elaborar un documento CONPES - DNP Departamento Nacional de

CÓDIGO: PM-EC
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES
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AUTORIDAD DEL PROCESO: Subdirector Sectorial y Subdirector Territorial y de Inversión
Pública.
MACROPROCESO: Planeación a mediano y largo plazo
VERSIÓN: 10
LÍDER DEL PROCESO: Coordinador del Grupo CONPES
OBJETIVO: Programar, elaborar y gestionar la aprobación de documentos CONPES, a partir del trabajo articulado entre diferentes instituciones del Gobierno nacional, como una de las herramientas
para la formulación, implementación y seguimiento de política pública, política macroeconómica, fiscal y financiera, aprobación de operaciones de crédito público externo o el otorgamiento de la
garantía de la nación.
ALCANCE: Inicia con la solicitud para elaborar un documento CONPES y finaliza con la numeración y publicación del documento CONPES aprobado.
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Procesos interesados
Secretaría Técnica del
CONPES.
PCC
El miembro del CONPES solicita a la
Secretaria Técnica del DNP la evaluación
sobre la viabilidad de la elaboración de un
documento CONPES.
Miembros del CONPES
(Liquidación y distribución
de excedentes financieros
y destinación de utilidades
FP-FD; programación
presupuestal de la
inversión del presupuesto
general de la nación FPPP; contratación de crédito
externo de la nación FPCE; contratación de crédito
externo con garantía de la
nación FP-CG).
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Solicitud para
elaborar un
documento
CONPES.
1. Evaluar y
aprobar la
viabilidad de la
elaboración del
documento
CONPES.
Secretaria
Técnica del
CONPES.
Coordinador del
Grupo CONPES.
La Secretaria Técnica del CONPES envía
mediante correo electrónico la notificación
de la decisión avalando o no la elaboración
del documento al solicitante con copia al
Coordinador del Grupo CONPES.
X
SALIDAS
Comunicación vía
correo electrónico de
la aprobación o no del
inicio de elaboración
del documento
CONPES
(R)
Nota 1: Cuando la elaboración de un documento
CONPES es iniciativa del DNP, la solicitud la
debe realizar el Director Técnico líder del tema
del DNP a la Secretaria Técnica del CONPES.
Comunicación vía
correo electrónico de
aprobación del inicio
de elaboración del
documento
CONPES.
2. Elaborar
documento
borrador y
diligenciar
formato Hoja de
vida del
documento
CONPES FSDS-01 (Sección
A).
Director Técnico
del DNP líder del
tema.
El Director Técnico del DNP, o quien
delegue, elabora un documento borrador
utilizando la plantilla de documentos
CONPES y diligencia el formato Hoja de
vida del documento CONPES F-SDS-01
(Sección A), según lo establecido en la
Guía metodológica para la elaboración y
seguimiento de documentos CONPES
EC-G01.
CLIENTES
Miembros del
CONPES/
Directores Técnicos
del DNP.
Secretaria Técnica
del CONPES.
Coordinador del
Grupo CONPES.
Procesos
interesados.
Documento borrador y
formato Hoja de vida
del documento
CONPES F-SDS-01
(Sección A)
diligenciado.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Coordinador del
Grupo CONPES.
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PCC
SALIDAS
VERSIÓN: 10
CLIENTES
Por solicitud del Director Técnico líder del
tema a la Coordinadora del Grupo
CONPES se realizará una reunión de
orientación para la elaboración.
El documento borrador y el formato Hoja de
vida del documento CONPES F-SDS-01
(Sección A) diligenciado deben ser
enviados por correo electrónico al
Coordinador del Grupo CONPES.
El Coordinador del Grupo CONPES revisa
el correcto diligenciamiento del formato
Hoja de vida del documento CONPES FSDS-01 (Sección A) y lo aprueba.
Director Técnico del
DNP líder del tema.
