código de ética
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PRINCIPIOS BÁSICOS TODOS LOS DÍAS. EN TODAS PARTES. CÓDIGO DE ÉTICA y conducta empresarial Mensaje de William Meaney, director general En Iron Mountain, valoramos el reconocimiento a nuestra honestidad e integridad tanto como a la calidad de nuestro servicio. Creemos que actuar conforme a los más altos valores éticos es lo correcto, ya que nos ayuda a ganar la confianza de nuestros clientes y contribuye a nuestro éxito a largo plazo. Aunque cumplir las leyes, las normas y las regulaciones que se aplican a nuestro negocio es un imperativo, nuestras obligaciones no terminan ahí. Nos comprometemos a vivir conforme a nuestros principios básicos y a ponerlos en práctica todos los días y en todas partes donde realizamos operaciones. Al final, es nuestro compromiso de hacer lo correcto lo que nos permite vivir de acuerdo con nuestras promesas. El Código de ética y conducta empresarial le ayudará a entender lo que consideramos correcto e incorrecto al realizar operaciones en Iron Mountain. Le ofrecerá las herramientas que necesita para ayudarle a tomar decisiones legales y éticas, y le indicará la dirección correcta si necesita más orientación. En nombre del Consejo de administración y de nuestro equipo de dirección ejecutiva, quisiera agradecerle su continua dedicación a nuestros principios básicos y su compromiso con el cumplimiento del Código de ética y conducta empresarial. Contenido Mensaje de William Meaney, 1 director general Contenido 2 Información general 4 >> Cómo obtener más asesoramiento >> Notificación de infracciones >> Sin represalias >> ¿Quién debe seguir el Código? >> Línea de asistencia sobre el cumplimiento del código Nuestros principios básicos 7 1 SEGURIDAD 9 >> Salud y seguridad >> Privacidad y seguridad de los datos >> Violencia en el lugar de trabajo >> Información confidencial y exclusiva 2SATISFACCIÓN TOTAL DEL CLIENTE 13 >> Servicio de atención al cliente excepcional >> Prácticas de ventas justas y éticas >> Protección de nuestra marca y reputación >> Medio ambiente y sostenibilidad >> Ciudadanía corporativa CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN Contenido 3HONESTIDAD 17 7TRABAJO EN EQUIPO >> Uso de información privilegiada >> Acoso >> Supervisión de familia y amigos >> Privacidad de los empleados >> Ideas políticas y otras creencias personales >> Uso adecuado de los equipos informáticos 4INTEGRIDAD 21 36 >> Políticas y procedimientos >> Competencia leal y leyes antimonopolio >> Corrupción y fraude Certificado de cumplimiento de la normativa >> Obsequios y atenciones sociales >> Conflictos de intereses 5RESPONSABILIDAD Cómo obtener más información 33 25 >> Protección de los activos de la empresa >> Pluriempleo >> Controles de importación y exportación >> Información pública y registros financieros precisos >> Derechos humanos 6ORIENTACIÓN A LA ACCIÓN 29 >> Contra la discriminación, respeto por la diversidad, e igualdad de oportunidades en el empleo >> Contratos públicos >> Gestión de registros de la empresa www.IMComplianceHelpline.com 3 Información El Código de ética y conducta empresarial, junto con nuestros principios básicos, ofrece orientación con respecto al comportamiento aceptable en Iron Mountain. Aunque ningún documento puede tratar todas las situaciones que puedan producirse, el Código proporciona herramientas y recursos para ayudarle a tomar decisiones correctas en aquellos casos en los que la respuesta correcta no esté clara. CÓMO OBTENER MÁS ASESORAMIENTO Si, después de leer el Código, sigue sin estar seguro de cómo tratar una situación determinada, hable con su supervisor o representante local de recursos humanos. También puede hacer consultas o buscar orientación a través de la política de puertas abiertas o poniéndose en contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. Organizaciones de todo el mundo confían en nosotros para ayudarles a gestionar información de vital importancia. CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN INFORMACIÓN GENERAL n general NOTIFICACIÓN DE INFRACCIONES Los empleados de Iron Mountain deben informar sobre todas las infracciones conocidas o posibles del Código de ética y conducta empresarial. Puede informar sobre una infracción poniéndose en contacto con: >> Su director o supervisor >> Dirección de nivel superior (a través de la Política de puertas abiertas) >> Su representante local de recursos humanos >> El asesor jurídico de la empresa >> El Grupo de Cumplimiento y Privacidad Global del Departamento Jurídico Cuando informe sobre una preocupación a través de la línea de asistencia LÍNEA DE ASISTENCIA SOBRE EL CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO sobre el cumplimiento del código, puede (si la legislación lo permite) optar por Puede informar sobre preocupacio- permanecer completamente en el anonimato. nes o infracciones éticas y realizar >> Servicios de seguridad global >> La línea de asistencia sobre el cumplimiento del código consultas las 24 horas del día, todos SIN REPRESALIAS los días del año, poniéndose en Iron Mountain no tolera las represalias a los empleados que informen sobre contacto con la línea de asistencia infracciones éticas de buena fe. sobre el cumplimiento del código. Cualquier empleado o director que intente tomar represalias (o que anime a Esta línea de asistencia es gestionada otros a hacerlo) contra alguien que haya informado sobre una infracción se por una empresa independiente y, enfrentará a una medida disciplinaria grave, que puede incluir el despido. si lo permite la ley, puede optar por permanecer completamente en el ¿QUIÉN DEBE SEGUIR EL CÓDIGO? anonimato. El Código de ética y conducta empresarial se aplica a todas las unidades empresariales, entidades legales, empresas conjuntas controladas, filiales y asociaciones de Iron Mountain. Todos los empleados, agentes, directivos y miembros del Consejo de administración de Iron Mountain deben seguir el Llame gratis a cualquier parte del mundo. Mire la cubierta posterior interior para ver una lista de números de teléfono. Código. A través de nuestro estricto proceso de cualificación de proveedores asesores que mantengan valores éticos conforme a los que contiene el O envíe un informe por Internet a través de: Código de ética y conducta empresarial. www.IMComplianceHelpline.com de servicios externos, buscamos proveedores, vendedores, contratistas y www.IMComplianceHelpline.com 5 PRINCIPIOS BÁSICOS En Iron Mountain, nos unen nuestros principios básicos. Cuando se trata del compromiso de lograr la satisfacción total de los clientes o de la vigilancia constante necesaria para mantener la seguridad, nuestros empleados especializados ponen en práctica nuestros principios básicos todos los días y en todas partes. Nuestros principios básicos Pautas de Iron Mountain Seguridad Protegemos la información de nuestros clientes como si fuera nuestra. Satisfacción total del cliente Ofrecemos lo que nuestros clientes esperan, en el momento que lo esperan. Honestidad Nos comunicamos de un modo abierto y veraz, de forma constructiva y respetuosa. Integridad Responsabilidad Orientación a la acción Trabajo en equipo www.IMComplianceHelpline.com Siempre somos honestos y nunca comprometemos nuestros principios básicos. Cada uno de nosotros nos responsabilizamos personalmente de nuestras acciones, compromisos y resultados. Estamos alerta respecto a las oportunidades y los problemas, y actuamos con urgencia. Trabajamos en equipos para llegar más lejos juntos de lo que lo haríamos por separado. 