Políticas administrativas

CARATULA
A mi familia
A mis compañeros y,
A mÃ- querida universidad.
INDICE
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I.
POLITICAS ADMINISTRATIVAS EMPRESARIALES
I.
II.
II. I.
II. II.
II. III.
III.
IV.
IV. I.
IV. II.
IV. III.
V.
VI.
VI. I.
VI. II.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XII. I.
XII. II.
XII.
III.
XII.
IV.
Concepto de polÃ-tica.
Concepto de administración
Concepto de administración deacuerdo a algunos especialistas.
La administración es ciencia y técnica..
Antecedentes históricos de administración...
PolÃ-ticas administrativas..
Estrategia y polÃ-tica..
Principales estrategias y PolÃ-ticas.
Productos y Servicios..
Mercadotecnia..
JerarquÃ-a de estrategias empresariales
Tipos de PolÃ-ticas Administrativas.
PolÃ-ticas Impuestas Externamente.
PolÃ-ticas Formuladas Internamente
Formulación de PolÃ-ticas de Ventas..
Formulación de PolÃ-ticas de Producción..
Formulación de PolÃ-ticas Financieras..
Formulación de PolÃ-ticas Sobre Personal
Otras PolÃ-ticas Administrativas..
CaracterÃ-stica de una Buena PolÃ-tica
La fijación de una PolÃ-tica Administrativa.
La Difusión de la PolÃ-tica Administrativa...
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La Coordinación de la PolÃ-tica.
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La Revisión Periódica..
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Conclusiones.
PRESENTACION.
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El tema del presente trabajo se origino toda vez que tengo mucho interés por conocer las polÃ-ticas que
pueden utilizarse para administrar una empresa, y como objetivo principal se plantea encontrar una respuesta a
la siguiente pregunta ¿a que se le conocen como polÃ-ticas administrativas y cuales son esas polÃ-ticas?
HIPOTESIS DE TRABAJO.
Como una de las primeras hipótesis a la interrogante que origina el presente trabajo encontramos la
siguiente: la aplicación de una polÃ-tica administrativa depende del tipo de empresa de que se trate. El buen
uso de una polÃ-tica administrativa llevara al éxito a la empresa.
INTRODUCCION.
Cuando una persona estructura un proyecto, es importante que defina que estrategias utilizara para un mayor
aprovechamiento de los recursos humanos y económicos, de tal forma que una buena planeacion y el uso de
buenas estrategias que sin duda alguna lo llevara a buenos resultados. En cualquier empresa sin importar el
lugar en la que se encuentre establecida es importante la aplicación de buenas polÃ-ticas administrativas. En
el trabajo que se pone a sus manos expongo con sencillez en atención al grado de estudio que curso en la
actualidad, algunos conceptos de lo que son las estrategias y/o polÃ-ticas administrativas. El objetivo
principal del presente trabajo de investigación es exponer con cierta claridad sobre la importancia de las
polÃ-ticas administrativas en una empresa. Para un mayor entendimiento el presente trabajo se presenta de la
forma siguiente: el tema lo he intitulado polÃ-ticas administrativas empresariales y con la finalidad de no
extenderme demasiado lo he desarrollado en un solo capitulo exponiendo en una primera parte lo que son los
conceptos generales del tema, posteriormente entramos al estudio de los que son las polÃ-ticas
administrativas, como funcionan, el numero de ellas, sus caracterÃ-sticas, identificamos las caracterÃ-sticas
de una buena polÃ-tica administrativa. Se realiza de la forma antes expuesta en razón a que su servidor
encuentra gran interés en contribuir a que el lector pueda de una manera mas sencilla ir adentrándose al
tema que se expone.
CAPITULO I.
POLITICAS ADMINISTRATIVAS EMPRESARIALES
I. CONCEPTO DE POLITICA
Según el diccionario de Ciencias Sociales: la palabra polÃ-tica designa en general la acción polÃ-tica
propiamente dicha. El término polÃ-tico sirve para adjetivar un contenido (poder polÃ-tico, instituciones
polÃ-ticas, etc.). el diccionario de la lengua española, atiende a su uso común y trivial, y defiende la
polÃ-tica como el arte de gobernar los pueblos y la adjetivación polÃ-tico como perteneciente o relativa a la
polÃ-tica.
En sentido muy general, desde el punto de vista cientÃ-fico, podemos definir como polÃ-ticos los procesos,
acciones o instituciones que definen polémicamente un orden vinculante de la convivencia que realiza el
bien público.
Una cuestión se hace polÃ-tica a medida que se transforma en una cuestión polémica, cuya satisfacción
se considera un bien público que se debe, que debe impulsarse o respaldarse por una agencia del poder. Es
decir la polÃ-tica debe llevar el equilibrio de estos elementos.
En cuanto centramos es análisis en la polÃ-tica como una forma de conducta humana, libre y polémica
que se proyecta como poder sobre el orden vinculante de una comunidad para realizar el bien público,
presenta los siguientes caracteres:
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Es actitud libre no sujeta a normas.
Es actitud polémica, o decisión que ajusta un conflicto.
Es unión que se proyecta como poder normativo.
La actividad polÃ-tica se proyecta como poder sobre un orden vinculante que se formaliza en normas
jurÃ-dicas.
Orientación hacia la realización de fines y la selección de medios para alcanzarlos.
Otro concepto de polÃ-tica es:
Conjunto de instituciones (ideas, creencias, usos y prácticas sociales) relacionada con la administración y
los asuntos públicos y con el poder. Se refiere a los gobernantes y a su autoridad y a las relaciones de estos
con los gobernados
II. CONCEPTO DE ADMINISTRACION
Definición Etimológica
La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última palabra viene
a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que
sirve como término de comparación. Si pues "magister" (magistrado), indica una función de
preeminencia o autoridad el que ordena o dirige a otros en una función, "minister" expresa precisamente lo
contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un
servicio a otro.
