecemos de estar a la altura del desafío.
Qué implica, cada día
Los integrantes de Iron Mountain que comercializan, venden o prestan servicios a las entidades
gubernamentales son responsables de entender y de cumplir con las leyes, reglamentos, políticas y
procesos asociados con dichos proyectos. Es fundamental la Responsabilidad en el cumplimiento de estas
responsabilidades especiales. Esto supone:
ˆˆ
Vender servicios o aceptar solamente términos y condiciones que estemos plenamente en condiciones
de suministrar o prestar de manera continua
ˆˆ
Expresarnos con total Integridad y Sinceridad al comunicarnos con, y facturar a, nuestros clientes del
sector público
ˆˆ
Obtener todas las autorizaciones de seguridad necesarias para los empleados que trabajan en
contratos para las entidades gubernamentales
ˆˆ
Nunca ofrecer nada a funcionarios públicos sin previa autorización
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Estoy trabajando en el turno
nocturno de un centro de registros que contiene
tanto registros comerciales como
gubernamentales, y llegó un pedido urgente de
recuperación de parte de un organismo público.
Tengo que actuar con rapidez, pero no estoy
autorizado a manejar registros de las entidades
gubernamentales. Tampoco hay nadie aquí que
pueda hacerlo. ¿Qué debería hacer?
QUÉ HACER. Prestar servicios a las entidades
gubernamentales es un privilegio para Iron
Mountain, y hacerlo debidamente implica una
36 | Código de Ética y Conducta Empresarial
MÁS información
Consulte más información en la
Norma de conducta para servicios
a las entidades gubernamentales
de Iron Mountaino bien póngase en
contacto con el Departamento
Jurídico.
capacitación específica y niveles de servicio
especiales, diferentes de los ofrecidos a los demás
clientes. Aunque lo instintivo es vivir de acuerdo
con nuestros Valores esenciales de Orientación a
la acción y Satisfacción total del cliente
atendiendo el pedido de inmediato, si lo hiciésemos
en este caso estaríamos violando nuestras
obligaciones contractuales. En esta situación,
póngase en contacto inmediatamente con su
supervisor o con el gerente general del centro para
que la cuestión sea resuelta de una manera que no
quebrante ninguno de nuestros compromisos.
www.IMEthicsLine.com | 39
NUESTRA PROMESA
Contratación con las entidades gubernamentales
Vivir de acuerdo con nuestros valores
MÁS información
Consulte más información en la
Política Antimonopolio y de
competencia leal de Iron Mountain
Para cualquier consulta, contacte
al Grupo de Privacidad y
Cumplimiento Normativo Global.
Competimos con vigor y de una forma justa. Ganamos
clientes y negocios demostrando un valor superior y, al
mismo tiempo, mantenemos las más altas normas de ética y
conducta profesional.
Qué implica, cada día
QUÉ EVITAR
Conseguimos negocios y contratos de manera correcta. Esto significa evitar acuerdos formales o
informales con la competencia para:
ˆˆ
Cobrar determinados precios por determinados servicios (fijación de precios)
ˆˆ
Manipular las licitaciones (fraude en las licitaciones)
ˆˆ
Dividirnos los mercados por geografía o cliente (reparto de mercados)
Supone también:
ˆˆ
Evitar comentarios despectivos acerca de nuestros competidores o sus servicios
ˆˆ
Expresar únicamente reclamos honestos, veraces y no exagerados acerca de nuestros propios servicios
ˆˆ
Nunca interferir indebidamente con los contratos comerciales existentes de nuestros clientes
Construyendo el éxito
Iron Mountain considera que un mercado libre y competitivo nos ofrece oportunidades óptimas para triunfar.
Superamos a la competencia ofreciendo valor y el mejor nivel de servicio, y establecemos relaciones duraderas de
confianza con nuestros clientes. Reconocemos que incluso la apariencia de deslealtad o engaño en nuestras
prácticas competitivas puede perjudicar directamente nuestras probabilidades de éxito.
Las leyes de competencia son complejas y varían según el país. Son implementadas rigurosamente, y las
infracciones pueden conllevar importantes multas, perjuicios duraderos para la marca y la reputación, e
incluso penas de prisión para los implicados.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Recientemente asistía a una
reunión de la asociación de administradores de
registros, y durante un descanso estuve charlando
con representantes de varios competidores. Uno
de ellos mencionó el tema de los precios, que sé
que es un tema sensible. Me excusé cortésmente y
volví a nuestro stand. ¿Hay algo más que hubiera
podido hacer?
QUÉ HACER. Sin embargo, todavía mejor hubiera
sido decir en voz alta los motivos por los que se
retiraba de la conversación, para que no hubieran
dudas de que Iron Mountain consideraba que se
estaba tratando un tema indebido y que no quería
ser parte de ello.
Recuerde que incluso la apariencia de conducta
anticompetencia podría conllevar investigaciones,
trastornos de las actividades y un serio perjuicio
para nuestra marca y reputación.
00 | Código de Ética y Conducta Empresarial
NECESITO SABER. Mi equipo ha estado
esforzándose para la adquisición de una empresa
de gestión de registros que opera en otra parte del
país. Al parecer, la operación va salir adelante.
¿Hay algo que tendríamos que evaluar desde el
punto de vista de las leyes de la competencia?
Guardar las formas con la
competencia
A menos que lo haya debatido
previamente con el Grupo de
Privacidad y Cumplimiento
Normativo global, no debe hablar
sobre ninguno de los siguientes
temas con los competidores:
ˆˆ
Precios y costos
ˆˆ
Términos y condiciones
contractuales
ˆˆ
Licitaciones
ˆˆ
Mercados y territorios
ˆˆ
Clientes
ˆˆ
Capacidad de almacenamiento
QUÉ HACER. Manejamos de manera responsable
nuestra estrategia de crecimiento y adquisiciones.
