Planificación de Compras ACHM

Procesos y Operacionalización del
Sistema de Compras Públicas
Institucionalidad del Sistema de Compras
Observatorio
ChileCompra
PROVEEDORES
Contraloría
COMPRADORES
Tribunal de Compras
Ciclo de Abastecimiento
Primero
•Definición de
requerimientos
•Redacción de
bases
•Licitación
Segundo
•Evaluación
•Adjudicación
•Contrato
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Tercero
•Ejecución de
servicios
•Recepción de
productos
¿Cómo Podemos Mejorar la Acción
en Nuestro Servicio?
Participación en Capacitación y Acreditación
• Los Servicios deben buscar y participar de las actividades periódicas de
capacitación ofrecidas por la DCCP, respecto del proceso de compras y
contrataciones en el Estado, sus requisitos y obligaciones y el rol de los
funcionarios en el mismo.
• Deben contar con funcionarios debidamente acreditados en el uso del Sistema
de Información, de conformidad a directrices impartidas por la DCCP.
• Se recomienda establecer procesos de evaluación por parte del Servicio, para
valorar la forma cómo se está desarrollando el proceso de compras por parte
de los funcionarios.
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¿Qué Sucede con la Distribución de Claves?
• Las claves entregadas no reflejan los involucrados en las
compras.
• No promover el traspaso de claves a usuarios no habilitados.
• Es recomendable que los Servicios definan el perfil de los
funcionarios que tendrán las claves para manejar el sistema,
considerando que estos funcionarios tengan la jerarquía
adecuada para el servicio del cargo.
• Es necesario que el Servicio analice cómo estructurar el proceso de compras y que
defina una estructura jerárquica del proceso, que considere distintos niveles de
responsabilidad y supervisión.
• La estructura definida, debe ser formal y contar con la aprobación del Jefe de
Servicio o su delegado.
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¿Cómo Designar a los Encargados?
Los Servicios deben elegir al personal de compras,
teniendo en consideración:
• Los conocimientos legales y reglamentarios del proceso de
compras, necesarios para realizar su función.
• Los Servicios deben establecer procedimientos para que el
personal de compras dé cuenta de los posibles conflictos
de interés que puedan existir en algún proceso.
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¿Qué Sucede Hoy en el Organismo?
Falta de comprensión integral de los procesos de
compra, más allá de los alcances de la ley de compra,
que se traduce en:
• Planificación deficiente.
• Falta de interoperabilidad con otros sistemas
administrativos.
• Falta de controles.
• Funcionarios susceptibles a presiones de otros
actores involucrados. Por ejemplo: Jefe,
usuario requirente, etc.
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¿Qué Rol juegan en este proceso los Directivos?
Los directivos tienen un rol fundamental en la
generación de un contexto propicio para la
planificación.
Deben:
• Promover una cultura de planificación y control de resultados, lo que en la
práctica significa comenzar por marcar objetivos, priorizarlos, difundirlos y
controlarlos.
• Facilitar la coordinación entre los diversos actores que participan en el proceso de
abastecimiento, generando o apoyado las instancias de contacto entre usuarios y
proveedores internos. De esta forma, se puede generar un ambiente que permita
realizar una planificación de las compras que reporte todas las ventajas ya
descritas anteriormente.
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¿Qué Ocurre Actualmente en la
Preparación de la Compra?
Especificaciones Técnicas
• Falta de definición previa de especificaciones técnicas del bien o servicio a
contratar. Sub especificación o sobre especificación (el esfuerzo debe ser
puesto en especificar performance o soluciones y no en descripciones
técnicas de los bienes o servicios)
• Falta apoyo de las unidades requirentes.
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Actividades de Control o Buenas Prácticas
Los Servicios deben definir en base al plan de compras o a los requerimientos
emergentes:
• Bienes o servicios a adquirir.
• Calidad que se espera del bien o servicio.
• Características técnicas del bien o especificaciones del servicio a adquirir.
• Otros requerimientos adicionales.
Si ello no es posible, puede realizarse una consulta al mercado para tener claro los
productos ofertados, costos aproximados, tiempos de entrega, etc. De ello debe
quedar constancia por escrito y ser uno de los fundamentos de las especificaciones
técnicas.
