Requerimientos Básicos de un Proyecto

Requerimientos Básicos de un Proyecto
Ma. Margarita Labastida Roldán
Facultad de Ciencias Básicas, Ingeniería y Tecnología Universidad Autónoma de
Tlaxcala, Tlaxcala
[email protected]
Resumen. Una organización comúnmente maneja un plan estratégico que le
permite dirigir sus esfuerzos: al lograr su misión se acercará a su visión. Como
resultado se tiene una serie de estrategias que se apoyan en proyectos
específicos. Un proyecto considerado como un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Determinado por las
características y especificaciones del producto. Se usa frecuentemente cuando
se crea el alcance del proyecto, se determinan los requerimientos, se definen los
riesgos y sus correspondientes planes de acción alternativos.
Keywords: Proyecto, Requerimientos,
responsabilidades, Entregables.
1 Introducción
Es frecuente encontrar colaboradores en
alguna empresa, que participan continuamente
en proyectos sin lograr una integración
adecuada de sus funciones para el bien del
equipo y de la empresa.
Son las organizaciones y personas que
serán afectadas o beneficiadas por el
desarrollo del proyecto. Si se construye una
casa, por ejemplo, se tendría al cliente y a su
familia, al arquitecto, a los constructores,
vecinos, agencias de gobierno, asesores y
compañías de servicios.
Considerando así a los principales
participantes clave de un proyecto: Miembros
del equipo Directivo (Cliente, Patrocinador),
Miembros del equipo ejecutor (Gerente del
proyecto, organizaciones, staff, proveedores).
En las consecuentes secciones se detalla la
integración del equipo (delegación de roles y
funciones), en la tercera sección se enuncian
los entregables principales para un proyecto,
en la penúltima sección se muestra el diseño
del correspondiente calendario de actividades
para una buena ejecución de proyecto y
finalmente se vislumbran los riesgos (matriz
de riesgos) y su correspondiente plan
alternativo de acción.
Riesgos,
Delegación
de
2 Equipo
Los participantes (equipo) es la parte
principal, y una de las herramientas que ayudan
a planear y lograr la integración de estos es por
medio de una Matriz de Roles y Funciones, la
cual nos permite confirmar con los involucrados
clave dónde requerimos que apliquen sus
conocimientos y habilidades con el fin de lograr
el mejor aprovechamiento del equipo.
Su función principal es integrar a los
involucrados en el proyecto y asegurar la
distribución adecuada de roles (quien hace que)
y funciones (quién decide qué).
Incluye un desglose de actividades
(denominado WBS) así como las personas
clave, sus roles y funciones.
Se debe diseñar una matriz con una columna
izquierda que incluya todos los entregables y en
el renglón superior los nombres de los
involucrados. En cada una de las celdas se
incorporan el rol o la responsabilidad, por
ejemplo: autoriza, participa, coordina, ejecuta –
elabora y revisa. Se puede adaptar la definición
de roles a los requerimientos personales o de la
empresa, siempre que se logre una
comunicación
efectiva.
Es
imperativo
actualizarla a lo largo del proyecto si en su plan
de acción se realiza alguna modificación.
Esta herramienta permite desarrollar el
proyecto paso a paso confirmando entregables y
expectativas; de otra forma, si el alcance no está
completo los entregables faltantes no podrán
asignarse a ninguna persona u organización.
E – Ejecuta
C – Coordina
A – Autoriza
principalmente fechas de los eventos repetitivos
relevantes del proyecto como: reuniones, pagos,
trámite de facturas, fechas de entregables
parciales y final, hitos o eventos clave, entregas
de reportes mensuales. Se debe señalar cada
evento relevante en un calendario con todo el
proyecto. Utilizando simbología gráfica y se
debe elaborar durante la planeación y
actualizarla a lo largo del proyecto.
P – Participa
R- Revisa
3 Entregables
Es importante notar que cada proyecto y
cada fase del proyecto tienen dos clases de
entregables. Los entregables del proyecto
(productos y servicios), así como los
entregables de la Administración de Proyectos
Profesional APP (charter, calendarios, reportes,
planes, etc). Incluyen tanto las salidas, que
abarcan el producto o servicio del proyecto,
como los resultados auxiliares, tales como los
informes y documentación generados por el
proceso de dirección del proyecto. Los
entregables pueden describirse de manera
resumida o muy detallada y tener un criterio de
aceptación para cada entregable.
Muchos proyectos se pueden dividir en
fases. A continuación se presenta un ejemplo
con los entregables por fases en el que cada una
de ellas incluye sub-entregables y criterios de
aceptación, así como los entregables de la APP.
Simbología:
s
Recepción de
factura
Entrega de
reportes
Entrega del
plan de
proyecto
Pagos
Término de
construcción
Inicio del
proyecto
Junta
Semanal
Diseño
terminado
Fin del
proyecto
n
s
5 Riesgos
Un riesgo se considera como una amenaza,
impacto e incertidumbre. Cualquier evento no
planeado, que puede ser positivo o negativo (si
es negativo es amenaza, si es positivo es una
oportunidad). Uno de los principales objetivos
de la administración de riesgos es reducir la
repercusión negativa, identificar las áreas de
oportunidad y amenazas, establecer un plan de
manejo de riesgos.
Para poder controlar y detectar un riesgo se
debe realizar un proceso de administración de
riesgos:
4 Calendario
Permite una visión gráfica completa de los
eventos más importantes a lo largo de
calendario del proyecto, facilitando la
integración de sus objetivos. Incluye
Los riesgos se deben cuantificar en cuanto a
un análisis cualitativo (probabilidad e impacto y
entrevista a expertos) y un análisis cuantitativo:
Obtención de información por medio de
entrevistas, distribuciones de probabilidad y
juicio experto, Técnicas de análisis de riesgo
por medio de análisis de sensibilidad, análisis de
valor monetario, árbol de decisión, modelaje y
simulación.
Por otra parte se debe considerar una
herramienta de la administración de riesgos
representada a través de una matriz que sirve
para desarrollar respuestas y asignar
responsables para el manejo de riesgos. Incluye:
• Amenazas y oportunidades seleccionadas
• Posibles respuestas
• Plan de acción
• Identificación del responsable de
administrar el riesgo
Referencias
1. Yamal Chamoun, Administración Profesional
de Proyectos
Mc Graw Hill 2002
2. Guía del PMBOK, Project Manager Institute,
Global Standard 2008