La etimologÃ-a nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a una función que se
desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinación, son pues los
elementos principales obtenidos.
CONCEPTO
Es un proceso que consiste en las actividades de planeacion, organización, dirección y control para alcanzar
los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a
través de herramientas y técnicas sistematizadas.
Es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas
Es una ciencia compuesta de principios, técnica y practicas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite
establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos
comunes que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales
Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar losϖ esfuerzos de los miembros de la organización, y
de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar metas establecidas.
Consiste en planear, organizar dirigir, y controlar diversasÏ– actividades que permite a cualquier
organización alcanzar sus objetivos mediante la optimización de los recursos humanos, técnicos,
materiales y económicos.
Es un proceso que consiste en las actividades de planeacion, organización, ejecución y control
desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados, con el uso de personas y otros recursos,
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el grupo dirige sus acciones hacia metas comunes, implica la aplicación de técnicas mediante los cuales un
grupo principal de personas coordinan las actividades de otras
II. I. Definición de administración deacuerdo a algunos especialistas en la materia.
Dentro de los principales pioneros de la administración, encontramos a los siguientes, los cuales definen a la
administración como:
1.− Henry Sisk Mario
Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de
lograr los objetivos establecidos.
2.− José A. Fernández Arena
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a
través del esfuerzo coordinado.
3.− George R. Terry
Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno.
II. II. La administración es ciencia y técnica.
La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca del comportamiento
de las organizaciones, además de referirse al proceso de conducción de las mismas.
La administración es una ciencia fáctica, que tiene un objeto real (las organizaciones).
La técnica de la administración implica aceptar la existencia de unos medios especÃ-ficos utilizables en la
búsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones. Incluye principios, normas y
procedimientos para la conducción racional de las organizaciones.
II. III. Antecedentes Históricos
En toda su larga historia y hasta inicios de¡ siglo XX, la administración se desarrolló con una lentitud
impresionante. Sólo a partir de este siglo atravesó etapas de desarrollo de notable pujanza e innovaciones la
actualidad, la sociedad de la mayor parte de los paÃ-ses desarrollados es una sociedad pluralista de
organizaciones, donde la mayorÃ-a de las obligaciones sociales (como la producción, la prestación de un
servicio especializado de educación o de atención hospitalaria, la garantÃ-a de la defensa nacional o de la
preservación del medio ambiente) es confiada a organizaciones (como industrias, universidades y escuelas,
hospitales, ejército, organizaciones de servicios públicos), que son administradas por grupos directivos
propios para poder ser más eficaces. A diferencia de lo anterior, a finales del siglo pasado la sociedad
funcionaba de manera completamente diferente. Hace 80 años las organizaciones eran pocas y pequeñas:
predominaban los pequeños talleres, los artesanos independientes, las pequeñas escuelas, los profesionales
independientes (médicos y abogados, que trabajaban por cuenta propia), el labrador, el almacenista de la
esquina, etc. A pesar de que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las
organizaciones y de su administración es un capÃ-tulo que comenzó en época reciente.
III. POLÃTICAS ADMINISTRATIVAS
Una polÃ-tica es un plan general de acción que guÃ-a a los miembros de una organización en la conducta
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de su operación. ¿Por qué surge la necesidad de disponer de polÃ-ticas? La organización o la empresa
está constituida por personas. Estas personas, que ocupan las diferentes posiciones que se han establecido en
la organización, deben desempeñar las funciones que les han sido asignadas. Toda esa actividad tiene que
conducir hacia el logro del objetivo o de los objetivos que se ha fijado la empresa.
Sin embargo, en muchos sentidos esas personas son diferentes. Piensan de manera diferente; poseen distintos
niveles de educación; tienen diferentes especializaciones o habilidades, etc. Al no existir ciertos guÃ-as
generales de acción, cada persona tenderÃ-a a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su
propio criterio. Entonces tendrÃ-amos hechos como los siguientes:
1. El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8 de la mañana, porque su jefe cree que
es la mejor hora. Sin embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de la mañana.
2. El jefe de una sección determinada opina que para su gente la mejor hora de colación es a las 12 del
dÃ-a, en circunstancias que el jefe de la cafeterÃ-a cree que la mejor hora de servir la colación es a las 13
horas.
3. El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma materia prima, porque cada uno de los
capataces hace su pedido a horas distintas.
4. El personal de mantenimiento debe estar prácticamente todo el dÃ-a frente a las máquinas esperando la
decisión de los encargados para su revisión.
5. Existe una alta rotación de personal en el departamento de contabilidad, pues sus jefes se dan cuenta tarde
del conocimiento, experiencias y habilidades del personal recién contratado.
6. Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos jefes son duros y no aceptan atrasos, en
cambio, otros no se preocupan de ellos.
En todos estos casos es posible que las decisiones y la conducta de cada una de las personas mencionadas sean
correctas; sin embargo, si bien es cierto que desde el punto de vista individual esto es válido, desde el punto
de vista de toda la organización, la situación parece ser caótica y no es aventurado predecir que una
empresa con esos problemas está condenada al fracaso. Se hace necesario aunar criterios, establecer guÃ-as
generales de acción comunes para todos, con el fin de que la organización marche de una manera unitaria.
Es necesario disponer de ciertas polÃ-ticas generales que regulen la conducta de los individuos y los
encasillen dentro de ciertas reglas generales de acción. En los casos citados anteriormente, es posible
solucionar los problemas presentados y armonizar la conducta de esa organización con las siguientes
polÃ-ticas:
1. Considerando que el trabajo de venta se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el horario del personal de
ventas comenzará a las 9:30, disponiendo asÃ- de un perÃ-odo previo para preparar el material y tener todo
listo para la recepción de los clientes.
