código de ética

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PRINCIPIOS BÁSICOS
TODOS LOS DÍAS.
EN TODAS PARTES.
CÓDIGO DE ÉTICA
y conducta empresarial
Mensaje de William Meaney,
director general
En Iron Mountain, valoramos el reconocimiento a nuestra honestidad
e integridad tanto como a la calidad de nuestro servicio. Creemos que
actuar conforme a los más altos valores éticos es lo correcto, ya que nos
ayuda a ganar la confianza de nuestros clientes y contribuye a nuestro
éxito a largo plazo.
Aunque cumplir las leyes, las normas y las regulaciones que se aplican a
nuestro negocio es un imperativo, nuestras obligaciones no terminan ahí.
Nos comprometemos a vivir conforme a nuestros principios básicos y a
ponerlos en práctica todos los días y en todas partes donde realizamos
operaciones. Al final, es nuestro compromiso de hacer lo correcto lo que nos permite vivir de
acuerdo con nuestras promesas.
El Código de ética y conducta empresarial le ayudará a entender lo que consideramos correcto
e incorrecto al realizar operaciones en Iron Mountain. Le ofrecerá las herramientas que necesita
para ayudarle a tomar decisiones legales y éticas, y le indicará la dirección correcta si necesita
más orientación.
En nombre del Consejo de administración y de nuestro equipo de dirección ejecutiva, quisiera
agradecerle su continua dedicación a nuestros principios básicos y su compromiso con el cumplimiento
del Código de ética y conducta empresarial.
Contenido
Mensaje de William Meaney, 1
director general
Contenido 2
Información general
4
>> Cómo obtener más asesoramiento
>> Notificación de infracciones
>> Sin represalias
>> ¿Quién debe seguir el Código?
>> Línea de asistencia sobre el
cumplimiento del código
Nuestros principios básicos 7
1 SEGURIDAD 9
>> Salud y seguridad
>> Privacidad y seguridad de los datos
>> Violencia en el lugar de trabajo
>> Información confidencial y exclusiva
2SATISFACCIÓN TOTAL DEL CLIENTE 13
>> Servicio de atención al cliente excepcional
>> Prácticas de ventas justas y éticas
>> Protección de nuestra marca y reputación
>> Medio ambiente y sostenibilidad
>> Ciudadanía corporativa
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
Contenido
3HONESTIDAD 17
7TRABAJO EN EQUIPO >> Uso de información privilegiada
>> Acoso
>> Supervisión de familia y amigos
>> Privacidad de los empleados
>> Ideas políticas y otras creencias personales
>> Uso adecuado de los equipos informáticos
4INTEGRIDAD 21
36
>> Políticas y procedimientos
>> Competencia leal y leyes antimonopolio
>> Corrupción y fraude
Certificado de cumplimiento de
la normativa
>> Obsequios y atenciones sociales
>> Conflictos de intereses
5RESPONSABILIDAD Cómo obtener más información 33
25
>> Protección de los activos de la empresa
>> Pluriempleo
>> Controles de importación y exportación
>> Información pública y registros financieros
precisos
>> Derechos humanos
6ORIENTACIÓN A LA ACCIÓN 29
>> Contra la discriminación, respeto por la
diversidad, e igualdad de oportunidades
en el empleo
>> Contratos públicos
>> Gestión de registros de la empresa
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3
Información
El Código de ética y conducta
empresarial, junto con nuestros
principios básicos, ofrece orientación
con respecto al comportamiento
aceptable en Iron Mountain. Aunque
ningún documento puede tratar todas
las situaciones que puedan producirse,
el Código proporciona herramientas y
recursos para ayudarle a tomar
decisiones correctas en aquellos casos
en los que la respuesta correcta no
esté clara.
CÓMO OBTENER MÁS ASESORAMIENTO
Si, después de leer el Código, sigue sin estar seguro de
cómo tratar una situación determinada, hable con su
supervisor o representante local de recursos humanos.
También puede hacer consultas o buscar orientación a
través de la política de puertas abiertas o poniéndose en
contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento
del código.
Organizaciones de todo el
mundo confían en nosotros
para ayudarles a gestionar
información de vital
importancia.
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
INFORMACIÓN
GENERAL
n general
NOTIFICACIÓN DE INFRACCIONES
Los empleados de Iron Mountain deben informar sobre todas las infracciones
conocidas o posibles del Código de ética y conducta empresarial. Puede
informar sobre una infracción poniéndose en contacto con:
>> Su director o supervisor
>> Dirección de nivel superior (a través de la Política de puertas abiertas)
>> Su representante local de recursos humanos
>> El asesor jurídico de la empresa
>> El Grupo de Cumplimiento y Privacidad Global del Departamento Jurídico
Cuando informe sobre una preocupación a través de la línea de asistencia
LÍNEA DE ASISTENCIA
SOBRE EL CUMPLIMIENTO
DEL CÓDIGO
sobre el cumplimiento del código, puede (si la legislación lo permite) optar por
Puede informar sobre preocupacio-
permanecer completamente en el anonimato.
nes o infracciones éticas y realizar
>> Servicios de seguridad global
>> La línea de asistencia sobre el cumplimiento del código
consultas las 24 horas del día, todos
SIN REPRESALIAS
los días del año, poniéndose en
Iron Mountain no tolera las represalias a los empleados que informen sobre
contacto con la línea de asistencia
infracciones éticas de buena fe.
sobre el cumplimiento del código.
Cualquier empleado o director que intente tomar represalias (o que anime a
Esta línea de asistencia es gestionada
otros a hacerlo) contra alguien que haya informado sobre una infracción se
por una empresa independiente y,
enfrentará a una medida disciplinaria grave, que puede incluir el despido.
si lo permite la ley, puede optar por
permanecer completamente en el
¿QUIÉN DEBE SEGUIR EL CÓDIGO?
anonimato.
El Código de ética y conducta empresarial se aplica a todas las unidades
empresariales, entidades legales, empresas conjuntas controladas, filiales y
asociaciones de Iron Mountain. Todos los empleados, agentes, directivos y
miembros del Consejo de administración de Iron Mountain deben seguir el
Llame gratis a cualquier parte del
mundo. Mire la cubierta
posterior interior para ver una
lista de números de teléfono.
Código. A través de nuestro estricto proceso de cualificación de proveedores
asesores que mantengan valores éticos conforme a los que contiene el
O envíe un informe por
Internet a través de:
Código de ética y conducta empresarial.
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de servicios externos, buscamos proveedores, vendedores, contratistas y
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PRINCIPIOS BÁSICOS
En Iron Mountain, nos unen nuestros
principios básicos. Cuando se trata
del compromiso de lograr la satisfacción total de los clientes o de la
vigilancia constante necesaria para
mantener la seguridad, nuestros
empleados especializados ponen en
práctica nuestros principios básicos
todos los días y en todas partes.
Nuestros principios
básicos
Pautas de Iron Mountain
Seguridad
Protegemos la información de nuestros clientes
como si fuera nuestra.
Satisfacción total
del cliente
Ofrecemos lo que nuestros clientes esperan, en el
momento que lo esperan.
Honestidad
Nos comunicamos de un modo abierto y veraz, de
forma constructiva y respetuosa.
Integridad
Responsabilidad
Orientación
a la acción
Trabajo en equipo
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Siempre somos honestos y nunca comprometemos
nuestros principios básicos.
Cada uno de nosotros nos responsabilizamos
personalmente de nuestras acciones, compromisos y
resultados.
Estamos alerta respecto a las oportunidades y los
problemas, y actuamos con urgencia.
Trabajamos en equipos para llegar más lejos juntos
de lo que lo haríamos por separado.
7
¿SABÍA QUE?
Iron Mountain fue fundada en 1951,
cuando Herman Knaust transformó
su cultivo subterráneo de setas en
el primer centro de almacenamiento
de archivos bajo tierra de Estados
Unidos. Denominado originariamente
“Iron Mountain Atomic Storage”, fue
un refugio seguro para proteger
información de vital importancia en
caso de un holocausto nuclear.
Seguridad
Protegemos la información de
nuestros clientes como si fuera
nuestra.
La seguridad, la protección de los datos y la privacidad de la información
son las claves de nuestra cultura y nuestras operaciones. Nuestra
reputación depende de este principio básico. Bloquear nuestros vehículos,
poner una alarma en nuestras instalaciones y cifrar la información
confidencial son sólo algunos de los métodos que utilizamos para
mantener la seguridad.
La seguridad va más allá de la protección física de la información:
incluye la protección de nuestra salud personal, así como nuestra
seguridad en el trabajo.