Al considerar una adquisición, es importante
consultar al Grupo de Privacidad y Cumplimiento
Normativo global en una fase temprana, con el
objeto de evaluar si es necesario obtener o no la
aprobación de las autoridades. También es
importante consultar al Departamento Jurídico
acerca de la planificación de la integración y evitar
ejercitar el control sobre otra empresa hasta
formalizar oficialmente el acuerdo.
www.IMEthicsLine.com | 41
NUESTRA PROMESA
Compitiendo de la manera correcta
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Como integrantes de Iron Mountain, estamos orgullosos
de nuestros servicios y del valor que proporcionamos a
nuestros clientes. Transmitiendo esta realidad con
integridad y sin exageraciones promovemos la confianza
de los mercados en nuestra marca.
Construyendo el éxito
Además de seguridad y confianza, la marca Iron Mountain representa lo más avanzado en innovación y
soluciones globales. Sea donde fuere que operemos, los clientes pretenden de nosotros algo más que gestión de
registros e información: buscan tranquilidad. Como integrantes de Iron Mountain se la garantizamos no
apartándonos nunca de nuestros Valores esenciales, y cumpliendo siempre nuestros compromisos. Tanto si tiene o
no funciones de ventas o marketing, recuerde que toda interacción fuera de la empresa es una oportunidad de
transmitir una impresión positiva y duradera de Iron Mountain.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Estoy trabajando en una gran oportunidad con un
cliente que tiene delegaciones en todo el país. Dado que algunas de ellas
están situadas en zonas rurales, al cliente le preocupan mucho nuestros
plazos de entrega. Francamente, no estoy seguro de que podamos
satisfacer los requisitos del cliente en todo momento. Como no están
pidiendo un compromiso escrito en el contrato, ¿podríamos decirle que
haremos todo lo que podamos?
NECESITO SABER. Hay un cliente en mi mercado que trabaja con un
competidor, y sé que si pudiese informarle acerca de las bondades de
nuestros servicios acabaríamos ganándolo. Tengo la dirección de correo
electrónico de su Jefe de Compras, aunque veo que está incluido en
nuestra lista “No contactar por correo electrónico”. ¿Podría contactarlo
a través de mi cuenta de correo personal en lugar de a través de mi
cuenta de Iron Mountain?
QUÉ HACER. Solamente podemos comprometernos a prestar servicios
que sepamos que podremos cumplir de manera continua y fiable. Hacer
promesas de difícil cumplimiento en cuanto plazos de entrega puede
suponer una carga indebida para el personal de operaciones, así como
provocar disputas con el cliente. Aunque podría ser una baza para ganar
un cliente, hacer una promesa que no podamos cumplir puede resultar
peor a largo plazo. En esta situación, lo mejor es ser totalmente
transparentes incorporando el texto estándar sobre niveles de servicio al
contrato con el cliente. Consideramos que los niveles de servicio de Iron
Mountain son los mejores del sector, y tenemos que educar a nuestros
clientes acerca de ellos y compararlos con los de la competencia.
QUÉ HACER. Posiblemente no. Aunque existen algunas excepciones a las
restricciones de “No contactar” (por ejemplo, si la comunicación tiene
que ver con una transacción específica con un cliente actual), en general
debemos cumplir al pie de la letra las preferencias de marketing de
nuestros clientes o potenciales clientes. En este caso, no importa si la
comunicación procede de nuestra cuenta de correo personal o profesional,
de un sistema de marketing directo o de un proveedor de servicios. Si el
objeto del mensaje es vender o promover servicios de Iron Mountain, no
podrá enviar el correo electrónico. Consulte al Grupo de Privacidad y
Cumplimiento Normativo global sobre otras maneras de contactar a esa
persona de manera legal.
Qué implica, cada día
Nos ganamos la confianza del mercado y superamos a la competencia comunicándonos con Integridad y
ofreciendo Satisfacción total del cliente todos los días. Abrir las puertas a posibles clientes puede ser difícil,
motivo por el cual necesitamos ser creativos en nuestra aproximación, y nunca contravenir nuestras normas ni
comprometer nuestros Valores esenciales. Esto supone:
ˆˆ
Destacar nuestras virtudes, en lugar de criticar a nuestros competidores
ˆˆ
No recurrir nunca a rumores, información falsa o documentación ilícita en nuestra interacción con los clientes
ˆˆ
No tergiversar ni exagerar los atributos de nuestros servicios
ˆˆ
Prometer solamente aquellos términos y condiciones con los que sabemos que podremos cumplir
ˆˆ
Respetar los derechos de autor, logotipos y demás propiedad intelectual en nuestra publicidad
ˆˆ
Cumplir con todas las leyes de marketing aplicables y las políticas de la empresa en materia de
comunicaciones con los clientes
www.IMEthicsLine.com | 00
NUESTRA PROMESA
Ventas y marketing con integridad
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Reunir correctamente información sobre las tendencias
del mercado y las necesidades de nuestros clientes nos
permite afinar nuestras soluciones y competir de manera
más eficaz.
Construyendo el éxito
Estar atentos a la evolución del sector y conocer el panorama competitivo es de vital importancia para la
continuidad de nuestro éxito. Sin embargo, ninguna información sobre la competencia vale el poner en entredicho
la reputación de Integridad de Iron Mountain. Para obtener inteligencia competitiva debemos cumplir con nuestros
Valores esenciales y tratar a los competidores con la misma lealtad que pretendemos que nos traten a nosotros.