2. Se establecen tres perÃ-odos de colación: la Sección A a las 12:00, la Sección B, a las 12:5 y la
Sección C, a las 13:30. Este horario debe ser conocido por la CafeterÃ-a, con el fin de tener la colación
preparada.
3. Los capataces entregarán antes de las 9:30 las órdenes de requisición de materias primas. E1 jefe de
Bodega las despachará todas juntas entre las 9:30 y las 10:00.
4. Las operaciones de mantenimiento llevarán a cabo fuera de aquellas áreas en que las máquinas se
encuentran operando.
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5. El personal que se contrate deberá pasar por un proceso de selección que compruebe que las personas
que se contraten tengan los conocimientos y/o habilidades que exige el cargo que desempeñarán.
6. Se exige puntualidad en la hora de llegada. Los atrasos deberán ser justificados en la oficina del Personal.
Las polÃ-ticas que se han enunciado más arriba permiten, indudablemente, a los jefes o a las personas en
general, tomar decisiones dentro de ciertas pautas generales. Cuando estas pautas son especÃ-ficas, se
transforman en normas o reglas. La polÃ-tica define la idea general, mientras que la norma define ideas
concretas.
Estas polÃ-ticas facilitan la conducta dentro de la organización. El personal, a cualquier nivel, puede actuar
y saber cuándo actúa bien o cuándo actúa mal, ya que conoce las reglas del juego.
Otro aspecto importante es que las polÃ-ticas aseguran una cierta uniformidad en la conducta. Por ejemplo,
los conflictos producidos por la diferencia de criterios con que diferentes jefes enfrentaban el problema de los
atrasos, serÃ-an eliminados al implantar una polÃ-tica que indicara que la empresa desea puntualidad en el
horario, y que las sanciones ya no dependerán directamente del jefe, sino de la oficina del Personal.
Esta uniformidad, a su vez, es una ayuda considerable para la coordinación. Hemos indicado más arriba
que la empresa es un conjunto de individuos particularmente diferentes entre ellos. Por otra parte, el objetivo
global de una empresa (producir 1.000 pares de zapatos, por ejemplo) para poder ser realizado se ha dividido
en sub−objetivos que han sido asignados a esas personas. Esta verdadera división del trabajo hace que el
trabajo de una persona sea dependiente del trabajo de otra. Es necesario que se cumplan los sub−objetivos
para que asÃ- se logre alcanzar el objetivo final. Esto requiere una gran labor de coordinación, la que se ve
simplificada, si existen ciertas polÃ-ticas generales que uniforman un buen número de decisiones.
Por ejemplo, tomemos urca polÃ-tica de adquisiciones de una fábrica de bolas de acero para los molinos de
la minerÃ-a del cobre. La materia prima principal es el fierro que proviene de Huachipato. La producción de
estas bolas se lleva a cabo a través de un proceso continuo, es decir, la materia prima entra en la planta,
pasa por diferentes procesos y, finalmente, salen las bolas terminadas. Una falla en el programa de
adquisiciones tiene como resultado la paralización de todo el proceso productivo.
Por esta razón, se ha establecido una polÃ-tica de compras que señala simplemente que cuando la cantidad
de fierro en bodegas llega a cierto lÃ-mite, se procederá a hacer el pedido.
Esta polÃ-tica permite entonces que Producción pueda desarrollar sus propios programas sin tener que
preocuparse de la disponibilidad de materiales, siempre que, desde luego, se mantengan éstos dentro de loa
lÃ-mites que le da esta polÃ-tica.
IV. ESTRATEGIA Y POLITICA
Tanto estrategias como polÃ-ticas sirven de guÃ-a a los planes. Constituyen la estructura de éstos y sientan
las bases para el desarrollo de tácticas y otras actividades administrativas.
Estrategia es la determinación del propósito o misión y de los objetivos básicos a largo plazo de una
empresa, y en la adopción de los recursos de acción y de la asignación de recursos necesarios para el
cumplimiento de esas metas.
Las PolÃ-ticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan las ideas de los administradores en la
toma de decisiones.
Orientación: creación de la estructura de los planes
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El principio de la estructura de estrategias y polÃ-ticas es que cuanto más claras sean la comprensión de
estrategias y polÃ-ticas y su instrumentación en la práctica, tanto más consistente y efectiva será la
estructura de los planes de una empresa.
Necesidad de la planeación operativa: tácticas
Las tácticas son los planes de acción para la ejecución de las estrategias. Estas deben apoyarse en
tácticas efectivas.
Proceso de la planeación estratégica
El modelo de planeación estratégica muestra el funcionamiento de este proceso. En él se identifican los
elementos básicos del proceso y se indica la relación entre ellos.
• Insumos de la organización (personas, capital, habilidades administrativas y técnicas, metas de los
grupos interesados: empleados, consumidores, proveedores, accionistas, gobiernos, comunidad, etc.)
• Análisis de la industria (evaluación de una industria mediante análisis de condiciones externas)
• Perfil empresarial (es el punto de partida para determinar donde se encuentra una compañÃ-a y
hacia donde debe dirigirse)
♦ Orientación de ejecutivos, valores y visión (el perfil empresarial es producto de las
personas, en especial de los ejecutivos de primer nivel, cuya orientación y valores son
importantes para la formulación de la estrategia.
♦ Propósito, objetivos principales e intención estratégica (son los puntos finales hacia los
que se dirigen las actividades de una empresa. La intención estratégica es la
determinación de triunfar en un entorno competitivo.
• Desarrollo de estrategias alternativas (se desarrollan con base en un análisis de los ambientes
externo e interno)
♦ Ambiente externo presente y futuro (debe evaluarse en términos de amenazas y
oportunidades; esta evaluación gira en torno de la situación competitiva, tomando en
cuenta los factores económicos, sociales, polÃ-ticos, legales, demográficos y
geográficos. También debe examinarse en función de avances tecnológicos, productos
y servicios en el mercado y otros factores indispensables para determinar la situación
competitiva de la empresa.