7 ¿SABÍA QUE? Iron Mountain fue fundada en 1951, cuando Herman Knaust transformó su cultivo subterráneo de setas en el primer centro de almacenamiento de archivos bajo tierra de Estados Unidos. Denominado originariamente “Iron Mountain Atomic Storage”, fue un refugio seguro para proteger información de vital importancia en caso de un holocausto nuclear. Seguridad Protegemos la información de nuestros clientes como si fuera nuestra. La seguridad, la protección de los datos y la privacidad de la información son las claves de nuestra cultura y nuestras operaciones. Nuestra reputación depende de este principio básico. Bloquear nuestros vehículos, poner una alarma en nuestras instalaciones y cifrar la información confidencial son sólo algunos de los métodos que utilizamos para mantener la seguridad. La seguridad va más allá de la protección física de la información: incluye la protección de nuestra salud personal, así como nuestra seguridad en el trabajo. Como empleados de Iron Mountain, demostramos seguridad: >> Ofreciendo un entorno de trabajo seguro y saludable para nosotros mismos y nuestros compañeros >> Protegiendo la seguridad física de nuestras instalaciones y su contenido >> Manteniendo la seguridad de los activos de información que gestionamos en nombre de nuestros clientes >> Evitando que la información confidencial y exclusiva de la empresa termine en las manos equivocadas >> Siguiendo todas las leyes y políticas pertinentes relativas a la protección de información personal >> Informando inmediatamente sobre cualquier situación que podría afectar a la seguridad de Iron Mountain o a nuestra propia salud o seguridad www.IMComplianceHelpline.com 9 PRINCIPIO BÁSICO SEGURIDAD ¿Qué debería hacer? SALUD Y SEGURIDAD SITUACIÓN: Una caja se ha dañado y se han caído algunos archivos de clientes. ¿Qué debería hacer? la salud y la seguridad. Tanto si se encuentra en una oficina, en la calle, A. Examinar los documentos que se han caído para determinar si ha habido una infracción de la seguridad de los datos. B. Colocar el material en una caja nueva, volver a ponerla en el estante y reanudar la actividad laboral habitual. C. Contar lo sucedido a su supervisor, ya que puede que sea necesario presentar un informe sobre la emergencia. D. Destruir los documentos para evitar infracciones de la seguridad de los datos. La opción C es la respuesta correcta. Aunque es importante recoger los archivos que se han caído, también debe informar a su supervisor. En algunos casos, hemos acordado en nuestros contratos informar a los clientes si se ha producido una posible infracción de la seguridad, lo que significa que es necesario presentar un informe sobre la emergencia. La seguridad en el lugar de trabajo empieza por proporcionar un entorno de trabajo seguro y respetuoso. Seguimos y mejoramos continuamente nuestros procesos operativos para minimizar y evitar emergencias relacionadas con conduciendo o en las instalaciones de un cliente, debe cumplir siempre la política y las normas de la empresa, así como seguir todas las leyes sobre salud, seguridad y medio ambiente correspondientes. Si se produce una emergencia, su deber es informar al respecto de forma inmediata. Después de realizar un informe, puede estar seguro de que su superior tomará una medida rápida y efectiva para solucionar la situación. No obstante, si cree que no se ha tomado la medida adecuada, remita el asunto a la dirección de nivel superior e informe a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. PRIVACIDAD DE DATOS Y SEGURIDAD Nuestro objetivo es proporcionar el más alto nivel de servicios de gestión de la información a nivel mundial. Esto requiere una atención constante a la privacidad y la seguridad de los datos de los clientes y de los empleados. Éstas son algunas de las cosas que puede hacer para preservar la privacidad y la seguridad de la información de Iron Mountain: ——No acceder a la información de los clientes a menos que su trabajo lo requiera ——Minimizar la recopilación, conservación y divulgación de información personal ——No guardar datos confidenciales en soportes extraíbles, como CD o memorias USB ——No enviar datos confidenciales por Internet, a menos que estén cifrados ——Si trabaja desde casa, asegúrese de que el software de seguridad del equipo está actualizado Si desea obtener más información, consulte las políticas locales de privacidad y seguridad. 10 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN SEGURIDAD VIOLENCIA EN EL LUGAR DE TRABAJO Mantenemos un entorno de trabajo seguro, respetuoso y educado, puesto que no toleramos amenazas, comportamientos hostiles, abusos ni el uso de la violencia. Informe a su supervisor de forma inmediata si observa alguna conducta similar. Si cree que usted o alguno de sus compañeros está en peligro inminente, llame a las autoridades de orden público locales y, a continuación, informe a su supervisor. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y EXCLUSIVA Cualquier información sobre nuestra empresa puede ser valiosa para la competencia. Por lo tanto, es importante proteger nuestra información empresarial confidencial y exclusiva. Esto incluye contratos, listas de precios y de clientes, documentos sobre estrategias, secretos comerciales, propiedad intelectual y cualquier otra información que podría ayudar a un competidor a comprender cómo Iron Mountain logra el éxito en el mercado. Sea siempre prudente cuando trate de temas empresariales fuera de la oficina. Esto es especialmente importante en lugares públicos, como aeropuertos, trenes, bares, restaurantes y hoteles. Dentro de nuestras instalaciones, asegúrese de que los visitantes están debidamente acompañados y no se les permita el acceso a zonas restringidas. Si utiliza proveedores, asegúrese siempre de que se les puede confiar el acceso a nuestras instalaciones y datos confidenciales. PREGUNTA: He encontrado algunos documentos en la fotocopiadora que no me pertenecen. ¿Qué debería hacer? RESPUESTA: En la medida de lo posible, evite leerlos. Si conoce o imagina quién es el propietario, entréguele los documentos o hágale saber dónde están. Si no tiene claro a quién pertenecen o no puede localizar a la persona, informe a su supervisor. Como último recurso, para proteger la privacidad y la seguridad de la información, puede depositarlos en una destructora de papel. www.IMComplianceHelpline.com QUÉ HACER SI... PREGUNTA: A veces, cuando conducimos carretillas elevadoras a propano por interiores, se notan los gases del tubo de escape. Creo que puede deberse a que las puertas y ventanas están cerradas, y no estoy seguro de esto sea seguro. ¿Debería decir algo? RESPUESTA: Sí. Aunque es posible que todo vaya bien, puede ocurrir que conducir carretillas elevadoras en un espacio cerrado suponga un problema de calidad del aire. Debería informar de la situación para que la empresa pueda investigar y determinar la medida necesaria. PREGUNTA: Alguien que no conozco me ha pedido que sujete la puerta. No llevaba ningún distintivo de Iron Mountain. ¿Supone algún problema? RESPUESTA: Sí. Se debe dar el alto a las personas que no disponen de autorización (o que intentan entrar) en las instalaciones de Iron Mountain, ya que pueden suponer un riesgo para la seguridad. Pídales educadamente que muestren su identificación de empleado de Iron Mountain o su pase de visitante. Si no los tuviera, acompáñele hasta la recepción, donde puede obtener un pase. 11 ¿SABÍA QUE? El servicio de almacenamiento de soportes de película y sonido de Iron Mountain ayuda a la industria del espectáculo a conservar y proteger sus irremplazables obras maestras. Almacenamos miles de inestimables tesoros culturales, incluidos negativos de películas originales de los principales estudios cinematográficos, y grabaciones maestras de algunos de los artistas más famosos de la historia de la música. Satisfacción total del cliente Ofrecemos lo que nuestros clientes esperan, en el momento que lo esperan. En Iron Mountain, nos esforzamos por cumplir o superar las expectativas de nuestros clientes ofreciendo el mejor servicio, que sea respetuoso, eficaz y fiable. Este compromiso va más allá de nuestros centros de archivos, centros de datos e instalaciones de oficinas: incluye el medio ambiente y las comunidades locales en las que vivimos y trabajamos. Como empleados de Iron Mountain, demostramos la satisfacción total del cliente: >> Manteniendo una comunicación abierta y honesta con nuestros clientes >> Cumpliendo las expectativas de los clientes al ofrecerles lo que prometemos >> Proporcionando a nuestros clientes información precisa y oportuna >> Respetando a nuestros clientes, clientes potenciales y proveedores al llevar a cabo las ventas de una forma justa y ética >> Concienciando a nuestros clientes del valor de nuestros servicios (no sólo el precio) >> Promoviendo la marca y la reputación de Iron Mountain describiendo de forma positiva a nuestra empresa en público >> Ejerciendo una buena ciudadanía corporativa participando en prácticas empresariales éticas y ayudando a nuestras comunidades locales >> Respetando el medio ambiente y buscando formas de mejorar la sostenibilidad de nuestras operaciones comerciales www.IMComplianceHelpline.com 13 PRINCIPIO BÁSICO SATISFACCIÓN TO ¿Qué debería hacer? SITUACIÓN: En el transcurso de su rutina de entrega habitual, se da cuenta de que ha tenido una confusión. Ha entregado las cajas del Dr. Miller al Dr. Katz y viceversa. Volver para enmendar el error significaría salirse de la planificación. ¿Qué debería hacer? A. No preocuparse. El Dr. Miller y el Dr. Katz se darán cuenta del error y arreglarán las cosas. B. Volver a ambas oficinas y hacer todo lo posible por corregir el error usted mismo. Con suerte, podrá solucionarlo sin tener que informar a su supervisor. C. Ponerse en contacto con su supervisor inmediatamente. Explicarle lo que ha sucedido y preguntarle lo que debe hacer. D. No hacer nada en ese momento. Continuar la ruta e informar a su