Somos cuidadosos y honestos al recoger, recibir y utilizar inteligencia competitiva. Esto supone:
ˆˆ
Nunca ocultar ni disfrazar nuestra identidad para obtener información
ˆˆ
No recurrir a terceros para realizar actividades que nosotros no realizaríamos
ˆˆ
Evitar pedir a los empleados (o potenciales empleados) que revelen información confidencial acerca de
sus ex empleadores
ˆˆ
Aceptar comentarios sobre precios u otras condiciones de la competencia solamente si los aporta un
cliente durante negociaciones o conversaciones
ˆˆ
Consultar al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global en caso de dudas sobre si obtener o
utilizar información sensible de la competencia
MÁS información
Consulte más información en la Política Antimonopolio y de Libre competencia y en las Directrices
sobre inteligencia competitiva de Iron Mountain.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi equipo está preparando una
licitación para una nueva oportunidad de negocio.
En respuesta a una de nuestras preguntas, el
potencial cliente envió accidentalmente
documentación de la oferta de la competencia, con
la leyenda “CONFIDENCIAL”. Más tarde, el cliente
llamó, nos comentó el error y nos pidió que
destruyéramos el documento. Como nosotros no
hicimos nada malo, ¿podemos utilizar la
información que encontramos ahí para mejorar
nuestra oferta?
42 | Código de Ética y Conducta Empresarial
CONOZCA EL
CÓDIGO
Qué implica, cada día
QUÉ HACER. No. A pesar de que no la buscamos
ni la pedimos, la información no deja de ser
confidencial, y no sería ético tomar decisiones
basándonos en la misma. Si la situación fuera
inversa y nuestra documentación hubiera caído en
manos de la competencia, consideraríamos
inapropiado que la utilizaran para conseguir una
ventaja injusta.
¿Fuentes de inteligencia
competitiva?
ACEPTABLES
ˆˆ
Sitios web y redes sociales
ˆˆ
Prensa y publicaciones
especializadas
ˆˆ
Declaraciones financieras públicas
ˆˆ
Materiales de marketing
ˆˆ
Estudios y análisis de mercados de
terceros
No usar sin consultar antes
al Grupo de Privacidad y
Cumplimiento Normativo
global
ˆˆ
Correos electrónicos dirigidos a
otros
ˆˆ
Documentos “encontrados”
ˆˆ
Documentos confidenciales, como:
•
Licitaciones o propuestas
•
Listas de precios
•
Documentos de estrategia
Nuestro Valor esencial de Sinceridad nos obliga a
comunicar la incidencia. Si cae en sus manos
información confidencial de otra empresa,
consulte confidencialmente la situación al Grupo
de Privacidad y Cumplimiento Normativo global.
www.IMEthicsLine.com | 45
NUESTRA PROMESA
Obtención de inteligencia competitiva
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestras comunidades
Iron Mountain es una fuerza que
promueve el cambio positivo en las
comunidades en las que estamos
presentes y vivimos.
Para marcar la diferencia somos
capaces de mover montañas.
00 | Código de Ética y Conducta Empresarial
Nuestras comunidades
NUESTRAS COMUNIDADES
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Qué implica, cada día
Vivir de acuerdo con nuestro Valor esencial de Responsabilidad supone asumir la responsabilidad de proteger y
conservar el medio ambiente. Ese es el motivo por el que estamos dedicados a reducir el consumo de energía y a
minimizar los residuos y la contaminación en todas nuestras actividades. También hemos adoptado el
compromiso de cumplir con todas las leyes y reglamentos medioambientales dondequiera que estemos presentes.
Hemos adquirido el compromiso de reducir nuestro
impacto ambiental y de promover operaciones
comerciales sostenibles. Esto nos convierte en mejores
ciudadanos de nuestras comunidades, así como en una
opción más responsable para nuestros clientes.
A continuación, algunas de las cosas que cada integrante de Iron Mountain puede hacer para proteger el medio
ambiente y contribuir a la sostenibilidad.
Construyendo el éxito
En la oficina:
Nuestro compromiso de crecer de manera responsable y sostenible es fundamental para el éxito de Iron
Mountain. Además de reducir nuestro impacto sobre el medio ambiente, nos inspira para innovar y buscar nuevas
formas de ser más eficientes. A medida que nos expandimos por el mundo, nuestras prácticas sostenibles
continuarán diferenciándonos de nuestros competidores, y proporcionarán a los clientes otra buena razón para
elegir Iron Mountain.
Nuestras comunidades
Protección del medio ambiente y
promoción de la sostenibilidad
Sobre el terreno:
ˆˆ
Apagar los motores al realizar recogidas o entregas.
ˆˆ
Circular siempre por los trayectos más eficientes para ahorrar tiempo y combustible.
ˆˆ
Desechar de manera segura los residuos peligrosos (como aceites de motor).
ˆˆ
Reciclar las cajas usadas y otros equipos.
ˆˆ
Imprimir los documentos solamente cuando sea necesario.
ˆˆ
Desechar el papel en nuestras bandejas de triturado seguro.
ˆˆ
Reciclar o reutilizar siempre que sea posible.
ˆˆ
Apagar las luces y los equipos electrónicos cuando no los estemos utilizando.
ˆˆ
Desechar los equipos electrónicos de manera segura y responsable.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi equipo está evaluando a
varios proveedores, y una propuesta es un 10% más
económica que la de su competidor más cercano. Sin
embargo, recientemente he leído artículos que
informaban que esa empresa vulneraba las leyes de
protección del medio ambiente en una de sus
fábricas. ¿Qué hago?