♦ Ambiente interno (es necesario auditar y evaluar este ambiente de la empresa, respecto de sus
recursos y sus fortalezas y debilidades en investigación y desarrollo, producción,
operaciones, adquisiciones, comercialización y productos y servicios. Otros factores
importantes para la formulación de una estrategia y de obligada evaluación son los recursos
humanos y financieros, asÃ- como la imagen de la compañÃ-a, la estructura, y clima de la
organización, el sistema de planeación y control y las relaciones con los clientes.
• Evaluación y elección de estrategias (deben evaluarse cuidadosamente antes de hacer una
elección, las decisiones estratégicas deben considerarse de acuerdo con los riesgos implicados)
• Instrumentación
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♦ Planeación de mediano y corto plazos, instrumentación mediante la reingenierÃ-a de la
estructura organizacional, liderazgo y control (aunque no forman parte del proceso de
planeación estratégica, la planeación de mediano y corto plazo y la instrumentación de
los planes también deben tomarse en cuenta en todas las fases del proceso.
♦ Prueba de congruencia y planeación de contingencias (esta prueba es esencial en todas las
fases del proceso de planeación estratégica)
IV. I. Principales tipos de estrategias y polÃ-ticas
Deben desarrollarse en áreas tales como crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones
públicas, productos, o servicios y comercialización. Las estrategias componen una jerarquÃ-a, la cual va
del nivel empresarial al de negocios y de éste al nivel funcional.
IV. II. Productos o servicios
La razón de existir de una empresa es proporcionar productos o servicios; éstos determinan qué es o
será una empresa. Las preguntas básicas en esta área:¿Qué es nuestra empresa? ¿Quiénes son
nuestros clientes? ¿Qué desean nuestros clientes? ¿Cuánto nos compran los clientes y a qué precio?
¿Nos interesa ser lÃ-deres de productos? ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva? ¿Nos interesa
desarrollar nuevos productos propios? ¿Qué ventajas poseemos en la atención de las necesidades de los
clientes? ¿Cómo debemos responder a la competencia, tanto real como potencial? ¿Qué más
podemos hacer a favor de la atención de las necesidades de los clientes? ¿Qué utilidades podemos
esperar? ¿Cuál debe ser la forma básica de nuestra estrategia?
IV. III. Mercadotecnia
Las estrategias de mercadotecnia son diseñadas para orientar a los administradores en el suministro de
productos o servicios a los clientes y en la persuasión de los clientes para que compren. Estas estrategias
están estrechamente relacionadas con las estrategias de productos, y por lo tanto deben entrelazarse con ellas
y apoyarse unas a otras. Las preguntas básicas para el establecimiento de una estrategia de mercadotecnia:
¿Dónde se encuentran nuestros clientes y por qué compran lo que les ofrecemos? ¿Cuál es e patrón
de compras de nuestros clientes? ¿Qué es lo que más nos conviene vender? ¿Tenemos algo que ofrecer
que no ofrezcan nuestros competidores? ¿Nos interesa tomar medidas legales para desalentar la
competencia? ¿Necesitamos y podemos ofrecer servicios de soporte? ¿Cuáles son las mejores estrategias
y polÃ-tica de precios para nuestras operaciones? ¿Cómo podemos atender mejor a nuestros clientes?
V. JERARQUÃA DE ESTRATEGIAS EMPRESARIALES
La estrategia general de las compañÃ-as grandes y diversificadas puede constituir una jerarquÃ-a.
• En la cúspide de la pirámide está la estrategia corporativa. En este nivel los ejecutivos trazan la
estrategia general de una compañÃ-a diversificada. Se toman decisiones respecto de las industrias
en las que la compañÃ-a desea competir.
• En El segundo nivel de la jerarquÃ-a se desarrollan estrategias de negocios, usualmente a cargo del
administrador general de una unidad de negocios. El director general revisa y aprueba o rechaza estas
estrategias. El propósito de la estrategia de negocios es la obtención de una ventaja competitiva en
un área de la lÃ-nea de productos en particular
• En el tercer nivel jerárquico se desarrollan estrategias (o polÃ-ticas) funcionales. En este caso se
generan estrategias por departamentos u otras unidades organizacionales como finanzas, producción,
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comercialización, servicio, personal, etc. El objetivo es apoyar las estrategias de negocios y
corporativa.
Análisis de la industria y estrategias Competitivas genéricas según Porter
Éste señala que la formulación de estrategias requiere de un análisis de la industria y de la posición
de una compañÃ-a dentro de ella. Este análisis sirve de base a las estrategias genéricas.
VI. TIPOS DE PÃ’LITICAS ADMINISTRATIVAS
En general, podemos distinguir dos tipos de polÃ-ticas de empresas según sea la forma en que se originan.
Estas son: a) PolÃ-ticas impuestas en forma externa y b) PolÃ-ticas formuladas internamente.
VI. I PolÃ-ticas impuestas externamente. La empresa no se encuentra aislada, sino que vive rodeada del
medio. La conducta de este medio afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta
al medio.
La sociedad, a través de sus sistemas polÃ-ticos, sociales y económicos, formula ciertas acciones que
tienden a ordenar su propio desarrollo. Concretamente, los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, establecen
ciertas conductas que las empresas deben hacer suyas. Por ejemplo, a través de leves o decretos, la empresa
se ve obligada a acatar y a implantar ciertas polÃ-ticas. La ley, de Inamovilidad es uno de estos casos. La
empresa al obedecerla, la hace suya y duelo implantada dentro de ella una polÃ-tica de inamovilidad, que
todos los ejecutivos (de capataz a gerente) deben seguir.