Se debe tener en consideración que el esfuerzo debe ser puesto en especificar
performance o soluciones y no descripciones técnicas de los bienes o servicios.
El aporte de los clientes internos es fundamental.
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Determinación del Procedimiento de
Contratación
• Determinación de un procedimiento errado en
relación a la naturaleza de la adquisición.
• Falta de plan de compra o éste no se monitorea.
• Falta de revisión de los productos y servicios
disponibles en catálogo electrónico de convenios
marco.
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Actividades de Control o Buenas Prácticas
Los Servicios deben, a través del departamento de adquisiciones o de la unidad que
se encargue de las compras, desarrollar al menos los siguientes procedimientos para
determinar cómo adquirir:
• Revisión del plan de compras. Respecto de los bienes y servicios planificados
existen algunas causales que no son aplicables (urgencia).
• Identificar los montos involucrados en el proceso de compra.
• Identificar proveedores.
• Identificar si el producto es exclusivo o común.
• Identificar plazos máximos de satisfacción del requerimiento.
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Actividades de Control o Buenas Prácticas
Cada Servicio es responsable de estimar el posible monto de las contrataciones para
determinar qué mecanismo corresponde utilizar para la adquisición, si ello no es
posible, debe efectuarse a través de una licitación pública.
Debe revisar los convenios marco disponibles, para evaluar si está el bien o servicio
que necesita y cuáles son sus condiciones.
Si no compra por Convenio Marco, debe demostrarse que se obtuvieron condiciones
más ventajosas que las establecidas en el convenio marco. Estas condiciones deben
fundamentarse en factores objetivos tales como:
•
•
•
•
Obtener menor plazo.
Obtener mejores garantías.
Obtener mejor calidad en los productos o servicios.
Obtener un mejor precio de los bienes y servicios.
De este análisis debe dejarse constancia en un documento que sirva de base a la
decisión de no comprar vía Convenio Marco. (Fundamenta Resolución)
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Actividades de Control o Buenas Prácticas
Por otra parte, es necesario que se defina un procedimiento para monitorear y
supervisar el plan de compras que contemple lo siguiente:
• Responsable de efectuar el monitoreo.
• Periodicidad del monitoreo.
• Comparación entre lo programado en el plan y la ejecución real de las compras en
forma mensual o con otra periodicidad que se determine.
• Justificar las desviaciones dadas en la ejecución, debiendo explicarse los motivos
de las compras no programadas o la no realización de las compras planificadas.
• Exigencia de actualizar el plan e informar a la Jefatura del Servicio del avance del
Plan y la ejecución del presupuesto de compras.
• Definir obligatoriedad y plazos de informes y reportes periódicos del avance del
plan de compras.
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¿Por qué Planificar?
Planificando
Planificar las compras significa definir:
• ¿Qué necesita la organización?
• ¿Cuánto?
• ¿Para cuándo lo necesita?
En un período de tiempo determinado
Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada
compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos
de entrega, calidad, etc.
También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite
organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.
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Ventajas de Planificar las Compras
Una adecuada planificación se traduce en numerosos beneficios para la
entidad, optimizando los métodos de compra y mejorando los resultados
en términos:
Eficacia
Eficiencia
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Transparencia.
Ventajas de Planificar las Compras
Precios
Más competitivos y mejor calidad obtenida en cualquiera de los
distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada
programación nos permite:
• Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores
condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio
post venta, etc.).
• Facilitar a la Dirección de Compras y Contratación Pública la
suscripción de nuevos Convenios Marco, basándose en los
requerimientos futuros estimados por los planes de compra
de los servicios.
• Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los
plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae
aparejado un mayor número de proveedores potenciales y
una mejor negociación en el caso de un único proveedor.
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Ventajas de Planificar las Compras
Menores Costos Administrativos
Al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y,
por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos
coordinaciones, menos revisiones de la entrega del producto o
servicio, etc.
Menores Costos de Inventario
Con una adecuada planificación será posible definir pedidos
con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los
stocks y sus costos asociados.
Compras Oportunas
Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos, por lo
tanto, ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros
usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente
aumenta su satisfacción.
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Ventajas de Planificar las Compras
Adecuada Distribución de la Carga de Trabajo
Con una buena planificación, es posible programar y distribuir
en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de
evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de
trabajo, que además de perjudicar el clima laboral, afectan la
eficiencia de los procesos.
