PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Título:
Diseño y Elaboración de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad
Fecha de
emisión:
1.0
01 /03/ 2010
No. de
Revisión:
00
Código:
Pág.: 1
PE-CAP-GC-01
de: 7
OBJETIVO
Diseñar, elaborar, identificar y codificar de manera estandarizada los documentos que intervienen en el
funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la UNACAR.
2.0
ALCANCE
Aplica a todas las áreas involucradas en la Elaboración de Documentos del SGC.
3.0 RESPONSABILIDADES
2.1
·
·
·
RESPONSABLE DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Elaborar, actualizar y difundir este documento.
Vigilar que se cumplan los lineamientos establecidos en este documento.
Gestionar la implementación de las actividades descritas en este instrumento.
2.2
·
COORDINADOR DE PLANEACIÓN
Revisar y Autorizar el presente documento.
2.3
·
USUARIOS
Elaborar los documentos de su área de responsabilidad de acuerdo al PE-CAP-GC-01
4.0 DESARROLLO
4.1
No.
1
CONCEPTOS GENERALES
Responsable
Usuario
Actividad
Tipografía: Para la elaboración de todos los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad debe utilizarse la letra tipo Arial núm. 10.
Nota: Se debe evitar en la medida de lo posible la redacción de los documentos
con letras mayúsculas.
Cuando sea pertinente hacer una aclaración de lo que estamos describiendo
debe escribir la palabra “NOTA:” seguida de su respectiva explicación. En
caso de existir varias notas con respecto a un mismo punto, éstas se enumeran
de manera secuencial.
2
Elaboró:
Autorizó:
Lic. Cecilia del C Oros Gutiérrez
Mtro. Juan Pablo Cetina Monterrey
Responsable de Gestión de la Calidad
Coordinador de Planeación
Firma:
Firma:
F-CAP-SGC-01 rev.00
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Título:
Fecha de
emisión:
Diseño y Elaboración de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad
01 de Marzo de 2010
No. de
Revisión:
00
Código:
PE-CAP-GC-01
Pág.: 2
de: 7
La siguiente tabla muestra los 5 diferentes niveles de documentación que se manejan en el Sistema de
Gestión de la Calidad de la UNACAR:
Tabla 1
Niveles Documentos
Nivel de Docto.
1°
2°
3°
4°
5°
6°
Tipo de Documento
Manual de Gestión de Calidad
Procedimientos Generales
Procedimiento Especifico
Planes de Calidad
Instrucción de Trabajo
Formatos
NOTA: En caso de agregar un nuevo nivel documental a la estructura existente; este debe ser colocado en el
penúltimo sitio (antes de los formatos).
4.2 ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS GENERALES Y ESPECIFICOS
No.
1
2
Responsable
USUARIO
Actividad
Solicita al Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad el formato para
la “Elaboración de documentos” Código F-CAP-GC-01 y consulta el
instructivo de llenado del punto 5.1
Desarrolla el Documento incluyendo los siguientes elementos:
1.0 OBJETIVO: Explicar la razón de ser de las actividades a describir.
2.0 ALCANCE: Menciona a quienes aplica el presente documento.
3.0 RESPONSABILIDADES: Indica las responsabilidades del personal que
interviene en el diseño, elaboración, revisión, aprobación, gestión,
implementación, control, evaluación y auditoría de las actividades descritas
en el documento, debiendo enumerar cada una de ellas.
4.0 DESARROLLO: Desglosa las actividades principales numerando y
describiendo clara y concisamente cada una de ellas.
NOTA 1: Se recomienda elaborar un diagrama de flujo del desarrollo.
La actividad principal estará seguida de una tabla que contiene: No.,
Responsable y Actividad (esta actividad iniciará preferentemente con un
verbo en presente indicativo). Ejemplo: Solicita al Responsable de la
Dirección
F-CAP-GC-01 rev. 00
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Título:
Fecha de
emisión:
Diseño y Elaboración de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad
01 de Marzo de 2010
No. de
Revisión:
00
Código:
PE-CAP-GC-01
Pág.: 3
de: 7
NOTA 2: Cuando en una actividad se presenten actividades alternas o se
divida en más sub-actividades con responsables diferentes, se dividirá como
se muestra a continuación:
Ejemplo:
3.2 DAR DE ALTA UN DOCUMENTO
No.
1
2
RESPONSABLE
Resp. del área
2.1
2.2
Elab. Del Docto.