Como empleados de Iron Mountain, demostramos seguridad:
>> Ofreciendo un entorno de trabajo seguro y saludable para nosotros mismos y
nuestros compañeros
>> Protegiendo la seguridad física de nuestras instalaciones y su contenido
>> Manteniendo la seguridad de los activos de información que gestionamos en nombre
de nuestros clientes
>> Evitando que la información confidencial y exclusiva de la empresa termine en las
manos equivocadas
>> Siguiendo todas las leyes y políticas pertinentes relativas a la protección de
información personal
>> Informando inmediatamente sobre cualquier situación que podría afectar a la
seguridad de Iron Mountain o a nuestra propia salud o seguridad
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PRINCIPIO BÁSICO
SEGURIDAD
¿Qué debería
hacer?
SALUD Y SEGURIDAD
SITUACIÓN: Una caja se ha dañado
y se han caído algunos archivos de
clientes. ¿Qué debería hacer?
la salud y la seguridad. Tanto si se encuentra en una oficina, en la calle,
A. Examinar los documentos que
se han caído para determinar si
ha habido una infracción de la
seguridad de los datos.
B. Colocar el material en una caja
nueva, volver a ponerla en el
estante y reanudar la actividad
laboral habitual.
C. Contar lo sucedido a su supervisor,
ya que puede que sea necesario
presentar un informe sobre la
emergencia.
D. Destruir los documentos para
evitar infracciones de la seguridad
de los datos.
La opción C es la respuesta correcta.
Aunque es importante recoger los archivos
que se han caído, también debe informar
a su supervisor. En algunos casos, hemos
acordado en nuestros contratos informar a
los clientes si se ha producido una posible
infracción de la seguridad, lo que significa
que es necesario presentar un informe sobre
la emergencia.
La seguridad en el lugar de trabajo empieza por proporcionar un entorno de
trabajo seguro y respetuoso. Seguimos y mejoramos continuamente nuestros
procesos operativos para minimizar y evitar emergencias relacionadas con
conduciendo o en las instalaciones de un cliente, debe cumplir siempre la
política y las normas de la empresa, así como seguir todas las leyes sobre
salud, seguridad y medio ambiente correspondientes.
Si se produce una emergencia, su deber es informar al respecto de forma
inmediata. Después de realizar un informe, puede estar seguro de que su
superior tomará una medida rápida y efectiva para solucionar la situación. No
obstante, si cree que no se ha tomado la medida adecuada, remita el asunto
a la dirección de nivel superior e informe a la línea de asistencia sobre el
cumplimiento del código.
PRIVACIDAD DE DATOS Y SEGURIDAD
Nuestro objetivo es proporcionar el más alto nivel de servicios de gestión
de la información a nivel mundial. Esto requiere una atención constante a la
privacidad y la seguridad de los datos de los clientes y de los empleados.
Éstas son algunas de las cosas que puede hacer para preservar la privacidad y
la seguridad de la información de Iron Mountain:
——No acceder a la información de los clientes a menos que su trabajo lo
requiera
——Minimizar la recopilación, conservación y divulgación de información
personal
——No guardar datos confidenciales en soportes extraíbles, como CD o
memorias USB
——No enviar datos confidenciales por Internet, a menos que estén cifrados
——Si trabaja desde casa, asegúrese de que el software de seguridad del
equipo está actualizado
Si desea obtener más información, consulte las políticas locales de privacidad
y seguridad.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
SEGURIDAD
VIOLENCIA EN EL LUGAR DE TRABAJO
Mantenemos un entorno de trabajo seguro, respetuoso y educado, puesto
que no toleramos amenazas, comportamientos hostiles, abusos ni el uso de
la violencia.
Informe a su supervisor de forma inmediata si observa alguna conducta
similar. Si cree que usted o alguno de sus compañeros está en peligro
inminente, llame a las autoridades de orden público locales y, a continuación,
informe a su supervisor.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y EXCLUSIVA
Cualquier información sobre nuestra empresa puede ser valiosa para la
competencia. Por lo tanto, es importante proteger nuestra información
empresarial confidencial y exclusiva. Esto incluye contratos, listas de precios y
de clientes, documentos sobre estrategias, secretos comerciales, propiedad
intelectual y cualquier otra información que podría ayudar a un competidor a
comprender cómo Iron Mountain logra el éxito en el mercado.
Sea siempre prudente cuando trate de temas empresariales fuera de la
oficina. Esto es especialmente importante en lugares públicos, como
aeropuertos, trenes, bares, restaurantes y hoteles. Dentro de nuestras
instalaciones, asegúrese de que los visitantes están debidamente
acompañados y no se les permita el acceso a zonas restringidas. Si utiliza
proveedores, asegúrese siempre de que se les puede confiar el acceso a
nuestras instalaciones y datos confidenciales.
PREGUNTA: He encontrado algunos documentos
en la fotocopiadora que no me pertenecen. ¿Qué
debería hacer?
RESPUESTA: En la medida de lo posible, evite
leerlos. Si conoce o imagina quién es el propietario,
entréguele los documentos o hágale saber dónde
están. Si no tiene claro a quién pertenecen o no
puede localizar a la persona, informe a su supervisor.
Como último recurso, para proteger la privacidad y la
seguridad de la información, puede depositarlos en
una destructora de papel.
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QUÉ HACER SI...
PREGUNTA: A veces, cuando conducimos carretillas elevadoras a
propano por interiores, se notan los
gases del tubo de escape. Creo que
puede deberse a que las puertas y
ventanas están cerradas, y no estoy
seguro de esto sea seguro. ¿Debería
decir algo?
RESPUESTA: Sí. Aunque es posible
que todo vaya bien, puede ocurrir
que conducir carretillas elevadoras
en un espacio cerrado suponga un
problema de calidad del aire.
Debería informar de la situación
para que la empresa pueda investigar
y determinar la medida necesaria.
PREGUNTA: Alguien que no conozco
me ha pedido que sujete la puerta.
No llevaba ningún distintivo de Iron
Mountain. ¿Supone algún problema?
RESPUESTA: Sí. Se debe dar el
alto a las personas que no disponen
de autorización (o que intentan
entrar) en las instalaciones de Iron
Mountain, ya que pueden suponer
un riesgo para la seguridad. Pídales
educadamente que muestren su
identificación de empleado de Iron
Mountain o su pase de visitante. Si
no los tuviera, acompáñele hasta
la recepción, donde puede obtener
un pase.
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¿SABÍA QUE?
El servicio de almacenamiento de soportes de película y
sonido de Iron Mountain ayuda a la industria del
espectáculo a conservar y proteger sus irremplazables
obras maestras. Almacenamos miles de inestimables
tesoros culturales, incluidos negativos de películas
originales de los principales estudios cinematográficos,
y grabaciones maestras de algunos de los artistas más
famosos de la historia de la música.
Satisfacción total
del cliente
Ofrecemos lo que nuestros clientes
esperan, en el momento que lo esperan.
En Iron Mountain, nos esforzamos por cumplir o superar las expectativas
de nuestros clientes ofreciendo el mejor servicio, que sea respetuoso,
eficaz y fiable. Este compromiso va más allá de nuestros centros de
archivos, centros de datos e instalaciones de oficinas: incluye el medio
ambiente y las comunidades locales en las que vivimos y trabajamos.
Como empleados de Iron Mountain, demostramos la
satisfacción total del cliente:
>> Manteniendo una comunicación abierta y honesta con nuestros clientes
>> Cumpliendo las expectativas de los clientes al ofrecerles lo que prometemos
>> Proporcionando a nuestros clientes información precisa y oportuna
>> Respetando a nuestros clientes, clientes potenciales y proveedores al llevar a cabo las
ventas de una forma justa y ética
>> Concienciando a nuestros clientes del valor de nuestros servicios (no sólo el precio)
>> Promoviendo la marca y la reputación de Iron Mountain describiendo de forma
positiva a nuestra empresa en público
>> Ejerciendo una buena ciudadanía corporativa participando en prácticas empresariales
éticas y ayudando a nuestras comunidades locales
>> Respetando el medio ambiente y buscando formas de mejorar la sostenibilidad de
nuestras operaciones comerciales
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13
PRINCIPIO BÁSICO
SATISFACCIÓN TO
¿Qué debería
hacer?
SITUACIÓN: En el transcurso de su
rutina de entrega habitual, se da
cuenta de que ha tenido una confusión. Ha entregado las cajas del Dr.
Miller al Dr. Katz y viceversa. Volver
para enmendar el error significaría
salirse de la planificación. ¿Qué
debería hacer?
A. No preocuparse. El Dr. Miller y el
Dr. Katz se darán cuenta del error
y arreglarán las cosas.
B. Volver a ambas oficinas y hacer
todo lo posible por corregir el
error usted mismo. Con suerte,
podrá solucionarlo sin tener que
informar a su supervisor.
C. Ponerse en contacto con su supervisor inmediatamente. Explicarle lo
que ha sucedido y preguntarle lo
que debe hacer.
D. No hacer nada en ese momento.
Continuar la ruta e informar a
su supervisor cuando termine el
turno.