48 | Código de Ética y Conducta Empresarial
QUÉ HACER. Aunque el precio es un factor importante a la hora de elegir un proveedor adecuado, no
es el único factor. Demuestre nuestros Valores
esenciales de Sinceridad y Orientación a la acción
planteando directamente sus inquietudes al potencial
proveedor. Si no queda convencido de que pueda
satisfacer nuestras expectativas de responsabilidad
medioambiental, posiblemente no sea un buen
colaborador comercial.
www.IMEthicsLine.com | 49
Más información
Consulte información más detallada
en la Política global sobre regalos,
hospitalidad y aportaciones
caritativas y en el Informe de
responsabilidad corporativa.
Vivir de acuerdo con nuestros valores
La solidez de Iron Mountain está basada en nuestra
interacción con las comunidades locales y nuestro
compromiso de ayudarlas a prosperar.
Construyendo el éxito
Tanto a nivel de empresa como individual, los integrantes de Iron Mountain nos esforzamos por mejorar
nuestras comunidades y convertirlas en mejores lugares para trabajar y vivir. El apoyo y las contribuciones a
buenas causas a través del voluntariado y otras actividades sociales enriquece nuestras vidas, refuerza los
lazos con los vecinos y mejora nuestra reputación como compañía socialmente responsable.
Qué implica, cada día
Apoyamos activamente a los integrantes de Iron Mountain en sus actuaciones positivas y significativas en
nuestras comunidades. Esto supone:
ˆˆ
Promover que los empleados reserven tiempo para actividades de voluntariado
ˆˆ
Ayudar a planificar y organizar actividades de servicio comunitario y voluntariado
ˆˆ
Ofrecer los recursos y especialización de Iron Mountain para ayudar a las comunidades a conservar su legado
cultural
ofrecer nuestros recursos
y especialización al
ayuntamiento de Boston
tras los trágicos eventos
de abril de 2013. Nos
permitió la oportunidad
que está arraigada en los
principios de Iron
Mountain desde su
fundación hace más de
sesenta años: proteger,
conservar y permitir el
acceso a algunas de las
ideas, datos y memorias
más valiosos del mundo.
Estos preciosos artículos
están a salvo con
nosotros”.
Iron Mountain en la comunidad
Los integrantes de Iron Mountain en todo el mundo aportan su talento y recursos para apoyar una gran variedad
de iniciativas caritativas. La especialización de Iron Mountain en gestión y almacenamiento seguro de la
información ayudan a conservar y proteger nuestro legado cultural.
ˆˆ
La Biblioteca Presidencial John F. Kennedy de Boston, Massachusetts aloja documentos inéditos, fotos,
películas y otros registros de la época en que el presidente ocupó su cargo. Iron Mountain creó un archivo
digital de estos registros y mantiene los datos protegidos en instalaciones subterráneas. El archivo digital
está disponible en el sitio web de la biblioteca, de modo que gente de todo el mundo puede disfrutarlo y
aprender.
ˆˆ
Después del ataque terrorista de la Maratón de Boston de 2013, en las proximidades de la línea de meta, la
plaza Copley, fue creciendo un monumento recordatorio. Iron Mountain tuvo el privilegio de colaborar con la
ciudad en la conservación permanente de artículos del monumento guardando muchos de los objetos
dejados por los visitantes, y digitalizando centenares de cartas de condolencia.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Me gustaría que la empresa
hiciera un donativo a un torneo de golf de
beneficencia patrocinado por uno de nuestros
clientes. Es para una buena causa. ¿Hay algo de lo
que tuviéramos que preocuparnos?
50 | Código de Ética y Conducta Empresarial
“Tuvimos el honor de
QUÉ HACER. Iron Mountain está orgullosa de
apoyar a organizaciones caritativas locales, y es
muy probable que podamos hacer esta donación.
Sin embargo, es necesario adoptar medidas para
asegurarnos de que los fondos no se utilicen para
influir indebidamente en decisiones económicas.
El valor de la aportación debe ser razonable y
adecuado según las circunstancias, y deberá ser
aprobada de acuerdo con la Política global sobre
regalos, hospitalidad y aportaciones caritativas.
Bill Meaney,
Consejero Delegado de
Iron Mountain
www.IMEthicsLine.com | 51
Nuestras comunidades
Aportación a nuestras comunidades
Más información
Consulte información más detallada
en el Informe de Responsabilidad
corporativa y en el Código de
Conducta de Proveedores de Iron
Mountain.
Vivir de acuerdo con nuestros valores
El apoyo y respeto de los derechos humanos es parte de
la promesa que hacemos a nuestra gente y a todas las
comunidades del mundo en las que estamos presentes.
Es un compromiso fundamental de Iron Mountain, que
esperamos también de nuestros aliados comerciales.
Construyendo el éxito
Creemos que todas las personas tienen derecho a ser tratadas con dignidad y respeto, y que los métodos de
trabajo injustos o inseguros no tienen lugar en nuestra sociedad. Ser un ciudadano corporativo responsable
implica vivir de acuerdo con nuestros Valores esenciales, y el Trabajo en equipo supone respetar y proteger
los derechos humanos, no solamente dentro de la empresa, sino también en todas las comunidades en que
estamos presentes y en toda nuestra cadena de suministro. Es uno de los motivos por los cuales los clientes
nos eligen: hacemos lo que es justo, no solo lo que es legal.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Soy un mensajero que trabaja en
un mercado emergente de rápido crecimiento. Hago
recogidas periódicas en la fábrica de un proveedor y,
en mi opinión, algunos de sus empleados me parecen
demasiado jóvenes. No tengo pruebas de que sean
menores de edad, pero me da muy mala espina.
¿Qué debería hacer?
52 | Viviendo los valores se construye el éxito
QUÉ HACER. Así como nos consideramos
personalmente responsables por nuestras acciones,
compromisos y resultados, exigimos que nuestros
asociados comerciales hagan lo propio. Iron Mountain
no hará negocios con organizaciones que utilicen el
trabajo infantil. La Orientación a la acción obliga a
alertar de inmediato a nuestro proveedor o al
Departamento de Compras. Esta inquietud también
puede canalizarse a través de la Línea ética de Iron
Mountain.