supervisor cuando termine el turno. La opción C es la respuesta correcta. Cuando los documentos no se entregan correctamente, surgen problemas que van más allá de las simples molestias para los clientes o de salirse de la planificación. Por ejemplo, los documentos pueden contener información personal confidencial que sólo debe ver el destinatario al que van dirigidos. La dirección ha recibido formación para ayudarle a tratar este tipo de situaciones y minimizar el impacto. Póngase en contacto con su supervisor inmediatamente. SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE EXCEPCIONAL Cumplir nuestros compromisos de servicio y satisfacer a nuestros clientes y compañeros de trabajo es un motivo de orgullo para los empleados de Iron Mountain. Lo logramos: ——Trabajando en los problemas hasta que los solucionamos ——Cumpliendo las expectativas ofreciendo actualizaciones frecuentes y precisas ——Contestando rápidamente a las llamadas telefónicas y los correos electrónicos ——Llegando a las citas y reuniones a tiempo y debidamente preparados PRÁCTICAS DE VENTAS JUSTAS Y ÉTICAS Ofrecer la satisfacción total de los clientes a los clientes potenciales durante el proceso de ventas es la mejor forma de conseguir negocios. Siempre actuamos de manera justa y honesta en todas nuestras actividades relacionadas con las ventas. Evitamos de forma activa: ——Falsear o vender productos y servicios por encima de su valor ——Menospreciar a los competidores ——Realizar reclamaciones legales o técnicas imprecisas ——Ofrecer asesoramiento legal ——Infringir derechos de autor, logotipos u otra propiedad intelectual ——Intentar obtener información confidencial sobre clientes potenciales o competidores ——Forzar a los clientes a comprar más de lo que necesitan ——Pedir a los clientes que no realicen operaciones con competidores a cambio de descuentos en los precios u otros acuerdos ——No prometer plazos de implementación imposibles de cumplir ——Firmar un acuerdo cuando no se tiene la autoridad adecuada para hacerlo PROTECCIÓN DE NUESTRA MARCA Y REPUTACIÓN La marca Iron Mountain es más que el logotipo en nuestros camiones y cajas: es la impresión que causamos a los demás cuando escuchan nuestro nombre, ven nuestras furgonetas y hablan con nuestros clientes. Proteger nuestra marca y reputación es fundamental para ofrecer un servicio de alta calidad y, como empleados de Iron Mountain, debemos considerarnos embajadores y defensores del nombre Iron Mountain. Siempre debemos describir la empresa de forma positiva cuando estemos en público. Sin embargo, es importante recordar que sólo algunos empleados específicos están autorizados oficialmente para hablar en nombre de Iron Mountain. Todos los demás deben evitar situaciones en las que sus opiniones y creencias puedan considerarse como representativas de la empresa. Esto se aplica a las opiniones ofrecidas en persona, por teléfono, por escrito o en Internet 14 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN TCS TOTAL DEL CLIENTE (incluidos sitios de medios sociales, blogs, foros y tablones de mensajes). Si algún medio de prensa se pone en contacto con usted, no haga comentarios y remítales a nuestro departamento de comunicaciones de la empresa. Cuando cree documentos que se presentarán en público, asegúrese de que todos los logotipos, colores y fuentes siguen las directrices de estilo de la marca y marketing. Para obtener más información, póngase en contacto con los departamentos de comunicaciones de la empresa, de marketing o de propiedad intelectual legal, o bien con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. MEDIO AMBIENTE Y SOSTENIBILIDAD Nos comprometemos a realizar operaciones de forma respetuosa con el medio ambiente. A continuación, se muestran algunas medidas que pueden tomar en el trabajo para ayudar a Iron Mountain a lograr sus objetivos relacionados con el medio ambiente: EN EL CAMPO: Deseche los residuos y materiales peligrosos de forma segura, siguiendo las leyes, normativas y políticas de empresa aplicables. Recicle siempre que sea posible y recuerde apagar las luces y los equipos cuando no los esté utilizando. EN LA OFICINA: Imprima sólo cuando sea necesario y destruya el papel que no sirva. Iron Mountain Secure Shredding recicla la gran mayoría del papel que procesa, por lo que cuando deposita el papel que no le sirve en un contenedor de reciclaje seguro, no sólo ayuda a garantizar la privacidad y seguridad de los datos, sino que también ayuda al medio ambiente. Deseche cosas como cartuchos de impresora, tóner y otro material informático de forma respetuosa con el medio ambiente, siguiendo todas las leyes, normativas y políticas de empresa aplicables. QUÉ HACER SI... PREGUNTA: He leído un artículo en Internet que incluye una entrevista al director general de un competidor, en el que afirma que su servicio es mejor que el de Iron Mountain. El sitio Web permite a los lectores hacer comentarios. Sé que nuestro servicio es mejor. ¿Puedo enviar una respuesta? RESPUESTA: Sí. Sin embargo, si desea expresar una opinión sobre Iron Mountain en un foro en línea, sitio de medio social, blog, etc., debe dejar claro que su opinión no representa la opinión de la empresa. Si desea obtener más orientación, póngase en contacto con el departamento de comunicaciones de empresa o con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. CIUDADANÍA CORPORATIVA Apoyamos y fomentamos una buena ciudadanía corporativa. Esto implica prestar atención a la forma en que nuestras acciones y decisiones afectan a nuestros empleados, sus familias, nuestra comunidad, la sociedad y el medio ambiente. Nos comprometemos a mantener unos niveles de actuación que van más allá de lo que exige la ley. Esto queda demostrado mediante la dedicación a nuestros principios básicos, la importancia que damos a las prácticas empresariales éticas y los altos valores que definimos para las operaciones comerciales globales. Fuera del lugar de trabajo, nos comprometemos a participar de forma positiva en las comunidades donde vivimos y trabajamos a través del voluntariado, el patrocinio y otras iniciativas benéficas, como la de Iron Mountain Foundation. www.IMComplianceHelpline.com PREGUNTA: Un amigo mío tiene relación con un competidor y se ha ofrecido a compartir su lista de precios conmigo. Sé que esto podría ayudarnos a conseguir negocios. ¿Debería aceptarla? RESPUESTA: No. No sería ético e iría en contra de los valores que representan nuestros principios básicos que aceptara la lista de precios de un competidor. También podría ser ilegal. Debería rechazar la oferta de su amigo y remitir el asunto a su supervisor. 15 ¿SABÍA QUE? Iron Mountain se convirtió en una empresa pública en 1996 cuando comenzó a cotizar en NASDAQ. En 1999, la empresa pasó a la Bolsa de Nueva York, con el símbolo “IRM”. Desde que se convirtió en empresa pública, los ingresos de Iron Mountain han aumentado de 139 millones de dólares a 3 mil millones de dólares y entró en el prestigioso índice S&P 500 en 2009. Honestidad Nos comunicamos de un modo abierto y veraz, de forma constructiva y respetuosa. La comunicación honesta nos permite tratar los problemas de forma productiva y oportuna. También nos permite tomar decisiones empresariales basándonos en un completo entendimiento de las circunstancias. Valoramos la comunicación honesta no sólo con los compañeros de trabajo, sino también con nuestros demás socios comerciales, incluidos clientes, proveedores e inversores. Como empleados de Iron Mountain, demostramos honestidad: >> Revelando o informando de los problemas rápidamente y sin demora >> Ofreciendo una información honesta y constructiva a nuestros compañeros >> No sacando conclusiones sobre las discusiones en el lugar de trabajo antes de conocer los hechos >> Ofreciendo orientación empresarial que refleje nuestro total conocimiento de los problemas >> Revelando relaciones personales cuando podrían interpretarse como parcialidad o favoritismo >> Manteniendo la información financiera interna en privado y no utilizándola para realizar inversiones >> Respetando a los compañeros, sin promover causas personales en el lugar de trabajo www.IMComplianceHelpline.com 17 PRINCIPIO BÁSICO HONESTIDAD ¿Qué debería hacer? USO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA SITUACIÓN: Por casualidad, ha oído una conversación en el vestíbulo y se ha enterado de que la previsión de ganancias de la empresa cambiará considerablemente cuando se publiquen los últimos informes financieros. ¿Qué debería hacer? debe publicar conforme a normativas gubernamentales, pero alguna no se A. Comprar acciones basándose en la información. Puesto que ha oído la información por casualidad y no la ha obtenido en el transcurso de sus obligaciones laborales, no se aplican las normas sobre el uso de información privilegiada. acceso a esa información mantengan su confidencialidad y la protejan. B. No hacer nada usted mismo, pero contárselo a su hermano. A él le gusta comprar acciones y encontrará útil la información. la que alguien se ha beneficiado de poseer información interna, informe al C. Contárselo a sus compañeros. Aunque usted no puede comprarlas porque ha obtenido la información directamente, ellos sí pueden. D. No hacer nada. Evite realizar inversiones hasta que la información sea pública y la política de la empresa le permita hacerlo. No cuente lo que ha oído. La opción D es la respuesta correcta. Dispone de información privilegiada sobre la empresa y no debe realizar transacciones basándose en ella ni aconsejar a nadie que lo haga. Si lo hiciera, estaría incumpliendo la ley y la política de la empresa. No importa que haya obtenido la información en el transcurso de su trabajo. Lo que importa es que dispone de información que el público no tiene. 