La opción C es la respuesta correcta.
Cuando los documentos no se entregan
correctamente, surgen problemas que van
más allá de las simples molestias para los
clientes o de salirse de la planificación. Por
ejemplo, los documentos pueden contener
información personal confidencial que sólo
debe ver el destinatario al que van dirigidos.
La dirección ha recibido formación para
ayudarle a tratar este tipo de situaciones y
minimizar el impacto. Póngase en contacto
con su supervisor inmediatamente.
SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE EXCEPCIONAL
Cumplir nuestros compromisos de servicio y satisfacer a nuestros clientes y
compañeros de trabajo es un motivo de orgullo para los empleados de Iron
Mountain. Lo logramos:
——Trabajando en los problemas hasta que los solucionamos
——Cumpliendo las expectativas ofreciendo actualizaciones frecuentes y precisas
——Contestando rápidamente a las llamadas telefónicas y los correos electrónicos
——Llegando a las citas y reuniones a tiempo y debidamente preparados
PRÁCTICAS DE VENTAS JUSTAS Y ÉTICAS
Ofrecer la satisfacción total de los clientes a los clientes potenciales
durante el proceso de ventas es la mejor forma de conseguir negocios.
Siempre actuamos de manera justa y honesta en todas nuestras actividades
relacionadas con las ventas.
Evitamos de forma activa:
——Falsear o vender productos y servicios por encima de su valor
——Menospreciar a los competidores
——Realizar reclamaciones legales o técnicas imprecisas
——Ofrecer asesoramiento legal
——Infringir derechos de autor, logotipos u otra propiedad intelectual
——Intentar obtener información confidencial sobre clientes potenciales o
competidores
——Forzar a los clientes a comprar más de lo que necesitan
——Pedir a los clientes que no realicen operaciones con competidores a
cambio de descuentos en los precios u otros acuerdos
——No prometer plazos de implementación imposibles de cumplir
——Firmar un acuerdo cuando no se tiene la autoridad adecuada para hacerlo
PROTECCIÓN DE NUESTRA MARCA Y REPUTACIÓN
La marca Iron Mountain es más que el logotipo en nuestros camiones y cajas:
es la impresión que causamos a los demás cuando escuchan nuestro nombre,
ven nuestras furgonetas y hablan con nuestros clientes. Proteger nuestra
marca y reputación es fundamental para ofrecer un servicio de alta calidad
y, como empleados de Iron Mountain, debemos considerarnos embajadores y
defensores del nombre Iron Mountain.
Siempre debemos describir la empresa de forma positiva cuando estemos en
público. Sin embargo, es importante recordar que sólo algunos empleados
específicos están autorizados oficialmente para hablar en nombre de Iron
Mountain. Todos los demás deben evitar situaciones en las que sus opiniones
y creencias puedan considerarse como representativas de la empresa. Esto se
aplica a las opiniones ofrecidas en persona, por teléfono, por escrito o en Internet
14
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
TCS
TOTAL DEL CLIENTE
(incluidos sitios de medios sociales, blogs, foros y tablones de mensajes). Si algún
medio de prensa se pone en contacto con usted, no haga comentarios y remítales
a nuestro departamento de comunicaciones de la empresa.
Cuando cree documentos que se presentarán en público, asegúrese de que
todos los logotipos, colores y fuentes siguen las directrices de estilo de la
marca y marketing.
Para obtener más información, póngase en contacto con los departamentos de
comunicaciones de la empresa, de marketing o de propiedad intelectual legal,
o bien con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código.
MEDIO AMBIENTE Y SOSTENIBILIDAD
Nos comprometemos a realizar operaciones de forma respetuosa con el medio
ambiente. A continuación, se muestran algunas medidas que pueden tomar en
el trabajo para ayudar a Iron Mountain a lograr sus objetivos relacionados con
el medio ambiente:
EN EL CAMPO: Deseche los residuos y materiales peligrosos de forma
segura, siguiendo las leyes, normativas y políticas de empresa aplicables.
Recicle siempre que sea posible y recuerde apagar las luces y los equipos
cuando no los esté utilizando.
EN LA OFICINA: Imprima sólo cuando sea necesario y destruya el papel que
no sirva. Iron Mountain Secure Shredding recicla la gran mayoría del papel que
procesa, por lo que cuando deposita el papel que no le sirve en un contenedor
de reciclaje seguro, no sólo ayuda a garantizar la privacidad y seguridad
de los datos, sino que también ayuda al medio ambiente. Deseche cosas
como cartuchos de impresora, tóner y otro material informático de forma
respetuosa con el medio ambiente, siguiendo todas las leyes, normativas y
políticas de empresa aplicables.
QUÉ HACER SI...
PREGUNTA: He leído un artículo en
Internet que incluye una entrevista
al director general de un competidor,
en el que afirma que su servicio es
mejor que el de Iron Mountain. El
sitio Web permite a los lectores
hacer comentarios. Sé que nuestro
servicio es mejor. ¿Puedo enviar
una respuesta?
RESPUESTA: Sí. Sin embargo, si desea expresar una opinión sobre Iron
Mountain en un foro en línea, sitio de
medio social, blog, etc., debe dejar
claro que su opinión no representa
la opinión de la empresa. Si desea
obtener más orientación, póngase
en contacto con el departamento
de comunicaciones de empresa o
con la línea de asistencia sobre el
cumplimiento del código.
CIUDADANÍA CORPORATIVA
Apoyamos y fomentamos una buena ciudadanía corporativa. Esto implica
prestar atención a la forma en que nuestras acciones y decisiones afectan
a nuestros empleados, sus familias, nuestra comunidad, la sociedad y el
medio ambiente.
Nos comprometemos a mantener unos niveles de actuación que van más
allá de lo que exige la ley. Esto queda demostrado mediante la dedicación
a nuestros principios básicos, la importancia que damos a las prácticas
empresariales éticas y los altos valores que definimos para las operaciones
comerciales globales. Fuera del lugar de trabajo, nos comprometemos a
participar de forma positiva en las comunidades donde vivimos y trabajamos a
través del voluntariado, el patrocinio y otras iniciativas benéficas, como la de
Iron Mountain Foundation.
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PREGUNTA: Un amigo mío tiene
relación con un competidor y se
ha ofrecido a compartir su lista de
precios conmigo. Sé que esto podría
ayudarnos a conseguir negocios.
¿Debería aceptarla?
RESPUESTA: No. No sería ético
e iría en contra de los valores que
representan nuestros principios
básicos que aceptara la lista de
precios de un competidor. También
podría ser ilegal. Debería rechazar
la oferta de su amigo y remitir el
asunto a su supervisor.
15
¿SABÍA QUE?
Iron Mountain se convirtió en una empresa pública en 1996 cuando comenzó
a cotizar en NASDAQ. En 1999, la empresa pasó a la Bolsa de Nueva York, con
el símbolo “IRM”. Desde que se convirtió
en empresa pública, los ingresos de Iron
Mountain han aumentado de 139 millones
de dólares a 3 mil millones de dólares y
entró en el prestigioso índice S&P 500
en 2009.
Honestidad
Nos comunicamos de un modo
abierto y veraz, de forma
constructiva y respetuosa.
La comunicación honesta nos permite tratar los problemas de forma
productiva y oportuna. También nos permite tomar decisiones
empresariales basándonos en un completo entendimiento de las
circunstancias. Valoramos la comunicación honesta no sólo con los
compañeros de trabajo, sino también con nuestros demás socios
comerciales, incluidos clientes, proveedores e inversores.
Como empleados de Iron Mountain, demostramos honestidad:
>> Revelando o informando de los problemas rápidamente y sin demora
>> Ofreciendo una información honesta y constructiva a nuestros compañeros
>> No sacando conclusiones sobre las discusiones en el lugar de trabajo antes de
conocer los hechos
>> Ofreciendo orientación empresarial que refleje nuestro total conocimiento de
los problemas
>> Revelando relaciones personales cuando podrían interpretarse como parcialidad
o favoritismo
>> Manteniendo la información financiera interna en privado y no utilizándola para
realizar inversiones
>> Respetando a los compañeros, sin promover causas personales en el lugar de trabajo
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17
PRINCIPIO BÁSICO
HONESTIDAD
¿Qué debería
hacer?
USO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
SITUACIÓN: Por casualidad, ha oído
una conversación en el vestíbulo y
se ha enterado de que la previsión
de ganancias de la empresa
cambiará considerablemente cuando
se publiquen los últimos informes
financieros. ¿Qué debería hacer?
debe publicar conforme a normativas gubernamentales, pero alguna no se
A. Comprar acciones basándose en la
información. Puesto que ha oído
la información por casualidad y no
la ha obtenido en el transcurso de
sus obligaciones laborales, no se
aplican las normas sobre el uso de
información privilegiada.
acceso a esa información mantengan su confidencialidad y la protejan.
