Crear y enviar correos. Recibir correos.

Crear y enviar correos. Recibir correos.
Escribir y enviar un mensaje de correo electrónico.
Las direcciones de correo electrónico deben estar bien escritas para que el correo llegue a su
destino.
Para crear un mensaje de correo nuevo seguiremos los siguientes pasos:
1. Haga clic en el botón Crear un mensaje.
2. Aparece el cuadro para crear un Nuevo mensaje de correo electrónico.
3. En el campo Para, escribiremos las primeras letras del nombre del destinatario, tal
como aparece más abajo. Cuando Outlook le proponga el nombre que usted desea,
presione la tecla Intro. Si el nombre no está en la libreta de direcciones, escriba la
dirección de correo electrónica completa. No se tienen en cuenta las mayúsculas y las
minúsculas, y no debe haber espacios en blanco en la dirección.
4. Repetiremos lo mismo para cada persona a la que queramos enviar el mensaje,
separando las direcciones con “;” punto y coma.
5. En el campo CC escribiremos la dirección de aquellas personas que queramos vayan
“en copia” del mensaje. Lo recibirán igualmente pero no serán el destinatario principal
del mismo.
Paquete Office 2003 Iniciación
1
Crear y enviar correos. Recibir correo
6.
Escribiremos una breve descripción para el mensaje en el campo Asunta, haciendo
referencia al contenido del mismo.
7. Si pulsamos cualquiera de los botones Para y CC, se nos muestra una ventana para
dónde poder seleccionar los nombres de la libreta de direcciones, además del campo
CCO dónde pondremos las direcciones de copia oculta, aquellas personas que
queremos reciban el mensajes sin que lo sepan los destinatarios que aparezcan en Para
y CC.
8. Otro campo que podemos completar es el campo Asunto dónde se especificará una
breve descripción del tema que se va a tratar en el mensaje. Este campo no es
obligatorio y el programa nos avisará al enviar el mensaje que el campo Asunto va
vacío.
Paquete Office 2003 Iniciación
2
Crear y enviar correos. Recibir correo
9. En el cuerpo del mensaje disponemos de la barra de formato para poder configurar el
texto con tipo de fuente, tamaño, negrita, cursiva alineación, etc..según se muestra en
la figura.
Área de escritura o cuerpo del mensaje
Archivo adjunto
En muchas ocasiones es necesario cuando se realiza el envío de un mensaje de correo,
ampliar la información con datos contenidos en un archivo. En este caso, hablamos del
concepto de anexar o adjuntar archivos. Dicha opción está disponible en Outlook así
como en cualquier programa de correo electrónico.
Para adjuntar archivos o ficheros seguiremos los siguientes pasos:
1. Crear un mensaje nuevo y escribir el cuerpo del mensaje.
2. Agregar los destinatarios.
3. Insertar archivos o elementos del Outlook. Pulsaremos el botón Anexar identificado
con la figura de un “clip”. Nos aparece una ventana del explorador de Windows dónde
elegiremos el fichero a insertar.
4. Una vez insertado aparecerá un nuevo botón Adjuntar dónde se incorpora el
fichero al mensaje, que será enviado junto con el propio mensaje de correo.
El tamaño de archivo es importante. Comprueba el tamaño de los archivos antes
de enviarlos. Si los archivos son de un Megabyte o más, piensa en preguntar
primero al destinatario si puede, o quiere, recibir el archivo. Considera también la
Paquete Office 2003 Iniciación
3
Crear y enviar correos. Recibir correo
posibilidad de comprimir los archivos de gran tamaño antes de enviarlos. Algunos
programas de Office incluyen funciones de compresión; de forma alternativa,
utiliza programas de otros fabricantes para comprimir el archivo.
5. Por último realizaremos el envío del mensaje con el fichero adjunto. Para ello
pulsaremos el botón Enviar.
Escribir un mensaje de correo electrónico y enviarlo más tarde
Podemos crear un mensaje de correo electrónico con la intención de enviarlo más tarde, en
ese caso dicho mensaje quedaría almacenado en la carpeta de Borrador al igual que cuando el
equipo está desconectado de Internet.
Outlook también guarda automáticamente los mensajes a medida que se escriben, por lo que
si el equipo se apaga de forma inesperada, los mensajes quedarán almacenados en la carpeta
Borrador. Pero para mayor seguridad, especialmente para los mensajes importantes, resulta
conveniente guardar los mensajes de correo electrónico mientras se escriben. Para ello, haga
clic en Guardar, en el menú Archivo.
Recibir mensajes de correo
Enviar y recibir mensajes es la tarea básica que realizaremos con nuestro gestor de correo.
Por defecto, todos los navegadores vienen configurados para que cuando lo abramos se
descarguen automáticamente los mensajes recibidos en el servidor de nuestro PSI (proveedor
de servicios de Internet) todos los mensajes. Dichos mensajes los podremos visualizar en la
bandeja de entrada.
Paquete Office 2003 Iniciación
4
Crear y enviar correos. Recibir correo
No obstante, si ya tuviéramos nuestro gestor abierto y quisiéramos comprobar si tenemos
algún mensaje nuevo, bastaría con pulsar en Enviar y recibir. Si tuviéramos más de una cuenta
configurada en Microsoft Outlook y quisiéramos descargar tan solo el correo de una de ellas,
pulsaríamos en la flechita que hay justo a la derecha del botón Enviar y recibir y
seleccionaríamos la cuenta deseada. Se puede ver la localización de los botones en la siguiente
imagen.
Contestar un correo electrónico
Cuando mensajes de correo es muy frecuente tener que responder a la persona que nos envía
dicho mensaje. En la imagen siguiente vemos las posibles opciones de responder que tenemos
en el programa.
La más utilizada es la de Responder al remitente que te ha enviado el mensaje, esto se
consigue con el botón.
Al pulsar sobre él se nos abre la ventana de composición de nuevo mensaje con la dirección del
destinatario escrita en el campo Para y el Asunto del mensaje completado con el mismo texto
que llevaba el Asunto del mensaje original pero con las letras RE (de responder) al principio del
texto del asunto. Además, puede aparecer el texto del mensaje original lo que se conoce con
“responder con historial”, esto es útil para que la persona que reciba la contestación sepa
inmediatamente a qué le contestamos.
Paquete Office 2003 Iniciación
5
Crear y enviar correos. Recibir correo
Otra opción disponible para responder mensajes es la de Responder a todos que manda la
respuesta a todas las direcciones de correo que haya en el mensaje que tu has recibido. En el
entorno laboral es bastante usada aunque se debe seleccionar bien los destinatarios para no
inundar a todos los que van en copia de la respuesta dada.
De la misma manera que respondemos a nuestro remitente podemos también reenviar el
mismo mensaje a nuestros contactos. Para ello, pulsaremos sobre el botón Reenviar y nos
aparece un nuevo mensaje en blanco con el historial del nuestro para teclear los campos Para y
CC. El campo Asunto de un reenvío se identificará con RV (reenviar).
Paquete Office 2003 Iniciación
6
Crear y enviar correos. Recibir correo