18 Algunos empleados de Iron Mountain, como parte de sus trabajos, tienen acceso a información financiera interna acerca de Iron Mountain o de las empresas con las que hacemos negocios. Gran parte de esta información se debe revelar nunca. Es ilegal y va en contra de la política de la empresa realizar inversiones basándose en información interna obtenida en Iron Mountain. Esto incluye aconsejar o recomendar a familiares o amigos, ya que podrían realizar inversiones basadas en dicho conocimiento. Se espera que los empleados con La Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos controla, de forma activa, todas las transacciones bursátiles y procesará a quienes comercien con información interna. Si no está seguro de si es correcto realizar una inversión, póngase en contacto con el departamento jurídico o con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. Si tiene conocimiento de una situación en respecto a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. SUPERVISIÓN DE FAMILIA Y AMIGOS Aunque fomentamos relaciones amistosas entre compañeros, siempre debemos ser leales a la empresa en primer lugar. Evite ponerse en situaciones en las que una relación personal o un parentesco pudiera afectar a su criterio empresarial o a su productividad. Nadie debería tener autoridad en cuanto a la toma de decisiones, el desarrollo profesional o la notificación directa sobre un familiar, un amigo íntimo o un compañero sentimental. Incluso si cree que una determinada relación es totalmente apropiada, recuerde que la impresión de favoritismo o parcialidad puede afectar a la moral de los compañeros y afectar negativamente a la empresa de forma global. Si cree que existe una relación inapropiada entre empleados, notifíquelo a la dirección o al departamento de recursos humanos, o bien informe a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN HONESTIDAD IDEAS POLÍTICAS Y OTRAS CREENCIAS PERSONALES Se fomenta la comunicación abierta y sincera. No obstante, los activos y los recursos de la empresa (incluido nuestro tiempo) no se deben utilizar para otras creencias personales, ya sean de índole política, religiosa o social. Debemos participar de forma activa en nuestras comunidades y en el proceso político. Sin embargo, en el lugar de trabajo, no es correcto hacer campaña, recaudar fondos, pedir dinero para obras de caridad, distribuir folletos o realizar recomendaciones acerca de cuestiones políticas, religiosas o sociales. Fuera del trabajo, tome las medidas oportunas para asegurarse de que las creencias personales no se interpretan como si fueran las de la empresa. Por ejemplo, cuando dé dinero a causas religiosas, sociales o políticas, participe a título personal y no como empleado de Iron Mountain. De lo contrario, podría dar la impresión errónea de que Iron Mountain apoya estas causas o intenta “comprar influencias”. Esto podría dañar seriamente nuestra marca y nuestra reputación. Si cree que alguien de Iron Mountain utiliza recursos de la empresa para promover una creencia personal, o que da la impresión fuera del trabajo de que Iron Mountain apoya una causa personal, informe de la situación al departamento de recursos humanos o a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. PREGUNTA: Se acaba de crear una vacante en su departamento y le gustaría que una amiga íntima consiguiera el trabajo. En realidad, no tiene la experiencia que indica la descripción del trabajo, pero con sus influencias dentro de la empresa, cree que puede ayudarla. ¿Hay algo de malo en eso? RESPUESTA: Posiblemente. Iron Mountain toma las decisiones sobre contratación basándose en los méritos y la cualificación de las personas. Aunque es correcto (y fomentamos) recomendar candidatos aptos a la organización, intentar influir en la decisión de contratación puede crear un conflicto de intereses debido a su relación personal. www.IMComplianceHelpline.com QUÉ HACER SI... PREGUNTA: Mi hermana se presenta al consejo escolar local y la estoy ayudando con la campaña. ¿Puedo utilizar fotocopiadoras e impresoras de Iron Mountain para crear folletos para un evento próximo? RESPUESTA: No. Éste sería un uso incorrecto de los recursos de la empresa. No se pueden utilizar las impresoras, las fotocopiadoras, los teléfonos y el correo electrónico de la empresa para apoyar una causa política personal. Podría dar la impresión errónea de que Iron Mountain apoya a la candidata u opina en la campaña. PREGUNTA: Iron Mountain ha comprado mi empresa. Antes de la compra, utilizábamos la empresa de transporte de mi cuñado para algunos servicios. Realiza un servicio excelente a un buen precio. ¿Podemos continuar utilizándola? RESPUESTA: Debe hablarlo con su director. Éste es el tipo de situaciones en las que una relación personal podría afectar a su capacidad de tomar decisiones empresariales objetivas. En este caso, podría favorecer a su cuñado, incluso si otra empresa ofrece el mismo servicio por menos dinero. Para garantizar la imparcialidad, puede quedar excluido del proceso de toma de la decisión. 19 Las mayores instalaciones subterráneas de Iron Mountain se ¿SABÍA QUE? encuentran a 67 metros bajo las colinas del área rural de Pensilvania. Con una extensión de 4,8 kilómetros de longitud por 3,2 kilómetros de anchura, tiene 32,2 kilómetros de carretera y más de 158.000 metros cuadrados de espacio desarrollado. Aproximadamente, trabajan en ellas 2.700 personas, protegidas por varios niveles de seguridad y un cuerpo de bomberos propio con dos vehículos de Iron Mountain, que cuenta con la certificación OSHA (Administración de Seguridad y Salud Ocupacional). Integridad Siempre somos honestos y nunca comprometemos nuestros principios básicos. Aplicamos de forma activa los valores incluidos en nuestros principios básicos a cada decisión empresarial que tomamos. Nuestros compañeros de trabajo, clientes y demás socios comerciales pueden confiar en que hacemos lo que decimos y cumplimos nuestras promesas. A través de la confianza, el respeto y la honestidad, no sólo reforzamos nuestra propia reputación, sino también la reputación de Iron Mountain. Como empleados de Iron Mountain, demostramos integridad: >> Comprometiéndonos a hacer lo correcto, incluso cuando las decisiones no están claras >> Siendo honestos con nuestros clientes y compañeros >> Compitiendo siempre con honradez en el mercado >> No ofreciendo ni aceptando nunca el cohecho o el soborno >> Evitando conflictos de intereses entre Iron Mountain y relaciones personales o actividades externas >> Ofreciendo o aceptando obsequios y atenciones sociales únicamente conforme a la política de la empresa >> Conservando información y archivos financieros precisos >> Informando de cualquier situación que consideremos que infringe nuestro Código de ética y conducta empresarial www.IMComplianceHelpline.com 21 PRINCIPIO BÁSICO INTEGRIDAD QUÉ HACER SI... COMPETENCIA LEAL Y LEYES ANTIMONOPOLIO PREGUNTA: La semana pasada, en una feria comercial, hablé con algunos representantes de ventas de empresas rivales sobre cómo han caído los márgenes de beneficios. Esta mañana, he leído en el periódico que estas mismas empresas están subiendo los precios. ¿Hice algo mal? con todos nuestros socios comerciales, incluidos los competidores. De forma RESPUESTA: Tal vez. Sea muy prudente cuando trate de temas empresariales con los competidores. Este tipo de actividad se podría ver como un intento de pactar los precios, incluso si no se han llevado a cabo acuerdos formales. Si se encuentra hablando de precios o de algún otro tema empresarial confidencial con un competidor, finalice la conversación inmediatamente o márchese, aunque pueda parecer descortés. A continuación, póngase en contacto con su supervisor o con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código