B. No hacer nada usted mismo,
pero contárselo a su hermano.
A él le gusta comprar acciones y
encontrará útil la información.
la que alguien se ha beneficiado de poseer información interna, informe al
C. Contárselo a sus compañeros.
Aunque usted no puede comprarlas
porque ha obtenido la información
directamente, ellos sí pueden.
D. No hacer nada. Evite realizar
inversiones hasta que la
información sea pública y la
política de la empresa le permita
hacerlo. No cuente lo que ha oído.
La opción D es la respuesta correcta.
Dispone de información privilegiada sobre
la empresa y no debe realizar transacciones
basándose en ella ni aconsejar a nadie que
lo haga. Si lo hiciera, estaría incumpliendo
la ley y la política de la empresa. No importa
que haya obtenido la información en el
transcurso de su trabajo. Lo que importa es
que dispone de información que el público
no tiene.
18
Algunos empleados de Iron Mountain, como parte de sus trabajos, tienen
acceso a información financiera interna acerca de Iron Mountain o de las
empresas con las que hacemos negocios. Gran parte de esta información se
debe revelar nunca.
Es ilegal y va en contra de la política de la empresa realizar inversiones
basándose en información interna obtenida en Iron Mountain. Esto incluye
aconsejar o recomendar a familiares o amigos, ya que podrían realizar
inversiones basadas en dicho conocimiento. Se espera que los empleados con
La Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos controla, de forma
activa, todas las transacciones bursátiles y procesará a quienes comercien con
información interna. Si no está seguro de si es correcto realizar una inversión,
póngase en contacto con el departamento jurídico o con la línea de asistencia
sobre el cumplimiento del código. Si tiene conocimiento de una situación en
respecto a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código.
SUPERVISIÓN DE FAMILIA Y AMIGOS
Aunque fomentamos relaciones amistosas entre compañeros, siempre
debemos ser leales a la empresa en primer lugar. Evite ponerse en situaciones
en las que una relación personal o un parentesco pudiera afectar a su criterio
empresarial o a su productividad.
Nadie debería tener autoridad en cuanto a la toma de decisiones, el desarrollo
profesional o la notificación directa sobre un familiar, un amigo íntimo o un
compañero sentimental. Incluso si cree que una determinada relación es
totalmente apropiada, recuerde que la impresión de favoritismo o parcialidad
puede afectar a la moral de los compañeros y afectar negativamente a la
empresa de forma global.
Si cree que existe una relación inapropiada entre empleados, notifíquelo a la
dirección o al departamento de recursos humanos, o bien informe a la línea de
asistencia sobre el cumplimiento del código.
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
HONESTIDAD
IDEAS POLÍTICAS Y OTRAS CREENCIAS PERSONALES
Se fomenta la comunicación abierta y sincera. No obstante, los activos y los
recursos de la empresa (incluido nuestro tiempo) no se deben utilizar para
otras creencias personales, ya sean de índole política, religiosa o social.
Debemos participar de forma activa en nuestras comunidades y en el proceso
político. Sin embargo, en el lugar de trabajo, no es correcto hacer campaña,
recaudar fondos, pedir dinero para obras de caridad, distribuir folletos o
realizar recomendaciones acerca de cuestiones políticas, religiosas o sociales.
Fuera del trabajo, tome las medidas oportunas para asegurarse de que las
creencias personales no se interpretan como si fueran las de la empresa. Por
ejemplo, cuando dé dinero a causas religiosas, sociales o políticas, participe
a título personal y no como empleado de Iron Mountain. De lo contrario,
podría dar la impresión errónea de que Iron Mountain apoya estas causas o
intenta “comprar influencias”. Esto podría dañar seriamente nuestra marca y
nuestra reputación.
Si cree que alguien de Iron Mountain utiliza recursos de la empresa para
promover una creencia personal, o que da la impresión fuera del trabajo
de que Iron Mountain apoya una causa personal, informe de la situación
al departamento de recursos humanos o a la línea de asistencia sobre el
cumplimiento del código.
PREGUNTA: Se acaba de crear una vacante
en su departamento y le gustaría que una
amiga íntima consiguiera el trabajo. En
realidad, no tiene la experiencia que indica
la descripción del trabajo, pero con sus
influencias dentro de la empresa, cree que
puede ayudarla. ¿Hay algo de malo en eso?
RESPUESTA: Posiblemente. Iron Mountain
toma las decisiones sobre contratación
basándose en los méritos y la cualificación
de las personas. Aunque es correcto (y
fomentamos) recomendar candidatos aptos a
la organización, intentar influir en la decisión
de contratación puede crear un conflicto de
intereses debido a su relación personal.
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QUÉ HACER SI...
PREGUNTA: Mi hermana se presenta
al consejo escolar local y la estoy
ayudando con la campaña. ¿Puedo
utilizar fotocopiadoras e impresoras
de Iron Mountain para crear folletos
para un evento próximo?
RESPUESTA: No. Éste sería un uso
incorrecto de los recursos de la
empresa. No se pueden utilizar las
impresoras, las fotocopiadoras, los
teléfonos y el correo electrónico de
la empresa para apoyar una causa
política personal. Podría dar la
impresión errónea de que Iron
Mountain apoya a la candidata u
opina en la campaña.
PREGUNTA: Iron Mountain ha
comprado mi empresa. Antes de la
compra, utilizábamos la empresa
de transporte de mi cuñado para
algunos servicios. Realiza un
servicio excelente a un buen precio.
¿Podemos continuar utilizándola?
RESPUESTA: Debe hablarlo
con su director. Éste es el tipo
de situaciones en las que una
relación personal podría afectar a
su capacidad de tomar decisiones
empresariales objetivas. En este
caso, podría favorecer a su cuñado,
incluso si otra empresa ofrece el
mismo servicio por menos dinero.
Para garantizar la imparcialidad,
puede quedar excluido del proceso
de toma de la decisión.
19
Las mayores instalaciones subterráneas de Iron Mountain se
¿SABÍA QUE?
encuentran a 67 metros bajo las colinas del área rural de
Pensilvania. Con una extensión de 4,8 kilómetros de longitud
por 3,2 kilómetros de anchura, tiene 32,2 kilómetros de
carretera y más de 158.000 metros cuadrados de espacio
desarrollado. Aproximadamente, trabajan en ellas 2.700
personas, protegidas por varios niveles de seguridad y un
cuerpo de bomberos propio con dos vehículos de Iron
Mountain, que cuenta con la certificación OSHA (Administración de Seguridad y Salud Ocupacional).
Integridad
Siempre somos honestos y
nunca comprometemos nuestros
principios básicos.
Aplicamos de forma activa los valores incluidos en nuestros principios
básicos a cada decisión empresarial que tomamos. Nuestros compañeros
de trabajo, clientes y demás socios comerciales pueden confiar en que
hacemos lo que decimos y cumplimos nuestras promesas. A través de la
confianza, el respeto y la honestidad, no sólo reforzamos nuestra propia
reputación, sino también la reputación de Iron Mountain.
Como empleados de Iron Mountain, demostramos integridad:
>> Comprometiéndonos a hacer lo correcto, incluso cuando las decisiones no están claras
>> Siendo honestos con nuestros clientes y compañeros
>> Compitiendo siempre con honradez en el mercado
>> No ofreciendo ni aceptando nunca el cohecho o el soborno
>> Evitando conflictos de intereses entre Iron Mountain y relaciones personales o
actividades externas
>> Ofreciendo o aceptando obsequios y atenciones sociales únicamente conforme a la
política de la empresa
>> Conservando información y archivos financieros precisos
>> Informando de cualquier situación que consideremos que infringe nuestro Código de
ética y conducta empresarial
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21
PRINCIPIO BÁSICO
INTEGRIDAD
QUÉ HACER SI...
COMPETENCIA LEAL Y LEYES ANTIMONOPOLIO
PREGUNTA: La semana pasada,
en una feria comercial, hablé con
algunos representantes de ventas
de empresas rivales sobre cómo han
caído los márgenes de beneficios.
Esta mañana, he leído en el periódico
que estas mismas empresas están
subiendo los precios. ¿Hice algo mal?
con todos nuestros socios comerciales, incluidos los competidores. De forma
RESPUESTA: Tal vez. Sea muy
prudente cuando trate de temas
empresariales con los competidores.
Este tipo de actividad se podría
ver como un intento de pactar
los precios, incluso si no se han
llevado a cabo acuerdos formales.
Si se encuentra hablando de
precios o de algún otro tema
empresarial confidencial con un
competidor, finalice la conversación
inmediatamente o márchese,
aunque pueda parecer descortés. A
continuación, póngase en contacto
con su supervisor o con la línea de
asistencia sobre el cumplimiento del
código para obtener orientación.