Qué implica, cada día
Tratamos a los demás como nos gustaría ser tratados, y adoptamos medidas significativas para asegurarnos de
que defendemos y protegemos los derechos humanos en todas nuestras actividades empresariales. Este
compromiso se extiende también a nuestros asociados. No trabajaremos con empresas o personas que no
compartan el mismo compromiso con los derechos humanos que nosotros.
Esto supone:
ˆˆ
Ofrecer adecuadas condiciones, horarios y remuneración a todos los integrantes de Iron Mountain
ˆˆ
Nunca utilizar mano de obra infantil, esclava o reclusa
ˆˆ
Exigir a nuestros prestadores de servicios externos que acepten y cumplan nuestro Código de Conducta de
Proveedores
ˆˆ
Objetar en caso de ser testigos de infracciones, reales o presuntas, de los derechos humanos
Nuestras comunidades
Respeto de los derechos humanos
Vivir de acuerdo con nuestros valores
La protección de la valiosa información de nuestros
clientes depende de que mantengamos nuestros
vehículos, instalaciones y demás propiedades protegidos
contra todo daño.
Construyendo el éxito
Sobre nuestro Valor esencial de Seguridad y protección se apoya el compromiso con nuestros clientes.
Manteniendo nuestras instalaciones, vehículos y equipos seguros y libres de daños ayudamos a reforzar la
confianza que tienen en nosotros y a cumplir con nuestras promesas.
Qué implica, cada día
En Iron Mountain evaluamos continuamente los riesgos y mejoramos la protección de nuestros activos físicos.
Como integrante de Iron Mountain existen varias maneras de contribuir a ello:
ˆˆ
Asegurándonos de que todos los equipos de protección contra incendios y de seguridad sean debidamente
inspeccionados y estén en buenas condiciones de funcionamiento.
ˆˆ
Respondemos a la mayor brevedad a todas las alarmas (incluso después del horario de trabajo normal).
ˆˆ
Impedimos que personas no autorizadas entren a nuestras instalaciones, y contactamos con nuestro supervisor o
con Seguridad, Riesgos y Protección global en caso de detectar algún intruso.
ˆˆ
En todo momento llevamos visible la etiqueta identificativa de Iron Mountain, y nos aseguramos de que los demás
también lo hagan.
ˆˆ
No dejamos abiertas las puertas de nuestras instalaciones, ni permitimos que nadie nos siga al entrar a las mismas.
ˆˆ
No dejamos a nadie nuestras llaves, etiqueta identificativa ni códigos de alarma.
ˆˆ
Cerramos con llave la puerta de nuestro despacho o vehículo.
ˆˆ
Comunicamos de forma oportuna a nuestros supervisores las fugas, averías en equipos u otros problemas de
mantenimiento.
ˆˆ
Llamamos a la policía o a los bomberos en caso de peligro inminente.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Todos los días, cuando mi
compañero de trabajo sale a hacer su ruta, enciende
un cigarrillo. Le he dicho que me parece mala idea,
porque tarde o temprano provocará un incendio, o se
distraerá y sufrirá un accidente. Siempre se ríe y me
dice que me meta en mis asuntos. Sé que es algo que
debería denunciar, pero es un empleado veterano y es
amigo del gerente general. ¿Qué debería hacer?
QUÉ HACER. Aún cuando hasta el momento no se
han producido daños, es posible que no tenga tanta
suerte en el futuro. Hablarlo con su compañero fue lo
correcto, pero si persiste en su actividad, deberá
denunciar una condición insegura. Fumar en un
vehículo de la empresa pone en peligro a nuestro
personal y la información de los clientes, e incluso al
público. En esta situación, la Orientación a la acción
es la mejor manera de poner coto a este
comportamiento peligroso, y para ayudar a proteger
la seguridad de nuestro personal y de nuestros
activos.
54 | Código de Ética y Conducta Empresarial
Nuestras comunidades
Protección de nuestros vehículos e instalaciones
NECESITO SABER. El otro día, un supervisor
permitió que su amigo entrara en el centro de
registros sin hacerle firmar. Fue una visita breve y no
pareció ocurrir nada raro. ¿Tendría que informar
sobre ello?
QUÉ HACER. Sí. Iron Mountain necesita tener
constancia de cada persona que entre a nuestras
instalaciones, de modo que si más adelante se
descubre que algo falta o se ha dañado dispondremos
de la información necesaria para determinar qué ha
ocurrido. Si le resulta incómodo denunciar el hecho a
sus superiores, hágalo a través de la Línea ética de
Iron Mountain.
Más información
Consulte más información en la
Política de Seguridad física global
de Iron Mountain.
www.IMEthicsLine.com | 55
Vivir de acuerdo con nuestros valores
La protección y privacidad de los datos es parte integral
de nuestra cultura y actividades. Tanto si es de los
empleados, de los clientes o de proveedores, los tratamos
con el máximo cuidado y respeto, y nunca nos desviamos
de nuestras obligaciones legales y éticas.
Construyendo el éxito
La privacidad y protección de los datos constituye la base de la reputación de confianza de Iron Mountain.
Reconocemos y apreciamos que proteger los datos que custodiamos es fundamental para quienes somos como
empresa y para nuestro valor en el mercado. Ese es el motivo de nuestro compromiso de garantizar que todos los
datos personales, sea cual fuere su formato, esté protegidos de acuerdo con las más altas normas del sector, en
cumplimiento de todas las obligaciones legales y contractuales pertinentes.