para obtener orientación. Nos comprometemos a demostrar nuestros principios básicos durante el trato activa, evitamos situaciones que podrían sugerir o incluso dar la impresión de injusticia o engaño. Compartir la siguiente información con los competidores podría dar la impresión de que Iron Mountain intenta manipular la competencia o la base de clientes: ——Listas de precios y descuentos ——Listas de clientes ——Estrategias comerciales ——Planes de marketing Es ilegal realizar acuerdos con competidores en aspectos como los precios que se van a cobrar o los negocios que hay que intentar o no conseguir. CORRUPCIÓN Y FRAUDE Iron Mountain prohíbe estrictamente el cohecho, el soborno y las compensaciones de cualquier tipo. Incluso si ofrecer dinero u objetos de valor es algo aceptado y habitual al hacer negocios en una cultura local, lo consideramos una práctica corrupta, que no se debe permitir en ningún caso. Preferimos perder un negocio a pagar un soborno para conseguirlo. Esta prohibición no sólo se aplica a Iron Mountain y sus empleados. Esperamos PREGUNTA: Una funcionaria pública local le ha contado que su organismo desearía hacer negocios con Iron Mountain. Sin embargo, dice que hay ciertos “impedimentos” que podrían desaparecer si la empresa accede a construir un parque y realizar otras inversiones en la comunidad. Lo que ella pide no es costoso. ¿Debería aceptar? que nuestros agentes, proveedores y socios de empresas conjuntas controladas cumplan estas exigentes normas. Debemos hacer todo lo posible por asegurarnos de que no se ofrecen sobornos ni cohechos en nuestro nombre o en beneficio nuestro. Para ayudar a Iron Mountain a evitar acusaciones de fraude y corrupción, presente informes de gastos detallados y conserve libros y registros que describan con precisión todas las transacciones financieras, así como los gastos de viajes y atenciones sociales. RESPUESTA: No. Los regalos y obsequios realizados a funcionarios públicos (o en su nombre) con la intención de influir en una decisión empresarial se consideran sobornos y pueden tener graves consecuencias económicas y legales. Póngase en contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código o con el departamento jurídico para obtener asesoramiento sobre cómo tratar la situación. 22 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN INTEGRIDAD PREGUNTA: Nuestro departamento debe hacer frente a un presupuesto ajustado, pero nos gustaría hacer algo original para la fiesta de celebración de las vacaciones. Uno de nuestros proveedores se ha ofrecido a aportar unos obsequios para la fiesta. ¿Es correcto? RESPUESTA: No. Pedir o aceptar algo de valor de un proveedor sería inapropiado, ya que supondría un beneficio para los empleados que podría influir (o dar la impresión de influir) en una futura decisión empresarial. OBSEQUIOS Y ATENCIONES SOCIALES Intercambiar obsequios con clientes es una forma habitual de expresar aprecio. Sin embargo, los obsequios y las atenciones sociales nunca se deben realizar en un intento de influir en decisiones empresariales, incluso allá donde sea una práctica comercial normal o una costumbre local. Consulte siempre su política sobre obsequios y atenciones sociales local antes de ofrecer o aceptar algo de valor, incluidos regalos, obsequios, entradas para eventos de ocio, invitaciones de viajes, etc. A continuación se muestran algunas preguntas que debe hacerse antes de ofrecer o aceptar un regalo: ——¿El regalo tiene un valor superior al que se permite en la política sobre obsequios y atenciones sociales? ——¿El regalo se ofrece a un funcionario público o se recibe de parte de éste? ——¿Podría considerarse el regalo como un soborno o una compensación? ——¿La revelación pública del regalo podría resultar comprometedora para Iron Mountain? Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “sí”, el regalo es inapropiado. En ocasiones, resulta difícil determinar cuándo se podría aceptar un regalo. Si no está seguro de una situación concreta, hable con su supervisor o póngase en contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. CONFLICTOS DE INTERESES Si un parentesco, una relación de amistad o cualquier otra conexión personal interfiere en la capacidad para tomar una decisión empresarial de forma honesta y justa en nombre de Iron Mountain, podría existir un conflicto de intereses. Dado que la reputación de nuestra empresa depende de ¿Qué debería hacer? SITUACIÓN: Después de tres meses, descubre que el nuevo empleado que contrató (que, hasta el momento, ha hecho un buen trabajo) mintió al solicitar el empleo, puesto que afirmó tener un título universitario cuando no lo tenía. Como director suyo, ¿qué debería hacer? A. Sopesar su rendimiento, el tiempo de servicio y el posible beneficio a largo plazo para la empresa antes de hablar con alguien. B. Recomendar que lo despidan por mentir. C. Tratar el asunto con el departamento de recursos humanos para determinar la mejor medida a tomar. D. No revelar el descubrimiento, ya que está contento con el empleado. Es una situación difícil, pero la mejor respuesta es la C. Si se produce una situación ética difícil en relación con un empleado, debería ponerse en contacto con el departamento de recursos humanos para obtener orientación. las acciones y la integridad de todos los empleados de Iron Mountain, es importante evitar incluso la impresión de tales conflictos. A veces, no es posible evitar un conflicto de intereses aparente; por ejemplo, si hay una sola opción para un determinado proveedor de servicios y resulta ser alguien con quien usted tiene relación. En este tipo de situaciones, es importante revelar las circunstancias, ya que puede ser necesaria la aprobación de un alto directivo o del asesor jurídico de la empresa. Si no está seguro de que una relación comercial concreta sea apropiada debido a un posible conflicto de intereses, póngase en contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código o con el asesor jurídico de la empresa. www.IMComplianceHelpline.com 23 ¿SABÍA QUE? En el año 2000, Iron Mountain inició su negocio de destrucción de datos: Iron Mountain Secure Shredding. Este servicio permite a los clientes cumplir las normativas sin comprometer sus valores de respeto al medio ambiente. Secure Shredding recicla el material procesado, lo que supone un ahorro de siete millones de árboles y 11.356 millones de litros de agua al año. Responsabilidad Cada uno de nosotros nos responsabilizamos personalmente de nuestras acciones, compromisos y resultados. Fijamos metas ambiciosas y nos esforzamos por conseguirlas. Como empleados responsables, somos conscientes de que se nos mide por nuestras acciones y omisiones. Vamos más allá del mero cumplimiento de los requisitos mínimos que establecen las leyes, normas y regulaciones. Como empleados de Iron Mountain, demostramos Responsabilidad: >> Actuando siempre de forma ética y ayudando a los demás a hacerlo >> Tomando decisiones que favorezcan los intereses de la empresa y no sólo los nuestros >> Remitiendo los problemas a un nivel superior cuando otros no actúan de forma adecuada e informando sobre una mala conducta cuando sea necesario >> Garantizando que cumplimos los compromisos laborales al dar prioridad a Iron Mountain sobre un empleo externo >> Asumiendo una función personal en la protección de los activos físicos e intelectuales de Iron Mountain >> Trabajando con nuestros proveedores para asegurarnos de que responden como nosotros a nuestras exigentes normas >> Manteniendo registros financieros completos, oportunos y precisos >> Tomando medidas para asegurarnos de que nuestros socios comerciales a nivel mundial apoyan los derechos humanos básicos www.IMComplianceHelpline.com 25 PRINCIPIO BÁSICO RESPONSABILID ¿Qué debería hacer? PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA SITUACIÓN: Usted es un director que está revisando el texto redactado por una empleada para un folleto de marketing. Contiene algunas ideas realmente fantásticas y bien desarrolladas, de las que la empleada se declara ser la única autora. Sin embargo, el texto le recuerda a un artículo de una revista que leyó hace unos meses. Cuando busca el artículo, ve que la empleada ha copiado el texto palabra por palabra. ¿Qué debería hacer? ACTIVOS FÍSICOS: Las propiedades de la empresa (equipos informáticos, A. No hacer nada. Probablemente nadie se dará cuenta. nuestros empleados crean mientras trabajan para la empresa. Como empleado B. Hablar del tema con la empleada y pedirle que lo vuelva a escribir. No permitir que el texto actual se utilice en el folleto. C. Informar al respecto a su supervisor y pedirle consejo. Cuando se nos confían datos de nuestros clientes, somos responsables de su protección y devolución segura. La protección adecuada