Nos comprometemos a demostrar nuestros principios básicos durante el trato
activa, evitamos situaciones que podrían sugerir o incluso dar la impresión de
injusticia o engaño.
Compartir la siguiente información con los competidores podría dar la
impresión de que Iron Mountain intenta manipular la competencia o la base de
clientes:
——Listas de precios y descuentos
——Listas de clientes
——Estrategias comerciales
——Planes de marketing
Es ilegal realizar acuerdos con competidores en aspectos como los precios que
se van a cobrar o los negocios que hay que intentar o no conseguir.
CORRUPCIÓN Y FRAUDE
Iron Mountain prohíbe estrictamente el cohecho, el soborno y las
compensaciones de cualquier tipo. Incluso si ofrecer dinero u objetos de
valor es algo aceptado y habitual al hacer negocios en una cultura local, lo
consideramos una práctica corrupta, que no se debe permitir en ningún caso.
Preferimos perder un negocio a pagar un soborno para conseguirlo.
Esta prohibición no sólo se aplica a Iron Mountain y sus empleados. Esperamos
PREGUNTA: Una funcionaria pública
local le ha contado que su organismo
desearía hacer negocios con Iron
Mountain. Sin embargo, dice que hay
ciertos “impedimentos” que podrían
desaparecer si la empresa accede a
construir un parque y realizar otras
inversiones en la comunidad. Lo que
ella pide no es costoso. ¿Debería
aceptar?
que nuestros agentes, proveedores y socios de empresas conjuntas
controladas cumplan estas exigentes normas. Debemos hacer todo lo posible
por asegurarnos de que no se ofrecen sobornos ni cohechos en nuestro
nombre o en beneficio nuestro.
Para ayudar a Iron Mountain a evitar acusaciones de fraude y corrupción,
presente informes de gastos detallados y conserve libros y registros que
describan con precisión todas las transacciones financieras, así como los
gastos de viajes y atenciones sociales.
RESPUESTA: No. Los regalos y
obsequios realizados a funcionarios
públicos (o en su nombre) con la
intención de influir en una decisión
empresarial se consideran sobornos y
pueden tener graves consecuencias
económicas y legales. Póngase en
contacto con la línea de asistencia
sobre el cumplimiento del código o
con el departamento jurídico para
obtener asesoramiento sobre cómo
tratar la situación.
22
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
INTEGRIDAD
PREGUNTA: Nuestro departamento debe hacer frente
a un presupuesto ajustado, pero nos gustaría hacer algo
original para la fiesta de celebración de las vacaciones.
Uno de nuestros proveedores se ha ofrecido a aportar
unos obsequios para la fiesta. ¿Es correcto?
RESPUESTA: No. Pedir o aceptar algo de valor de
un proveedor sería inapropiado, ya que supondría un
beneficio para los empleados que podría influir (o dar la
impresión de influir) en una futura decisión empresarial.
OBSEQUIOS Y ATENCIONES SOCIALES
Intercambiar obsequios con clientes es una forma habitual de expresar
aprecio. Sin embargo, los obsequios y las atenciones sociales nunca se deben
realizar en un intento de influir en decisiones empresariales, incluso allá
donde sea una práctica comercial normal o una costumbre local. Consulte
siempre su política sobre obsequios y atenciones sociales local antes de
ofrecer o aceptar algo de valor, incluidos regalos, obsequios, entradas para
eventos de ocio, invitaciones de viajes, etc.
A continuación se muestran algunas preguntas que debe hacerse antes de
ofrecer o aceptar un regalo:
——¿El regalo tiene un valor superior al que se permite en la política sobre
obsequios y atenciones sociales?
——¿El regalo se ofrece a un funcionario público o se recibe de parte de éste?
——¿Podría considerarse el regalo como un soborno o una compensación?
——¿La revelación pública del regalo podría resultar comprometedora para
Iron Mountain?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “sí”, el regalo es inapropiado.
En ocasiones, resulta difícil determinar cuándo se podría aceptar un regalo. Si
no está seguro de una situación concreta, hable con su supervisor o póngase
en contacto con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código.
CONFLICTOS DE INTERESES
Si un parentesco, una relación de amistad o cualquier otra conexión personal
interfiere en la capacidad para tomar una decisión empresarial de forma
honesta y justa en nombre de Iron Mountain, podría existir un conflicto
de intereses. Dado que la reputación de nuestra empresa depende de
¿Qué debería
hacer?
SITUACIÓN: Después de tres meses,
descubre que el nuevo empleado que
contrató (que, hasta el momento,
ha hecho un buen trabajo) mintió
al solicitar el empleo, puesto que
afirmó tener un título universitario
cuando no lo tenía. Como director
suyo, ¿qué debería hacer?
A. Sopesar su rendimiento, el tiempo
de servicio y el posible beneficio a
largo plazo para la empresa antes
de hablar con alguien.
B. Recomendar que lo despidan por
mentir.
C. Tratar el asunto con el
departamento de recursos
humanos para determinar la mejor
medida a tomar.
D. No revelar el descubrimiento, ya
que está contento con el empleado.
Es una situación difícil, pero la mejor
respuesta es la C. Si se produce una
situación ética difícil en relación con un
empleado, debería ponerse en contacto con
el departamento de recursos humanos para
obtener orientación.
las acciones y la integridad de todos los empleados de Iron Mountain, es
importante evitar incluso la impresión de tales conflictos.
A veces, no es posible evitar un conflicto de intereses aparente; por ejemplo,
si hay una sola opción para un determinado proveedor de servicios y resulta
ser alguien con quien usted tiene relación. En este tipo de situaciones,
es importante revelar las circunstancias, ya que puede ser necesaria la
aprobación de un alto directivo o del asesor jurídico de la empresa.
Si no está seguro de que una relación comercial concreta sea apropiada
debido a un posible conflicto de intereses, póngase en contacto con la línea
de asistencia sobre el cumplimiento del código o con el asesor jurídico de la
empresa.
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23
¿SABÍA QUE?
En el año 2000, Iron Mountain inició
su negocio de destrucción de datos:
Iron Mountain Secure Shredding. Este
servicio permite a los clientes cumplir las
normativas sin comprometer sus valores
de respeto al medio ambiente. Secure
Shredding recicla el material procesado,
lo que supone un ahorro de siete millones
de árboles y 11.356 millones de litros de
agua al año.
Responsabilidad
Cada uno de nosotros nos
responsabilizamos personalmente
de nuestras acciones, compromisos
y resultados.
Fijamos metas ambiciosas y nos esforzamos por conseguirlas. Como
empleados responsables, somos conscientes de que se nos mide por
nuestras acciones y omisiones. Vamos más allá del mero cumplimiento de
los requisitos mínimos que establecen las leyes, normas y regulaciones.
Como empleados de Iron Mountain, demostramos
Responsabilidad:
>> Actuando siempre de forma ética y ayudando a los demás a hacerlo
>> Tomando decisiones que favorezcan los intereses de la empresa y no sólo
los nuestros
>> Remitiendo los problemas a un nivel superior cuando otros no actúan de forma
adecuada e informando sobre una mala conducta cuando sea necesario
>> Garantizando que cumplimos los compromisos laborales al dar prioridad a Iron
Mountain sobre un empleo externo
>> Asumiendo una función personal en la protección de los activos físicos e
intelectuales de Iron Mountain
>> Trabajando con nuestros proveedores para asegurarnos de que responden como
nosotros a nuestras exigentes normas
>> Manteniendo registros financieros completos, oportunos y precisos
>> Tomando medidas para asegurarnos de que nuestros socios comerciales a nivel
mundial apoyan los derechos humanos básicos
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25
PRINCIPIO BÁSICO
RESPONSABILID
¿Qué debería
hacer?
PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA
SITUACIÓN: Usted es un director
que está revisando el texto
redactado por una empleada para
un folleto de marketing. Contiene
algunas ideas realmente fantásticas
y bien desarrolladas, de las que la
empleada se declara ser la única
autora. Sin embargo, el texto le
recuerda a un artículo de una revista
que leyó hace unos meses. Cuando
busca el artículo, ve que la empleada
ha copiado el texto palabra por
palabra. ¿Qué debería hacer?
ACTIVOS FÍSICOS: Las propiedades de la empresa (equipos informáticos,
A. No hacer nada. Probablemente
nadie se dará cuenta.
nuestros empleados crean mientras trabajan para la empresa. Como empleado
B. Hablar del tema con la empleada
y pedirle que lo vuelva a escribir.
No permitir que el texto actual se
utilice en el folleto.
C. Informar al respecto a su
supervisor y pedirle consejo.