La fijación de salarios mÃ-nimos es otro caso. La empresa debe tener como polÃ-tica de remuneraciones un
salario mÃ-nimo, es decir, debe tratar de remunerar a su personal de tal forma, que le asegure una subsistencia
mÃ-nima. Esta es una polÃ-tica que la empresa ha tenido que adoptar por factores externos a ella.
En cuanto a la producción, existen polÃ-ticas sobre la calidad del producto que fabrica la empresa que
también tienen su origen en forma externa a ella. Es el caso de los balones de gas licuado, en que existen
exigencias concretas de calidad. Estas exigencias o standard de calidad son fijados y controlados por
organismos ajenos a la empresa.
Otro ejemplo de polÃ-tica externamente impuesta lo encontramos en la polÃ-tica de seguridad de la empresa.
AsÃ-, aquellas que utilizan calderas deben implantar ciertas medidas de seguridad y controlar cada cierto
tiempo la salud de los fogoneros.
La empresa debe reconocer estas polÃ-ticas y adoptarlas como suyas. Esto no significa, por supuesto, que no
tenga libertad para mejorarlas. Es posible que, considerando que el salario mÃ-nimo se encuentra bajo el
mÃ-nimo que ella estima, establezca una polÃ-tica de fijar sus salarios en una cantidad superior al establecido
por los sistemas externos.
VI. II. PolÃ-ticas formuladas internamente. Estas son las polÃ-ticas que de una manera precisa, consciente,
y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en términos generales en un
determinado campo.
Podemos subdividirlas en polÃ-ticas generales y polÃ-ticas particulares. Las primeras son aquellas que se
aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades administrativas. Por ejemplo, el rápido
crecimiento de la participación en la empresa lleva a la dictación de polÃ-ticas generales que tienden a
implantar diversos mecanismos participativos dentro de la organización. AsÃ-, una empresa puede
establecer como polÃ-tica general que un determinado número de decisiones que afectan a Bienestar sean
tomadas por comités formados por obreros y empleados.
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Otras polÃ-ticas se refieren a aspectos concretos de producción, ventas, compras, contabilidad, finanzas,
relaciones públicas, personal, etc. En ventas, una empresa puede tener como polÃ-tica el desarrollo de una
propaganda y publicidad agresivas. También puede establecer como polÃ-tica la ampliación del mercado,
es decir, tratar de alcanzar con su producto todo el paÃ-s, no sólo la zona central.
Como polÃ-ticas particulares de personal se pueden establecer ciertos requisitos de admisión o
contratación, de remuneración, de rotación de empleados, etc.
Observemos con mayor detalle las polÃ-ticas particulares de cada una de las funciones de la empresa.
VII. FORMULACIÓN DE POLÃTICAS DE VENTAS.
Quizás el aspecto más importante de la planificación de una empresa es el que tiene que ver con aquellos
bienes o servicios que la empresa fabrica. Su éxito y la formulación (le la polÃ-tica que se deberá seguir
en relación con el producto determinarán, más que ningún otro factor, la supervivencia misma de la
empresa, pues el producto es el factor que determina (directa o indirectamente) la capacidad de la
organización para llevar a cabo nuevamente el proceso de transformación.
La formulación de la polÃ-tica en relación con el producto tiene que ver con el establecimiento de guÃ-as
para elegir el artÃ-culo que se producirá (bien o servicio) y que se ofrecerá al mercado. Otro problema
será la fijación de la polÃ-tica de precios, que comprende no sólo la determinación de los precios
mismos, sino también los programas de descuentos y otros. Surge también la fijación de la polÃ-tica de
distribución del producto: si se entregará a mayoristas, o se venderá directamente al público consumidor,
o una mezcla de ambos canales.
Finalmente, deberá fijarse la polÃ-tica de ventas y la promoción de ella. En este aspecto debe considerarse
la publicidad que se dará al producto, el empaquetado, la fijación de programas especiales, como concursos
etc.
VIII. FORMULACIÓN DE POLÃTICAS DE PRODUCCIÓN
Al igual que en la formulación de las polÃ-ticas de venta, en la fabricación del producto también deben
fijarse determinadas polÃ-ticas generales. Entre ellas tenemos la de comprar o producir. Es decir, determinar
si se debe comprar o se debe hacer un producto o una pieza de ese producto. Por ejemplo, una empresa que
fabrique muebles puede optar por tener sus propios maestros que trabajen en sus talleres, o bien, comprar la
producción de diversos maestros independientes. Puede también optar por una polÃ-tica de especializar a
los maestros en hacer determinadas piezas, en forma particular, llevando a cabo la empresa el ensamblaje o
montaje de los muebles.
Otra polÃ-tica importante que debe fijarse en producción es el volumen del ritmo de producción. En
algunos casos podrá trabajar a plena capacidad y tres turnos. Otras empresas pueden optar por la polÃ-tica
de producir bajo la capacidad plena por los riesgos que trae el tener altos inventarios. En este caso, el
pronóstico que hacemos de las ventas futuras será un factor determinante en la fijación de esta polÃ-tica.
La polÃ-tica de Inventarios es otro ejemplo de formulación de polÃ-ticas en el área de producción. Debe
tender a que la empresa no acumule grandes inventarios, es decir, no tenga almacenada una gran cantidad del
producto que fabrica y, por otra parte, no tenga inventarios tan pequeños que no pueda disponer de
productos cuando los clientes los pidan. En el primer caso, se corren riesgos de obsolescencia, pérdida de
parte de los productos por el almacenaje mismo, etc. En el segundo caso, se corre el riesgo de la pérdida de
clientes.
IX. FORMULACIÓN DE POLÃTICAS FINANCIERAS.
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Una de las polÃ-ticas importantes en esta área es la referente a la obtención del capital y depende en alto
grado del tipo de empresa (privada, mixta o del área social) y de la disposición de hacer uso de capital
exterior, ya sea que éstos provengan de sectores nacionales o internacionales.