Documento borrador
y formato Hoja de
vida del documento
CONPES F-SDS-01
(Sección A)
diligenciado.
3. Revisar y
aprobar el
documento
borrador.
Coordinador del
Grupo CONPES
o quien delegue.
Director Técnico
del DNP líder del
tema.
El Coordinador del Grupo CONPES, o
quien delegue, revisa el documento
borrador tanto en términos de contenido
como de forma, según indicaciones
expuestas en la Guía metodológica para
la elaboración y seguimiento de
documentos CONPES EC-G01.
A partir de esta revisión, el Coordinador del
Grupo CONPES remite vía correo
electrónico al Director Técnico líder del
tema, o quien delegue, los comentarios que
surgieron de la revisión mencionada para
los ajustes correspondientes. Este proceso
es iterativo hasta que el Coodinador del
Grupo CONPES dé su visto bueno
mediante correo electrónico al Director
Técnico líder del tema, o quien delegue.
Formato Hoja de vida
del documento
CONPES F-SDS-01
(Sección A)
diligenciado y
aprobado.
Documento borrador y
Plan de Acción y
Seguimiento (PAS)
del documento
CONPES F-SDS-03
(Sección 1)
diligenciado y
aprobado.
Director Técnico del
DNP líder del tema.
Coordinador del
Grupo CONPES.
Comunicación vía
correo electrónico.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PCC
SALIDAS
VERSIÓN: 10
CLIENTES
Durante el proceso iterativo descrito, el
Director Técnico del DNP líder del tema, o
quien delegue, enviará al Coordinador del
Grupo CONPES el formato Plan de Acción
y Seguimiento (PAS) del documento
CONPES
F-SDS-03
(Sección
1)
diligenciado según indicaciones expuestas
en el intructivo del formato e indicaciones
del Grupo CONPES.
Es responsabilidad del Director Técnico del
DNP líder del tema, o quien delegue,
concertar el borrador del documento,
inlcuido el plan de ación y seguimiento, con
las entidades participantes.
Nota 2: Los documentos de tramite no requieren
Plan de Acción y Seguimiento (PAS).
Director Técnico del
DNP líder del tema.
Coordinador del Grupo
CONPES.
Formato Hoja de
vida del documento
CONPES F-SDS-01
(Sección A)
diligenciado y
aprobado.
Documento borrador
y
Plan de Acción y
Seguimiento (PAS)
del documento
CONPES F-SDS-03
(Sección 1)
diligenciado y
aprobado.
El Coordinador del Grupo CONPES
produce la versión para discusión del
documento para sesión PreCONPES, con
base en el documento borrador aprobado.
4. Producir el
documento
CONPES para
discusión,
presentación y
lista de invitados.
Director Técnico
del DNP líder del
tema.
Coordinador del
Grupo CONPES.
El Director Técnico del DNP líder del tema,
o quien delegue, enviará al Coordinador del
Grupo CONPES la lista de invitados
(nombre, apellido, cargo, teléfono y e-mail)
y la presentación del PreCOPES para
revision del Grupo CONPES. La
presentación debe utilizar la plantilla de
presentaciones
CONPES
y
los
lineamientos establecidos en la Guía
metodológica para la elaboración y
seguimiento de documentos CONPES
EC-G01.
Documento CONPES
para discusión.
Lista de invitados a
sesión PreCONPES.
Presentación para
sesión PreCONPES.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Secretaria Técnica
del CONPES.
Coordinador del
Grupo CONPES.
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PCC
SALIDAS
VERSIÓN: 10
CLIENTES
Nota 3: En caso que se presente la necesidad
de cancelar o suspender un documento
CONPES, el Director Técnico del DNP líder del
tema deberá solicitar la aprobación de tal acción
a la Secretaría Técnica del CONPES. Una vez
recibida la aprobación por correo electrónico, el
Coordinador del Grupo CONPES deberá
registrarlo en el espacio asignado del formato
Hoja de vida del documento CONPES F-SDS01 (Sección F). Esto también puede ser
realizado por el Coordinador del Grupo
CONPES cuando la Secretaría Técnica del
CONPES así lo considere necesario.
