RET Tema 5

TEMA 5
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS, TOMA DE
DECISIONES EN GRUPO
TEMA 5:
Solución de problemas
1 El proceso de resolución de problemas
Un problema es una situación donde, para alcanzar un objetivo
concreto, se debe superar un obstáculo que no se tenía previsto.
El grado de dificultad y complejidad del mismo, depende de la
diferencia entre lo previsto y la realidad.
Las fases a seguir en la resolución son:
1ª Especificación del problema: analizar, estudiar y definir.
2ª Hipótesis sobre las causas: buscar origen, las causas, identificar la más
probable y elaborar soluciones posibles.
3ª Aplicar solución: una vez elegida la mejor solución proceder a llevarla a
cabo.
4ª Evaluar resultados: haciendo contraste con el criterio inicial y proceder a
realizar modificaciones, si fuera necesario.
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Solución de problemas
El Diagrama de Causa Efecto
También llamado diagrama de espina, técnica que ayuda a
identificar y clasificar las posibles causas de un problema. La
desarrollo Kaoru Ishikawa (Japonés) en 1953.
Ventajas:
– Permite que el grupo se concentre en el problema
– Ayuda a determinar las causas principales del problema
– Estimula la participación de los miembros
– Incrementa el grado de conocimiento del problema
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Solución de problemas
El Diagrama de Causa Efecto
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Solución de problemas
Como se elabora un Diagrama de Causa Efecto
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Definir el resultado o efecto a analizar
Situar el efecto en el lado derecho en un recuadro
Trazar una línea hacia la izquierda desde el recuadro
Identificar las causas principales que inciden sobre el efecto
Situar cada una de las categorías de causas en recuadros
Identificar para cada rama principal otros aspectos específicos
Verificar la inclusión de factores
Analizar el diagrama para identificar las causas principales
Ejercicio: En una oficina se ha detectado un gran número de averías en la
fotocopiadora de la empresa, elabora un diagrama de espina para
detectar las causa del problema y dar una posible solución.
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2 Factores que influyen en una decisión
Toda decisión viene motivada por la existencia de un problema. Los factores:
 Unos vienen de las características del sujeto o sujetos que deciden
 Otros dependen de la situación, entorno y características de las empresas
Para poder hablar de decisión hemos tener varias alternativas. El decisor
necesita información, ha de estar capacitado y dispuesto a analizar y dedicar
recursos a tomar decisiones. Aspectos que condicionan las decisiones:
 Las obligaciones, lo que esperan las personas y organizaciones de alguien
 Las restricciones, limitan las alternativas, ejemplo las legales, etc.
 La competitividad del entorno, influye ante la predisposición al riesgo
 La estructura de la empresa, modelos más descentralizados, flexibles y
autónomos, requieren de mayor coordinación en un mercado cada vez
más dinámico y complejo, por el contra están modelos más tradicionales.
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Regla de Pareto o del 80-20
Dice que el 20% de las causas o factores, explica
el 80% de los resultados o problemas de modo
que el 80% de los factores explican el 20% del
problema o resultado.
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3 Fases en la toma de decisiones
Para que sea eficaz debemos seguir un proceso sistemático y racional.
Lo primero será reconocer que hay un problema o una decisión que tomar,
después habrá que explorar y clasificar las condiciones de la decisión y por
último hay que identificar restricciones (recursos) y efectos de la decisión.
Fase 1 Definición del Problema
 Identificar y definir el problema, sus límites, acotarlo, a qué afecta…
 Buscar las personas que lo deben solucionar
 Diagnosticar bien la situación, implicaciones, diferenciar lo fundamental y lo
accesorio
 Recopilar información sobre el problema
 Fijar un calendario y primar la calidad ante la rapidez
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Fase 2 Identificación de objetivos y criterios
 Fijar los objetivos y metas que se persiguen
 Establecer los criterios para evaluar su calidad
 Los objetivos deben ser observables y medibles
Fase 3 Búsqueda de alternativas
 Identificar las posibles soluciones “realistas “
 Que cumplan con los objetivos
 Utilizar la información recopilada para generar ideas
Fase 4 Análisis de alternativas
 Valoración de cada alternativa
 Medimos criterios cualitativos y cuantitativos
 Utilizar diferentes técnicas para la evaluación de alternativas: DAFO, Árbol de
decisión.
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Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades):
Sirve para tomar decisiones o solucionar problemas de estrategia de la
empresa. Realiza un análisis de la empresa y su entorno y plasma sus
resultados en una matriz.
ANÁLISIS DEL ENTORNO
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
FORTALEZAS
Estrategias
Defensivas
Estrategias
Ofensivas
DEBILIDADES
Estrategias de
Supervivencia
Estrategias de
Reorientación
ANÁLISIS INTERNO
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Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades):
• Oportunidad: circunstancia del entorno que influye positivamente en la
empresa. Ej: que se favorezcan las energías verdes (cambio legislativo)
• Amenaza: aspecto del entorno que afecta negativamente en la empresa,
incrementa su riesgo, disminuye su rentabilidad. Ej: subida del gasoil
• Fortaleza: elementos internos de la empresa que suponen una ventaja
competitiva. Ej: tener en plantilla a un muy buen creativo
• Debilidad: elementos internos que supone una desventaja competitiva.