Qué implica, cada día
En el mundo existen numerosas leyes que regulan la recogida y procesamiento de datos personales, motivo por el
cual su manipulación y protección requieren vigilancia y atención constantes.
Esto supone:
Consultar al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global antes de transferir datos personales a
través de fronteras
ˆˆ
Denunciar de inmediato todo uso indebido o pérdida de datos personales a un supervisor y a Seguridad,
Riesgos y Protección global, o al Grupo de Privacidad y Cumplimiento normativo global
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Trabajo en Marketing y se me ha
asignado un proyecto que implica analizar las
transacciones de los clientes. El objetivo es mejorar
nuestros servicios y nuestra capacidad de conseguir la
Satisfacción total del cliente. Para que el proyecto sea
un éxito es necesario agregar cookies de seguimiento
a uno de nuestros sistemas, con el objeto de obtener
un panorama más detallado del comportamiento de
nuestros clientes. ¿Hay algún problema?
QUÉ HACER. En esta situación, la clave es poner en
práctica nuestro Valor esencial de Sinceridad. Uno de
los motivos por los que los clientes optan por Iron
Mountain en lugar de hacerlo por nuestros
competidores es porque confían en que seremos
abiertos y honestos acerca del uso que damos a la
información. Aunque la aplicación de cookies de
seguimiento al sistema es legal y está permitido por
nuestras políticas y condiciones contractuales con los
clientes, debemos informarles acerca del cambio. Esto
refuerza la relación de confianza que mantenemos con
nuestros clientes y refuerza el espíritu de nuestros
Valores esenciales.
ˆˆ
Informar claramente a las personas por qué recogemos sus datos personales y cómo los utilizaremos
ˆˆ
Recoger y utilizar datos personales solamente para motivos comerciales legítimos (como, por ejemplo,
prestar servicios a clientes u otorgar prestaciones a los empleados)
ˆˆ
Asegurarnos siempre de atenernos a los compromisos contractuales cuando manipulamos datos de clientes
ˆˆ
Divulgar datos personales solamente a las personas que tengan necesidad de conocerlos
ˆˆ
Guardar y transmitir siempre los datos personales de manera segura y responsable
Para confirmar si un método de recogida o
procesamiento de datos es o no legal, consulte al
Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global.
ˆˆ
Destruir o devolver los datos personales cuando ya no los necesitemos (según lo establezcan las leyes o
políticas aplicables)
Más información
NECESITO SABER. Recientemente adquirimos una
empresa en Europa y quisiéramos realizar
investigaciones de antecedentes de todos los
empleados. ¿Podemos enviar por correo electrónico
copias escaneadas de las tarjetas de identificación de
los empleados a nuestro proveedor de investigaciones
de EE.UU.?
QUÉ HACER. La Seguridad y protección de nuestros
empleados y de nuestros datos es absolutamente
prioritaria, y la realización de investigaciones de
antecedentes es una manera importante de
garantizarlo. Sin embargo, antes de poner manos a la
obra debemos determinar si el tipo de comprobación
de antecedentes y el método de recogida y
transmisión de este tipo de datos son posibles según
la ley y nuestras políticas.
Se trata de una cuestión compleja que requiere la
consideración de diversos factores. Consulte al Grupo
de Privacidad y Cumplimiento Normativo global la
mejor manera de cumplir con el objetivo de manera
legal y correcta.
Consulte información más detallada en la Política Global de Privacidad, la Política de HIPAA y las
Directrices europeas de protección de datos relativos al empleo de Iron Mountain.
CONOZCA EL
CÓDIGO
¿Qué son los datos
personales?
La definición jurídica de “información
personal” o de “datos personales”
varía entre los diversos países,
aunque en general se consideran
datos relacionados con una persona
identificada o identificable.
Esto puede incluir los siguientes
datos de una persona:
ˆˆ
Nombre completo
ˆˆ
Dirección particular
ˆˆ
Dirección de correo electrónico
ˆˆ
Número de documento de
identidad
ˆˆ
Dirección IP
ˆˆ
Número de permiso de conducir
ˆˆ
Fotografía
ˆˆ
Número de tarjeta de crédito
ˆˆ
Información genética
ˆˆ
Número de teléfono
ˆˆ
ID de inicio de sesión o nombre de
pantalla
Dado que las leyes de privacidad son
complejas y varían en función de la
jurisdicción, consulte al Grupo de
Privacidad y Cumplimiento
Normativo global para asegurarse de
que estemos procesando datos
personales de acuerdo con los
requisitos legales, contractuales y
normativos.
www.IMEthicsLine.com | 57
Nuestras comunidades
Respeto de la privacidad
ˆˆ
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Las redes sociales son una potente herramienta para
mejorar la comunicación y la colaboración. Al promover su
uso contribuimos a estructurar equipos más sólidos y a
fomentar conexiones más significativas con nuestros
clientes y comunidades. Sin embargo, su uso indebido
puede perjudicar a nuestra gente, nuestra información y
nuestra reputación.
Qué implica, cada día
Dado que las redes sociales juegan un papel cada vez más vital en Iron Mountain,
es importante ser conscientes de los riesgos y anticiparse a los mismos. Los
contenidos que compartimos en las redes sociales pueden ser malinterpretados o
descontextualizados, así como llegar a un público mucho más amplio del que
pretendíamos, incluyendo compañeros de trabajo, clientes y prensa. Una vez
publicada en Internet, la información puede resultar muy difícil de eliminar. Así
pues, antes de expresarnos en las redes sociales, es importante reflexionar y
considerar todas las posibles consecuencias.