Personal Menos Estresado
Aumenta el compromiso con la organización, disminuye la
rotación, el ausentismo y aumenta la productividad.
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Ventajas de Planificar las Compras
Apoyo al Cumplimiento de los Objetivos Estratégicos
Permite liberar recursos para enfocarse en las compras que
resulten estratégicas para la organización, ya sea en términos de
su importancia para el desarrollo de las labores propias de la
organización o de su relevancia para la implementación de un
proyecto estratégico para la institución.
Mejoras al Funcionamiento Diario de la Organización
Las compras sencillas o rutinarias, aunque aparentemente son
menos importantes, resultan indispensables para trabajar
eficientemente.
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Ventajas de Planificar las Compras
Identificar Oportunidades para la Generación de Contratos de Suministro
En la medida que observamos que existen productos o servicios
para los cuales es difícil prever la cantidad y/o el momento en
que serán requeridos, es recomendable licitar con el fin de
adjudicar al mejor proveedor y generar un contrato de suministro
con él, en el que se le solicitan los productos o servicios en la
medida que se van requiriendo.
Resolver Situaciones de Crisis de Mejor Forma
Una buena planificación permitirá tener en cuenta situaciones de
estacionalidad como aumentos de demanda en una determinada
época del año. El planificar y programar la mayoría de las
compras ayudará a estar más preparado para enfrentar las
verdaderas situaciones urgentes, es decir, aquéllas imposibles de
planificar como la ocurrencia de eventos de fuerza mayor.
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Ventajas de Planificar las Compras
Disminución de Licitaciones Desiertas y de Compras Urgentes.
Permitirá prestar la atención necesaria y dotar de los recursos
adecuados a la realización de procesos de licitación. Por lo tanto, se
podrá establecer plazos apropiados y redactar buenas bases lo que
facilitará la participación de los proveedores, con los consecuentes
beneficios que ello implica en términos de eficiencia y
transparencia.
Una
Excelente
Planificación,
permitirá
controlar el proceso de abastecimiento,
analizar las desviaciones y así poder tomar
mejores decisiones a futuro.
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¿Cómo Planificar las Compras del
Servicio?
¿Cómo se Entiende la Planificación de las
Compras?
La planificación de las compras puede ser entendida como un
proceso de tres etapas:
• Levantamiento de requerimientos
• Programación de las compras
• Control y seguimiento de la ejecución del plan
Es fundamental tener claro que la planificación de las
compras no es una tarea exclusiva del departamento de
abastecimiento, ya que será necesario consultar y hacer
participar a otros departamentos y unidades de la
organización.
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¿Qué Hacer Primero?
Levantamiento
de
Requerimiento
Seguimiento del
Plan de Compras
Saber qué se va a necesitar
durante el próximo período
Programación de
las Compras
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¿Cuál es el Segundo Paso?
Levantamiento
de
Requerimiento
Seguimiento del
Plan de Compras
Definir el mecanismo que se
utilizará para adquirir los
bienes y servicios que se
espera adquirir.
Programación
de las Compras
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¿Y Después Qué?
Guiar, controlar y transparentar las
compras y los gastos mientras se
está ejecutando, lo que nos
permite tomar medidas correctivas
oportunamente.
Levantamiento
de
Requerimiento
Seguimiento del
Plan de Compras
Programación de
las Compras
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¿Qué Considera el Plan Anual de Compras?
Los contenidos del Plan anual de Compras son una lista de los bienes y/o servicios
que se contratarán, detallándose de acuerdo a la Ley 19.886 de Compras Públicas,
como mínimo:
•
•
•
•
•
•
Descripción o especificación del bien o servicio
Código del clasificador de rubro utilizado en www.mercadopublico.cl
Cantidad del bien o servicio
Monto estimado
Modalidad de adquisición
Fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar.
Se recomienda además detallar:
• Usuarios principales
• Si es una compra simple o estratégica
• Cronograma del proceso para las compras complejas
• Fuentes de financiamiento
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¿Qué Procedimiento de Compra
Utilizar?