de los activos de la empresa nos permite cumplir este compromiso en todo momento. vehículos y otros equipos) se deben conservar seguros y no se pueden utilizar con fines no laborales. Informe rápidamente sobre problemas que puedan afectar a la seguridad de nuestros activos físicos, incluso si se trata de pequeños incidentes, como la pérdida de un escáner portátil o un mal funcionamiento de la alarma de una puerta. Si no lo hace, podría poner en peligro nuestra seguridad y la capacidad para cumplir los compromisos que tenemos con nuestros clientes. ACTIVOS INTELECTUALES: Iron Mountain crea y cuenta con una cantidad considerable de información confidencial y propiedad intelectual. Esto incluye patentes, marcas comerciales, derechos de autor, información sobre nuestras finanzas y procesos comerciales, y los productos e inventos que responsable de Iron Mountain, puede ayudar a proteger estos activos: ——Asegurándose de formalizar acuerdos de no divulgación antes de enviar datos confidenciales fuera de la empresa ——No revelando nunca secretos de la empresa sin la debida autorización ——Informando de cualquier uso incorrecto de la propiedad intelectual al departamento jurídico D. Informar sobre la empleada al departamento de recursos humanos o a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código y esperar a que se tomen medidas. PLURIEMPLEO Se trata de una situación difícil y la mejor respuesta es una combinación de la B y la D. Como director, tiene algunos derechos y responsabilidades con relación a la ética y la integridad de sus empleados. Aunque debería explicar abiertamente a la empleada que copiar el texto de ese modo es completamente inaceptable, esta infracción es tan grave que podría merecer medidas disciplinarias. La infracción de los derechos de autor no sólo va contra la política de la empresa, sino que también es ilegal y podría exponer a la empresa a daños importantes. de un proveedor o competidor de Iron Mountain. Nos preocupamos por hacer bien nuestro trabajo y ser responsables con nuestros compromisos en el lugar de trabajo. Tener más de un empleo podría afectar a nuestra capacidad de tomar decisiones objetivas o afectar a nuestra productividad. Esto ocurre especialmente si el segundo trabajo es en la empresa El pluriempleo no sólo se aplica a segundos trabajos en el sentido tradicional, sino que también se refiere a los servicios profesionales o de asesoramiento que se pueden desempeñar durante la jornada laboral en Iron Mountain. Esto podría incluir tareas como escribir código para un proyecto de desarrollo de software personal o preparar documentos fiscales o legales para un amigo mientras se está en el trabajo. Recuerde que nuestra política prohíbe utilizar recursos de la empresa (incluso nuestro tiempo durante la jornada laboral) para negocios que no sean de Iron Mountain. Si está buscando un segundo trabajo fuera de Iron Mountain, háblelo con su supervisor para asegurarse de que no creará un conflicto de intereses ni afectará al cumplimiento de sus obligaciones laborales en Iron Mountain. 26 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN RESPONSABILIDAD DAD CONTROLES DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN Por motivos de seguridad nacional, el Gobierno de los Estados Unidos (y muchos otros gobiernos en todo el mundo) controlan la importación y exportación de software de cifrado y otra información tecnológica confidencial. La política de Iron Mountain no permite establecer relación a través de cualquier forma de marketing, ventas o servicios con países o individuos que aparezcan en las listas de embargo o sanción de EE.UU. Antes de enviar o transferir información técnica o productos fuera de su país, asegúrese de que se ha realizado la evaluación necesaria para la exportación, así como de seguir todos los requisitos de documentación y cumplimiento de la normativa correspondientes. Puesto que resulta complicado determinar la legalidad o idoneidad de una importación o exportación, pida asesoramiento al Grupo de Cumplimiento y Privacidad Global del Departamento Jurídico. INFORMACIÓN PÚBLICA Y REGISTROS FINANCIEROS PRECISOS Como empresa que cotiza en bolsa, debemos revelar cierta información sobre nuestras finanzas al público. Mantener registros precisos y proporcionar informes financieros transparentes son las mejores formas de asegurar la responsabilidad con nuestros accionistas y mejorar nuestra credibilidad en el mercado. Iron Mountain se compromete a proporcionar a los accionistas y organismos reguladores informes financieros completos, justos, precisos, oportunos y comprensibles. Lo logramos: ——Conservando libros y registros que reflejen las transacciones de forma precisa y completa ——Cumpliendo todas las leyes, normas y regulaciones correspondientes relacionadas con la contabilidad y la conservación de registros ——Informando de posibles fraudes u otras acciones financieras indebidas al departamento de auditoría interna, al comité de auditoría del Consejo de Administración o a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código DERECHOS HUMANOS Demostramos el valor de los derechos humanos allá donde realizamos negocios, ya que tratamos a nuestros empleados y socios comerciales con respeto y dignidad. Proporcionamos condiciones laborales, salarios y horarios apropiados a todos los miembros del personal y no utilizamos mano de obra infantil ni presidiaria. Creemos firmemente que nuestros socios comerciales (vendedores, contratistas, asesores, proveedores, agentes, socios, empresas conjuntas controladas, etc.) deberían apoyar y fomentar estos principios en los lugares donde realicen operaciones. www.IMComplianceHelpline.com QUÉ HACER SI... PREGUNTA: He oído que un conductor está utilizando su tarjeta de combustible de Iron Mountain para llenar su propio coche. No quiero causar problemas a nadie si no estoy del todo seguro, pero ¿hay algún modo de informar sobre mi preocupación de forma anónima? RESPUESTA: Sí, puede ponerse en contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código e informar de forma anónima. La línea de asistencia sobre el cumplimiento del código está disponible por teléfono o por correo electrónico, en su propio idioma, y está gestionada por un proveedor externo para garantizar el anonimato. (Tenga en cuenta que informar de forma anónima es ilegal en algunos países, pero Iron Mountain mantendrá la confidencialidad de su identidad y prohíbe estrictamente las represalias por informar de buena fe). PREGUNTA: Un empleado de unas instalaciones que almacenan documentos gubernamentales confidenciales no ha venido a trabajar hoy. ¿Puedo sustituirle con un trabajador temporal? RESPUESTA: Tal vez. En algunas instalaciones, las normativas gubernamentales y las disposiciones contractuales nos exigen restringir el acceso a empleados que tengan una amplia formación y hayan pasado comprobaciones de seguridad. Aunque sea posible encontrar a alguien para cubrirle, deberá comprobar que la persona cumple todas las restricciones legales y contractuales correspondientes. 27 ¿SABÍA QUE? Iron Mountain dispone de una flota de más de 3.500 camiones y furgonetas especialmente diseñas y personalizadas. Nuestros vehículos están dotados de una serie de avanzadas características de seguridad, como alarmas activadas por radiofrecuencia, puertas con bloqueo automático y mecanismos ignífugos, y están diseñados para ser cámaras de custodia sobre ruedas. Orientación a la acción Estamos alerta respecto a las oportunidades y los problemas, y actuamos con urgencia. Nos esforzamos por adelantarnos a los problemas y por tratarlos de una forma positiva y proactiva. Asumimos nuestra responsabilidad y nos ocupamos de los problemas hasta que se solucionan. Incluso cuando nuestros procesos se desarrollan correctamente, prevemos futuras necesidades y actuamos para realizar mejoras. Como empleados de Iron Mountain, demostramos orientación a la acción: >> Permitiendo que los compañeros logren sus objetivos al ofrecerles las herramientas, los recursos y el apoyo que necesitan >> Tomando la iniciativa en tareas que no pertenecen claramente a alguien >> Definiendo con claridad las medidas a tomar y los plazos de terminación al tratar los problemas >> Tomando decisiones en el momento oportuno, especialmente cuando otros dependen de nuestra decisión para actuar >> Ayudando a los clientes a solucionar sus problemas, ofreciéndoles servicios que satisfagan sus necesidades e intentando prever sus necesidades futuras >> Gestionando la información de la forma que mejor se adapte a cada cliente por separado >> Gestionando de forma activa los registros internos, en función de los programas y las pautas de retención >> Realizando contrataciones según los méritos, sin discriminar a nadie >> Tratando