Ej: Una mala organización que te hace no cumplir plazos de entrega.
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Ejercicio califica en, Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades):
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La eliminación de aranceles en china si eres empresa española
Error de un competidor
No utilizar el canal on line
Entrada de nuevos competidores al mercado
Inestabilidad monetaria
Tener bajos costes
Tener la distribución en exclusiva
Un excesivo endeudamiento
Reducido poder de negociación con clientes y proveedores
Producto de baja calidad
Malos gestores
No realizar acciones de Marketing
Alto % de reclamaciones
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Análisis DAFO Análisis de las estrategias de la matriz:
• Estrategias defensivas: se realizan para eliminar o contrarrestar las
amenazas externas.
• Estrategias ofensivas: se realizan para explotar las oportunidades del
entorno aprovechando nuestros puntos fuertes. Se relacionan con la
innovación o nuevos productos o servicios.
• Estrategias de supervivencia: se utilizan para encontrar una salida a un
grave problema. Ej: la que están realizando muchos comercios para no
cerrar adaptando sus gastos a ingresos.
• Estrategias de reorientación: persiguen un cambio importante tanto en la
estructura como en el campo de actividad. Ej: Una promotora que se
reconvierte en una empresa de alquiler.
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Ejercicio Análisis DAFO
Una microempresa con dos trabajadores, que vende pan, se encuentra
situada desde hace dos años en un barrio residencial de nueva creación. Ha
conseguido una clientela fija.
Se financia con pequeños créditos, y con lo que consigue a través de su
autofinanciación.
Dispensa una atención personalizada, muy valorada por los clientes.
Se rumorea que se va a implantar en la misma calle una franquicia, con
bastantes recursos financieros, un local grande, de diseño y que ofrecerá
muchos tipos tanto de panadería como repostería.
Realizar un análisis DAFO de esta microempresa.
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Ejercicio Análisis DAFO
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Árbol de decisión: Es una representación gráfica de un problema de
decisión cuando hay un suceso incierto.
Elementos que componen el árbol:
• Cuadrado. Acción o decisión bajo el control de quien decide. Las ramas
son las diferentes alternativas que se pueden tomar
• Círculo. Consecuencias de la decisión. Las ramas son las diferentes
posibilidades
• Triángulo. Resultado final
De los elementos surgen ramas siguiendo su orden cronológico. Sobre las
ramas se puede poner información alternativa, al igual que dentro de los
nodos.
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Solución de problemas
Árbol de decisión:
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Fase 5 Decisión
Una vez planteado y analizado el problema, la persona o personas que deben
tomar la decisión tienen que elegir la alternativa que más se acerque a los
objetivos o resultados propuestos y que minimice riesgos.
Fase 6 Ejecución y control
• Hay que analizar cómo se va a poner en práctica la decisión y evaluar
esa decisión antes de llevarla a cabo, revisar el proceso.
• Una vez puesta en funcionamiento habrá que comprobar que no se
producen desviaciones y que todo marcha correctamente.
• Finalmente debemos analizar los resultados obtenidos, proponer
medidas correctoras.
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4 Métodos para toma de decisiones en grupo
En la empresa, tomar las decisiones en grupo por lo general es más difícil, se
piensa que si se toman así, serán más válidas, involucrando a más personas,
conseguimos implicarlas en la decisión y su implantación será más eficaz.
Inconvenientes:
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Las normas de procedimiento, puede inhibir su correcto funcionamiento
El tamaño del grupo afecta a la toma de decisiones
Personalidad de los componentes, influyen las decisiones
El cargo o status de los componentes
Fenómeno conformidad, tendencia a modificar opiniones en torno a la media
del grupo
– Polarización, están dispuestos a tomar mayores riesgos en grupo que
individualmente.
– Group-think, exceso de optimismo, euforia u omnipotencia del grupo.
“Sobrados”
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4.1 El consenso
Tomar decisiones de forma consensuada, es decir, por acuerdo por
consentimiento de todos los miembros. Nadie se niega expresamente.
Técnica del Grupo Nominal:
Es para conducir grupos en la resolución de problemas.
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Moderador formula problema
En 6 u 8 minutos cada miembros escribe individualmente su solución
Se discuten, explican y evalúan las soluciones individuales
Individualmente se ordenan jerárquicamente las soluciones válidas
En una puesta en común se elije la solución más aceptada.
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Técnica del Brainstorming:
La tormenta de ideas, intenta fomentar la creatividad de los miembros.
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Para grupos de entre 8 y 12 personas, para buscar soluciones nuevas
Al inicio hay que producir ideas, pero estas no se evalúan ni critican, lo
que interesa en esta fase es que afloren alternativas.
Un grupo que no ha participado en la etapa anterior las evalúa bajo
criterios de originalidad, realismo, aplicabilidad, eficacia.
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4.2 Toma de decisiones por mayoría
Se utiliza cuando los grupos son muy grandes y todos no tienen tiempo u
oportunidad de expresar sus opiniones.
Técnicas:
1. La Votación, una persona un voto a una opción.
2. La votación aprobatoria, cada miembro puede votar todas las opciones
que le parecen aceptables.
3. La votación de rangos, se votan las alternativas y se les asigna un
número de orden, el 1 a la peor y acabando con la mejor.