Procedimientos de Compras Normales
1. CONVENIO MARCO
Modalidad de adquisición en la cual se establecen precios
y condiciones de compra para bienes y servicios. Tales
bienes y servicios se disponen en un Catálogo Electrónico
mediante el cual los organismos públicos acceden
directamente, pudiendo emitir una orden de compra a los
proveedores licitados.
Gobierno de
de Chile
Chile |
| Ministerio
Ministerio de
de Hacienda
Hacienda |
| Dirección
Dirección ChileCompra
ChileCompra
Gobierno
¿QUÉ ES UN CONVENIO MARCO?
«Las entidades celebrarán directamente sus contratos de suministro o servicio por
medio de los convenios marco, licitados y adjudicados por la DCCP, sin importar el
monto de las contrataciones, los que serán publicados a través de un Catálogo de
Convenios Marco en el sistema de información…»
(Art. 8, del Reglamento)
Las condiciones más ventajosas deberán referirse a situaciones
objetivas, demostrables y sustanciales para la Entidad, tales como,
plazo de entrega, condiciones de garantías, calidad de los bienes y
servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a
adquirir.
(Art. 15. del Reglamento)
Si la Entidad obtuviera condiciones, deberá informarlo a la DCCP, vía
mail u oficio.
Gobierno de
de Chile
Chile |
| Ministerio
Ministerio de
de Hacienda
Hacienda |
| Dirección
Dirección ChileCompra
ChileCompra
Gobierno
¿QUÉ ES UN CONVENIO MARCO?
Ventajas
•
Precios y Condiciones ofrecidas
mediante una licitación pública.
•
Facilita el proceso de compra.
•
El ahorro trasciende en la gestión y no sólo en
el precio.
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de Chile
Chile |
| Ministerio
Ministerio de
de Hacienda
Hacienda |
| Dirección
Dirección ChileCompra
ChileCompra
Gobierno
y
adjudicadas
¿QUÉ ES UN CONVENIO MARCO?
Ventajas
Ahorro trasciende el precio y Facilita el proceso de compra
LICITACIÓN PÚBLICA
O PRIVADA
Definición
Requerimiento
1
Selección
Mecanismo
de Compra
2
Tiempo promedio:
15 días.
Llamado y
recepción de
ofertas
3
Evaluación
de ofertas
4
Adjudicación
oferta
5
AHORRO DE ETAPAS
Convenio Marco
Tiempo máximo: 2
días.
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Recibo de
producto o
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de la
compra
7
¿Puede el Proveedor Rechazar Órdenes de
Compra?
Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las órdenes de Compra
válidamente emitidas, salvo:
Existencia de deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de Compra con
el proveedor destinatario de la misma.
Que el valor de la OC recibida sea inferior al valor mínimo
declarado por el oferente en su oferta.
Que la OC no cumpla con condiciones especiales
definidas para cada Convenio Marco.
No adjuntar a
Presupuestaria»
Gobierno de
de Chile
Chile |
| Ministerio
Ministerio de
de Hacienda
Hacienda |
| Dirección
Dirección ChileCompra
ChileCompra
Gobierno
la
OC
la
«Disponibilidad
Grandes Compras
Adquisiciones vía CM en compras superiores a 1000 UTM
En las adquisiciones vía convenio marco superiores a 1.000
UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema, la
intención de compra a todos los proveedores que tengan
adjudicado en CM el tipo de producto requerido.
(Art. 14 bis. Del Reglamento)
Ofertas
Llamado
Cierre Recepción
de Ofertas
Al menos
10 días
Gobierno de
de Chile
Chile |
| Ministerio
Ministerio de
de Hacienda
Hacienda |
| Dirección
Dirección ChileCompra
ChileCompra
Gobierno
Evaluación
Formalización de la
compra
Procedimientos de Compras Normales
Licitación Pública
Procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante
el cual la administración realiza un llamado público,
convocando a los interesados para que sujetándose a las bases
fijadas formulen propuestas de entre las cuales seleccionará y
aceptará la más conveniente.
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Antecedentes Obligatorios para una Licitación
Pública
Artículo 22 del Reglamento de Compras:
“Las bases deberán contener, en lenguaje claro y preciso, a lo menos las siguientes
materias:
1. Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean
aceptadas.