3
Resp.del área
ACTIVIDAD
Recibe un documento para su alta en el Sistema de Calidad.
Revisa el documento con el fin de analizqar si existe afectación hacia
otros documentos.
Si existe, notifica al elaborar para vque verifique y adecue con las
áreas afectadas.
Hace adecuaciones y entrega el documento al responsable del área
(pasa al punto 3 del desarrollo)
Da de alta en el Sistema de Calidad y lo registra en la matriz de
control de doctos y datos.
NOTA 3: Cuando desde un documento se haga referencia a otro documento
y/o un formato, se escribirá “entre comillas” y sólo la primera vez que se
mencione, se escribirá el nombre completo y código del documento y/o
formato en cuestión, para subsiguientes menciones bastará con sólo poner el
nombre del documento y/o formato entre comillas. Lo mismo aplicará al
utilizar abreviaturas, es decir, la primera vez que se haga referencia a un
término abreviado se escribirá el texto completo con su abreviatura entre
paréntesis; pudiéndose utilizar solo la abreviatura en las menciones
subsiguientes.
NOTA 4: Cuando se requiera incorporar al documento tablas, figuras, dibujos,
fotos, diagramas de flujo, etc. estos podrán insertarse en el punto “9.0
ANEXOS”, siempre y cuando estén referenciadas a la actividad del
desarrollo.
5.0 FORMATOS: Se genera el (los) formato (s) necesarios, junto con su
instructivo de llenado (Preferentemente, queda a criterio del emisor del
documento ver punto 5.1 de este documento).
6.0 GLOSARIO: Enlistar los conceptos propios utilizados por el área en la
descripción del procedimiento. Ejemplo: Internet, página web, intranet.
7.0 REFERENCIAS: Se indican las referencias principales, las cuales
pueden ser documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (se
deberán mencionar los documentos del mismo nivel del documento que
se está elaborando y hacia los niveles siguientes) y/o Documentos
Externos como pueden ser: normas, leyes, etc. (poner nombre completo y
código donde apliquen).
8.0 MODIFICACIONES: Se harán las descripciones de los cambios
realizados respecto a la versión inmediata anterior respecto a al vigente,
causa y fecha de modificación.
F-CAP-GC-01 rev. 00
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Título:
Fecha de
emisión:
Diseño y Elaboración de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad
01 de Marzo de 2010
No. de
Revisión:
00
Código:
PE-CAP-GC-01
Pág.: 4
de: 7
9.0 ANEXOS: Se podrán incluir Diagramas de flujo, fotos, etc.
NOTA 5. En el caso de que algunos de los puntos 5.0, 6.0, 7.0 8.0 Y 9.0 no
sean necesarios, se pondrá en el renglón siguiente el texto: N/A que significa
No aplica.
Inserta únicamente en el primera página el cuadro de firmas, ver punto 5.1
3
Determina con base a la “Tabla 2” los niveles de autorización de elaboración
y revisión de cada documento según sea su nivel y alcance.
4
Tabla 2
Niveles de Autorización de Documentos
Tipo de Documento
Manual de Calidad
Elaboración
Autorización
Responsable de Gestión de la
Alta Dirección
Calidad
Procedimientos Generales Responsable de Gestión de la Puesto Inmediato superior
Calidad
Procedimientos Específicos
Todos
Puesto Inmediato superior
Planes de Calidad
Formatos
4.3 ELABORACION DE FORMATOS
No.
1
Responsable
USUARIO
2
Actividad
Desarrolla los formatos de acuerdo con las necesidades propias de la
actividad o actividades a realizar y registrar, verificando que contenga como
mínimo los siguientes datos:
1. Logotipo de UNACAR.
2. Nombre del Formato
3. Fecha (para anotar le fecha de cuando se esté utilizando el formato)
4. Páginas (Hoja X de Y)
5. Código de Formato (colocarlo preferentemente en la parte inferior
derecha del formato).
6. Firmas de elaboración y Autorización.
Documenta el instructivo de llenado asignando un número consecutivo en
cada campo del formato y describiendo cada uno de ellos. Ver punto 5.1
4.4 CODIFICACION DE LOS DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS
No.
1
4.4.1
Responsable
USUARIO
Actividad
Codifica los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo
con los ejemplos gráficos en el punto 4.4.1.