Cuando se nos confían datos de nuestros clientes, somos responsables de su
protección y devolución segura. La protección adecuada de los activos de la
empresa nos permite cumplir este compromiso en todo momento.
vehículos y otros equipos) se deben conservar seguros y no se pueden utilizar
con fines no laborales. Informe rápidamente sobre problemas que puedan
afectar a la seguridad de nuestros activos físicos, incluso si se trata de pequeños
incidentes, como la pérdida de un escáner portátil o un mal funcionamiento
de la alarma de una puerta. Si no lo hace, podría poner en peligro nuestra
seguridad y la capacidad para cumplir los compromisos que tenemos con
nuestros clientes.
ACTIVOS INTELECTUALES: Iron Mountain crea y cuenta con una cantidad
considerable de información confidencial y propiedad intelectual. Esto
incluye patentes, marcas comerciales, derechos de autor, información sobre
nuestras finanzas y procesos comerciales, y los productos e inventos que
responsable de Iron Mountain, puede ayudar a proteger estos activos:
——Asegurándose de formalizar acuerdos de no divulgación antes de enviar
datos confidenciales fuera de la empresa
——No revelando nunca secretos de la empresa sin la debida autorización
——Informando de cualquier uso incorrecto de la propiedad intelectual al
departamento jurídico
D. Informar sobre la empleada
al departamento de recursos
humanos o a la línea de asistencia
sobre el cumplimiento del código y
esperar a que se tomen medidas.
PLURIEMPLEO
Se trata de una situación difícil y la mejor
respuesta es una combinación de la B y la
D. Como director, tiene algunos derechos
y responsabilidades con relación a la ética
y la integridad de sus empleados. Aunque
debería explicar abiertamente a la empleada
que copiar el texto de ese modo es
completamente inaceptable, esta infracción
es tan grave que podría merecer medidas
disciplinarias. La infracción de los derechos
de autor no sólo va contra la política de la
empresa, sino que también es ilegal y podría
exponer a la empresa a daños importantes.
de un proveedor o competidor de Iron Mountain.
Nos preocupamos por hacer bien nuestro trabajo y ser responsables con
nuestros compromisos en el lugar de trabajo. Tener más de un empleo podría
afectar a nuestra capacidad de tomar decisiones objetivas o afectar a nuestra
productividad. Esto ocurre especialmente si el segundo trabajo es en la empresa
El pluriempleo no sólo se aplica a segundos trabajos en el sentido tradicional,
sino que también se refiere a los servicios profesionales o de asesoramiento que
se pueden desempeñar durante la jornada laboral en Iron Mountain. Esto podría
incluir tareas como escribir código para un proyecto de desarrollo de software
personal o preparar documentos fiscales o legales para un amigo mientras se
está en el trabajo. Recuerde que nuestra política prohíbe utilizar recursos de la
empresa (incluso nuestro tiempo durante la jornada laboral) para negocios que
no sean de Iron Mountain.
Si está buscando un segundo trabajo fuera de Iron Mountain, háblelo con
su supervisor para asegurarse de que no creará un conflicto de intereses ni
afectará al cumplimiento de sus obligaciones laborales en Iron Mountain.
26
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
RESPONSABILIDAD
DAD
CONTROLES DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN
Por motivos de seguridad nacional, el Gobierno de los Estados Unidos (y muchos
otros gobiernos en todo el mundo) controlan la importación y exportación de
software de cifrado y otra información tecnológica confidencial. La política de
Iron Mountain no permite establecer relación a través de cualquier forma de
marketing, ventas o servicios con países o individuos que aparezcan en las listas
de embargo o sanción de EE.UU.
Antes de enviar o transferir información técnica o productos fuera de su país,
asegúrese de que se ha realizado la evaluación necesaria para la exportación,
así como de seguir todos los requisitos de documentación y cumplimiento de la
normativa correspondientes.
Puesto que resulta complicado determinar la legalidad o idoneidad de una
importación o exportación, pida asesoramiento al Grupo de Cumplimiento y
Privacidad Global del Departamento Jurídico.
INFORMACIÓN PÚBLICA Y REGISTROS
FINANCIEROS PRECISOS
Como empresa que cotiza en bolsa, debemos revelar cierta información sobre
nuestras finanzas al público. Mantener registros precisos y proporcionar informes
financieros transparentes son las mejores formas de asegurar la responsabilidad
con nuestros accionistas y mejorar nuestra credibilidad en el mercado.
Iron Mountain se compromete a proporcionar a los accionistas y organismos
reguladores informes financieros completos, justos, precisos, oportunos y
comprensibles. Lo logramos:
——Conservando libros y registros que reflejen las transacciones de forma
precisa y completa
——Cumpliendo todas las leyes, normas y regulaciones correspondientes
relacionadas con la contabilidad y la conservación de registros
——Informando de posibles fraudes u otras acciones financieras indebidas al
departamento de auditoría interna, al comité de auditoría del Consejo de
Administración o a la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código
DERECHOS HUMANOS
Demostramos el valor de los derechos humanos allá donde realizamos negocios,
ya que tratamos a nuestros empleados y socios comerciales con respeto y
dignidad. Proporcionamos condiciones laborales, salarios y horarios apropiados
a todos los miembros del personal y no utilizamos mano de obra infantil ni
presidiaria. Creemos firmemente que nuestros socios comerciales (vendedores,
contratistas, asesores, proveedores, agentes, socios, empresas conjuntas
controladas, etc.) deberían apoyar y fomentar estos principios en los lugares
donde realicen operaciones.
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QUÉ HACER SI...
PREGUNTA: He oído que un
conductor está utilizando su tarjeta
de combustible de Iron Mountain
para llenar su propio coche. No
quiero causar problemas a nadie si
no estoy del todo seguro, pero ¿hay
algún modo de informar sobre mi
preocupación de forma anónima?
RESPUESTA: Sí, puede ponerse en
contacto con la línea de asistencia
sobre el cumplimiento del código e
informar de forma anónima. La línea
de asistencia sobre el cumplimiento
del código está disponible por
teléfono o por correo electrónico, en
su propio idioma, y está gestionada
por un proveedor externo para
garantizar el anonimato. (Tenga
en cuenta que informar de forma
anónima es ilegal en algunos países,
pero Iron Mountain mantendrá la
confidencialidad de su identidad y
prohíbe estrictamente las represalias
por informar de buena fe).
PREGUNTA: Un empleado de
unas instalaciones que almacenan
documentos gubernamentales
confidenciales no ha venido a
trabajar hoy. ¿Puedo sustituirle con
un trabajador temporal?
RESPUESTA: Tal vez. En algunas
instalaciones, las normativas gubernamentales y las disposiciones contractuales nos exigen restringir el
acceso a empleados que tengan una
amplia formación y hayan pasado
comprobaciones de seguridad.
Aunque sea posible encontrar a alguien para cubrirle, deberá comprobar que la persona cumple todas las
restricciones legales y contractuales
correspondientes.
27
¿SABÍA QUE?
Iron Mountain dispone de una flota de más de
3.500 camiones y furgonetas especialmente diseñas y personalizadas. Nuestros vehículos están
dotados de una serie de avanzadas características
de seguridad, como alarmas activadas por radiofrecuencia, puertas con bloqueo automático y
mecanismos ignífugos, y están diseñados para ser
cámaras de custodia sobre ruedas.
Orientación a
la acción
Estamos alerta respecto a las
oportunidades y los problemas, y
actuamos con urgencia.
Nos esforzamos por adelantarnos a los problemas y por tratarlos de una
forma positiva y proactiva. Asumimos nuestra responsabilidad y nos
ocupamos de los problemas hasta que se solucionan. Incluso cuando
nuestros procesos se desarrollan correctamente, prevemos futuras
necesidades y actuamos para realizar mejoras.
Como empleados de Iron Mountain, demostramos orientación
a la acción:
>> Permitiendo que los compañeros logren sus objetivos al ofrecerles las herramientas, los
recursos y el apoyo que necesitan
>> Tomando la iniciativa en tareas que no pertenecen claramente a alguien
>> Definiendo con claridad las medidas a tomar y los plazos de terminación al tratar
los problemas
>> Tomando decisiones en el momento oportuno, especialmente cuando otros dependen de
nuestra decisión para actuar
>> Ayudando a los clientes a solucionar sus problemas, ofreciéndoles servicios que
satisfagan sus necesidades e intentando prever sus necesidades futuras
>> Gestionando la información de la forma que mejor se adapte a cada cliente por separado
>> Gestionando de forma activa los registros internos, en función de los programas y las
pautas de retención
>> Realizando contrataciones según los méritos, sin discriminar a nadie
>> Tratando a los clientes gubernamentales conforme a nuestras estrictas normas sobre
contratos públicos
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29
PRINCIPIO BÁSICO
ORIENTACIÓN A
¿Qué debería
hacer?
CONTRA LA DISCRIMINACIÓN, RESPETO POR LA
DIVERSIDAD E IGUALDAD DE OPORTUNIDADES
EN EL EMPLEO
PREGUNTA: Recientemente,
una mujer ha solicitado un puesto
en nuestra empresa. Tiene unas
cualificaciones magníficas, pero
tendría que trabajar por la noche en
una parte poco segura de la ciudad.