2. Las especificaciones de los bienes y/o servicios que se requiere contratar (...)
3. Etapas y plazos de la licitación (...)
4. Condición, plazo y modo en que se compromete el o los pagos (...)
5. Plazo de entrega del bien o servicio adjudicado
6. Naturaleza y Monto de las Garantías que la entidad exija a los oferentes (….)
7. Los criterios objetivos que serán considerados para decidir la adjudicación.
8. En las licitaciones menores a 1000 UTM y superiores a 100 UTM, definir si se requerirá
la suscripción de contrato o si éste se formalizará mediante la emisión de la orden de
compra por el comprador y la aceptación por parte del proveedor, en conformidad con
lo establecido en el Art. 63 del Reglamento.
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Antecedentes Obligatorios para una Licitación
Pública
9. Los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutos de
remuneraciones o cotizaciones de seguridad social (…)
10. La forma de designación de las comisiones evaluadoras” (sobre 1.000 UTM y Lic.
Complejas.)
Respecto de las Garantías de Seriedad de la Oferta (Art. 31, Reglamento)
Bajo las 1000 UTM, recuerde que deberá ponderarse el riesgo involucrado.
Podrá aceptarse boleta de garantía, vale vista, certificado de fianza, póliza de seguro, o cualquier
otra forma que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva.
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Antecedentes Obligatorios para una Licitación
Pública
Respecto a la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, Art. 68,
Reglamento:
“Para garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato una vez
producida la adjudicación, el adjudicatario entregará las cauciones o
garantías que correspondan, a favor de la entidad licitante, cuyos montos
ascenderán entre 5% y un 30% del valor total del contrato, salvo lo
dispuesto en los artículos 42 y 69 del presente Reglamento. Las bases
administrativas que regulen contratos de ejecución sucesiva podrán asociar
el valor de las garantías a las etapas, hitos o períodos de cumplimiento y
permitir al contratante la posibilidad de sustituir la garantía de fiel
cumplimiento, debiendo en todo caso respetarse los porcentajes
precedentemente indicados en relación a los saldos insolutos del contrato a
la época de la sustitución.”
Obligatorio para
contrataciones
que superen las
1000 UTM
(Art. 22, N°6
párrafo 4 del
Reglamento
En el caso de contrataciones de prestación de servicios, se entenderá, sin necesidad de estipulación
expresa, que las garantías constituidas para asegurar el fiel cumplimiento del contrato caucionan
también el pago de las obligaciones laborales y sociales con los trabajadores de los contratantes.
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Antecedentes Obligatorios para una Licitación
Pública
Respecto de las comisiones evaluadoras
Art. 37, 4° párrafo:
“En las licitaciones en las que la evaluación de las ofertas revista gran
complejidad y en todas aquellas superiores a 1.000 UTM, las ofertas deberán
ser evaluadas por una comisión de al menos tres funcionarios públicos,
internos o externos al organismo respectivo, de manera de garantizar la
imparcialidad y competencia entre los oferentes. Excepcionalmente, y de
manera fundada, podrán integrar esta comisión personas ajenas a la
administración y siempre en un número inferior a los funcionarios públicos que
la integran.
La entidad licitante podrá proveer a la comisión evaluadora de la asesoría de expertos de
reconocido prestigio en las materias técnicas a revisar en los procesos de licitación.
La integración de la comisión evaluadora se publicará en el Sistema de Información de Compras
y Contratación Pública.".
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Antecedentes Obligatorios para una Licitación
Pública
Art. 27 Contactos durante la licitación y aclaraciones
• Las preguntas formuladas por los Proveedores deberán efectuarse a través del Sistema de
Información, salvo que en las Bases se permitan aclaraciones en soporte papel, no pudiendo los
proveedores contactarse en ninguna otra forma con la entidad licitante o sus funcionarios, por
la respectiva licitación, durante el curso del proceso.
•
La entidad licitante deberá dar respuesta a las preguntas a través del Sistema de información
dentro del plazo establecido en las Bases.
•
La Entidad Licitante no podrá tener contactos con los Oferentes, salvo a través del mecanismo de
las aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otro contacto
especificado en las Bases.