Coordinador del
Grupo CONPES.
Coordinador del Grupo
CONPES.
Documento
CONPES para
discusión
5. Solicitar
comentarios y
conceptos de
consistencia
jurídica, recursos
programados en
el PGN y
relacionados con
el SGR, y sobre
la formulación de
los indicadores,
líneas de base y
metas del
documento para
discusión y sus
anexos.
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
del DNP (OAJ).
Director de
Inversiones y
Finanzas
Públicas del DNP
(DIFP).
Coordinador del
Grupo de
Coordinación del
Sistema General
de Regalías del
DNP.
Director de
Seguimiento y
Evaluación de
Políticas
El Coordinador del Grupo CONPES envía
el documento CONPES para discusión
solicitando a la OAJ comentarios y el
concepto de consistencia jurídica para
todos los documentos CONPES.
Cuando lo considere necesario, el
Coordinador del Grupo CONPES envía el
documento y sus anexos a la DIFP, al
Grupo de Coordinación del Sistema
General de Regalías y a la DSEPP,
solicitando conceptos sobre los temas de
sus respectivas competencia.
En respuesta,
‐ la OAJ envía comentarios con su
concepto sobre la consistencia jurídica de
la versión para discusion del documento
CONPES.
‐ la DIFP envía comentarios con su
concepto
sobre
los
recursos
programados en el Presupuesto General
Documento discusión
CONPES y PAS con
comentarios de la
OAJ, en todos los
casos; y de la DIFP,
del Grupo de
Coordinación del
Sistema General de
Regalías del DNP y
de la DSEPP, cuando
sea requerido.
Coordinador del
Grupo CONPES.
Director Técnico del
DNP líder del tema.
Comunicación vía
correo electrónico
(R)
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Públicas del DNP
(DSEPP).
de la Nación (PGN), cuando sea
requerido.
‐ el Grupo de Coordinación del Sistema
General de Regalías envía comentarios
con su concepto sobre los recursos
relacionados con el Sistema General de
Regalías (SGR), cuando sea requerido.
‐ la DSEPP envía comentarios con su
concepto sobre la formulación de
indicadores, líneas de base y metas del
formato Plan de Acción y Seguimiento
(PAS) del documento CONPES F-SDS03 (Sección 1), cuando sea requerido.
PCC
VERSIÓN: 10
SALIDAS
CLIENTES
La Secretaría Técnica del CONPES
gestiona la convocatoria para la sesión
PreCONPES con base en la lista de
invitados suministrada por el Director
Técnico del DNP líder del tema. Con
anterioridad a la sesión, la Secretaría
Técnica del CONPES envía el documento
CONPES para discusión.
Citación PreCONPES.
Secretaria Técnica
del CONPES.
Ayuda de memoria y
lista de asistencia a la
sesión PreCONPES.
Coordinador del
Grupo CONPES.
Se realiza la sesión PreCONPES, en la cual
el Director Técnico del DNP líder del tema,
o quien delegue, presenta la versión para
discusión del documento CONPES.
Hoja de vida del
documento CONPES
F-SDS-01 (Sección B)
diligenciada
Nota 4: Este proceso puede ser iterativo y
ocurre desde su solicitud hasta antes de
producir la versión para aprobación del
documento.
Documento
CONPES para
discusión.
Director Técnico del
DNP líder del tema
Lista de invitados a
sesión PreCONPES.
6. Preparar,
convocar y
realizar la sesión
PreCONPES.
Presentación para
sesión PreCONPES.
Secretaria
Técnica del
CONPES
Coordinador del
Grupo CONPES
Director Técnico
del DNP líder del
tema.
Director Técnico del
DNP líder del tema.
Entidades
participantes.