ˆˆ
Dejar claro que las opiniones que expresamos son nuestras y no de la
empresa
ˆˆ
Mantener la información confidencial (de la empresa o de nuestros
clientes u otros asociados comerciales) protegida y segura
ˆˆ
Ser corteses y profesionales en nuestras interacciones por Internet
ˆˆ
Evitar implicarnos en actividades ilegales, como hostigamiento o
ciberacoso
ˆˆ
Reconocer a los clientes cuando contacten con nosotros a través de una
red social, pero remitirlos al servicio de Atención al cliente para resolver
problemas específicos
ˆˆ
Evitar utilizar las redes sociales para adoptar decisiones en materia de
contratación, a menos que sea usted integrante de Recursos Humanos y
dicho uso se ajuste a la ley y a las normas
Para utilizar las redes sociales de manera eficiente y responsable, debemos:
ˆˆ
Identificarnos como empleados de Iron Mountain cuando publiquemos
opiniones acerca de la empresa o de nuestros servicios
Construyendo el éxito
Más información
Consulte más información en las
Directrices de redes sociales y la
Política de uso aceptable de Iron
Mountain. Para cualquier consulta
adicional póngase en contacto con
el equipo de Comunicaciones
corporativas o con el Grupo de
Privacidad y Cumplimiento
Normativo global.
Las redes sociales han cambiado nuestra manera de trabajar, permitiéndonos compartir la información de
manera más eficiente, interactuar más eficazmente con nuestros clientes y expresar mejor nuestro valor en el
mercado. Tanto a través de continentes, sectores o jerarquías corporativas, las redes sociales facilitan el
intercambio de ideas y ayudan a maximizar la aportación de cada uno de los integrantes de la empresa a
nuestro éxito.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. He leído un artículo en Internet
que cita a un competidor manifestando que su
empresa ofrece un servicio superior al de Iron
Mountain. El sitio web permite a los lectores publicar
comentarios. Como yo sé que nuestro servicio es
mejor, ¿puedo responder?
58 | Viviendo los valores se construye el éxito
QUÉ HACER. Sí. Sin embargo, si opta por expresar
una opinión acerca de Iron Mountain por Internet,
deberá indicar que es usted empleado de la empresa
y dejar claro que los puntos de vista expresados son
suyos y no la opinión oficial de Iron Mountain.
También deberá asegurarse de que la información que
proporcione sea totalmente exacta, y de no exagerar
ningún aspecto de nuestra empresa o nuestros
servicios. Siempre es conveniente insertar un enlace
a nuestro sitio web o hacia los sitios oficiales de la
empresa en las redes sociales.
www.IMEthicsLine.com | 00
Nuestras comunidades
Uso eficaz y responsable de las redes sociales
Vivir de acuerdo con nuestros valores
El uso indebido de información privilegiada abusa la
confianza de nuestros inversionistas y del mercado. Ese es
el motivo por el cual es vitalmente importante que evitemos
el uso inapropiado o la divulgación de información no
pública sensible.
CONOZCA EL
CÓDIGO
Construyendo el éxito
Como empleados tenemos acceso a información que puede emplearse para influir en las decisiones de
inversión, tanto en el caso de Iron Mountain como de otras empresas. Nuestro Valor esencial de Seguridad y
Protección implica no solamente que debemos proteger la información de los clientes, sino también tener el
mismo cuidado con la información privilegiada. Su manejo adecuado impedirá su uso indebido.
Qué implica, cada día
El uso indebido de la información privilegiada se produce cuando alguien la utiliza para su beneficio personal, o
bien la comparte con otros para que puedan hacer lo propio. Incluso si esa información no se utiliza, el solo hecho
de poseerla a la hora de tomar una decisión en materia de inversiones puede ser considerada una infracción. Esto
puede conllevar serias consecuencias legales y poner en entredicho la confianza que nos tienen los inversionistas.
Evitamos el uso indebido o la divulgación de la información privilegiada:
ˆˆ
Protegiéndola, tanto si se trata de guardarla en un cajón con llave o impidiendo el acceso a computadoras y
dispositivos móviles
ˆˆ
Compartiéndola solamente con quienes necesiten conocerla
ˆˆ
No hablando acerca de la misma con familiares o amigos
ˆˆ
No mencionándola nunca en público o en redes sociales
Ejemplos de información
importante no pública
ˆˆ
Posibles planes de fusiones o
adquisiciones
ˆˆ
Proyecciones de beneficios o
pérdidas
ˆˆ
Lanzamiento de productos o
servicios importantes
ˆˆ
Cambios en la dirección ejecutiva
ˆˆ
Pleitos o acuerdos extrajudiciales
significativos
ˆˆ
Cambios en las políticas de
dividendos o tributarias
MÁS información
Consulte información más detallada
en la Política de Información
confidencial de Iron Mountain.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi suegro me preguntó si sería
buena idea comprar acciones de Iron Mountain. En
este momento estamos a punto de adquirir una gran
empresa, y cuando se conozca la noticia
posiblemente la cotización de las acciones se dispare.
¿Qué debería decirle?
00 | Código de Ética y Conducta Empresarial
QUÉ HACER. La que usted conoce es información
privilegiada. Divulgarla va en contra de la política de
la empresa, e incluso podría ser ilegal. Proporcionar a
su suegro un dato susceptible de influir en su
decisión de comprar o de vender acciones de Iron
Mountain podría conllevar graves consecuencias,
incluyendo investigaciones de las autoridades,
demandas y penalizaciones.
www.IMEthicsLine.com | 61
Nuestras comunidades
Prevención de uso indebido de
información privilegiada
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Participar en procesos políticos puede beneficiar a
nuestra empresa y contribuir a cambios positivos en
nuestras comunidades, pero es importante no hacer
política en el lugar de trabajo.