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Antecedentes Obligatorios para una Licitación
Pública
Artículo 39:
“Durante el período de evaluación, los oferentes sólo podrán mantener
contacto con la entidad licitante tales como aclaraciones, entrevistas,
visitas a terreno, presentaciones, exposiciones, entrega de muestras o
pruebas que ésta pudiese requerir Y QUE HUBIESEN SIDO PREVISTAS
EN LAS BASES, quedando prohibido cualquier otro tipo de contacto”
Artículo 41:
a. Las entidades licitantes deberán publicar oportunamente en el sistema de información los
resultados de sus procesos de licitación o contratación. Asimismo, deberá publicar la
resolución fundada que declare inadmisibilidad y/o declaración de desierto del proceso.
b. Cuando la adjudicación no se realice dentro del plazo indicado en las bases, deberá informar
las razones que justifican el incumplimiento (…)
c. La entidad deberá publicar la mayor cantidad de información respecto del proceso de
evaluación.
d. Deberá indicar el mecanismo para resolución de consultas respecto de la adjudicación.
e. No podrá adjudicar a una oferta que no cumpla con las condiciones y requisitos establecidos en
las bases…
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Antecedentes Optativos para una Licitación
Pública
Artículo 23 del Reglamento de Compras:
“Las bases podrán contener las siguientes materias:
a.
b.
c.
La prohibición de subcontratar y el alcance de tal prohibición.
Puntajes o ponderaciones que se asignen a los Oferentes derivados del
cumplimiento de normas que privilegian el medioambiente (…)
Cualquier otra materia que no contradiga las disposiciones de la Ley de
Compras”
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Plazos Asociados para una Licitación Pública
Art. 25. Plazos entre publicación y cierre:
- Licitaciones iguales o menores a 100 UTM; mínimo 5 días
- Licitaciones mayores a 100 y menores a 1000 UTM; mínimo 10 días
- Licitaciones iguales o mayores a 1000 UTM; mínimo 20 días
Consideraciones:
• Los plazos indicados son en días corridos.
• Recuerde que algunos plazos mínimos pueden ser reducidos a la mitad en el evento que se
trate de bienes o servicios de simple y objetiva especificación, y que razonablemente conlleve
un esfuerzo menor en la preparación de las ofertas.
• En el caso de las licitaciones iguales o inferiores a 100 UTM el plazo mínimo que debe mediar
entre la publicación de bases y la recepción de las ofertas será de 5 días corridos.
• Con todo, el plazo de cierre para la recepción de ofertas no podrá vencer en días inhábiles ni en
un día lunes o en un día siguiente a un día inhábil, antes de las 15 horas.
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Criterios de Evaluación
¿Cuáles podemos utilizar?
Precio
Condiciones Técnicas
Más
usados
Plazo de Entrega
Experiencia en el Rubro
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Otros
• Criterios sustentables
• Metodología de trabajo
• Asistencia técnica o
soporte
• Servicios post Venta
• Recargos por flete
• Comportamiento
contractual anterior
Criterios de Evaluación
Casos:
¿Qué opina de estos criterios?
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Criterios de Evaluación
¿Se puede tomar una decisión de compra transparente con estos
criterios?
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Comisión Evaluadora
Para la designación de los integrantes de la comisión y de su
composición:
•
La autoridad competente (jefe de servicio, alcalde, concejo ) deberá
tomar en cuenta las consideraciones profesionales y de probidad de
sus potenciales integrantes de la Comisión Evaluadora.
•
Se recomienda que la mayoría de los miembros de la comisión, con la
excepción de los asesores externos que las integren, hayan
aprobado, al menos en una oportunidad, la prueba de acreditación
que efectúa la Dirección ChileCompra.
•
Los miembros de las comisiones evaluadoras deben ser designados
con anterioridad a la fecha de apertura de las ofertas. De esta
manera, los integrantes de dichas comisiones podrán estar presentes
durante el acto de apertura, lo que les permitirá resolver cualquier
cuestionamiento que surja de esa instancia.
•
Se recomienda que la integración de la comisión evaluadora se
encuentre reconocida a través de un acto administrativo, dictado
por la autoridad competente y publicarse en www.mercadopublico.cl
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Comisión Evaluadora
•
Los miembros de la comisión evaluadora no podrán tener conflictos de interés con los oferentes .