La sesión PreCONPES es presidida, según
el tema, por el Subdirector Sectorial o por
el Subdirector Territorial y de Inversión
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Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PCC
SALIDAS
VERSIÓN: 10
CLIENTES
Pública, en cumpimiento de las funciones
delegadas de la Secretaría Técnica.
La asistencia de viceministros, directores, y
jefes de planeación de las entidades
participantes, es indispensable para
realizar la sesión PreCONPES.
En desarrollo de la sesión los asistentes
plantean inquietudes, comentarios y
sugerencias. Al terminar la sesión, se
precisan los acuerdos en relación con los
ajustes que requiera la versión para
discusión del documento, incluido el Plan
de Acción y Seguimiento (PAS) y otros
anexos.
El Coordinador del Grupo CONPES, o
quien delegue, realiza la ayuda de memoria
de la sesion PreCONPES y actualiza el
formato Hoja de vida del documento
CONPES F-SDS-01 (Sección B).
Nota 5: Los documentos de trámite sobre
política macroeconómica, fiscal y financiera no
requieren la realización de una sesión
PreCONPES.
Nota 6: En algunos casos, el viceministro del
sector líder del tema realiza la presentación
previo acuerdo (puede ser verbal) con el
Subdirector Sectorial o el Subdirector Territorial
y de Inversión Pública.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
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Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
VERSIÓN: 10
PCC
SALIDAS
CLIENTES
X
Versión para
aprobación del
documento CONPESPAS y presentación
para la sesión
CONPES.
Secretaría Técnica
del CONPES.
El Director Técnico del DNP líder del tema,
o quien delegue, realiza los ajustes
acordados durante la sesión PreCONPES
y los comentarios realizados por la OAJ, y
por la DIFP, el Grupo de Coordinación del
SGR y la DSEPP cuando los hubiere.
Ayuda de memoria
de la sesión
PreCONPES.
Coordinador del Grupo
CONPES.
Comentarios de la
OAJ, en todos los
casos; y de la DIFP,
del Grupo de
Coordinación del
Sistema General de
Regalías del DNP
y de la DSEPP,
cuando haya sido
requerido.
8. Ajustar el
documento para
discusión según
acuerdos de la
sesión
PreCONPES y
los comentarios
de la OAJ y de la
DIFP, del Grupo
de Coordinación
del SGR y de la
DSEPP cuando
los hubiere.
El Director Técnico del DNP líder del tema,
o quien delegue, es responsable de
solicitar, de ser necesario, información a las
Direcciones Técnicas del DNP o a las
entidades participantes.
Coordinador del
Grupo CONPES.
Director Técnico
del DNP líder del
tema.
El Director Técnico del DNP líder del tema,
o quien delegue, remite la versión ajustada
al Coordinador del Grupo CONPES vía
correo electrónico.
El Coordinador del Grupo CONPES revisa
la versión ajustada y verifica que los
acuerdos de la sesión PreCONPES y
comentarios de la OAJ y de la DIFP, del
Grupo de Coordinación del SGR y de la
DSEPP cuando los hubiere, se hayan
incorporado en el documento CONPES. En
caso de persistir comentarios, el
Coordinador del Grupo CONPES solicita
los ajustes al Director Técnico del DNP líder
del tema. Este proceso puede ser iterativo
hasta que el Coordinador del Grupo
CONPES dé su visto bueno, momento en
el cual produce la versión para aprobación
del documento CONPES.
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Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretaria
Técnica del
CONPES.
Coordinador del
Grupo CONPES.
Coordinador del Grupo
CONPES
Director Técnico del
DNP líder del tema.
Versión para
aprobación del
documento CONPES
y sus anexos.
9. Preparar la
sesión y aprobar
el documento
CONPES.
Director Técnico
del DNP líder del
tema.
Consejo
Nacional de
Política
Económica y
Social
(CONPES).
