PROCEDIMIENTO GENERAL

PROCEDIMIENTO GENERAL
Título:
Fecha de
emisión:
1.0
CONTROL DE REGISTROS
No. de
01/03/ 2010
Revisión:
Código:
00
Pág.:
PG-CAP-GC-02
1
de: 3
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para controlar, identificar, almacenar, proteger, recuperar, tiempo de
retención y disposición de los registros, con la finalidad de proporcionar evidencia objetiva de la
conformidad con los requisitos y de la operación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad de
UNACAR.
2.0
ALCANCE
Aplica a las áreas involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad de la UNACAR y que generen
cualquier tipo de registro.
3.0
RESPONSABILIDADES
3.1
·
·
RESPONSABLE DE DE GESTION DE LA CALIDAD
Elaborar , difundir y actualizar el presente documento
Verificar la correcta aplicación de este procedimiento.
3.2
·
·
COORDINADOR ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
Revisar y autorizar el presente documento.
Asegurar el control de registros generados en las áreas.
3.3
·
RESPONSABLE DE PROCESO
Identificar y controlar los registros de calidad que se generen en su área, así como el tiempo que
considere necesario se mantengan dichos registros antes de ser destruidos.
4.0
4.1
No.
1
IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO
Responsable
Actividad
Responsable de Define que cada responsable de área deberá identificar de manera única los formatos
gestión de la
que utilizan para elaborar los registros de cada operación, esto es asignando un
calidad
nombre y código para cada uno de sus formatos, de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento “Diseño y elaboración de documentos del SGC” código PE-CAPGC-01; así como el almacenamiento.
Elaboró:
Autorizó
Lic. Cecilia del C. Oros Gutiérrez
Mtro. Juan Pablo Cetina Monterrey
Responsable de Gestión| de la Calidad
Coordinador Administrativo de Planeación
Firma:
Firma:
F-CAP-GC-01 Rev.00
PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE REGISTROS
No. de
01/03/2010
Revisión:
Título:
Fecha de
emisión:
2
2
de:
3
Responsable
Actividad
Responsable de Define que los registros que se generen de sus actividades en copia deberán ser
gestión de la
protegidos en carpetas o de cualquier otra forma que se considere apropiada, así
calidad
mismo deberán mantenerse en lugares destinados únicamente para guardar ya sea
las carpetas, hojas, reportes, etc.
Define que los registros generados en forma electrónica deberán ser respaldados y
protegidos con la Tecnología que indique la Coordinación Administrativa de
Informática de la UNACAR, debidamente identificados y mantenerse en lugares
apropiados con el fin de evitar su daño o deterioro.
RECUPERACIÓN
Responsable
Responsable de
gestión de la
calidad
4.4
No.
1
Pág.: 2
PROTECCIÓN
4.3
No.
1
00
PG-CAP-GE-GC-02
Declara como se deben Identificar, Almacenar, manejar y consultar los registros de
calidad de cada uno de los departamentos, es decir, para los registros físicos, se
establece que el almacenamiento deberá ser en carpetas claramente identificadas, y
para los registros que se conservan de forma electrónica se debe asegurar que la
dirección donde se encuentran los archivos de cada trabajo la conocen todos los
posibles interesados.
4.2
No.
1
Código:
Actividad
Define que cuando un registro utilizado en un área específica sea perdido o dañado,
el responsable de área deberá proporcionar las facilidades necesarias para que el
personal de su propia área realice la reconstrucción histórica del mismo mediante el
apoyo de toda información que se utiliza originalmente para su elaboración.
TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL
Responsable
Responsable de
gestión de la
calidad
Actividad
Define con cada uno de los responsables de área que deberán elaborar una lista,
donde se defina:
1.
2.
3.
4.
5.
Nombre del registro
Código del SGC (si Aplica)
Tiempo de retención en archivo activo.
Tiempo de retención en archivo muerto.
Disposición final
Nota: Todo esto para cada uno de sus registros según lo considere apropiado.
2
Responsable de
área
En el procedimiento específico elabora la lista como se indico en el punto anterior.
F-CAP-GC-01 Rev. 00
PROCEDIMIENTO GENERAL
Título:
Fecha de
emisión:
5.0
FORMATOS
N/A
6.0
REFERENCIAS
CONTROL DE REGISTROS
No. de
01/03/2010
Revisión:
Código:
00
PG-CAP-GE-GC-02
Pág.: 3
de:
3
PE-CGE-SGC-01 “Diseño y elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad”
7.0
8.0
9.0
GLOSARIO
N/A
MODIFICACIONES
N/A
ANEXOS
N/A.
F-CAP-GC-01 Rev. 00