a los clientes gubernamentales conforme a nuestras estrictas normas sobre contratos públicos www.IMComplianceHelpline.com 29 PRINCIPIO BÁSICO ORIENTACIÓN A ¿Qué debería hacer? CONTRA LA DISCRIMINACIÓN, RESPETO POR LA DIVERSIDAD E IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EN EL EMPLEO PREGUNTA: Recientemente, una mujer ha solicitado un puesto en nuestra empresa. Tiene unas cualificaciones magníficas, pero tendría que trabajar por la noche en una parte poco segura de la ciudad. ¿Le daría el empleo a un hombre en su lugar? de nuestro gran número de empleados especializados. La diversidad de RESPUESTA: No. Sólo debería tener en cuenta la cualificación del candidato para el empleo y no factores como el sexo, la raza, la religión o cualquier otra característica personal amparada por la ley. De igual modo, nos importa la seguridad de todos nuestros empleados y tratar a esta candidata de una forma diferente debido a su sexo se consideraría discriminación. discriminatorio. Las decisiones que implican selección, contratación, El éxito continuado de Iron Mountain no es posible sin el compromiso nuestro personal refleja la variedad de los mercados en los que trabajamos. Estamos orgullosos de ello y creemos que contribuye directamente a nuestra capacidad para satisfacer las necesidades de nuestra amplia base de clientes internacionales. Trabajamos de forma activa para evitar y erradicar un comportamiento desarrollo, promoción o despido de empleados se deben basar únicamente en los méritos y nunca en la raza, el sexo, la preferencia sexual, la orientación sexual y cualquier otra categoría protegida. Actuar de forma discriminatoria: ——Crea una sensación de desconfianza y falta de respeto ——Nos impide atraer y mantener a los empleados más cualificados ——Daña nuestra marca y reputación ——Ahuyenta a los clientes y clientes potenciales PREGUNTA: Durante las negociaciones con un proveedor local, el representante de ventas me ha dicho que su hermano es un importante funcionario público. Creo que está insinuando que si elegimos su empresa para el trabajo, él puede convencer a su hermano para que conceda contratos públicos a Iron Mountain. ¿Qué debería hacer? RESPUESTA: Existen reglas estrictas que se aplican a las interacciones con el gobierno. Decidir hacer negocios con un pariente de un funcionario público se puede interpretar como un intento de influir en el gobierno o de conseguir negocios de una forma que no es ética. Antes de tomar una decisión, debería pedir orientación a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código o al departamento jurídico. 30 ——Puede acarrear acciones legales Si tiene conocimiento de una actividad discriminatoria en Iron Mountain, debería informar al respecto al representante local de recursos humanos o a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. CONTRATOS PÚBLICOS Gobiernos de todo el mundo confían en Iron Mountain para proteger sus archivos esenciales. Aunque actuamos con la máxima honestidad e integridad con todos nuestros clientes, el servicio a los gobiernos a menudo conlleva una responsabilidad añadida, tanto si se crea por ley como por contrato. Asegúrese de que nuestra empresa cumple todas las normas, normativas y políticas empresariales aplicables relacionadas con los contratos públicos. Asimismo, asegúrese de conocer las políticas sobre contratos públicos locales o póngase en contacto con el departamento jurídico. CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN ORIENTACIÓN A LA ACCIÓN LA ACCIÓN GESTIÓN DE REGISTROS DE LA EMPRESA Los registros de la empresa se deben conservar de forma coherente y fiable para poder recuperarlos rápidamente cuando sea necesario. Esto no sólo nos permite cumplir nuestras obligaciones internas, sino que también nos ayuda a evitar acciones legales, aplicaciones forzosas de las normativas y daños en nuestra marca y reputación. Tome las siguientes medidas para asegurarse de que los registros de la empresa se gestionan correctamente: ——Conserve los archivos mientras sea necesario, de conformidad con el Programa de Retención de Archivos local ——Guarde los archivos en un entorno seguro ——Destruya los archivos de forma segura cuando el Programa de Retención indique que se debe hacer Si desea obtener más información, póngase en contacto con el coordinador de archivos local, el Grupo de Cumplimiento y Privacidad Global del Departamento Jurídico o la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. PREGUNTA: Soy director financiero y guardo archivos de todos mis clientes en un archivador. Acabo de consultarlos y me he dado cuenta de que muchos de los clientes ya no están con nosotros. ¿Puedo destruirlos? RESPUESTA: No. A pesar de que un cliente ya no esté con Iron Mountain, sigue siendo necesario conservar sus archivos durante cierto tiempo, de conformidad con el Programa de Retención de Archivos local. Si desea obtener más información sobre cómo determinar el período de retención adecuado, consulte el sitio Web sobre gestión de archivos interno o póngase en contacto con su coordinador de archivos local. También puede ponerse en contacto con el Grupo de Cumplimiento y Privacidad Global del Departamento Jurídico. www.IMComplianceHelpline.com QUÉ HACER SI... PREGUNTA: Sospecho que un compañero de Iron Mountain va a trabajar bajo la influencia de las drogas o el alcohol. ¿Qué debería hacer? RESPUESTA: Para mantener un entorno laboral saludable, seguro y productivo, Iron Mountain tiene una política estricta contra el uso de alcohol y drogas ilegales. Si sospecha que un compañero está bajo dicha influencia en el trabajo, deberá informar de la situación a su supervisor o a otro miembro de la dirección. Esta situación es peligrosa no sólo para el empleado, sino también para los compañeros e incluso para los clientes. Si no se siente cómodo informando de esto a su supervisor, puede utilizar la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código y permanecer en el anonimato (siempre que lo permita la ley). Iron Mountain se compromete a preservar la salud y el bienestar de sus empleados. Si se enfrenta a un problema de consumo de sustancias tóxicas, dispone de una serie de recursos. Para obtener más información, consulte la sección sobre el consumo de sustancias tóxicas de su manual del empleado local. 31 ¿SABÍA QUE? El sótano de Iron Mountain alberga una amplia colección de fotografías y negativos de gran importancia desde el punto de vista histórico. Los elementos más valiosos se almacenan en un entorno diseñado para mantener una temperatura de -20°C, con una humedad relativa del 35 por ciento, lo que amplía su duración más de 2.000 años. Trabajo en equipo Trabajamos en equipos para llegar más lejos juntos de lo que lo haríamos por separado. Desde el comienzo del proceso de ventas hasta el cumplimiento de nuestros compromisos de servicio, los empleados de Iron Mountain colaboran para ofrecer valor, coherencia y tranquilidad a nuestros clientes. Como empleados de Iron Mountain, demostramos el trabajo en equipo: >> Trabajando conjuntamente para lograr las metas y los objetivos de toda la empresa >> Coordinándonos en las funciones y líneas comerciales para asegurarnos de que no se duplican los esfuerzos >> Pidiendo orientación a nuestros supervisores cuando nos enfrentemos a problemas difíciles >> Ayudando a los nuevos empleados a aprender las habilidades que necesitan para lograr sus objetivos >> Ofreciendo formación interdisciplinaria a los empleados para que puedan ayudar a los compañeros en caso de necesidad >> Respaldando a los compañeros al garantizarles un lugar de trabajo sin acoso >> Generando confianza entre los empleados a través del respeto a su privacidad >> Utilizando los equipos informáticos de la empresa para lograr objetivos comerciales y no para el beneficio personal o por ocio www.IMComplianceHelpline.com 33 PRINCIPIO BÁSICO TRABAJO EN EQ ¿Qué debería hacer? ACOSO PREGUNTA: Siempre le pregunto a mi compañera si necesita ayuda para levantar cajas pesadas. Me preocupa que no sea lo suficientemente fuerte y no quiero que se haga daño. Hasta el momento, siempre ha rechazado la ayuda. ¿Estoy haciendo algo incorrecto? actividades hostiles, intimidatorias u ofensivas. Sea siempre prudente en sus RESPUESTA: Ofrecer ayuda a una compañera de equipo que la necesita es lo correcto siempre que no la esté tratando de forma diferente por ser mujer. Si la contrataron para el trabajo, debe ser capaz de cumplir los requisitos de su función, físicos o de cualquier otro tipo. Continuar ofreciéndole ayuda podría interpretarse como acoso y puede infringir la política de la empresa o la ley. maldecir; hacer comentarios lascivos y enviar mensajes de correo electrónico Todos los empleados tienen derecho a trabajar en un entorno que los