(Artículo 37 del reglamento de la ley N° 19.886)
•
Se recomienda solicitar a todos los integrantes de la comisión, la suscripción de declaraciones
juradas en las que expresen no tener conflicto de interés alguno en relación a los actuales o
potenciales oferentes en ci respectivo proceso licitatorio.
Ejemplo:
DECLARACION DE CONFLICTOS DE INTERESES DE LA COMISIÓN EVALUADORA
LICITACIÓN ID N°__________
Fecha:_______________
De conformidad con las normas de transparencia y la ley de compras públicas, yo <Nombre integrante comisión>, Cédula de identidad
N°________, declaro no tener relación ni parentesco con las empresas evaluadas y/o trabajadores de las mismas, que me impidan participar en la
comisión evaluadora. En caso contrario me hago acreedor de las sanciones administrativas y penales que imponen los reglamentos y dispositivos
legales correspondientes.
<Nombre integrante comisión>
<Cargo>
<Institución>
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Comisión Evaluadora
•
El integrante afectado por algún conflicto deberá abstenerse de
participar en la comisión, debiendo poner en conocimiento de
su superior jerárquico la implicancia que le afecta.
•
El funcionario que se hubiese abstenido deberá ser
reemplazado por otro funcionario idóneo, mediante acto
administrativo dictado por la autoridad competente.
Ejemplo:
MODIFICA DESIGNACION DE INTEGRANTES DE COMISION EVALUADORA QUE INDICA
VISTOS:
Lo dispuesto en la Ley N° 19.886, Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y sus modificaciones; en el D.S.
N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda; en la Resolución N° 1.600/08 de la Contraloría Genera! de la República, que establece normas sobre
exención del trámite de torna de razón, y en el Decreto N° 1000/2009, del Ministerio de Hacienda, que determina orden de subrogación de la Dirección
de Compras y Contratación Pública.
CONSIDERANDO:
a) El llamado efectuado por <entidad> para la <adquisición o contratación> de <bien o servicio>, a través de la licitación pública ID _______, cuyas
bases fueron aprobadas por resolución N°______ del año ______;
b) Que de acuerdo a lo indicado en las bases de la licitación precedentemente señalada, por resolución exenta N° _____ del <fecha>, se designó a los
miembros de !a comisión evaluadora;
c) Que es necesario reemplazar a uno de los funcionarios designados por medio de la resolución exenta previamente citada;
d) Que por ende;
1. Reemplácese como miembro integrante de la comisión evaluadora de la licitación ID _______ a don(doña) ___________, designándose en su lugar al
funcionario (a) de la <nombre institución>, d don(doña) _____, CI. N° ________.
2. Publíquese la presente resolución, en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, en ci sitio denominado www.mercadopublico.cl.
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Comisión Evaluadora
•
Para evitar prácticas contrarias a la probidad, el rol de integrante de la comisión
evaluadora no debiera confundirse con el de otros funcionarios que participen
de la licitación, por ejemplo:
o
o
o
o
•
Quien elaboró las bases.
El asesor jurídico de la comisión.
La autoridad competente que debe adoptar la decisión de adjudicación.
El encargado de la administración de los contratos.
Es recomendable evitar que un mismo funcionario o un mismo grupo reducido
de funcionarios, integre permanentemente las comisiones evaluadoras relativas
a una misma materia en particular.
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Comisión Evaluadora
•
Se recomienda que las comisiones evaluadoras funcionen en base a una estructura formal de
trabajo. Deberán:
o Sesionar en forma continua,
o Asistencia de todos sus miembros
o Dejar constancia escrita en actas del contenido de sus deliberaciones.
•
Los miembros de la comisión evaluadora deben adoptar las medidas que aseguren el correcto
almacenamiento de los documentos que deben revisar en el ejercicio de sus funciones. Se
sugiere:
o Llevar registros.
o Enumerar los documentos
o Almacenar los documentos en forma centralizada.
o Implementar un sistema de acceso limitado a los documentos.
•
La confidencialidad de las deliberaciones de la comisión, durante el período de evaluación, es
fundamental para asegurar la integridad del proceso licitatorio.
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Comisión Evaluadora
•
Los miembros de la comisión evaluadora no podrán tener contactos con los oferentes, salvo a través
del mecanismo de las aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otro
contacto especificado en las Bases.