Otra polÃ-tica que es necesario diseñar en esta área es la relacionada con el uso del excedente o utilidad.
Generalmente gran parte de este excedente se destina a nuevas inversiones y es una fuente importante de
obtención de recursos financieros.
Un aspecto importante es la polÃ-tica que sigue la empresa en cuanto a la cantidad de dinero efectivo que
mantiene en caja y las posibles inversiones temporales que pueda hacer si sube de ciertos lÃ-mites.
Especialmente en el caso de nuestros paÃ-ses en desarrollo, debido a la inflación, no conviene mantener
mucho dinero en efectivo, pues, por el efecto inflacionario, éste va perdiendo valor.
La empresa debe fijar su polÃ-tica sobre la adquisición o arriendo de bienes fÃ-sicos. Una empresa en
expansión necesita más equipos y más edificios. Es posible entonces arrendar esos equipos y esos
edificios o bien adquiridos. Una polÃ-tica general en este sentido determinará el tipo de acción que se
llevará a cabo.
Finalmente, otra polÃ-tica importante en el campo financiero es el reparto del excedente (descontando aquella
parte que se destina a la reinversión y que comentamos más arriba). Es posible que en el caso de las
empresas del área social, esta polÃ-tica no sea directamente fijada por la empresa, sino que provenga de
organismos superiores, cómo por ejemplo, una oficina de Planificación.
X. FORMULACIÓN DE POLÃTICAS SOBRE PERSONAL.
En el trato con las personas, la empresa debe desarrollar una buena planificación con el fin de contar con
participantes que no sólo sean idóneos para las funciones y tarea que se les asignan, sino también
entusiastas y colaboradores en el proceso del logro de los objetivos. La empresa debe saber motivar a su
personal, ya sea incentivándolo, escalafonandolo, impartiéndole cursos de superación personal y de
actualización según la labor que desempeñe dentro y fuera de la empresa. La empresa y/o sus
representantes administrativos deben interesarse más por su personal.
XI. OTRAS POLITICAS EN LA ADMINISTRACION
PolÃ-tica de selección y entrenamiento del personal. Esta es una polÃ-tica fundamental, ya que constituye
la base para la formación de los cuadros humanos a través de cuyas conductas se desenvuelve la empresa.
La polÃ-tica debe dar las pautas generales sobre las caracterÃ-stica generales sobre las organización pide a
sus integrantes (edad, experiencia, nivel de conocimientos, etc.).
PolÃ-ticas de remuneraciones. Esta polÃ-tica fija los criterios de la organización para compensar a sus
participantes directos. No sólo se refiere a los sueldos y salarios, sino que también toma en cuenta otros
aspectos como participación en los beneficios, primas, bonificaciones y otros tipos de remuneraciones
económicas. Se incluyen en ella las escalas de sueldos, tomando en cuenta las funciones y responsabilidades
de los cargos.
PolÃ-ticas sobre relaciones con sindicatos. El sindicato es una organización que vive dentro de la empresa.
Es importante fijar la actitud de la empresa: frente a él en muchos casos su polÃ-tica consiste en adoptar
una actitud de cooperación que muchas veces ahorra disgustos y dinero. Otro aspecto consiste en la manera
de resolver las quejas. Algunas empresas establecen mecanismos especiales, árbitros imparciales, etc; otras
tratan de solucionarlas directamente entre los directores y los subordinados, utilizándose los otros
mecanismos en forma excepcional.
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PolÃ-ticas sobre Moral Interna. Tratan de aumentar el grado de compromiso de los trabajadores con la
empresa y de entregar a éstos los beneficios sociales que les correspondan y que pueden solucionar muchos
posibles conflictos. AsÃ-, existen polÃ-ticas sobre vacaciones, licencias por enfermedad, pensiones de retiro,
casino y otros aspectos de bienestar.
Las polÃ-ticas que se han presentado más arriba son algunos ejemplos del tipo de polÃ-ticas que debe tomar
una empresa, tanto generales, o aplicables a toda la organización, como particulares, referidas a las diferentes
áreas funcionales. Ellas establecen guÃ-as generales en su área respectiva, y permiten que los ejecutivos o
administradores a diferentes niveles, puedan basar sus decisiones, las que, en la medida que se ajusten a las
polÃ-ticas generales, permiten esperar que la empresa pueda desarrollarse con un mÃ-nimo de conflictos,
estableciendo una buena coordinación y delegación de autoridad entre las diferentes unidades
administrativas.
Una polÃ-tica clara sobre contrataciones evitará problemas en determinar los requisitos que deben poseer los
futuros participantes. No habrá problemas en decidir la aceptación o el rechazo de un postulante y, si todos
cumplen con ella, se establecerán conductas similares entre las diversas unidades y los diferentes casos
particulares que se presenten.
Finalmente, debe quedar en claro que las polÃ-ticas no consultan todas las decisiones. Ellas dictan las lÃ-neas
generales, y siempre quedará dentro del ámbito de la responsabilidad del ejecutivo un vasto campo de
decisiones que se refieren no sólo a las materias en que no se ha dictado una polÃ-tica, sino que también a
distintos aspectos de los cases concretos en que sÃ- se han dictado polÃ-ticas generales.
XII. CARACTERÃSTICAS DE UNA BUENA POLÃTICA
Para implantar una determinada polÃ-tica es necesario tener en cuenta algunos factores que deben cumplirse
con el fin de que cumpla con el objetivo deseado. Entre ellos, los principales, a nuestro juicio, son: 1) La
fijación de la polÃ-tica; 2) ha difusión de la polÃ-tica; 3) La coordinación de la polÃ-tica; 4) La
implementación de la polÃ-tica: y finalmente 5) La revisión periódica de esta polÃ-tica. Observemos cada
uno de estos factores con más detalle.