Construyendo el éxito
Nuestras comuniNuestras comunidades
dades
Participación en política y asuntos
gubernamentales
Creemos que un proceso político abierto y sólido posibilita una sociedad más justa y productiva. También
creemos que todos tienen derecho de expresar sus creencias y participar en la vida cívica. Es una de las
maneras en que ponemos en práctica nuestro Valor esencial de Orientación a la acción. Sin embargo, en el
lugar de trabajo los integrantes de Iron Mountain deben evitar propagar sus ideas políticas personales.
Qué implica, cada día
Los recursos de la empresa, incluyendo el tiempo de trabajo y los fondos de Iron Mountain, no deben utilizarse
para causas políticas personales. Incluso fuera del trabajo tenemos que tomar medidas para asegurarnos de que
nuestras ideas políticas no sean percibidas como la posición oficial de la empresa. Esto supone:
ˆˆ
No hacer campaña, no recaudar fondos ni promover candidatos o causas políticas en el trabajo
ˆˆ
Denunciar si alguien usa el nombre de Iron Mountain para promover un cargo político personal
ˆˆ
Evitar utilizar prendas con marcas de Iron Mountain al asistir eventos políticos
ˆˆ
Utilizar datos de contacto personales (no de Iron Mountain) al contribuir a una causa o candidato político
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. El alcalde de mi ciudad organiza
una cena de captación de fondos para su reelección, y
me preguntó si Iron Mountain podría ser un
patrocinador. La municipalidad es uno de nuestros
mayores clientes en este mercado, y nos convendría
bastante participar. ¿Puedo patrocinar el evento en
nombre de Iron Mountain, y solicitar el reintegro de
los gastos?
QUÉ HACER. No, en general no se pueden utilizar
recursos de la empresa para actividades de
recaudación de fondos con fines políticos. Aunque
patrocinar la cena parece una buena idea, podría
considerarse un intento de influir indebidamente en
nuestras relaciones comerciales con la ciudad. Esto
podría perjudicar gravemente a nuestra marca y a
nuestra reputación, y exponernos a imputaciones
legales. En caso de duda acerca de si una donación es
correcta, consulte al Grupo Asuntos
Gubernamentales Globales.
www.IMEthicsLine.com | 63
Viviendo los valores se construye el éxito
La Línea ética de Iron Mountain
Como integrantes de Iron Mountain tenemos un interés personal en cumplir con el Código y vivir de acuerdo
con nuestros Valores esenciales. La manera en que interactuamos con Nuestra gente y Nuestras
comunidades, y en que cumplimos Nuestra promesa a nuestros clientes y accionistas, nos ha permitido
alcanzar el éxito del que disfrutamos hoy, y nos garantiza que seguirá en el futuro.
Podrá denunciar infracciones de las normas éticas y formular
consultas las 24 horas del día y los 365 días del año llamando a la
Línea ética de Iron Mountain. La Línea ética está operada por una
empresa independiente y (donde la ley lo permita) podrá optar por
mantener su anonimato.
En el curso de nuestro trabajo en Iron Mountain nos enfrentamos a complejos dilemas éticos. Si no
encontramos las respuestas en el Código existen diversos recursos adicionales a nuestra disposición para
proporcionarnos orientación y asesoramiento.
Si tiene una duda o inquietud, plantéela. Le prestaremos atención y le ayudaremos. Si denuncia una
infracción, esté seguro que lo investigaremos a fondo, y que no toleraremos represalias por denuncias
presentadas de buena fe.
Para denunciar por teléfono: Llame al número gratuito correspondiente a su país, que
encontrará a continuación.
Para denunciar por internet: Presente su denuncia visitando: www.IMEthicsLine.com.
Políticas y procedimientos
Argentina0.800.555.0906
México (M1.M5)
El Código de Ética y Conducta Empresarial proporciona orientación sobre muchos de los dilemas éticos y de
cumplimiento normativo a los que se verá enfrentado como empleado de Iron Mountain. Además de leer el
Código, recomendamos consultar las políticas y procedimientos de la empresa, donde encontrará información
Argentina0.800.444.8084
México (NUEVO) 001.866.737.6850
Australia1.800.339276
Países Bajos
Austria0800.291870
Noruega800.15654
más detallada.
Bélgica0800.77004
Perú0800.52116
Brasil0800.8911667
Polonia0.0.800.1211571
Canadá866.668.3837
Rumania*+1.503.726.2429
Chile1230.020.5771
Rusia8.10.8002.6053011
China (norte) 10.800.712.1239
Serbia*+1.503.726.2429
China (sur) 10.800.120.1239
Eslovaquia0800.001.544
Dispensas
Habrá circunstancias en las que considere que no es posible cumplir con una cláusula del Código. En muy
raros casos podrá obtener una dispensa solicitándola a la Oficina del Asesor Jurídico.
Las autoridades estadounidenses podrán exigir que las dispensas otorgadas a integrantes del Consejo de
Administración y otras personas de Iron Mountain sean comunicadas a la Securities and Exchange
Commission (la Comisión del Mercado de Valores de EE.UU.) o a algún otro organismo regulador.
001.8008407907
0800.0226174
Colombia01800.9.155860
España900.991498
República Checa 800.142.550
Suiza0800.562907
Francia0800.902500
Turquía*+1.503.726.2429
Alemania0800.1016582
Ucrania* +1.503.726.2429
Grecia00800.12.6576
Reino Unido
0800.032.8483
Hong Kong
Estados Unidos
+1.866.668.3837
Estados Unidos
+1.503.726.2429
800.964214
Hungría06.800.17199
India000.800.100.1071
Irlanda1.800615403
64 | Viviendo los valores se construye el éxito
*Llamada a cobro revertido
Viviendo los valores se construye el éxito
One Federal Street
Boston, MA 02110
+1.800.899.4766
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