Ejemplos Gráficos de Codificación:
Procedimientos Generales: PG-CAP-01
Clave del
Clave del área
Número
documento
al que
consecutivo del
F-CAP-GC-01 rev. 00
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Título:
Fecha de
emisión:
(Tabla 3)
Diseño y Elaboración de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad
01 de Marzo de 2010
pertenece
(Nota 1)
No. de
Revisión:
00
Código:
PE-CAP-GC-01
Pág.: 5
de: 7
procedimiento
Procedimientos Específicos: PE-CAP-GC-01
Clave del
Clave del Área Clave de Sub-área
documento
al que
al que pertenece
(Tabla 3)
pertenece
(Nota 2)
(Nota 1)
Formatos: F-CAP-GC-01 rev. 01
Clave
Clave del
Clave de Subúnica de área al que área al que
formatos pertenece pertenece
(tabla 3)
(Nota 1)
(Nota 2)
Número consecutivo
del documento por
puesto que labora
Número
consecutivo de
formatos
generados por
documento
Indica el nivel de
revisión del
formato
Tabla 3
Clave de Documentos
Tipo de Documento
Manual de Gestión de la Calidad
Procedimientos Generales
Procedimientos Específicos
Planes de Calidad
Instrucción de Trabajo
Formatos
Clave
MGC
PG
PE
PL
IT
F
NOTA 1: Para la asignación de la clave de cada área se establece una combinación de 2 o 3
letras de la(s) palabra(s) que le dan nombre , las cuáles resulten de fácil asociación, procurando que
NO existan 2 áreas cuyo código coincida en más de 2 letras, de ser así, que estas letras coincidentes
NO estén en la misma posición. De esta forma se evita duplicidad o confusión en las claves asignadas.
NOTA 2: Para la asignación de la clave de cada sub-área dentro de las áreas se establece una
combinación de de 2 o 3 letras de la(s) palabra(s) que le dan nombre, las cuáles resulten de fácil
asociación, procurando que NO existan 2 sub-áreas cuyo código coincida en más de 2 letras, de ser
así, que estas letras coincidentes NO estén en la misma posición. De esta forma se evita duplicidad o
confusión en las claves asignadas.
F-CAP-GC-01 rev. 00
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Diseño y Elaboración de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad
Título:
Fecha de
emisión:
01 de Marzo de 2010
No. de
Revisión:
00
Código:
Pág.: 6
PE-CAP-GC-01
de: 7
5.0 FORMATOS
5.1
FORMATO PARA “ELABORAR DOCUMENTOS”, CODIGO F-CAP-GC-01.
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Título:
Fecha de
emisión:
Código:
No. de
Revisión:
de:
Elaboró:
Autorizó:
Nombre de la persona
Nombre de la persona
Título de puesto de acuerdo a organigrama
Título de puesto de acuerdo a
organigrama
Firma:
Firma:
F-CAP-GC-01 rev. 00
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Título:
Fecha de
emisión:
Diseño y Elaboración de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad
01 de Marzo de 2010
No. de
Revisión:
00
Código:
PE-CAP-GC-01
Pág.: 7
de: 7
1. TIPO DE DOCUMENTO: Especificar el tipo, en la estructura documental, al que pertenece el
documento.
2. TITULO DEL DOCUMENTO: Anotar el titulo más apropiado para el documento, que describa lo
que se pretende lograr con su aplicación.
3. CÓDIGO: Anotar el número de código correspondiente, consultar punto 4.4 de éste documento.
4. FECHA DE EMISIÓN: Colocar la fecha en que se da de alta el documento en el Sistema de
Gestión de la Calidad de UNACAR.
5. Nº. DE REVISIÓN: Anotar Nº de revisión del documento específico. Este número cambiará cada
que sufre modificación. Cuando es nuevo el documento la revisión es “01”.
6. PAG: # DE #: Anotar el número de la página que se elabora así como el total de página con que
cuenta este documento.
7. ELABORÓ: Colocar Nombre, Puesto y Firma de quien elabora el documento en cuestión.
8. AUTORIZÓ: Colocar Nombre, Puesto y Firma de quien autoriza la publicación del documento en
cuestión.
NOTA 1: La persona que elabora el documento deberá asegurarse antes de la autorización que
cumple con el formato y sobre todo que es coherente con el objetivo del mismo.
NOTA 2: El cuadro de firmas de Elaboró y Autorizó, sólo aparecerá en la primera hoja del documento
en cuestión.
6.0
REFERENCIAS
7.0
N/A
GLOSARIO
N/A
8.0
MODIFICACIONES
N/A
9.0
ANEXOS
N/A
F-CAP-GC-01 rev. 00