¿Le daría el empleo a un hombre en
su lugar?
de nuestro gran número de empleados especializados. La diversidad de
RESPUESTA: No. Sólo debería tener
en cuenta la cualificación del
candidato para el empleo y no
factores como el sexo, la raza, la
religión o cualquier otra
característica personal amparada por
la ley. De igual modo, nos importa la
seguridad de todos nuestros
empleados y tratar a esta candidata
de una forma diferente debido a su
sexo se consideraría discriminación.
discriminatorio. Las decisiones que implican selección, contratación,
El éxito continuado de Iron Mountain no es posible sin el compromiso
nuestro personal refleja la variedad de los mercados en los que trabajamos.
Estamos orgullosos de ello y creemos que contribuye directamente a nuestra
capacidad para satisfacer las necesidades de nuestra amplia base de
clientes internacionales.
Trabajamos de forma activa para evitar y erradicar un comportamiento
desarrollo, promoción o despido de empleados se deben basar únicamente
en los méritos y nunca en la raza, el sexo, la preferencia sexual, la orientación
sexual y cualquier otra categoría protegida.
Actuar de forma discriminatoria:
——Crea una sensación de desconfianza y falta de respeto
——Nos impide atraer y mantener a los empleados más cualificados
——Daña nuestra marca y reputación
——Ahuyenta a los clientes y clientes potenciales
PREGUNTA: Durante las
negociaciones con un proveedor
local, el representante de ventas
me ha dicho que su hermano es un
importante funcionario público. Creo
que está insinuando que si elegimos
su empresa para el trabajo, él puede
convencer a su hermano para que
conceda contratos públicos a Iron
Mountain. ¿Qué debería hacer?
RESPUESTA: Existen reglas estrictas
que se aplican a las interacciones con
el gobierno. Decidir hacer negocios
con un pariente de un funcionario
público se puede interpretar como
un intento de influir en el gobierno
o de conseguir negocios de una
forma que no es ética. Antes de
tomar una decisión, debería pedir
orientación a la línea de asistencia
sobre el cumplimiento del código o al
departamento jurídico.
30
——Puede acarrear acciones legales
Si tiene conocimiento de una actividad discriminatoria en Iron Mountain,
debería informar al respecto al representante local de recursos humanos o a la
línea de asistencia sobre el cumplimiento del código.
CONTRATOS PÚBLICOS
Gobiernos de todo el mundo confían en Iron Mountain para proteger sus
archivos esenciales. Aunque actuamos con la máxima honestidad e integridad
con todos nuestros clientes, el servicio a los gobiernos a menudo conlleva una
responsabilidad añadida, tanto si se crea por ley como por contrato.
Asegúrese de que nuestra empresa cumple todas las normas, normativas y
políticas empresariales aplicables relacionadas con los contratos públicos.
Asimismo, asegúrese de conocer las políticas sobre contratos públicos locales
o póngase en contacto con el departamento jurídico.
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
ORIENTACIÓN
A LA ACCIÓN
LA ACCIÓN
GESTIÓN DE REGISTROS DE LA EMPRESA
Los registros de la empresa se deben conservar de forma coherente y fiable
para poder recuperarlos rápidamente cuando sea necesario. Esto no sólo nos
permite cumplir nuestras obligaciones internas, sino que también nos ayuda
a evitar acciones legales, aplicaciones forzosas de las normativas y daños en
nuestra marca y reputación.
Tome las siguientes medidas para asegurarse de que los registros de la
empresa se gestionan correctamente:
——Conserve los archivos mientras sea necesario, de conformidad con el
Programa de Retención de Archivos local
——Guarde los archivos en un entorno seguro
——Destruya los archivos de forma segura cuando el Programa de Retención
indique que se debe hacer
Si desea obtener más información, póngase en contacto con el coordinador
de archivos local, el Grupo de Cumplimiento y Privacidad Global del
Departamento Jurídico o la línea de asistencia sobre el cumplimiento del código.
PREGUNTA: Soy director financiero y guardo archivos de
todos mis clientes en un archivador. Acabo de consultarlos
y me he dado cuenta de que muchos de los clientes ya no
están con nosotros. ¿Puedo destruirlos?
RESPUESTA: No. A pesar de que un cliente ya no esté con
Iron Mountain, sigue siendo necesario conservar sus archivos
durante cierto tiempo, de conformidad con el Programa de
Retención de Archivos local. Si desea obtener más información
sobre cómo determinar el período de retención adecuado,
consulte el sitio Web sobre gestión de archivos interno o
póngase en contacto con su coordinador de archivos local.
También puede ponerse en contacto con el Grupo de
Cumplimiento y Privacidad Global del Departamento Jurídico.
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QUÉ HACER SI...
PREGUNTA: Sospecho que un
compañero de Iron Mountain va a
trabajar bajo la influencia de las
drogas o el alcohol. ¿Qué debería
hacer?
RESPUESTA: Para mantener un
entorno laboral saludable, seguro y
productivo, Iron Mountain tiene una
política estricta contra el uso de
alcohol y drogas ilegales. Si
sospecha que un compañero está
bajo dicha influencia en el trabajo,
deberá informar de la situación a su
supervisor o a otro miembro de la
dirección. Esta situación es
peligrosa no sólo para el empleado,
sino también para los compañeros e
incluso para los clientes. Si no se
siente cómodo informando de esto a
su supervisor, puede utilizar la línea
de asistencia sobre el cumplimiento
del código y permanecer en el
anonimato (siempre que lo permita
la ley).
Iron Mountain se compromete a
preservar la salud y el bienestar de
sus empleados. Si se enfrenta a un
problema de consumo de sustancias
tóxicas, dispone de una serie de
recursos. Para obtener más
información, consulte la sección sobre
el consumo de sustancias tóxicas de
su manual del empleado local.
31
¿SABÍA QUE?
El sótano de Iron Mountain alberga una amplia colección
de fotografías y negativos de gran importancia desde el
punto de vista histórico. Los elementos más valiosos se
almacenan en un entorno diseñado para mantener una
temperatura de -20°C, con una humedad relativa del
35 por ciento, lo que amplía su duración más de
2.000 años.
Trabajo en equipo
Trabajamos en equipos para llegar
más lejos juntos de lo que lo
haríamos por separado.
Desde el comienzo del proceso de ventas hasta el cumplimiento de
nuestros compromisos de servicio, los empleados de Iron Mountain
colaboran para ofrecer valor, coherencia y tranquilidad a nuestros clientes.
Como empleados de Iron Mountain, demostramos el trabajo
en equipo:
>> Trabajando conjuntamente para lograr las metas y los objetivos de toda la empresa
>> Coordinándonos en las funciones y líneas comerciales para asegurarnos de que no
se duplican los esfuerzos
>> Pidiendo orientación a nuestros supervisores cuando nos enfrentemos a problemas
difíciles
>> Ayudando a los nuevos empleados a aprender las habilidades que necesitan para
lograr sus objetivos
>> Ofreciendo formación interdisciplinaria a los empleados para que puedan ayudar a
los compañeros en caso de necesidad
>> Respaldando a los compañeros al garantizarles un lugar de trabajo sin acoso
>> Generando confianza entre los empleados a través del respeto a su privacidad
>> Utilizando los equipos informáticos de la empresa para lograr objetivos comerciales
y no para el beneficio personal o por ocio
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33
PRINCIPIO BÁSICO
TRABAJO EN EQ
¿Qué debería
hacer?
ACOSO
PREGUNTA: Siempre le pregunto a
mi compañera si necesita ayuda para
levantar cajas pesadas. Me preocupa
que no sea lo suficientemente fuerte
y no quiero que se haga daño. Hasta
el momento, siempre ha rechazado
la ayuda. ¿Estoy haciendo algo
incorrecto?
actividades hostiles, intimidatorias u ofensivas. Sea siempre prudente en sus
RESPUESTA: Ofrecer ayuda a una
compañera de equipo que la necesita
es lo correcto siempre que no la
esté tratando de forma diferente por
ser mujer. Si la contrataron para el
trabajo, debe ser capaz de cumplir
los requisitos de su función, físicos
o de cualquier otro tipo. Continuar
ofreciéndole ayuda podría interpretarse
como acoso y puede infringir la política
de la empresa o la ley.
maldecir; hacer comentarios lascivos y enviar mensajes de correo electrónico
Todos los empleados tienen derecho a trabajar en un entorno que los
respalde, profesional y sin acosos. Trabajar en equipo significa respetar la
individualidad y la singularidad de nuestros compañeros y no realizar nunca
acciones y recuerde que es posible que alguien se sienta acosado, incluso
cuando sólo esté bromeando.