XII. I La fijación de la polÃ-tica. Generalmente las polÃ-ticas de una empresa tienen su origen en
costumbres y tradiciones. duchas de ellas no se encuentran escritas y se van comunicando oralmente de un
participante a otro. Esto último puede traer serios problemas por las posibilidades de distorsión y de
interpretación. A1 no existir un documento escrito que fije claramente la polÃ-tica, existen muchas
probabilidades que su aplicación se haga en forma desequilibrada, de acuerdo con el interés que tenga en
ella un determinado dirigente.
Por ejemplo, tradicionalmente la, vacaciones de los trabajadores de una empresa se han dada durante los
meses de enero y febrero. Esta tradición ha pasador a constituir una polÃ-tica. Sin embargo, es probable que
un jefe de departamento sea más flexible y determine las vacaciones de común acuerdo con los
trabajadores, tratando en lo posible que se hagan efectivas en enero o febrero. Al no existir un documento
escrito que establezca claramente el perÃ-odo de vacaciones, cada jefe seguirá aplicando su criterio
particular. creando fuentes potenciales de conflicto.
Una polÃ-tica debe ser discutida y analizada por aquellos encargados de formularlas. Una vez definida, debe
ser transcrita con el fin de mantener la información constante, sin distorsiones.
AsÃ-, en relación con la polÃ-tica de vacaciones, creemos que una buena enunciación de esta polÃ-tica
serÃ-a: "Todo el personal de la empresa tiene derecho a un perÃ-odo de vacaciones anual, que se hará
efectivo entre los meses de enero y febrero". Esta polÃ-tica escrita, guÃ-a efectivamente a los jefes de las
unidades administrativas en cuanto a fijar las fechas de vacaciones, eliminando la idea de "algo tradicional" o
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"por costumbre". AsÃ- los jefes podrán de antemano programar el uso de las vacaciones y planificar el
trabajo.
XII. II. La difusión de la polÃ-tica. Una empresa puede diseñar y formular excelentes polÃ-ticas, pero
éstas de nada servirán si no se informa a todo el personal. Su fin es orientar la acción; por lo tanto, es
vital que aquellas funciones que intervienen en esa acción conozcan las polÃ-ticas, sepan dónde y cuándo
deben aplicarse.
Sin embargo, la comunicación de la polÃ-tica no significa solamente que las personas la entiendan y
comprendan, sino que la acepten y estén dispuestas a implementarlas.
Es conocida la conducta que seguÃ-an los gobernadores españoles durante la Colonia en los paÃ-ses
dominados por el Rey de España. Cuando éste enviaba sus polÃ-ticas, esos gobernadores las recibÃ-an,
las comprendÃ-an y las archivaban. Esto significaba que se hacÃ-a caso omiso de ellas en cuanto a su
aplicación, primando, para bien o para mal, los criterios de los gobernadores.
Por supuesto que si esto ocurriera en una empresa, seguirÃ-a primando e1 criterio de cada superior o jefe,
produciéndose justamente lo que la polÃ-tica tiende a evitar: el desorden, la descoordinación y el
conflicto.
Con el fin de que una polÃ-tica sea comprendida y aceptada, es conveniente diseñar todo un mecanismo o
sistema de comunicaciones. Aunque en capÃ-tulos posteriores hablaremos de comunicaciones y sistemas de
comunicación, podemos adelantar aquÃ- uno que ha dador, cuando se ha aplicada, excelentes resultados.
Este mecanismo establece todo un sistema de comités desde la cúspide de la organización, hasta la base.
Salvo los operario. sin subordinados, toda persona en la organización forma parte de dos grupos: un grupo e
encuentra compuesto por esa persona y sus subordinados y el otro grupo se encuentra compuesto por esa
persona, sus colegas y su superior directo.
XII. III. Coordinación de la polÃ-tica. Como hemos visto hasta ahora, las polÃ-ticas buscan la creación
de criterios comunes dentro de la empresa. Por ejemplo, la polÃ-tica de vacaciones se define con el fin de que
los diferentes Jefes de unidades administrativas tengan un criterio común para fijarlas. Sin embargo,
también hemos señalado que las polÃ-ticas son normas generales y no, normas concretas. Por esta razón
se corre el riesgo de que algunos jefes las entiendan de un modo y otros jefes en un sentido diverso o
contrario.
Con el fin de evitar este peligro es necesario explicar el alcance de la polÃ-tica y buscar un mecanismo que le
dé una "validez oficial". En el caso de las vacaciones, la interpretación oficial de esa polÃ-tica podrÃ-a
ser, por ejemplo, el Gerente Director del Personal. Por supuesto, si las polÃ-ticas se fijan de común acuerdo
entre los participantes de la organización, la "voz. Oficial" serÃ-a el comité que definió esa polÃ-tica.
De todos modos, siempre pueden surgir dudas y malas interpretaciones en la aplicación de las polÃ-ticas,
aun en las decisiones o en las versiones oficiales que les dan los mecanismos antes señalados. Para evitar
estos problemas es necesario establecer los procedimientos que implementarán la polÃ-tica.
Por ejemplo, volviendo a nuestra polÃ-tica de vacaciones, vemos que ella es general y habla de la necesidad
de dar vacaciones al personal y que éstas deben concentrarse entre los meses de enero y febrero de cada
año. Sin embargo, es conveniente "operacionalizar" esta polÃ-tica, y para esto se puede fijar un
procedimiento. Este pudrÃ-a ser el siguiente:
Las vacaciones serán fijadas, de común acuerdo entre el jefe de la unidad y el personal de ella, según sea
la situación del trabajo en ese momento.
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En casos excepcionales, la fijación del perÃ-odo de vacaciones la hará el jefe de la unidad, previo informe
de la oficina del personal.