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PCC
La Secretaria Técnica del CONPES
convoca a sesión a los miembros del
CONPES de acuerdo con la normatividad
vigente. En la convocatoria se indica: el tipo
de sesión (presencial o no presencial),
lugar (para sesión presencial), fecha y hora
de la realización de la sesión, y agenda.
Adicionalmente, con anterioridad a la
sesión se envían los documentos CONPES
en versión para aprobación del Consejo.
El CONPES aprueba el documento o hace
recomendaciones a los documentos
sometidos a su concepto.
SALIDAS
VERSIÓN: 10
CLIENTES
Citación CONPES.
X
Documento CONPES
aprobado.
Acta de sesión del
CONPES.
Consejo Nacional
de Política
Económica y Social
(CONPES).
El Director Técnico del DNP líder del tema
ajusta el documento según los
requerimientos del CONPES, si los
hubiere.
El Coordinador del Grupo CONPES verifica
que se realizan los ajustes requeridos por
el CONPES, si los hubiere.
Consejo Nacional de
Política Económica y
Social (CONPES).
Documento
CONPES aprobado.
10. Numerar y
publicar el
documento
CONPES
aprobado.
El Coordinador del Grupo CONPES, o
quien delegue, asigna número al
documento CONPES aprobado y gestiona
su publicación en el portal del DNP
Coordinador del
Grupo CONPES.
El documento CONPES aprobado incluye
el formato Plan de Acción y Seguimiento
(PAS) del documento CONPES F-SDS03 y se actualiza el formato Hoja de vida
del documento CONPES formato F-SDS01 (Sección C).
Documento CONPES
aprobado, numerado y
publicado en el sitio
web del DNP
(R)
Formato Plan de
acción y seguimiento
del documento
CONPES F-SDS-03
publicado en el sitio
web del DNP
(R)
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Consejo Nacional
de Política
Económica y Social
(CONPES).
Entidades del orden
nacional.
Entidades del orden
territorial.
Direcciones
Técnicas del DNP.
Grupo de Planeación DNP
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PCC
VERSIÓN: 10
SALIDAS
CLIENTES
Formato Hoja de vida
del documento
CONPES F-SDS-01
(Sección C)
actualizado
(R)
Ciudadanía en
general.
REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo)
· Ley 1753 de 2015
· Ley 1473 de 2011
· Ley 1444 de 2011
· Ley 1286 de 2009
· Ley 1253 de 2008
· Ley 819 de 2003
· Ley 242 de 1995
· Ley 152 de 1994
· Decreto 1068 de 2015
· Decreto 1082 de 2015
· Decreto 4487 de 2009
· Decreto 111 de 1996
· Decreto 2681 de 1993
· Decreto 627 de 1974
SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN
Indicador(es):
Porcentaje documentos CONPES presentados para
aprobación del Consejo Nacional de Política Económica y
Social que fueron programados en el periodo.
REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL
PROCESO
4 NTCGP 1000:2009 y NTC- ISO 9001:2008
4.1 Requisitos generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.4 Análisis de datos
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
Otros requisitos aplicados en la ejecución del proceso
7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio.
7.2 Procesos relacionados con el cliente.
7.5 Producción y prestación de servicio.
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio.
8.3 Control de producto y/o servicio no conforme.
· Resolución Interna 070 de 2015
· Resolución Interna 4169 de 2014
MECI
Planes, programas y proyectos
Modelo de operación por procesos
Análisis y valoración del riesgo
Autoevaluación del control y Gestión
Información y comunicación
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: PM-EC
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REVISÓ:
Mónica Parra Torrado
Coordinador del Grupo
CONPES
2016
03
31
APROBÓ:
Luis Fernando Mejía Alzate
Subdirector Sectorial
(Firma )
2016
Manuel Fernando Castro Quiroz
Subdirector Territorial y de
Inversión Pública
03
(Firma )
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
VERSIÓN: 10
31
(Firma )
Grupo de Planeación DNP