Nuestra política prohíbe totalmente el acoso. Esto incluye:
Verbal: Los insultos a la raza, la etnia, la nacionalidad, la religión, el sexo,
la orientación o la preferencia sexual, etc., de una persona; amenazar; gritar o
que contengan material inadecuado, ofensivo o sexualmente explícito
FÍSICO: Aproximaciones sexuales o tocamientos no consentidos, impedir
físicamente que alguien abandone una habitación, violencia o intimidación en
el lugar de trabajo y conducir o utilizar maquinaria de forma temeraria
Visual: Pegatinas de parachoques ofensivas en vehículos de empresa y
mostrar fotografías, pósteres o cómics con contenido sexual o inadecuado
Si es víctima de acoso o presencia este comportamiento, tiene la obligación
de informar al respecto. Póngase en contacto con su supervisor o director,
con su representante local de recursos humanos o con la línea de asistencia
PREGUNTA: Un grupo de empleados intimida con frecuencia a uno de
mis compañeros y hace comentarios
inapropiados sobre él a sus espaldas.
Quiero informar sobre el comportamiento, pero me preocupa que la
emprendan conmigo. ¿Qué debería
hacer?
RESPUESTA: Informe sobre el acoso
inmediatamente. Un equipo no puede
trabajar de forma eficaz si no ofrece
un entorno de trabajo profesional y
que lo respalde. Debe desempeñar un
papel activo para que esto suceda. Si
informa al respecto, la empresa lo investigará y, si procede, sancionará a
los implicados y no tolerará represalias contra usted. Si se siente más cómodo informando de forma anónima,
también puede hacerlo (siempre que
lo permita la ley) poniéndose en contacto con la línea de asistencia sobre
el cumplimiento del código.
34
sobre el cumplimiento del código.
PRIVACIDAD DE LOS EMPLEADOS
Nuestro respeto por la privacidad de la información de nuestros clientes se
extiende a los datos personales que recopilamos sobre nuestros compañeros
de equipo.
Como empleados de Iron Mountain, conseguimos ese respeto:
——Haciendo saber a nuestros compañeros por qué les pedimos sus datos
personales y cómo los utilizaremos
——Recopilando datos personales únicamente cuando existe una
necesidad empresarial
——No hablando de los datos personales de nuestros empleados
——Utilizando los datos personales sólo con el fin para el que se recopilaron
——Tomando las medidas adecuadas para proteger la información una vez
que se nos ha confiado
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
TRABAJO
EN EQUIPO
QUIPO
USO ADECUADO DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS
Aunque los equipos informáticos y los sistemas de información pueden ayudar
a aumentar la productividad y facilitar la comunicación entre compañeros
de equipo, un uso inadecuado puede malgastar recursos, poner en peligro la
seguridad y dañar nuestra marca y reputación.
Cuando utilice sistemas informáticos de la empresa, no realice estas acciones:
——Acceder a sitios Web inadecuados
——Abrir archivos adjuntos de correos electrónicos sospechosos
——Compartir datos de inicio de sesión o contraseñas
——Enviar correo no deseado, correo electrónico basura, cadenas de
mensajes o mensajes con contenido ofensivo o acosador
——Enviar información de Iron Mountain o de clientes a sitios Web externos,
tablones de mensajes, blogs o sitios de medios sociales
——Abusar de Internet con fines no laborales
——Descargar o instalar software que infrinja las políticas de seguridad de
Iron Mountain o los derechos legales de otras personas
Si desea obtener más información, consulte las políticas locales de privacidad
y seguridad.
PREGUNTA: Mi supervisor me ha pedido que
fiche a mi hora normal hoy, a pesar de que me
quedaré más tiempo trabajando. Me ha dicho que
añadirá las horas manualmente a mi hoja de
control de tiempo de la semana que viene. ¿Es
correcto?
RESPUESTA: No. No es correcto mover horas
de un período de pago a otro, ya que esto podría
ocasionar un pago incorrecto de salario u horas
extra. Las horas trabajadas deben quedar
reflejadas de forma precisa en las hojas de
control de tiempo y no se deben desplazar a otros
días o períodos de tiempo. Póngase en contacto
con el departamento de recursos humanos o con
la línea de asistencia sobre el cumplimiento del
código si se produce este tipo de situación.
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QUÉ HACER SI...
PREGUNTA: Un compañero de
trabajo ha estado llegando tarde y
yéndose temprano y la gente ha
comenzado a hacer preguntas. Vi un
formulario en la mesa de mi director
que decía que dicho empleado iba a
estar de baja debido a una grave
enfermedad. ¿Puedo contárselo a
otros empleados para que entiendan
lo que está pasando?
RESPUESTA: No. La información
privada de los empleados, incluida la
información sobre su salud, se debe
mantener totalmente confidencial.
Su director no debería haber dejado
el formulario donde pudiera verlo y
usted no debería haberlo leído. No
cuente lo que ha descubierto.
35
CÓMO OBTENER MÁS
INFORMACIÓN
Políticas y procedimientos
El Código de ética y conducta empresarial ofrece pautas sobre problemas
éticos a los que podría enfrentarse como empleado de Iron Mountain. Además
de leer el Código, deberá consultar las políticas y los procedimientos de la
empresa, que pueden contener información más detallada.
Si desea obtener la versión local más reciente de una política concreta,
póngase en contacto con su supervisor o director, con su representante local
de recursos humanos, con el Grupo de Cumplimiento y Privacidad Global de
Departamento Jurídico o con la línea de asistencia sobre el cumplimiento del
código.
Las exenciones a las disposiciones del Código de ética y conducta empresarial se conceden
en raras situaciones. Si desea obtener una exención, póngase en contacto con el asesor
jurídico de la empresa. El Gobierno de los Estados Unidos exige que las exenciones
concedidas a miembros del Consejo de administración o a ciertos miembros de la dirección
de Iron Mountain se notifiquen a la Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL DE IRON MOUNTAIN
Línea de asistencia
sobre el cumplimiento
del código
Línea de asistencia
sobre el cumplimiento
del código
Puede informar sobre preocupaciones o infracciones éticas y realizar consultas las 24 horas
del día, todos los días del año, poniéndose en
contacto con la línea de asistencia sobre el
cumplimiento del código. Esta línea de asistencia
es gestionada por una empresa independiente
y, en el caso de que lo permita la ley, puede
optar por permanecer completamente en el
anonimato.
Argentina
0.800.555.0906
Argentina
0.800.444.8084
Australia
1.800.339276
Austria
0800.291870
Bélgica
0800.77004
Brasil
0800.8911667
Canadá
866.668.3837
Chile
1230.020.5771
China
10.800.712.1239
China
10.800.120.1239
República Checa 800.142.550
Dinamarca
80.882809
Francia
0800.902500
Alemania
0800.1016582
Grecia
00800.12.6576
Hong Kong 800.964214
Hungría
06.800.17199
India
000.800.100.1071
Irlanda
1.800615403
Italia
800.786907
México
001.8008407907
México
001.866.737.6850
Llame gratis a cualquier parte
del mundo.
Países Bajos
0800.0226174
Noruega
800.15654
Perú
0800.52116
Consulte la lista de números de teléfono
que encontrará a la derecha de esta página.
También puede realizar una llamada a cobro
revertido al +1.503.726.2429.
Polonia
0.0.800.1211571
Rumanía*
+1.503.726.2429
Rusia
8.10.8002.6053011
Serbia*
+1.503.726.2429
Singapur
800.1204201
Eslovaquia
0800.001.544
España
900.991498
Suiza
0800.562907
Turquía*
+1.503.726.2429
Ucrania* +1.503.726.2429
Reino Unido
0800.032.8483
Estados Unidos
866.668.3837
Estados Unidos
+1.503.726.2429
O envíe un informe por Internet a través de:
www.IMComplianceHelpline.com
*llamada a cobro revertido
745 Atlantic Avenue
Boston, Massachusetts 02111, USA
(800) 899-IRON
ironmountain.com
ES-ENT-BR-121109-003
© 2013 Iron Mountain Incorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el logotipo de la
montaña son marcas registradas de Iron Mountain Incorporated. Todas las demás marcas pertenecen a sus
respectivos propietarios.
CÓDIGO DE
ÉTICA
Certificado de cumplimiento
de la normativa
Certifico que he leído y entendido el Código de ética y conducta
empresarial de Iron Mountain.
FECHA
NOMBRE (CON LETRA DE IMPRENTA)
FIRMA
DIVISIÓN/SERVICIO
EN
A CUMPLIMENTAR POR RECURSOS HUMANOS
REPRESENTANTE DE RECURSOS HUMANOS
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADO
ES-ENT-BR-121109-001
© 2010 Iron Mountain Incorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el logotipo de la
montaña son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Iron Mountain Incorporated
en EE. UU. y otros países.
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