respalde, profesional y sin acosos. Trabajar en equipo significa respetar la individualidad y la singularidad de nuestros compañeros y no realizar nunca acciones y recuerde que es posible que alguien se sienta acosado, incluso cuando sólo esté bromeando. Nuestra política prohíbe totalmente el acoso. Esto incluye: Verbal: Los insultos a la raza, la etnia, la nacionalidad, la religión, el sexo, la orientación o la preferencia sexual, etc., de una persona; amenazar; gritar o que contengan material inadecuado, ofensivo o sexualmente explícito FÍSICO: Aproximaciones sexuales o tocamientos no consentidos, impedir físicamente que alguien abandone una habitación, violencia o intimidación en el lugar de trabajo y conducir o utilizar maquinaria de forma temeraria Visual: Pegatinas de parachoques ofensivas en vehículos de empresa y mostrar fotografías, pósteres o cómics con contenido sexual o inadecuado Si es víctima de acoso o presencia este comportamiento, tiene la obligación de informar al respecto. Póngase en contacto con su supervisor o director, con su representante local de recursos humanos o con la línea de asistencia PREGUNTA: Un grupo de empleados intimida con frecuencia a uno de mis compañeros y hace comentarios inapropiados sobre él a sus espaldas. Quiero informar sobre el comportamiento, pero me preocupa que la emprendan conmigo. ¿Qué debería hacer? RESPUESTA: Informe sobre el acoso inmediatamente. Un equipo no puede trabajar de forma eficaz si no ofrece un entorno de trabajo profesional y que lo respalde. Debe desempeñar un papel activo para que esto suceda. Si informa al respecto, la empresa lo investigará y, si procede, sancionará a los implicados y no tolerará represalias contra usted. Si se siente más cómodo informando de forma anónima, también puede hacerlo (siempre que lo permita la ley) poniéndose en contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. 34 sobre el cumplimiento del código. PRIVACIDAD DE LOS EMPLEADOS Nuestro respeto por la privacidad de la información de nuestros clientes se extiende a los datos personales que recopilamos sobre nuestros compañeros de equipo. Como empleados de Iron Mountain, conseguimos ese respeto: ——Haciendo saber a nuestros compañeros por qué les pedimos sus datos personales y cómo los utilizaremos ——Recopilando datos personales únicamente cuando existe una necesidad empresarial ——No hablando de los datos personales de nuestros empleados ——Utilizando los datos personales sólo con el fin para el que se recopilaron ——Tomando las medidas adecuadas para proteger la información una vez que se nos ha confiado CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN TRABAJO EN EQUIPO QUIPO USO ADECUADO DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS Aunque los equipos informáticos y los sistemas de información pueden ayudar a aumentar la productividad y facilitar la comunicación entre compañeros de equipo, un uso inadecuado puede malgastar recursos, poner en peligro la seguridad y dañar nuestra marca y reputación. Cuando utilice sistemas informáticos de la empresa, no realice estas acciones: ——Acceder a sitios Web inadecuados ——Abrir archivos adjuntos de correos electrónicos sospechosos ——Compartir datos de inicio de sesión o contraseñas ——Enviar correo no deseado, correo electrónico basura, cadenas de mensajes o mensajes con contenido ofensivo o acosador ——Enviar información de Iron Mountain o de clientes a sitios Web externos, tablones de mensajes, blogs o sitios de medios sociales ——Abusar de Internet con fines no laborales ——Descargar o instalar software que infrinja las políticas de seguridad de Iron Mountain o los derechos legales de otras personas Si desea obtener más información, consulte las políticas locales de privacidad y seguridad. PREGUNTA: Mi supervisor me ha pedido que fiche a mi hora normal hoy, a pesar de que me quedaré más tiempo trabajando. Me ha dicho que añadirá las horas manualmente a mi hoja de control de tiempo de la semana que viene. ¿Es correcto? RESPUESTA: No. No es correcto mover horas de un período de pago a otro, ya que esto podría ocasionar un pago incorrecto de salario u horas extra. Las horas trabajadas deben quedar reflejadas de forma precisa en las hojas de control de tiempo y no se deben desplazar a otros días o períodos de tiempo. Póngase en contacto con el departamento de recursos humanos o con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código si se produce este tipo de situación. www.IMComplianceHelpline.com QUÉ HACER SI... PREGUNTA: Un compañero de trabajo ha estado llegando tarde y yéndose temprano y la gente ha comenzado a hacer preguntas. Vi un formulario en la mesa de mi director que decía que dicho empleado iba a estar de baja debido a una grave enfermedad. ¿Puedo contárselo a otros empleados para que entiendan lo que está pasando? RESPUESTA: No. La información privada de los empleados, incluida la información sobre su salud, se debe mantener totalmente confidencial. Su director no debería haber dejado el formulario donde pudiera verlo y usted no debería haberlo leído. No cuente lo que ha descubierto. 35 CÓMO OBTENER MÁS INFORMACIÓN Políticas y procedimientos El Código de ética y conducta empresarial ofrece pautas sobre problemas éticos a los que podría enfrentarse como empleado de Iron Mountain. Además de leer el Código, deberá consultar las políticas y los procedimientos de la empresa, que pueden contener información más detallada. Si desea obtener la versión local más reciente de una política concreta, póngase en contacto con su supervisor o director, con su representante local de recursos humanos, con el Grupo de Cumplimiento y Privacidad Global de Departamento Jurídico o con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. Las exenciones a las disposiciones del Código de ética y conducta empresarial se conceden en raras situaciones. Si desea obtener una exención, póngase en contacto con el asesor jurídico de la empresa. El Gobierno de los Estados Unidos exige que las exenciones concedidas a miembros del Consejo de administración o a ciertos miembros de la dirección de Iron Mountain se notifiquen a la Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos. 36 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN Línea de asistencia sobre el cumplimiento del código Línea de asistencia sobre el cumplimiento del código Puede informar sobre preocupaciones o infracciones éticas y realizar consultas las 24 horas del día, todos los días del año, poniéndose en contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código. Esta línea de asistencia es gestionada por una empresa independiente y, en el caso de que lo permita la ley, puede optar por permanecer completamente en el anonimato. Argentina 0.800.555.0906 Argentina 0.800.444.8084 Australia 1.800.339276 Austria 0800.291870 Bélgica 0800.77004 Brasil 0800.8911667 Canadá 866.668.3837 Chile 1230.020.5771 China 10.800.712.1239 China 10.800.120.1239 República Checa 800.142.550 Dinamarca 80.882809 Francia 0800.902500 Alemania 0800.1016582 Grecia 00800.12.6576 Hong Kong 800.964214 Hungría 06.800.17199 India 000.800.100.1071 Irlanda 1.800615403 Italia 800.786907 México 001.8008407907 México 001.866.737.6850 Llame gratis a cualquier parte del mundo. Países Bajos 0800.0226174 Noruega 800.15654 Perú 0800.52116 Consulte la lista de números de teléfono que encontrará a la derecha de esta página. También puede realizar una llamada a cobro revertido al +1.503.726.2429. Polonia 0.0.800.1211571 Rumanía* +1.503.726.2429 Rusia 8.10.8002.6053011 Serbia* +1.503.726.2429 Singapur 800.1204201 Eslovaquia 0800.001.544 España 900.991498 Suiza 0800.562907 Turquía* +1.503.726.2429 Ucrania* +1.503.726.2429 Reino Unido 0800.032.8483 Estados Unidos 866.668.3837 Estados Unidos +1.503.726.2429 O envíe un informe por Internet a través de: www.IMComplianceHelpline.com *llamada a cobro revertido 745 Atlantic Avenue Boston, Massachusetts 02111, USA (800) 899-IRON ironmountain.com ES-ENT-BR-121109-003 © 2013 Iron Mountain Incorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el logotipo de la montaña son marcas registradas de Iron Mountain Incorporated. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos propietarios. CÓDIGO DE ÉTICA Certificado de cumplimiento de la normativa Certifico que he leído y entendido el Código de ética y conducta empresarial de Iron Mountain. FECHA NOMBRE (CON LETRA DE IMPRENTA) FIRMA DIVISIÓN/SERVICIO EN A CUMPLIMENTAR POR RECURSOS HUMANOS REPRESENTANTE DE RECURSOS HUMANOS NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADO ES-ENT-BR-121109-001 © 2010 Iron Mountain Incorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el logotipo de la montaña son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Iron Mountain Incorporated en EE. UU. y otros países.