Como se puede observar, el procedimiento fija las pautas de cómo llevar a cabo la polÃ-tica y establece los
mecanismos que deben utilizarse para resolver todos los casos, normales y anormales.
Desde luego, el ejemplo que aquÃ- se ha desarrollado corresponde a una estructura teórica. Para establecer
este sistema de comunicación habrÃ-a que tomar en cuenta la estructura real de la organización en
particular. Por ejemplo, en las organizaciones del área social habrÃ-a que estructurar este sistema de
comunicaciones incluyendo el Consejo de Administración, los Comités de Producción, etc.,
XII. IV. Revisión periódica. Es conveniente revisar periódicamente las polÃ-ticas que ha establecido la
empresa. Esto se debe a que normalmente el medio en que vive la empresa está cambiando. Estos cambios
del "exterior" tienden a afectar a los objetivos y, por lo tanto, a las polÃ-ticas que ha definido la empresa para
alcanzar esos objetivos. Las leyes que se aprueban y que tienen que ver con las jubilaciones, por ejemplo,
pueden llevar a la empresa a alterar su polÃ-tica de retiros.
Sin embargo, los objetivos de las empresas no cambian sólo por fuerzas externas. También se producen
cambios internos que conducen a modificaciones de polÃ-ticas. Por ejemplo, la polÃ-tica de créditos a los
clientes bien puede ser modificada, acortando o alargando los plazos, debido a la situación financiera
particular que puede estar viviendo la empresa.
La revisión periódica de las polÃ-ticas permite mantener vigentes las que son necesarias y eliminar
aquellas que se encuentran obsoletas. Este último punto es importante, porque las polÃ-ticas tienden a
formar tradiciones dentro de la organización, y es posible que se sigan ciertas conductas que eran
convenientes en el pasado, pero que hoy dÃ-a ya han perdido validez.
La fijación o definición operacional de la polÃ-tica, la difusión, la coordinación de su aplicación y
sus revisiones periódicas, son elementos importantes que deben tenerse presente en el momento de diseñar
o definir una polÃ-tica.
También es conveniente tratar de medir, hasta donde sea posible, las consecuencias que puede traer una
determinada polÃ-tica, no sólo desde el punto de vista de la reacción de las personas a las cuales dicha
polÃ-tica compromete, sino también de su relación con otras polÃ-ticas, para evitar contradicciones entre
ellas. Por ejemplo, si definimos nuestra polÃ-tica de vacaciones durante los meses de enero y febrero, y si por
otro lado existiera una polÃ-tica de producción que indicara que durante esos meses deberÃ-a trabajarse al
máximo con el fin de acumular productos para ser vendidos durante el otoño, tendrÃ-amos una
contradicción clara. Por un lado debilitamos los recursos humanos (por las vacaciones) y, por otro, pedimos
la máxima utilización del equipo productivo. Estos problemas se pueden evitar si las polÃ-ticas son
estudiadas en forma consciente antes de ser difundidas.
CONCLUSIONES
La polÃ-tica es aquella práctica que se ocupa de gestionar, de resolver los conflictos colectivos y de crear
coherencia social, y su resultado son decisiones obligatorias para todos. El origen de los conflictos se sitúa
en la existencia de diferencias sociales, que se convierten a menudo en desigualdades, puesto que no todos los
miembros de la comunidad tienen acceso a los mismos recursos intelectuales, polÃ-ticos, informaciones...
Esto provoca una tensión y unas fracciones sociales que generan sentimientos de incertidumbre.
Las polÃ-ticas buscan la creación de criterios comunes dentro de la empresa.
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Para comprender mejor el concepto es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se
manifiestan la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida en
cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales:
Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. AsÃ-, a partir de una
célula se diferencia los tejidos y organismos, éste desarrolla plenamente las funciones que lo son
inherentes.Â
De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. AsÃ- se observa, cuando se
administran cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines
se determinan la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la cual se ejecuta todas las actividades
necesarias para lograr lo establecido durante un periodo de estructuración.
Los actos administrativos constituyen una parte esencial de la administración pública, para el logro de los
objetivos para el logro de los objetivos que esta pretende alcanzar siendo el Derecho Administrativo una rama
del Derecho que busca brindar a la sociedad por medio de los servicios públicos para la satisfacción de las
necesidades de la comunidad. Los actos administrativos, son herramientas utilizados por la actividad
Administrativa.
La expresión actos administrativos esta referida a la actividad del Estado que ejerce una de las funciones
fundamentales como es la función administrativa, cuya manifestación de voluntad se traduce a través de
un conjunto de actos de administración, para alcanzar sus fines polÃ-ticos jurÃ-dicos, económicos y
sociales.
En sentido amplio el acto administrativo se aplica a toda clase de manifestaciones de la actividad de los
sujetos de la administración publica; y en el sentido estricto, comprende y abarca a las "Manifestaciones de
la voluntad del Estado para crear efectos jurÃ-dicos", particularmente esta ultima, de significación mas
restringida y especifica, se constituye en el verdadero eje del derecho administrativo.
FUENTES DE INFORMACION.
Parra Manzano, Galsuinda. Manual de Derecho Administrativo General.
Editorial: Vadell Hermanos C. A. Año: Enero 2005. Valencia Venezuela
Lares Martines, Eloy. Manual de Derecho Administrativo. Décima Segunda Edición. Universidad Central
de Venezuela Caracas Venezuela, 2001.
Peña SolÃ-s, José. Manual de Derecho Administrativo. Volumen II. Colección de Estudios JurÃ-dicos
Tribunal Supremo de Justicia. Caracas Venezuela 2002
Revista de Globalización, Competitividad y Gobernabilidad Versión 2009.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/adminelibe.htm.
Consultado el 2 de Junio del 2009.
UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO
FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
POLITICAS ADMINISTRATIVAS
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