(Artículo 37 del reglamento de la Ley 19.886)
•
La comisión, durante el proceso de evaluación, deberá contar con la colaboración permanente de un
asesor jurídico, con la finalidad de que este pueda prestar asesoría permanente en todas las
cuestiones de orden jurídico que se susciten durante el proceso de evaluación
•
•
La comisión evaluadora no está facultada para adjudicar.
La comisión propone la adjudicación a la autoridad competente, a través de un acto administrativo
fundado.
La proposición de adjudicación de la comisión debe contenerse en un informe completo y fundado,
suscrito por todos los miembros de la comisión.
•
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Tips para la Adjudicación
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La Adjudicación deberá estar fundada exclusivamente en los criterios de evaluación OBJETIVOS,
que se hayan definido en Bases.
Deberá publicar la resolución fundada o decreto alcaldicio que declare la admisibilidad, deserción
o Adjudicación, en función del Acta de adjudicación.
En la adjudicación, publique la mayor cantidad de información respecto al proceso de evaluación.
Minimizará las dudas que tengan los oferentes respecto al accionar de la institución y dará
confianza en su gestión. (Acta comisión evaluadora, Informe comisión técnica, entre otros)
De ser necesario, aclare las dudas formales de la Adjudicación, que le presenten.
Se debe publicar acta de la comisión evaluadora a parte de resolución o decreto alcaldicio.
Deberá siempre incorporar el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria.
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Procedimientos de Compras Excepcionales
3. LICITACIÓN PRIVADA
Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa
resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la
administración invita a determinadas personas para qué
sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de
entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.
Una adquisición mediante Licitación Privada requiere:
a. La resolución que autoriza este procedimiento en donde se fundamenta la
causal que justifica este mecanismo excepcional.
b. Las bases de licitación. En este caso, es importante recordar que cuando el
fundamento es que no se presentaron oferentes a la licitación original, NO se
pueden modificar las bases utilizadas previamente en la licitación pública.
c. El procedimiento de adquisición mediante licitación privada está regulado en
los artículos 44 al 47 del Reglamento de Compras.
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Procedimientos de Compras Excepcionales
4. TRATO DIRECTO
Contratación realizada a un solo proveedor, previa Resolución
fundada o Decreto Alcaldicio, solicitando un mínimo de tres
cotizaciones, salvo las causales de las letras c, d, f, y g del Art. 8
de la Ley. (Art.10 Reglamento).
Al ser la licitación pública la regla general, las causales de propuesta
privada o trato directo son taxativas y de derecho estricto y por ende,
deben constar en el acto administrativo que aprueba el convenio
respectivo, y acreditar su concurrencia (Dicts. Nos. 45.730/03;
37.342/05; 3.417/08; 61.883/09 entre otros)
No basta para los fines de justificar un trato directo, la sola referencia a las disposiciones legales
y reglamentarias que contienen la causal que fundamenta dicha modalidad de contratación,
como tampoco la sola alusión a razones de índole interno de funcionamiento del Servicio
(Dict. N 46.427/08)
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TRATO DIRECTO
Contexto Legal Antecedentes Obligatorios
Una adquisición mediante Trato Directo requiere:
a. La resolución que autoriza este procedimiento en donde se
fundamenta la causal que justifica este mecanismo excepcional.
b. Sólo se podrá omitir la fundamentación de la resolución cuando el
Trato Directo invoque la causal f) del artículo 8 de la Ley «si se
trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusión
puede afectar la seguridad nacional o el interés nacional, los que
serán determinados por decreto supremo».
c.
Términos de Referencia, aprobados por la entidad.
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TRATO DIRECTO
No olvide que…
De acuerdo a lo establecido en el artículo 57°, letra d), un Trato o Contratación Directa
debe ser publicado en www.mercadopublico.cl con la siguiente documentación:
• Resolución Fundada
• Términos de Referencia (pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o
Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones)
• Recepción y cuadro de evaluación de las cotizaciones recibidas
• Resolución que resuelve sobre la adjudicación (La orden de compra hace las veces
de la descrita resolución)
• Texto del Contrato, si existiere, la forma y modalidad de pago.
• Cualquier otro documento que la entidad licitante determine.
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Para Tener Presente…
Cantidad de Reclamos al 04 de Agosto 2013
5.916
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Gracias
http://formacion.chilecompra.cl